1 UUDENMAAN VIRKISTYSALUEYHDISTYS RY ESITYSLISTA 2/14 FÖRENINGEN NYLANDS FRILUFTSOMRÅDEN RF Hallitus Aika: Tiistai 8.4.2014 klo. 18.30 Paikka: Kopparnäsin Kestikievari Råbergintie 23, Degerby Läsnä: Mauri Johansson puheenjohtaja Hannu Kärkkäinen 1. varapuheenjohtaja Tapio Bergholm 2. varapuheenjohtaja Teresa Grönholm Sven Holmberg Kaarina Hämäläinen Jyrki Ikonen Johanna Kalve Timo Korpela Juhani Kytö Janne Ollikainen Kristiina Ovaskainen Michael Perukangas Petra Pusa Minnamari Siitonen Outi Ugas Valtuuskunnan puheenjohtajisto: Leena Niinimaa Jussi Vuori Henrik Lundsten Tukiten edustajat: Mirja Rosenberg Ursula Immonen Toimiston edustajat Henrik Sandström Rea Nyström Mikael Avellan Pia Thomssen Suomen Purjehdus ja Veneily SLL Uudenmaan piiri Toiminnanjohtaja Suunnittelupäällikkö Maastomestari Suunnittelija
2 13 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Todetaan kokous oikein koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 14 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Valitaan pöytäkirjantarkastajiksi Janne Ollikainen ja Kristiina Ovaskainen.. 15 YHDISTYKSEN STRATEGIAN PÄIVITYS Virkistysalueyhdistyksen valtuuskunta hyväksyi syyskokouksessaan 2010 yhdistyksen strategian vuoteen 2020. Strategiassa todetaan, että se päivitetään kerran valtuustokaudessa. Strategian toteutuksesta on raportoitu vuosittain valtuuskunnalle edellisen vuoden toimintakertomuksen hyväksymisen yhteydessä. Voimassa olevan strategian tavoitteet sekä raportti niiden toteuttamisesta 2012 mennessä on liitteenä 1/ 15. Hallitus päätti kesäkuun 2013 kokouksessaan, että lähetetään kysely yhdistyksen luottamushenkilöille ja kuntien johtaville virkamiehille elokuun puolessavälissä. Kysely lähettiin 176 henkilölle ja vastauksia saatiin 53. Vastausprosentti oli siten 30,1 %, mikä on selvästi alhaisempi kuin vuonna 2009 toteutetussa kyselyssä, jolloin vastausprosentti oli vähän yli 50 %. Yhteenveto vastauksista esille tulleista asioista ilmenee liitteestä 2/ 15. Työvaliokunnan käsittelyssä todettiin mm, että tulevaisuudessa pitää viestinnässä antaa yhä suurempi painopiste mobiilitekniikan suomille mahdollisuuksille sekä info- että palautekanavana. Lisäksi voitaisiin aloittaa virtuaalimatkaprojekti alueillemme jonkun alan oppilaitoksen kanssa. Maksullisiin palveluihin suhtauduttiin kriittisesti. Todettiin lisäksi, että metropolihallinto, toteutuessaan, voi vaikuttaa yhdistyksen toimintaan. Yhdistyksen strateginen kanta tähän olisi tärkeä. Työvaliokunnassa asia on ollut esillä neljä kertaa ja liitteenä 3/ 15 on näiden keskustelujen perusteella laadittu ehdotus yhdistyksen strategian päivitykseksi. Tärkeimmät muutokset vuonna 2010 hyväksyttyyn strategiaan ovat seuraavat: Päivitetystä strategiasta on poistettu toteutuneet tavoitteet kuten maahankintastrategian ja viestintästrategian laatiminen sekä
3 paikkatietojärjestelmän hankinta. Maksullisten palvelujen tavoittaminen on niin ikään poistettu. Maininta laatujärjestelmän laatimisesta on myös poistettu. Tämä ei tarkoita sitä, ettei toiminnassa jatkuvasti pyrittäisiin mahdollisimman korkeaan laatutasoon, mutta näin pienessä organisaatiossa ei ole resursseja eikä välttämättä järkeä laatia raskaita seurantajärjestelmiä. Käytössä oleva huollon työnohjausjärjestelmä (Viksu) on jo tärkeä askel laadun parantamisen suuntaan. Strategian tausta- ja toimintaympäristökohdat ovat säilyneet melkein muuttumattomina. Missio- ja visiokohdat niin ikään. Yhdistyksen arvot ovat entiset. Sen sijaan Swot-analyysikohta ei ole enää pidetty ihan modernina ja se on poistettu. Sinänsä siinä olleet ajatukset ovat edelleen ajankohtaisia. Uusina tavoitteina strategiaan on lisätty mainintoja metropoliyhteistyöstä, mobiillisovelluksen rakentamisesta käytön edistämiseksi ja palautteen antamista varten. Esteettömyydestä sekä muutenkin eri käyttäjäryhmien tarpeiden huomioimisesta on myös maininnat strategiassa. Tavoite joukkoliikenteen parantamisesta on myös täsmennetty. Hallitus esittää valtuuskunnalle liitteen 3 mukaisen päivitetyn strategian hyväksymistä. Valmistelija: Henrik Sandström, puh 050-5942745 16 LUOTTOKORTIN HANKINTA MAASTOMESTARILLE Hallitus päätti 11.4.2013 hankkia Danske Bankin Master CardClassic luottokortit toiminnanjohtajalle, suunnittelupäällikölle ja huoltopäällikölle. Suurin osa yhdistyksen hankinnoista tehdään niin, että toimittaja laskuttaa hankinnoista jälkikäteen. Lähinnä huoltopäälliköllä on ollut suurempi terve tehdä polttoainehankintoja sekä muita pienhankintoja. Kuukausittaisten hankintojen määrä on ollut n. 1000-2000. Huoltopäällikön jäätyä pois työstä on yhdistyksen huoltoauto ollut huoltomiehen käytössä. Auton tankkausta varten hänelle on hankittu ABCkortti. Maastomestari Mikael Avellan työsuhde yhdistykseen on alkanut 1.4.2014. Hänelle pitää nyt hankkia samanlainen luottokortti toiminnanjohtajalla ja suunnittelupäälliköllä on. Kortin luottoraja on 5000 /kk. Kortin vuosimaksu on 45. Hallituksen tulee siis päättää, että yhdistyksellä on edelleen kolme luottokorttia. Luottokortin hankinnasta maastomestarille päättää hallintosäännön 66 :n mukaisesti toiminnanjohtaja.
4 Samalla hallitus tulee päättää huoltopäällikkö Henrik Wickströmin luottokorttioikeuden lakkauttamisesta. Käytännössä huoltopäällikkö on luopunut kortin käytöstä 1.11.2013 lähtien. Hallitus päättää, että yhdistyksellä on edelleen kolme luottokorttia, toiminnanjohtajalla, suunnittelupäälliköllä ja maastomestarilla, jotka ovat yhdistyksen maksuvastuulla ja kokonaisluottolimiitti on 3x5000 +20% =18000. Samalla hallitus päättää, että huoltopäällikkö Henrik Wikströmin luottokorttioikeus lakkaa. Valmistelija: Henrik Sandström, puh 050-5942745 17 MELONTA- JA SOUTUKARTASTOPROJEKTIN TILANNEKATSAUS Yhdistyksen hallitus päätti keväällä 11.4.2013 Länsi-Uudenmaan melonta- ja soutukartasto -hankkeen käynnistämisestä. Hankkeelle haettiin Uudenmaan liiton maakunnan kehittämisrahaa (MAKERA), joka myönnettiin kattamaan 50 % hankkeen kokonaiskustannuksista, enimmillään 25 000. Hankkeelle haettiin myös ulkopuolista rahoitusta ja yhdistys varasi hankkeelle omaa rahaa n. 10 000. Hankkeen tausta, tarpeellisuus ja tavoitteet Melonta on kasvava harrastuslaji, sen harrastajamäärät ovat kaksinkertaistuneet kymmenen vuoden aikana. Vuonna 2010 joka kymmenes suomalainen harrasti melontaa (Luonnon virkistyskäyttö 2010, Metlan työraportti 212). Melontaan soveltuvia vesistöjä on runsaasti Länsi- Uudenmaan alueella, mutta näistä ei ole saatavissa yhtenäistä ja kattavaa kartastoa. Kartaston ideana on vesiretkeilyalueiden lisäksi osoittaa mm. sopivat vesillelasku- ja rantautumispaikat, satamat, uimarannat, telttailualueet ja vesistöjen varrella sijaitsevat palvelut. Karttahankkeella pyritään vastaamaan alati kasvavan harrastajamäärän tarpeisiin sopivien melontareittien ja niiden läheisyydessä sijaitsevien palveluiden löytämiseksi sekä edistämään Uudenmaan tunnettavuutta melontamatkailukohteena ja kasvattaa aktiviteettimatkailun ja luontomatkailun kiinnostavuutta. Kasvavan harrastajamäärän takia on myös tärkeää ohjata vesilläliikkujat sopiviin kohteisiin, jotta minimoidaan yksityisrantojen tai herkkien alueiden käytöstä aiheutuvia konflikteja tai haittoja. Hankkeen tuloksena syntyy kaksikielinen painettu kartta Länsi-Uudenmaan vesiretkeilyalueista sekä niiden läheisyydessä sijaitsevista palveluista. Lisäksi tärkeimmät asiat sekä merkkien selitykset tulevat olemaan englannin- ja venäjänkielellä. Painetun kartan lisäksi toteutetaan verkko- ja mobiiliversiot. Painettua karttaa jaetaan yhdistyksen ja yhteistyökuntien kautta. Kartan mobiiliversio voidaan ladata ilmaiseksi Googlen sovelluskaupasta. Yhdistyksen ja kuntien kotisivuille tulee ladattavaksi pdf-versio paperikartasta.
5 Varsinaisen painetun kartan (A3, säänkestävä paperi, kierrelehtiösidonta) toimittamisesta voidaan periä nimellistä maksua postituskulujen kattamiseksi. Hankkeen kohderyhmät, hyödynsaajat ja kohdealue Hankkeen kohderyhmänä ovat melojat sekä soutajat. Lisäksi kattavasta vesiretkeilykartasta hyötyvät myös muut ulkoilijat sekä pienveneilijät. Kartta ei korvaa merikorttia. Hankkeen kohdealueena on Länsi-Uudenmaan rannikkoalue (Kirkkonummi-Hanko) sekä suurimmat järvi- ja jokialueet (kuten Hiidenvesi, Lohjanjärvi, Tämäkohdun vesistöalue, Mustionjoki, Siuntionjoki ja Vanjoki). Hankkeen kustannusarvio ja aikataulu Kustannusarvio: Nettokustannusarvio hankkeelle: 50 000. Hankkeen kustannukset arvioidaan jakautuvan seuraavanlaisesti: Henkilöstökulut 15 000 Matkakulut 1000 Toimistokulut 1000 Asiantuntijapalvelut 16 000 Painatus-, ilmoitus- ja tiedotuskulut 17 000 Aikataulu: Kesä-syksy 2013 Syksy-talvi 2013 Kevät 2014 Toukokuu 2014 Rahoituksen ja yhteistyökumppaneiden hakeminen. Kohdetiedon keräys, maastokäynnit. Selvitetään mitä aineistoja karttaan tarvitaan (maksulliset/ilmaiset). Kohdetiedon keräystä. Kartan graafinen suunnittelu. Kartan graafista suunnittelua ja kartan painatus (kilpailutus). Kartan julkaiseminen ja jakelu Tähän mennessä kulut ja aikataulu ovat pitäneet hyvin. Kaikki kohdetiedot on kerätty ja kartan graafinen ulkoasu alkaa sekin olla valmiina. Ennen painatusta kartta lähetetään vielä alueen kuntiin nähtäväksi ja kommentoitavaksi. Kartta valmistuu vapuksi. Hallituksella on mahdollisuus tutustua karttaan tiistain kokouksessa. Hankkeen seuranta, raportointi ja tiedottaminen Hankkeen etenemisestä tiedotetaan säännöllisesti yhteistyökumppaneille ja rahoittajille. Arviointituloksista tiedotetaan hankkeen päättymisen jälkeen. Kartan jakelusta tiedotetaan Uudenmaan virkistysalueyhdistyksen, kuntien sekä muiden yhteistyökumppaneiden kotisivuilla (myös sosiaalinen media, esim. Facebook). Kartan julkistamisen yhteydessä pidetään tiedotustilaisuus medialle, sidosryhmille sekä muille hankkeen kannalta oleellisille tahoille. Hankkeen päätyttyä ja tulosten arvioinnin jälkeen on tarkoitus toteuttaa vastaavanlainen karttahanke myös itäisen Uudenmaan alueella vuosina 2015 2016. Tämä voisi olla yhteishanke Kymenlaakson
6 virkistysalueyhdistyksen kanssa, jolloin hankealue voidaan ulottaa pidemmälle itäiselle Suomenlahden rannikolle. Hankkeen toteuttamiseen haetaan MAKERA -rahoitusta tai ylimaakunnallisena hankeprosessina myös Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) rahoitusta. Hallitus merkitsee melonta- ja soutukartastohankkeen valmistelun tiedoksi ja palaa asiaan jatkoprojektin osalta myöhemmin. Valmistelija: Pia Thomssen, 050 3737 450, pia.thomssen@uudenmaanliitto.fi 18 HALLITUKSEN KESÄRETKI Hallitus on tehnyt perinteisen kesäretken johonkin virkistysalueellemme, yleensä elokuun loppupuolella. Tänä vuonna on ollut esillä mahdollinen käynti Pirttisaaressa. Päiväksi on alustavasti varattu torstai 28.8.2014. Lähtö olisi Helsingin Eteläsatamasta esim. klo 9. Matkalla tutustuttaisiin Pirttisaaren virkistysalueeseen ja myös Metsähallituksen omistamaan osaan. Sen lisäksi voisi olla ohjelmassa infoa Pirttisaaren paikallisyhdyskunnasta sekä mahdollisesti käynti Söderskärin majakkasaaressa. Hallitus päättä, että tämän kesän kesäretki toteutetaan 28.8.2014 ja sen kohteena on Pirttisaari. Valmistelija: Henrik Sandström, puh 050-5942745 19 ILMOITUSASIAT Suomen virkistysalueyhdistykset osallistuivat yhdessä GoExpo-messuilla 7-9.3.2014. Osallistuminen oli onnistunut tapa yhteisesti markkinoida Etelä- Suomessa sijaitsevia upeita virkistysalueitamme. Suomen virkistysalueyhdistysten neuvottelupäivät pidettiin Kymin virkistysalueyhdistyksen hallinnoimalla Heisanharjun virkistysalueella 18-19.3.2014. 20 MUUT ASIAT 21 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN
7 Mauri Johansson Puheenjohtaja Pöytäkirjan tarkastus: / 2014 / 2014