VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2015

VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2015 Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan... 1 1.1 Aineiston vastaanotto... 1 1.2 Aineiston käsittely... 1 1.3 Aineiston käyttö... 2 1.4 Henkilöstö... 2 1.5 Kehittämishankkeet... 2 1.6 Kansainvälinen konferenssi... 2 2. Vaikuttavuus... 3 2.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 3 2.1.1 Aineiston vastaanotto... 3 2.1.2 Aineiston käsittely... 5 2.2. Aineiston käyttö... 7 2.3 Aineiston välittämisen kehittäminen... 7 2.4. Asiakaspalaute... 7 3. Toiminnallinen tehokkuus... 8 3.1. Toiminnan taloudellisuus... 8 3.1.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 8 3.1.2 Aineiston käyttö... 8 3.2 Toiminnan tuottavuus... 8 3.2.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 8 3.2.2 Aineiston käyttö... 9 4. Tuotokset ja laadunhallinta... 9 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet... 9 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu... 9 4.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 9 4.2.2. Aineiston käyttö... 10 5. Inhimillisen pääoman hallinta (Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen)... 10 6. Tilinpäätösanalyysi... 12 a. rahoituksen rakenne... 12 b. talousarvion toteutuminen... 12 c. tuotto- ja kululaskelma... 13 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma... 13 - Allekirjoitussivu - Indikaattorit

1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2015 oli nelivuotisen tuloskauden kolmas vuosi. Tulossopimuksen pääkohdat olivat entiseen tapaan seuraavat: 1 - aineiston vastaanotto - käsittely - käyttöön asettaminen 1.1 Aineiston vastaanotto Aineistoa otettiin vastaan 4 786 hyllymetriä. Yksi vuoden 2015 tavoitteita oli saada saapuvan aineiston määrä vähenemään siten, että kaikki vuoden aikana tullut aineisto pystytään käsittelemään määräajassa. Tässä onnistuttiinkin osin jo edellisenä vuonna sovittujen uusien käytäntöjen ansiosta. Kirjastojen kanssa jatkettiin yhteistyötä kokoelmapolitiikan kehittämiseksi. Kokoelmayhdyshenkilöverkosto laati uudet täsmennetyt ohjeet aineiston lähetyksille. Aiemmin kehitetty palvelusopimusjärjestelmä määritteli aineistoa siirtävien kirjastojen velvollisuudet ja Varastokirjaston tehtävät. Kuten muutamana viime vuotena tärkein Varastokirjaston toimintaan vaikuttanut asia oli yliopistojen ja yliopistokirjastojen tilasäästötarpeiden voimakas kasvu. Nyt onnistuttiin erityisesti yliopistokirjastojen siirtojen koordinoinnin ja hallinnan kehittämisessä. Aineistoa tuli edelleen huomattavasti vähemmän kuin edellisinä vuosina. Lähetyksiä tuli eniten yliopistokirjastoista, joista lähes kaikki lähettivät aineistoa. Muiden sektoreiden lähetykset säilyivät ennallaan. 1.2 Aineiston käsittely Aineistoa käsiteltiin 7 964 hyllymetriä. Käsitellystä aineistosta kokoelmiin otettiin 5 203 hm aineistoa. Määrät ovat suuria verrattuna vuotuiseen keskiarvoon, joka on käsittelyn osalta noin 4 500 hyllymetriä. Käsittelymääriä selittävät yhtäältä loppujen rästien käsittely (rästit ovat ennen vuotta 2013 vastaanotettu aineisto). Näitä käsiteltiin 2 371 hyllymetriä. Rästit saatiin purettua vuoden aikana. Samalla luettelointia tehostettiin. Luetteloituja tietueita oli 107 651, mikä on eniten koko Varastokirjaston toiminnan aikana. Vuoden aikana jatkettiin yhteistyötä pilottikirjastojen kanssa metadatan siirtämisen tehostamiseksi. Tätä tehtiin siten, että aineistoa lähettävät kirjastot siirsivät tietueen valmiiksi Vaari-tietokantaan Vaari-tietokannasta aineistoa tarkistaessaan. Tämä nopeutti ja yksinkertaisti aineiston käsittelyä Varastokirjastossa, jossa siirretylle aineistolle annettiin sijaintitietueet. Aineiston käsittelyn tavoitteena oli vuoden aikana saapuneen aineiston käsittely määräajassa. Tässä onnistuttiin, vaikka aineistoa tuli paljon. Suuri osa saapuneesta aineistosta oli kausijulkaisuja, joiden käsittely on nopeaa. Monografioita tuli vuoden aikana täsmennettyjen aineiston siirtoihin liittyvien ohjeiden ja käytäntöjen ansiosta määrä, joka pystyttiin käsittelemään suunnilleen aikataulussa.

1.3 Aineiston käyttö Kuluvan vuoden aikana oli yhteensä 90 841 toimitettua tilaustapahtumaa eli lainoja, artikkelikopioita ja uusintoja. Saapuneet tilaukset toimitettiin tilauspäivänä. Aineiston käytöntaloudellisuus (euroa/tilaus) pysyi ennallaan. Tuottavuus (tapahtumia/htv) puolestaan nousi. 1.4 Henkilöstö Kirjaston työprosesseja kehitettiin vuoden aikana. Tämän johdosta normaaliaineiston käsittely toimi entistä sujuvammin, rästien purkaminen saatiin loppuun, eikä uusia rästejä kertynyt. Valtion palkkausjärjestelmän kehittämistä jatkettiin Varastokirjaston omassa seuranta- ja kehittämisryhmässä.tarkoituksena oli uusia tehtävien vaativuuden arviointia henkilöstöryhmittäiseksi. Sukupuolten palkkauksellista tasa-arvoa seurataan mm. VES-ratkaisujen yhteydessä. Henkilöstön työkyvyn ja työtyytyväisyyden edistämistä jatkettiin monin tavoin. Näitä olivat mm. liikunnan edistäminen, ergonomiaratkaisut ja henkilökunnan yhteiset retket. VMBaron työtyytyväisyysindeksi nousi edellisestä vuodesta ollen nyt 3,51.Sairauspoissaolojen määrä oli 8,27 päivää/htv, mikä oli tavoitteena. Sairauspoissaolojen suhteellinen määrä tippui merkittävästi vuoteen 2014 verrattuna, jolloin poissaoloja oli 15,8 päivää/htv. 1.5 Kehittämishankkeet Varastokirjaston kannalta keskeinen tavoite oli parantaa metadatan siirtymistä kirjastojen välillä siten, että Varastokirjastossa luettelointiin liittyvä työ vähenee tai vähintäänkin tehostuu. Hankkeessa onnistuttiin kehittämään metadatan siirtoa nykyisten Voyager ja Melinda -järjestelmien avulla. Tätä jatketaan jo mukana olevien kirjastojen kanssa. Jatkossa hankkeeseen liittyy muitakin kirjastoja. Varastokirjaston aineistoluettelo oli monen kirjaston Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) käyttöliittymä Finnassa. Tämä vaikutti tilausten määrän nousuun. Jatkossa Varastokirjaston tiedot vaikuttavat erityisesti aineiston saatavuuden parantumiseen ja kansallisen aineistojen yhteiskäyttölogistiikan kehittämiseen. Uudet tilat saatiin käyttöön vuoden 2014 syyskuussa yli puoli vuotta suunniteltua myöhemmin. Vuonna 2015 uudet tilat olivat tuotantokäytössä. Uuden hyllyratkaisun ansiosta tilan käyttö tehostui, ja hyllytilaa saatiin noin kaksinkertainen määrä neliölle vanhaan ratkaisuun verrattuna. 1.6 Kansainvälinen konferenssi Toukokuussa järjestettiin kansainvälinen konferenssi juhlistamaan Varastokirjaston 25-vuotista toimintaa. Konferenssin teema oli Aligning commercial and public document repositories to facilitate free and sustainable information. Osallistujia oli 57 neljästätoista maasta. Esitykset tullaan julkaisemaan Library Management lehdessä. 2

2. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kaikkien Suomen kirjastojen kokoelmatilatarvetta ottamalla vastaan niiden siirtotarpeiden mukainen määrä aineistoa. Samalla varmistetaan se, että Varastokirjastoon siirretty tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. Vuoden 2015 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa 145 266 hyllymetriä. Erityisesti yliopistokirjastoissa, mutta myös muissa kirjastoissa on pystytty vähentämään kokoelmatiloja. Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on uuden kartunnan ja vuoden aikana toteutettujen poistojen jälkeen 91 301 hyllymetriä. Monografioita on lähes 1,8 miljoonaa nidettä ja kausijulkaisuja yli 108 000 nimekettä. Aineiston käyttö nousi hieman ja oli yli 90 000. Asiakasrekisterissä oli vuoden lopussa 2 007 kirjastoa ja tietopalveluyksikköä. Käytön kasvun takana on se, että Varastokirjastossa oleva aineisto on entistä helpommin löydettävissä mm. KDK:n Finna-käyttöliittymän kautta. 2.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjasto ottaa vastaan voimavarojensa puitteissa kirjastoista siirrettävää aineistoa ja käsittelee sen tehokkaasti sekä kiinnittää huomiota kirjastoille annettavaan ohjeistukseen koskien Varastokirjastoon toimitettavaa aineistoa. 2.1.1 Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon 4 786 hyllymetriä. Uuden kokoelmapolitiikan seurauksena kirjastoja on ohjeistettu arvioimaan entistä huolellisemmin, mitä aineistoa kannattaa säilyttää Varastokirjastossa ja ylipäätään Suomessa. Kaikki kirjastojen siirrot kyettiin ottamaan vastaan. Vuoden lopussa Varastokirjastoon oli siirretty yhteensä noin 145 266 hyllymetriä aineistoa. Vuoden aikana järjestettiin kokoelmayhdyshenkilötapaaminen, jossa yhdessä kirjastojen edustajien kanssa pohdittiin Varastokirjaston kokoelmapolitiikan uudistamista. Tapaamisessa perustettu kokoelmapoliittinen työryhmä laati tarkennetut ohjeet lähettäville kirjastoille. Aineistosiirtojen palvelusopimus oli voimassa 71 kirjaston kanssa. Mukana olivat kaikki yliopisto-, ammattikorkeakoulu- ja maakuntakirjastot sekä eniten aineistoa toimittavat erikoiskirjastot. Vuoden aikana sopimuskirjastoista tuli yli 80 % kaikesta siirretystä aineistosta. 3

Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: *Yhteensä koko toiminnan aikana: AMK:it ja erikoiskirjastot yhdessä. Vuonna 2015 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): % Yht. koko toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot 5 089 5 447 3 611 75,5 89 527 AMK-kirjastot 240 182 147 3,1 35 193 Erikoiskirjastot 559 657 678 14,2 * Yleiset kirjastot 563 465 342 7,1 20 106 Muut 7 15 8 0,1 440 Yhteensä 6 459 6 766 4 786 145 266 Mono- Kausijulkaisut grafiat Muu Yhteensä Yliopistojen kirjastot 1 503 2 106 3 609 AMK-kirjastot 87 60 147 Erikoiskirjastot 254 424 678 Yleiset kirjastot 293 48 1 342 Vaihdot 2 0 2 Yksityiset 7 1 8 Yhteensä 2 146 2 639 1 4 786 Kausijulkaisuja tuli runsaasti jo kolmatta vuotta peräkkäin erityisesti yliopisto- ja erikoiskirjastoista. Monografioita siirrettiin tavanomainen määrä. Kausijulkaisuja siirrettiin hieman vuotuista keskiarvoa vähemmän (ka. monografiat 2 281 ja kausijulkaisut 3 012 hm). Suurimmat siirrot vuonna 2015 tulivat seuraavilta kirjastoilta: - Aalto-yliopiston kirjasto 968 hm - Oulun yliopiston kirjasto 605 hm - Helsingin yliopiston kirjasto 428 hm - Turun yliopiston kirjasto 365 hm - Jyväskylän yliopiston kirjasto 210 hm Vuonna 2015 Varastokirjastoon toimitti aineistoa 130 kirjastoa tai tietopalvelua (v. 2014: 143). Näistä yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä oli 23, ammattikorkeakouluissa toimivia 15, erikoiskirjastoja 51 ja yleisiä kirjastoja 41. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopisto- ja AMK-kirjastot, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista noin puolet sekä yli sata muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 62 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. 4

2.1.2 Aineiston käsittely Aineistoa on käsitelty seuraavasti: Käsitelty (hm) 6 610 9 567 7 964 Kokoelmiin otettu (hm) 4 422 5 521 5 203 Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Monografiajulkaisut otettu Kausi- Kokoelmiin Väitösk. Yhteensä 2013 2 592 3 673 345 6 610 4 422 2014 4 461 5 106 9 567 5 521 2015 4 040 3 924 7 964 5 203 Yhteensä koko toiminnan aikana 58 079 81 362 4 335 143 820 91 301 % käsittelystä 40 56,5 3,5 100 63,5 Monografioita käsiteltiin hieman vähemmän kuin vuonna 2014, kuitenkin huomattavasti enemmän kuin keskimäärin. Siirtomäärärahojen ansiosta monografialuetteloijia ja muita aineiston käsittelijöitä oli mahdollista työllistää, ja se näkyy tuloksissa: vuoden aikana aineistoa on käsitelty yhteensä lähes 8 000 hm, kun keskimääräinen käsittely on noin 4 500 hm. Siirtomäärärahalla palkattu henkilöstö käsitteli 2 371 hm rästiaineistoa. Aineistoa käsiteltiin lähes kaksi kertaa enemmän kuin sitä vuoden aikana saapui. Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto 1989-31.12.2015 hm Monografiajulkaisut Kausi- Väitös- Musiikki- Yhteensä kirjat aineisto Vast.otettu 59 161 81 580 4 326 198 145 265 Valmista 32 911 55 612 2 735 43 91 301 Ei otettu 25 168 kokoelmiin 25 750 1 246 52 164 Odottaa käsittelyä 1 082 218 0 0 1 300 Lähetyksistä poistettiin seuraavan taulukon mukaisesti: 5 hm Monografiat 1 083 2 665 1 872 Kausijulkaisut 760 1 381 889 Muut 0 Yhteensä 1 843 4 046 2 761 Koko toiminnan aikana poistoja on ollut 36 %.

Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: Monografiat 81 294 88 197 104 250 Jatkuvat julkaisut 4 160 4 614 3 401 Tietueita 85 454 92 811 107 651 Tietueet yht. 1 545 498 1 637 309 1 744 960 Vuonna 2015 uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan 104 250. Näistä perinteiseen tapaan luetteloituja monografiatietueita oli 87 993. Ns. LowTag menetelmää käyttäen luetteloitiin 16 257 monografiatietuetta. LowTag tarkoittaa, että aineistoa lähettävä kirjasto merkitsee aineiston omistajuuden Varastokirjaston tietokantaan. Monografianiteitä oli vuoden 2015 lopussa 1 765 572. Uusia kausijulkaisuja luetteloitiin 3401 nimekettä. Kausijulkaisuja oli vuoden lopussa 108 401 nimekettä. Väitöskirjoja oli yhteensä 2 725 hyllymetriä (noin 520 000 nidettä) 3 892 hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa oli 7 596 säilytysyksikköä.käsittelyä odottaa154 hm. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopussa yhteensä noin 3,4 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Vuonna 2015 uusista VAARI- tietokantaan tallennetuista luettelointitietueista 4 % oli primääriluetteloituja ja 96 % poimittuja tietueita. Primääriluetteloinnin määrä pysyi vuoden 2014 tasolla. Varastokirjastossa luetteloiduista tietueista 23 % oli uusia tietueita yhteistietokanta Melindaan. Tämä lisää Varastokirjaston kokoelmien näkyvyyttä ja löytyvyyttä. Rästit Rästit ovat aineistoa, joita oli kertynyt vuosina 2005-2012 odottamaan käsittelyä. Rästiaineistosta otettiin kokoelmiin ja poistettiin seuraavasti vuonna 2015: Monografiat (hm) 1.1. 31.12.15 % Kausijulkaisut (hm) 1.1. 31.12.15 Hyllyyn 1 156 52 90 79 Roskiin 1 100 48 25 21 Yhteensä 2 256 115 % Kaikki rästit (ennen vuotta 2013 tulleet) saatiin vuoden aikana käsitellyksi, mikä oli tavoitteena. 6

2.2. Aineiston käyttö Tavoitteena oli: Tilaukset toimitetaan viivytyksettä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Varastokirjaston aineistoa on käytetty viime vuosina seuraavasti: Lainaus 63 814 67 053 75 007 Pdf-kopiot 16 412 15 616 15 330 Virheelliset 645 369 504 tilaukset Yhteensä 80 871 83 038 90 841 Tilaukset toimitettiin viivytyksettä pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. Tilausten kokonaismäärä on noussut, ja kasvu vuodesta 2014 oli 9,4 %. Aikaisempiin vuosiin verrattuna kopiopyyntöjen määrä väheni hieman. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Keskimäärin laina uusittiin 1,2 kertaa. Lainoista 66 % meni asiakkaille yleisten kirjastojen kautta. Jäljenteiden osuus tilauksista oli 17 %. Jäljenteistä 84 % toimitettiin yliopisto- ja erikoiskirjastoihin. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Yhteensä asiakasrekisterissä oli vuoden 2015 lopussa 2 027 kirjastoa/tietopalvelua. Aktiivilainaajia oli 658 (aktiivisista jäljenteiden tilaajista ei ole tilastotietoa saatavilla). 2.3 Aineiston välittämisen kehittäminen Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista kaikille avoimista kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Kirjasto osallistui Voyagerohjelmiston Universal Borrowing moduulin (UB) ylläpitoon. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka ansiosta minkä tahansa Voyager-kirjaston henkilöasiakas voi jättää tilauksen Varastokirjaston tietokantaan oman kirjastonsa lainaustunnuksella. Varastokirjasto toimittaa tilatun kirjan asiakkaan kotikirjastoon. Lähes kaikki yliopistokirjastot käyttävät tätä palvelua. Lisäksi UB-moduulia käytti moni ammattikorkeakoulukirjasto ja muu tieteellinen kirjasto. Moni yliopisto- ja tutkimuskirjasto salli asiakkaiden itsensä jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaari-tietokantaan joko oman tietokantansa tai Finnan kautta. Näitä tilauksia toimitettiin 4 895, mikä on 32 % kaikista artikkelikopioista. 2.4. Asiakaspalaute Asiakaspalautetta on kerätty web-lomakkeella (webropol) aineistosiirtojen yhteydessä. Lisäksi eri tilaisuuksien yhteydessä on saatu vapaamuotoista palautetta. Pääosa palautteesta liittyy aineiston siirtoihin ja uuteen kokoelmapolitiikkaan. Saatua palautetta hyödynnetään mm. ohjeistuksen täsmentämisessä. 7

3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus 3.1.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2015 aineiston vastaanottoon, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat 1 655 001 euroa (momentit 294004 ja 414294004). Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat seuraavan taulukon mukaiset (euroa/hyllymetri): Käsitelty 6 610 9 567 7 964 Kustannukset 1 345 043 1 454 475 1 655 001 Euroa / hm 203 152 209 Tähän sisältyvät tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset, jotka olivat 53 846 euroa. Yksikkökustannus oli 6,8 euroa/hyllymetri. 3.1.2 Aineiston käyttö Vuonna 2015 aineiston käyttöön liittyvät kustannukset olivat 410 009 euroa. Aineiston välitystapahtuman yksikkökustannukset (euroa/tapahtuma): Tapahtumia 80 871 83 038 90 841 Kustannukset 391 531 375 027 410 009 Euroa/tapahtuma 4,84 4,52 4,52 3.2 Toiminnan tuottavuus 3.2.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin 9 567 hyllymetriä. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 16,46 henkilötyövuotta. Aineistoa käsiteltiin 484 hm/htv. Alla vertailutiedot: Käsitelty (hm) 6 610 9 567 7 964 HTV 16,74 18,23 16,46 Käsitelty aineisto (hm/htv) 395 525 484 Vuoden 2013 luvuissa on mukana rästiprojekti 3,20 htv. Vuonna 2014 rästiprojektin htv-määrä oli 4,68. Vuoden 2015 aikana rästien purkuun käytettiin 4,96 henkilötyövuotta. 8

Tuottavuuden poikkeuksellisen suuri nousu vuonna 2014 johtuu siitä, että uuden kokoelmapolitiikan mukaisesti arvioitua tarpeetonta aineistoa poistettiin aikaisempia vuosia enemmän. Vuonna 2015 poistoja oli vähemmän. Kausijulkaisujen suuri käsittelymäärä lisää tuottavuutta. Tuottavuutta voidaan kuvata myös suhteuttamalla luetteloitujen tietueiden määrä henkilötyövuosiin: Luetteloituja tietueita 85 454 92 811 107 651 HTV 16,74 18,23 16,46 Luetteloitu aineisto (tietuetta/htv) 5 105 5 091 6 540 Tuottavuus nousi huomattavasti. Luetteloituja tietueita henkilötyövuotta kohti oli korkea normaalitilanteeseen verrattuna, ja nousi edellisestä vuodesta. Tämä johtuu siitä, että kahden viime vuoden aikana rästien käsittelyn lisäksi on tehostettu myös luettelointiprosesseja. 3.2.2 Aineiston käyttö Tilaustapahtumia oli 90 841. Henkilötyövuosia käytettiin 5,68.Tilauksia oli henkilötyövuotta kohden 16 164. Alla vertailutiedot: Tilauksia 80 871 83 038 90 841 HTV 5,45 5,42 5,68 Tilauksia / htv 14 839 15 321 15 993 Tuottavuus nousi edellisvuoteen verrattuna. Töitä organisoitiin paremmin vastaamaan mm. ruuhkahuippujen tasoittamisessa. Aineiston käyttöön liittyvissä tehtävissä työskenteli oman henkilökunnan lisäksi myös palkkatuettuja, tuetun työllistämisen harjoittelijoita sekä työkokeilijoita. 4. Tuotokset ja laadunhallinta 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkissuoritteet liittyvät suoraan kirjaston toiminnan vaikuttavuuteen, joten niitä on analysoitu vaikuttavuusosiossa. 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu 4.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena on käsitellä aineisto kuuden kuukauden kuluessa sen saapumisesta. Vuonna 2015 vastaanotettu aineisto käsiteltiin pääosin alle kuudessa kuukaudessa sekä monografioiden että kausijulkaisujen osalta. Varastokirjasto tukee kirjastoja kokoelmiensa hallinnassa ja aineistojen siirroissa. Kaikkien paljon aineistoa lähettävien kirjastojen kanssa on solmittu palvelusopimus, jossa on sovittu kirjastojen roolista aineistonsiirroissa. Kirjastoille on myös luotu Webropol -ohjelman avulla työkalu, joka ohjaa 9

kirjastoja suunnittelemaan aineistonsiirtoja. Vastuu lähetysten sisällön tarkoituksenmukaisuudesta on siirtävällä kirjastolla. Varastokirjasto uudisti kokoelmapolitiikkaansa ja toimintatapojaan. Parantuneen vuorovaikutuksen ja kirjastoissa tehtävän siirrettävän aineiston evaluoinnin myötä monografialähetysten määrä laski. Myös aineiston käsittelyn odotetaan tehostuvan, koska yhä useampi lähetys on tarkastettu yhteistietokannasta. Aineiston käsittelyä tehostaa myös se, että aineistoa lähettävät kirjastot itse siirtävät metadatan Varastokirjaston tietokantaan. 4.2.2. Aineiston käyttö Vuoden 2015 lopussa rekisterissä oli yhteensä 2 027 kirjastoa ja tietopalveluyksikköä. Aktiivisia lainaajia oli 658 kirjastoa. Käyttäjärekisterissä on lähes kaikki Suomen kirjastot. Pohjoismaisia asiakkaita oli 342. Muita ulkomaisia asiakkaita oli 221. 5. Inhimillisen pääoman hallinta (Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen) Tulossopimuksen mukaan Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Tavoitteena oli ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja työhyvinvoinnista huolehdittiin. Ongelmia oli kuitenkin edelleen esimiestyössä, mikä vaikeutti suunnitelmallista ja pitkäjänteistä toimintaa. Tähän liittyvät ongelmat on vuoden aikana ratkaistu. Työkuntoa ja työtyytyväisyyttä edistettiin järjestämällä muun muassa henkilöstön virkistystoimintaa. Omaehtoista liikuntaa tuettiin kulttuuri- ja liikuntaseteleillä. Seuraavassa on työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja: Työtyytyväisyysindeksi (asteikolla 1-5) Sairauspoissaolot (päivää/htv) Työterveyskustannukset (euroa/htv) Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) 3,53 3,39 3,51 13,3 15,8 8,3 766 587 710 720 612 570 Työtyytyväisyysindeksi nousi. Muun muassa seuraavien osioiden tunnusluvut nousivat: johtaminen, työn sisältö ja vaikuttamismahdollisuudet, työyhteisön toimintakulttuuri. Kehitettävää oli palkkauksessa sekä vuorovaikutuksessa ja viestinnässä. Sairauspoissaolojen määrä laski. Vuonna 2015 sairauspoissaoloja oli 8,3 päivää/htv, kun vuonna 2014 se oli vielä 15,8 päivää/htv. Työterveyskustannukset nousivat tavanomaiselle tasolle. Työterveyshuollon kustannusten painotus siirtyi ennaltaehkäisevän työterveyshuollon puolelle. 10

Seuraavassa muutama osaamisen kehittämiseen liittyviä tunnuslukuja: Koulutuskustannukset ( /htv) Koulutukseen käytetty aika (tpv/htv) 771 508 681 4,4 2,1 3,2 Koulutuskuluihin on laskettu käytetty työaika ja koulutuksen muut kulut (matkakulut, päivärahat, kurssimaksut, kouluttajien palkkiot ym.). Edelliseen vuoteen verrattuna koulutuskulut nousivat hieman vuonna 2015. Kuluneena vuonna koulutusten määrää lisäsi erityisesti Kiekun käyttöönotto. Lisäksi käyttöönotettiin uusi versio Valtiolle.fi rekrytointiohjelmasta. Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset (= palkat ja sivukulut) sekä henkilöstön ikärakenne. 11 Henkilötyövuodet 18,99 19,99 22,13 Kustannukset ( ) 824 610 866 136 987 982 /htv 43 423 43 328 44 635 Vuoden 2015 luvussa mukana toimintameno- ja siirtomäärärahamomentilta maksettu henkilöstö. Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta ja sitä kautta vuosilomaoikeuden määrästä. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 19 vakinaista ja 6 määräaikaista virkamiestä. Vakinaisesta henkilöstöstä aineiston vastaanottoon, luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin laskennallisesti 9,60 henkilötyövuotta. Aineiston käytössä oli 4,74 henkilötyövuotta. Tukitoimintoihin, kuten atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 1,92 henkilötyövuotta. Vakinaisen henkilöstön osalta yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 16,26 henkilötyövuotta. Määräaikaisten virkamiesten työpanos jakautui seuraavasti: - Aineiston vastaanotto, luettelointi ja aineiston käsittely 4,96 henkilötyövuotta. - Toimiston hallintosihteerin viransijaisuus 0,92 henkilötyövuotta. Koko vuoden aikana henkilötyövuosia kertyi yhteensä 22,13. Tämä osuus on jyvitetty yllä oleviin toiminnallisiin htv -osuuksiin. Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 50,3 53,4 56,6 Naiset 46,1 41,2 42,3 seniori-ikäisiä* (%) 69 64 61 * Seniori-ikäinen on yli 45-vuotias.

Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toimintaja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Nykyinen johtokunta, jonka jäsenet edustavat koko kirjastoverkkoa, aloitti toimintansa 1.3.2013. Siihen kuuluvat: kirjastonjohtaja Ulla Nygrén (Turun yliopiston kirjasto), puheenjohtaja kirjastonjohtaja Jarmo Saarti (Itä-Suomen yliopiston kirjasto), varapuheenjohtaja kirjastonhoitaja Harri Ahonen (Kansalliskirjasto) kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti (Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto) esimies, hankinta ja erikoiskokoelmat Janne Ranta (Yle Arkisto) 6.9.2015 saakka johtava informaatikko Tuula Snicker (Savonia ammattikorkeakoulun kirjasto, Kuopio) 7.9.2015 alkaen kirjastonjohtaja Riitta-Liisa Karjalainen (Kajaanin ammattikorkeakoulun kirjasto, Kajaani) Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Asiantuntijoina olivat kirjastonhoitaja sekä toimistopäällikkö. Johtokunta kokoontui neljä kertaa. Johtokunnan työvaliokunta kokoontui 3 kertaa. 6. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston perusrahoitus tuli valtion talousarvion kautta. Varastokirjaston momentti on 29.40.04. b. talousarvion toteutuminen Varastokirjasto sai valtion talousarviossa1 863 000 euroa. Siirtomäärärahoja vuodelta 2014 oli 249 560 euroa. Käytettävänä oli yhteensä 2 112 560 euroa. Varastokirjaston kulut momentilla 29.40.04 olivat 1 815 450 euroa. Siirtomäärärahoja (momentti 4.14.29.40.04) vuodelta 2014 käytettiin kokonaisuudessaan eli 249 560 euroa. Varastokirjaston nettomenot olivat 2 065 010 euroa. Tuloja kertyi yhteensä 3 657,93 euroa. Vuodelta 2014 siirtyneitä määrärahoja käytettiin sovitun mukaisesti rästien purun henkilöstökuluihin 157 698 euroa sekä vuokrakuluihin 71 335 euroa. Lisäksi momentin 4.14.29.40.04 siirtomäärärahoja käytettiin toukokuussa pidetyn 25th Anniversary Conference of The National Repository Library of Finland konferenssin järjestelyihin yhteensä 20 527 euroa. Määrärahoja vuodelle 2016 siirtyi 47 550 euroa. 12

c. tuotto- ja kululaskelma Varastokirjaston tulosalueiden v. 2015 kokonaiskustannukset 2 065 010 euroa (momentit 29.40.04 ja 4.14.29.40.04) Kustannuslaji Tilan vapauttaminen, aineiston käsittely ja säilyttäminen Aineiston käyttö Yhteensä muutos ed. vuodesta % 2014-15 Investoinnit Aineet, tarvikkeet ja tavarat 36 047 6 862 42 909-20,1 % Henkilöstökustannukset 739 351 248 631 987 982 +14,1% Vuokrat* 739 177 22 861 762 038 +42,8% Palvelujen ostot 115 799 121 323 237 122 +8,1 % Muut kulut (matkat ym.) 24 627 10 332 34 959 +22,2 % Yhteensä 1 655 001 410 009 2 065 010 +21,4 % *Vuoden 2015 vuokrat sisältävät vuodelta 2014 myöhässä maksuun tulleita vuokrakuluja 45 315 euroa sekä uuden tilan vuokrat. d. tase Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelman mukaisten poistojen jälkeen. 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Kaudella havaittiin väärinkäytöksiä, jotka johtivat irtisanomiseen. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden aikana arvioitu käyttämällä COSO-ERM viitekehystä. Sen mukaan: 13 - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku ovat asianmukaisia - Seuranta on asianmukaista