Voimassa 01 heinäkuu 2011 Instructions We Mail Suunnitteluohje 1
Sisällysluettelo 1. Yleistä...3 1.1 Palvelukuvaus...3 1.2 Kirjeluokat...3 1.3 Sopimus...3 1.4 Yhteystiedot...3 1.5. We Mail Work flow...4 2. Käyttöönotto...5 2.1 Aineiston toimitus lomakkeiden valmistusta varten...5 2.2 Tulostusvalmiin aineiston toimittaminen...5 2.3 Testaukset...6 2.4 Palvelun hyväksyminen tuotantoon...6 3. Materiaalit...6 3.1 Paperi...6 3.2 Kirjekuori...6 4. Aineistomuodot...7 4.1 Tekstipohjaiset aineistomuodot...7 4.2 Tulostusvalmiit tiedostot...7 4.3 Tiedostojen nimeäminen...7 5. Lomakkeen suunnittelu...9 5.1 Varatut alueet...9 5.2 Värillisyys...10 5.3 Puoleisuus...10 5.4 Lomakkeen layout...10 5.5 Fontit...10 5.6 Kuvat...10 5.7 Muuta huomioitavaa...11 6. Tiedostojen toimitus Strålforsiin...11 6.1 Tiedonsiirtotavat...11 7. Tietoturva...12 7.1 Tietoliikenneyhteydet...12 7.2 Laatustandardit...12 8. Muutosten tilaus...13 9. We Mail palvelun valinnaiset palvelut...13 9.1 Seurantajärjestelmät...13 9.2 Tuplatiedostojen tarkistus...13 9.3 Vastaanottokuittaukset...13 9.4. NetPosti...13 9.5. VPN yhteys...13 10. Lisäpalvelut...13 10.1. Elektroninen arkistointi...13 2
1. Yleistä We Mail on Strålforsin standardoitu kirjeiden tulostus- ja lähetyspalvelu yritysasiakkaille. Sen kautta voit toimittaa vastaanottajille niin pienet kuin suuretkin kirjeaineistot nopeasti. Palvelu käy monen tyyppisille kirjeille, kuten laskuille, palkkalaskelmille, tiliotteille sekä asiakasviestintään. 1.1 Palvelukuvaus Asiakas toimittaa kirjeaineistot Strålforsiin sähköisesti linjasiirtona (ks. siirtotavat kappale 6.) ennalta sovitussa formaatissa. We Mail -palvelussa 1 40-arkkiset kirjeet kuoritetaan koneellisesti. Yli 40:n arkin kirjeet pakataan sopivalla tavalla riippuen arkkien määrästä. Kirjeet postitetaan lähettäjän valinnan mukaisesti joko Priority- tai Economy -kirjeluokassa tulostettuna joko mustavalkoisena tai värillisinä. Ennen klo 24:00 Strålforsin vastaanottamat kirje-erät käsitellään ja välitetään jaettavaksi seuraavan työpäivän aikana. Yli 40 arkin kirjeet käsitellään manuaalisesti ja niiden toimitusaika voi olla pidempi. Yhdessä lähetyserässä voi olla yksi tai useampi kirje. Yli 10 000 sivun kirje-eristä tulee ilmoittaa Strålforsille kolme (3) työpäivää ennen tiedostojen toimitusta eikä niihin aina voida soveltaa samaa palvelulupausta toimitusaikataulun suhteen. 1.2 Kirjeluokat We Mail -kirjeet postitetaan aina asiakkaan valinnan mukaan joko Priority- tai Economy -kirjeinä. Kirjelähetykset toimitetaan jakeluverkkoon Strålforsin sopimustunnuksilla. Ennen klo 24:00 vastaanotetut kirjeaineistot käsitellään sovittujen sääntöjen mukaisesti ja kirjeet toimitetaan seuraavan työpäivän aikana jakeluverkkoon, josta kirjeiden jakelija toimittaa kirjeet edelleen palvelusopimuksensa mukaisesti vastaanottajille. 1.3 Sopimus We Mail -palvelun käyttö edellyttää sopimusta palvelusta asiakkaan ja Strålfors Oy:n välillä. Voit ottaa yhteyttä Strålforsin myyntiin sähköpostitse Strålfors Servicedeskin kautta. Palvelun käyttöönoton kustannuksista sovitaan asiakaskohtaisesti. Palvelussa ei ole lähetyskohtaisia erämaksuja. Kun sopimus on tehty, palvelun käyttöönotto voidaan aloittaa sovitusti. We Mail -palvelun käyttö laskutetaan kerran viikossa sopimuksen hintaliitteen mukaisesti. Palvelu toimitetaan We Mail Erityiset ehdot sekä Strålfors Yleiset ehdot dokumenttien mukaisesti. 1.4 Yhteystiedot Address: Email Telephone Fax Strålfors Oy We Mail PL 260 01511 VANTAA FINLAND servicedesk-fi@stralfors.fi +358 20 740 4100 +358 20 740 4190 3
1.5. We Mail Work flow 4
2. Käyttöönotto Palvelu voidaan ottaa käyttöön, kun asiakkaan ja Strålforsin välinen palvelusopimus on allekirjoitettu ja asiakas on hyväksynyt käyttöönoton yhteydessä tehdyt testit. Käyttöönotto alkaa tietoliikenneyhteyksien perustamisella ja asiakastunnusten luonnilla. Sen jälkeen asiakas toimittaa testiaineistoa (lomakepohjat & testitiedostot) ja tietuekuvauksen Strålforsiin sovitussa formaatissa tai sovitussa tulostusvalmiissa tiedostomuodossa. Strålfors tekee käyttöönottoon tarvittavat toimenpiteet järjestelmiinsä, minkä jälkeen aineisto voidaan vedostaa asiakkaalle sekä PDF:nä että tulosteina. Palvelun käynnistämisen aikataulusta sovitaan yhdessä asiakkaan kanssa ja käyttöönottoon varattava aikaa riippuu aineistomuodosta ja lomakemääristä. Strålforsin Servicedesk antaa käyttöönotolle yksilöllisen tunnisteen, tiketti ID:n. Tätä tunnistetta käytetään tunnistamaan käyttöönottoon liittyvät viestit ja aineistot. 2.1 Aineiston toimitus lomakkeiden valmistusta varten 2.1.1 Lomakepohjan elementit kuten resurssit, logot yms. Resurssitiedostot toimitetaan sähköpostitse Servicedeskiin tai postitse cd/dvd -levyllä (ks. osoite kappale 1.4) tiketin ID:tä käyttäen. Aineistot tulee ryhmitellä kansioihin siten, että kuvaresurssit ja lomakepohjamallit olisivat omissa kansioissaan. Kaikki kansiot tulee pakata yhteen zip-tiedostoon ennen lähetystä. Aineistot tulee olla salaamattomia. Katso kuvien laatu- ym. suositukset kohdasta 5.6. 2.1.2 Testitiedostot ja tietuekuvaus Jotta käyttöönotto voidaan tehdä sujuvasti ja palvelu voidaan testata luotettavasti, tulee asiakkaan toimittaa tarvittavat testiaineistot Strålforsiin heti käyttöönoton alussa. Testiaineiston vaatimukset Aineiston tulee vastata toimitettavia tuotantoaineistoja Aineiston tulee olla laadultaan riittäviä Aineisto tulee siirtää Strålforsiin käyttäen samaa ftp-/sftp -tiedonsiirtoreittiä kuin tuotantoaineistotkin Testiaineiston tulee kattaa kaikki mahdolliset kirjeiden variaatiot Testiaineiston ei tulisi sisältää liikaa samantyyppistä dataa Testiaineistossa on yksi versio kustakin erilaisesta kirjetyypistä ja versiot helposti ymmärrettävässä järjestyksessä Testiaineistoon kannattaa sisällyttää myös mahdollisimman pitkä ja lyhyt tietue, jotta voidaan tarkastaa, että tiedot sopivat niille varattuihin kenttiin lomakkeella. Asiakkaalla voi olla useampia testiaineistoja tarpeen mukaan. Tietuekuvaus tulee toimittaa sähköpostitse Servicedeskiin. 2.1.3 Lomakepohjat Yksilölliset lomakepohjat suunnitellaan Strålforsilla asiakkaan toimittaman mallin mukaisesti. Malli tulee toimittaa Strålforsiin pdf:nä tämän oppaan kohdan 2.1.1 ohjeiden mukaisesti tai paperioriginaalina, jolloin siihen tulee merkitä selkeästi käytetyt kirjasimet leikkauksineen, kokoineen ja rivivälistyksineen, käytetyt värit ja linjojen paksuudet jne. Paperioriginaalin tulee olla aina 1:1-koossa, jotta elementtien paikat voidaan mitata arkilta. Paperioriginaalin voi toimittaa postitse kappaleessa 1.4 olevaan osoitteeseen. Merkitse layout-malliin saatteeksi Servicedeskin tiketti ID. 2.2 Tulostusvalmiin aineiston toimittaminen Tulostusvalmiin aineiston suunnittelussa tulee huomioida kappaleen 5 vaatimukset. 5
2.3 Testaukset Testauksilla varmistetaan käyttöönottovaiheessa tai muutosten jälkeen, että tiedonsiirtoyhteydet, tiedostot ja lomakepohjat toimivat halutulla tavalla. Mikäli sovellukseen tehdään muutoksia, on sovellus testattava uudelleen ja asiakkaan tulee hyväksyä testien tulos ennen kuin muutokset siirretään tuotantoympäristöön. Testeistä sovitaan erikseen Strålforsin kanssa. Testitarpeesta tulee ilmoittaa sähköpostitse Servicedeskiin. 2.4 Palvelun hyväksyminen tuotantoon Asiakkaan tulee toimittaa hyväksyntä palvelun käyttöönotosta kirjallisesti sähköpostitse Strålforsin Servicedeskiin. Tämän jälkeen Strålfors siirtää käyttöönotetun palvelun tuotantoon ja kuittaa asiakkaalle, kun We Mail on käytettävissä. 3. Materiaalit Vakiokirje -palvelussa käytetään ainoastaan vakiomateriaaleja. Esipainettuja liitteitä ei voi sisällyttää lähetyksiin, mutta liitteet voidaan tarvittaessa tulostaa jatkosivuina varsinaisen kirjeen perään. 3.1 Paperi Paperi on 80-90 g/m2:sta, päällystämätöntä, valkoista A4-paperia. Paperissa ei ole esipainatuksia, perforointeja tai muita esityöstettyjä elementtejä. 3.2 Kirjekuori Konekuoritettavia, ikkunallisia kirjekuoria on kahta kokoa: C5 ja C4. Ikkunan koko on 90 x 70 mm. (ikkunan vasen yläkulma 15 mm kuoren yläreunasta ja 18mm kuoren vasemmasta reunasta). Kuorituksessa C5-kuoreen kuoritetaan kaikki kirjeet, joissa on 1-8 arkkia ja C4-kuoreen kirjeet, joissa on 9 40 arkkia. Yli 40-arkkiset lähetykset postitetaan arkkimäärästä riippuen tähän parhaiten soveltuvassa pakkausmuodossa. C5- ja C4-kirjekuoret ovat valkoisia, postaalimerkinnöin varustettuja. Kuoren sisäpuoli on tieturvapainatettu estämään kirjeen sisältöä näkymästä kuoren läpi. Port Payé Finlande Itella Oyj Port Payé Finlande Itella Oyj Kuva: C5-kuori Kuva: C4-kuori 6
4. Aineistomuodot Kaikkien tiedostojen formaateista sovitaan asiakaskohtaisesti. Aineisto tulee toimittaa Strålforsiin aina sovitussa formaatissa, zip -tiedostoon pakattuna. Tuotantoaineistot toimitetaan sopimuksen mukaisesti ftp- tai sftp-siirtona. 4.1 Tekstipohjaiset aineistomuodot Tuotantoaineiston tulee noudattaa viimeisimmässä testissä hyväksyttyä ja käyttöönotettua aineistomuotoa ja tietuekuvausta. Tekstimuotoinen aineisto voi olla seuraavissa muodoissa: XML (esim. Finvoice tai TEAPPSXML) EPL (ipost) tietuepohjaiset formaatit, csv tai vastaava (delimited) määrämittainen (fixed) tai muussa sovitussa määrämuotoisessa tekstipohjaisessa muodossa. 4.2 Tulostusvalmiit tiedostot Tulostusvalmiit tiedostot sovitaan aina asiakkaan kanssa etukäteen.jokainen tulostusvalmis aineistotyyppi testataan erikseen. Tuettuja tulostusvalmiita formaatteja ovat: ipost PDF + XML (skeema LetterBundleV0x4) AFPDS PCL PostScript PDF Tulostusvalmiiseen aineistoon tulee sisällyttää kaikki muut kirje-elementit paitsi tuotannolliset merkinnät (kuoritusmerkit, SRM), jotka Strålfors lisää arkille. Strålfors peittää alueet jotka ovat varattu tuotannollisille merkinnöille. Niitä varten layoutiin pitää jättää tyhjää tilaa sovitusti (katso ohje kohdasta 5.1). Asiakkaan tulee huolehtia, että hänellä on tarvittavat oikeudet kaikkiin kirjeissä käytettyihin resursseihin, kuten logoihin, kuviin ja fontteihin. Asiakkaan tulee myös noudattaa lomakkeen suunnitteluun annettuja ohjeita (kohta 5). Tarkemmat ohjeet tiedostojen ominaisuuksista asiakas saa käyttöönottovaiheessa sen mukaan, missä muodossa aineistoa halutaan toimittaa tulostukseen. Strålfors ei hyväksy tulostusvalmiita tiedostoja väritulostukseen. 4.3 Tiedostojen nimeäminen Tiedoston nimen tulee olla yksilöllinen. Nimeämiskäytännöistä sovitaan käyttöönoton yhteydessä. Tiedoston nimi voi olla esimerkiksi muotoa asiakas_aineisto_aika.pääte esimerkiksi: Stralfors_laskut_20101212065322. zip. Yksilöllinen nimeäminen helpottaa aineistoiden tunnistamista selvitystilanteissa. 7
Saattaa näkyä kuoren ikkunasta. x: 18 mm; y: 15 mm 10 x 105 mm 105x10 mm Alue, joka näkyy aina kuoren ikkunasta. Alueen koko 71 x 54 mm. SRM-merkin vasen ylänurkka: x: 79 mm; y: 49 mm x: 108mm; y: 85mm Vaalean harmaalla merkityt alueet tulee jättää tyhjäksi kirjeen jokaisen arkin etupuolella, sillä ne on tarkoitettu tuotannollisille merkeille. Valkoinen alue on vapaata kirjoitusaluetta. Asiakkaan tulee huomioida, että lomakkeen kaikille sivuille tulee jättää 3 mm:n marginaalit. Alue, joka saattaa näkyä kuoren ikkunasta (ikkunan koko 90 x 70 mm) on merkitty punavalkoisella raidoituksella. 10 x 200 mm 10 x 297 mm Vaaleanpunaisella merkitty alue näkyy aina kuoren ikkunasta. Osoitetietojen tulee sopia kokonaisuudessaan ko. alueelle (maksimi kuusi riviä). Osoitteen alin rivi sijoitetaan alueen alalaitaan Kuoren ikkunasta näkyvät alueet on syytä huomioida jokaisen kirjeen ensimmäisellä sivulla. SRM-merkki sijoitetaan jokaisen kirjeen etusivulle osoitteen viereen siten, että sen vasen yläkulma on kohdassa x: 79 mm, y: 49 mm arkin vasemmasta ylänurkasta. Merkin koko on 9x13 mm ja sen tulee näkyä ongelmitta kuoren ikkunasta. 4 x 297 mm 8
5. Lomakkeen suunnittelu Asiakas voi suunnitella itselleen sopivan lomakepohjan. Lomakkeen suunnittelussa tulee ottaa huomioon joitakin erityisohjeita, jotta lomakkeen ulkoasu toimisi tuotannossa ongelmitta. 5.1 Varatut alueet 5.1.1 Osoitekenttä Lähettäjä- ja vastaanottajatiedoille tulee jättää tilaa jokaisen kirjeen ensimmäiselle sivulle edellisen sivun mallin mukaisesti huomioi SRM -merkin paikka (varatun alueen koko 13mm x 9mm). Lähettäjätiedoissa tulee olla lähettävän yrityksen postiosoite sekä logo ja/tai nimi. Ne tulevat vastaanottajatietojen yläpuolelle. Kaikki Strålforssille palautuvat lähetykset tuhotaan Strålforsin tietoturvastandardien mukaisesti. Ulkomaille lähetettävissä kirjeissä tulee osoitekentän sisältää maan nimi sekä postikoodi paikallisen standardin mukaisesti. Ahvenanmaalle lähetettävissä kirjeissä osoitekentän tulee sisältää teksti Ahvenanmaa tai Åland. Vastaanottajan osoitetiedot tulee merkitä siten, että kirjeet ovat konelajittelukelpoisia. Vastaanottajan tiedot merkitään seuraavasti: Kotimaan kirjeeseen Oy Yritys Ab Reijo Reskontra Taloustie 1 A PL 1 00001 Helsinki Ulkomaan kirjeeseen Laden AG Kertrud Kaufmann Wirtschaftweg 1 A P.O. Box 1 00001 Hansastadt GERMANY Aineiston tulee sisältää vastaanottajan osoitteen kaksimerkkinen ISO3166-maakoodi (http://www.iso.org/iso/ country_codes/iso_3166_code_lists/english_country_names_and_code_elements.htm), esim. Suomessa FI. Ulkomaille menevät kirjeet erotellaan maakoodin avulla kotimaisista kirjelähetyksistä. Mikäli asiakkaan aineistossa ei ole maakoodia, on Strålforsilla oikeus laskuttaa kirjeet asiakkaalta ulkomaan kirjeinä. Postin lähetyksen lisäpalveluihin liittyvät merkinnät: Mikäli asiakkaalla on käytössä sellaisia postin lähettämiseen liittyviä lisäpalveluita, kuten tiedotuspalvelu, joiden vuoksi kuoren ikkunasta tulee näyttää muitakin kuin yllä mainittuja tietoja, sovitaan niille lomakekohtaiset vakiopaikat. Paikka tulee valita siten, että merkit näkyvät kuoren ikkunasta, mutta eivät haittaa muiden ikkunasta näytettävien asioiden sijoittelua tai luentaa. Asiakkaan tulee toimittaa tarvittavat elementit (esim. viivakoodi ja/tai palvelutunnus) Strålforsiin muiden aineistojen yhteydessä. 5.1.2 Tuotannollisille merkeille varatut alueet Asiakkaan tulee huomioida, että tuotannollisille merkeille, kuten kuoritusmerkeille, tulee varata kohdan 5.1.1 mallin mukaisesti tilaa jokaisen arkin etupuolelta. Tuotannollisten merkkien päälle menevät tekstit tai värialueet estävät koneellisen kuorituksen, minkä vuoksi merkkien kohdalle osuvat elementit peitetään tuotannollisten merkkien lisäyksen yhteydessä. 9
5.2 Värillisyys Väritulostuksessa lomakkeen väripeitto saa olla maksimissaan 15%. 5.3 Puoleisuus Lähetyserä voi sisältää sekä yksi- että kaksipuolisia kirjeitä. Yksittäisessä kirjeessä puoleisuutta ei kuitenkaan voi sekoittaa. Jos kirjeeseen siis tulee yksikin kaksipuolinen arkki, niin kirjeen kaikki arkit lasketaan kaksipuolisina. 5.4 Lomakkeen layout Lomakkeiden koko on A4 (297 x 210 mm). Lomakkeelle on hyvä jättää vähintään 3 mm:n marginaalit kaikille lomakkeen reunoille. Marginaalien lisäksi lomakkeen suunnittelussa on huomioitava myös edellä mainitut tuotannollisille merkeille varatut alueet ja kuoren ikkunan paikka. 5.4.1 Pankkiviivakoodit Strålfors tekee tarvittaessa pankkiviivakoodin suoraan asiakkaan datasta Finanssialan Keskusliiton ohjeiden mukaisesti www.fkl.fi/www/page/fk_www_4003. 5.4.2 Tilisiirrot Uusimmat tilisiirtosuositukset voi käydä katsomassa Finanssialan Keskusliiton sivuilta www.fkl.fi/www/page/ fk_www_4003. Tilisiirtolomakkeelle tulee varata tilaa sivun alareunasta lukien 98 mm koko sivun leveydeltä. Tilisiirtolomakkeen päälle ei saa lisätä siihen kuulumattomia tekstejä, grafiikkaa tai muita elementtejä. Finanssialan Keskusliiton suositus on, että tilisiirtolomakkeen kääntöpuoli tulee jättää tyhjäksi. 5.5 Fontit 5.5.1 Palvelun standardifontit Käytössä olevat standardifontit voi tarkistaa oheisesta liitteestä 1. Standardifontit ovat asiakkaan käytettävissä ilman erillistä kustannusta. 5.5.2 Asiakaskohtaiset fontit Mikäli asiakas haluaa käyttää jotakin standardifonteista poikkeavaa kirjasintyyppiä, Strålfors hankkii siihen tarvittavat lisenssit. Asiakaskohtaisen fontin hankinnasta syntyvät kustannukset veloitetaan asiakkaalta käyttöönoton laskutuksen yhteydessä sekä kuukausittaisena ylläpitokorvauksena. 5.5.3 Tulostusvalmiiseen aineistoon sisällytetyt fontit Asiakkaan tulee sisällyttää kaikki käytetyt fontit tulostusvalmiiseen aineistoon. Asiakkaan tulee huolehtia, että hänellä on tarvittavat fonttilisenssit ko. käyttötarkoitusta varten. 5.6 Kuvat Värikuvat toimitetaan Strålforsiin painokelpoisina CMYK -tiedostoina ja mustavalkoiset mustavalkoisina tai harmaasävyisinä. Kuvien tulee olla 1:1- koossa eli siinä koossa, jossa ne halutaan toistuvan kirjeissä. 5.6.1 Vektorigrafiikka Vektorigrafiikkakuvat toimitetaan Strålforsiin eps- tai pdf -tiedostoina. Esimerkiksi logot ja graafit ovat tyypillisesti vektorigrafiikkaa. Vektorigrafiikan sisältämät tekstit tulee konvertoida poluiksi. Vektorigrafiikka ei yleensä sisällä resoluutiota, sillä kuva piirretään tiedostossa ns. bezier -käyrinä. Joissain tapauksissa vektorigrafiikassa kuitenkin voi olla mukana pikselitietoa (esim. heittovarjoissa ja läpinäkyvyyksissä), jolloin resoluution tulee olla 200 300 ppi. 5.6.2 Pikseligrafiikka Pikseligrafiikkakuvat voi toimittaa Strålforsiin jpg-, tiff-, bmp- tai png -muodossa. Kuvien voimakasta jpg -pakkausta tulee välttää, sillä ko. pakkaustapa heikentää kuvien laatua hävittämällä lopullisesti osan kuvatiedosta. Pikseligrafiikkakuvia ovat tyypillisesti mm. kaikki valokuvatyyppiset kuvat. Kuvien resoluution tulee olla välillä 200 300 ppi. 10
5.6.3 Allekirjoitukset Allekirjoitukset ja muut sen tyyppiset kuvat tulee toimittaa mieluiten bitmap-tif-tiedostona. Tällöin kuvan resoluution tulee olla n. 1200 2400 ppi. Allekirjoitukset voi toimittaa myös paperioriginaalina valkoiselle paperille ja mustalla huopa- tai kuulakärkikynällä kirjoitettuina. Tämä originaali toimitetaan Strålforsiin kappaleessa 1.4 olevaan osoitteeseen käyttäen sovittua tiketti ID:tä skannattavaksi. 5.7 Muuta huomioitavaa 5.7.1 Minimi fonttikoko Mustan tekstin (K 100 %) tulee olla minimissään 6 pt:tä. Rasteroitujen tai moniväristen tekstien koon tulee olla vähintään noin 9 pistettä riippuen kirjasimen leikkauksesta. Värillisissä teksteissä on suositeltavaa, että vähintään yksi osaväri olisi arvoltaan n. 100 %. Ns. negatiiviteksteissä eli väripohjalla olevissa valkoisissa teksteissä fonttikoon tulee olla 9 pt tai enemmän fontin leikkauksesta riippuen. 5.7.2 Linjojen paksuudet Yksivärinen, kompakti linja voi olla minimissään 0,25 pt:tä. Rasteroitujen tai moniväristen linjojen tulee olla paksuudeltaan vähintään 0,5 pt. Värillisissä linjoissa (tai muissa hyvin pienissä elementeissä) on suositeltavaa, että vähintään yksi osaväri olisi arvoltaan n. 100%. 5.7.3 Liukuvärit Liukuvärien käytön yleisin ongelma on liukuväreissä näkyvät sävyportaat, minkä vuoksi emme suosittele liukuvärien käyttöä palvelussa emmekä vastaa niiden laadusta. 6. Tiedostojen toimitus Strålforsiin Asiakas vastaa toimittamiensa tiedostojen siirtämisestä ja niiden sisällöstä. Asiakas lähettää aineistot palvelua varten perustettua tiedonsiirtoyhteyttä käyttäen. Aineistot tulee nimetä sovitusti ja zip -pakata ennen lähetystä. Zip -paketti voi olla myös suojattu salasanalla. Kun tiedosto on siirretty Strålforsille, sitä ei voida enää poistaa tuotannosta. 6.1 Yleistä tietojen toimituksesta Aineisto tulee toimittaa aina suurempina kokonaisuuksina, ei yksittäisinä kirjeinä per tiedosto. Jos asiakas kuitenkin toimittaa aineistot yksittäisinä kirjeinä, niin Strålforsilla on oikeus asiakkaan kustannuksella yhdistää aineisto suuremmaksi kokonaisuudeksi. Kustannus koostuu käyttöönoton kertakulusta sekä esikäsittelypalvelun yksikköhinnasta per käsitelty tiedosto. 6.2 Tiedonsiirtotavat 6.2.1 FTP Osoite: ftpo.il.stralfors.fi tai ftp.il.stralfors.fi Muuta: Asiakkaalle perustetaan oma ftp-käyttäjätili, kun asiakas ja Strålfors ovat tehneet We Mail -palvelusta sopimuksen 6.2.2 SFTP (SSH2) Osoite: sftp.il.stralfors.fi Muuta: Asiakkaalle perustetaan sftp-käyttäjätili, kun asiakas ja Strålfors ovat tehneet We Mail -palvelusta sopimuksen 6.2.3 VPN+FTP Osoite: sovitaan vpn-avauksen yhteydessä Muuta: Asiakkaalle perustetaan oma ftp-käyttäjätili, kun asiakas ja Strålfors ovat tehneet We Mail -palvelusta sopimuksen. Vpn-yhteyden käyttöönotosta peritään lisäkustannus. 11
7. Tietoturva Kaikki Strålforsin työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen ja heitä koskee vaitiolovelvollisuus pankkisalaisuuden piirissä. Strålforsin toimitilat ovat videovalvottuja, suojattu murtohälyttimin ja tiloissa voi liikkua vain henkilökohtaisilla kulkuavaimilla. Henkilöstöllä ja vierailijoilla tulee aina olla kulkukortti esillä. Tiloissa on asianmukaiset palohälyttimet ja palo-ovet. Kaikki tuotannossa käytetyt asiakaskohtaista dataa sisältävät materiaalit laitetaan tietoturvahävitykseen, jotka siirretään lukituissa konteissa lopulliseen hävityspaikkaan. 7.1 Tietoliikenneyhteydet Kuva. Tiedostonsiirron rajapinta 7.2 Laatustandardit Strålfors Oy:lle myönnettiin vuonna 2009 ISO 9001:2008 laatusertifikaatti. Vuonna 2010 Strålfors Oy:lle myönnettiin ISO 14001:2004 ympäristösertifikaatti. Koko Strålfors Information Logistics konsernilla on lisäksi multisite -sertifiointi käynnissä ISO 9001 ja ISO 14001 standardien osalta. 12
8. Muutosten tilaus Halutuista muutoksista tehdään käyttöönoton jälkeen aina erillinen tilaus. Muutokset voivat koskea esimerkiksi tiedostoformaattia, lomakkeiden toiminnallisuutta, lomakepohjien ulkoasua tai lomakkeiden kuvaelementtejä, kuten logoja. Muutoksista on tehtävä tilaus erillisellä muutostilauslomakkeella Strålforsiin hyvissä ajoin (vähintään 5 työpäivää aiemmin muutoksen laajuudesta riippuen), jotta muutokset ehditään tehdä ja niiden testaamiseen ja hyväksymiseen on riittävästi aikaa. 9. We Mail palvelun valinnaiset palvelut Asiakkaat voivat tilata lisämaksusta erilaisia valinnaisia palveluita. 9.1 Seurantajärjestelmät 9.1.1 Extranet Www-pohjainen seurantapalvelu lähetyserien läpimenon seuraamiseen. 9.1.2 Web Services Asiakkaan on mahdollista seurata lähetyseriensä läpimenoa integroitumalla Strålforsin seurantapalveluun Web Services -rajapinnan kautta. 9.2 Tuplatiedostojen tarkistus Tuplatiedostojen lähettäminen voidaan havaita Tuplatiedostojen tarkistus -palvelun avulla. Palvelu käyttää tuplatiedostojen tunnistamiseen algoritmiä, joka lasketaan kullekin aineistolle erikseen aineiston sisällön perusteella. Kun palvelu havaitsee, että sama aineisto vastaanotetaan Strålforsiin toistamiseen, sen käsittely pysähtyy virheeseen ja Strålfors Servicedesk ilmoittaa siitä asiakkaalle. 9.3 Vastaanottokuittaukset Tiedoston vastaanottokuittaus lähetetään sähköpostitse asiakkaan ilmoittamaan osoitteeseen. Vastaanottokuittauksesta näkyy vastaanotetun tiedoston nimi, vastaanottoaika ja tiedostokoko.. 9.4. NetPosti NetPosti on Itellan ylläpitämä, internetissä toimiva sähköinen palvelu kaikille 15 vuotta täyttäneille Suomen kansalaisille. Kirje, joka ennen toimitettiin postilaatikkoon paperisena, voidaan nyt toimittaa elektronisesti Net- Postiin. 9.5. VPN yhteys Asiakkaalle voidaan avata VPN yhteys Strålforssin. Avaamisesta syntyvät kulut veloitetaan erikseen. 10. Lisäpalvelut Asiakas voi lisämaksusta tilata peruspalvelun lisäksi palveluun liittyviä lisäpalveluita. Joistakin lisäpalveluista tehdään erillinen sopimus asiakkaan ja Strålforsin välillä. Lisäpalveluista voi tiedustella sähköpostitse Servicedeskistä. 10.1. Elektroninen arkistointi We Mail -palvelun kautta lähetyt kirjeet voidaan arkistoida Strålforsin elektroniseen arkistoon. Palvelun tilaaja voi selata ja tulostaa arkistoituja kirjeitä sähköisesti. Arkistossa olevat kirjeet vastaavat ulkonäöltään alkuperäisiä paperisia kirjeitä. Arkistoitavat aineistot voidaan indeksoida sovittujen kriteerien mukaan. 13
Standardifontit Suhteelliset fontit: 14
Kiinteäleveyksiset fontit: 15
Instructions We Mail fin 2011-10 Denmark +45 33 86 86 86 info@stralfors.dk www.stralfors.dk Finland +358 20 740 4100 servicedesk-fi@stralfors.fi www.stralfors.fi Norway +47 23 25 85 00 infolog@stralfors.no www.stralfors.no united kingdom +44 1209 312 800 sales@stralfors.co.uk www.stralfors.co.uk Poland +48 52 33 18 166 info@stralfors.pl www.stralfors.pl France +33 1 47 47 96 00 contact@stralfors.fr www.stralfors.fr Sweden +46 8 508 830 00 info@stralfors.se www.stralfors.se