Talousohjaus uudelle tasolle organisaation muutostilanteessa
Finnkino Oy Perustettu vuonna 1986 Omistaja ruotsalainen pääomasijoitusyhtiö Ratos Ab, jolla 17 yritystä Pohjoismaissa Suomen ja Baltian suurin elokuvateatteriketju Suomen markkinaosuus n. 70% Elokuvien maahantuoja ja levittäjä Herkkumyymälä Mediatalo Liikevaihto vuonna 2011: 88,0 milj. Henkilöstömäärä Suomessa 380 (FTE 275) Henkilöstömäärä koko konsernissa 822 (FTE 605)
Teatteriverkosto Suomessa yhdellätoista paikkakunnalla 14 elokuvateatteria, joissa on yhteensä 88 salia Tytäryhtiöt Virossa, Latviassa ja Liettuassa Finnkinon teattereissa kävi vuonna 2011 noin 10 miljoonaa katsojaa, joista yli 5 miljoonaa tuli Suomesta
Tennispalatsi Rakennettu v. 1937, alun perin suunniteltu varaosien kauppaa sekä huoltamotoimintaa silmällä pitäen Toimi pitkän aikaa Suomen keskeisimpänä tennisrakennuksena. Vuoden 1952 Olympialaisissa rakennuksessa pelattiin koripalloa Finnkinon elokuvateatteri avattiin v. 1999 Suomen suurin elokuvateatteri, 14 täysdigitaalista salia, 2697 asiakaspaikka 1,3 miljoona elokuvissakäyntiä v. 2011
Taloushallinnon järjestelmäprojekti Draamaa, farssia vai jopa kauhua? Vaiko sittenkin enemmän hyväntuulista toimintaa?
Lähtötilanne projektin alkaessa Sanoma Oyj myi Finnkino Ratokselle huhtikuussa 2011 Taloushallinnon prosessit Sanoman palvelukeskuksessa Taloushallinnon kaikki järjestelmät konsernin puolelta SAP: Suomen kirjanpito, raportointi, budjetointi ja ennustaminen Hyperion: Baltian ja konsernin raportointi ja konsolidointi Sanoman järjestelmät ja taloushallinnon prosessit käytössä 2011 loppuun Uusi omistaja ja irtaantuminen Sanoma-konsernista aiheuttivat lisätöitä talousosastolle Finnkinon emoyhtiön talousosaston resurssit hyvin niukat talousjohtaja ja business controller
Kriteerit järjestelmän valinnassa Suunnittelun ja raportoinnin tulisi olla jatkossa vähintään samalla tasolla kuin Sanoman aikana Järjestelmän joustavuus ja helppous kyettävä mukautumaan raportointitarpeiden ja organisaation muutoksiin tehokkaasti Konsernin raportoinnin konsolidointi Mahdollisuus vyöryttää myyntiä ja muita eriä alemmille organisaatiotasoille Mahdollisuus porautua aina laskun kuvalle asti Noin 20 käyttäjää Suomessa, käytön laajentaminen Baltiaan Tiukka aikataulu Hinta
Mikä ratkaisi valinnan? FPM täytti kaikki kriteerimme Järjestelmä tuntui selkeältä ja helppokäyttöiseltä FPM:n muokattavuuden helppous uskottavaa Projektin kokonaisbudjetti Projektin arvioidut konsulttipäivät Uskottava projektisuunnitelma Referenssit
Projektin kulku Päätös kesäkuussa 2011 Projektin aloituspalaveri elokuussa 2011 Tavoite saada raportointi käyttöön tammikuun 2012 raportoinnissa sekä seuraavan vuoden tulosennustaminen huhtikuuhun 2012 mennessä Projektinjohto ja ohjaus alusta lähtien ammattitaitoista ja tarkkaa Aikatauluissa pysyttiin kiitettävästi Konsulttipäivissä jopa alitettiin alustava arvio Sisäinen raportointi pientä hiomista vaille valmiina aikataulussa Ennustaminen viivästyi johtuen Finnkinon omista resursseista
Missä ollaan nyt? Järjestelmän roll-out helppoa Koulutus: talousosasto Baswaren toimesta, loppukäyttäjille riitti sisäinen tunnin tehokoulutus Raportoinnin alkuperäiset tavoitteet saavutettu Lisäraportteja luotu yhdessä Baswaren kanssa Uusien raporttien luominen tehokasta Raporttien ulkoasun ja rakenteen muokkaaminen helppoa itsekin Ennustaminen ja budjetointi Suomen yksikön osalta vihdoin valmis Käytön suhteen ei erityisiä ongelmia loppukäyttäjien eikä talousosaston osalta
Mitä seuraavaksi? 2013 budjetti Suomen osalta FPM:ään Baltian raportoinnin ja ennustamisen yhdistäminen FPM:ään 2013 alusta Tase- ja kassavirtaraportoinnin ja ennustamisen loppuunvienti Raportoinnin jatkokehitys
Mitä opittiin? Sisäisten resurssien tärkeys Selkeät tavoitteet ja realistinen aikataulu avainasemassa Älä ahnehdi tavoitteissa Riittävästi pelivaraa testaamiselle ja aikataululle ylipäätään (jos mahdollista) Konsultin ymmärrys taloushallinnosta ja raportoinnista olennaista Taloushallinnon järjestelmäprojekti voi onnistua arvioidussa aikataulussa ja budjetissa!
The end!