JOHTOSÄÄNTÖ 1(9) HELSINGIN YLIOPISTON VAALIJOHTOSÄÄNTÖ Helsingin yliopiston hallitus on hyväksynyt tämän johtosäännön. Johtosääntöön on tehty seuraavat muutokset ja lisäykset: 1 :n 1. ja 4. momenttia muutettu 2.12.2009. 3. luku lisätty 2.12.2009. Sisällys HELSINGIN YLIOPISTON VAALIJOHTOSÄÄNTÖ... 3 1. luku... 3 Yleisiä määräyksiä... 3 1 Soveltamisala... 3 2 Vaalien toteutus... 3 3 Suostumus jäseneksi... 3 2. luku... 3 Vaalilautakunnat... 3 4 Keskusvaalilautakunta... 3 5 Kampuksen vaalilautakunta... 4 6 Vaalipalvelupiste... 4 7 Kokoontuminen ja päätösvaltaisuus... 4 3. luku (Lisätty 2.12.2009.)... 4 Yliopistokollegio... 4 8 Yliopistokollegion valinta... 4 4. luku... 5 Vaalioikeus ja vaalikelpoisuus... 5 9 Yliopiston henkilöstön vaalioikeus... 5 10 Vaalioikeutetun ryhmän määräytyminen ja vaalikelpoisuus... 5 5. luku... 5 Tiedekuntaneuvostojen ja laitosneuvostojen vaalit... 5 11 Vaalioikeutettujen ryhmät... 5 12 Tiedekuntaan ja laitokseen kuuluminen... 5 6. luku... 6
JOHTOSÄÄNTÖ 2(9) Vaalien järjestäminen... 6 13 Vaaliluettelo... 6 14 Vaaliluettelon julkistaminen... 6 15 Oikaisuvaatimus... 6 16 Ehdokkaiden ilmoittaminen... 6 17 Ehdokasilmoitusten tarkastaminen... 7 18 Vaaleihin liittyvät ilmoitukset... 7 7. luku... 7 Vaalitoimitus... 7 19 Äänestäminen ja vaalisalaisuus... 7 20 Vaaliuurnan tarkastaminen... 8 21 Vaaleissa annettujen äänten hyväksyminen... 8 22 Vaalin lainmukaisuuden toteaminen... 8 23 Vaaleissa annettujen äänten laskeminen ja tuloksen vahvistaminen... 8 24 Pöytäkirja... 8 8. luku... 9 Muutoksenhaku ja muut määräykset... 9 25 Muutoksenhaku... 9 26 Voimaantulo... 9 27 Siirtymämääräykset... 9
JOHTOSÄÄNTÖ 3(9) HELSINGIN YLIOPISTON VAALIJOHTOSÄÄNTÖ 1. luku Yleisiä määräyksiä 1 Soveltamisala Sen lisäksi, mitä yliopistolaissa säädetään ja Helsingin yliopiston johtosäännössä määrätään, sovelletaan yliopistokollegion tiedekuntaneuvoston ja laitosneuvoston jäsenten valinnassa tämän vaalijohtosäännön määräyksiä. (Muutettu 2.12.2009.) Vaaleilla valitaan 1) tiedekuntaneuvostoon professoreiden edustajat ja varaedustajat sekä muun opetus- ja tutkimushenkilöstön ja muun henkilöstön edustajat ja varaedustajat 2) laitosneuvostoon professoreiden edustajat ja varaedustajat sekä muun opetus- ja tutkimushenkilöstön ja muun henkilöstön edustajat ja varaedustajat. Opiskelijoiden valinnasta yliopiston hallintoelimiin määrää ylioppilaskunta. Tätä vaalijohtosääntöä täydennetään yliopistolain (558/2009) 15 :n 2 momentissa tarkoitettujen hallituksen jäsenten valinnan osalta ennen seuraavan hallituksen valintaa. (Muutettu 2.12.2009.) 2 Vaalien toteutus Tiedekuntaneuvoston ja laitosneuvostojen vaalit järjestetään samanaikaisesti. Valtiotieteellisen tiedekunnan yhteydessä toimivan Svenska social- och kommunalhögskolanin vaaleissa noudatetaan niistä erikseen annettuja säädöksiä ja määräyksiä. 3 Suostumus jäseneksi Yliopiston johtosäännön 19 :n mukaan ketään ei voida valita tai määrätä hallintoelimen jäseneksi vastoin tahtoaan. 2. luku Vaalilautakunnat 4 Keskusvaalilautakunta Yliopistossa on rehtorin asettama keskusvaalilautakunta, jonka tehtävänä on huolehtia vaalien toimeenpanoon liittyvistä tehtävistä siten kuin tässä johtosäännössä määrätään. Keskusvaalilautakunnassa ovat edustettuina yliopistolain 15 2 momentissa tarkoitetut yliopistoyhteisön ryhmät.
JOHTOSÄÄNTÖ 4(9) Rehtori määrää keskusvaalilautakunnan puheenjohtajan. Keskusvaalilautakunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. 5 Kampuksen vaalilautakunta Keskusvaalilautakunta asettaa jokaiselle kampukselle kampuksen vaalilautakunnan, jossa ovat edustettuina yliopistolain 15 :n 2 momentissa tarkoitetut yliopistoyhteisön ryhmät. 6 Vaalipalvelupiste Keskusvaalilautakunta päättää tarvittavista vaalipalvelupisteistä. Vaalipalvelupisteen vaalivirkailijat avustavat tarvittaessa äänestyksen toimittamisessa. 7 Kokoontuminen ja päätösvaltaisuus Keskusvaalilautakunta ja kampuksen vaalilautakunta kokoontuvat puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan kutsusta. Keskusvaalilautakunta ja kampuksen vaalilautakunta on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet jäsenistä on läsnä. 3. luku (Lisätty 2.12.2009.) Yliopistokollegio 8 Yliopistokollegion valinta Yliopistokollegion jäsenmäärä, yliopistolain 15 :n 2 momentin mukaisiin ryhmiin kuuluvien henkilöiden lukumäärä ja toimikausi määrätään yliopiston johtosäännön 8 :ssä. Yliopistokollegioon valitaan jäsenet ja varajäsenet seuraavasti: 1) Jokaisesta tiedekunnasta valitaan vähintään yksi jäsen ja varajäsen kustakin 1 momentissa mainitusta ryhmästä. Tiedekunnan professoreita ja henkilöstöä edustavat jäsenet ja varajäsenet valitsee tiedekuntaneuvosto. Ylioppilaskunta nimeää opiskelijoita edustavat jäsenet ja varajäsenet yliopistolain 46 :n 2 momentin nojalla. 2) Erilliset laitokset jaetaan valinnan toimittamista varten rehtorin päätöksellä tutkimuslaitoksiin ja muihin laitoksiin. Kummankin laitosryhmän henkilöstö valitsee keskuudestaan vähintään yhden jäsenen ja varajäsenen. 3) Keskushallinnon ja kanslerinviraston henkilöstö valitsee yhdessä keskuudestaan vähintään yhden jäsenen ja varajäsenen. Yliopistokollegioon valittavien jäsenten lukumäärän jakautuminen 2 momentissa mainittujen yksiköiden ja ryhmien kesken määräytyy henkilöstömäärän mukaan. Ennen valintojen käynnistymistä rehtori päättää keskusvaalilautakunnan esityksestä yksiköiden ja ryhmien osuudet. Rehtori vahvistaa yliopistokollegion jäsenten ja varajäsenten valinnat.
JOHTOSÄÄNTÖ 5(9) 4. luku Vaalioikeus ja vaalikelpoisuus 9 Yliopiston henkilöstön vaalioikeus Yliopiston henkilöstöön kuuluvana on vaalioikeutettu 1) yliopiston pysyvään työsuhteeseen otettu; ja 2) vähintään vuoden ajaksi yliopiston työsuhteeseen otettu, joka on otettu hoitamaan vähintään puolet kokoaikaisen työsuhteen tehtävistä. Kohdassa 2 palvelussuhteessa voi olla peräkkäisiä katkeamattomia työsuhteita, ja palvelussuhde voi muodostua useista eri tehtävistä. 10 Vaalioikeutetun ryhmän määräytyminen ja vaalikelpoisuus Vaalioikeutetun henkilön ryhmä määräytyy vaaliluettelon vahvistamispäivän työtehtävän mukaan. Vaalioikeutettu on vaalikelpoinen omassa ryhmässään, mikäli hänet on merkitty jäljempänä 13 :n mukaisesti vahvistettuun vaaliluetteloon. 5. luku Tiedekuntaneuvostojen ja laitosneuvostojen vaalit 11 Vaalioikeutettujen ryhmät Tiedekuntaneuvoston ja laitosneuvoston vaalissa vaalioikeutetut jakautuvat kahteen ryhmään 1) tiedekunnan ja laitoksen professorit; ja 2) tiedekunnan ja laitoksen opetus- ja tutkimushenkilöstö sekä muu henkilöstö. 12 Tiedekuntaan ja laitokseen kuuluminen Tiedekuntaneuvoston ja laitosneuvoston vaalissa vaalioikeutettu voi kuulua vain yhteen tiedekuntaan ja yhteen laitokseen. Jos henkilöllä on yhtä suuri palvelussuhde useammassa tiedekunnassa tai laitoksessa, henkilön tulee ilmoittaa vaaliluettelon nähtävillä oloaikana keskusvaalilautakunnalle, minkä tiedekunnan tai laitoksen vaalissa hän äänestää.
JOHTOSÄÄNTÖ 6(9) 6. luku Vaalien järjestäminen 13 Vaaliluettelo Keskusvaalilautakunta laatii ja vahvistaa vaaliluettelon, johon merkitään vaalioikeutetut henkilöt. Jokaisesta vaalioikeutetusta on vaaliluettelossa merkintä siitä, mihin vaalioikeutettujen ryhmään hän tehtävänsä perusteella kussakin vaalissa kuuluu. Vaaliluetteloa laadittaessa ja vahvistettaessa otetaan huomioon työsopimukset, jotka on allekirjoitettu viimeistään vaalivuoden syyskuun 15 päivänä. 14 Vaaliluettelon julkistaminen Keskusvaalilautakunta julkistaa vaaliluettelon viisi viikkoa ennen vaalipäivää. Vaaliluettelo on nähtävillä seitsemän päivän ajan. 15 Oikaisuvaatimus Henkilö, joka katsoo, että vaaliluettelossa on vaalioikeuteen vaikuttava virhe, voi esittää keskusvaalilautakunnalle kirjallisen oikaisuvaatimuksen vaaliluettelon nähtävillä oloaikana. Keskusvaalilautakunnan on annettava päätöksensä oikaisuvaatimukseen seitsemän päivän kuluessa 1 momentissa säädetyn määräajan päättymisestä. Tämän jälkeen keskusvaalilautakunta vahvistaa ja julkistaa lopullisen vaaliluettelon. 16 Ehdokkaiden ilmoittaminen Vaalioikeutetuilla on 7 päivän kuluessa lopullisen vaaliluettelon julkistamisesta oikeus ilmoittaa omassa ryhmässään ehdokkaita tiedekuntaneuvoston ja laitosneuvoston jäsenten ja varajäsenten vaalia varten. Ehdokkaan ilmoittajina tulee olla vähintään kolme vaalioikeutettua henkilöä, joiden tulee kuulua samaan vaalioikeutettujen ryhmään kuin ehdokas. Ehdokkaat ilmoitetaan keskusvaalilautakunnan vahvistamalla lomakkeella. Ehdokasilmoituslomakkeet toimitetaan kampuksen vaalilautakunnalle. Ehdokasilmoitukset ovat kahden ehdokkaan ilmoituksia siten, että ensimmäiseksi ilmoitettu on ehdokas hallintoelimen jäseneksi ja toiseksi ilmoitettu on ehdokas hänen henkilökohtaiseksi varajäsenekseen. Vaalikelpoinen henkilö saa kussakin vaalissa olla ehdolla vain yhdessä ehdokasilmoituksessa. Ehdokasilmoituksessa on mainittava ehdokkaiden täydelliset nimet ja tehtävä yliopistossa. Lomakkeessa tulee lisäksi olla ehdokkaan ilmoittajien nimet, tehtävä yliopistossa ja allekirjoitukset. Ehdokasilmoituksella on oltava asiamies, jonka nimi, tehtävä yliopistossa ja yhteystiedot on ilmoitettava.
JOHTOSÄÄNTÖ 7(9) Ehdolla olevien henkilöiden on vakuutettava, että he ovat yliopistoon kuuluvina vaalioikeutettuja. 17 Ehdokasilmoitusten tarkastaminen Kampuksen vaalilautakunta tarkastaa ehdokasilmoitukset. Jos ehdokasilmoitus ei täytä edellä 16 :ssä määriteltyjä ehtoja, kampuksen vaalilautakunta voi asettaa sen oikaisemista tai täydentämistä varten määräajan. Jos vaaleja varten 16 :n mukaisesti ilmoitettuja ehdokkaita on enemmän kuin valittavia jäseniä, keskusvaalilautakunnan ja kampuksen vaalilautakunnan on laadittava yhteinen luettelo ehdokkaista. Ehdokkaiden järjestys määräytyy arvonnan perusteella. Mikäli ehdokkaita on jossakin ryhmässä yhtä monta tai vähemmän kuin vaaleissa on valittavia jäseniä, ei vaalitoimitusta siltä osin toimeenpanna, vaan kampuksen vaalilautakunta julistaa ehdokkaat valituiksi. Mikäli ehdokkaita on vähemmän kuin ryhmästä vaaleissa valittavia jäseniä, dekaani määrää puuttuvat jäsenet asianomaista ryhmää kuultuaan. 18 Vaaleihin liittyvät ilmoitukset Vaaleihin liittyvät ilmoitukset ja muu informaatio julkaistaan yliopiston verkkosivuilla. Keskusvaalilautakunta 1) ilmoittaa vaalipäivät, äänestyksen ajankohdan, äänestyksen toimittamistavan ja vaalipalvelupisteet; 2) ilmoittaa vaaliluettelon nähtävänä pitämisen paikan ja ajankohdan; 3) ilmoittaa montako jäsentä ja varajäsentä vaaleissa valitaan, kenelle, minä päivänä ja kellonaikana sekä mihin vaaleja koskevat asiakirjat annetaan ja 4) julkaisee yhteisen luettelon ehdokkaista. 7. luku Vaalitoimitus 19 Äänestäminen ja vaalisalaisuus Vaaleissa saa äänestää vain 9 :n mukaan vaalioikeutettu henkilö. Ääni annetaan sähköisellä äänestyslipulla. Vaalit toimitetaan sähköisenä äänestyksenä vaalivuoden marraskuun loppuun mennessä. Äänet annetaan sähköisellä äänestyslipulla sähköiseen vaaliuurnaan, joka on vaaleissa annetuista äänistä muodostuva tiedosto. Äänet säilytetään sähköisessä vaaliuurnassa. Vaalit järjestetään siten, että vaalisalaisuus säilyy ja tietoturva toteutuu noudattaen soveltuvin osin vaalilainsäädännön periaatteita. Keskusvaalilautakunta antaa tarvittaessa tarkemmat ohjeet äänestyksen toimittamisesta.
JOHTOSÄÄNTÖ 8(9) 20 Vaaliuurnan tarkastaminen Välittömästi ennen äänestyksen alkamista keskusvaalilautakunnan puheenjohtajan tai varapuheenjohtaja toteaa, että sähköinen vaaliuurna on tyhjä. Sähköistä vaaliuurnaa ei saa avata eikä sinne kertyneitä ääniä laskea ennen kuin äänestys on päättynyt. 21 Vaaleissa annettujen äänten hyväksyminen Vaaleissa otetaan huomioon vain äänet, jotka on annettu tämän vaalijohtosäännön ja keskusvaalilautakunnan antamien ohjeiden mukaisesti 22 Vaalin lainmukaisuuden toteaminen Keskusvaalilautakunta toteaa vaalit lainmukaiseksi edellyttäen, että vaalit on toimitettu tämän johtosäännön, vaalilainsäädännön periaatteiden ja keskusvaalilautakunnan antamien ohjeiden mukaisesti. Jos vaaleja ei ole toimitettu lainmukaisesti tai keskusvaalilautakunta toteaa tuloksen olevan muuten selkeästi virheellinen, vaalitoimituksen tulos mitätöidään ja keskusvaalilautakunta määrää uusien vaalien toimittamisesta. 23 Vaaleissa annettujen äänten laskeminen ja tuloksen vahvistaminen Vaalit toimitetaan enemmistövaalina. Jos äänimäärät ovat yhtä suuret, ratkaistaan ehdokkaiden keskinäinen järjestys arpomalla. Äänestyksen tuloksen määräämiseksi kampuksen vaalilautakunta julistaa annettujen äänien perusteella valituiksi niin monta ehdokasta kuin ryhmästä on valittava, Kukin valituksi julistettu ehdokas tulee jäseneksi siten, että varsinaiseksi jäseneksi tulee ehdokasilmoituksen ensimmäiseksi asetettu ehdokas ja varajäseneksi ehdokasilmoituksen toiseksi asetettu ehdokas. Kampuksen vaalilautakunnat vahvistavat vaalien tulokset. 24 Pöytäkirja Kampuksen vaalilautakunta laatii vaalin tuloksesta pöytäkirjan, johon merkitään äänestäneiden lukumäärä, annettujen äänien lukumäärä ja valituksi tulleet henkilöt kussakin 11 :ssä mainitussa ryhmässä. Pöytäkirjan allekirjoittavat kaikki kampuksen vaalilautakunnan jäsenet. Kampuksen vaalilautakunnan pöytäkirja toimitetaan keskusvaalilautakunnalle.
JOHTOSÄÄNTÖ 9(9) 8. luku Muutoksenhaku ja muut määräykset 25 Muutoksenhaku Keskusvaalilautakunnan ja kampuksen vaalilautakunnan tekemään päätökseen tyytymätön saa hakea siihen yliopistolain 83 :n nojalla muutosta. Keskusvaalilautakunnan ja kampuksen vaalilautakunnan tekemää päätöstä noudatetaan muutoksenhausta huolimatta, kunnes asia on lopullisesti ratkaistu. 26 Voimaantulo Tämä johtosääntö tulee voimaan, kun hallitus on sen hyväksynyt. 27 Siirtymämääräykset Akatemiaprofessorit ja akatemiatutkijat, jotka yliopiston suostumuksella harjoittavat yliopistossa tutkimusta, ovat vaalioikeutettuja yliopiston henkilöstöön kuuluvina vuoden 2009 vaaleissa. Yliopiston henkilöstöön kuuluvana on vuoden 2009 vaaleissa vaalioikeutettu 1) yliopiston virkaan nimitetty ja pysyvään työsuhteeseen otettu; ja 2) vähintään vuoden ajaksi virkasuhteeseen nimitetty tai työsuhteeseen otettu, joka on otettu hoitamaan vähintään puolet viran taikka kokoaikaisen työsuhteen tehtävistä. Kohdassa 2 palvelussuhteessa voi olla peräkkäisiä katkeamattomia virka- tai työsuhteita, ja palvelussuhde voi muodostua useista eri tehtävistä. Vaaliluetteloa laadittaessa ja vahvistettaessa otetaan huomioon ne määräykset ja työsopimukset, jotka on allekirjoitettu viimeistään vaalivuoden syyskuun 15 päivänä. Seismologian instituutin ja Kemiallisen aseen kieltosopimuksen instituutin (VERIFIN) henkilöstö kuuluu vuoden 2009 vaaleissa matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan henkilöstöön. Tiedekuntien kirjastojen henkilöstö kuuluu 1.1.2010 aloittavan Helsingin yliopiston kirjaston henkilöstöön.