Luku 10 Käyttöönoton suunnitteluja toteutusvaihe Käyttöönoton Roll-Out Planning suunnittelu- & Preparation ja valmistelu Design Tiedon- Data Conversion muunnos- prosessien Processes suunnittelu Toimipisteiden Prepare valmistelu Site Käyttöönotto- ja Complete muunnossuunnitelmien Conversion Plans Roll-out and viimeistely Muunnosmenettelyjen Conversion Develop laatiminen Procedures Muunnostiedostojen Conversion Create luominen Files
126 10. Käyttöönoton suunnittelu- ja toteutusvaihe Tarkoitus Käyttöönoton suunnittelu- ja valmisteluvaiheen tarkoitus on aloittaa kaikki tarvittavat valmistelutoimet uuden järjestelmän julkistamiseksi loppukäyttäjille ja ottamiseksi käyttöön tuotantoympäristössä. Päämääränä on sen varmistaminen, että käyttöönotto sujuu ongelmitta ja aikataulun mukaisesti. Edellisen sivun prosessikaavio kuvaa käyttöönoton suunnittelu- ja valmisteluvaiheen korkean tason aktiviteetteja. Tavoitteet Käyttöönoton suunnittelu- ja valmisteluvaiheen avaintavoitteita ovat seuraavat: Varmistetaan, että siirtyminen nykyisestä järjestelmästä uuteen on mahdollista. Määritetään perusteet, joiden mukaan arvioidaan mahdollisia tilapäisiä siirtymisiä. Laaditaan kaikki tarvittavat muunnosaktiviteetit kattava suunnitelma. Valmistellaan loppukäyttäjät ja toimipisteet järjestelmän käyttöönottoa varten. Aktiviteetit Tiedonmuunnosprosessien suunnittelu Projektitiimi varmistaa, että kaikki järjestelmän tarvitsemat tiedot ovat saatavilla. Tiimi kehittää myös varasuunnitelmia siltä varalta, että kaikki tiedot eivät ole valmiita muunnosten toteutuspäivänä. Projektitiimi suunnittelee muunnosprosessin kulun ja tarvittaessa muunnosohjelmat. Muunnoksia ei välttämättä tarvita sellaisessa uudessa järjestelmässä, joka ei korvaa mitään olemassa olevia järjestelmiä, koska järjestelmän kaikki tiedot ovat todennäköisesti uusia.
10. Käyttöönoton suunnittelu- ja toteutusvaihe 127 Projektitiimin kaikkien avainjäsenten, myös liiketoiminta-alueen asiantuntijoiden, pitäisi tarkastaa muunnosmenetelmät ja -aikataulut, koska he ovat tottuneet työskentelemään vanhan järjestelmän tiedoilla ja voivat auttaa varmistamaan, että muunnettavia tietoja käsitellään oikein. Käyttöönotto- ja muunnossuunnitelmien viimeistely Muunnossuunnitelmassa määritetään kokonaislähestymistapa koko järjestelmän muuntamiselle tai järjestelmän päivittämiselle vanhasta kokoonpanosta uuteen. Käyttöönottosuunnitelma vahvistaa toimipisteiden muuntamisjärjestyksen ja määrittää niiden muunnosaikataulun riippuvuudet. Suunnitelmissa täytyy nimetä vastuuhenkilöt, arvioida tarvittava työpanos ja määrittää jokaiseen työvaiheeseen kuluva aika. Muunnosmenettelyjen laatiminen Muunnosmenettelyt ovat tärkeimmät työkalut, joilla muunnossuunnitelmassa määritellyt työvaiheet suoritetaan. Suurin osa menettelyistä liittyy tiedostojen ja tietokantojen luomiseen, päivittämiseen ja ylläpitoon. Muut tärkeät muunnosmenettelyt koskevat valvontaa, varmuuskopiointia, varasuunnitelmia ja sovelluksen käyttöönottoa eri toimipisteissä. Julkaistut muunnosmenettelyt ovat muunnostoimien aikatauluttamisen, niitä varten kouluttamisen ja niiden koordinoinnin perusta. Toimipisteiden valmistelu Projektitiimin täytyy arvioida suunnitelmissa kaikkien muunnokseen mahdollisesti liittyvien fyysisten muutostöiden kustannukset. Myös muut hankinnat, kuten tietokonelaitteistot tai -ohjelmistot, täytyy suunnitella, ja niiden toimittamiseen ja asentamiseen kuluva aika on otettava huomioon. Suunnitelman tulisi sisältää tarkka aikataulu, johon on merkitty muunnosten valmisteluun liittyvien tehtävien määräajat ja vastuuhenkilöt, jotta projektipäällikkö voi seurata työn edistymistä.
128 10. Käyttöönoton suunnittelu- ja toteutusvaihe Muunnostiedostojen luominen Projektitiimi kokoaa muuntamiseen tarvittavat tiedot olemassaolevista tietokannoista ja muista lähteistä. Uusissa järjestelmissä tietokanta sisältää vain master- ja viitetaulukot ja tiedon. Tapahtumatiedostot luodaan uuden järjestelmän päivittäisessä käytössä. Kokonaisuudessaan muunnettujen järjestelmien tapahtumatiedot on voitu muuntaa yksittäisinä tietueina tai yhteenvetotietoina viitetietojen lisäksi. Joka tapauksessa on kriittistä varmistaa, että tiedot on siirretty tarkasti ja täydellisesti alkuperäisestä muodostaan uuden järjestelmän edellyttämään muotoon. Roolit Käyttöönoton suunnittelu- ja valmisteluvaiheen rooleja ovat seuraavat: Muunnosten testaustiimi: muunnosten testaustiimi on erikoistiimi, jonka vastuulla on todentaa uuteen järjestelmään muunnetun tiedon tarkkuus ja täydellisyys. Asiakas: järjestelmän loppukäyttäjä. Resurssit Suunnitteludokumentti Suunnitteludokumentti sisältää sovellusarkkitehtuurin, sovellusvirran, tietokantasuunnitelman, käyttöliittymäsuunnitelman ja työnkulkukaavion ja/tai viittaa niihin. Suunnitteludokumentin osat, joita käytetään käyttöönoton suunnittelu- ja valmisteluvaiheen resursseina, ovat sovellusarkkitehtuuri ja tietokantasuunnitelma.
10. Käyttöönoton suunnittelu- ja toteutusvaihe 129 Nykyisen järjestelmän kuvaukset Nykyisen järjestelmän kuvauksia käytetään apuna määriteltäessä mahdollisia fyysisiä muutoksia, jotka täytyy tehdä olemassaolevaan infrastruktuuriin osana muunnosprosessia. Tuotteet Muunnossuunnitelma Muunnossuunnitelmaan dokumentoidaan ne seikat ja vaatimukset, jotka on otettava huomioon tietyn toimipisteen muuntamisessa vanhasta järjestelmästä uuteen. Muunnettu tieto Muunnettu tieto on vanhassa järjestelmässä ollutta tietoa, joka on muunnettu ja muokattu uudelleen uutta järjestelmää varten. Tiedonmuunnosprosessit Tiedonmuunnosprosesseihin dokumentoidaan järjestelmän varsinaisten tietokantojen luomisessa tarvittavan tilapäisen sovelluksen suunnittelu. Käyttöönottosuunnitelma Käyttöönottosuunnitelma määrittelee koko järjestelmän käyttöönottoprosessin ja -aikataulun. Suunnitelmassa selostetaan tarkasti muunnettavat toimipisteet, muuntamisjärjestys, muunnosten ajoitus ja muunnosten riippuvuudet.
130 10. Käyttöönoton suunnittelu- ja toteutusvaihe Välietapit Muunnosvalmiuden hyväksyminen Projektin tukija, loppukäyttäjät ja tietohallinto suostuvat siihen, että järjestelmä muunnetaan ja vanhat menettelyt, ohjelmat, tiedot ja laitteet poistetaan vähitellen käytöstä. Hyväksyminen saadaan juuri ennen muunnosten suorittamista, kun niiden peruuttaminen tai lykkääminen ei ole vielä myöhäistä. Käyttöönoton suunnittelu- ja valmisteluvaiheiden ja tuotteiden valmiiksi saaminen ovat kaksi vaatimusta niiden useiden edellytysten joukossa, jotka tarvitaan muunnosvalmiuden hyväksymistä varten. Muut vaatimukset ovat menettelyohjeiden, koulutuksen ja kaikkien testausvaiheiden valmiiksi saaminen. Käyttöönottovaihe Käyttöönotto Roll-Out Valmiustarkastuksen Perform suorittaminen Readiness Test Järjestelmän Convert muuntaminen Site Tuotannon Monitor seuranta Production Parannusten Document dokumentointi Enhancements Tarkoitus Käyttöönottovaiheen tarkoitus on asentaa uusi järjestelmä tuotantoympäristöön, viimeistellä muunnosprosessit ja julkistaa järjestelmä asiakkaille ja loppukäyttäjille.
10. Käyttöönoton suunnittelu- ja toteutusvaihe 131 Käyttöönottovaiheeseen yhdistetään myös lyhyitä käyttäjätyytyväisyys- ja järjestelmätarkastuksia muunnoksen onnistumisen varmistamiseksi. Edellisen sivun prosessikaavio kuvaa käyttöönottovaiheen korkean tason aktiviteetteja. Tavoitteet Käyttöönottovaiheen avaintavoitteet ovat seuraavat: Suoritetaan uuden tai muokatun järjestelmän muunnokset. Luodaan ympäristö, jossa järjestelmä toimii jatkuvasti hyvin. Aktiviteetit Valmiustarkastuksen suorittaminen Käyttövalmiuden ja käyttäjätyytyväisyystarkastukset auttavat vähentämään muunnokseen liittyviä riskejä. Käyttövalmiuden tarkastaminen varmistaa, että fyysinen ympäristö on oikea ja että toimintaympäristö tukee kokoonpanoa. Käyttäjätyytyväisyystarkastuksessa loppukäyttäjät tutustuvat uuden järjestelmän toimintoihin valvotussa ympäristössä. Uuteen järjestelmään totuttelu helpottuu, kun käyttäjät voivat harjoitella uuden järjestelmän käyttöä ilman pelkoa varsinaisen tuotantoympäristön tietojen vahingoittumisesta. Näillä tarkastuksilla voidaan myös varmistaa, että käyttäjät on koulutettu asianmukaisesti. Järjestelmän muuntaminen Muunnetaan sovellus vanhasta järjestelmästä uuteen aiemmin laadittujen suunnitelmien ja materiaalien mukaisesti. Muuntaminen sisältää myös uusien materiaalien ja uuden dokumentaation jakelun sekä uusien automatisoitujen ja manuaalisten prosessien käyttöönoton. Uusien ohjelmien käyttöönotto ja ohjeiden jakelu ei kuitenkaan riitä muunnoksen valmiiksisaamiseen.
132 10. Käyttöönoton suunnittelu- ja toteutusvaihe Uuden järjestelmän täytyy olla liiketoiminnan osa ja yhteensopiva olemassaolevan käyttöympäristön kanssa. Poistetaan kaikki vanhan järjestelmän oppaat ja automatisoidut proseduurit tuotantoympäristöstä ja varmistetaan, ettei vanhentuneita tehtäviä enää suoriteta. Tuotannon seuranta Projektitiimin jäsenet arvioivat uutta järjestelmää löytääkseen mahdollisia paranneltavia alueita. He vertaavat järjestelmän toiminnasta vastaavan henkilöstön todellista määrää alkuperäisiin arvioihin. He myös tarkkailevat käyttöympäristön menettelyjä ja tarvittaessa kehittävät niitä parantaakseen työnkulkua. Mahdollisten parannusten dokumentointi Käyttäjät etsivät muunnoksen aikana korjattavaa tai parannettavaa järjestelmästä. Jotkut korjaukset ja parannukset ovat toiminnan kannalta kriittisiä ja vaativat välitöntä toteuttamista, kun taas jotkut voidaan toteuttaa myöhemmin toisessa projektissa. Roolit Käyttöönottovaiheen rooleja ovat seuraavat: Muunnostiimi Projektin johto Resurssit Muunnossuunnitelma Muunnossuunnitelmaan on dokumentoitu toimipisteen muunnokseen vaikuttavat seikat, muunnosaikataulu ja tietyn järjestelmän vaatimukset.
10. Käyttöönoton suunnittelu- ja toteutusvaihe 133 Käyttöohjeet Käyttöohjeisiin kuuluvat käyttöoppaat, asennusmenettelyt ja eri tukipalveluiden, kuten sovellusvalvontakeskuksen, tuotantotuen ja käyttäjätuen, tarvitsemat ohjeet. Käyttöönottosuunnitelma Käyttöönottosuunnitelma määrittelee koko järjestelmän käyttöönottoprosessin ja -aikataulun. Suunnitelmassa selostetaan tarkasti muunnettavat toimipisteet, muuntamisjärjestys, muunnosten ajoitus ja muunnosten riippuvuudet. Lisäksi suunnitelma sisältää yksityiskohtaiset aikataulut rakentamiselle, laitteiden ja ohjelmistojen asentamiselle sekä tarviketoimituksille. Käyttäjädokumentaatio Olipa dokumentaatio tuotettu sitten painettuna käyttöoppaana tai online-ohjeena, joka sisältää kenttien selitykset, sovellusmääritelmät ja virhetilanteiden käsittelyn, se auttaa loppukäyttäjiä käyttämään järjestelmää oikein ja toimii jatkossa lähdemateriaalina. Dokumentaatio sisältää sekä rutiinitehtävät (tehtäväkeskeinen käyttöopas) että kaikki ohjemateriaalit (täydellinen käyttöopas). Osa käyttäjädokumentaatiosta voi koostua lomakkeista, joissa viitataan sekä kaikkien esipainettujen syöttölomakkeiden masterkopioihin että varsinaisiin lomakkeisiin. Tuotteet Muutospyynnöt Muutospyyntöön kirjataan virallisesti jokin ongelma tai parannus projektitiimin tai tuotantojärjestelmätuen käsittelyä varten. Muunnoskatselmusdokumentti Muunnoskatselmuksessa dokumentoidaan järjestelmän onnistunut muuntaminen. Dokumentissa selostetaan tarkasti muunnoksen laajuus, version tunnus, kaikki muunnokseen liittyvät tiedot ja kaikki muunnoksen aikana kohdatut ongelmat.
134 10. Käyttöönoton suunnittelu- ja toteutusvaihe Välietapit Muunnoskatselmuksen hyväksyminen Muunnostiimi ja loppukäyttäjät osoittavat muunnoskatselmusraportin hyväksymisellä, että järjestelmän muuntaminen onnistui ja että kaikki muunnokseen liittyvät ongelmat ratkaistiin.