Sähköinen asiointi kuka vastaa ja mistä, Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen 1 Sähköinen hallinto Sähköiset palvelut ja tietojärjestelmät Palveluiden käyttäjät Sähköinen terveyshallinto Asian- ja palvelujenhallinta Tietoverkot Tietovarannot 2 1
Sähköinen asiointi Kehittämistrendejä 3 Sähköisen asioinnin tavoitetiloja Kohti hallittua murrosta - julkiset palvelut uudella vuosituhannella: Julkisen hallinnon sähköisen asioinnin toimintaohjelma 2002 2003, 31.12.2001 Vuoteen 2006 ulottuva visio on esitetty ns. visiokarttana, jossa on kuvattu tavoiteltava hallinnon rooli ja tehtävät tietoyhteiskunnassa sekä sitä täsmentävät kriittiset reunaehdot. Julkinen hallinto tietoyhteiskunnassa -visio on seuraava: Mahdollistamalla helppokäyttöiset ja turvalliset palvelut myös tietoverkon kautta julkinen hallinto osaltaan vähentää asiakkaiden vaivannäköä ja kustannuksia sekä parantaa näiden vaikutusmahdollisuuksia tukee yritysten kilpailukykyä. Julkisen hallinnon sähköisen asioinnin strategia ja kehittämissuunnitelmia (VM 11a/2005): Strategian visiona on, että vuonna 2010 sekä valtion laitokset että kunnat ovat vieneet asiointipalvelunsa yleisesti verkkoon. Palvelujen kehittäminen perustuu toiminnan uudelleensuunnitteluun, jossa on otettu huomioon tietoja viestintätekniikan antamat mahdollisuudet uudistaa palveluprosessi ja määritellä uudet sähköiset palvelutarpeet. Sähköisen asioinnin kehittämisellä on saatu aikaan tuottavuutta sekä asiakasvaikuttavuutta. Kunnat ja valtion laitokset pystyvät tuottamaan asiointipalvelunsa nykyistä vähemmällä henkilötyömäärällä tieto- ja viestintätekniikan avulla. SADe-hankkeen loppuraportti 28.1.2009 (VM 3/2009): Suomessa on verkottunut julkinen hallinto, jossa hallinnon palvelut ovat monikanavaisesti saatavissa ja helposti löydettävissä kansalaisen elämäntilannetta ja yrityksen elinkaaren vaihetta tukevina. Kansalaiselle ja yritykselle julkinen hallinto näkyy yhtenä ja yhtenäisenä kokonaisuutena. Julkisen hallinnon ICT-strategia (VM luonnos, syksy 2012): Visio 2020: Käyttäjän tarvitsemat palvelut ja tiedot saatavilla ja käytettävissä helposti ja turvallisesti. Julkisen hallinnon organisaatioiden, yritysten ja käyttäjien yhteistyöllä kehityksen kärkeen Vision ytimessä on lupaus siitä, että palvelut ja tieto vastaavat käyttäjien tarpeita. Palvelujen kehittäminen ja käyttöönotto perustuvat käyttäjäkeskeiseen toimintamalliin, jossa palvelut ja niihin liittyvät tietojärjestelmät suunnitellaan käyttäjien tarpeista lähtien. Palvelujen kehittämisessä ennakoidaan käyttäjien tarpeita esimerkiksi seuraamalla kehitystä muilla aloilla ja muissa maissa. 4 2
Lisäarvo asiakkaalle Vastuutuksen ja organisoinnin tarve Suunnitelmallisuuden tarve (e-strategia) Osaamisen tarve Asiakaslähtöinen verkkopalvelukulttuuri (e-hallinto) Toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen Lomakkeet verkossa Kysely-/palaute sähköpostilla Tiedottava verkkopalvelu ja hakumahdollisuudet Integrointi taustajärjestelmiin Verkkodemokratia -osallistuminen Asiakaslähtöiset verkkopalv. Vuorovaikutteinen verkkoasiointi ja -palvelut Läsnäolo (oma www-sivu) verkossa Aika Tiedotus Vuorovaikutus Asiointi Integrointi Muutos 5 Alkuperäinen lähde muokattuna: Juna vislas jo pois! Juna-hankkeen matkaraportti 1.9.1999-31.12.2001 Sähköinen asiointi lainsäädäntö 6 3
Sähköisen hallinnon lainsäädäntökartta 7 Tietoyhteiskunnan palvelu, LTyP 2 Tietoyhteiskunnan palvelulla tarkoitetaan tässä laissa palvelua, joka toimitetaan: 1) etäpalveluna eli ilman, että osapuolet ovat yhtä aikaa läsnä; 2) sähköisesti eli lähettämällä ja vastaanottamalla palvelu tietoja sähköisesti käsittelevien laitteiden tai tietojen säilytyksen avulla ja siten, että palvelun lähettämiseen, siirtoon ja vastaanottamiseen käytetään yksinomaan johtimia, radioyhteyttä, optisia laitteita tai muita sähkömagneettisia laitteita; 3) palvelun vastaanottajan henkilökohtaisesta pyynnöstä tapahtuvana tiedonsiirtona; ja 4) tavallisesti vastiketta vastaan. 8 4
Sähköinen tiedonsiirtomenetelmä (SAVL 4 1 k) telekopio ja telepalvelu, kuten sähköinen lomake, sähköposti tai käyttöoikeus sähköiseen tietojärjestelmään, sekä muu sähköiseen tekniikkaan perustuva menetelmä, jossa tieto välittyy langatonta siirtotietä tai kaapelia pitkin, kuten tekstiviesti; ei kuitenkaan puhelu 9 Sähköinen viesti (SAVL 4 2 k) Sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä lähetetty tarvittaessa kirjalliseen muotoon tallennettavissa oleva informaatio Kaikki viranomaiselle tullut sähköinen informaatio Sidos julkisuuslain asiakirjan käsitteeseen 10 5
Sähköinen asiakirja (SAVL 4 3 k) Sähköinen viesti, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon Hallintoasian käsittelyprosessiin sidoksissa Sidos viranomaisen asiakirjan käsitteeseen SAVL 9.1 : Vireillepanossa ja asian muussa käsittelyssä vaatimuksen kirjallisesta muodosta täyttää myös viranomaiselle toimitettu sähköinen asiakirja. Sähköisen muodon syrjimättömyyden periaate 11 Kuka vastaa? 12 6
Tietoon liittyvien oikeuksien selvitys Julkisuuslain 18.1 3 kohta: Viranomaisen tulee selvittää tietojärjestelmien käyttöönottoa sekä hallinnollisia ja lainsäädännöllisiä uudistuksia valmisteltaessa suunniteltujen toimenpiteiden vaikutus asiakirjojen julkisuuteen, salassapitoon ja suojaan sekä tietojen laatuun muutosten vaikutus eri järjestelmiin kerrannaisvaikutukset OrgX Ulkoinen Organisaatio järjestelmä Järjestelmä3 Järjestelmä4 Organisaatio Järjestelmä1 Järjestelmä2 OrgY Ulkoinen järjestelmä Organisaatio 13 Tietoon liittyvät oikeudet ja niiden selvittäminen, JulkL 18.1 3 k Muuttuvatko tiedonhallinnan vastuut (erityisesti organisaatiokohtaisesta verkostomaiseen siirryttäessä)? Palvelun järjestämisvastuu Palvelun tuotantovastuu Tiedonhallinnan vastuu (mm. rekisterinpito) Muuttuuko tietojenkäsittelyprosessi? Miten uudessa mallissa tietojenkäsittelyyn ja tiedonhallintaan liittyvistä muutoksista tiedotetaan, jos toiminta muuttuu verkostomaiseksi? Muuttuuko järjestelmä, jossa tietoja on aiemmin hallinoitu/käsitelty Muuttuvatko tiedonsaantioikeudet ja kenellä on tiedonsaantioikeus? Muuttuuko tiedon antamistapa (teknisten käyttöyhteyksien avaamien)? Syntyykö uusia henkilörekistereitä? Muuttuuko tiedon käsittely- ja säilytysmuoto? Muuttuuko tietojen säilytysaika? Muuttuuko prosessissa käsiteltävien tietojen rakenne (uudet/poistuvat asiakirjat)? Miten tietojen konvertointi toteutetaan vanhasta uuteen järjestelmään? Miten vanhat asiakirjat arkistoidaan ja niiden säilyminen varmistetaan? Miten valvonta järjestetään/tapahtuuko valvonnassa muutoksia? 14 7
Vastuutasot Ohjaus Palvelut Tieto 15 Tietohallinnon ja sen hankkeiden ohjaus ThL 4.3 : Sosiaali- ja terveysministeriön tehtävänä on ohjata toimialansa tietohallinnon ja tietohallintohankkeiden kehittämistä ottaen huomioon tietohallintolaissa säädetyt tarkoitukset ja velvoitteet. STASL 20.1 : Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedon sähköisen käsittelyn ja siihen liittyvän tietohallinnon yleinen suunnittelu, ohjaus ja valvonta sekä päätöksenteko merkittävien tietohallintohankkeiden kokonaisrahoituksesta kuuluvat sosiaali- ja terveysministeriölle. STASL 20.2 : Terveyden ja hyvinvoinnin laitos vastaa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedon sähköisen käsittelyn, siihen liittyvän tietohallinnon, valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja yhteisten hallinnonalakohtaisten tietovarantojen käytön ja toteuttamisen suunnittelusta, ohjauksesta ja seurannasta. ThL 33.3 : sairaanhoitopiirin kuntayhtymä vastaa alueellaan tehtäväalansa tutkimus-, kehittämis- ja koulutustoiminnasta sekä kunnallisen terveydenhuollon tietojärjestelmien yhteensovittamisesta. 16 8
Sähköisten asiointipalveluiden tuottaminen (SAVL 5.1, 5.2 ja 6 ) Viranomaisen, jolla on tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet, on niiden rajoissa tarjottava kaikille mahdollisuus lähettää ilmoittamaansa sähköiseen osoitteeseen tai määriteltyyn laitteeseen viesti asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi. Tällöin on lisäksi kaikille tarjottava mahdollisuus lähettää sähköisesti viranomaiselle sille toimitettavaksi säädettyjä tai määrättyjä ilmoituksia, sen pyytämiä selvityksiä tai muita vastaavia asiakirjoja taikka muita viestejä. Viranomaisen on pyrittävä käyttämään asiakkaan kannalta teknisesti mahdollisimman yhteensopivia ja helppokäyttöisiä laitteistoja ja ohjelmistoja. Viranomaisen on lisäksi varmistettava riittävä tietoturvallisuus asioinnissa ja viranomaisten keskinäisessä tietojenvaihdossa. Viranomaisen tulee huolehtia siitä, että sen sähköiset tiedonsiirtomenetelmät ovat toimintakunnossa ja mahdollisuuksien mukaan käytettävissä muulloinkin kuin viraston aukioloaikana. 17 Tasapuolisuus ja palveluperiaate, HaL 6 ja 7 Viranomaisen on kohdeltava hallinnossa asioivia tasapuolisesti; Asiointi ja asian käsittely viranomaisessa on pyrittävä järjestämään siten, että hallinnossa asioiva saa asianmukaisesti hallinnon palveluita ja viranomainen voi suorittaa tehtävänsä tuloksellisesti. Asiointi olisi pyrittävä järjestämään siten, että hallinnossa asioiva voi helposti muodostaa kokonaiskäsityksen asiansa hoitamiseen tarvittavan palvelun sisällöstä ja siihen liittyvistä toimista. Julkisia palveluja järjestettäessä tulisi erityisesti kiinnittää huomiota palvelujen riittävyyteen ja saatavuuteen sekä hallinnossa asioivan valinnanvapauteen. Palvelujen saatavuutta ei tulisi rajoittaa ilman asiallisesti hyväksyttäviä perusteita. Hallinnossa asioivan itsemääräämisoikeutta ja toimintaedellytyksiä viranomaisasioinnissa olisi mahdollisuuksien mukaan pyrittävä edistämään. Tämän tavoitteen toteutuminen edellyttää riittävää yhteistyötä ja vuorovaikutusta hallinnossa asioivan sekä viranomaisen välillä. Myös palvelujen käyttäjiltä saatu palaute ja asiakaslähtöiset arviointimenetelmät parantavat palvelun laatua ja tehokkuutta. Asioinnin järjestämisen keinoja ja laajuutta tulee pyrkiä arvioimaan erityisesti palvelujen käyttäjinä olevien henkilöiden ja yhteisöjen tarpeiden kannalta. Kaikille palveluja tarvitseville on pyrittävä turvaamaan yhtäläinen mahdollisuus asiansa hoitamiseen palvelun laadusta riippumatta. Asiointimahdollisuuksien on myös vastattava mahdollisimman hyvin yhteiskunnallisten erityisryhmien tarpeisiin. Sanotunlaisia erityisryhmiä ovat esimerkiksi vanhukset, sairaat ja vammaiset. Asioinnin järjestämisessä on kiinnitettävä huomiota myös kohteena olevan palvelun erityispiirteisiin Eduskunnan apulaisoikeusasiamies on todennut, että hyvän hallinnon palveluperiaatteesta seuraa, että viranomaisen tulee tarjota erilaisia vaihtoehtoja asiointiin ja että hallinnossa asioivien perustuslain 6 :ssä turvatun yhdenvertaisuuden näkökulmasta olisi ongelmallista, jos palvelut järjestyvät siten, että niitä olisi tarjolla vain sähköisesti. (AOA 3911/4/11, antopäivä 13.9.2012 ja AOA 3661/4/08 ja 3999/4/08, antopäivä 9.11.2010.) palveluperiaatteeseen kuuluu, että hallinnossa on tarjolla erilaisia valinnaisia keinoja asioiden vireillepanoon ja hoitamiseen. Erilaisista asiointitavoista on tiedotettava selkeästi (AOA 4192/4/10, antopäivä 21.3.2012) 18 9
Rekisterinpito, HetiL 3 4 kohta Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä,jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaanja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty; ThL 9.1 : Sairaanhoitopiirin kuntayhtymän alueen kunnallisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon potilasasiakirjat muodostavat terveydenhuollon yhteisen potilastietorekisterin. Yhteisen potilastietorekisterin rekisterinpitäjänä ovat kaikki rekisteriin liittyneet terveydenhuollon toimintayksiköt niiden omien potilasasiakirjojen osalta. 9.5 : Sairaanhoitopiirin kuntayhtymän on vastattava yhteisen potilastietorekisterin edellyttämistä koordinointitehtävistä sekä huolehdittava siitä, että tietojärjestelmien välityksellä tapahtuvissa tietojen luovutuksissa noudatetaan säädettyjä velvoitteita. 9.5 : Kukin terveydenhuollon toimintayksikkö vastaa omassa toiminnassaan syntyneiden potilasasiakirjojen rekisterinpidosta henkilötietolain (523/1999) mukaisesti. 19 Asiakirjahallinto ja arkistoimi, ArkL 1 : Arkistonmuodostajia ovat mm. kunnalliset viranomaiset ja toimielimet sekä kuntien liikelaitokset yhteisöt, toimielimet ja henkilöt niiden suorittaessa julkista tehtävää lain tai asetuksen taikka lain tai asetuksen nojalla annetun säännöksen tai määräyksen perusteella siltä osin kuin niille tämän tehtävän johdosta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) tarkoitettuja asiakirjoja; 7.1 : Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. 7.3 : Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. 8.1 : Arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. 8.2 : Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. 20 10
Terveydenhuolto terveydenhuollon toimintayksiköllä kansanterveyslaissa (66/1972) tarkoitettua terveyskeskusta ja muita kunnan toimintayksiköitä, jotka hoitavat kansanterveyslain mukaisia tehtäviä, erikoissairaanhoitolaissa (1062/1989) tarkoitettua sairaalaa ja siitä erillään olevaa sairaanhoidon toimintayksikköä sekä sairaanhoitopiirin kuntayhtymän päättämää muuta hoitovastuussa olevaa kokonaisuutta, yksityisestä terveydenhuollosta annetussa laissa (152/1990) tarkoitettua terveydenhuollon palveluja tuottavaa yksikköä, työterveyslaitosta siltä osin kuin se tuottaa työterveyslaitoksen toiminnasta ja rahoituksesta annetussa laissa (159/1978) tarkoitettuja terveyden- ja sairaanhoidon palveluita, valtion mielisairaaloista annetussa laissa (1292/1987) tarkoitettuja valtion mielisairaaloita, terveydenhuollon järjestämisestä puolustusvoimissa annetussa laissa (322/1987) tarkoitettuja sairaanhoitolaitoksia ja Rikosseuraamuslaitoksesta annetussa laissa (953/2009) tarkoitettua terveydenhuoltoyksikköä potilasasiakirjoilla potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettäviä, laadittuja tai saapuneita asiakirjoja taikka teknisiä tallenteita, jotka sisältävät hänen terveydentilaansa koskevia tai muita henkilökohtaisia tietoja PotL 12 : Terveydenhuollon toimintayksikön ja itsenäisesti ammattiaan harjoittavan terveydenhuollon ammattihenkilön tulee säilyttää potilasasiakirjat sekä tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät biologista materiaalia sisältävät näytteet ja elinmallit potilaan hoidon järjestämisen ja toteuttamisen, hoitoon liittyvien mahdollisten korvausvaatimusten ja tieteellisen tutkimuksen edellyttämä aika. 21 Terveydenhuolto, STASL 14 : Kansaneläkelaitos hoitaa terveydenhuollon palvelujen antajien lukuun potilasasiakirjojen säilytystä ja käyttöä varten olevaa arkistointipalvelua sekä sen osana potilasasiakirjojen luovutusta varten hakemistopalvelua ja potilaan tiedonhallintapalvelua. Kansaneläkelaitos hoitaa luovutuslokirekisterien säilytyksen osana arkistointipalvelua. Kansaneläkelaitos voi hoitaa osana arkistointipalvelua myös käyttölokirekisterien säilytyksen. Kansaneläkelaitos hoitaa 19 :ssä tarkoitettua katseluyhteyttä. 14 a : Kansaneläkelaitos pitää yllä potilaan tiedonhallintapalvelua. Kansaneläkelaitos on potilaan tiedonhallintapalvelun rekisterinpitäjä. 16.2 : Kansaneläkelaitos vastaa arkistointipalvelun teknisenä toteuttajana ja ylläpitäjänä arkistointipalvelun yleisestä toiminnasta ja toiminnan lainmukaisuudesta 16.3 : Arkistointipalveluun liittynyt terveydenhuollon palvelujen antaja vastaa potilastietojen rekisterinpitäjänä järjestelmään tallennettujen potilastietojen ja niiden käsittelyyn liittyvien lokitietojen sisällöstä ja virheettömyydestä sekä tietojen luovuttamisen ja muun käsittelyn lainmukaisuudesta. 22 11
Ulkoistamisen rajat Julkisten hallintotehtävien hoitaminen 23 Lähtökohta Perustuslain 124 : Julkinen hallintotehtävä voidaan antaa muulle kuin viranomaiselle vain lailla tai lain nojalla, jos se on tarpeen tehtävän tarkoituksenmukaiseksi hoitamiseksi eikä vaaranna perusoikeuksia, oikeusturvaa tai muita hyvän hallinnon vaatimuksia. Merkittävää julkisen vallan käyttöä sisältäviä tehtäviä voidaan kuitenkin antaa vain viranomaiselle. 24 12
Mikä on julkinen hallintotehtävä? Julkinen hallintotehtävä viittaa lainsäädännössä määriteltyyn ja tietyn elimen tai yksikön hoidettavaksi osoitettuun tehtävään. Julkisissa hallintotehtävissä käytetään yleensä julkista valtaa, mutta välttämätöntä se ei kuitenkaan ole julkisen hallintotehtävän kannalta. Hallintopäätösten tekemisen lisäksi myös julkisten palveluiden tuottaminen voi olla julkinen hallintotehtävä 25 Terveydenhuolto julkisena hallintotehtävänä Kunnille kuuluva julkisten terveyspalveluiden lakisääteinen järjestämisvelvollisuus on perustuslain 124 :ssä tarkoitettu julkinen hallintotehtävä (EOA 3200/4/10, antopäivä 15.12.2011). Sosiaali- ja terveydenhuollon suunnittelusta ja valtionavustuksesta annettu laki (733/1992) 4 : Kunta voi järjestää sosiaali- ja terveydenhuollon alaan kuuluvat tehtävät: 1) hoitamalla toiminnan itse; 2) sopimuksin yhdessä muun kunnan tai muiden kuntien kanssa; 3) olemalla jäsenenä toimintaa hoitavassa kuntayhtymässä; 4) hankkimalla palveluja valtiolta, toiselta kunnalta, kuntayhtymältä tai muulta julkiselta taikka yksityiseltä palvelujen tuottajalta; taikka 5) antamalla palvelunkäyttäjälle palvelusetelin, jolla kunta sitoutuu maksamaan palvelun käyttäjän kunnan hyväksymältä yksityiseltä palvelujen tuottajalta hankkimat palvelut kunnan päätöksellä asetettuun setelin arvoon asti. 26 13
Tietohallinto ja julkinen hallintotehtävä Vaikka tietohallinto on hallinnollinen tukitehtävä, voi se joissakin yhteyksissä olla niin kiinteässä yhteydessä viranomaisen ydintehtäviin, että tietohallinnon tehtävien järjestämisessäkin on otettava huomioon julkisen hallintotehtävän hoitoa koskeva perustuslain 124 :ssä säädetty rajaus. Laillisuusvalvonnassa on kiinnitetty huomiota eräiden tietohallintotehtävien sidokseen viranomaisten ydintehtävien suorittamiseen ja perusoikeuksien turvaamiseen. EOA 206/4/11, antopäivä 31.5.2012 ja EOA 3256/4/07, antopäivä 24.2.2009 Sähköisen potilastietojärjestelmän käyttöhäiriöt ovat erittäin ongelmallisia potilaan asianmukaisen hoidon järjestämisen kannalta. Oikeusasiamies piti tärkeänä, että terveydenhuollon toimintayksikössä on aina saatavilla etukäteen laaditut, perusteelliset ja riittävän yksityiskohtaiset toimintaohjeet häiriötilanteita varten. Ohjeiden tulee olla henkilökunnan tiedossa ja helposti saatavissa. Perustuslaissa turvattu oikeus riittäviin terveyspalveluihin ja potilaslain mukainen oikeus laadultaan hyvään terveyden- ja sairaanhoitoon tulee turvata myös ongelmatilanteissa. EOA 3498/2/04, antopäivä 29.8.2006 Kunnan tulee huolehtia toimeentulotukiasioiden viivytyksettömästä käsittelemisestä. Kunnalla on tämä vastuu myös tietojärjestelmäongelmissa. Oikeusasiamiehen mielestä tämä edellyttää varautumista etukäteen tietojärjestelmistä johtuviin odottamattomiin ongelmiin, jollaisia laajoihin tietojärjestelmähankkeisiin näyttää liittyvän. 27 Tietohallintolaki ja julkinen hallintotehtävä Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (634/2011, tietohallintolaki) tarkoituksena on tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja ja niiden saatavuutta säätämällä julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämisestä ja varmistamisesta. Tietohallintolaissa säädetään julkisen hallinnon viranomaisten velvollisuuksista niiden hoitaessa tietohallintotehtäviä. Kuntien osalta tietohallintolakia sovelletaan kunnallisiin viranomaisiin niiden hoitaessa laissa säädettyjä tehtäviä. Tietohallintolain 3 :n 1 kohdan mukaan tietohallinnolla tarkoitetaan tukitoimintoa, jolla turvataan julkisten hallintotehtävien hoitaminen tieto- ja viestintäteknisiä menetelmiä ja keinoja hyväksikäyttäen. 28 14
Tietohallinto ja julkinen hallintotehtävä IT-hankintojen suorittaminen (hankintalaki, erityisesti 73 75 :t); Hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen: tietojärjestelmien kuvaaminen, tietoturvallisuudesta huolehtiminen, varautumissuunnittelu, tietoon liittyvien oikeuksien selvittämisvelvollisuus, tiedon laadun turvaaminen, hyvän julkisuus- ja salassapitorakenteen toteuttaminen (julkisuuslaki 18. 1 ); Kokonaisarkkitehtuurin kuvaaminen ja noudattaminen (tietohallintolaki 7 ); Perustietovarantojen tietojen hyödyntäminen (tietohallintolaki 10 ); Yhteisten sähköisten tukipalveluiden käyttö (tietohallintolaki 11.1 ); Sähköisten asiointipalveluiden tarjoaminen (sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki 5 ) Sähköisten asiointipalveluiden toimintakunnosta huolehtiminen (sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki 6 ); 29 Tietohallinto, muu kuin julkinen hallintotehtävä Tietohallintotehtävistä julkisena hallintotehtävinä voidaan rajata ulkopuolelle: tekniset tukipalvelut, kuten tietoverkon ylläpito, hallinnon sisäinen IT-tuki, perustietotekniikkapalvelut ja pääosiltaan projektitoiminta. Muilta osin pitää varmistaa, että tietohallintotehtävien hoitamisvastuut ovat viranomaiskontrollissa ja toimivat viranomaisen vastuilla. 30 15
Sähköisten palveluiden tuottaminen julkisena hallintotehtävänä Sähköisten asiointipalveluiden tarjoaminen on julkinen hallintotehtävä, koska sähköisen asiointilain 5.1 :ssä on säädetty nimenomaisesti viranomaiselle velvollisuus laissa säädettyjen edellytysten salliessa tarjota sähköisiä asiointipalveluita asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi sekä mahdollistaa ilmoituksien, viranomaisen pyytämien selvityksien tai muiden vastaavien asiakirjojen taikka muiden viestien lähettämien sähköisesti. Laillisuusvalvonnassa on katsottu, että viranomaisen neuvontavelvollisuuden toteuttaminen on julkisen hallintotehtävän hoitamista. Sähköiset palvelut, joissa tarjotaan tietoa viranomaisessa asioimisesta, asian saattamisesta vireille sekä muusta hallinnon asiakkaan oikeuksista ja velvollisuuksista, ovat neuvontavelvollisuuden toteuttamista. Niin ikään palvelut, joissa hallinnon asiakas voi seurata asiansa käsittelyn etenemistä, kuuluu neuvontavelvollisuuden piiriin. Tällaisia palveluita voi tarjota yksityinen palveluntarjoaja ainoastaan, jos siitä on säädetty erikseen laissa. Yleissäännös viranomaisten tietopalvelujen tuottamisesta on säädetty julkisuuslain 21 :ssä, jonka mukaan viranomainen voi pyynnöstä tuottaa ja luovuttaa eri käyttötarkoituksia varten tietoaineistoja tietojärjestelmistään. Viranomaisella on myös julkisuuslain 20 :n nojalla yleinen tiedontuottamisvelvollisuus, jonka mukaan viranomaisen on edistettävä toimintansa avoimuutta. Sähköiset palvelut, jotka ovat viranomaisten tietojärjestelmistä ja rekistereistä tuotettavia tietopalveluita tai, joilla tuotetaan tietoa viranomaisen toiminnasta sekä toteutetaan yksilöiden osallistumisoikeuksia, ovat julkisen hallintotehtävän hoitamista. 31 Asiakirjahallinto ja arkistoimi Viranomaisen asiakirjahallinto ja arkistoimi ovat myös julkisia hallintotehtäviä. Sähköisten asiakirjojen vastaanottaminen, kirjaaminen ja säilyttäminen ovat osa julkisen hallintotehtävän toteuttamista. AOK 576/1/2007, antopäivä 2.6.2009 Apulaisoikeuskansleri totesi päätöksessään, että arkistotoimen hoito on julkinen hallintotehtävä, jossa on varsinaisten arkistotointa koskevien lakien ja muiden säädösten ohella noudatettava myös perustuslain 21 :n 2 momentissa taattua ja hallintolain säätelemää hyvää hallintoa. 32 16
Sopimukset, PotA 5 Hankkiessaan palveluja toiselta palvelujen tuottajalta terveydenhuollon toimintayksikön ja itsenäisesti ammattiaan harjoittavan terveydenhuollon ammattihenkilön tulee sopia tämän kanssa kirjallisesti tehtävällä sopimuksella potilasasiakirjatietojen rekisterinpitoon ja tietojen käsittelyyn liittyvistä tehtävistä ja vastuusta sekä varmistua siitä, että potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen salassapitoa ja vaitiolovelvollisuutta koskevia säännöksiä noudatetaan. Ulkoistetussa toiminnassa syntyneistä potilasasiakirjoista tulee ilmetä palvelun hankinnan tapa sekä palvelun tilaaja, tuottaja ja toteuttaja. 33 KanTa-palvelut ja ulkoistaminen STASL 14.5 : Kansaneläkelaitos ei saa antaa valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen järjestämiseen liittyvien potilasrekistereiden tai niihin liittyvien lokirekistereiden käsittelyä tai säilyttämistä toimeksiantotehtävänä ulkopuolisille. 34 17
Ulkoistaminen AOA 848/2/11, antopäivä 21.5.2012 Apulaisoikeusasiamies katsoi, että optisessa lukupalvelussa on kysymys Verohallinnon laissa säädettyyn verotuksen toimittamiseen liittyvästä avustavasta tehtävästä. Optisessa lukupalvelussa verolomakkeilla annetut tiedot muunnetaan sähköiseen muotoon ja siirretään Verohallinnon verotusjärjestelmiin. Verotus toimitetaan näiden tietojen perusteella. Julkisuuslaissa säädetty oikeus antaa salassa pidettäviä tietoja toimeksiantotehtävän hoitajalle, ei apulaisoikeusasiamiehen mielestä ole riittävä perustuslaissa tarkoitettu säännöspohja viranomaisen lakisääteisiä tehtäviä avustavien tehtävien antamiselle muulle kuin viranomaiselle. Apulaisoikeusasiamies katsoi, että kysymys on verotuksen toimittamiseen eli merkittävän julkisen vallan käyttöön liittyvistä avustavista tehtävistä, jotka on annettu yksityisen yhtiön hoidettavaksi ilman lainsäädännön tukea. 35 Tietojärjestelmien toimivuus ja oikeudet Laillisuusvalvonnassa on vakiintuneesti katsottu, ettei tietojärjestelmiin liittyvillä syillä voida perustella poikkeamista hyvän hallinnon ja oikeusturvan viranomaismenettelylle asettamista vaatimuksista. Viranomaisten tulisikin tietojärjestelmiä kehittäessään ja käyttäessään kiinnittää huomiota myös siihen, että järjestelmät mahdollistavat hyvän hallinnon turvaavat toimintatavat (ks. esimerkiksi EOA 12.8.2010, 537/4/10; EOA 8.11.2010, 2523/4/08 ja AOA 17.12.2008, 3718/4/07; AOA 21.6.2010, 3951/4/09) 36 18
Kiitos! 37 19