DIABETESTUTKIMUSSÄÄTIÖN LAATUJÄRJESTELMÄ DIABETESTUTKIMUSSÄÄTIÖN TOIMINTA-AJATUS Diabetestutkimussäätiön tarkoituksena on edistää kansainvälisesti korkeatasoista suomalaista diabetestutkimusta, jonka tavoitteena on diabeteksen ehkäisy, diabeteksen hoidon tehostaminen ja diabeetikoiden hyvinvointi. DIABETESTUTKIMUSSÄÄTIÖN ARVOT ihmisarvon kunnioittaminen eettisyys avoimuus tieteellisyys riippumattomuus yhteistyökykyisyys kehityshalukkuus DIABETESTUTKIMUSSÄÄTIÖN TOIMINTASTRATEGIA Tarkoituksensa toteuttamiseksi Diabetestutkimussäätiö harjoittaa monipuolista varainhankintaa sekä tuottavaa ja turvaavaa sijoitustoimintaa. Varallisuutensa sallimissa puitteissa säätiö jakaa vuosittain apurahoja suomalaisille diabetestutkimushankkeille. Toiminta-ajatuksensa toteuttamiseksi säätiö tiedottaa diabetestutkimuksen tuloksista ja omasta toiminnastaan. Säätiö voi osallistua Diabetesliiton tiedotustoimintaan, joka parantaa kansalaisten tietämystä diabeteksen riskitekijöistä ja ehkäisyn keinoista, diabeteksen hoidosta ja diabeetikkona elämisestä. Säätiö arvostaa kansanterveyden edistämistyötä, jolla on kiinnekohtia diabeteksen ehkäisyyn ja hoitoon, kuten lihavuuden ehkäisy, sydänterveyden parantaminen, liikunnan edistäminen. Säätiön toimintatavat ovat hallinnollisesti joustavia. Säätiö toimii yhteistyössä Diabetesliiton kanssa. LAATUPOLITIIKKA Tuemme diabetekseen liittyvää korkeatasoista tieteellistä tutkimustyötä ja tutkimustulosten tunnetuksi tekemistä. Toimintaa kehitetään jatkuvasti ottaen huomioon ympäristön muutokset. Olemme kaikissa ratkaisuissamme riippumattomia ja puolueettomia. Toimintamme perustuu apurahojen jaon suhteen parhaaseen diabetesasiantuntemukseen ja varainhoidon suhteen parhaaseen sijoitusasiantuntemukseen. Toimintamme on julkista, avointa ja kaikkien arvioitavissa.
HALLINTOELIMET HALLITUS Säätiön asioita hoitaa, sitä edustaa ja sen päätösvaltaa käyttää säätiön hallitus, johon kuuluu vähintään kahdeksan ja enintään kuusitoista jäsentä. Hallituksen jäsenen toimikausi alkaa valinnan tehneen vuosikokouksen päättyessä ja päättyy valinnan jälkeisen neljännen vuosikokouksen päättyessä. Hallituksen jäsenistä eroaa vuosittain neljännes, ensin arvan perusteella ja myöhemmin vuoroittain. Hallitus täydentää itse itseään niin, että vähintään kolmasosa hallituksen jäsenistä on Suomen Diabetesliitto ry:n nimeämiä edustajia. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan sekä kaksi varapuheenjohtajaa vuodeksi kerrallaan. Säätiöllä voi olla asiamies ja sihteeri, jotka valitaan joko hallituksen keskuudesta tai sen ulkopuolelta. Asiamiehen ja sihteerin tehtävistä päättää hallitus Hallitus voi asettaa keskuudestaan tai ulkopuolelta vuodeksi kerrallaan työvaliokunnan, tieteellisen valiokunnan ja varainsijoitusvaliokunnan. Valiokuntien tehtävänä on valmistella hallituksen niille määräämät tehtävät. Valiokuntien puheenjohtajan ja jäsenet määrää säätiön hallitus. Säätiön hallitus valitsee tilintarkastajat kunkin vuoden varsinaisessa vuosikokouksessa silloin kulumassa olevan tilikauden käsittäväksi toimikaudeksi. Hallitus kokoontuu säätiön varsinaiseen vuosikokoukseen vuosittain viimeistään huhtikuussa. Vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat: edellisen vuoden toimintakertomus tilinpäätös edelliseltä tilivuodelta ja siihen liittyvä tilintarkastajien kertomus säätiön tileistä ja hallinnosta sekä päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta tai toimenpiteistä, joihin se mahdollisesti antaa aihetta päätetään hallituksen jäsenten lukumäärästä ja jäsenille sekä tilintarkastajille suoritettavista palkkioista valitaan hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle valitaan hallituksen jäsenten keskuudesta puheenjohtaja ja kaksi varapuheenjohtajaa valitaan tilintarkastajat päätetään työvaliokunnan, tieteellisen valiokunnan ja varainsijoitusvaliokunnan sekä näiden valiokuntien puheenjohtajien asettamisesta ja määritellään mainittujen valiokuntien tehtävät apurahasummasta päättäminen päätetään kokouskutsussa mahdollisesti erikseen mainituista asioista. Tarpeen vaatiessa hallitus voidaan kutsua ylimääräiseen kokoukseen käsittelemään kokouskutsussa mainittuja asioita. Hallitus on joka tapauksessa välittömästi kutsuttava koolle, jos vähintään neljännes hallituksen jäsenistä pyytää sitä kirjallisesti säätiön puheenjohtajalta tai jommaltakummalta varapuheenjohtajalta ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai jommankumman varapuheenjohtajan kutsusta. Kutsu on toimitettava kirjallisesti kullekin hallituksen jäsenelle viimeistään viikkoa ennen kokousta. Hallitus on kokouksessaan päätösvaltainen, kun puheenjohtajana toimivan lisäksi on läsnä vähintään puolet
hallituksen jäsenistä. Diabetesliiton tiedotuksesta vastaavalla toimihenkilöllä on hallituksen kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. Hallituksen kokouksissa kullakin jäsenellä on yksi ääni. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä, äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan kanta, mutta vaalien osalta arpa. Hallituksen kokouksessa on pidettävä pöytäkirjaa, jonka kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat sekä kaksi siihen tehtävään valittua kokouksessa läsnä ollutta hallituksen jäsentä tarkistavat. TYÖVALIOKUNTA Työvaliokunta käyttää säätiön ylintä päätösvaltaa hallituksen kokousten välillä. Työvaliokunta tehtävät: vastuu säätiön kirjanpidosta säätiön tilinpäätöksen allekirjoitus säätiön tiedottaminen toimintasuunnitelman laatiminen hallituksen kokousten valmistelu säätiön varainhankinta apurahan käyttötarkoituksen muuttamisesta päättäminen säätiön laatujärjestelmän laatiminen ja kehittäminen säätiön taloudellisen tilanteen seuraaminen seuraa selvityksiä apurahoista säätiön toiminnan kehittäminen Diabetesliitolle aiheutuneiden kulujen korvauksesta päättäminen. Työvaliokunta kokoontuu vähintään kolme kertaa vuodessa puheenjohtajan tai asiamiehen kutsusta. Kutsu on toimitettava kullekin työvaliokunnan jäsenelle viimeistään viikkoa ennen kokousta. Työvaliokunnan kokouksissa on mukana Diabetesliiton tiedotuksesta vastaava toimihenkilö, jolla on puheoikeus. Työvaliokunnan kokouksessa on pidettävä pöytäkirjaa. Säätiön sihteeri toimii työvaliokunnan sihteerinä. VARAINSIJOITUSVALIOKUNTA Varainsijoitusvaliokunnalla on oikeus tehdä päätöksiä säätiön varojen sijoittamisesta sääntöjen edellyttämällä tavalla. Varainsijoitusvaliokunta noudattaa säätiön hallituksen vahvistamia sijoitustoiminnassa noudatettavia periaatteita (liite). Varainsijoitusvaliokunnan kokouksessa pidetään pöytäkirjaa. Säätiön asiamies toimii varainsijoitustoimikunnan sihteerinä.
TIETEELLINEN VALIOKUNTA Tieteellinen valiokunta tekee esityksen säätiön hallitukselle jaettavista apurahoista. Tieteellinen valiokunta noudattaa apurahaesityksessä hallituksen vahvistamia apurahojen jakoperiaatteita (liite). Tieteelliseen valiokuntaan kuuluvat hallituksen nimeämät puheenjohtaja ja kaksi jäsentä. Periaatteena on, että tieteellisen valionkunnan jäsenen toimikausi on enintään kolme vuotta ja kolmantena vuonna jäsenenä oleva valitaan valiokunnan puheenjohtajaksi. Tieteellisen valiokunnan kokouksessa pidetään pöytäkirjaa. Tieteellisen valiokunnan sihteerinä toimii hallituksen valitsema tieteellinen sihteeri. TYÖTAPAKUVAUKSET NIMENKIRJOITUS Säätiön nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat kaksi yhdessä tai kukin heistä erikseen yhdessä hallituksen jäsenen, asiamiehen tai sihteerin kanssa. ASIAMIES Säätiön hallitus valitsee asiamiehen. Asiamiehen tehtävät: hallituksen, työvaliokunnan ja varainsijoitusvaliokunnan määräämien tehtävien toteuttaminen työvaliokunnan kokousasioiden valmistelu säätiön laskujen hyväksyminen vuokralaisten valinta ja vuokrasopimusten tekeminen säätiön asuntoihin varainhankintasuunnitelman toteuttaminen hallituksen, työvaliokunnan ja varainsijoitusvaliokunnan sihteerinä toimiminen talousraportointi. KIRJANPITO JA MAKSULIIKENNE Diabetesliiton taloustoimistossa hoidetaan seuraavat tehtävät: kirjapito tilinpäätöksineen kirjanpitoon liittyvä arkistointi maksuliikenne (apurahat, vastikkeet, matkakulut, ym.).
ARKISTOINTI Diabetesliiton osastosihteeri hoitaa arkistoinnin pöytäkirjat kirjeenvaihto apurahahakemukset sitoumukset selvitykset apurahankäytöstä. APURAHAHAKEMUKSET Apurahahakemusten tekeminen Diabetestutkimussäätiölle ja hakemusten käsittelyprosessi: apurahojen hakuaika päättyy vuosittain 31. tammikuuta ja työvaliokunnassa sovitaan miten apurahojen hausta tiedotetaan (julkaisut, internet) apurahojen hakulomakkeet ovat tilattavissa Diabetesliitosta (osastosihteeri), lomake on myös täytettävissä ja tulostettavissa internetissä: www.diabetes.fi/saatio/apurahat apurahahakemusissa edellytetään eettisen toimikunnan lausuntoa apurahahakemukset lähetetään Diabetesliittoon, jossa osastosihteeri tekee niistä yhteenvedon hakuajan päätyttyä apurahahakemukset ja yhteenveto hakemuksista toimitetaan tieteellisen valiokunnan jäsenille, säätiön puheenjohtajalle ja tieteellisen valiokunnan sihteerille tieteellinen valiokunta tekee esityksen apurahojen jaosta hallitukselle hallitus tekee päätöksen apurahojen jaosta vuosikokouksen jälkeen tieteellisen valiokunnan sihteeri laatii kirjeen apurahapäätöksestä kaikille apurahaa hakeneille; Diabetesliiton osastosihteeri postittaa kirjeet hakijoille apurahan saajille toimitetaan kirjeen mukana sitoumus ja selvityspyyntö apurahan käytöstä alkuperäinen sitoumus toimitetaan Diabetesliiton taloustoimistoon, joka suorittaa apurahojen maksun; kopio sitoumuksesta toimitetaan tieteellisen valiokunnan sihteerille selvitykset apurahojen käytöstä lähetetään Diabetesliittoon, jossa ne arkistoidaan (osastosihteeri); kopio selvityksestä toimitetaan tieteellisen valiokunnan sihteerille. TIETEELLISEN VALIOKUNNAN SIHTEERI Tieteellisen valiokunnan sihteerin tehtävät: hallituksen, työvaliokunnan ja tieteellisen valiokunnan määräämien tehtävien toteuttaminen apurahailmoituksen laatiminen ja sen lähettäminen Suomen Lääkärilehteen, Lääketieteellinen aikakauskirja Duodecimiin, Diabetes ja Lääkäri -lehteen sekä Diabetesliiton tiedotukseen internet-sivujen päivitystä varten. apurahanhakijoiden kyselyihin vastaaminen tieteellisen valiokunnan kokouksen koollekutsuminen ja kokouksen valmistelu yhteenvetotaulukon laatiminen apurahanhakijoista, pyynnöt tieteellisen valiokunnan jäsenille pisteyttää hakemukset etukäteen hakemusten saamien pisteiden keskiarvojen laskeminen
tieteellisen valiokunnan kokouksen sihteerinä toimiminen tieteellisen valiokunnan pöytäkirjan toimittaminen Diabetesliiton tiedotukseen ilmoituskirjeen laatiminen apurahan hakijoille myönnetyistä apurahoista ja hylkäämispäätöksistä sihteerin tehtäviin kuuluu lisäksi huolehtia siitä, että kaikki apurahansaajat jättävät selvityksen apurahan käytöstä ja saavutetuista tutkimustuloksista, ja laatia näistä selvityksistä yhteenveto ja raportoida asiasta työvaliokunnan kokouksessa ja vuosikokouksessa (yhteenvedon esittäminen vuosikokouksessa voisi olla myös tieteellisen valiokunnan puheenjohtajan tehtävä) työvaliokunnan kokouksiin ja vuosikokoukseen osallistuminen. DIABETESTUTKIMUSSÄÄTIÖN TIEDOTUSTOIMINTA Diabetestutkimussäätiön tiedotustoiminnassa yhteistyökumppanina on Diabetesliiton tiedotusosasto. Diabetesliiton tiedotuksesta vastaava henkilö on mukana säätiön työvaliokunnan työskentelyssä, kehittää yhdessä sen kanssa säätiön tiedotustoimintaa ja vastaa käytännön tiedotuksen toteuttamisesta. Diabetestutkimussäätiön tiedotuksen toteutus: vuosittaisten apurahojen jaosta tiedotetaan Diabetes-lehdessä ja Diabetes ja lääkäri - lehdessä, internetissä (www.diabetes.fi) sekä STT:n kautta (apurahatiedotus sekä uutisvälitys), pressi.com -sähköisen tiedotejakelun avulla, suoraan valikoiduille toimituksille lähetettävillä tiedotteilla sekä sähköpostitse Lääketieteen toimittajat ry:n jäsenille; tiedotustilaisuuksia järjestetään harkinnan mukaan säätiön tunnettuutta edistetään vuosikertomuksen avulla; vuosikertomus käsittää paitsi virallisen toimintakertomuksen myös puheenjohtajan katsauksen sekä diabetestutkimukseen liittyviä artikkeleja ja tietoa mahdollisuuksista tukea säätiötä; vuosikertomus jaetaan kesäkuussa ilmestyvän Diabetes-lehden liitteenä kaikille lukijoille, lisäksi kertomus toimii säätiön yleisesitteenä; vuosikertomus julkaistaan sähköisenä internetissä säätiö tukee varainhankintaansa ja edistää suomalaisen diabetestutkimuksen tunnettuutta Diabetes-lehdessä ja harkinnan mukaan muissakin tiedotusvälineissä julkaistavilla ilmoituksilla ja toimituksellisella aineistolla säätiö voi tuottaa suomalaista diabetestutkimusta tunnetuksi tekevää ja omaa toimintaansa esittelevää ja varainhankintaa edistävää tiedotus- ja näyttelymateriaalia säätiö voi järjestää varainhankintaa tukevia yleisötilaisuuksia ja -tempauksia säätiöllä on käytettävissään oma osio Diabetesliiton internetsivuilla: www.diabetes.fi/saatio; päivityksistä vastaa Diabetesliiton tiedotusosasto; sivuilla voidaan säätiön toiminnan lisäksi esitellä sen tukemia tutkimushankkeita.