Lomakustannuskorvaus 05.05.2014

Lomakustannuskorvaus 05.05.2014

Sisällysluettelo Lomakustannuskorvaus * Etuusohje - Hyvä hallinto - Tavoite - Oikeus ja edellytykset - Vuosilomaoikeus - Käsitteet - Loman ansainta ja lomapalkka - Myöntämisedellytykset - Suhde muihin etuuksiin - Hakeminen - Vireilletulo - Vireilletulo (sisältö) - Lähettäjän vastuu - Asiakirjan siirto - Hakuaika - Lisäselvitysten pyytäminen - Lisäselvitysten pyytäminen (sisältö) - Lisäselvitykset - Määrä - Määrän laskeminen - Enimmäismäärä - Useita työnantajia - Ilmoitusvelvollisuus - Ratkaiseminen - Käsittelypaikka - Esteellisyys - Käsittely- ja ratkaisukielto - Esteellisyyden todentaminen - Kuuleminen - Kuuleminen (sisältö) - Milloin asiakasta on kuultava? - Miten kuullaan? - Päätöksen antaminen - Päätöksen antaminen (sisältö) - Päätöksensaajat - Maksaminen - Maksuosoite ja maksunsaaja - Ennakonpidätys - Etuusmaksujen peruutukset pankista - Etuusmaksujen peruutukset pankista (sisältö) - Päätöksen oikaisu ja poistaminen - Päätöksen oikaisu ja poistaminen (sisältö) - Liikamaksu - Takaisinperintä - Muutoksenhaku - Muutoksenhaku (sisältö) 2

Dokumentit Lomakustannuskorvaus - 15.05.2013 Lomakustannuskorvaus Etuusohje - 29.10.2009 Etuusohje Etuusohje on toimintaohje, jota käytetään apuna etuuksien ratkaisutyössä ja neuvonnassa. Ohje on ensisijaisesti tarkoitettu Kelan sisäiseen käyttöön. Ohjeen pdf-tiedosto muodostuu automaattisesti Kelan intranetissä olevan etuusohjeen verkkosivuista. Teknisestä toteutuksesta johtuen sekä ohjeen sisällysluettelossa että ohjetekstissä on muutamia otsikoita kahteen kertaan. Ohjeen pdf-tiedoston teknistä toteutusta parannetaan tältä osin myöhemmin. Pdf-muotoisesta etuusohjeesta puuttuvat kaikille ohjeille sisällöltään samanlaiset ohjeet päätöksen oikaisu ja poistaminen takaisinperintä muutoksenhaku. Näistä on tehty omat pdf-ohjeet. Hyvä hallinto - 02.01.2014 Hyvä hallinto Kela on osa julkishallintoa ja viranomaistoimintaa. Hyvän hallinnon periaatteita tulee noudattaa myös Kelassa. Hyvään hallintoon kuuluvia perustuslaissa turvattuja perusoikeuksia ovat oikeus saada asiansa käsitellyksi toimivaltaisessa viranomaisessa asianmukaisesti ja ilman aiheetonta viivytystä tulla kuulluksi saada perusteltu päätös ja hakea muutosta päätökseen. Hyvään hallintoon kuuluu myös hyvän kielenkäytön vaatimus ja neuvontavelvollisuus. Etuusasioissa on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Asiakkaalle on annettava etuusasian hoitamiseen liittyvää neuvontaa sekä vastattava asiointia koskeviin kysymyksiin ja tiedusteluihin. asiakirjojen käsittelyn periaatteet. Jos Kelalle on erehdyksessä toimitettu asiakirja sen toimivaltaan kuulumattoman asian käsittelemiseksi, se on viipymättä siirrettävä oikealle viranomaiselle ja siirrosta ilmoitettava asiakkaalle. Jos Kelalle sen toimivaltaan kuuluvassa asiassa toimitettu asiakirja on puutteellinen, lähettäjää on 3

kehotettava määräajassa täydentämään asiakirja, jollei se ole tarpeetonta asian ratkaisemiseksi. käsittelyn objektiivisuus, jota varmistavat etenkin esteellisyyssäännökset. Esteellinen toimihenkilö ei saa osallistua asian käsittelyyn eikä olla läsnä sitä käsiteltäessä. Toimihenkilö on esteellinen, jos kyse on esimerkiksi hänen omasta tai hänen läheisensä etuusasiasta. Toimihenkilön on itse havaittava esteellisyytensä. Myös Kelan asiantuntijalääkäri voi olla esteellinen. Näillä esteellisyyssäännöksillä suojataan menettelyn puolueettomuutta ja objektiivisuutta. Toiminnan tulee paitsi olla puolueetonta, myös näyttää puolueettomalta ulkopuolisenkin silmin. selvittämisvelvollisuus. Kelan on huolehdittava asian riittävästä ja asianmukaisesta selvittämisestä hankkimalla asian ratkaisemiseksi tarpeelliset tiedot ja selvitykset. Asianosaisen eli asian vireille panneen on esitettävä selvitystä vaatimuksensa perusteista ja muutoinkin myötävaikutettava vireille panemansa asian selvittämiseen. Näitä ja muita yleisiä hyvän hallinnon perusteita ohjeistetaan tarkemmin hallintolain soveltaminen etuusasioissa -ohjeessa etuusohjeen kohdissa Hakeminen ja Ratkaiseminen. Lue lisää hallintolaista (434/2003) Tavoite - 21.12.2008 Tavoite Vuosilomakustannuskorvaus tasoittaa vanhempainpäiväraha-ajalta kertyvistä vuosilomista työnantajille aiheutuvaa kustannusrasitusta. Oikeus ja edellytykset - 11.07.2012 Oikeus ja edellytykset Työnantajan oikeus Vuosilomakustannuskorvaukseen on oikeus työnantajalla, joka on velvollinen maksamaan työntekijälle vuosilomapalkkaa tai lomakorvausta siltä ajalta, jolta työntekijä on saanut vanhempainpäivärahaa. Työnantajalla ei ole oikeutta vuosilomakustannuskorvaukseen, jos työntekijällä ei ole ollut oikeutta vanhempainpäivärahaan Suomessa asumisedellytyksen puuttumisen vuoksi tai muusta syystä. Vuosilomaoikeus - 21.12.2008 Vuosilomaoikeus Vuosiloman ansaita työ- tai virkasuhteessa Vuosilomakustannuskorvausta maksetaan vain sellaisilta kuukausilta, joilta työntekijälle on kertynyt vuosilomaa. Vuosiloman ansainta vanhempainpäiväraha-ajalta perustuu siihen, että äitiys-, erityisäitiys-, isyys- ja vanhempainvapaa rinnastetaan loman ansainnan kannalta työssäoloaikaan. Vuosiloman määräytymisestä on tarkemmin säädetty vuosilomasäädöksissä sekä virka-, toimi- ja työehtosopimuksissa. 4

Käsitteet - 21.12.2008 Käsitteet Vuosilomaoikeuteen liittyviä käsitteitä Vuosilomasäädöksissä ja näitä täydentäen virka-, toimi- ja työehtosopimuksissa on säännöksiä ja määräyksiä mm. siitä, mikä on lomanmääräytymisvuosi (yleensä 1.4. 31.3.) mikä on täysi lomanmääräytymiskuukausi mikä on lomakausi (yleensä 2.5. 30.9.) mikä on työssäoloaikaan rinnastettavaa työstä poissaoloaikaa, jolta on lomaoikeus (esim. hoitovapaa-ajalta ei kerry lomaoikeutta) ja miten vuosilomaa ansaitaan (esim. 2, 2,5 tai 3 päivää kalenterikuukaudessa) miten vuosilomapalkka ja lomakorvaus määräytyvät Loman ansainta ja lomapalkka - 21.12.2008 Loman ansainta ja lomapalkka Loman ansainta Vuosiloman ansainta vanhempainpäiväraha-ajalta perustuu siihen, että äitiys-, erityisäitiys-, isyys- ja vanhempainvapaa rinnastetaan loman ansainnan kannalta työssäoloaikaan. Ansaittu vuosiloma annetaan yleensä lomapäivinä ja lomaaikaan kohdistuu lomapalkka. Työsuhteen päättyessä ansaittu loma maksetaan lomakorvauksena eikä loma-aikaa määritellä. Myös työsuhteen kestäessä lomakorvaus voi tulla kyseeseen esimerkiksi hoitovapaan aikana. Tällöinkin voi vaihtoehtona olla, että lomalle määritellään aika esim. vanhempainrahakauden jälkeiselle ajalle. Lomapalkan tai lomakorvauksen määrä Lomapalkka tai lomakorvaus määrätään useimmiten lomapäivää kohden. Viikko- tai kuukausipalkkaisen työntekijän lomapalkka saadaan kertomalla päiväpalkka ansaittujen lomapäivien lukumäärällä. Tunti- tai suoritepalkkaisen työntekijän keskimääräinen päiväpalkka kerrotaan ansaittujen lomapäivien lukumäärän mukaan määräytyvällä vuosilomalakiin tai työehtosopimukseen perustuvalla kertoimella. 5

Myöntämisedellytykset - 05.05.2014 Myöntämisedellytykset Lomapalkan tai lomakorvauksen maksamisvelvollisuus ja työstä poissaolo Työnantaja voi hakea vuosilomakustannuskorvausta, jos hän on velvollinen maksamaan työntekijälle lomapalkan tai lomakorvauksen ajalta, jolta työntekijä työssä olematta on saanut äitiys-, erityisäitiys-, isyys- tai vanhempainrahaa. Korvausta ei makseta siltä äitiys-, erityisäitiys-, isyys- tai vanhempainrahakauden ajalta, jona työntekijä on ollut korvausta hakevalla työnantajalla työssä. Työnantajalla on kuitenkin oikeus korvaukseen silloin, kun työntekijä on vanhempainvapaalla, mutta saa osittaista vanhempainrahaa ja tekee osa-aikatyötä toiselle työnantajalle. Työnantajalla on oikeus saada korvausta jokaiselta kalenterikuukaudelta, jolta vuosilomaa on vanhempainpäiväraha-ajalta kertynyt edellyttäen, että päivärahapäiviä on kalenterikuukautena vähintään 14. Korvausoikeuden kannalta merkitystä ei ole sillä, onko vanhempainpäivärahaa maksettu kalenterikuukauden aikana samasta vai eri lapsista. Vuosilomakustannuskorvausta maksetaan vain ansaitun vuosiloman osalta. Korvausta ei makseta siltä osin, kun työntekijä saa lomakorvauksen muusta syystä kuin ansaittujen lomapäivien perusteella. Jos vanhempainpäiväraha-ajalta kertynyt loma tai osa siitä siirretään säästövapaana myöhemmin pidettäväksi, työnantajalla on oikeus korvaukseen myös näiden säästövapaaseen siirrettyjen lomapäivien osalta. Lomaraha ja muut loma-ajan edut Opettajat Lomaraha ja lomaltapaluuraha eivät ole korvattavia kustannuksia. Myöskään kustannuksia, jotka ovat syntyneet työnantajan maksaessa sellaisia loma-ajan etuja, jotka eivät perustu lainsäädäntöön tai työehtosopimukseen, ei oteta huomioon vuosilomakustannuskorvausta myönnettäessä. Opetushenkilöstöön kuuluvat poikkeavat muista ammattiryhmistä siten, että usein heillä ei ole oikeutta vuosilomalain mukaiseen vuosilomaan. Sen sijaan opettajalla voi olla oikeus vapaajaksoihin tai ns. laskennalliseen vuosilomaan, joista on sovittu työ- ja virkaehtosopimuksissa. Opetushenkilöstöä koskevat useat eri sopimukset, joiden määräykset poikkeavat toisistaan. Kelassa ei ole mahdollista tuntea kaikkien virka- ja työehtosopimusten sisältöjä, vaan lähtökohtaisesti työnantajan tulisi tietää, kertyykö työntekijälle perhevapaan ajalta vuosilomaa vai ei. Käytännössä kuitenkin kaikki työnantajat eivät tiedä vuosilomakustannuskorvauksen edellytyksiä, vaan hakevat korvausta, vaikka työntekijällä ei olisi vuosilomaoikeutta. Opettajan työnantajalle ei makseta vuosilomakustannuskorvausta, jos opettajalle ei kerry vuosilomaa lain tai muun säädöksen perusteella. Esimerkiksi peruskoulun luokanopettajalle ei kerry vuosilomaoikeutta lakiin perustuen. Hänelle koulujen lomaajalta, myös niin sanotun laskennallisen vuosiloma-ajan osalta maksettu palkka määräytyy muulla perusteella kuin lakisääteisen vuosiloman kertymisen perusteella. 6

Tästä syystä hänen työnantajalleen ei aiheudu vuosilomakustannuskorvaukseen oikeuttavia kustannuksia. Määräaikaisella opettajalla voi olla oikeus työ- ja virkaehtosopimuksen mukaiseen lomapäiväkorvaukseen. Tämä korvaus ei perustu vuosilomalakiin ja vuosiloman kertymiseen, joten työnantajalla ei ole oikeutta vuosilomakustannuskorvaukseen. Myöskään ammattikorkeakoulun opettajille ei kerry vuosilomaa. Ammatikorkeakoulun opettajilla on oikeus palkallisiin vapaajaksoihin, mutta ei vuosilomaan. Tästä syystä työnantaja ei myöskään maksa vuosilomapalkkaa tai lomakorvausta opettajan perhevapaan ajalta. Työnantajalla ei siten ole vuosilomakustannuskorvaukseen oikeuttavia kustannuksia. Myöskään yliopistojen opetus- ja tutkimushenkilöstöön ei sovelleta vuosilomalakia, joten työnantajalla ei ole oikeutta vuosilomakustannuskorvaukseen. Työsuhteen päättyminen Jos työsuhde päättyy, työnantajalla on oikeus työsuhteen päättyessä siihen asti kertyneen loman osalta vuosilomakustannuskorvaukseen. Suhde muihin etuuksiin - 21.12.2008 Suhde muihin etuuksiin Työnantajan tai vakuutetun saamilla muilla etuuksilla ei ole vaikutusta vuosilomakustannuskorvaukseen. Hakeminen - 05.05.2014 Hakeminen Vuosilomakustannuskorvausta voi hakea vain työnantaja. Korvausta haetaan lomakkeella Työnantajan hakemus -vanhempainpäiväraha-ajan vuosilomakustannukset (SV 18). Työnantaja voi hakea korvausta vuosilomakustannuksista myös työnantajan verkkoasiointipalvelussa. Hakemuksessa työnantajan on ilmoitettava mm. aika, jolta vuosilomaa on kertynyt lomapalkan tai lomakorvauksen määrä. Vireilletulo - 09.09.2010 7

Vireilletulo (sisältö) - 02.01.2014 Vireilletulo Etuusasia tulee vireille sinä päivänä, kun kirjallinen hakemus tai muu vireilletuloasiakirja (esim. lääkärintodistus, ilmoitus työnantajan maksamasta palkasta, ks. ko.etuusohje) saapuu Kelaan tai muuhun toimivaltaiseen pisteeseen, esim. yhteispalvelupisteeseen tai työeläkelaitokseen. Kun hakemus tai muu asiakirja otetaan vastaan, se skannataan OIWAan. Hakemuksen saapumisajasta tulee jäädä Kelaan todisteellinen tieto, koska se voi vaikuttaa oikeuteen saada etuutta. Jos asiakirjan saapumisaika on epäselvä, asia tulkitaan asiakkaan eduksi (esimerkiksi aamulla postilaatikossa olevat asiakirjat voidaan tulkita edellisenä päivänä saapuneiksi). Hakemuksella postitse tai henkilökohtaisesti toimitettuna Pääsääntöisesti etuuksia on haettava hakemuslomakkeilla ja hakemukset on allekirjoitettava. Jos hakemusta ei ole laadittu hakemuslomakkeelle, asia rekisteröidään vireille ja hakijaa pyydetään täyttämään hakemuslomake.jos hakemus saapuu allekirjoittamattomana esimerkiksi postitse, siihen ei kuitenkaan tarvitse pyytää allekirjoitusta, ellei ole syytä epäillä hakemuksen alkuperäisyyttä tai eheyttä eikä esimerkiksi sitä, että hakemus olisi asiakkaan tahdon vastainen. Asia tulee vireille myös puutteellisella hakemuksella. Puutteellista hakemusta ei palauteta asiakkaalle, vaan asiakasta pyydetään täydentämään sitä. Asiakkaalla on oikeus pyynnöstä saada todistus asiakirjan vastaanottamisesta. Sähköisen asiointipalvelun kautta Asiakas voi saattaa asian vireille myös sähköisellä hakemuksella käyttämällä Kelan sähköisiä asiointipalveluja. Hänen on tällöin tunnistauduttava joko pankkien verkkotunnusten tai sähköisen henkilökortin avulla. Sähköisen asioinnin palvelujen kautta jätetyistä hakemuksista lähtee automaattinen vastaanottokuittaus lähettäjälle. Katso käytössä ja tulossa olevat asiointipalvelut (Kelanetti > Asiakaspalvelu > Palveluneuvojan työvälineet > Verkkoasiointi Kelassa > Tulevat palvelut). Sähköpostitse tai faksilla Asia voi tulla vireille myös sähköpostilla tai faksilla. Vireilletulotiedoista tulee käydä ilmi mitä asia koskee sekä lähettäjän nimi ja yhteystiedot. Sähköpostiviesti, josta ilmenee kaikki etuuden hakemiseen liittyvät olennaiset tiedot, voidaan tulkita vireillepanoasiakirjaksi. Etuusasia tulee vireille sähköpostiviestin perusteella viestin saapumispäivänä, mutta asiakasta pyydetään toimittamaan alkuperäinen hakemuslomake myöhemmin. Viestin saapumisesta Kelaan tulee ilmoittaa välittömästi lähettäjälle. Sen voi tehdä sähköpostilla. Tämä ei ole kannanotto asian käsittelyn edellytyksiin, vaan ainoastaan ilmoitus viestin saapumisesta. Faksina toimitettu hakemus tulee vireille faksin saapumispäivänä. Faksatussa hakemuksessa oleva allekirjoitus on riittävä, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä ole syytä epäillä asiakirjan alkuperäisyyttä ja säilymistä muuttumattomana. Tällöin alkuperäistä hakemuslomaketta ei tarvitse toimittaa myöhemmin. 8

Suullisesti Tietyissä tilanteissa asia voi tulla vireille myös asiakkaan suullisen hakemuksen (katso ko. etuusohje) tai ilmoituksen perusteella (esimerkiksi etuuden lakkautus tai päätöksen oikaisu asiakkaan eduksi). Suullisesti saadut tiedot on aina dokumentoitava OIWAn yhteydenottoon. Luo tarvittaessa toimeksiantotyö ja liitä yhteydenottotyö siihen. Lue lisää hakemuksen vireille tulosta (Menettelyohjeet > Hallintolain soveltaminen etuusasioissa > Vireilletulo ja asian käsittely) sähköisestä asioinnista (Menettelyohjeet > Etuuksien ratkaisutyö > Sähköinen asiointi) Lähettäjän vastuu - 02.01.2014 Lähettäjän vastuu Lähettäjä vastaa asiakirjan perillemenosta oikeaan osoitteeseen oikeassa ajassa. Asiakkaalla on ensisijainen velvollisuus selvittää, minkä viranomaisen tehtäviin asiakirjan käsittely kuuluu. Asiakas vastaa myös siitä, että asiakirja tulee perille toimivaltaiseen viranomaiseen ennen määräajan päättymistä. Esimerkiksi postinkulun viivästyminen ei poista lähettäjän vastuuta. Jos Kelan sähköpostipalvelin tai sähköinen asiointipalvelu ei ole ollut toiminnassa teknisen vian vuoksi eikä tämän vuoksi ole tietoa sähköisen viestin saapumisajankohdasta, viestin tai hakemuksen katsotaan saapuneen sinä ajankohtana, jona se on lähetetty. Tästä ajankohdasta on kuitenkin oltava luotettava selvitys. Asiakirjan siirto - 02.01.2014 Asiakirjan siirto Jos Kelaan on saapunut toiselle viranomaiselle tai laitokselle kuuluva asiakirja tee hakemukseen tai asiakirjaan saapumismerkintä siirrä asiakirja oikealle, toimivaltaiselle viranomaiselle tai muulle taholle, esimerkiksi kunnan viranomaiselle, toiselle eläkelaitokselle tai verotoimistoon. Sinun ei tarvitse tehdä erillistä päätöstä asian tutkimatta jättämisestä tee hyvän hallintotavan mukaisesti asiakirjaan merkintä asian siirtämisestä ilmoita asian siirrosta asiakkaalle, jotta hän tietää, missä asia on käsiteltävänä. Asiassa on toimittava viivytyksettä, koska määräajat lasketaan siitä, kun oikea viranomainen on saanut asiakirjan. Jos toimivaltaista viranomaista ei pystytä selvittämään eikä asian tutkiminen kuulu Kelan toimivaltaan, ota yhteys asiakkaaseen. Myös Kelassa asiakirja on siirrettävä viivytyksettä oikeaan käsittely-yksikköön. Hakuaika - 05.05.2014 Hakuaika Vuosilomakustannuskorvausta haetaan jälkikäteen vanhempainpäivärahakauden tai jakson päätyttyä. Suositeltavaa on, että äidin työnantaja hakee korvausta äidin kausien 9

päätyttyä (erityisäitiys-, äitiys- ja vanhempainrahakaudet). Sen sijaan isän työnantaja voi hakea korvauksen yksittäisen isyys- tai vanhempainrahajakson jälkeen. Vuosilomakustannuskorvausta on haettava kuuden kuukauden kuluessa vanhempainpäivärahakauden päättymisestä. Vanhempainpäivärahakauden päättymispäivänä pidetään samasta lapsesta jommallekummalle vanhemmalle maksettua vanhempainpäivärahapäivää. Jos isä pitää isyysrahapäiviä äitiysja vanhempainrahakauden jälkeen, päättyy vanhempainpäivärahakausi vasta isyysrahakauden jälkeen. Hakuajan kannalta merkitystä ei ole sillä, milloin työntekijä pitää lomansa tai jättääkö hän osan lomastaan säästövapaaseen. Esimerkki Äidin äitiys- ja vanhempainrahakausi on ollut 8.4.2013 18.2.2014. Äidin työnantaja on velvollinen maksamaan hänelle vuosilomapalkan kyseiseltä ajalta kertyneistä vuosilomapäivistä. Työnantajan on haettava vuosilomakustannuskorvausta 18.8.2014 mennessä. Jos lapsen isä pitää isyysrahapäiviä äitiys- ja vanhempainrahakauden jälkeen, päättyy vuosilomakustannuksen hakuaika kuuden kuukauden kuluttua isyysrahakauden päättymisestä. Esim. isä pitää viimeiset isyysrahapäivät ennen lapsen 2-vuotissyntymäpäivää, ajalla 2.5. 16.5.2015. Työnantajan tulee hakea vuosilomakustannuskorvausta 16.11.2015 mennessä (koskee myös äidin työnantajaa). Korvaus voidaan myöntää hakemuksen myöhästymisestä huolimatta, jos korvauksen epääminen myöhästymisen vuoksi olisi kohtuutonta. Jos hakemus on myöhästynyt, myöhästymisen syistä pyydetään selvitys. Pääsääntöisesti korvauksen myöntäminen edellyttää, että myöhästyminen on johtunut hakijasta riippumattomista syistä tai muista pätevistä perusteista. Esim. tietämättämyys ei ole riittävä peruste korvauksen myöntämiselle myöhästymisestä huolimatta. Sovellettava lainkohta SVL 1224/2004 15 luku 6. Lisäselvitysten pyytäminen - 27.10.2009 Lisäselvitysten pyytäminen (sisältö) - 02.01.2014 Lisäselvitysten pyytäminen Suullisesti tai kirjallisesti Hakemuslomakkeen täydentäminen Määräaika lisäselvitysten toimittamiselle Jos asiakkaan toimittama hakemus on puutteellinen, asiakasta pyydetään lisäselvityksenä täydentämään hakemuslomakkeella ilmoitettuja tietoja tai toimittamaan hakemuslomakkeen liitteenä tarvittavia asiakirjoja. Selvitä ennen lisäselvitysten pyytämistä, onko tieto jo Kelassa ja voiko sitä käyttää (esimerkiksi asiakkaan aiempien hakemusten tai toisen etuuden hakemisen yhteydessä toimitetut tiedot, asiakkaan perheenjäsenten tiedot). Jos tieto on jo Kelassa käytettävissä, älä pyydä selvityksiä uudelleen. Tärkeää on, että pyydät kaikki asian ratkaisemiseksi tarvittavat lisäselvitykset mahdollisuuksien mukaan kerralla. 10

Huomaa, että eri etuuslaeissa on määritelty, milloin Kela saa pyytää lisäselvityksiä suoraan ulkopuoliselta taholta. Lue lisää tietojen saamisesta muilta tahoilta (Ratkaisutyö > Menettelyohjeet > Tietosuojasta huolehtiminen > Kelan tietoturvakäsikirja > Liite 1). Suullisesti tai kirjallisesti Pyydä lisäselvitykset asiakkaalta suullisesti asiakaspalvelutilanteessa tai puhelimitse etuuskäsittelyssä. Ilmoita asiakkaalle määräaika, mihin mennessä hänen tulee toimittaa pyydetty lisäselvitys. Ohjaa asiakas toimittamaan tarvittavat liitteet ensisijaisesti kela.fi:n Liitteet ja viestit -palvelun kautta tai kerro asiakkaalle vastausosoite, johon liitteet voi lähettää. Osoitteet löydät CICS:ltä OSKY > Kelan toimistot ja vakuutuspiirit > Toimistot > Toimiston valinta > Toimiston osoite > Osoitetiedot. Vastaanottajaksi osoitteeseen merkitään Kela. Kerro asiakkaalle, että asia voidaan määräajan kuluttua ratkaista, vaikka hän ei toimittaisi pyydettyä lisäselvitystä. Kirjaa suullisen lisäselvityspyynnön yhteydessä OIWAn yhteydenottoon, mitä lisäselvityksiä olet pyytänyt asiakkaalta ja mihin mennessä hänen tulee toimittaa ne. Jos asiakkaalla on jo vireillä työ OIWAssa, liitä yhteydenotto työhön, ja aseta sille tarvittaessa uusi odottamisaika. Asiakasta tavoitellaan puhelimitse virka-aikana klo 9-16. Jos asiakas ei vastaa puheluun, Lähetä asiakkaalle tekstiviesti tietokoneelta 0100100-palvelusta (Kelanetti > Työkalut) Kelassa on käytössä yhteiset tekstiviestimallit erilaisia tilanteita ja tarpeita varten (Ratkaisutyö > Tekstiviestimallit). Muokkaa käyttämääsi mallia tarvittaessa asiakkaalle annetun puhelinnumeron osalta. Kopioi viesti ennen sen lähettämistä ja kirjaa se OIWAn yhteydenottoon Jos asiakasta ei tavoiteta puhelimitse eikä hän itse ota yhteyttä Kelaan saman vuorokauden sisällä, lähetä asiakkaalle asiakaskirje. Vaativissa etuusasioissa voi olla järkevää tavoitella asiakasta puhelimitse tai odottaa hänen soittoa parikin vuorokautta ennen asiakaskirjeen lähettämistä. Pyydä lisäselvitykset kirjallisesti asiakaskirjeellä, jos kirjallinen menettely on tarkoituksenmukainen asiakkaan tilanne, selvitysten määrä tai laatu huomioon ottaen tai asiakas ei ole antanut tiedoksi puhelinnumeroaan. Selkeä lisäselvityspyyntö auttaa asiakasta toimittamaan tarpeellisen tiedon. Muotoile lisäselvityspyyntö, niin että siitä selviää, mitä tietoja tarvitaan ja missä muodossa lisäselvitys tulee toimittaa. Jos asiakas on kirjallisesti hakemuslomakkeessa tai muutoin ilmoittanut toimittavansa lisäselvityksiä tiettyyn määräpäivään mennessä, älä pyydä asiakasta toimittamaan näitä lisäselvityksiä. Asia voidaan määräajan kuluttua käsitellä, vaikka asiakas ei olisi toimittanut näitä selvityksiä. Jos asiakas ei ole ilmoittanut määräpäivää lisäselvitysten toimittamiselle, pyydä lisäselvitykset edellä kuvatulla tavalla. 11

Asiakas voi toimittaa lisäselvityksen sen luonteen huomioon ottaen joko suullisesti tai kirjallisesti. Asiakas voi esimerkiksi puhelimitse täydentää hakemuslomakkeella ilmoittamatta jääneitä tietoja. Hakemuksen liitteenä toimitettavat ulkopuolisen tahon antamat selvitykset, kuten palkkatodistus tai vuokrasopimus, on kuitenkin toimitettava kirjallisesti. Etuuskohtaisesti on määritelty, mitkä tiedot asiakkaan tulee aina toimittaa kirjallisesti. Tietoturvasyistä Kelan kanssa ei voi asioida sähköpostitse. Mikäli asiakas kuitenkin toimittaa lisäselvityksen tai liitteitä sähköpostilla, ne hyväksytään. Jos asiakas tiedustelee puuttuvista lisäselvityksistä verkon kautta suojattua yhteyttä käyttäen, voidaan viestiin vastata, ja kertoa puuttuvista selvityksistä. Lue lisää lisäselvitysten toimittamisesta sähköisesti (Ratkaisutyö > Menettelyohjeet > Etuuksien ratkaisutyö > Etuushakemuksia koskeva asiointi sähköpostitse ja faksilla) ja liitetiedostojen vastaanottamisesta muistitikulla, CD:llä tai kännykällä (Asiakaspalvelu > Palveluneuvojalle > Liitetiedostot muistitikulla, CD:llä ja kännykällä). Hakemuslomakkeen täydentäminen Jos asiakkaan toimittama hakemuslomake on puutteellisesti täytetty, älä palauta alkuperäistä hakemusta asiakkaalle täydennettäväksi, vaan pyydä häntä muutoin selvittämään hakemuslomakkeesta puuttuvia tietoja ensisijaisesti suullisesti. Kirjaa asiakkaan asiaan liittyvä suullinen täydennys tai muu tieto OIWAn yhteydenottoon (ei-skannattavissa etuuksissa hakemuslomakkeelle tai erilliselle paperille). Jos kirjaat hakemuslomakkeelle asiakkaan ilmoittamia tietoja, erottele kirjaamasi tiedot asiakkaan omakätisistä merkinnöistä (esim. puumerkilläsi). Jos hakemuslomakkeesta puuttuu allekirjoitus, lue lisää Etuusohje > Vireilletulo. Määräaika lisäselvitysten toimittamiselle Ilmoita lisäselvityspyynnön yhteydessä asiakkaalle määräaika, mihin mennessä pyydetyt lisäselvitykset tulee toimittaa. Kerro samalla, että määräajan kuluttua asia voidaan ratkaista, vaikka asiakas ei olisikaan toimittanut pyydettyä selvitystä. Määräaikaa lisäselvitysten toimittamiselle on yleensä kaksi viikkoa, mutta määräaika voi olla pidempikin, jos selvityksen hankkiminen sitä edellyttää. Määräaika voi olla toisaalta lyhyempikin kuin kaksi viikkoa, jos asiakas kertoo pystyvänsä toimittamaan selvityksen jo aiemmin. Erityisesti ennen hylkäävän päätöksen antamista on hyvä tarkistaa, onko yhteydenotoissa, kommenteissa tai asiakaskirjeissä mainintaa asiakkaan kanssa sovitusta tai hänelle annetusta poikkeavasta määräajasta. Määräaikaa voidaan asiakkaan pyynnöstä pidentää, jos asiakas ei pysty toimittamaan lisäselvityksiä alkuperäiseen määräaikaan mennessä. Jos asiakas pyytää lisäaikaa selvitysten toimittamiseen, sovi hänen kanssaan uusi määräaika, kirjaa se OIWAn yhteydenottoon, liitä tämä odottavaan työhön ja aseta työlle tarvittaessa uusi odottamisaika. Voit antaa lisäaikaa yleensä vain kerran. Tarvittaessa määräaikaa voidaan tämänkin jälkeen pidentää, jos selvityksen viipyminen johtuu asiakkaasta riippumattomista syistä. Älä pyydä samaa kerran jo pyydettyä lisäselvitystä uudelleen. Jos asiakas ei toimita lisäselvitystä määräajassa tai pyydä määräajan pidentämistä, asia voidaan määräajan kuluttua käsitellä käytettävissä olevien tietojen perusteella. 12

Lue lisää asiaratkaisusta ja tutkimatta jättämisestä (Kelanetti > Oikeudelliset ja menettelyohjeet > Hyvä hallinto > Asian ratkaiseminen) Lisäselvitykset - 11.07.2012 Lisäselvitykset vuosilomakustannuskorvauksessa Mikäli vuosilomakustannuskorvaushakemus on puutteellinen, voit kysyä lisätietoja työnantajalta puhelimitse tai pyytää hakijaa täydentämään hakemustaan käyttämällä lisäselvityspyyntökirjeitä. Vuosilomakustannuskorvauksen kirjepohjien etuuslyhenne on VR. Kirjepohjat ovat käytettävissä CICSin APKY-aloitusvalikon kautta. Määrä - 13.08.2012 Määrä Työnantajalle maksettavan vuosilomakustannuskorvauksen määrään vaikuttaa niiden kalenterikuukausien lukumäärä, joilta vuosilomaa on vanhempainpäivärahakauden aikana kertynyt; työntekijän vuosityötulo ja korvausta hakeneiden työnantajien lukumäärä. Määrän laskeminen - 05.05.2014 Määrän laskeminen Korvaukseen oikeuttavat kalenterikuukaudet Työnantajalla on oikeus saada korvausta jokaiselta kalenterikuukaudelta, jolta vuosilomaa on vanhempainpäiväraha-ajalta kertynyt edellyttäen, että päivärahapäiviä on kalenterikuukautena vähintään 14. Korvausta maksetaan 2,5 päivältä kalenterikuukaudelta. Kalenterikuukauden vanhempainpäivärahapäivien ei tarvitse olla yhdessä jaksossa (esim. isyysrahaa 6 päivää ja myöhemmin vanhempainrahaa 8 päivää). Vanhempainpäivärahaa voidaan myös maksaa eri lasten perusteella. Vuosilomakustannuskorvauksen edellytyksenä on kuitenkin aina, että työntekijälle on kyseiseltä kalenterikuukaudelta kertynyt lomaa. Esimerkki 1 Valtion palveluksessa oleva työntekijä on hoitovapaalla äitiysrahakauden alkaessa 14.8.2014. Hänelle ei kerry lomaoikeutta elokuulta 2014, koska hänellä ei ole lomanmääräytymiskuukauden aikana virantoimitusta vastaavia päiviä vähintään 18. Vaikka vanhempainpäivärahapäiviä on 14, elokuulta 2014 työnantajalle ei makseta vuosilomakustannuskorvausta. 13

Esimerkki 2 Perheessä on kaksi alle 2-vuotiasta lasta. Isä on ajalla 20.1.-14.2.2014 isyysvapaalla käyttäen nuoremman lapsen perusteella maksettavia isyysrahapäiviä ja ajalla 15.2.-5.3.2014 käyttäen vanhemman lapsen perusteella maksettavia isyysrahapäiviä. Isä jää vanhempainvapaalle ajalle 17.3.-11.4.2014 nuoremman lapsen hoidon vuoksi. Tammi- ja huhtikuun ajalta isän työnantajalla ei ole oikeutta vuosilomakustannuskorvaukseen, koska vanhempainpäivärahapäiviä ei ole tarpeeksi. Helmi- ja maaliskuussa vanhempainpäivärahapäiviä on vähintään 14 kalenterikuukaudessa, joten näiltä kuukausilta työnantajalla on oikeus korvaukseen. Korvauksen perusteena vuosityötulo Vuosilomakustannuskorvaus määräytyy työntekijän vuosityötulon perusteella. Työnantajalle maksettavan korvauksen peruste päivää kohden on kolmassadasosa siitä vuosityötulosta, joka on ollut työntekijälle vuosiloman kertymisajalta maksetun päivärahan perusteena. Jos vakuutetulle maksettu vanhempainpäiväraha on määräytynyt edeltävän etuuden perusteella, korvauksen peruste päivää kohden on kolmassadasosa siitä vuosityötulosta, joka muutoin olisi ollut vakuutetulle maksetun päivärahan perusteena. Jos tällaista vertailutuloa ei ole, ei työnantajalle maksettavaa vuosilomakustannuskorvausta kerry. Myös jos vakuutetulle on maksettu vähimmäismääräisen suuruista vanhempainpäivärahaa vakuutetun vuosityötulojen pienuuden takia, vuosilomakustannuskorvauksen peruste määritellään todellisten vuosityötulojen perusteella. Jos vuosityötuloa ei ole, vuosilomakustannuskorvausta ei kerry. Korvauksen perustetta korotetaan lisäksi kertoimella, jonka suuruus on 1,26. Esimerkki 1 Vanhempainpäivärahakausi kohdistuu ajalle 9.1.2013 26.11.2013, jona aikana työntekijä ei ole työssä. Työnantaja on velvollinen maksamaan työntekijälleen lomapalkan 2 000, josta vanhempainpäiväraha-ajalle kohdistuu 1 800. Työntekijän päivärahan perusteena ollut vuosityötulo on 15 000. Vanhempainpäivärahapäiviä on vähintään 14 päivää jokaisena kuukautena 11 kuukauden aikana ja lomaa on ansaittu kaikilta näiltä kuukausilta. Korvauksen peruste päivää kohden on 15 000 : 300 = 50. Korvaus lasketaan seuraavasti: 50 x (11 x 2,5) x 1,26 = 1 733. Työnantajalle korvataan 1 733. Esimerkki 2 Perheessä on kaksi lasta. Isä on ollut isyysvapaalla vanhemman lapsen hoidon vuoksi ajalla 13.2.-22.3.2014 ja nuoremman lapsen 24.3.-22.4.2014. Isälle on kertynyt vuosilomaa helmi-, maalis- ja huhtikuulta. Vanhempainpäivärahapäiviä on vähintään 14 päivää kaikkina kuukausina, joten työnantajalla on oikeus vuosilomakustannuskorvaukseen. Työnantaja on hakenut korvausta asiointipalvelussa ja ilmoittanut lomapalkan määräksi helmi-, maalis- ja huhtikuulta 250 /kk. Työntekijän vanhemman 14

lapsen perusteella maksetun isyysrahan perusteena ollut vuosityötulo on 25 000 ja nuoremman 35 000. Hakemuksen perusteella tehdään kaksi ratkaisua. Maaliskuun korvaus myönnetään vanhemman lapsen perusteella tehtävässä ratkaisussa. Helmi- ja maaliskuun osalta korvauksen peruste päivää kohden on 25 000 : 300 = 83,33. Korvaus lasketaan seuraavasti: 88,33 x (2 x 2,5) x 1,26 = 556,48. Huhtikuulta korvauksen peruste päivää kohden on 35 000 : 300 = 116,17. Korvaus lasketaan seuraavasti: 116,17 x 2,5 x 1,26 = 365,94. Koska laskennallinen korvaus huhtikuulta on suurempi kuin maksettavan korvauksen enimmäismäärä (250 x 1,26 = 315 ), maksetaan huhtikuulta korvausta 315. Työnantajalle maksettava korvaus on siten yhteensä 556,48 + 315 = 871,48. Sovellettava lainkohta on SVL 1224/2004 14 luku 3. Enimmäismäärä - 05.11.2009 Enimmäismäärä Vuosilomakustannuskorvausta voidaan maksaa enintään se määrä, jonka työnantaja on ollut velvollinen maksamaan vuosilomapalkkana korotettuna kertoimella 1,26. Korvauksen määrä voi näin ollen olla suurempi kuin, mitä työnantaja on maksanut vuosilomapalkkana. (SVL 1224/2004 14 luku 3 ) Useita työnantajia - 31.01.2009 Useita työnantajia Jos työntekijällä on useita työnantajia, korvaus jaetaan työnantajien kesken maksettujen palkkojen suhteessa. Tällöin menetellään vastaavasti kuin silloin, kun työntekijä on saanut useammalta työnantajalta palkkaa ja päiväraha jaetaan työnantajien kesken (SVL 1224/2004 7 luku 4 ). Ilmoitusvelvollisuus - 21.12.2008 Ilmoitusvelvollisuus Työnantajan tulee antaa hakemuksessaan korvauksen maksamisessa tarvittavat tiedot. Tarvittaessa voidaan pyytää erikseen lisäselvitykseksi lomakirjanpitoon perustuva laskelma. Siitä ilmenevät ne samat tiedot, jotka myös työntekijä saa lomanmääräytymisvuoden lomapalkan tai lomakorvauksen määräytymisperusteista sekä maksamisesta. Ratkaiseminen - 05.05.2014 Ratkaiseminen Vuosilomakustannuskorvaushakemus voidaan ratkaista vasta sitten, kun vanhempainpäivärahakausi tai -jakso on päättynyt. Äidin työnantajan hakemuksen voi ratkaista, kun sekä äitiys- että vanhempainrahakausi on päättynyt. Jos äiti pitää vain äitiysrahakauden, voi korvauksen myöntää äitiysrahakauden jälkeen. Sen sijaan isän 15

työnantajan hakemuksen voi ratkaista yksittäisen isyys- tai vanhempainrahajakson jälkeen. Jos työnantaja on toimittanut hakemuksen etukäteen, ennen kuin vanhempainpäivärahakausi on päättynyt, jätetään hakemus odottamaaan. Käsittelypaikka - 12.12.2013 Käsittelypaikka (sisältö) - 24.03.2014 Käsittelypaikka Vakuutuspiiri Terveysosastolla ratkaistavat asiat Työn tasaaminen ETT-osastolla ratkaistavat asiat Keskittämisyksikössä ratkaistavat asiat Muutoksenhaku-, takaisinperintä- ja väärinkäytösasiat Käsittelypaikalla tarkoitetaan tässä ohjeessa etuusasian valmistelu- ja ratkaisupaikkaa. Etuudesta riippuen hakemus valmistellaan ja ratkaistaan asiakkaan kotikunnan mukaan määräytyvässä vakuutuspiirissä siinä vakuutuspiirissä, jossa ruokakunnan asunto sijaitsee (yleinen asumistuki) oppilaitoksen päätoimipisteen mukaisessa vakuutuspiirissä (opintotuki, koulumatkatuki) tai opintotukikeskuksessa tai opintotukilautakunnassa (opintotuki) työn tasaamisen vuoksi muussa kuin kotikunnan mukaan määräytyvässä vakuutuspiirissä keskittämisyksikössä, esim. KV- keskus ja Perintäkeskus ja vammaisten tulkkauspalvelukeskus (VATU-keskus) työpaikkakassassa siinä toimistossa, jonka kanssa palvelujen tuottaja on tehnyt sopimuksen Työkyvyttömyyseläkkeiden ratkaisukeskuksessa (TK - ratkaisukeskus), jossa ratkaistaan kansaneläkkeen työkyvyttömyyseläkeoikeutta ja takuueläkkeen työkyvyttömyyttä koskevat asiat (eräin poikkeuksin) sekä kuntoutustuen jatkoratkaisun yhteydessä eläkkeensaajan asumistuen ja takuueläkkeen maksuunpano, ellei etuuden määräytymisperusteissa ole tapahtunut muutoksia (Työkyvyttömyyseläke > Etuusohje > Ratkaiseminen> Päätöksen antaminen > Työkyvyttömyyseläkkeen ratkaiseminen ja päätöksenanto) Lue lisää työnjaosta kansainvälisissä etuusasioissa (Ratkaisutyö > Kv-asiat > Työnjako kv-asioissa > Työnjako toimistojen ja KV- keskuksen välillä). Turvakieltoasiakkaiden etuusasiat valmistellaan ja ratkaistaan keskitetysti. Lue lisää turvakieltoasiakkaiden ratkaisutyön keskittämisestä (Ratkaisutyö > Menettelyohjeet > Turvakielto). Vakuutuspiiri Etuusasian valmistelu ja ratkaiseminen tapahtuu pääsääntöisesti asiakkaan kotikunnan mukaan määräytyvässä vakuutuspiirissä. 16

Kelan etuusjärjestelmien toiminta pohjautuu henkilön toimistotietoon. Toimisto määräytyy yleensä henkilön väestötietojärjestelmän (VTJ) vakituisen asuinkunnan ja postinumeron mukaan. Jos henkilölle rekisteröidään Kelassa poikkeava toimisto, myös vakuutuspiiri voi muuttua. Toimisto ja vakuutuspiiri näkyvät henkilön henkilötietojen kyselyllä (HEKY) (Ratkaisutyö > Tekniset ohjeet ja SAHA > Henkilön tietojen kysely HEKY > Henkilön yleistiedot > Kuntaja toimistotiedot) Vakuutuspiirin vaihtuminen Jos henkilö muuttaa toiseen vakuutuspiiriin, vastuuyksikkötiedot muodostuvat etuusjärjestelmiin yleensä ohjelmallisesti. Tarvittaessa tulee kuitenkin tehdä henkilötietomuutokset HEMU-aloitusvalikon kautta. Lue lisää Ratkaisutyö > Tekniset ohjeet > Henkilön tietomuutokset HEMU > Yleistiedot > Kunta- ja toimistotiedot. Vakuutuspiirin tulee siirtää asiakasta koskevat vireillä olevat asiat uuteen vakuutuspiiriin käsiteltäviksi. Muutolla toiseen vakuutuspiiriin voi olla vaikutusta myös maksussa oleviin Kelan etuuksiin. Esimerkiksi jos henkilö saa asumistukea, tulee hänelle muuton vuoksi lähettää tarkistushakemus. Vakuutuspiirit tai toimistot voivat keskenään sopia asian käsittelyn siirrosta, jos henkilö esittää, että tietty häntä koskeva etuusasia käsiteltäisiin jossakin muussa toimistossa tai vakuutuspiirissä kuin siinä, jossa hänen asiansa normaalin työnkulun mukaan käsiteltäisiin. Lue lisää vakuutuspiirin vaihtamisesta (Tekniset ohjeet > Henkilötietojen muutokset). Työn tasaaminen Työn tasaamisesta johtuen hakemuksia voidaan siirtää ratkaistavaksi muualla kuin kotivakuutuspiirissä siten kuin siitä on erikseen sovittu. Työn tasaamisesta sovitaan vuosittain tulossopimuksissa. Tämän lisäksi työntasausosapuolten keskinäisellä sopimuksella sovitaan tarkemmin esimerkiksi osapuolten vastuista ja velvollisuuksista. Keskittämisyksikössä ratkaistavat asiat Kelassa on keskitetty etuuksien valmistelu- ja ratkaisutoimintaa. Kun etuuden ratkaisutoiminta on keskitetty, asiakkaan etuushakemusta ei valmistele eikä ratkaise kotivakuutuspiiri vaan keskittämisyksikkö. Keskittämistä on tehty sekä koko Kelan tasolla että vakuutuspiireissä. Keskitetyt etuudet #haulla löydät tietoa siitä, miten etuustyötä on keskitetty valtakunnallisesti, alueilla ja vakuutuspiireissä. Terveysosastolla ratkaistavat asiat Terveysosastolla ratkaistaan työnantajan työterveyshuoltoa koskeva hakemus eräin edellytyksin (Työterveyshuolto > Etuusohje) Suomen ja muiden EU tai Eta valtioiden ja Sveitsin välinen sairaanhoitoetuuksien maksuunpano, tilastointi ja rahoitus (Laskutustyö tehdään KV-keskuksessa) 17

Vantaa-Porvoon vakuutuspiirissä ratkaistavat asiat perhe-eläkkeen leskeneläkehakemus silloin, kun edunjättäjä on kuollut ennen 1.7.1990 ja hakijan tietoja ei ole siirretty RAKE- järjestelmään Jos kansaneläke-, asumistuki- tai vammaisetuusratkaisuun sovelletaan KEL 72 :n 1 momentin, EAL 30 1 momentin tai VTL 30 :n mukaista regressimenettelyä, vakuutuspiiri vahvistaa toimiston antaman väliaikaisen päätöksen. Jos kansaneläkettä, ylimääräistä rintamalisää ja eläkkeensaajan asumistukea koskevaan ratkaisuun sovelletaan KEL 72 :n 2 momentin ja EAL 30 :n 2 momentin mukaista regressimenettelyä, vakuutuspiiri oikaisee edellä mainittuja etuuksia koskevat päätökset. Eläke- ja toimeentuloturvaosastolla ratkaistavat asiat Eläke- ja toimeentuloturvaosasto hoitaa Suomen ja muiden EU-jäsenvaltioiden välinen työttömyysturvan laskutuksen. Muutoksenhaku-, takaisinperintä- ja väärinkäytösasiat Muutoksenhakuasia Muutoksenhakuasia käsitellään siinä yksikössä, joka on antanut valituksenalaisen päätöksen. Takaisinperintä Kotivakuutuspiiri, etuuden vastuuyksikkö tai työntasaamisen johdosta muu vakuutuspiiri ratkaisee liikaa maksetun etuuden takaisinperinnän, antaa siitä päätöksen ja vastaa päätöksestä sen lainvoimaiseksi tuloon saakka. Lue lisää takaisinperintäpäätöksen antopaikasta (Menettelyohjeet > Takaisinperintä > Takaisinperintäpäätös > Antopaikka) Kotivakuutuspiiri ja etuuden vastuuyksikkö vastaavat myös perintätoimenpiteistä Perintäkeskuksen vastuulle siirtymiseen saakka. Jos asiakkaan perintäasiat eivät eräänny, perintä hoidetaan kotivakuutuspiirissä tai etuuden vastuuyksikössä loppuun saakka. Kelan perintäkeskuksessa hoidetaan erääntyneiden saatavien perintä keskitetysti. Saatava katsotaan erääntyneeksi, kun sen takaisinperinnästä annettu päätös on tullut lainvoimaiseksi eikä asiakas ole maksanut saatavaa sovitulla tavalla. Perintäkeskus hoitaa perintätoimenpiteet sellaisten etuuksien osalta, joiden takaisinmaksua seurataan ohjelmallisesti YHTE- takaisinperintäjärjestelmässä. Kotivakuutuspiiri huolehtii pääsääntöisesti RAKE- järjestelmän perinnöistä. Perintäkeskus Perintäkeskuksella on kuusi yksikköä, jotka sijaitsevat Helsingissä, Lahdessa, Tampereella, Jyväskylässä, Lappeenrannassa ja Rovaniemellä. Perintäkeskuksessa hoidetaan myös muita täytäntöönpanoon liittyviä tehtäviä kuten velkajärjestelyt ja - sovinnot, kuolinpesältä ja sen osakkailta perimiset sekä täytäntöönpanon lopettamista ja jatkamista koskevat päätökset (ns. toivottomat perinnät YHTE - etuuksien osalta). Perintäyksikkö hoitaa sekä Suomessa että ulkomailla asuviin velallisiin kohdistuvat perintätoimet. 18

Lue lisää saatavien perinnästä (Menettelyohjeet > Takaisinperintä > Erääntyneiden saatavien perintä) Väärinkäytösepäily Useimmiten epäily väärinkäytöksestä syntyy liikamaksun havaitsemisen yhteydessä. Vakuutuspiirin tulee tarvittaessa selvittää, onko kyseessä väärinkäytösasia. Aluejohtajien yleisiin toimivaltuuksiin kuuluu määrätä alueellaan siitä, miten rikosilmoitusten tekemiseen liittyvät asiat hoidetaan, joten kukin vakuutusalue antaa tarkemmat ohjeet noudatettavasta menettelystä. Aluejohtaja voi päättää asian lähettämisestä esitutkintaan tai delegoida päätösvaltaansa toimiston, toimistonjohtajan tai muun alaisensa toimihenkilön päätettäväksi. Lue lisää väärinkäytöksistä (Ratkaisutyö > Menettelyohjeet > Väärinkäytökset) Esteellisyys - 02.01.2014 Esteellisyydestä Hallintolaissa säädettyjä virkamiesten esteellisyysperusteita sovelletaan Kelan toimihenkilöihin. Olet esteellinen, jos asia koskee omaa tai läheisesi oikeutta, etua tai velvollisuutta asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa sinulle tai läheisellesi sinä tai läheisesi avustaa tai edustaa asianosaista tai sitä, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa tai on olemassa jokin muu esteellisyysperuste (palvelus- tai toimeksiantosuhde, asema yhteisössä, viraston tai laitoksen ohjaus ja valvonta) tai luottamus puolueettomuuteesi vaarantuu muusta erityisestä syystä Olet esteellinen osallistumaan asian valmisteluun ja ratkaisemiseen silloin, kun asian käsittelyn puolueettomuus saattaa ulkopuolisen silmin vaarantua. Sinun on kuitenkin ensisijaisesti itse havaittava ja todettava oma esteellisyytesi ilman, että siihen vedotaan. Samaa asiaa aikaisemmin käsitellyt henkilö on esteellinen käsittelemään sitä uudestaan toisessa elimessä, esimerkiksi muutoksenhakuasteessa. Voit kuitenkin käsitellä aiemmin ratkaisemasi asian itseoikaisuna, valmistella siitä muutoksenhaun johdosta annettavan lausunnon sekä käsitellä uudelleen muutoksenhakuelimen palauttaman asian. Katso myös hallintolain soveltaminen etuusasioissa -ohjeesta Toimihenkilön esteellisyys Lääkärin esteellisyys Tarkastajan esteellisyys Tulkin esteellisyys Käsittely- ja ratkaisukielto - 02.01.2014 Käsittely- ja ratkaisukielto Jos olet esteellinen, et saa käsitellä tai ratkaista asiaa etkä olla läsnä asiaa käsiteltäessä, jottei läsnäolosi vaikuta asian käsittelyyn. 19

Tästä voidaan kuitenkin poiketa asian laadun vuoksi sellaisissa avustavissa tehtävissä, jotka eivät vaikuta asian ratkaisuun kuten rekisteröinti, kirjaaminen, diariointi, tekstinkäsittely, kopiointi ja postitus tai jos asian käsittelyä ei voida lykätä (esimerkiksi kiireelliset toimenpiteet yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, harvinaisia Kelassa). Esteellisyyden todentaminen - 02.01.2014 Esteellisyyden toteaminen Sinun on ensisijaisesti itse havaittava ja todettava oma esteellisyytesi, ilman että siihen vedotaan. Jos katsot itsesi esteelliseksi käsittelemään tai ratkaisemaan asiaa, siirrä asia toisen toimihenkilön käsiteltäväksi. Keskustele siirrosta tarvittaessa esimiehesi kanssa. Jos asiakas esittää väitteen asiaa käsittelevän toimihenkilön esteellisyydestä, väitteeseen on viipymättä otettava kanta ja esteellisyysasia ratkaistava. Esteelliseksi väitettyä on kuultava (yleensä suullisesti). Esteellisyysväitteen esittämiselle ei ole säädetty määräaikaa ja se voidaan esittää missä tahansa käsittelyvaiheessa. Esteellisyysepäily voi kuitenkin syntyä myös ilman asiakkaan väitettäkin. Jos esteellisyys todetaan, on nopeasti ryhdyttävä tarpeellisiin toimiin eli hankittava sijainen tai varamies. Kun asia siirretään toisen toimihenkilön käsiteltäväksi, ei tarvitse tehdä nimenomaista kirjallista päätöstä esteellisyysväitteen vuoksi, ellei asiakas sellaista pyydä, vaan tällainen siirto voidaan katsoa kannan ottamiseksi ja esteellisyysasian ratkaisuksi. Mikäli todetaan, ettei asiassa ole esteellisyyttä ja että esteelliseksi väitetty toimihenkilö voi jatkaa asian käsittelyä, tulee asiassa tehdä kirjallinen päätös. Tällainen päätös on perusteltava, eikä siihen ole oikeutta hakea erikseen oikaisua tai muutosta valittamalla, vaan ainoastaan kyseisen etuusasiassa annettavan päätöksen yhteydessä. Kuuleminen - 09.09.2010 Kuuleminen (sisältö) - 02.01.2014 Kuuleminen Asiakkaan on esitettävä riittävä selvitys etuusasian ratkaisemiseksi. Yleensä asiakas täyttää oman selvitysvelvollisuutensa täyttämällä huolellisesti hakemuslomakkeen sekä toimittamalla vaadittavat tiedot ja liitteet. Kela kuitenkin vastaa siitä, että asia tulee selvitetyksi. Kela voi hankkia asian ratkaisemiseksi tarpeelliset tiedot ja selvitykset joko itse tai pyytämällä asiakasta hankkimaan ne. Lue lisää asian selvittämisestä (Kelanetti > Hallinto ja kehittäminen > Oikeudelliset ja menettelyohjeet > Hyvä hallinto > Selvittäminen). 20

Milloin asiakasta on kuultava? - 02.01.2014 Milloin asiakasta on kuultava? Periaatteessa Kelalla ei voi olla enempää tietoa asiakkaan asioista kuin asiakkaalla itsellään. Tämän vuoksi sinun tulee kuulla asiakasta esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: Kelaan on tullut asiakasta koskevia uusia tietoja ja selvityksiä, joiden vaikutuksesta hänellä ei ole tietoa ja jotka voivat johtaa etuuden lakkauttamiseen, hylkäämiseen joko kokonaan tai osittain tai muutoin voivat vaikuttaa asian ratkaisemiseen hänelle epäedulliseen suuntaan. Tällaisia uusia selvityksiä voivat olla esimerkiksi lääkärinlausunnot tai muiden tekemät vaatimukset. Asiakkaasta on ristiriitaisia selvityksiä, esimerkiksi eri etuuksia varten annetut tiedot poikkeavat toisistaan. Jos asiakas on itse pyytänyt Kelaa hankkimaan häntä koskevan selvityksen (esimerkiksi työnantajalta), tulee asiakasta kuulla myös tästä selvityksestä, jos saatu selvitys voi johtaa asiakkaalle epäedulliseen lopputulokseen eikä asiakkaan voida katsoa olevan tietoinen selvityksen sisällöstä. Asiakasta ei tarvitse kuulla, jos hakemus hyväksytään kaikilta osin ratkaisu perustuu yksinomaan hakijan esittämään selvitykseen (asiaa ei kuitenkaan saa ratkaista pyytämättä tarpeellisia lisäselvityksiä) asia etuuslaiessa määritellyissä tilanteissa saadaan ratkaista asiakasta kuulematta Muutoin kuuleminen on tarpeetonta vain poikkeustapauksissa. Tällainen tilanne syntyy esimerkiksi silloin, kun kunta tai sosiaalilautakunta vaatii etuutta maksettavaksi itselleen toimeentulotukilain (1412/1997 23 ) tai asiakasmaksulain (734/1992 14 ) perusteella. Kela ei voi tällöin maksaa etuutta laillisin vaikutuksin hakijalle itselleen, mikäli maksun vaatimuksesta on ilmoitettu Kelalle vähintään kaksi viikkoa ennen maksupäivää. Kuulematta jättäminen on menettelyvirhe, jonka korjaaminen edellyttää yleensä asian käsittelemistä uudelleen. Lue lisää virheen korjaamisesta (Menettelyohjeet > Etuuksen ratkaisutyö > Päätöksen oikaisu ja poistaminen). Miten kuullaan? - 02.01.2014 Miten kuullaan? Asiakasta kuullaan pääsääntöisesti kirjallisesti etuuskohtaisilla kuulemiskirjeillä. Asiakas voi antaa vastauksensa kirjallisesti tai suullisesti. Suullinen vastaus kuulemiseen on dokumentoitava OIWAn yhteydenottoon. Liitä yhteydenotto siihen työhön, johon vastausta on pyydetty. Kerro kuulemispyynnössä asiakkaalle kuulemisen tarkoitus(mitä selvitystä saatu ja miten saatu selvitys saattaa vaikuttaa asiakkaan etuusasiaan) määräaika, mihin mennessä asiakkaan on vastattava (yleensä 2 viikkoa) ja se, että vastaamatta jättäminen ei estä asian ratkaisua. 21

yksilöi tarvittaessa, mistä seikoista selitystä pyydetään. Tarvittaessa asiakkaalle on varattava mahdollisuus tutustua kuulemisen kohteena oleviin asiakirjoihin (toimitetaan jäljennökset tai varataan mahdollisuus muutoin tutustua asiakirjoihin esimerkiksi toimistossa), ellei asianosaisjulkisuutta ole rajattu julkisuuslaissa (621/1999 11 ). Kuulemisvelvollisuus on täytetty, kun asiakkaalle on varattu tilaisuus antaa selityksensä. Asia voidaan tällöin ratkaista, vaikka asiakas ei vastaa kuulemiseen määräajassa. Lue lisää Hallintolain soveltaminen etuusasioissa > Asianosaisen kuuleminen Etuushakemuksia koskeva asiointi sähköpostilla ja faksitse Yleisohje laista sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa Päätöksen antaminen - 13.08.2009 Päätöksen antaminen Ratkaise asia ilman aiheetonta viivästystä ja anna kirjallinen päätös. Päätöksen antaminen (sisältö) - 02.01.2014 Päätöksen antaminen Etuuspäätökset ovat hallintopäätöksiä. Hallintopäätöksellä tarkoitetaan viranomaisen hallintoasiassa tekemää ratkaisua, jolla on asian käsittelyn päättävä vaikutus. Päätöksen antamisesta ja päätöksen sisällöstä on kerrottu hallintolain soveltamisesta etuusasioissa annetussa ohjeessa. Hakijalle tulee yleensä antaa kirjallinen päätös etuuden myöntämisestä, epäämisestä/ hylkäämisestä, lakkauttamisesta, tarkistamisesta, oikaisemisesta ja takaisinperinnästä. Kun etuus lakkautetaan etuudensaajan kuoleman johdosta, ei lakkautuksesta kuitenkaan anneta päätöstä. Kuitenkin jos lakkautusta ei ole tehty ajoissa ja etuudesta syntyy liikamaksua, on lakkautuksesta kuitenkin annettava päätös. Lue lisää päätöksen antamisesta kuolemantapauksissa. Eläke- tai vammaisetuuden maksamisen keskeyttämisestä (väliaikainen keskeytys, laitoshoitokeskeytys, keskeytys vankilassaolon vuoksi) annetaan aina päätös. Päätös annetaan vain pyynnöstä myönteisestä ratkaisusta sairaanhoitokorvausten suorakorvausmenettelyssä indeksitarkistuksesta johtuvasta etuuden tarkistamisesta. Lainmuutoksen yhteydessä voidaan säätää erikseen siitä, annetaanko lainmuutoksesta johtuvasta etuuden tarkistamisesta päätös. Kun etuus tarkistetaan viran puolesta lainmuutoksen vuoksi, ei tarkistuksesta aina anneta päätöstä muutoin kuin etuudensaajan pyynnöstä. 22

Etuuspäätös annetaan pääsääntöisesti lopullisena ja siihen voi hakea muutosta siten kuin etuuslainsäädännössä on säädetty. Tietyissä tilanteissa päätös tulee kuitenkin antaa väliaikaisena. Päätöksen antamisesta väliaikaisena kerrotaan etuuskohtaisissa ohjeissa, muutoksenhaku-ohjeessa ja päätöksen oikaisu ja poistaminen -ohjeessa. Etuuspäätökset annetaan maksutta. Päätökset annetaan suomeksi tai ruotsiksi VTJ:sta saatavan asiakkaan kielitiedon perusteella. Päätöksen antamisesta on erityissäännös seuraavissa etuuslaeissa: Kansaneläkelaki 568/2007 63 Laki eläkkeensaajan asumistuesta 571/2007 24 Laki vammaisetuuksista 570/2007 22 Laki kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 566/2005 45 Työttömyysturvalaki 1290/2002 11:3 Etuuskohtaisissa ohjeissa on kerrottu, kenelle päätös tulee antaa. Päätöksensaajat - 21.12.2008 Päätöksensaajat Päätös vuosilomakustannuskorvauksesta annetaan työnantajalle. Maksaminen - 05.05.2014 Maksaminen Vuosilomakustannuskorvaus maksetaan jälkikäteen vanhempainpäivärahakauden tai - jakson päätyttyä (SVL 1224/2004 14 luku 2 ). Äidin työnantajalle korvaus maksetaan äitiys- ja vanhempainrahakauden päätyttyä tai äitiysrahakauden päätyttyä, jos äidille on myönnetty vain äitiysraha. Isän työnantajalle korvaus voidaan maksaa jokaisen yksittäisen isyysrahajakson jälkeen tai isälle myönnetyn vanhempainrahajakson jälkeen. Maksuosoite ja maksunsaaja - 21.12.2008 Maksuosoite ja maksunsaaja Vuosilomakustannuskorvaus maksetaan työnantajalle työnantajan ilmoittamalle pankkitilille. Ennakonpidätys - 16.08.2012 Ennakonpidätys Vuosilomakustannuskorvauksesta ei tehdä ennakonpidätystä. 23