SUOMEN ELINKEINOELÄMÄN KESKUSARKISTON SÄÄTIÖ SUOMEN ELINKEINOELÄMÄN KESKUSARKISTO Toimintakertomus 2009 Mikkeli 2010
Sisältö Toiminta lyhyesti... 2 Hallinto... 3 Talous... 4 Henkilöstö... 5 Asiakirjojen säilyttäminen... 7 Tietopalvelu... 10 Projektit ja hankkeet... 11 Viestintä... 13 Muu toiminta... 14
Arvomme Arvostamme suomalaista yrittäjyyttä ja pidämme tärkeänä yhteiskunnallisena tehtävänämme saada talteen elinkeinoelämän asiakirjallista historiaa, Toimimme siten, että rahoittajat saavat vastinetta taloudelliselle panostukselleen, Palvelemme asiakkaittamme luotettavasti, tasapuolisesti ja tehokkaasti, Noudatamme ICA:n vahvistamia arkistoammattilaisten eettisiä sääntöjä, Olemme esimerkillinen työnantaja. Miissiiomme Tallennamme luotettavasti ja turvallisesti suomalaisen elinkeinoelämän asiakirjatietoa, edistämme vastaanotetun arkistoaineiston käyttämistä ja hoidamme asiakirjoihin liittyvää tietopalvelua. Viisiiomme 2015 Olemme kansallisesti ja kansainvälisesti tunnettu monipuolisia asiakaslähtöisiä sähköisiä ja perinteisiä arkistopalveluja tarjoava arkisto. 1
Toiimiinta llyhyestii Toiminta lyhyesti Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston Säätiön 28. toimintavuosi oli työntäyteinen. Asiakirjoja otettiin vastaan edellistä toimintavuotta enemmän. Vaikka talouselämä oli keskellä taantumaa, yritysten vaikeudet eivät juuri näkyneet asiakirjojen luovutuksissa. Vain muutamassa tapauksessa syynä oli yrityksen konkurssi. Edellisvuosien tapaan siirtomotiiveina olivat tarve saada arvokas arkisto talteen tai kiinteistöjärjestelyt. Tosin taustalla saattoi olla yrityksen toiminnan rakennejärjestelyjä. Tietopalvelun volyymi ei poikennut aikaisemmista vuosista. Käyttäjäkunnan laajentamiseksi ja tietoisuuden lisäämiseksi Elkan palveluista aloitettiin verkkolehden suunnittelu. Elka oli mukana erilaisissa kansallisissa ja paikallisissa kehittämishankkeissa ja projekteissa. Useat niistä liittyvät sähköiseen arkistointiin. Digitaalisuus oli voimakkaasti esillä myös käytännön toiminnassa. Asiakirjoja digitoitiin viidessä eri hankkeessa Elkan tiloissa ja Mikkelin ammattikorkeakoulussa. Sota-arkiston kunnostamisprojektissa 2009 oli ensimmäinen kokonaan puolustusministeriön rahoituksella toteutettu toimintavuosi. Projektissa tehtiin paljon, uraauurtavaakin työtä työmenetelmien kehittämisessä, minkä tuloksena järjestelytyötä voitiin nopeuttaa. Työn laatu sai tilaajalta tunnustusta. Elkaa sen toiminnan alusta lähtien johtanut Matti Lakio jäi eläkkeelle syyskuun alussa. Arkistonjohtaja Lakion aikana Elkasta on kasvanut suuri ja valtakunnallisesti merkittävä keskusarkisto. Elämäntyöstään arkistonjohtaja Lakio sai Keskuskauppakamarin ja Arkistoyhdistyksen tunnustukset. Uudeksi arkistonjohtajaksi valittiin Elkan tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö, fil. maist. Jarmo Luoma-aho. 2
Halllliinto Hallinto Valtuuskunta Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston Säätiön valtuuskunta on toimintaa valvova ja tukeva elin. Valtuuskunnan jäsenten toimikausi on kaksi vuotta. Vuosikokouksesta 2009 alkaen valtuuskuntaan ovat säätiön perustajaorganisaatioiden nimeäminä kuuluneet seuraavat jäsenet: Elinkeinoelämän keskusliitto EK johtaja Eeva-Liisa Inkeroinen 3/2009-3/2011 - varajäsen viestintäpäällikkö Helvi Kaijomaa johtaja Esko Keskinen 3/2009-3/2011 - varajäsen viestintäjohtaja Tarja Virmala Etelä-Savon kauppakamari toimitusjohtaja Jukka Tikka 3/2008-3/2010 - varajäsen aluejohtaja Esko Pitkänen Etelä-Savon maakuntakuntaliitto agronomi Marita Mattila 3./2008-3/2010 - varajäsen fil. maist. Raine Lehkonen Helsingin kauppakorkeakoulu professori Kari Lilja 3/2009-3/2011 - varajäsen johtaja Pentti Mustalampi Keskuskauppakamari osastopäällikkö Lasse Lehman 3/2009-3/2011 - varajäsen tiedotuspäällikkö Anja Mertanen Liikearkistoyhdistys ry. suunnittelupäällikkö Ritva Toivonen 3/2009-3/2011 - varajäsen suunnittelija Matti Happonen Liikesivistysrahasto toimitusjohtaja Mirja Haavikko 3/2009-3/2011 - varajäsen toimitusjohtaja Kari Asp Mikkelin kaupunki kehitysjohtaja Heikki Malinen 3/2008-3/2010 - varajäsen kehittämispäällikkö Kimmo Airas kaupunginlakimies Ari Liikanen 3/2008-3/2010 - varajäsen ohjelmajohtaja Sune Lehkonen toimitusjohtaja Raimo Räsänen 3/2008-3/2010 - varajäsen apulaiskaupunginjohtaja Eero Kaitainen Stiftelsen för Åbo Akademi professori Gunilla Widén-Wulff 3/2008-3/2010 - varajäsen toimitusjohtaja Kjell Sundström Suomen Kulttuurirahasto dosentti Sakari Heikkinen 3/2008-3/2010 - varajäsen dosentti Susanna Fellman Valtuuskunnan puheenjohtajana on toiminut johtaja Eeva-Liisa Inkeroinen ja varapuheenjohtajana kaupunginlakimies Ari Liikanen. Valtuuskunnan vuosikokous pidettiin 13.3.2009. Lisäksi valtuuskunta kokoontui 26.6.2009, jolloin käsiteltiin säätiön sääntöjen muuttamista. 3
Hallitus Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston Säätiön hallitus vastaa säätiön toiminnasta ja sen tarkoituksen toteutumisesta. Hallitukseen nimeää Mikkelin kaupunki kaksi jäsentä. Muut jäsenet valitsee säätiön valtuuskunta. Vuonna 2008 valittujen hallituksen jäsenten toimikausi on kaksi vuotta. Vuonna 2009 hallitukseen kuuluivat: Pertti Voutilainen, vuorineuvos, puheenjohtaja Markku Järvenpää, hallintojohtaja, varapuheenjohtaja Markku Kuisma, professori Asko Miettinen, professori Kimmo Mikander, kaupunginjohtaja Carl-Magnus Roos, erikoistutkija Tytti Voutilainen, maakunta-arkiston johtaja Hallitus kokoontui kuusi kertaa 27.1., 13.3., 3.4., 27.5., 27.8. ja 26.10. Sääntöuudistus Patentti- ja rekisterihallitus hyväksyi säätiön sääntöjen sääntömuutoksen 10.11.2009. Uudistetut säännöt vastaavat teknisesti ja kirjoitusasultaan tämänhetkistä toimintaympäristöä. Merkittävin muutos on liiketoiminnan mahdollistaminen säätiölain sallimissa puitteissa. Säätiö sai myös virallisen ruotsinkielisen nimimuodon: Stiftelsen för Centralarkivet för Finlands Näringsliv. Strategia 2010 2015 Syksyllä aloitettiin Elkan strategian määrittely vuosille 2010 2015. Työtä tehtiin osittain tiimityönä. Strategiaa käsitellään säätiön hallituksessa vuonna 2010. Talous Tallous Toiminnan kokonaiskulut olivat 2.228.954,34. Puolustusministeriötä laskutettiin sotaarkiston kunnostusprojektin toteutuneiden kulujen mukaisesti. Elinkeinoelämän päätearkistotoiminnan ylläpitoon Elka sai lakisääteistä valtionapua. Mikkelin kaupunki, arkistojaan luovuttaneet yritykset ja Elkan säätiö vastasivat kuluista, jotka ylittivät valtionapuosuuden. Lisäksi opetusministeriö rahoitti kahta digitointiprojektia. Kokonaismenoista 88 % oli henkilöstö- ja kiinteistömenoja. Varsinaiseen toimintaan käytettävissä olleet varat menivät pakollisiin hankintoihin ja ylläpitokuluihin. Suurimmat toimintamenoerät olivat arkistokotelot, atk-laitteet ja -linjayhteydet, leasing- ja käyttömaksut, digitaalinen säilyttäminen ja matkustuskulut. Toiminnan kehittämiseen ei varoja riittänyt. Valtionavulla rahoitettava toiminta tuotti tappiota 25.485,09, mihin syinä olivat budjetoitua suuremman erikoiskokoisten arkistokoteloiden hankintaerä ja kiinteistökulujen kasvaminen. Valtionaputoiminnan tappiota katettiin yrityksiltä arkistojen järjestämis- ja luettelointityöhön varatuilla rahoilla. Koko toiminnan ylijäämä kertomusvuonna oli 9.135,39. 4
Henkiillöstö Henkilöstö Vahvuus Vuoden 2009 aikana Elkassa oli 33 toistaiseksi voimassa olevassa ja neljä määräaikaisessa työsuhteessa olevaa työntekijää sekä kaksi tuntityöntekijää. Sota-arkiston järjestämisprojektissa oli 22 henkilöä. Näistä 21 työskenteli Mikkelissä sekä yksi henkilö ja tuntityöntekijät Helsingissä. Muun henkilökunnan sijaintipaikka oli Mikkeli. Lisäksi vuoden aikana oli kuusi työharjoittelijaa. Elkaa sen toiminnan alusta alkaen johtanut arkistonjohtaja Matti Lakio jäi eläkkeelle syyskuussa 2009. Matti Lakion aikana Elka kasvoi suureksi ja valtakunnallisesti merkittäväksi päätearkistoksi. Tunnustuksena elämäntyöstään arkistonjohtaja Lakio palkittiin Keskuskauppakamarin ansiomerkillä ja Arkistoyhdistyksen kunniamaininnalla. Uudeksi arkistojohtajaksi valittiin Elkan tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö, filosofian maisteri Jarmo Luoma-aho. Nimityskierroksen tuloksena palkattiin yksi uusi arkistonjärjestäjä. Lisäksi sota-arkiston järjestämisprojektiin palkattiin yksi arkistonjärjestäjä lisää vuoden 2010 alussa. Henkilökunta Alm Olli, fil. maist. tiiminvetäjä, tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö 1.10.2009 - Finnilä Arja, artesaani, arkistonjärjestäjä Halminen Raili, yo-merkonomi, arkistonjärjestäjä Huolman Esa, fil. maist. tutkimus- ja logistiikkavastaava Junter Leena, insinööri, digitoija Kiesiläinen Susanna, tradenomi, arkistonjärjestäjä Kilkki Kaija, kodinhoitaja, tietopalvelusihteeri Klemola Mari, merkonomi, arkistonjärjestäjä Kolehmainen Ari, fil.maist, arkistonjärjestäjä Kontturi Esko, rakennusmestari, arkistonjärjestäjä Kortekallio Anneli, merkonomi, tietopalvelusihteeri Laakkonen Rauno, virastomestari, tietopalvelusihteeri Lakio Matti, valt. maist., arkistonjohtaja 31.8.2009 saakka Lehto Juha, hum. kand., arkistonjärjestäjä (tuntityöntekijä) Lehtonen Jari, yo-merkonomi, it-asiantuntija Lintunen Asko, arkistonjärjestäjä, digitoija, 6 3. 31.12.2009 Liukkonen Jukka, tradenomi, tiiminvetäjä Luoma-aho Jarmo, fil. maist., tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö, arkistonjohtaja 1.9.2009 - Muinonen Sari, fil. maist., arkistonjärjestäjä 16.11. 31.12.2009 Mäkelä Irma, yrittäjän MBA, tiiminvetäjä Mäkinen Pekka, fil. maist., arkistonjärjestäjä Niskanen Sakari, datanomi, arkistonjärjestäjä Nousiainen Pasi, tradenomi, arkistonjärjestäjä Nupponen Sirpa, hallintonotaari, taloussihteeri Nuutinen Sakari, dipl.ins., projektipäällikkö Oikkonen Jouko, teknikko, arkistonjärjestäjä Pakarinen Tuija, artesaani, arkistonjärjestäjä Pantzar Tuija, kartanpiirtäjä, arkistonjärjestäjä Pesonen Jari, autoteknikko, arkistonjärjestäjä Pylvänäinen Kalevi, yo-merkonomi, digitoija 23.3. 31.12.2009 Pöyry Kaija, arkistonjärjestäjä Rasa Sari, fil. maist., arkistonjärjestäjä, tiiminvetäjä 1.10.2009 - Rissanen-Laitinen Eeva Liisa, artesaani, arkistonjärjestäjä 5
Roivas-Alm Elina, hum. kand., arkistonjärjestäjä 1.8. 30.9., 1.10.2009 Seppänen Sirpa, yo-merkonomi, tietopalvelusihteeri Sorsa Vesa, fil. yo, arkistonjärjestäjä (tuntityöntekijä) Strömberg Heljä, tradenomi, tietopalvelusihteeri Valo Johannes, fil. maist., tiiminvetäjä Vilén Tommi, yo-merkonomi, arkistomestari Työharjoittelijat: Lintunen Asko 5.1. 5.3.2009 Montonen Kirsti, yo-merkonomi 1.12. 18.12.2009 Pylvänäinen Kalevi, yo-merkonomi 23.2. 22.3.2009 Saari Jani, yo 5.1. 31.5. Vilén Petri, opiskelija 2.12. 31.12.2009 Väisänen Eero, peruskoululainen 28.9. 9.10.2009 Henkilökunta ryhmäkuvassa elokuussa Koulutus Henkilökuntaa on osallistunut arkistoalan kursseille ja seminaareihin. Kertomusvuonna kolme henkilöä suoritti Mikkelin ammattikorkeakoulussa sähköisen asioinnin ja arkistoinnin ylempää amk-tutkintoa ja kaksi henkilöä sähköisen asioinnin ja arkistoinnin erikoistumisopintoja sekä yksi henkilö Arkistolaitoksen ylempää arkistotutkintoa. Sisäisenä koulutuksena järjestettiin arkistojen järjestämiseen ja luettelointiin sekä tietopalveluun liittyviä tilaisuuksia. 6
Työsuojelutoiminta Henkilökunta kuuluu pakollisen työterveyshuollon piiriin. Työsuojelussa kiinnitettiin huomioita erityisesti työn pölyisyyden vähentämiseen. Työsuojelutoimikunta teki henkilökunnalle kyselyn työolosuhteista. Siinä ilmenneitä kehittämistarpeita on huomioitu henkilöstöhallinnossa. Tyky-toiminta Työkykyä ylläpitävän toiminnan painopisteenä oli omatoimisen fyysisen kunnon edistäminen. Motivointitilaisuudet järjestettiin Kyyhkylässä 14.5. ja Visa-areenalla 10.9. Etelä- Savon liikunnan edustajat kertoivat henkilökohtaisen kunnon kohentamiseen liittyvästä palvelustaan 15.10. Lisäksi Elkalla ja Mikkelin maakunta-arkistolla on ollut yhteinen sählyvuoro. Kuntonyrkkeilyä Visa-areenalla. Heljä Strömberg kanveesissa, Sakari Nuutinen julistaa Sari Rasan voittajaksi. Asiiakiirjjojjen säiillyttämiinen Asiakirjojen säilyttäminen Aineistojen vastaanottaminen Vuoden 2009 aikana otettiin vastaan uutta asiakirja-aineistoa seuraavasti (suluissa v. 2008): eri luovuttajia 69 kpl (75) luovutuksia 81 kpl (85) arkistoja 880,62 hm (675,37) valokuvia 51567 kpl (51623) liikkuvaa kuvaa 2.013 kpl (540), 667,5 h (179) äänitteitä 161 kpl (20), 118 h (15) karttoja ja piirustuksia 7811 kpl (27100) sähköistä aineistoa 1379 tiedostoa, 381 MT (2008 ei tilastoitu) Asiakirja-aineistoa otettiin vastaan edellistä vuotta enemmän. Kuten aiemminkin, vuonna 2009 Elkaan siirrettiin yrityksiltä tekstiasiakirjojen lisäksi paljon eritysaineistoja, kuten 7
liikkuvan kuvan tallenteita. Myös asiakirjahallinnon sähköistyminen näkyy luovutuksissa. Yritykset lähettivät Elkaan pääasiassa digitaalisia kuvia ja videoita. Keskimääräinen arkistonluovutus oli 10,87 hm. Suurimmat määrät asiakirjojaan luovuttivat mainostoimisto Sek & Grey, M-real Lielahti, Neste Oil, Stora Enso, Paulig ja Elintarviketeollisuusliitto. Lisäksi yrityksiltä tuli täydennyksiä aikaisemmin luovutettuihin aineistoihin. Merkittävää yrityshistoriaa saatiin talteen, kun Suomen vanhimman yrityksen, Frenckellin kirjapainon arkisto luovutettiin Elkaan kesällä 2009. Valitettavasti konkurssiin ajautunut yritys ei enää voinut jatkaa toimintaansa. Luovutus noteerattiin valtakunnallisesti, kun Berndt von Frenckell sai asiakirjojen siirrosta tunnustuksena Arkistoyhdistyksen myöntämän vuoden arkistoteon. Vuoden 2009 lopussa säilytyksessä oli (suluissa v. 2008): arkistokokonaisuuksia 3292 kpl (3220) asiakirjoja 23979,70 hm (23066,09) valokuvia 594723 kpl (543156) liikkuvaa kuvaa 9668 kpl (7655), 3218,5 h (2551) äänitteitä 2726 kpl (2565), 2042 h (1924) karttoja ja piirustuksia 338600 kpl (330789) sähköistä aineistoa 46901 kpl, 8,5 teratavua (33190, 6,99) Arkiston vuosikartunta oli 913,61 hm. Säilytystilat Arkistotilat on rakennettu arkistolaitoksen arkistotilavaatimusten mukaisesti. Osaan säilytyshuoneita voidaan ohjata kuivempaa ja viileämpää ilmaa valokuvien ja muiden avtallenteiden säilyvyyden parantamiseksi. Pitkäaikaisen keskimääräisen vuosittaisen asiakirjojen vastaanottamisen perusteella nykyiset arkistotilat riittävät n. 10 12 vuotta paperiasiakirjojen ja muiden analogisten tallenteiden säilyttämiseen. Digitaaliset audio- ja videotallenteet ovat Mikkelin ammattikorkeakoulun digitaalisessa säilytysjärjestelmässä. Arkistoja hakemassa. Vas. Rauno Laakkonen Lielahdessa. Kesk. Tommi Vilén Pauligilla. Oik. Heljä Strömberg ja Stora Enson Anne Kannas Tolkkisissa. 8
Aineistojen käsittely Vuoden 2009 aikana käsiteltiin vastaanotettua aineistoa seuraavasti (sikäli, kun on tiedossa suluissa v. 2008): laadukas järjestäminen ja luettelointi 312,29 hm (473,96), 5369 yks. (7028) inventointitasoinen luettelointi 492 hm (814,20) valokuvien järjestäminen ja luettelointi 4832 yks. (2846) piirustusten järjestäminen ja luettelointi 99 yks. (231) karttojen järjestäminen ja luettelointi 4 yks. (37) liikkuvan kuvan ja ääniteiden 2158 yks. (159) järjestäminen ja luettelointi digitointi, kuvatiedostot 10256 kpl (3048) digitointi, äänitteet ja liikkuva kuva 280 tuntia (1,5) digitointi, muut asiakirjat 3156 kpl (ei tilastoitu) digitointi asiakkaille, valokuvat 414 kpl (577) digitointi asiakkaille, muut asiakirjat 1222 kpl (ei tilastoitu) Asiakirjoja järjestettiin ja luetteloitiin edellisvuotta vähemmän. Tämä johtuu siitä, että aineistoissa oli paljon asiakirja asiakirjalta käsiteltäviä ja luetteloitavia erityismateriaaleja, kuten valokuvia. Lisäksi jouduttiin lisäämään uutta vastaanotettua aineistoa jo luettelolituihin arkistokokonaisuuksiin, mikä aiheuttaa paljon sellaista työtä, joka on pois varsinaisesta järjestely- ja luettelointityöstä. Vuoden 2009 aikana käsiteltiin suuria arkistokokonaisuuksia, kuten Teknologiateollisuuden, Huhtamäen, Stora Enson ja Keskon luovutuksia. Myös kuljetusalan asiakirjoja järjestettiin ja luetteloitiin. Digitointiprojekteissa tehtiin ennakkovalmisteluja digitointia varten. Varsinkin ääni- ja videotallenteita katseltiin ja kuunneltiin sekä luetteloitiin suuria määriä. Digitointia tehtiin omana työnä ja ostopalveluna. Ostopalveluna digitoitiin äänitteitä Mikkelin ammattikorkeakoulussa. Arkistojen järjestämiseen ja luettelointiin oli käytettävissä 4,2 henkilötyövuotta. Viiden tietopalvelusihteerin lisäksi asiakirjoja järjesti ja luetteloi sekä inventointiluetteloita teki 1 määräajaksi palkattu henkilö ja viisi harjoittelijaa. Myös muu henkilökunta osallistui ajoittain vastaanotetun aineiston käsittelyyn. Valokuvia ja muita asiakirjoja digitoi vuoden aikana päätoimisesti yksi henkilö. Digitointiprojekteissa oli palkattuna kaksi määräaikaista henkilöä digitointiin ja kaksi määräaikaista henkilöä aineistojen esikäsittelyn ja luettelointiin. Yksi tietopalvelusihteeri hoiti oma toimensa ohessa Elkan käsikirjastoa. Eeva-Liisa Rissanen-Laitinen kirjoittaa tunnistetiedot arkistokoteloon 9
Vuoden lopussa vastaanotetun arkistoaineiston järjestämisaste oli seuraava: 2009 2008 arkistoluettelo 13445,44 hm (56,07 %) 13294,01 hm (57,63 %) inventointiluettelo 6523,29 hm (27,20 %) 6031,01 hm (26,15 %) luetteloimatta 4010,97 hm (16,73 %) 3741,07 hm (16,22 %) Järjestämisaste pysyi suunnilleen edellisvuoden tasolla, joskin luetteloimattoman ja inventoidun aineiston suhteellinen osuus hieman lisääntyi edellisvuotta suuremman asiakirjojen vastaanottamisen ja määrällisesti pienemmän asiakirjojen järjestämisen ja luetteloinnin takia. Tiietopallvellu Tietopalvelu Vuoden 2009 aikana asiakirjoja lainattiin seuraavasti (suluissa v. 2008): Tukijasalilainat 186 kpl, 1905 arkistoyksikköä (214, 2034) Lähetetyt kaukolainat 46 kpl, 576 arkistoyksikköä (44, 356) Saadut kaukolainat 0 kpl, 0 arkistoyksikköä (1, 5) Tutkijasalilainojen määrä pienentyi n. 15 % mutta lainattujen asiakirjojen määrä ei laskenut yhtä paljon (-9 %). Keskimääräinen laina oli melko suuri, n. 10 arkistoyksikköä. Kaukolainaus pysyi edellisen vuoden tasolla. Sähköpostilla, puhelimella tai muulla tavalla saapuneisiin tiedusteluihin vastattiin 324 kertaa, hieman useammin kuin vuonna 2008 (321). Tiedustelut johtivat joissakin tapauksissa maksulliseen selvitykseen tai valokuvien ja muiden asiakirjojen digitointiin. Elkan tietokannat olivat asiakkaiden käytettävissä Internetissä Elkan kotisivujen kautta. Elmassa on viitetiedot säilytyksessä olevasta aineistosta sekä digitoitujen valokuvien matalaresoluutiokuvat. Mikkelin ammattikorkeakoulun palvelimella olevan Elkadsovelluksen kautta asiakkaiden on mahdollista katsella ja kuunnella käyttörajoittamattomia audio- ja videotiedostoja. Elkad:ssä on myös toiminto, jolla korkeakoulujen Hakatunnuksilla voidaan tutkia digitaalisia tiedostoja samaan tapaan kuin Elkan tiloissa. Ennen pääsyään Elkad-järjestelmään Haka-käyttäjät antavat sitoumuksensa aineistojen asianmukaisesta käyttämisestä. Elkan asiakirjoja käytettiin lähteinä opinnäytetöissä, tieteellisissä tutkimuksissa sekä yritys- ym. historioissa. Myös eri alojen harrastajat, sukututkijat, tv-ohjelmien tekijät ja yritykset saivat tarvitsemaansa asiakirjatietoa erilaisiin tiedontarpeisiinsa. Elkan kirjasto oli tutkijoiden käytettävissä. Kirjoja myös lainattiin jonkin verran. Kertomusvuoden aikana uusia niteitä tuli 270 kpl. Vuoden 2009 lopussa kirjastossa oli 25 655 nidettä. Aikaisempien vuosien tapaan Elkan henkilökunta hoiti tutkijapalvelua vuoroviikon. 10
Kaikkiaan Elkaan tehtiin 511 asiakaskäyntiä (v. 2008 1201). Suuri kävijämäärän pudotus selittyy sillä, että vuoden 2008 aikana Suomen Sukututkimusseuran palkkaamat määräaikaiset tallentajat käyttivät Elkan henkilöasiakirjoja tietojen tallentamiseen ja nostivat asiakaskäyntien määrää. Projjektiit jja hankkeet Projektit ja hankkeet Sota-arkiston kunnostamisprojekti Vuonna 2007 alkaneessa ja vuoden 2013 loppuun kestävässä Sota-arkiston kunnostamisprojektissa järjestettiin ja luetteloitiin asiakirjoja yhteensä 1801 hm. Tehokkuutta kasvatettiin huomattavasti, sillä vuonna 2008 saatiin käsiteltyä aineistoa 1283 hm. Vuoden 2009 lopussa projektissa oli kunnostettu asiakirjoja yhteensä 3186 hm. Kertomusvuoden aikana saatiin valmiiksi suojeluskuntien asiakirjojen kunnostaminen ja luettelointi. Uutena kokonaisuutena aloitettiin puolustusvoimien vuosien 1918 1939 joukkoosastojen aineistojen läpikäyminen. Logistiikkavastaava Esa Huolman suunnittelee asiakirjojen kuljetusta Sörnäisistä Mikkeliin Projekti työllisti 22 kokopäiväistä ja kaksi tuntityöntekijää. Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) KDK on opetusministeriön rahoittama ja vuoteen 2011 kestävä hanke, jonka tarkoituksena on suunnitella muistiorganisaatioiden yhteinen asiakasliittymä ja tehdä esitys sähköisen pitkäaikasysäilyttämisen kansallisesta ratkaisusta. Kertomusvuonna arkistonjohtaja oli jäsenenä KDK:n pitkäaikaissäilyttämisen jaostossa. KDK:n puitteissa Elka osallistui metatietojen yhtenäistämistyöhön yhdessä muiden yksityisten keskusarkistojen kanssa sekä vastasi erilaisiin selvityksiin. Digital Mikkeli Arkistonjohtaja ja tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö osallistuivat kertomusvuoden aikana Digital Mikkeli toimintaan. Michtech Oy:n hallinnoima hanke toimii paikallisten muistiorganisaatioiden yhteistyöelimenä. Vuoden 2009 aikana laadittiin yhteistä strategiaa ja ideoitiin uusia sähköisiä palveluja. Viva3 / Ephemera -projekti Viva3 / Ephemera on Mikkelin ammattikorkeakoulun, Kansalliskirjaston Mikkelin yksikön ja Elkan yhteisprojekti, jossa kehitetään menetelmiä videoiden ja pienpainanteiden digi- 11
tointiin ja kuvailuun sekä 3D-mallinnukseen. Hanketta koordinoi Miktech Oy Digital Mikkeli yhteistyön puitteissa. Vuonna 2009 arkistonjohtaja osallistui ohjausryhmän sekä tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö metatietotyöryhmän toimintaan. Viva3 / Ephemera projektissa myös digitoitiin vajaa 50 tuntia 16 mm:n filmejä ja videoita. Äänitteiden digitointi - projekti Yksityisten keskusarkistojen yhteisessä ja Kansan Arkiston hallinnoimassa projektissa digitoitiin Elkan äänitteitä. Digitointi tehtiin Mikkelin ammattikorkeakoulussa, jossa myös säilytetään digitaalisia tiedostoja. Äänitteiden esikäsittelyyn ja luettelointiin palkattiin kahden kuukauden ajaksi määräaikainen työntekijä. Projektin rahoitti opetusministeriö, ja se päättyi vuoden 2009 lopussa. Pikadigi -projekti Opetusministeriö myönsi keväällä 2009 suuren määrärahan muistiorganisaatioiden käytettäviksi aineistojen digitoimiseen. Myös yksityiset keskusarkistot saivat yhteisen määrärahan käyttöönsä. Arkistot perustivat ns. pika-digi projektin, jota Porvarillisen Työn Arkisto ryhtyi hallinnoimaan. Pikadigi projektissa Elka digitoi mikrofilmattuja laivapiirustuksia, Forssa Oy:n rakennuspiirustuksia, pöytäkirjoja ja videoita. Piirustukset ja videot digitoidaan ostopalveluna yhteisen kilpailutuksen voittaneen palveluntarjoajan tiloissa. Muut aineistot digitoidaan Elkassa. Projektin palveluksessa oli vuonna 2009 yksi digitoija sekä yksi arkistonjärjestäjä aineistojen esikäsittelyssä ja luetteloinnissa. Projekti päättyy vuoden 2010 lopussa. Nordean valokuvien digitointi Nordea pankki ulkoisti historiallisten valokuviensa digitoinnin Elkaan vuonna 2009. Samassa yhteydessä se myös tallensi paperikuvat Elkaan. Digitointityössä oli yksi määräaikainen työntekijä. Hanke jatkuu vuonna 2010. Selvitys sähköisen arkistoinnin tarpeesta Elka ja Mikkelin ammattikorkeakoulu tekivät ns. tuli rahalla (tutkimuksesta liiketoimintaa) vuonna 2009 selvityksen yritysten sähköisten aineistojen säilytystarpeista. Elkasta selvitykseen osallistui kolme henkilöä. Kyselytutkimuksesta selvisi, että yleensä yritykset kokevat sähköisen arkistoinnin ongelmalliseksi. Vastanneiden arvion mukaan viiden vuoden kuluttua n. puolet asiakirjoista on ainoastaan sähköisessä muodossa. Suurin osa kyselyyn osallistuneista yrityksistä olisi valmis ulkoistamaan sähköistä säilyttämistään. Riskienhallinta nähtiin keskeisenä hyötynä luotettavassa sähköisessä säilyttämisessä Aikataulujen digitointi Suomen Linja-autohistoriallinen Seura (SLHS) palkkasi vuonna 2009 työntekijän digitoimaan Elkassa säilytyksessä olevia linja-autojen aikatauluja. Digitoidut aikataulut tullaan julkaisemaan SLHS:n kotisivuilla. 12
Hankkeen tuloksena Elka vastaanotti lisää aikatauluja aikataulukokoelmaansa. Digitaalisista tiedostoista jää kappaleet Elkalle. Henkilötietojen tallentaminen Vuoden 2009 alussa päättyi vuonna 2007 aloitettu yritysten vanhojen työntekijätietojen tallentaminen. Suomen Sukututkimusseuran palkkaamana Elkassa oli kolme neljä henkilöä tallentamassa tietoja henkilörekistereistä. Kymmeniä tuhansia työsuhdetietoja sisältävät Excel -tiedostot lähetettiin Sukututkimusseuralle tietokantaan siirtämistä varten. Elkalle jäi kopiot tiedostoista. Teollisen muotoilun arkisto Vuorineuvos Krister Ahlströmin ja teollisen muotoilijan Jorma Pitkosen tekemän aloitteen ja esiselvityksen perusteella Elka ryhtyi edistämään teollisen muotoilun arkiston perustamsta Elkan yhteyteen. Työnimen FIDA (Finnish Industrial Design Archives) saanutta hanketta esiteltiin lokakuussa opetusministeriössä, jonne myös lähetettiin avustushakemus toiminnan käynnistämiseksi vuonna 2010. Viiestiintä Viestintä Ulkoinen viestintä Elkan toimintaa ja palveluja esiteltiin valtakunnallisilla sukututkimuspäivillä Kotkassa 8.3., BUS 2009 näyttelyssä Oulussa 16. - 17.6. ja Kuntamarkkinoilla Helsingissä 9. 10.9. Perinteinen arkistojen päivä järjestettiin 7.11. Elkassa päivän antiin tutustui toistasataa vierasta. Teemana oli makeat muistot. Lisäksi esiteltiin kuvien kautta entisajan Mikkeliä ja sota-arkiston järjestämisprojektia. Elkalla on ollut säännöllinen palstatila Liikearkistoyhdistyksen Faili lehdessä ja Linjaautohistoriallisen seuran Hetku lehdessä. Lisäksi muissa tiedotusvälineissä oli juttuja Elkasta. Elkan edustajia luennoi neljässä koulutustilaisuudessa tai seminaarissa. Osana ICA:n Section of Business and Labour kokousta Elka järjesti 12.6. Kansallisarkistossa kansainvälisen yritysarkisto -seminaarin, jossa myös Elkan edustaja toimi alustajana. Arkistonjohtaja luennoi Kansallisen Digitaalisen kirjaston seminaarissa 5.10. ja Rastorin arkistokoulutuksessa 13.10. sekä tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö sota-arkiston järjestämisprojektista talvisodan alkamisen muistoseminaarissa Mikkelissä 30.11. Makeita muistoja oli esillä arkistojen päivänä marraskuussa Elkaan kävi tutustumassa seitsemän vierailijaryhmää. Mikkelin ja Elkan roolia arkistotoimintojen alueellistamisessa esiteltiin osana Digital Mikkeli toimintaa alueellistamistoi- 13
mikunnan sihteerille 26.6., opetusministeri Henna Virkkuselle 12.8. ja alueellista keskusarkistoa pohtivalle työryhmälle 9.10. Edellisvuosien tapaan yrityksille annettiin arkistoneuvontaa puhelimitse ja sähköpostilla. Elkan nettisivuilla oli keskimäärin 1900 kävijää kuukaudessa. Loka-marraskuussa tehtiin selvitys mistä tuolloin asioineet asiakkaat saivat ensimmäisen kerran tiedon Elkasta. Kysely paljasti, että noin 2/3 vastanneista oli kuullut Elkasta jonkin välikäden kautta. Tiedotustoiminnan tehostamiseksi selvitettiin potentiaaliset asiakasryhmät ja sähköiset jakelukanavat sekä aloitettiin Eemeli nimisen verkkolehden suunnittelu. Ensimmäinen Eemeli ilmestyy helmikuussa 2010. Sisäinen viestintä Henkilökunnalle järjestettiin säännöllisesti viikko- ja kuukausi-infoja, joiden avulla on lisätty tiedonkulkua talon sisällä. Asioista on myös tiedotettu sisäisellä sähköpostilistalla ja infotaululla. Muu toiminta toiimiinta Kiinteistönhoito Elkalla on käytössään kaikkiaan 5338,5 m 2 arkisto- ja toimistotilaa. Kiinteistöstä 4231,5m 2 on Mikkelin Arkistotalo Oy:n ja 1107m 2 Mikkelin kaupungin omistuksessa. Kiinteistö on hyvässä kunnossa. Kiinteistön on murtosuojattu ja palo- ja lvi-hälytyksiä valvotaan 24/7 periaatteella. Kertomusvuonna hankittiin sota-arkisto projektin käyttöön ilmapuhdistuslaitteita. Muutoin laitteistoihin tehtiin pieniä korjauksia, säätöjä ja huoltoja. Arkistomestari on hoitanut talonmies vahtimestarin tehtäviä. Kiinteistön siivous järjestettiin tuntityönä ja ostopalveluna. ICT-toiminnot Kertomusvuonna ei tehty merkittäviä ohjelmisto- ja laitteistohankintoja. Sähköpostipalvelin oli ulkoistettu. Muut verkkopalvelut hoidettiin omien palvelimien avulla. Pääosa Elkan substanssitoiminnoista hallitaan Elma-tietojärjestelmällä. Sitä päivitettiin syksyllä 2009. Saman ohjelmistotoimittajan alustalle on rakennettu kolmen muun arkiston järjestelmät. Yhteinen kehittämispäivä pidettiin 11.12. Kansan Arkistossa. Elkan digitaalisten av-tallenteiden hallintajärjestelmä sijaitsee Mikkelin ammattikorkeakoulun palvelimella. Kertomusvuoden lopulla saatiin Opetusministeriöltä projektiraha rajapinnan rakentamiseksi Elkan tietojärjestelmien ja KDK:n asiakasliittymän välille. Määrittely valmistuu vuoden 2010 aikana. 14
Jäsenyydet ja edustukset Elka on jäsenenä seuraavissa yhteisöissä: - Yksityiset Keskusarkistot ry, - Liikearkistoyhdistys ry, - Suomen linja-autohistoriallinen seura, - Etelä-Savon kauppakamari. Arkistonjohtaja on Suomen edustajana ICA/SBL:n (International Council of Archives Section of Labour and Business) toiminnassa. SBL:n kokous pidettiin Mikkelissä 9. - 12.6. ja siihen osallistui yritysarkistoinnin ammattilaisia seitsemästä eri maasta. Kokoukseen liittyi kansainvälinen seminaari, jonka teemana oli Company Archieves in Change. Siihen osallistui 48 henkilöä. Arkistonjohtaja toimii EABH:n (European Association for Banking and Financial History) Suomen kirjeenvaihtajana yhdessä Suomen Pankin arkistonhoitajan kanssa. Vuoden aikana toimitettiin kaksi raporttia yritysarkistojen tilaa koskevia kansainvälisiä selvityksiä varten. 15
Tuokiokuvia toimintavuoden varrelta SBL:n kokous Elkassa kesäkuussa Ministeri Henna Virkkunen tutustui Elkaan elokuussa Kai Salovaara BUS 2009 näyttelyssä Oulussa kesäkuussa Arkistonjohtaja Matti Lakio vastaanotti Kauppakamarin elämäntyömitalin 27.8. Järjestettyä aineistoa on lähdössä entiseen sotaarkistoon Sörnäisiin Jouluateria nautittiin ravintola Tallissa 16
Järjestetty aineisto hyllymetriä vuosina 2000 2009 Sota-arkiston aineiston kunnostusmäärä 2007-2009 punaisella värillä 2000 1500 1000 500 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Elka SA-projekti Vastaanotettu aineisto hyllymetriä vuosina 2000-2009 3000 2000 1000 0 2560 1070 1086 1220 1102 1175 842 442 672 881 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Kaukolainat arkistoyksikköä vuosina 2000-2009 1500 1000 500 0 970 807 576 431 418 417 265 334 356 129 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Tiedustelut kappaletta vuosina 2000-2009 500 400 300 200 100 0 418 399 426 364 357 388 300 334 321 323 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
SUOMEN ELINKEINOELÄMÄN KESKUSARKISTO Tutkijantie 7 50100 Mikkeli (015) 321 340 fax (015) 366340 www.elka.fi