Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2009 1 (6) KONSORTIORYHMÄN PÖYTÄKIRJA Aika 3.4.2009 klo 13.00 15.00 Paikka Läsnä Fabianian auditorio, Yliopistokatu 1, 2. krs Mirja Iivonen, ylikirjastonhoitaja, Tampereen yliopiston kirjasto, puheenjohtaja Sinikka Luokkanen, tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu Minna Liikala, tietopalvelun ryhmäpäällikkö, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Janne Ranta, päällikkö, YLE Kirjasto-tietopalvelu Ulla Nygrén, Kirjasto-tietopalvelun johtaja, Turun kauppakorkeakoulu (Maria Schröderin sijaisena) Ulla Ohvo, tietopalvelupäällikkö, Saimaan ammattikorkeakoulu Mervi Pekkala, vs. kirjastotoimen apulaisjohtaja, Oulun kaupunginkirjasto Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Virpi Pietikäinen, suunnittelija, Kansalliskirjasto, sihteeri Asiantuntijat Ari Alkio, suunnittelija, Kansalliskirjasto Terhi Manninen, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Poissa Maria Schröder, kirjastonjohtaja, Svenska Handelshögskolan Pirjo Lipasti, informaatikko, Helsingin kaupunginkirjasto Esityslista 1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen Hyväksyttäneen esityslista. Puheenjohtaja Mirja Iivonen avasi kokouksen klo 13.10. Hyväksyttiin esityslista. 2. Yliopistojen keskitetyn määrärahan jakomallin soveltamisesta saadut kokemukset Yliopistojen FinELib-aineistomäärärahan jaossa otettiin vuoden 2009 alusta lukien käyttöön malli, jossa EEBO- ja ECCO-aineistojen vuosilisenssit maksetaan keskitetysti aineistomäärärahasta ja jäljelle jäävästä määrärahasta 50 % kohdennettiin Elsevierin Freedom-kokoelmaan ja 50 % yliopistoille käytettäväksi FinELibaineistohankintaan. Elsevierin tukiosuudet kirjastoille on laskettu 2008 yliopistokohtaisten hintojen suhteessa. Yliopistot ilmoittivat syksyllä 2008 FinELibpalveluyksikölle 1-5 aineistoa / yliopisto, joihin käyttäjämäärien perusteella jaettava määräraha kohdennetaan. Kohdennettavien aineistojen lukumäärä pidetään mahdollisimman pienenä. Yliopiston käyttäjälukujen perusteella jaettava aineisto-
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2009 2 (6) määräraha on mahdollista kohdentaa kokonaan yhteen aineistoon. Elsevierin sopimuskauden (2008-2011) lopulla päätetään, jatketaanko Elsevierin tukemista vai jaetaanko Elsevierin määrärahaosuus muulla tavalla. Uuteen jakomalliin siirryttiin vuoden 2009 alusta lukien ilman siirtymäkautta. Avoimen yliopiston määräraha jaetaan avoimen yliopiston käyttäjämäärien suhteessa myös vuodesta 2009 lukien. Yliopistot ilmoittivat syksyllä 2008 palveluyksikölle 1-2 aineistoa, joihin avoimen yliopiston määräraha kohdennetaan. Ari Alkio kertoo yliopistojen määrärahajakomallin soveltamisesta saaduista kokemuksista. Ari Alkio kertoi yliopistojen määrärahajakomallin soveltamisesta saaduista kokemuksista. Keskimäärin määräraha on jaettu 2-3 aineistolle, avoimen yliopiston määräraha 1-2 aineistolle. Määrärahajaossa ei ole ollut ongelmaa palveluyksikön taholla. Halti-tietokannan rakennetta on muutettu vastaamaan aineistomäärärahojen muutoksia. Haltista käy nyt selvemmin ilmi, mitä tukea aineistoon kohdennettu. Valuuttamuutoksiin kiinnitetään huomiota. Keskusteltiin mallin soveltamisesta myös ammattikorkeakoulusektorilla. Malli on ollut yliopistopuolella vasta vähän aikaa käytössä eikä siitä ole vielä paljon kokemuksia. AMK-sektorilla organisaatioilla ei ole monia yhteisiä isoja aineistoja. Sen sijaan voi olla useita eri aineistoja, joihin määräraha haluttaisiin kohdentaa, jolloin tuen jakaminen voi olla varsin työlästä. Palveluyksikkö toimittaa amk-sektorin edustajille listauksen amk:jen tilauksista määrärahojen kohdentamisesta käytävän keskustelun ja päätöksenteon tueksi. 3. Facta-tietopalvelun pitkäaikaiskäyttö WSOY on ilmoittanut, että se haluaa luopua Facta-tietopalvelun pitkäaikaiskäyttöklausuulista. WSOY:llä ei ole suunnitelmissa tehdä tulevaisuudessa CD-versiota Factasta eikä painaa Facta-tietosanakirjaa. Kumpaakaan versiota Factasta ei ole WSOY:n varastossa riittävästi Facta-tilaajien tarpeisiin, mikäli sopimusta ei uusita. Tulevaisuudessa WSOY tarjoaa Factasta vain online-palvelua. Kirjastojen kannalta asian tekee vaikeaksi se, että WSOY ei ole varoittanut palveluyksikköä asiasta vuoden 2008 aikana. Ensimmäinen tieto asiasta saatiin tammikuussa 2009. Pitkäaikaiskäytöstä neuvoteltaessa WSOY tarjosi ratkaisuksi helmikuussa 2009 viimeisen painetun version Facta-tietosanakirjaa kullekin Factapalvelun tilanneelle jäsenelle kuluja vastaan. Neuvottelujen kuluessa WSOY suostui tarjoamaan viimeisen painetun version Facta-tietosanakirjaa kullekin konsortion Facta-palvelun tilanneelle jäsenelle ilman kuluja. Pian tämän jälkeen WSOY sanoutui irti tästäkin ratkaisusta. Viimeisenä ehdotuksenaan WSOY suostuu seuraavaan muotoiluun: "WSOY pyrkii saattamaan pitkäaikaiskäyttömateriaalin joko pai-
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2009 3 (6) netussa muodossa Facta-tietosanakirjaa tai CD-rom-muodossa, mikäli niitä on WSOY:n varastossa, viikko siitä kun jäsen ilmoittaa jäävänsä pois konsortiosta. Ari Alkio kertoo Facta-tietopalvelun pitkäaikaiskäytön tilanteesta. Ari Alkio kertoi Facta-tietopalvelun pitkäaikaiskäytöstä. Keskusteltiin jatkotoimenpiteistä. Hakuteoksissa pitkäaikaiskäyttö ei ole samalla tavalla relevantti asia kuin kokotekstilehdissä tai kirjoissa, koska aineisto päivittyy jatkuvasti. Painettuja teoksia ei välttämättä haluta pitkäaikaiskäytön nimissä kirjastoihin. Pidettiin asiaankuuluvana lähteä neuvottelemaan hinnanalennusta. Tämä senkin vuoksi, että kustantajat saavat viestin, että sopimuksiin ei pidä tehdä lyhyellä varoitusajalla oleellisia muutoksia. Neuvotteluja WSOY:n kanssa jatketaan tavoitteena hinnanalennus aineistosta. 4. Neuvoteltavat aineistot vuodelle 2010 FinELibin asiantuntijaryhmät ovat tehneet priorisoidut aineistoesityksensä vuoden 2010 aineistoneuvotteluihin mukaan otettavista aineistoista. Ryhmiä pyydettiin nimeämään maksimissaan kaksi ehdotusta per ryhmä. Palveluyksikössä on laadittu esitysten pohjalta lista aineistoista, joista aloitetaan neuvottelut vuodelle 2010. Paula Mikkonen esittelee palveluyksikön esityksen neuvotteluihin valittavista aineistoista (Liitteet 2-3). Esitykseen on poimittu aineistoja jokaisen asiantuntijaryhmän esityksistä. Kahdesta aineistosta (Joanna Briggs ja DigiZeitschriften) pyydetään ensin koekäyttö, jonka perusteella nähdään, onko aineistoihin tarpeeksi kiinnostuneita, että neuvottelut kannattaa aloittaa. Mukana on myös aiemmin neuvotteluissa olleita aineistoja. Kilpailutettavien aineistojen määrä jää tänä vuonna alle kymmeneen, mikä helpottaa neuvottelutilannetta palveluyksikössä. Päätetään aineistot, joista aloitetaan neuvottelut vuodelle 2010. Asiantuntijaryhmien esityksissä nousi selkeimmin esille Elsevierin Scopus. E- Pressistä on toivottu neuvottelujen aloittamista jo nyt, vaikka tuote on vielä alkutekijöissään. Nähtiin tärkeänä, että kokoelmassa olisi mukana isoja kotimaisia sanomalehtiä ja arkistoja. Päätettiin, että mikäli E-Press ei ole vielä valmis tuote, neuvotteluihin otetaan Suomen Media-arkisto. DigiZeitschriften lisäisi erikielisten aineistojen tarjontaa. Joanna Briggs Institute -aineistoon saattaisi amk-sektorilla olla kiinnostusta. Näistä kahdesta aineistosta järjestetään koekäyttö ja selvitetään vielä kiinnostuneisuutta ennen varsinaisten neuvottelujen aloittamista. Sagen metodikirjallisuuspakettia pidettiin niin mielenkiintoisena, että toisena vaihtoehtona ollut Oxford Scholarship Online päätettiin jättää toistaiseksi pois neuvotteluista ja neuvotella ensi vuonna Sagen paketista, jos se on jo valmis tuote.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2009 4 (6) PCI:n käyttö on ollut vähäistä ja ylläpito kallista. PCI:stä pyydetään koekäyttö, jotta selviää, voidaanko aineistoa siirtyä käyttämään kustantajan palvelimelta. Kaksi ensimmäistä vuotta olisi mahdollista rahoittaa keskitetystä määrärahasta. EEBOn MARC-tietueisiin ei ole keskitettyä määrärahaa, ProQuest voi tarjota aineistoa suoraan kirjastoille. Terveysportti ei ole ollut halukas neuvotteluun aikaisemmin, joten sitä ei oteta mukaan neuvoteltaviin aineistoihin. ECCO II:een suhtauduttiin kriittisesti, koska ECCOn käyttö on ollut vähäistä. Musiikkiaineistojen osalta määritellään lisensiointipolitiikka vuoden 2010 aikana. Valittiin uusiksi neuvoteltaviksi aineistoiksi Scopus World Development Indicators Online Lehtimarketin EPress, mikäli tuote on jo tarpeeksi valmis/neuvoteltavissa. Muussa tapauksessa otetaan neuvotteluun Suomen Media-arkisto (Alma Media) Koekäytön perusteella mahdollisesti neuvoteltavat (pyydetään alustava hintatarjous): Joanna Briggs Institute DigiZeitschriften Taylor & Francisin ja ArtStorin osalta jatketaan neuvotteluja. Järjestetään PCI:n online -koekäyttö kustantajan palvelimelta. Ecco II:sta otetaan niin ikään koekäyttö. Edita-sopimukseen neuvotellaan mukaan Verotus-osio ja Ympäristöjurdiikkalehti. Nature-pakettiin pyritään neuvottelemaan mukaan geologian alan lehti. Sage Research Methods Online aineiston neuvottelut käynnistetään vuonna 2010. 5. Toimintaympäristön muutoksista johtuvat lisensioinnin muutostarpeet Palveluyksikkö selvitti viime vuonna toimintaympäristön muutosten vaikutuksia lisensiointitarpeisiin jäsenorganisaatioiden kirjastoille suunnatulla kyselyllä. Palveluyksikkö on analysoinut kyselyn tulokset ja laatii kevään aikana esityksen uudeksi lisensioinnin toimintamalliksi. Mallin lähtökohtana on se, miten voitaisiin parhaiten edistää entistä räätälöidympää aineistohankintaa. Samalla määritellään palveluyksikön ja asiakasorganisaatioiden välinen työnjako. Paula Mikkonen esittelee palveluyksikön laatimaa alustavaa suunnitelmaa FinE- Lib-konsortion lisensioinnin kehittämiskohteista. Keskustellaan esityksen pohjalta. Paula Mikkonen esitteli kyselyn tuloksia sekä alustavaa suunnitelmaa lisensioinnin kehittämisestä. Palveluyksikkö on ryhmitellyt lisensiointitarpeita edelleen ja priorisoinut, mitä selvitetään ensimmäisessä vaiheessa. Viisi ensisijaista selvityskohdetta ovat:
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2009 5 (6) Osa-organisaatiolisenssit Organisaatiorajat ylittävät lisenssit Aikuis- ja täydennyskoulutus Yhteiskirjastot Kaupallinen käyttö Kyselyn perusteella tärkeimmiksi nousivat osaorganisaatiolisenssit. Myös konsortioryhmä piti niitä keskeisimpänä kehittämiskohteena. Alustavan selvityksen perusteella näyttää siltä, että FinELibin lisensioimissa aineistoissa on melko vähän sellaisia osaorganisaatiolisenssien kannalta potentiaalisia aineistoja, jotka ovat tieteenalakohtaisia ja joissa hinnoitteluperusteena on käyttäjien määrä. Haasteena osaorganisaatiolisenssien kohdalla ovat lisäksi mm. käyttäjäryhmien määrittelyt ja käyttäjäluvut. Aikuis/täydennyskoulutuksesta todettiin, että tutkintoon johtava koulutus on jo mukana nykyisissä käyttäjämäärissä. Todettiin myös, että yhteiskirjastojen tapauksessa paikalliskäyttö on mukana nykyisissä lisensseissä. Jos kirjastopalvelu sen sijaan ulkoistetaan, on selvitettävä, voidaanko tilanne rinnastaa yhteiskirjastoihin. Kaupallisesta käytöstä todettiin, että se täytyy neuvotella tapauskohtaisesti kirjastoissa, sillä tarpeet voivat olla hyvin erilaisia. Palveluyksiköllä ei myöskään ole kokemusta tämänkaltaisista neuvotteluista. Palveluyksikkö tekee taustaselvitystä vuoden 2009 aikana ja pilotointia vuonna 2010. Konsortioryhmä toivoi, että pilotteja selvitettäisiin jo kuluvan kevään/kesän aikana. Palveluyksikkö voi pyytää piloteiksi haluavia kirjastoja ilmoittautumaan mukaan jo kevään/kesän 2009 aikana. Konsortioryhmässä arveltiin, että pilotteja voisi löytyä suoraan niistä organisaatiota, jotka ovat mukana RAKEkehittämisessä. Palveluyksikkö jatkaa lisensioinnin rakenteellisen kehittämisen suunnitelman työstämistä ja selvittää pilotoinnin kohteita. Suunnitelmaa esitellään seuraavan kerran FinELib-päivässä 7.5.09. 6. Tiedotusasiat 7. Muut asiat 6.1. Aleksin tilastot. Palvelusta ei ole saatu aikaisemmin lainkaan käyttötilastoja. Tällä hetkellä tilastoidaan yhteydenotot ja haut tietokantaan, mutta tietoja ei saada vielä ulos palvelusta. Odotetaan, että puuttuvat tilastot saadaan takautuvasti. Tilastoissa pyritään noudattamaan COUNTER-suositusta. 7.1. Paula Mikkonen on osallistunut UKSG-seminaariin, Torquayssa Englannissa 30.3.-1.4.2009. Seminaarin kuulumiset. Siirretään toukokuun kokoukseen.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2009 6 (6) 8. Seuraava kokous 15.5.2009, paikka ilmoitetaan myöhemmin. 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Mirja Iivonen päätti kokouksen klo 15.30. LIITTEET Liite 1: Konsortioryhmän kokouspöytäkirja 1/2009 (http://www.kansalliskirjasto.fi/attachments/5l4xoyz0b/5fa9lfuil/files/currentfile/konsortioryhm a_poytakirja_1_2009.pdf) Liite 2: Asiantuntijaryhmien esitykset uusiksi neuvoteltaviksi aineistoiksi vuodelle 2010 Liite 3: Esitys neuvotteluun otettavista uusista aineistoista vuodelle 2010