ILMOITUSLIITE tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti ILMOITUSLIITE Maaliskuu 2008 KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT Etelä-Korea avaa ovensa liikematkustajille ja vientiyrityksille Sivut 8-9 Opas paljon matkustavalle ja matkoja järjestävälle Eurokansanedustaja piia-noora kauppi Kiireistä meppiä ei matkustaminen rasita. Lentokone on loistava paikka perehtyä asioihin syvällisesti. Sivut 4-5 Suunnittelu -kaiken a ja o Kokeneet tilaisuuksien järjetäjät luottavat huolelliseen suunnitteluun ja toimivaan tilaan. Sivut 6-7 Kokouspaikan valinnalla on merkitystä Asiakkaat ovat tulleet kriittisemmiksi ja vaativat tiloilta muunneltavuutta ja hyvää tekniikkaa. Sivut 10-11 viron matkailu 2007-2008 Viime vuosi oli Virossa aktiivisen kasvun vauhdittama. Tänä vuonna panostetaan palveluitten laatuun. Sivut 12-13 vihreät arvot matkustukseen Yritykset alkavat pikku hiljaa huomioida ympäristöasiat myös matkustuspolitiikassaan. Sivut 14-15
2 KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT ILMOITUSLIITE Pääkirjoitus ILMOITUSLIITE Maaliskuu 2008 TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT ILMOITUSLIITE Kokoustoiminta hyväksyttiin omaksi elinkeinokseen (Meetings Industry) YK:n elinkeinojen luokitukseen vuonna 2005. Tämä oli ensimmäinen merkittävä tulos UNWTO:n eli Maailman Matkailujärjestön ja kolmen kokousalan kansainvälisen organisaation pilottiprojektista kokoustoiminnan tilastoinnin yhtenäistämiseksi. Etelä-Korea avaa ovensa liikematkustajille ja vientiyrityksille SIVUT 8-9 OPAS PALJON MATKUSTAVALLE JA MATKOJA JÄRJESTÄVÄLLE EUROKANSANEDUSTAJA SUUNNITTELU KOKOUSPAIKAN VALINNALLA VIRON MATKAILU VIHREÄT ARVOT PIIA-NOORA KAUPPI -KAIKEN A JA O ON MERKITYSTÄ 2007-2008 MATKUSTUKSEEN Meetings Industry on vielä monessa maailman kolkassa tuntematon käsite ja elinkeinolla on valtava työ edessään arvostuksensa nostamiseksi. Joint Meetings Industry Council (JMIC) on kokouselinkeinon kansainvälinen yhteistyöelin, jonka tehtävä on edistää maailmanlaajuisesti alan toimintaedellytyksiä. Sen muutama vuosi sitten tuottamaan Power and Profile -julkaisuun on koottu työkaluja, jotka auttavat elinkeinoa nostamaan profiiliaan. Councilin argumenttilista kokoustoiminnan edistäjille on seuraava: vien laskelmien mukaan 202 miljoonaan euroon. Kokoustoiminnan kehittämisen akuutti haaste on Corporate Social Responsibility eli yritysten yhteiskuntavastuu. Kokousta vastuullisesti on huhtikuussa vietettävän Valtakunnallisen kokousviikon teema, jonka avulla pyrimme painottamaan asian tärkeyttä omalla alallamme. Valtakunnallista kokousviikkoa vietetään Suomessa nyt kolmatta kertaa. Idean olemme saaneet Joint Meetings Industry Councililta. Toivotan lukijoille hyviä kokouksia ja vastuullisuutta kokoustamiseen yhteiskuntamme yhteiseksi hyvinvoinniksi. Tuula Lindberg Toimitusjohtaja Finland Convention Bureau ry. Kuva: tuulikki holopainen Kiireistä meppiä ei matkustaminen rasita. Lentokone on loistava paikka perehtyä asioihin syvällisesti. Sivut 4-5 Kokeneet tilaisuuksien järjetäjät luottavat huolelliseen suunnitteluun ja toimivaan tilaan. Sivut 6-7 Asiakkaat ovat tulleet kriittisemmiksi ja vaativat tiloilta muunneltavuutta ja hyvää tekniikkaa. Sivut 10-11 kokoukset ja yritystapahtumat on Mediaplanetin tuottama teemalehti, JOKA ilmestyy KAUPPALEHDEN yhteydessä 10.3.2008 tavoittaen 208 000 lukijaa. Kannen kuva: Gina Smith Viime vuosi oli Virossa aktiivisen kasvun vauhdittama. Tänä vuonna panostetaan palveluitten laatuun. Sivut 12-13 Yritykset alkavat pikku hiljaa huomioida ympäristöasiat myös matkustuspolitiikassaan. Sivut 14-15 Kokoustaminen on merkittävää liiketoimintaa Kokoustamisella edistetään investointeja ja kaupankäyntiä Kokoustamisen välillinen vaikutus yritysten ja organisaatioiden toiminnassa on tärkeä Kokoustaminen on ympäristöystävällistä ja puhdasta toimintaa Kokoustaminen kehittää paikallista osaamista ja ammattitaitoa Kokoukset välittävät tietoa ja edistävät globaalia vuorovaikutusta Kokoukset houkuttavat eri alojen erikoisasiantuntijoita Kokoukset edistävät kulttuurien välistä ymmärrystä ja yhteistyötä Kokoukset saavat hyvin maksavat matkustajat liikkeelle SISÄLTÖ Pääkirjoitus...2 Vaikeimmin ennakoitavat riskit usein toimitusketjuissa...4 Kiireinen meppi käyttää matkustusajan työntekoon... 4-5 Bonuspisteet aiheuttavat yrityksille päänvaivaa... 4-5 Tuottava matkaelämys... 6 Suunnittelu on A ja O kokousjärjestelyissä... 6-7 Yritystapahtumien nimiviidakkoa...7 Etelä-Korea avaa ovensa Suomessa kansainvälisten kokousten, kongressien ja tapahtumien merkitys tunnetaan jo melko hyvin. Tätä toimintaa on maassamme edistetty, tilastoitu ja mitattu systemaattisesti jo yli 30 vuotta. Tämän vuoksi Suomi on valittu yhdeksi seitsemästä pilottimaasta UNWTO:n projektiin kokoustoiminnan tilastoinnin kehittämiseksi eli meidän kehittämämme mittarit tulevat toimimaan esimerkkeinä tilastointiaan aloitteleville maille. liike mat kustajalle ja vientiyrityksille... 8-9 Joutsenmerkki kantaa huolta ympäristö vaikutuksista...10 Kokouspaikan oikealla valinnalla on merkitystä...10-11 Parempaa kokouspalvelua laatu sertifioinnilla...10-11 Matkatoimistoalan myynnin kasvu Suomi on pärjännyt hyvin kansainvälisessä kisassa ja tulokset ovat sen mukaiset. Viimeisin kansainvälisten järjestökongressien tilasto listasi Suomen kahdeksannelle sijalle ja Helsingin kuudennelle sijalle 212 maan ja 1512 kaupungin joukossa. Viime vuonna yhteensä noin 5300 kansainvälisessä järjestökongressissa ja yritystapahtumassa välitettiin tietoa, edistettiin globaalia vuorovaikutusta ja kulttuurien välistä yhteisymmärrystä sekä kehitettiin paikallista osaamista ja ammattitaitoa. Monella paikkakunnalla edistettiin kaupankäyntiä ja toiminnan taloudelliset vaikutukset nousivat alusta- jatkui vuonna 2007...12 Ulkomaan lomamatkailun vuosi 2007...12 Viron matkailu vuonna 2007-2008... 12-13 Sähköiset järjestelmät kokous- ja tapahtuma järjestelyissä ovat nykypäivää...13 Vihreät arvot tuovat haasteita matkus tukseen... 14-15 Yritykset matkustavat yhä harkitsevammin...15 helsinki TUKHOLMA lontoo zürich madrid oslo KÖÖPENHAMINA BERLIINI AMSTERDAM MILANO dublin TALLINNA BRYSSEL NEW YORK VARSOVA malmö hongkong www.mediaplanet.com PÄIVÄLEHDEN ULOTTUVUUS JA AMMATTILEHDEN KESKITTYNEISYYS PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ: Päivi Rinne, paivi.rinne@mediaplanet.com, 09-56584026 TOIMITTAJAT: Juhani Nurmi, Päivi Remes, Päivi Piispa, Kaisa-Maija Pitkäniemi TuotantopäälLikkö: Nora Helanto, nora.helanto@mediaplanet.com, 09-56584032 taitto: Pirja Kärki, pirja.karki@mediaplanet.com KUVAT: Mikaela Katro, mikaela.katro@mediaplanet.com, 09-56584019 ja istockphoto Jaetaan KAUPPALEHDEN välissä: 10.3.2008 Lisätietoja Suomi Mediaplanet Oy:n teemalehdistä: 09-5658400 Suomi Mediaplanet Oy, Unioninkatu 18, 00130 Helsinki
ILMOITUSLIITE KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT 3
4 KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT ILMOITUSLIITE Kiireinen matkustus Piia-Noora Kauppia ei matkustaminen rasita. Hän matkustaa paljon niin työnsä puolesta kuin vapaa-ajallaankin. Teksti: Päivi Piispa Eurokansanedustaja Piia-Noora Kaupin työ vaatii pääasiassa lentämistä Suomesta Brysseliin ja ympäri Eurooppaa. Matkustuspäivät ovat Kaupin mielestä aika tavallisia työpäiviä. - Minulla on kolme kotia työni takia: Oulussa, Vantaalla ja Brysselissä. Kun matkustan paikasta toiseen, teen töitä samalla teholla kuin toimistollakin ollessa, Kauppi kertoo. Eurokansanedustajan ja kansanedustajan työt vaativat suurien informaatiomäärien sulattamista, jota ei ehdi tehdä kiitäessä kokouksesta toiseen. Lentokone on loistava paikka lukea ja perehtyä asioihin syvällisesti. - Luen matkustaessa muutakin kuin yhteiskunnallista aineistoa, kuten lehtiä. Lataan myös kannettavalle tietokoneelle viestejä, joihin vastaan lennon aikana, ja laskeutumisen jälkeen lähetän viestit, Kauppi sanoo. Tehokasta liikkuvaa työtä Kauppi suunnittelee aikataulunsa niin, ettei kulkuyhteyksien väliin jää odotusaikaa. Jos odotusaikaa kuitenkin on, hän käyttää hyväkseen langattomia yhteyksiä, joita on jo monilla lentokentillä, juna-asemilla ja kaupungeissa. Lisäksi pienetkin asiat, kuten suomalaiset lehdet lentokoneessa, vaikuttavat matkustusmukavuuteen. Työnteon tehokkuus on Kaupin tärkein valintakriteeri matkustusmuotoa valittaessa. Lentomatkoja kertyy paljon, mutta joskus työnteon tehokkuus ja ympäristöarvot kohtaavat: kotimaassa hän matkustaa mieluummin junalla kuin ajaa itse autolla. - Työaikataulut ovat niin tiukkoja, että lentäminen on usein ainoa vaihtoehto. Vapaa-ajan matkustamisessa vihreillä arvoilla on enemmän merkitystä, Kauppi toteaa. Bonuspisteet aiheuttavat yrityksille Yrityksen maksamista matkoista kertyneitä bonuspisteitä voi käyttää vapaa-ajan matkustamiseen, mutta tällöin pisteet ovat verotettavaa tuloa. Teksti: Päivi Piispa Verotuksen kannalta bonuspisteiden ongelma on se, että kun matkan on maksanut työnantaja ja edun käyttääkin työntekijä, työntekijä saa työnantajan kustannuksella etua. Verottaja velvoittaa yritykset valvomaan, käytetäänkö työmatkoilla kertyneitä, lentoyhtiöiden myöntämiä kanta-asiakasetuja työ- vai vapaa-ajanmatkoihin. Jos työntekijä käyttää työmatkalla kerättyjä pisteitä vapaa-ajanmatkoihin, niistä pidätetään ansiotulovero. Yrityksen pitäisi raportoida verottajalle, miten pisteitä kertyy ja miten niitä käytetään. Tämän säännön pitäisi olla kirjattuna jokaisen yrityksen matkustusohjeeseen. Kuitenkin käytännössä yrityksen on lähes mahdotonta kontrolloida, miten työntekijä käyttää bonuspisteitään työ- ja vapaa-ajan matkoillaan - työntekijät kun eivät aina halua ilmoittaa pisteitä työnantajilleen, BCD Travelin Mervi Hakala-Rafols kertoo. Verohallinnon ylitarkastaja Merja Hartikka-Simula kertoo, ettei kyse ole uudesta asiasta, vaan verohallinto on antanut ohjeet bonuspisteistä jo vuonna 2000. Ne eivät ole erityisasemassa verrattuna muuhun ansiotuloon. - Rahapalkkaan tulee lisätä edun arvo ja maksaa ennakonpidätys tästä summasta. Lipun verotusarvoksi riittää halvin mahdollinen lento kyseisenä päivänä: se, millä rahalla pääsee matkaan, Hartikka-Simula kertoo. Tietojärjestelmä hallinnoi pisteitä Helppo ratkaisu työ- ja vapaa-ajan bonusmatkojen erottamiseen voisi olla kahden eri bonuskortin käyttö. Kuitenkaan kaikki lentoyhtiöt eivät myönnä erillisiä kortteja eri matkus-
ILMOITUSLIITE KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT 5 meppi käyttää ajan työntekoon Paitsi matkustamisessa, tehokkuus on Kaupille tärkeää myös kokouksissa. Hän toivoo kokouksilta etukäteen mietittyä fokusta. Kuitenkin niin tiukka aikataulu ei saa olla, ettei ihmisten kanssa keskusteluun jää aikaa. - Ei ole järkeä organisoida kasvotusten tapaamisia, jos kanssakäymiseen ei jää aikaa. Matkalle myös omalla ajalla Kauppi ei pidä matkustamista rasitteena. Siksi hänellä ei ole erityistä rentoutumisen tarvetta matkustuspäivän jälkeen. Suunnitteluristeily Helsingistä Tukholmaan Ohj elmaes imerkk i suun nitteltel u- kokouk ouk selle le Hel sin gis tä Tukhol maa an: 11.301. Louna slaiv ivall alla. a. 12. 30 Kokou kous sa alk lkaa alaiv aivan an ko kou sos ast stoll olla. Kokousous uskah kahvit vit. 17.00 0 Riste steily ilyalu alus suun uuntaa kohti Tu kho lma a. 21. 00 0 Terve rvetul oma lja ja ko lme nr uokalajin yhtei einen illal lallin linen. Aamiainen laiva ivalla lla. 9.30 Laiva saapu apuu u T ukholm olmaan. Mahdo hdolli lisuus s pist stäyt yä Tuk hol mas sa, joko vap aatat a aika ikaa a tai yht eistä ohjel- maa. a. Omatoi min en lounas kaupu upungi ngilla lla. 14.00 0 Kokou kous l aivalla aj jatk tkuu, loppu yht eenveto. Kokou uska hvi tkoko okouso osastol la. 18. 000 Ma tkan kruu ruunaa Silja Event ohei heisoh jel ma, esime rkiksi ksi juhlava Sa mpa nja Tasting tai jä nni ni ttävä Kasin okoulu (lisä sämak sus ta). 20.00 00 0 Yh teinen il lal lin en buffetfet -ravin tolass assa. a. Laiva a lähte htee e koht ohti ihels elsink inkiä. iä. 7.000 Aamia miaineine nl aivall alla. a. 9.5 5 Laiva saapu apu uhels elsink inkiin iin. ESIMERKKIPAKETIN HINTA Esi merkki kkipak pakett etti on voim assa a min. 20 hlön ryhmil mille le vihrei reillä sunnu nnuntanu ntai-t i-tiis iis stai -lähd öil lä laiseen pääh äähieront ontaan aan..inti ntialaise iset maut ovat Kun on ene nemm mmänm asioi ta mie titt ttä- vänä tai hal alua yhd istää ty ötä, vap apaa aa - aika kaa ja yhd hdes säoloa, ko kousri rist eily Hels lsin ingi gist stä Tu khol maan an on oiva vali lint a. Ris iste teilyn voi alo itta taa jo hyvi viss ssä ajoi oin enne nen laivan läh ähtö töä, esim imer ki ksi loun aalla laival alla. 31.5.0 5.08 50 8asti sti..majo ajoitu itus sprom romena nadede-luo kan kah den henge ngen nh hyti ssä. - Jos kaipaa omaa aikaa, sitä on helppo ottaa matkustaessa. Lentokoneessa puhelin on kiinni ja matkalla voi lukea naistenlehtiä tai pelata pasianssia, Kauppi naurahtaa. Kauppi matkustaa myös vapaa-ajallaan. Hän on muun muassa kiertänyt Kiinaa reppumatkalla ja suhannut Yhdysvaltoja ristiin rastiin. - En myöskään koskaan kyllästy eurooppalaisiin kaupunkeihin: Pariisiin, Lontooseen, Madridiin tai Roomaan voi mennä useita kertoja vuodessa ja kokea aina jotain uutta, Kauppi kertoo. Piia-Noora Kauppi 33-vuotias Euroopan parlamentin jäsen ja kansanedustaja kotoisin Oulusta, kodit myös Brysselissä ja Vantaalla matkustaa paljon työnsä takia käyttää matkustusajan tehokkaasti työntekoon vapaa-ajalla Kauppi matkustaa Euroopan kaupungeissa, Kiinassa ja Yhdysvalloissa Kev yem mäl lä ohe isohje hjelma malla la sa a poru oruk- kaa n kumm ummast i lisä isäene ee rgi giaa. a. yht testä eistä tekee- mistä voi järje rjestä ä niin laiva llala kuin Tuk- hol mas sak in. Lisät sätiet ietoja kokoukou ousri steily ilyist istä, ohe isohjelmi lmista se kä tarkem kemmat hinna nnasto stot www.si.silja.fi/ko kous. Tänä keväänä Intia valtaa Silja Serenaden ja Silja Symphonyn Lai ivoj ojen viihde hdeohj ohjelm elmist istossao o n103 10.3 0.3. 1. 14.6 146 4.6. mm. intia i laista tanssia, musi siikki kkia ja am muit ita ohj elmanu mer oit a faki irista jooga ogaan an ja intiaia- esi llä ravintol oissa, sa, ja myös ryhmät voiva ivat valita te emaan an sopivan nmenu enun. n. päänvaivaa tustarkoituksiin. Siksi BCD Travel on kehittänyt tietojärjestelmän bonuspisteiden hallinnointiin. Tietojärjestelmässä voidaan pitää yllä tietoa siitä, mitkä pisteet ovat työkäytössä ja mitkä yksityiskäytössä ansaittuja. - Järjestelmä helpottaa myös lentojen varausta. Aikaisemmin bonuslennot on pitänyt varata eri järjestelmästä kuin muut lennot, mikä on ollut yrityksille työlästä, Hakala-Rafols sanoo. LYHYESTI: Yritysten on valvottava työmatkoilta kertyvien bonuspisteiden käyttöä. Jos työntekijä käyttää vapaa-ajan matkustamiseen työnantajan maksamasta lennosta kertyneitä bonuspisteitä, hän maksaa lipun verotusarvosta ansiotuloveroa. Lipun verotusarvoksi käy halvin kyseisen matkan hinta. Bonusten hallinnointiin on kehitetty tietojärjestelmä. Järjestelmä helpottaa valvonnan lisäksi myös bonuspisteiden käyttöä.
6 KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT ILMOITUSLIITE Kuva: christine balderas Yhdistyksen parissa syntyvät henkilöverkostot ovat fantastisia. Suunnittelu on A ja O kokousjärjestelyissä Kokeneet tilaisuuksien järjestäjät luottavat huolelliseen suunnitteluun ja toimivaan tilaan. Sihteeriyhdistyksen kautta he saavat monia hyviä vinkkejä työhönsä. Teksti: Päivi Piispa Aktian kongressi- ja kokousprojektitehtävistä vastaava Yvonne Nylund- Fagerstedt järjestää suuriakin koko- uksia ja tapahtumia. Hänen vastuualueelleen kuuluvat monet pankin tapahtumat, suurimmat jopa 1000 henkilön tilaisuuksia. Nylund-Fagerstedtin mielestä puolet tilaisuuden onnistumisesta on kiinni siitä, että se on hyvin ja ajoissa suunniteltu. - Suunnittelu lähtee tilaisuuden raameista: kenelle se on tarkoitettu ja Tuottava matkaelämys Aimo Heikkinen (kuvassa) osallistui seitsemän muun johtoryhmäläisensä kanssa concentive-matkalle. Concentive-matkalta Aimo Heikkinen sai lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta ja potkua johtoryhmänsä ponnisteluille. Teksti: Päivi Remes Concentive-matkalla tarkoitetaan yritysten kokous- ja seminaarimatkaa, johon on lisätty elämyksellistä sisältöä ja sosiaalisia vivahteita työn vastapainoksi. Matkoilla keskitytään yritysten liikesuhteiden parantamiseen, asiakkuuksien hoitoon ja myynnin edistämiseen. Kahdesta neljään päivää kestävän matkan ta- voitteena voi olla liiketoiminnallinen päätöksenteko, kokous, yritysvierailu, kouluttautuminen tai palkitseminen. Aimo Heikkinen osallistui seitsemän muun johtoryhmäläisensä kanssa Expologyn järjestämälle concentivematkalle ja vaikuttui matkan yksityiskohtaisista, yksilön tarpeet huomioineista matkajärjestelyistä. - Meille järjestettiin toimeksiantomme pohjalta räätälöity laskettelureissu Eurooppaan neljäksi päiväksi. Samalla matkalla pidimme tärkeän johtoryhmän strategisen kokouksen ja tutustuimme kunnolla toisiimme. Pystyimme täysin keskittymään kanssakäymiseen ja agendaan. Meidän puolestamme hoidettiin kaikki matkan järjestelyihin ja selvityksiin liittyvät toimenpiteet, Heikkinen muistelee. Matkalla vapautui luovaa energiaa ja matkan vaikutus tuntui positiivisena pitkään työpaikalle palaamisen jälkeenkin. - Esimerkiksi talousjohtaja alkoi ymmärtää paremmin myyntijohtajan roolia ja motiiveja. Keskinäinen kanssakäyminen ja mielipiteiden kysyminen yli tehtävärajojen lisääntyi selkeästi matkan seurauksena. Myös matkalla pidetty kokous onnistui hyvin. Yrityksen työntekijätkin mielsivät matkan vaikutuksen positiiviseksi, Heikkinen korostaa.
ILMOITUSLIITE KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT 7 Kuva: BW katajanokka Yritystapahtumien nimiviidakkoa Bisnesalan ihmisille käsitteet kuten concentive, incentive ja meetings industry ovat tuttuja. Mutta mitä ne oikeastaan tarkoittavat? mitä hyötyä yritys haluaa siitä saada. Seuraavaksi suunnitellaan tila, tarjoilu ja ohjelma. Lisäksi kokouksiin ja tilaisuuksiin liittyy paljon pieniä detaljeja, kuten henkilöt, heidän vaatetuksensa ja kattaukset. Tärkeää on muistaa myös opastaa isännät, Nylund-Fagerstedt kertoo. Tilan tärkeyttä korostaa myös Tieto- Enator Banking & Insurancen johdon assistentti ja travel teamin jäsen Irma Heinäaro. Hän järjestää useimmiten parinkymmenen henkilön kokouksia. - Tilan on hyvä olla kohtuullisen etäisyyden päässä yrityksen toimipisteestä. Sen pitää olla tarpeeksi suuri, jotta osallistujat mahtuvat liikkumaan. Mielestäni ikkunallinen tila on parhain valoisuuden ja ilmavuuden takia. Tietysti tekniikan pitää olla kunnossa, Heinäaro kertoo. Molemmat tilaisuuksien järjestäjät haluavat käydä itse tiloissa paikan päällä ennen tilan varaamista. Usein myyntipalvelut eivät tiedä tiloista tarpeeksi. - Paikan päällä järjestelyt toimivat ja siellä osataan opastaa. Myyntipalvelut eivät kuitenkaan osaa auttaa tilaisuuden suunnittelussa. Siksi paikan päällä käyminen on tärkeää, Nylund- Fagerstedt sanoo. Sihteeriyhdistyksestä hyödyllistä tietoa Sekä Nylund-Fagerstedt että Heinäaro toimivat aktiivisesti Sihteeriyhdistyksen Helsingin jaostossa. Nylund-Fagerstedt on ollut muun muassa mukana järjestämässä pohjoismaista kongressia ja Heinäaro toiminut Helsingin jaoston puheenjohtajana. Yhdistyksen puitteissa järjestetään luentopäiviä, konferensseja, koulutusta ja eri paikkoihin tutustumista. Tiloihin tutustumista molemmat pitävätkin erittäin tärkeänä osana yhdistyksen toimintaa. - Lisäksi yhdistyksen parissa syntyvät henkilöverkostot ovat fantastisia. Tilaisuuksissa voi keskustella kollegoiden kanssa ja saada hyödyllistä tietoa, Heinäaro kertoo. - Toivoisin, että yhdistykseen liittyisi lisää jäseniä ja myös nuoria sihteereitä, Nylund-Fagerstedt sanoo. Sihteeriyhdistyksen kautta kokeneetkin sihteerit saavat koulutusta ja päivitystä ammattitaitoonsa. Lisääkin koulutusta kaivattaisiin: Heinäaron mielestä kansainvälisyyteen liittyvä koulutus olisi hyödyllistä. Nylund- Fagerstedtin mielestäkään koulutus ei ole poisheitettyä aikaa, vaan ammattilaisten kertomukset omista kokemuksista voisivat antaa paljon erityisesti nuorille sihteereille. Teksti: Juhani Nurmi Käsitteet kuten concentive, incentive ja meetings industry ovat hämäriä maallikolle. Sen sijaan määrätietoiselle bisnesihmiselle ne saattavat sanoa paljonkin. Concentive-matkoissa on kyse elämyksellisistä tapahtuma- tai kokousmatkoista, joilla yritykset houkuttelevat sidosryhmiään tekemään parempaa tulosta. Kotimaassa tai ulkomailla toteutettu incentive-matka on taas ahkeralle työntekijälle palkkio kuluneen vuoden uurastuksesta. Matkat sijoittuvat yleensä viikonlopun molemmin puolin. Rentouttava avainkohtaaminen Expology Oy on toistaiseksi ainoa concentive-yritys Suomessa. Käsite juontaa sanoista conference, incentive ja event. - Concentivessa on kyse eräänlaisesta avainkohtaamisesta, jossa on varsinaisen bisneksen ohella myös rentouttavaa ja mielekästä ohjelmaa, vaikkapa esim. laskettelua, golfia tai luontosafari, sanoo Expologyn projektikoordinaattori Tuomas Lappalainen. Concentive tarjoaa firman työntekijöille ja johtoryhmälle uniikin mahdollisuuden viettää laatuaikaa yhdessä rennommassa ilmapiirissä, pois työpaikan hektisten kiireiden ja paineiden keskeltä. Concentive-matkalla ei ole välttämättä saman firman työntekijöitä. He voivat olla esim. kumppaneita tai kilpailijoita, joita yhdistää yksi ja sama tuote. - Koska ilmapiiriin panostetaan paljon, concentive-matkan osanottajilla on otolliset olosuhteet keskustella hedelmällisesti vaikkapa kansainvälisestä markkinoinnista, levityksestä, markkinoinnista tai jakelureitin ongelmista. Kokemuksemme concentivesta ovat poikkeuksetta myönteisiä. Tarkoituksemme on auttaa yrityksiä lujittamaan asiakassuhteitaan, evästää Expology Oy:n toimitusjohtaja Mika Lehtinen. Meetings Industry ja Incentive Finland Convention Bureau ry:n (FCB) tehtävänä on edistää Suomeen suuntautuvaa kongressi-, kokous- ja kannustematkailua. FCB:n toimitusjohtaja Tuula Lindberg sanoo, että Meetings Industry -käsite on alan kansainvälisten järjestöjen yhteistyöelimen (Joint Meetings Industry Council) yhteisesti hyväksymä ja YK:n tilastoyksikön vuonna 2005 vahvistama nimitys kokouselinkeinolle. Kokouselinkeinolla tarkoitetaan kokousten, kongressien ja erilaisten yritystapahtumien järjestämistä. Yritystapahtumilla tarkoitetaan esim. yritysten kokouksia, koulutus-, tuotelanseeraus- tai kannustematkoja. Meetings Industry tunnettiin aikaisemmin MICE-käsitteenä, mutta tuo nimi on jo hiljalleen väistymässä. Incentivessä ei aina ole kyse pelkästä kannusteesta, vaan matkaan saattaa sisältyä myös mm. tiimihenkeä rakentavaa koulutusta (team building). - Pohjimmiltaan siinä on kyse esimerkiksi alkuvuodesta julistettavasta kilpailusta, jonka palkintona on 2-3 päivän mittainen matka. Sen voittavat henkilöt, jotka ovat saavuttaneet asetetut tavoitteet, Lindberg selittää. - Tuoreen tutkimustuloksen mukaan Suomessa järjestetyistä kansainvälisistä yritystapahtumista 19 prosenttia on puhdasta incentiveä, eikä sen suosio näytä toistaiseksi olevan hiipumassa, Tuula Lindberg sanoo.
8 KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT ILMOITUSLIITE Kuva: Jason Archer Etelä-Korea liikematkustajalle Etelä-Korean huippuedistyksellinen teknologia ja taloudellisesti suotuisat näkymät houkuttelevat suomalaisia vientiyrityksiä. Teksti: Juhani Nurmi Helsingin Etelä-Korean suurlähetystöön viime kesänä saapunut talousasioiden sihteeri Kang Youn-Ho kiittelee Suomen ja Etelä-Korean lämpimiä välejä. Etelä-Korea perusti lähetystön Suomeen vuonna 1973. Nykyinen suurlähettiläs Park Heung-Shin on työskennellyt Etelä- Korean Helsingin suurlähetystössä toukokuusta 2005 lähtien. Presidentti Tarja Halosen vierailu Etelä-Koreassa 2002 otettiin myönteisesti vastaan ja Etelä-Korean presidentti Roh Moo- Hyun teki vastavierailun Suomeen vuonna 2006. Molemmat maat huomasivat monia yhteisiä piirteitä niin kulttuurillisesti kuin liiketaloudellisestikin. Kang Youn-Hon mukaan Tarja Halosen vierailun jälkeen korealaiset delegaatiot ovat vierailleet säännöllisesti Suomessa. Molemmat maat ovat lisäksi löytäneet yhteisen sävelen monella teollisuuden alalla. Myös Finnairin suorat lennot Suomen ja Etelä-Korean välillä helpottavat huomattavasti keskinäistä kanssakäymistä, maiden välietäisyydestä huolimatta. Teknologia yhdistää Suomea ja Etelä-Koreaa - Pidämme Suomea teknologisen innovaation mallimaana, Kang Youn-Ho sanoo. - Monet suomalaisyritykset kuten Nokia, Wärtsilä, Kemira ja Metso ovat tärkeitä sijoittajia Etelä-Korean markkinoilla. Ymmärrämme hyvin toisiamme, koska sekä Suomella että Etelä- Korealla on lukuisia yhteisiä toimialoja teollisuudessa. Kuten suomalaiset, mekin satsaamme paljon tietotekniikkaan ja laivateollisuuteen. Eteläkorealaiset tuotemerkit kuten LG ja Samsung ovat tunnettuja kautta maailman. Laivarakennusala on Etelä-Koreassa maailman suurin, ja laivatelakkayhtymä STX fuusioitui hiljattain suomalaisen Aker Yards ASA:n kanssa. Etelä-Korean pääkaupungin, Soulin, metroissa voi nähdä paikallisia ihmisiä katsomassa tv:tä kännyköistään tai kämmenmikroistaan. Laajakaistayhteydet (WiBro ja DMB, sanoista Digital Multimedia Broadcast) ovat vielä nopeampia kuin Suomessa - 90 prosentissa eteläkorealaisista kodeista on sellainen - ja teräväpiirtotekniikka (HDTV) on jo täyttä arkipäivää Etelä-Koreassa, kun sitä vielä jarrutellaan Suomessa. Maailman 3. rikkain maa vuonna 2025 Kang Youn-Ho näkee, että Etelä-Korean sijainti Korean niemimaan eteläkärjessä Kiinan ja Japanin välissä on tuonut sille vuosikymmenien saatossa ainutlaatuisen näkökulman Aasiassa. - Maatamme pidetään huipputeknologisena keskusnapana, josta muut maat mukaanlukien Yhdysvallat haluavat ottaa mallia. Maantieteellinen sijaintimme ja kauppateollinen osaamisemme antavat meille uniikin strategisen aseman Aasian markkinoilla. Maantieteellinen sijaintimme ja kauppateollinen osaamisemme antavat meille uniikin strategisen aseman Aasian markkinoilla. Etelä-Korea pähkinänkuoressa Daehan Minguk Etelä-Korean tasavalta Motto: Ole hyödyllinen koko ihmiskunnalle Kansallislaulu: Aegukga Pääkaupunki (ja suurin kaupunki): Soul Virallinen kieli: korea Hallitus: tasavalta, jossa on presidentti Presidentti: Lee Myung-bak (astui virkaan 25.2.2008) Pääministeri: Han Seung-Soo (astui virkaan 25.2.2008) Pinta-ala: yhteensä 99 646 km 2 (108. sija) Väestömäärä v. 2007 arvio: 49 024 737 asukasta (24. sija) Väestöntiheys: 480/ km 2 (19. sija) Bruttokansantuote (PPP) 2007 arvio Yhteensä: USD 1.206 triljoonaa (12. sija) Valuutta: won (KRW) Kuva: istock
ilmoitusliite kokoukset ja YRitYstapahtumat 9 avaa ovensa Kuva: istock ILMOITUSLIITE KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT 9 ja vientiyrityksille eri vientiä edistävät hankkeet ja järjestöt (mm. KOTRA, Invest Korea, Dynamic Korea) lisäävät entisestään globaalia tietoisuutta Etelä-Korean liiketoiminnasta. Kang Youn-Hon mukaan Etelä-Korean hallitus on pro-business eli hyvin myönteinen uusille investoinneille. Vertailevissa tutkimuksissa Etelä-Korea on osoittautunut yhdeksi suurimmista talousmarkkinoista Aasiassa Singaporen, Taiwanin ja Kiinan tasavallan ohella. Amerikkalainen sijoituspankki, Goldman Sachs, on ennustanut, että Etelä-Korea tulee olemaan maailman 3. rikkain maa vuoteen 2025 mennessä. Vanhempien kunnioitus on arvossaan Korealainen kulttuuri on homogeeninen. Kang Youn-Hon mukaan se perustuu hyvin vanhaan perinteeseen, jonka mukaan vanhemmat ihmiset nauttivat suurta kunnioitusta. - Esim. eteläkorealaisessa metrossa voi nähdä, miten liikejohtaja luovuttaa vapaaehtoisesti paikkansa vanhemmalle kansalaiselle. Vanhemmat kansalaiset ovat siis yleisesti ottaen hyvin kunnioitettuja Etelä-Koreassa sosiaaliasemaan katsomatta. Korealaisia ja suomalaisia yhdistää samantyyppinen kärsivällisyys ja sitkeys, jota suomalaiset kutsuvat sisuksi. - Korealaiset osoittavat tunteensa rehellisesti, ja meidät tunnetaan intohimoisina ihmisinä Aasiassa, Kang Youn-Ho sanoo. etelä-korea myönteinen ulkomaisille investoinneille kang youn-hon mukaan Etelä-Korean vastavalitulla presidentti Lee Myung-bakilla on pitkä kokemus toiminnasta yksityissektorilla, toimitusjohtajana, parlamentin jäsenenä ja Soulin pormestarina. - Hän on hyvin käytännönläheinen henkilö, jonka odotetaan suhtautuvan myötämielisesti sekä paikalliseen yksityissektoriin että ulkomaalaisiin sijoittajiin Koreassa. Etelä- Korea on maailman 11. suurin talous ja 12. suurin kauppatalous. Etelä-Korean hallitus tarjoaa anteliaita etuja ulkomaalaisille sijoittajille verrattuna muihin OECD-maihin mukaanlukien verovähennyksiä ja käteismyönnytyksiä high-tech teollisuuksiin sijoittamista varten. Vapaatalousvyöhykkeet Etelä-Koreassa ovat sitoutuneet edistämään tehokasta kansainvälistä liiketoimintaa korkeateknologian alalla. Suomella ja Etelä-Korealla on paljon yhtäläisyyksiä innovaation ja kehittyneen teknologian arvostuksessa. Jos nykyiset Etelä-Korean ja EU:n väliset kauppaneuvottelut päättyvät myönteiseen päätökseen, taloussuhteet Etelä- Korean ja Euroopan välillä siirtyvät upouuteen aikakauteen. etelä-koreaan suuntaava suomalainen liikematkustaja on aina tervetullut ottamaan yhteyttä Etelä-Korean suurlähetystöön tai KOTRA:n Helsingin toimistoon. Liikematkustajat Etelä- Koreassa voivat myös saada kattavaa palvelua Invest Korea Plazasta Soulissa, Kang Youn-Ho neuvoo. Linkkejä: kotra (korea Trade-investment Promotion Agency): http://english.kotra.or.kr invest korea: http://www.investkorea.org/ korean matkailunedistämiskeskus: http://english.tour2korea.com dynamic korea: www.korea.net/ korean liikenneministeriö: http://eng.mic.go.kr/ dynamic it korea: http://www.dynamicitkorea.org/ Matkustusvarmuutta ja ajansäästöä lennoille Liikelento tehostaa ajankäyttöä ja maksimoi matkustusvarmuutta; se on kustannustehokas tapa reittiliikennematkustamisen tueksi. Jetfliten täsmälentoja käytetäänkin kasvavassa määrin sekä business- että kannustepalkkiomatkoihin. Reittilentoja vaivaavat lentokenttäruuhkautumisista aiheutuvat myöhästelyt ovat jatkuvasti lisääntyneet eikä suunta ole ainakaan kääntymässä. Lentomatkustusviiveet johtavat pahimmillaan siihen, että tärkeästä liikeneuvottelusta jää pois avainhenkilöitä tai koko tilaisuus joudutaan siirtämään. - Liikelennoillamme on omat terminaalit, joustavat turvatarkastukset ja laaja valikoima lentokenttiä käytössä. Lisäksi koneemme odottavat matkustajia tarvittaessa useita tunteja, kertoo Jetfliten markkinointijohtaja Juhani Missonen. Nopeasti ja turvallisesti - Ilman koneen vaihtoja ja lentoasemilla odottelua lennämme suoraan kohteeseen ja takaisin palataan, kun työt on tehty. Parhaimmillaan edestakaisen matkan voi tilata jopa kahden tunnin varoitusajalla. Tehokkuudesta huolimatta kaluston ja lentotoimintaorganisaation vaatimustaso on täsmälleen sama kuin reittiliikenneyhtiöillä. Kilpailukykyinen vaihtoehto Lyhyemmän matka-ajan etuna on virkeämpi työntekijä, jonka matkatavaratkin saapuvat ajallaan ja varmasti oikeaan kohteeseen. - Kokonaiskustannuksiltaan liikelento on usein kilpailukykyinen reittilentoon verrattuna, kun huomioidaan matkustamisen oheiskustannukset, kuten hotellit, päivärahat, matkakustannukset sekä kokonaisajankäyttö, Missonen sanoo ja näyttää asiasta tehtyjä laskelmia. Myös lentomatkan voi hyödyntää vaikkapa sisäisen palaverin pitoon, kun tietoturvariskiä ei ole ulkopuolisten matkustajien puuttuessa. - Matkustajat eivät myöskään ole alttiina lentoterminaalilakoille, viivästyksille tai muille häiriötekijöille. Liikematkojen reititys, aikataulut ja matkustajatiedot ovat luottamuksellisia. - Palvelutasomme on korkea: käytössämme on seitsemän omaa konetta, mahdollisuus lainata lisää yhteistyökumppaneiltamme ja suorat yhteydet esimerkiksi Euroopassa yli tuhannelle kentälle. Pelkästään Lontoossa käytössämme on seitsemän kenttää. Jetfliten liikelentokoneita voi käyttää myös räätälöityihin loma- ja elämysmatkoihin. - Matkustusmukavuus on luonnollisesti ykkösluokkaa yksilöllistä tarjoilua ja kunnon
10 KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT ILMOITUSLIITE Joutsenmerkki kantaa huolta ympäristövaikutuksista Joutsenmerkin saaneen hotellin on täytettävä monipuoliset ja tiukat kriteerit, jotka kattavat merkittävimmät ympäristövaikutukset koko palvelun elinkaaren ajalta. Teksti: Juhani Nurmi Joutsenmerkillä palkitun hotellin kriteerit koostuvat 36 pakollisesta vaatimuksesta, 68 pistevaatimuksesta ja neljästä raja-arvosta. Saadakseen Joutsenmerkin hotellin on läpäistävä kaikki sitä koskevat pakolliset vaatimukset. Lisäksi hotellin on täytettävä 65 prosenttia pistevaatimuksista. Neljästä raja-arvosta hotellin tulee selvittää kaksi. Näistä toinen - energiankulutus - on pakollinen raja-arvo. Joustavien vaatimusten tarkoitus on, että erityyppiset hotellit ja muut majoitusyritykset voivat saada merkin. Kaiken kaikkiaan vaatimukset asettavat riman todella korkealle. Kriteereistä läpi pääseminen osoittaa kiistattomasti, että hotelli tekee ympäristötyönsä huolella ja erinomaisesti. Vain parhaat saavat Joutsenmerkin - Tavoitteenamme on, että tuotteiden ja palveluiden osalta vain ympäristön kannalta parhaimmat voivat läpäistä vaatimukset ja saada merkin käyttöön, sanoo SFS-Ympäristömerkinnän markkinointipäällikkö Heidi Mikkonen. Kokouspaikan oikealla valinnalla on merkitystä - Lisäksi on huomattava, että Joutsenmerkin hakeminen vaatii monenlaisia arvokkaita panoksia; aikaa, työtä, tietoa, osaamista ja rahaa, toteaa SFS-Ympäristömerkinnän markkinointikoordinaattori Antti Lehmuskoski. Tällä hetkellä Joutsenmerkki on Suomessa seuraavilla hotelleilla: Hotelli Krapi Oy, Scandic Hotel Jyväskylä, Scandic Simonkenttä, Scandic Espoo, Scandic Marski, Scandic Rosendahl, Scandic Tampere City ja Radisson SAS Seaside Hotel. Lisäksi Rautavaaralla sijaitsevalla majoituspalveluyrityksellä, Metsäkartanolla, on EU- Kukka merkki. Ympäristöystävällisiä vaatimuksia Joutsenmerkin saanut hotelli joutuu mm. käyttämään energiaa säästeliäästi, käyttämään ympäristöystävällisiä pesu- ja siivouskemikaaleja, sekä lajittelemaan jätteensä. - Nämä ovat asioita, joita hotelliyöpyjä ei välttämättä huomaa. Joutsenmerkitty hotelli ei lähtökohtaisesti käytä kertakäyttötuotteita edes kylpyhuoneissa, Antti Lehmuskoski selittää. EU-Kukka on Euroopan ympäristömerkki ja Joutsenmerkki Pohjoismaiden ympäristömerkki. Molemmilla on tarkat kriteerit, jotka tuotteen tai palvelun tulee täyttää ennen kuin merkin saa käyttöönsä. - Molempien merkkien kriteereitä uusitaan säännöllisesti. Tämän takia lupa myönnetään aina määräajaksi kerrallaan. Joutsenmerkillä on kriteerit 67 tuoteryhmälle, ja EU-kukalla 26 eri tuoteryhmälle. Hotellien kohdalla Joutsenmerkin kriteeri on hitusen tiukempi, Lehmuskoski vertailee. Lisätietoa aiheesta: www.ymparistomerkki.fi Asiakkaat ovat tulleet kriittisemmiksi ja vaativat tiloilta muunneltavuutta ja hyvää tekniikkaa. Miten kokoustilojen tarjoajat ovat reagoineet tähän? Teksti: Juhani Nurmi Jokainen kokoukseen joskus osallistunut tietää, miten suuri vaikutus kokouspaikan valinnalla on omaan panokseen. Toimiiko tekniikka ja yhteydet, saako apua henkilökunnalta jos tulee äkillinen tenkkapoo? - Kilpailutuksen myötä erottautuminen massasta on tullut meille entistä tärkeämmäksi, sanoo Sibeliustalon kongressipäällikkö Anu Kärkkäinen. Parempaa kokouspalvelua laatusertifioinnilla Hotellien ja kokouspaikkojen palvelulaatua kehitetään jatkuvasti. Prosessia helpottaa kansainvälinen ISO9001-laatusertifiointi. Teksti: Juhani Nurmi Kokousalalla kilpailu lisääntyy kaiken aikaa, ja sen myötä asiakkaat ovat yhä vaativampia. Kongressipäällikkö Anita Ritakallio Helsinki Congress Paasitornista luottaa laadunseurannassa kansainväliseen ISO9001- sertifiointiin. - Se on mielestäni nerokas järjestelmä, joka läpivalaisee yrityksen kaikki toiminnot. Meillä - Sibeliustalossa on n. 300-320 kokoustilaisuutta vuosittain. Varausajat ovat jatkuvasti lyhentyneet. Haasteet lisääntyvät, koska isojakin tilaisuuksia toteutetaan muutaman viikon varoitusajalla. Tämä vaatii välillä suurta joustoa. Remonttiuudistuksilla lisää vetovoimaa se on koonnut arjen monet pikkufaktat toimivaksi ja tehokkaaksi manuaaliksi. Sertifioimalla toimintamme saimme paitsi erinomaisen apuvälineen johdolle myös toimivan työvälineen palvelujemme kehittämiseen, Ritakallio sanoo. Asiakaspalautteen tärkeys - Meille on erittäin tärkeää saada asiakkaalta palautetta heidän tilaisuuksistaan. Tästä syys- Tilojen remontointi ja niiden viihtyvyyden perusteellinen uudistaminen on yksi keino lisätä kongressipaikan vetovoimaa. Teimme äskettäin uudistustöitä, jossa Sibeliustaloon lisättiin wc-tiloja. Myös ergonomisempia kalusteita hankittiin, ja ideoimme akustiikkataidetta Lahden Muotoilu-instituutin auliilla avustuksella. Olemme lisäksi hankkineet interaktiivisia smart board esitystauluja kokoustiloihin. Anu Kärkkäinen myöntää, että vaikeat tekniset haasteetkin täytyy uskaltaa kohdata. Meille tulee säännöllisesti kymmenittäin vieraita, joilla kaikilla saattaa olla omat kannettavat tietokoneensa. Ne eivät ole aina yhteensopivia suomalaisten järjestelmien kanssa. Tietotekniikan mukaantulo ei ole kuitenkaan vähentänyt kokoontumisien ja kongressien kysyntää, päinvastoin. tä olemme koko ajan kehittäneet palautejärjestelmäämme. Tavoitteenamme on saada tietää, miten asiakkaat ovat palvelumme kokeneet. Olemme iloisia, että noin 40 prosenttia asiakkaistamme kertoo meille mielipiteensä. Toisin sanoen asiakkaat toimivat tuotekehittelijöinämme sekä auttavat meitä kehittämään laatuamme. Kaikki palautteiden perusteella tehdyt muutokset näkyvät kokonaislaadun paranemisena. - Pitkäjänteinen työ laadunvalvonnassa ja toiminnan jatkuvassa kehittämisessä kantavat meille hedelmää. Kiitos kuuluu asiakkaillemme, Anita Ritakallio kiittää. Oivallinen työkalu palvelualalle Inspecta Oy:n pääarvioija Paula Mikkolan mukaan käytännön kokemukset ISO9001-sertifioinnista ovat olleet myönteisiä. ISO9001
ILMOITUSLIITE KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT 11 Kuva: jenni kiukas copyright sibeliustalo Kuva:timo kauppila Hyvä palvelu listataan korkeimmalle Marina Congress Centerin kongressipäällikkö Outi Näntö myöntää, että kilpailu asiakkaista pääkaupunkiseudulla on koventunut. Kilpailu pitää meidät virkeinä, ja keräämme jatkuvasti palautetta, joka on aina tervetullutta. Vain näin voimme kehittää toimintaamme. Mielenkiintoista on, että vaikka tekniikan toimivuus on tärkeää, tutkimuksissa henkilökunnan ammattitaito ja palvelualttius on listattu on käytännönläheinen työkalu palvelualalle, vaikka Suomessa hotelli- ja kongressialaa ei ole toistaiseksi sertifioitu vielä kovin laajasti. Mikkola sanoo, että ISO9001 jakaantuu neljään pääosioon. - Nämä ovat johtaminen, resurssien hallinta, prosessien toteutus sekä mittaaminen. Sertifiointi ei ole itsessään lopputuote, vaan se täytyy kyetä tulkitsemaan oikein yrityksen toiminnassa. Auditointi on kehittämis keskustelua Auditointi on sertifioinnin säännöllistä tarkastusta, jota tehdään yrityskohtaisesti keskimäärin kerran vuodessa. Ennen varsinaista sertifiointia pidetään suunnittelukokous. - Siinä käydään läpi palaute sekä se, täyttääkö yrityksen toiminta vaaditut kriteerit. pääsääntöisesti kaikkein korkeimmalle. Henkilökunnan tärkeys menee jopa huipputekniikan vaatimusten ohi. On huojentavaa todeta, että inhimillisyys rankataan teknologiaa korkeammalle. Pehmeitä arvoja ei suinkaan tule ylenkatsoa, Näntö sanoo. Näntön mukaan hyvällä kongressikeskuksella on oltava hyvät yhteistyökumppanit, jotka voivat hädän tullen auttaa lyhyelläkin varoitusajalla ja nopeasti. Tekniikan jatkuva kehitys on velvoittanut meitäkin uudistumaan, sekä hakemaan asiakkaita tyydyttäviä ratkaisuja. Sertifiointiarvioinnin aikana pyydetään yritykseltä korvaavia toimenpiteitä, jotka tulee hoitaa kuntoon ennen sertifioinnin myöntämistä. Sisäisessä auditoinnissa käydään yrityksen kanssa läpi miten sertifiointia on hyödynnetty asiakkaan ja henkilökunnan näkökulmasta. - Palaute on tässä osiossa olennaisen tärkeää. Prosessista tehdään otoksia, ja niille voidaan valita tietty teema. Sertifiointi ei ole pelkkä paperi, vaan hyödyllinen kehittämistyökalu. Näen auditoinnin molemminpuolisesti hyödyllisenä kehittämiskeskusteluna asiakkaan kanssa. Sertifioinnin peruuttaminen on harvinaista. Tiedän sellaista tapahtuneen ainoastaan tietyissä Etelä-Euroopan maissa, Mikkola sanoo. S-Card sinun hotelli ja ravintolaetukorttisi S-Card tuo työmatkaasi mukavuutta ja rahanarvoisia etuja, joita voit hyödyntää kaikissa Sokos Hotelleissa, Holiday Club -kylpylähotelleissa (Årea lukuun ottamatta) ja Suomen Radisson SAS -hotelleissa, hotellien ravintoloissa, S-ryhmän valtakunnallisissa ketjuravintoloissa Suomessa sekä S-Cardin piirissä olevissa yksittäisissä ravintoloissa. Tutustu korttiin ja hyödynnä jäsenetusi! S-Card etuja Kartutat ostoksista S-pisteitä, jotka käyvät maksuvälineenä kaikissa edellä mainituissa toimipaikoissa 12 kuukautta Kun käytät majoittuessasi S-Cardia, saat 5 :n alennuksen päivän hinnasta (ei koske valmiiksi alennettuja hintoja) Majoittuessasi saat palveluetuna mm. S-Card-setelin (arvo 12 ), joka käy maksuvälineenä kaikissa edellä mainituissa paikoissa jopa 6 kuukautta S-Card Premium-kortin ja sen tuomat lisäedut saat, kun ostosi ylittävät 3600 kortin voimassaolovuoden aikana Lisätiedot: S-Card asiakaspalvelu, puh. 010 76 82777, ma pe klo 9 16, s-card@sok.fi tai www.sokoshotels.fi, kohdasta Etukortit >S-Card S-Cardilla 5 etu päivän hinnasta
12 KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT ILMOITUSLIITE Matkatoimistoalan myynnin kasvu jatkui vuonna 2007 Matkatoimistoalan myynnin kasvu jatkui vuonna 2007 sekä vapaa-ajanmatkustuksessa että liikematkasektorilla. Suomen matkatoimistoalan liiton (SMAL) keräämien ennakkotietojen mukaan liiton jäsentoimistojen kokonaismyynti ilman alan sisäistä kertautuvaa myyntiä nousi 1 864 miljoo naan euroon, jossa oli lisäystä edellisvuoteen 6,9 prosenttia. Vuotta aikaisemmin kasvuksi kirjattiin 3,2 prosenttia. Viron matkailu vuonna 2007-2008 Yrityksille ja yhteisöille tapahtuvan liikematkamyynnin arvo oli 845 miljoonaa euroa, mikä on 5,9 prosenttia enemmän kuin edellisvuonna. Lentäen tehtyjen vapaa-ajan valmismat kojen tuotannon arvo oli 729 miljoonaa euroa, missä oli kasvua edellisvuoteen peräti 9,6 prosenttia. Lentäen tehdyistä valmismatkoista myytiin Internetin kautta yli 40 prosenttia. Liikematkojen myynnissä netin osuus oli vajaat 20 prosenttia. Sähköinen lentolippu Kansainvälisessä ja kotimaan lentoliikenteessä sovellettavan sähköisen ns. e-lipun käyttö nousi vuoden 2007 päättyessä noin 93 prosenttiin. Vuotta aiemmin e-lippujen osuus ulkomaan ja kotimaan lippujen IATA-tilityksistä laskettuna oli 81 prosenttia. Lopullinen päivämäärä 100-prosenttiseen e-lippuun siirtymisessä maailmanlaajuisesti on 1. kesäkuuta 2008. Ulkomaan lomamatkailun vuosi 2007 SMALin tuore valmismatkatilasto vuodelta 2007 osoittaa lentäen tehtyjen valmismatkojen määrän pysyneen lähes edellisen vuoden tasolla matkustajamäärän ollessa hieman yli 957 000. Eurooppa on yhä edelleen suomalaisten suosiossa, vaikkakin sinne tehtiin vuonna 2007 valmismatkoja jonkin verran edellisvuotista vähemmän. Yhteensä Välimeren maissa ja muissa Euroopan kohteissa lomaili pakettimatkalla viime vuonna noin 702 000 suomalaista. Euroopan osuus koko valmismatkalomailusta on runsaat 73 prosenttia. Lähde: Suomen matkatoimistoalan liitto ry Vuoden 2007 Top ten -lista Vuosi 2007 oli Virossa aktiivisen kasvun vauhdittama. Viime vuonna avattiin Virossa kuusi uutta hotellia, käsittäen yhteensä yli 1248 uutta hotellihuonetta. Useamman uuden hotellin yhteyteen on rakennettu myös virkistyskylpylä sekä kokouskeskus. Tämä trendi näyttää, että kasvua odotetaan ennen kaikkea kongressimatkailun puolella. Sen vuoksi Enterprise Estonia/ Viron Matkailun edistämiskeskus, Viron Hotelli- ja Ravintola-alan Liitto, Viron Matkatoimistoalan Liitto sekä Viron isoimmat kongressikaupungit Tallinna, Tartto ja Pärnu allekirjoittivat 6. syyskuuta sopimuksen kongressimatkailun kehittämiseksi. Sopimusosapuolten tavoitteena on yhdistää yritysten, paikallishallinnon sekä valtion intressit yhteisen katto-organisaation Viron Kongressitoimiston/ Estonian Convention Bureau (ECB) alle. Vuosi 2007 oli myös Viron matkailun laatuvuosi. Matkailun edistämiskeskus kiinnitti erityistä huomiota matkailualan palvelun ja palveluitten laatuun ja niitten kehittämiseen. Laatuvuoden puitteissa jatkaa Viron Matkailun edistämiskeskus myös vuonna 2008 laatuohjelmien toteuttamista sekä matkailu- ja ravintola-alalla toimivien yritysten henkilökunnan ja johdon laatutietoisuuden lisäämistä erilaisien koulutusohjelmien avulla. Matkailutrendien valossa on erityisesti kehittynyt maan sisäinen matkustaminen, verrattuna vuoteen 2006 oli lisäystä 17 %. Vastapainoksi suomalaisten matkustaminen Viroon on näyttänyt pientä laskutrendiä. Vuoden 2007 tammi-syyskuussa yöpyi Virossa noin 870 000 suomalaista matkustajaa, laskua vuoteen 2006 verrattuna noin 6 %. Lasku kohdistui ennen kaikkea Tallinnan yöpymisiin, jonkun verran vähemmän yövyttiin myös Pärnussa ja Tartossa. Saarenmaan suosio taas nousi viime vuonna huomattavasti (noin 20 %). Yhden päivän matkustajia kävi Virossa sinä aikana arvioltaan 830 000. Suomalaiset matkustajat ovat edelleen isoin ulkomaalainen matkustajaryhmä Viroon. 1. Espanja/Kanaria/Baleaarit 2. Kreikka 3. Thaimaa 4. Bulgaria 5. Turkki 6. Italia 7. Portugali/Madeira/Azorit 8. Tunisia 9. Kypros 10. Egypti Matkailuvuoden 2008 uutisia Viron Kylpyläalan liitto ESPAL (Eesti Spa Liit) jatkaa kylpylätarjonnan kehittämistä. Viime vuonna valmistui Viron kylpylöitten luokitusohjelma, ja vuonna 2008 aloitetaan luokitusten myöntäminen kylpylöille. Tämä tulee varmistamaan jatkossakin laadukkaan ja asiantuntevan kylpylätarjonnan Virossa. Tartto - Vuonna 2008 avataan Tarton Ülenurmen kansainvälinen lentokenttä ja syyskuussa aloitetaan säännöllinen lentoyhteys Tartosta Tukholmaan. Tarton keskustasta löytyy mielenkiintoinen matkailukohde, Antoniuksen killan käsityöpiha. Yhteensä kiltaan kuuluu 22 käsityöläistä, joiden opastuksella pääsee kokeilemaan mm. lasimaalausta ja perinteistä painotekniikkaa. Kesällä järjestetään Antoniuksen killan pihalla monia mielenkiintoisia ulkoilmatapahtumia. Tartto hemmottelee vierailijoita yli kahdellakymmenellä mielenkiintoisella museolla. Uusin tulokas on lokakuussa avattu Laulujuhlamuseo. Haapsalu Haapsalun historiallisen Piispanlinnoituksen äskettäin restauroidussa vallihaudassa kuullaan ensi kesänä lasten iloista naurua uuden upean leikkipuiston turvakamerat ja valot on jo asennettu ja heti kevään tultua täyttyy alue mitä mielenkiintoisimmilla jälkikasvua viihdyttävillä vempaimilla. Projektin ideana on tutustuttaa lapset historian saloihin leikin ja hauskanpidon kautta. Viihdettä koko perheelle tarjoaa myös Iloni Imedemaa, jossa on esillä Astrid Lindgrenin kirjojen kuvittajan, Haapsalussa syntyneen Ilon Wiklandin töitä. Kesällä järjestetään Ilonin Ihmemaassa myös muita lapsille suunnattuja tapahtumia ja teatteriesityksiä.
ILMOITUSLIITE KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT 13 Kuva: istock Sähköiset järjestelmät kokous- ja tapahtumajärjestelyissä ovat nykypäivää Yritys voi ulkoistaa osan tai kaikki työvaiheet matka- ja tapahtumajärjestelypalveluita tarjoavalle Meeting Management -kumppanille, joka suunnittelee sähköisen ilmoittautumislomakkeen asiakkaan kanssa, ottaa vastaan ilmoittautumiset ja seuraa tapahtuman täyttöastetta. Myös palautteenkeruu tapahtumasta sujuu tämän jälkeen vaivattomasti. Teksti: Päivi Remes Kokouksia ja tapahtumia suunnitellaan ja toteutetaan hyvin. Tapahtuma on kuitenkin aina kokonaisuus ja kävijä muodostaa kokonaismielikuvan eri tekijöiden summasta. Vaikka palveluntarjoajan ulkoiset puitteet ja tapahtuman anti olisivat hyviä, voi moni kutsuttu jättää osallistumatta tapahtumaan viime tingassa saapuneen kutsun tai tökkivän ilmoittautumisjärjestelyn takia. Myöskin tapahtuman palautteenkeruu ja jälkimarkkinointi saattavat ontua. Sähköisten työkalujen hyödyntäminen ei edellytä yritykseltä laiteinvestointeja tai käytön opettelua. - Sähköiset työkalut helpottavat tapahtumajärjestelyjä eikä niitä ole välttämätöntä hankkia omaan yritykseen. Esimerkiksi meiltä saa täyden kokous- ja tapahtumajärjestelypalvelun tai halutessaan osia siitä ja palvelun hinta määritellään sen mukaisesti. Näin pienikin yritys pääsee hyötymään sähköisistä työkaluistamme, kertoo myyntijohtaja Sari Viljamaa Kaleva Travelista. Järjestelmät taipuvat hyvin erikokoisten tapahtumanjärjestäjien tarpeiden mukaan. - Jos yrityksellä on paljon kansainvälisiä tapahtumia, saattaa olla perusteltua hankkia oma tapahtumahallintatyökalu, jossa matkatoimistolla on käyttäjän rooli. Jotta sen hankinta olisi järkevää, tulee päätöstä voida tarkkailla myös numeroiden valossa. Tällöin yrityksellä tulee olla tiedossa, kuinka paljon vuosittain käytetään rahaa ryhmämatkustukseen, kokouksiin ja tapahtumiin. Yllättävän moni yritys ei omaa selvää käsitystä asiasta, koska kulut kirjataan eri paikkoihin kuten koulutukseen tai markkinointiin, Viljamaa sanoo., Kun tammi-syyskuussa yöpyi Virossa yhteensä noin 1,9 miljoonaa ulkomaista vierailijaa, niin 46 % heistä saapui edelleen Suomesta. Vuonna 2008 tullaan jatkuvasti panostaman palvelun ja palveluitten laatuun, kehitetään uusia tuotepohjaisia ratkaisuja matkailutarjonnan lisäämiseksi. Myös tiedon ja tietoisuuden lisäämiseen panostetaan - vuonna 2008 avataan täysin uusitut matkailusivut www.visitestonia.com. Suomen markkinoilla tulee kuluvan vuoden markkinointitapahtumat rakentumaan televisiosarjan Matkalla Virossa ympärille. Kyseisen ohjelman on Viron Matkailun edistämiskeskuksen tilauksesta tuottanut Filmaattiset Oy ja se esitetään yhdeksänjaksoisena sarjana touko-syyskuun aikana YLE2 ohjelmistossa. Ohjelman juontajina toimivat suomalaisille tuttu virolaissyntyinen näyttelijä Tarmo Ruubel sekä näyttelijä-laulaja Siiri Sisask. Vuosi 2008 on myös Viron 90 juhlavuosi. Juhlavuoden puitteessa tuodaan Viron kulttuuri-, matkailu ja elinkeinoelämätarjonta suomalaisille suoraan kotiovelle Viro tulee kylään -yleisötapahtuma vierailee vuoden aikana kuudessa Suomen kaupungissa. Tarkempi tapahtumakalenteri löytyy osoitteesta www.viro90.fi. Lähde: Enterprise Estonia/Viron matkailun edistämiskeskus. 2,4 3,2 4,5 Nauti tilaisuudesta Finlandia-talossa! Finlandia-talo on uniikki kongressi-, viihde- ja tapahtumakeskus Helsingin kansainvälisessä sydämessä. Varaa seuraava tilaisuutesi osoitteesta www.finlandiatalo.fi Puhelin (09) 4024 400 sales@finlandiatalo.fi
14 KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT ILMOITUSLIITE Vihreät arvot tuovat haasteita matkustukseen Ilmastonmuutos asettaa yhä suuremmat kriteerit myös matkustukselle. Lentoyhtiöt ja matkatoimistot sopeutuvat vauhdilla uusiin ympäristövaatimuksiin. Teksti: Juhani Nurmi Finnairin ympäristöjohtaja Kati Ihamäen mukaan lentoyhtiössä on käytössä useita ympäristönsuojelua koskevia toimenpiteitä ja hankkeita. - Finnair on satsannut yhteensä 3,5 miljardia euroa uusimpaan lentokalustoon, joka edustaa parasta teknologiaa ekotehokkuuden osalta. Se alittaa vaaditut rajat myös hiilidioksidi- ja typpioksidipäästöjen osalta. Tekniikassa on myös kiinnitetty huomiota esim. koneiden maalauksessa käytettäviin kemikaaleihin, jolloin haitallisia liuotinpäästöjä syntyy vähemmän. Finnair Cateringillä ISO 14001 -standardin mukaisessa ympäristöjärjestelmässä on huomioitu erityisesti veden kulutuksen vähentämistä ja jätteiden käsittelyä. - Matkustamossa lajitellaan erikseen alumiini, lasi, biojäte sekä osa muovijätteestä. Kotimaan lennoilla kerätään talteen myös energiajae. Lentäminen on puhtainta matkustamista Ympäristönsuojelu näkyy Finnairilla myös liputtomassa matkustamisessa. Matka voidaan varata ja ostaa verkossa, ja e-palvelut tekstari-ilmoituksineen säästävät luontoa välttäen turhaa paperinkäyttöä. - Niin isot firmat kuin yksittäiset matkustajatkin ovat alkaneet tiedustella ympäristöohjelmistamme. Voimme kertoa heille tehdyistä hankkeista ympäristötehokkuuden parantamiseksi. Lentoliikenne vastaa vain noin 2 prosenttia kaikista maailman hiilidioksidipäästöistä. - MIPS-tutkimukset ovat osoittaneet, että lentäminen on puhtaampaa kuin auto- tai junaliikenne, kun huomioidaan luonnonvarojen kokonaiskulutus. Lisäksi suorat ja lyhyemmät reittimme Suomesta Aasiaan ovat suomalaiselle matkustajalle ympäristönsuojelun kannalta parhaat mahdolliset, Ihamäki tähdentää. Matkustuspolitiikan kasvava merkitys Myyntijohtaja Jari Oinonen Kaleva Travel Oy:stä kertoo, että matkustuspolitiikan merkitys on kasvanut Suomessa viime aikoina. - Matkustuspolitiikka on tätänykyä kiinteä osa monen yrityksen strategiaa, joka ohjaa työntekijöitä oikeisiin matkustusvalintoihin. Oinonen sanoo, että yritykset alkavat pikku hiljaa huomioida ympäristöasiat myös matkustuspolitiikassaan. - Matkatoimiston rooli on neuvoa ja antaa tietoa eri vaihtoehdoista, esimerkiksi mahdollisimman vähäpäästöisten lentojen suhteen. Sama pätee myös auto- ja junaliikenteeseen sekä hotellien ympäristöluokitukseen. Ympäristöarvojen tavoittelu ei ole vielä kovin systemaattista, mutta kyseessä ei ole ohimenevä muotioikku. Ympäristöarvot imagollinen tekijä Oinosen mukaan asiakkaat ja firmat tiedustelevat paljon erilaisista ympäristöohjelmista. - Ne ovat monille firmoille tärkeä imagotekijä, joka luo työntekijöihin lisää vastuullisuutta liikematkustuksessa. Ympäristöarvojen tavoittelu ei ole vielä kovin systemaattista, mutta kyseessä ei ole ohimenevä muotioikku. Kaleva Travel Oy:llä on tätä ajatellen konkreettinen toimenpideohjelma. - Esimerkiksi uusi tieto- ja varauskanavamme Netgate saa loppuvuodes-
ILMOITUSLIITE KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT 15 Kuva: istock Yritykset matkustavat yhä harkitsevammin Perinteisten bisnes-luokan lentomatkojen rinnalle on kehitetty uusia liikematkustuksen muotoja. Taustalla on yritysten kasvava kiinnostus matkojen kustannuksia ja ympäristövaikutuksia kohtaan. Toikka-Everin mukaan tarkkoja lukuja liikematkustajien osuudesta laivaliikenteessä on vaikea arvioida, mutta erityisesti perjantaisin ja maanantaisin Helsingin ja Tallinnan välisessä liikenteessä jopa puolet matkustajista saattaa olla työ- tai liikematkustajia. ta uuden version, josta saa tietoa eri matkustusmuotojen päästöistä. Sisäisiä palavereita virtuaalisesti Monissa firmoissa pohditaan kannattaako sisäisiä palavereita varten ylipäätänsä lennättää työntekijöitä pisteestä A pisteeseen B. Palaverimatkat tuovat firmoille lisäkustannuksia ja lisäävät joissakin tilanteissa siten myös turhaa matkustusta. - Olemme varautuneet tähän suunnittelemalla palvelua, joka huomioi virtuaalisen palaverin yhtenä vaihtoehtona. Tulevaisuudessa tulemme tarjoamaan tämän toimintamallin asiakkaillemme, Oinonen paljastaa. Teksti: Kaisa-Maija Pitkäniemi - Yritysmatkustuksessa on selkeästi havaittavissa paineita kokonaismatkakustannusten alentamiseen, toteaa Brussels Airlinesin Country Manager Markku Ahteela. Lentoliikenteessä tähän on vastattu ottamalla käyttöön uusia matkustusluokkia. Bisnesluokan rinnalle on luotu erihintaisia, bisnesluokkaa selvästi edullisempia luokkia, joista liikematkustajat voivat valita itselleen sopivan. Kalliimpiin luokkiin kuuluu yleensä erilaisia palveluja, esimerkiksi lämmin ruoka tai nopeampi lähtöselvitys. Lipun säännöt ovat myös joustavammat eli matka voidaan perua tai sitä voidaan muuttaa. Halvimpien luokkien matkustajille lipun säännöt ovat huomattavasti tiukemmat ja palveluja saa lisämaksusta. -Meillä tähän ratkaisuun päädyttiin pääasiallisesti asiakaspalautteiden pohjalta. Bisnes-luokan kysyntä oli alhainen. Tämä oli myös vastaus halpalentoyhtiöiden voimakkaaseen tulemiseen, kertoo Markku Ahteela. Vaihtoehtoisia matkustusmuotoja Kustannussäästöjä haetaan yhä useammin myös käyttämällä muita matkustusmuotoja. Supersea Containers Finland Oy:n myynti- ja markkinointijohtaja Ida Yritysmatkustuksessa on selkeästi havaittavissa paineita kokonaismatkakustannusten alentamiseen. Syynä raide- ja laivamatkustukseen saattaa olla myös ympäristönäkökulmat. Toikka-Everi vahvistaa, että yritysten kiinnostus ympäristöasioihin on selvästi nähtävissä, vaikka onkin vaikea arvioida, kuinka moni valitsee laivamatkan ympäristöasioiden vuoksi. Hän korostaakin matkanvaraamisen ja matkustamisen helppouden merkitystä. -Kyllä laivamatkustamisessa korostuvat ehdottomasti vaivattomuus, helppous ja nopeus. Satamat sijaitsevat kaupungin keskustoissa, joten siirtymiseen ei tarvitse varata aikaa. Laivalle on myös mahdollisuus ottaa oma auto mukaan. Pitkillä matkoilla lentomatkustus on kuitenkin ajallisesti kannattavin ja usein myös ainoa matkustustapa. Perinteinen bisnes-luokka ei ole kokonaan häviämässä. -Bisnes-luokkaa tullaan myös tulevaisuudessa tarvitsemaan, sillä 10-12 tunnin lennon jälkeen ei yksikään liikematkustaja ole tehokkaimmillaan, jos ei ole saanut levätä kunnolla, toteaa Markku Ahteela.
16 KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT ILMOITUSLIITE Liikematkustamisen uusi aika on alkanut! Paras matka Travel Plus Netgatesta lennot, myös halpalennot ja nettihinnat, hotellit, autot ja junat yhdellä sisäänkirjautumisella. Todellinen ratkaisu Travel Plus Netgaten avulla matkustusprosessin kaikki työvaiheet matkan suunnittelusta ja varauksesta hallinnointiin ja raportointiin yhdessä paikassa omalla työpöydällä. Turvallisuus Travel Plus Netgate tietää myös kriisitilanteissa, missä matkustajat ovat. Tämä on turvallisuutta, jota ei ennen ole ollut tarjolla! Tätä tarkoittaa täydellinen matkahallinta! Riippumaton suomalainen Kaleva Travel on kehittänyt markkinoiden edistyksellisimmän matkahallinnan työkalun. Travel Plus Netgate -portaalin tietokanava, varauskanavat, hallinnointityökalu ja kriisiraportointi ovat vain osa järjestelmän ominaisuuksia, joiden ansiosta matkahallinta on helpompaa kuin koskaan! KALEVA TRAVEL OY Ruoholahdenkatu 23, 00180 Helsinki puhelin: 0205 61 5615 faksi: 0205 61 5555 sähköposti: myynti@kalevatravel.fi www.kalevatravel.fi