KOHTI UUTTA! Yhteistyöllä vaikuttavuutta ja luottamusta

KOHTI UUTTA! Yhteistyöllä vaikuttavuutta ja luottamusta Muuttoilmoitus Tietopalvelu Osoitepalvelut Henkilötunnus Vaalit Varmenteet Nimipalvelu Rakennus- ja huoneistotiedot

VÄESTÖREKISTERIKESKUS Organisaatio YLIJOHTAJA Hannu Luntiala Keskitymme väestötietojärjestelmän sisällön ja varmentamisen jatkuvaan kehittämiseen. Luomme ja varmennamme henkilöllisyyden. Mahdollistamme tietojen hyödyntäjien ja ilmoittajien tehokkaan toiminnan. 2 JOHTO- RYHMÄ HALLINTO JA JOHDON TUKI Lea Krohns TIETOSISÄLTÖ Tytti Ronkainen JÄRJESTELMÄT JA TUOTANTO Jukka Santala TIETOPALVELUT Riitta Haggrén VARMENNEPALVELUT Tapio Aaltonen Yhteistyöllä vaikuttavuutta ja luottamusta

ARVOMME Asiakaslähtöisesti kehityksen kärjessä Eettinen toimintatapa ja johtaminen Yhdessä yksilöä arvostaen Vuonna 1969 perustettu Väestörekisterikeskus (VRK) toimii valtionvarainministeriön hallinnonalalla. Viraston toimitilat sijaitsevat Helsingissä sekä Kokkolassa. Helsingissä työskentelee ylin johto, Hallinto ja johdon tuki, Järjestelmät ja tuotanto, Tietopalvelut sekä Varmennepalvelut. Kokkolassa on väestötietojärjestelmän tietojen ylläpidosta ja laadusta vastaava Tietosisältö-yksikkö. Väestörekisterikeskuksessa työskentelee noin 120 henkilöä. Tuotamme korkealaatuisia henkilö- ja rakennustietopalveluita sekä sähköisessä asioinnissa tarvittavia tunnistusratkaisuja yhteiskunnan eri tarpeisiin. Kehitämme ja ylläpidämme väestötietojärjestelmää, varmennepalveluita ja hoidamme vaalitehtäviä. Tavoitteenamme on toimia digitalisoituvan yhteiskuntamme ytimessä sekä saada aikaan koko yhteiskuntaa hyödyntävää vaikuttavuutta ja luottamusta rakentavalla ja avoimella yhteistyöllä.

Väestötietojärjestelmä Väestötietojärjestelmä on valtakunnallinen tietojärjestelmä, jossa on perustiedot noin 8 miljoonasta Suomen kansalaisesta tai Suomessa vakinaisesti asuvasta ulkomaalaisesta. Myös tilapäisesti Suomessa asuvan ulkomaalaisen tiedot voidaan tarvittaessa rekisteröidä väestötietojärjestelmään. Järjestelmässä on tietoa myös rakennuksista, rakennushankkeista ja huoneistoista sekä kiinteistöistä. Vuonna 2012 otettiin käyttöön uusi henkilötunnuksen antamismenettely, joka toteutettiin yhteistyössä Verohallinnon kanssa, hankkeeseen liittyvien muiden harmaan talouden torjuntaan tähtäävien toimien yhteydessä. Tilapäisesti Suomessa työskenteleville ulkomaalaisille annetaan henkilötunnus samalla asiakaskäynnillä, kun ulkomaalaisen tiedot tallennetaan Verohallinnon ylläpitämiin rekistereihin. Väestötietojärjestelmä on maamme tärkein perusrekisteri. Väestötietojärjestelmää ylläpitävät Väestörekisterikeskus ja maistraatit. Tietojen rekisteröinti perustuu kansalaisten ja viranomaisten lakisääteisiin ilmoituksiin. Tiedot tallennetaan maistraateissa, joissa hoidetaan myös asiakaspalvelu. Tiedot järjestelmään saadaan kuitenkin yhä enenevässä määrin sähköisesti, jolloin tieto välittyy ajantasaisena kaikkien tarvitsijoiden käyttöön suoraan tiedon syntylähteiltä. Tietoja käytetään hyväksi kaikkialla yhteiskunnan tietohuollossa, esimerkiksi julkishallinnossa, vaalien järjestämisessä, verotuksessa ja oikeushallinnossa sekä tutkimuksessa ja tilastoinnissa. Yksityisen sektorin osuus tietojen käyttäjänä on jatkuvasti kasvanut, liike-elämä käyttääkin kysytyistä tiedoista jo yli puolet. Yritykset saavat tietoja esimerkiksi suoramainontaa ja asiakasrekisterien päivittämistä varten.

Tietoyhteiskunnan sydän Väestötietojärjestelmään rekisteröidään henkilöiden ja rakennusten yksilöintiä koskevat perustiedot. Henkilöistä talletetaan rekisteriin muun muassa nimi ja henkilötunnus, osoitetiedot, kansalaisuus ja äidinkieli, perhesuhdetiedot sekä syntymä- ja kuolintiedot. Koska lapsen syntymätiedot välittyvät sairaalasta sähköisesti väestötietojärjestelmään, lapsi saa henkilötunnuksen jo syntymäpäivänään. Vuoden 2012 lopussa sähköisesti syntymätietoja ilmoitti 34 sairaalaa ja kuolintietoja 13 sairaalaa tai terveyskeskusta. Väestörekisterikeskus toteuttaa yhdessä maistraattien ja Kansallisarkiston kanssa vanhojen väestötietojen sähköistämishankkeen, jonka tuloksena nyt asiakirjamuodossa olevat väestötiedot saadaan siirrettyä sähköisesti käsiteltäviksi ja hyödynnettäviksi vuoden 2014 loppuun mennessä. Rakennuksista rekisteröidään muun muassa rakennustunnus, sijainti, omistaja, pinta-ala, varusteet ja liittymät verkostoihin, käyttötarkoitus sekä valmistumisvuosi. Rakennuslupatietoja sähköisesti väestötietojärjestelmään (VTJ) ilmoitti vuoden 2012 lopussa 318 kuntaa, eli noin 95 % kaikista tietoja ilmoittavista kunnista. Kiinteistöistä rekisteröidään muun muassa kiinteistötunnus, omistajan nimi ja osoite sekä kiinteistöllä sijaitsevat rakennukset. Laki Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista 21.8.2009/661 edellyttää, että VRK:n on annettava rakennuksille, joiden tiedot on talletettu väestötietojärjestelmään pysyvä rakennustunnus vuoden 2014 aikana. Samassa yhteydessä Väestörekisterikeskuksen on tarkoitus kehittää rakennustietojen käsittelyä laajemminkin. Tehtävän toteuttamiseksi VRK on asettanut VTJ:n rakennus- ja kiinteistötietojen käsittelyn uudistushankkeen (RaKi). Rakennustietojen laadun parantamiseksi VRK osallistuu myös aktiivisesti maistraattien, kuntien ja muitten paikallisten toimijoiden yhteistyökokouksiin eri puolilla Suomea.

Tietojen luovutus Väestötietojärjestelmä on maamme eniten käytetty perusrekisteri. Järjestelmän luotettavista tiedoista hyötyy koko yhteiskunta. Tietojen käyttäjiä ovat julkishallinto, yritykset, yhteisöt ja kansalaiset. Tietojen käytöstä säädetään laissa ja ne on sidottu käyttötarkoitukseen. Tietojen luovutuksesta tehdään tietolupapäätös, jossa määritellään luovutettavat tiedot ja tietotavat. VRK:n asiakkaat ja kansalaiset hyödyntävät sähköisissä asioinneissa VTJ:n tietoja henkilön tunnistamiseen ja ajan tasaisten tietojen saamiseen. Väestörekisterikeskuksen toiminnan lähtökohtia ovat tietojen laajan ja monipuolisen käytön ohella henkilön tietosuojan toteutuminen. Jokaisella on oikeus kieltää tietojensa luovutus suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimukseen tai osoitepalveluna.

Tietojen luovutuskieltojen määrät 2003 2012 300,000 250,000 200,000 150,000 Suoramarkkinointikielto Osoitepalvelukielto Henkilömatrikkelikielto Sukututkimuskielto 100,000 50,000 0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 VRK:n tietopalvelun tuotteita ovat muutostieto-, poimintaja asiakasrekisterin päivityspalvelut sekä reaaliaikaiset VTJ:n kyselypalvelut. Reaaliaikaisten kyselypalveluiden käyttö on kasvanut viime vuosina. Reaaliaikaisessa VTJkyselypalvelussa on yli 30 000 käyttäjää. Väestötietojärjestelmästä luovutetaan vuosittain noin 330 miljoonaa tietoyksikköä. VTJ:n tietopalveluissa luovutettujen suoritteiden kokonaismäärä on pysynyt vuosittain vakiintuneella tasolla. Pientä kasvua on ollut julkisoikeudellisissa suoritteissa. Yhtenä kasvua selittävänä tekijänä voidaan pitää rakennustietopalveluiden muuttumista maksuttomiksi kunnille. Vuoden 2013 alusta lukien vakiomuotoiset tietopalvelut hallinnon sisällä ovat myös muuttuneet maksuttomiksi.

Vaalit Väestörekisterikeskus perustaa jokaista vaalia varten väestötietojärjestelmästä äänioikeusrekisterin. Samassa yhteydessä Väestörekisterikeskus postittaa kaikille äänioikeutetuille äänioikeusilmoituksen (ilmoituskortin). Vaalien yhteydessä Väestörekisterikeskus tarjoaa internet-sivustolla Äänestyspaikkapalvelun, jonka avulla on mahdollista hakea kartalta lähin ennakkoäänestyspaikka ja varsinaisen vaalipäivän äänestyspaikka. Väestötietojärjestelmää käytetään hyväksi myös ehdokkaiden tietojen tarkistamisessa sekä ehdokasrekisterin perustamisessa. Väestörekisterikeskus perustaa jokaista vaalia varten väestötietojärjestelmästä äänioikeusrekisterin

Palvelut Muuttoilmoituspalvelu Muuttoilmoituspalvelu on väestökirjahallinnon ja Itella Oyj:n yhteinen valtakunnallinen palvelu. Yhdellä ilmoituksella voi tehdä osoitteenmuutoksen sekä väestötietojärjestelmään että Itellan järjestelmiin, jolloin posti ohjautuu uuteen ilmoitettuun osoitteeseen. Ilmoituksen voi tehdä internetissä www.muuttoilmoitus.fi, puhelimitse 0295 535 535 tai lomakkeella. Muuttoilmoituksia tehdään vuosittain noin 680 000, joista internetissä noin 420 000, lomakkeella noin 200 000 ja puhelimitse noin 60 000.

Osoitepalvelu Osoitepalvelusta löytyy nopeasti ja helposti yksittäisten henkilöiden ajantasaiset osoitetiedot joko henkilötunnuksen tai nimen avulla. Maksullinen palvelu toimii internetissä osoitteessa www.osoitepalvelu.net ja puhelimitse 0600 0 1000. Puhelimessa on mahdollisuus saada myös henkilöiden puhelinnumeroja sekä yritysten yhteystietoja. Osoitepalveluun soitettiin vuonna 2012 noin 109 000 puhelua. Internet-osoitepalvelusta annettiin vuonna 2012 noin 40 600 osoitetta. Nimipalvelu Väestörekisterikeskuksen internet-sivuilla toimii maksuton Nimipalvelu, jossa voi kysellä väestötietojärjestelmään tallennettujen etu- ja sukunimien lukumääriä Suomessa. Siellä voi myös tutkia tilastoja suosituimmista etunimistä eri ajanjaksoilta. Vanhimmat nimitiedot ulottuvat jopa 1800-luvulle. Väestötietojärjestelmä sisältää myös harvinaisia, esimerkiksi ulkomaista alkuperää olevia etunimiä, joita ei voida automaattisesti hyväksyä nimeksi vastasyntyneelle lapselle Suomessa. Nimien rekisteröimisestä järjestelmään päättävät maistraatit ja seurakunnat. Kansalaisaloite Kansalaisaloite on uusi kansalaisten vaikuttamismahdollisuus. Se edistää suoraa demokratiaa ja tukee vapaata kansalaistoimintaa vahvistaen siten kansalaisyhteiskuntaa, jossa eri väestöryhmät osallistuvat ja vaikuttavat yhteiskunnan kehittämiseen. Kansalaisaloitetta voidaan käyttää vaikuttamiseen valtiollisella tai koko Euroopan unionin tasolla. Laki kansalaisaloitteesta tuli voimaan 1.3.2012. Sen nojalla vähintään 50 000 äänioikeutettua Suomen kansalaista voi tehdä lakialoitteen eduskunnalle. EU-asetus kansalaisaloitteesta tuli voimaan 1.4.2012. Sen nojalla vähintään miljoona kansalaista vähintään yhdestä neljäsosasta EU:n jäsenvaltioista voi pyytää Euroopan komissiota tekemään säädösehdotuksia aloilla, joilla se on toimivaltainen. Tiedot kansalaisaloitteiden allekirjoittajista toimitetaan Väestörekisterikeskukselle, jossa tiedot tarkastetaan vertaamalla niitä väestötietojärjestelmään.

Sähköinen henkilöllisyys ja varmenteet 12 Väestörekisterikeskus luo kansalaiselle sähköisen henkilöllisyyden samoin kuin se antaa henkilötunnuksen. Sähköisen henkilöllisyyden tunnuksena turvallisessa verkkoasioinnissa toimii sähköinen asiointitunnus. Se on numeroista ja tarkistusmerkistä muodostettu tietojoukko, jonka avulla yksilöidään Suomen kansalaiset sekä Suomessa vakinaisesti asuvat ulkomaalaiset, jotka on merkitty väestötietojärjestelmään. Kansalaisvarmenteen avulla tapahtuva sähköinen asiointi on turvallista. Varmennetta käytetään tunnistautumiseen sekä sähköpostien ja dokumenttien salaamiseen ja sähköiseen allekirjoitukseen. Sähköi-

sesti allekirjoitettu asiakirja on juridisesti yhtä sitova ja kiistämätön kuin käsin allekirjoitettu. Väestörekisterikeskuksen tuottamia organisaatiovarmenteita ja -kortteja on käytössä eri organisaatioissa noin 56 000 kpl ja niiden määrä lisääntyy kaiken aikaa. Organisaatiovarmenteita voidaan hyödyntää mm. organisaatioiden välisessä tietoturvaa vaativassa sähköisessä asioinnissa. Virkamiesten virkakortteja ja niihin liittyviä virkavarmenteita on käytössä kaikissa ministeriöissä sekä niiden alaisissa virastoissa ja laitoksissa. Väestörekisterikeskuksen organisaatiovarmenteet mahdollistavat yleiskäyttöisen ja poikkihallinnollisen tietoturvallisen sähköisen asioinnin. Terveydenhuollolle tuotettuja terveydenhuollon ammattivarmenteita käytetään muun muassa lääkemääräysten sähköiseen allekirjoittamiseen sekä terveydenhuollon tietojärjestelmiin tunnistautumiseen. Terveydenhuollon ammattivarmenteita ja -kortteja on jaettu tähän mennessä yli 133 000 kappaletta ja terveydenhuollon muun henkilöstön ja toimijoiden varmenteita ja varmennekortteja on jaettu yli 18 000. Sähköisiä lääkemääräyksiä on kirjoitettu noin 17 000 000 kappaletta. Henkilön vahva sähköinen tunnistaminen on edellytys tietosuojan ja tietoturvan toteutumiselle terveydenhuollon valtakunnallisissa tietojärjestelmäpalveluissa. Väestörekisterikeskus on tällä hetkellä Suomessa ainoa laatuvarmentaja, joka tarjoaa sähköisistä allekirjoituksista annetun lain vaatimukset täyttäviä ja EU-direktiiviin pohjautuvia yleiseurooppalaisia, korkean tietoturvan ja sähköisen henkilöllisyyden sisältäviä varmenteita. 13

14 Jaoston tehtävänä on mm. edistää tietovarantoja hallinnoivien organisaatioiden yhteistyötä

Perustietovarantojaosto Väestörekisterikeskus on mukana valtiovarainministeriön yhteydessä toimivan julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) asettamassa perustietovarantojaostossa. Jaoston tehtävänä on edistää tietovarantoja hallinnoivien organisaatioiden yhteistyötä sekä parantaa tietovarantojen yhteentoimivuutta ja tietojen saatavuutta. Jaostoon kuuluu perustietovaranto-organisaatioiden lisäksi liikenteen, terveydenhuollon ja eläkesektorin viranomaisia, tietosuojan ja viestinnän turvallisuudesta vastaavia organisaatioita sekä edellä mainittujen tahojen toimintoja ohjaavia ministeriöitä. Kuntasektoria edustaa Suomen Kuntaliitto. 15

Väestörekisterikeskus kohti uutta 16 Suunnitelmallista inhimillisen pääoman kehittämistä Väestörekisterikeskus on pitkäjänteisesti ja suunnitelmallisesti kehittänyt työyhteisönsä johtamista, henkilöstön ja toiminnan kehittämistä sekä työhyvinvointia. Viraston johtaminen perustuu luottamukseen ja hyvään vuorovaikutukseen. Korostamme yhteistyön merkitystä ja kannustamme henkilöstöämme uudistumaan ja ottamaan uusia vastuita. Työyhteisössämme kiinnitetään huomiota myönteisen palautteen antamiseen ja onnistumisten huomaamiseen. Henkilöstöprosessimme ovat läpinäkyviä. Varaamme resursseja osaamisen ennakoivaan kehittämiseen ja jakamiseen sekä tuemme tehtäväkiertoa ja urasuunnittelua. Sovellamme ja kehitämme työaikamalleja sekä työelämän joustoja. Kannustamme henkilöstämme aloitteellisuuteen ja verkostoissa toimimiseen. Huolehdimme monipuolisesti ja ennaltaehkäisevästi henkilöstömme hyvinvoinnista ja arvostamme jokaista työyhteisön jäsenenä sekä yksilönä. Toteutamme työhyvinvointia tukevaa toimintaa yhteistyössä työterveyshuollon kanssa. Tartumme asioihin ajoissa aktiivisen välittämisen mallia soveltaen. Työyhteisön tilaa mitataan säännöllisillä henkilöstökyselyillä. Henkilöstön tyytyväisyys on pitkään ollut hyvällä tasolla.

Vähemmän kokouksia enemmän etätöitä Väestörekisterikeskus muutti uusiin, pienempiin toimitiloihin tammikuussa 2013. Perinteisestä huonetoimistosta siirryttiin avoimeen monitilaympäristöön, jotta valtion tilatavoite, 25 m² / henkilö, toteutuu. Pienempiin toimitiloihin siirtyminen pienentää myös lämmönkulutusta ja energiatehokkaampien IT-laitteiden käyttö vähentää sähkönkulutusta. Tavoitteena on luoda uusien tilojen myötä myös uusia toimintatapoja: kokouksia vähennetään ja ne suunnitellaan ja niihin valmistaudutaan huolella, myös etätyötä sekä videoneuvotteluja lisätään, jolloin matkustustarve mm. Helsingin ja Kokkolan välillä vähenee. Ympäristöarvot tärkeitä Väestörekisterikeskus edistää osana Green Office -verkostoa ympäristöystävällisiä valintoja omassa toiminnassaan. Virasto sai WWF:n Green Office -merkin käyttöönsä helmikuussa 2010. Sen myötä Väestörekisterikeskus kiinnittää entistä tarkemmin huomiota ympäristöä kuormittaviin toimintatapoihin. Väestörekisterikeskuksen tavoitteena on myös tulla Suomen ensimmäiseksi hiilineutraaliksi virastoksi ja näyttää esimerkkiä valtionhallinnossa kestävän kehityksen edelläkävijänä. Hiilineutraali VRK -hanke käynnistyi kasvihuonekaasujen päästökartoituksella vuonna 2011, jolloin VRK:n kokonaispäästöt olivat 456 tnco2. Tavoitteeksi on asetettu, että VRK vähentää kokonaispäästöjä 25 prosenttia vuoteen 2016 mennessä. Priorisoiduiksi teemoiksi ja toimenpiteiksi tavoitteen saavuttamiseksi on listattu palvelut ja tavarahankinnat, uudenlainen toimistotyö ja etätyö sekä tiedonkeruu ja raportointi. 17

18 Kansallisarkisto, Henkikirjat, Viipurin läänin henkikirjat 1818 1818 (Vi:1), 150

Historiaa Väestötietojärjestelmän juuret yltävät Suomessa aina 1500-luvulle, jolloin valtio alkoi kerätä tietoja kansalaisista verotusta ja sotaväenottoja varten. Henkikirjoitusmenettely perustettiin lähinnä näitä toimintoja varten. Ensimmäisen kerran henkikirjoitus tehtiin vuonna 1634. Aluksi se oli papiston tehtävänä, mutta vuodesta 1652 lähtien se määrättiin henkikomissaarien ja vuodesta 1779 lähtien henkikirjoittajien tehtäväksi. Viimeinen henkikirjoitus pidettiin vuonna 1989. Kirkonkirjojen pitäminen on myös peräisin 1500-luvulta, jolloin kirkko alkoi laatia luetteloita kastetuista, vihityistä ja kuolleista. Ruotsi-Suomen kirkonkirjat kuuluvat Euroopan vanhimpiin väestökirjoihin. Jatkuvan väestökirjanpidon alkuna on vuoden 1686 kirkkolaki. Periaatteeltaan samanlaisena se jatkui vuoden 1970 loppuun saakka siten, että eri kirkkokunnat keräsivät tiedot omista jäsenistään. Vuosina 1919-1970 pidettiin siviilirekisteriä kirkkokuntiin kuulumattomista. Väestökirjanpidossa ryhdyttiin hyödyntämään automaattista tietojenkäsittelyä 1960-luvun lopulla. Valtakunnallinen atk-muotoinen väestön keskusrekisteri aloitti toimintansa 1970-luvun alussa. Evankelis-luterilainen kirkko ja ortodoksinen kirkkokunta hoitivat väestörekisterinpitotehtäviä yhdessä maistraattien kanssa aina vuoteen 1999 saakka, jolloin niiden tehtäväksi jäi pitää jäsenistään jäsenrekisteriä, ja väestötietojärjestelmän ylläpito jäi maistraateille. 19 Lisätietoja Väestörekisterikeskuksesta ja palveluistamme löytyy internetistä osoitteesta www.vrk.fi

Edita 11/2013 PL 123 (Lintulahdenkuja 4), 00531 HELSINKI PL 5 (Rantakatu 16), 67101 KOKKOLA