Kaupunginhallitus 238 24.08.2015 Tekninen lautakunta 87 29.09.2015 Tekninen lautakunta 20 23.02.2016 Kaupunginhallitus 68 07.03.2016 Rakennusten ylläpitostrategia 896/02.07.00/2015 Kh 24.08.2015 238 Rakennusten ylläpitostrategia on päivitetty viimeksi vuonna 2014. Ylläpitostrategian säännöllinen päivittäminen on tarpeellista suuren kiinteistömassan asianmukaisen ylläpidon hallitsemiseksi. Kaupungilla on yhteensä 161 rakennusta, josta lämmitettäviä 99 kpl. Lämmitettävien kiinteistöjen pinta-la on 98 876 m 2 ja tilavuus 412 443 m 3. Tilapalvelut on päivittänyt ylläpitostrategian, joka on liitteenä. --- Teknisen lautakunnan tehtävänä on huolehtia kiinteistöjen ylläpidosta (HallS 54 ). Kaupunginhallitus päättää kiinteän omaisuuden (maa- ja vesialueet, rakennukset, kiinteät rakenteet ja laitteet) myynnistä sekä toimitilojen hallinnan yleisistä perusteista (HallS 44 2.2. ja 2.13). Kaupunginjohtajan ehdotus: Kaupunginhallitus hyväksyy esityslistan liitteen mukaisen rakennusten ylläpitostrategian. Keskustelun kuluessa jäsen Juha Raitala ehdotti että asia palautetaan uudelleen valmisteltavaksi kiinteistöjen päivityksen osalta. Sen lisäksi kaupunginhallitus edellyttää, että tekninen lautakunta määrää/osoittaa jokaiselle rakennukselle tai rakennusryhmälle vastaavan laitosmiehen, jonka tehtävänä on huolehtia siitä että rakennusten vuosittaiset ylläpitohuollot tulee tehtyä tietyn vuosikellon mukaisesti. Laitosmiehen yhteystiedot pitää myös päivittää rakennusten käyttäjille. Jäsenet Olavi Suominen, Jorma Laaksonen, Tiina Perho ja Arvo Heikkilä kannattivat Raitalan ehdotusta. Puheenjohtaja totesi Juha Raitalan kannatetun ehdotuksen ja tiedusteli hyväksyykö kaupunginhallitus sen yksimielisesti. Kukaan ei
ilmoittanut tätä vastustavansa. Kaupunginhallitus päätti 1. palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi kiinteistöjen päivityksen osalta. 2. edellyttää, että tekninen lautakunta määrää/osoittaa jokaiselle rakennukselle tai rakennusryhmälle vastaavan laitosmiehen, jonka tehtävänä on huolehtia siitä että rakennusten vuosittaiset ylläpitohuollot tulee tehtyä tietyn vuosikellon mukaisesti. Laitosmiehen yhteystiedot pitää myös päivittää rakennusten käyttäjille. Liitteet 1 Ylläpitostrategia Tekla 29.09.2015 87 Ylläpitostrategia on strateginen asiakirja, jossa linjataan kaupungin rakennusten käyttö- ja korjaustaso tulevina vuosina. Ylläpitostrategiassa on neljä strategiatasoa: 1= ylläpitävä strategia (ei tiedossa merkittäviä perusparannustarpeita lähivuosina) 2= parantava strategia (perusparannustarpeita on jonkin verran lähitulevaisuudessa ja ne tehdään) 3= heikentävä strategia (tuleva käyttö epäselvä, korjataan vain välttämättömimmät viat) 4= myyntiä/purkua odottava (ei korjaustoimia) Strategia-asiakirja ei määrittele yksittäisiä rakennusten korjaustoimenpiteitä, vaan ne määritellään rakennusten huoltokirjaan sisältyvässä kunnossapito-ohjelmassa, joka on jatkuvasti päivittyvä työnjohdollinen asiakirja. Huoltokirjajärjestelmä kunnossapidon organisoinnissa on ollut käytössä vuodesta 2002 alkaen. Uusimpaan huoltokirjajärjestelmään siirryttiin vuonna 2014. Huoltokirjajärjestelmän kautta kiinteistöjen käyttäjät voivat tehdä kiinteistön kunnossapitoon liittyviä tilauksia. Lisäksi huoltokirja antaa automaattiset muistutukset kunnossapito-ohjelmaan sisältyvistä toimenpiteistä ja tehtävistä. Tehtäväluettelot käydään päivittäin läpi ja tehtävät toteutetaan kiireellisyys- ja tärkeysjärjestyksessä käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Lisäksi investointitasolla päivitetään vuosittain kiinteistöjen PTS-ohjelmaa. Ylläpitostrategiat on päivitetty vuosittain vuodesta 2010 alkaen. Vuoden 2015 ylläpitostrategia on liitteenä. Kaupunginhallitus edellyttää päätöksessään, että tekninen
lautakunta määrää/osoittaa jokaiselle rakennukselle tai rakennusryhmälle vastaavan laitosmiehen, jonka tehtävänä on huolehtia siitä, että rakennusten vuosittaiset ylläpitohuollot tulee tehtyä tietyn vuosikellon mukaan. Kaupunginvaltuusto on 14.12.2009 hyväksynyt Palvelujen uudistaminen ja muutoksen hallinta - ohjelman, johon sisältyi teknisen toimen uudelleenjärjestelyt. Kaupunginhallitus velvoitti teknisen ja ympäristöpalvelukeskuksen toteuttamaan palvelurakenneuudistuksen, jonka tavoitteena on ollut ensisijaisesti henkilöstömäärän ja -kulujen vähentäminen. Palvelurakenneuudistus toteutettiin vaiheittain koko palvelukeskuksessa vuosina 2010-2014. Kokonaisuudessaan teknisen ja ympäristöpalvelukeskuksen palvelurakenneuudistuksen myötä henkilöstöä on vähennetty 37 henkilöllä vuoden 2010 tasosta. Vuonna 2010 tilahallinnon palveluksessa oli yhteensä 18 työntekijää. Tuolloin kiinteistönhoidon mitoituksen mukainen työmäärä oli yhteensä noin 31 500 tuntia vuodessa. Vuonna 2015 henkilöstömäärä on yhteensä 10. Nykyinen kiinteistöjen hoidon mitoituksen mukainen kokonaistyömäärä on noin 25 000 tuntia vuodessa. Vuodesta 2013 alkaen kaikkia kiinteistönhoidon mitoituksen mukaisia tehtäviä ei ole pystytty toteuttamaan henkilöstöresurssin vähyydestä johtuen. Kaupunginhallituksen 24.8.2015 tekemä päätös on ristiriidassa kaupunginhallituksen aikaisempien säästövaatimusten ja päätösten kanssa. Jotta kaupunginhallituksen päätöksen mukainen rakennus/ rakennusryhmäkohtainen laitosmiesjärjestelmä voidaan toteuttaa, tarkoittaa se palaamista vuoden 2010 toimintamalliin ja se edellyttää vähintään kolmen uuden laitosmiehen palkkaamista vuoden 2016 alusta. Lisäksi yhden koulukiinteistön kiinteistönhoito kilpailutetaan vuonna 2016 ja kiinteistönhoito ulkoistetaan vuoden 2017 alusta. Mikäli ulkoistamista ei toteuteta, tarvitaan vielä yksi laitosmies lisää. Kolmen laitosmiehen palkkauksesta aiheutuva henkilöstömäärärahojen lisätarve vuodelle 2016 on 85 000. Oheismateriaalissa on esitetty kaupunginhallituksen päätöksen mukainen laitosmiesluettelo. Teknisen johtajan ehdotus: Tekninen lautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle, että 1. ylläpitostrategia hyväksytään liitteen mukaisena 2. teknisen ja ympäristöpalvelukeskuksen vuoden 2016 talousarvioon varataan 85 000 lisää henkilöstömäärärahoihin kolmen uuden laitosmiehen palkkaamiseksi, jotta kaupunginhallituksen päätöksen mukainen
rakennus/rakennusryhmäkohtainen laitosmiesjärjestelmä pystytään toteuttamaan. Keskustelun kuluessa puheenjohtaja Pekka Ahokas Veli Reunasen kannattamana ehdotti, että asia palautetaan uudelleen valmisteltavaksi ja tekninen lautakunta pyytää kiinteistöjen käyttäjiltä asiakaspalautteen nykyisen järjestelmän toimivuudesta. Puheenjohtaja tiedusteli, onko lautakunta yksimielinen tehdystä ehdotuksesta. Kukaan ei tätä ilmoittanut vastustavansa. Tekla 23.02.2016 20 Tekninen lautakunta yksimielisesti päätti palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi ja tekninen lautakunta pyytää kiinteistöjen käyttäjiltä asiakaspalautteen nykyisen järjestelmän toimivuudesta. Käyttäjien asiakaspalautekysely on tehty ja kysely tulokset on esitelty kaupunginhallitukselle 25.1.2016 ja tekniselle lautakunnalle 26.1.2016. Kiinteistönhoitohenkilöstön riittämättömyyden vuoksi kiinteistönhoidon mitoituksen mukaista työmäärää ei ole pystytty nykyisillä resursseilla toteuttamaan. Kiinteistönhoidossa on siirrytty uuteen huoltokirjajärjestelmään joulukuussa 2014. Huoltokirjajärjestelmässä käsitellään käyttäjien ilmoittamat palvelupyynnöt sekä kiinteistöjen vuosihuoltotyöt. Omana osuutena huoltokirjassa ylläpidetään kiinteistöjen kulutusseurantaa, PTS-korjausten sekä kiinteistötietoja ja niiden dokumenttien ylläpitoa.huoltokirjaa on esitelty kaupunginhallitukselle 25.1.2016 ja tekniselle lautakunnalle 26.1.2016. Kiinteistöjen ylläpitostrategia on strateginen asiakirja, jossa linjataan kaupungin rakennusten käyttö- ja korjaustaso tulevina vuosina. Ylläpitostrategia on päivitetty vuoden 2016 tasoon. Ylläpitostrategia on liitteenä. Teknisen johtajan ehdotus: Tekninen lautakunta päättää 1. esittää kaupunginhallitukselle, että ylläpitostrategia 2016 hyväksytään. 2. että, huoltokirjajärjestelmää kehitetään edelleen kiinteistöjen hoidossa ja että elokuun 2016 loppuun mennessä tekniselle
lautakunnalle annetaan selvitys miten kiinteistöjen hoito on pystytty hoitamaan nykyisellä henkilöstömäärällä Keskustelun aikana jäsen Timo Lahtinen ehdotti, että palkataan yksi laitosmies lisää ja haetaan lisämäärärahaa 30 000 euroa.kukaan ei kannattanut tehtyä ehdotusta, joten puheenjohtaja totesi, että ehdotus raukeaa kannattamattomana. Tekninen lautakunta hyväksyi teknisen johtajan ehdotuksen. Pöytäkirjamerkintä: Kh 07.03.2016 68 Jäsen Satu Rämö saapui kokoukseen klo 17.36 tämän pykälän käsittelyn aikana. Kaupunginjohtajajan ehdotus: Kaupunginhallitus hyväksyy rakennusten ylläpitostrategian 2016. Rakennusten ylläpitohuoltotehtäviä ja huoltokirjajärjestelmää kehitetään ja niistä raportoidaan teknisen lautakunnan 23.2.2016 päätöksen mukaisesti. Keskustelun kuluessa kaupunginhallituksen 2. varapuheenjohtaja Esko Lundgren ehdotti, että Vesilaitoksen viraston kohdalta poistetaan merkintä "myyntiin" ja ylläpitostrategiassa se merkitään ylläpidettäväksi (1). Jäsen Eveliina Tyyskänen kannatti Lundgrenin tekemää ehdotusta. Puheenjohtaja tiedusteli voidaanko asiasta päättää yksimielisesti. Kukaan ei tätä vastustanut. Kaupunginhallitus hyväksyi rakennusten ylläpitostrategian 2016 muilta osin, mutta poistaen Vesihuoltolaitoksen viraston merkinnän "myyntiin" ja merkiten sen ylläpidettäväksi (1). Rakennusten ylläpitotehtäviä ja huoltokirjajärjestelmää kehitetään ja niistä raportoidaan teknisen lautakunnan 23.2.2016 päätöksen mukaisesti.