JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa suosituksen päivitys 17.11.2008 1/19

SISÄLLYSLUETTELO 1 HANKKEEN LÄHTÖKOHDAT 4 1.1 Hankkeen perustamisen tausta 4 1.2 Hankkeen tavoitteet 4 1.3 Hankkeen sidosryhmät 4 1.4 Hankkeen edellytykset 5 2 HANKKEEN KUVAUS 5 2.1 Suosituksen aihe 5 2.2 Soveltamisala 5 2.3 Suhde muihin suosituksiin 5 2.4 Avoimuusperusteet 5 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset 6 2.6 Hankkeen lopputulokset 6 2.6.1 Dokumentit ja materiaalit 7 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät 8 3 HANKKEEN ORGANISAATIO 8 3.1 Hankkeen koordinointi 8 3.2 JHS -työryhmä 8 4 TYÖSUUNNITELMA JA TYÖMÄÄRÄT 9 5 HANKEMENETTELY JA HANKKEESSA NOUDATETTAVAT KÄYTÄNNÖT 11 5.1 Vastuut ja valtuudet 12 5.2 Seuranta ja raportointi 14 5.3 Muutosmenettely 14 6 HYVÄKSYMISMENETTELY 14 6.1 Työryhmän päätöksenteko 14 6.1.1 Palautteen kerääminen ja huomioiminen 14 6.1.2 Suosituksen hyväksyminen 14 6.1.3 Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 15 7 HANKKEEN RISKIT 15 17.11.2008 2/19

8 LAADUNVALVONTA 15 9 LIITTEET 16 Versionhallinta Versio Päivä Muutos Tekijä Tila Hyväksymispäivä 0.1 11.7.2008 Suvi Pietikäinen alustava 0.5 7.11.2008 useita väliversioita Mikael Himanka vedos 0.7 14.11.2008 Suvi Pietikäinen hyväksyttäväksi JHS-jaostoon 21.11.2008 17.11.2008 3/19

1 Hankkeen lähtökohdat JHS-suositusten tavoitteena on edistää sähköistä asiointia sekä tietojen ja rekistereiden yhteiskäyttöä julkishallinnossa. JHS-suosituksen kohteena on yleensä koko julkinen hallinto. 1.1 Hankkeen perustamisen tausta JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa voimassaoloaika päättyy 31.12.2008. Suositusta on tarpeen uudistaa vastaamaan muuttunutta lainsäädäntöä ja toimintaympäristöä. Erityisesti sähköisen asioinnin osalta tilanne on kehittynyt ja tätä halutaan korostaa. Organisaatiot ovat viime vuosien aikana siirtyneet yhä enemmän sähköiseen tiedonhallintaan ja asianhallintaan. Sähköinen asiointi ei tarkoita enää asiakirjojen sähköistä lähettämistä tai sähköisten lomakkeiden täyttöä organisaation kotisivuilla, vaan asiakaspalvelun lisäksi sähköiseen asiointiin kuuluu organisaation käsittelyprosessien kehittäminen ja niitä tukevien tietojärjestelmien kehittäminen niin, että asioita ja asiakirjoja voidaan käsitellä yksinomaan sähköisessä muodossa ja myös säilyttää sähköisesti. Samalla on noussut esiin tarve kehittää tietojärjestelmien yhteentoimivuutta sekä organisaation sisällä että organisaatioiden välillä. Suosituksen tarkoituksena on tuottaa hyviä käytänteitä sähköisen asioinnin käsittelyprosessien kehittämiseksi. Niiden tavoitteena on organisaatioiden toiminnan tehostaminen. 1.2 Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena on päivittää olemassa oleva suositus JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa. 1.3 Hankkeen sidosryhmät JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Neuvottelukunta toimii valtiovarainministeriön yhteydessä ja sen toimialana on valtion ja kuntien tietohallintoyhteistyön suunnittelu ja tietohallintoyhteistyöhön liittyvien periaatteellisesti tärkeiden kysymysten käsittely. JUHTA luo yhtenäisiä valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietotekniikan, tietohallinnon ja sähköisten asiointipalvelujen kehittämislinjoja. JUHTAn tehtäviin edelleen kuuluu julkisen hallinnon tietotekniikan edistäminen ja sen käyttöä koskevien standardien ja hallinnollisten periaatteiden määrittelyä. Tätä tarkoitusta varten on perustettu JHS-järjestelmä. JUHTA vahvistaa JHSsuositukset. JHS-jaosto JUHTAn alaisuudessa toimiva, JHS-työtä ohjaava ryhmä. Jaosto käsittelee aloitteet JHS-työn käynnistämiseksi, varmistaa, että kaikki intressitahot tulevat kuulluiksi JHS-työn aikana ja tekee aloitteita sekä asettaa työryhmiä myös itse. JHS-jaosto käsittelee kaikki JHS-suositukset ennen kuin ne viedään JUHTAn hyväksyttäväksi. Lisäksi jaosto ohjaa JHS-valmistelutyötä ja seuraa hankkeiden etenemistä. Jaoston sihteeri ja jäsenet voivat myös osallistua suositustyöryhmiin. JHS työryhmä JHS työryhmän jäsenet yhteystietoineen on kuvattu kappaleessa 3.2 JHS työryhmä. Muut sidosryhmät Arkistolaitos Valtiovarainministeriö Kuntaliitto Tullilaitos Valtiontalouden tarkastusvirasto 17.11.2008 4/19

1.4 Hankkeen edellytykset Hankkeen onnistumisen edellytyksenä on riittävä sitoutuminen keskeisten sidosryhmien taholta. 2 Hankkeen kuvaus 2.1 Suosituksen aihe Suosituksen tarkoituksena on auttaa viranomaista luomaan toimiva perusta sähköisen asioinnin tiedonhallinnalle. Suositus kohdentuu sähköisten asiointipalveluiden ja erityisesti niiden taustajärjestelmissä hoidettavien käsittelyprosessien kehittämiseen. Sähköisten palveluiden rakentaminen vaatii yleensä palveluprosessien mallintamista ja niissä apuna käytettävien tietojärjestelmien määrittelyä. Tällöin on myös ratkaistava käsittelyprosessien kehittämiseen liittyvät asiat. Käsittelyprosesseihin vaikuttaa merkittävä määrä lakeja, asetuksia ja muuta ohjeistusta. JHS 156 auttaa identifioimaan keskeiset asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallintaan liittyvät perusvaatimukset, joita käsittelyprosessien suunnittelutyölle on asetettu, sekä listaa näihin vaatimuksiin liittyvän keskeisen ohjeistuksen. 2.2 Soveltamisala Suositus on tarkoitettu palvelu- ja toimintaprosessien kehittäjille, tietojärjestelmäsuunnittelijoille, tietohallinnon kehittäjille ja tietohallinnon ratkaisuista päättäville sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen asiantuntijoille. 2.3 Suhde muihin suosituksiin Tämä suositus korvaa pääsääntöisesti JHS-suosituksen JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa. Suositus sisältää seuraavien käytöstä poistuneiden suositusten aineistoa JHS 149 Asianhallinnan toteuttaminen JHS luonnos Asiakirjallisten tietojen käsittelyprosessien kehittäminen ja automatisointi Suosituksessa huomioidaan seuraavat ohjeet, suositukset ja standardit: JHS 152 Prosessien kuvaus Sähke 2 (Sähke uudistus AL9815/07.01.01.00/2008) JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot Asianhallinnan tietoturvallisuutta koskeva ohje, VAHTI 5/2006 JHS 161 Sähköpostiosoitteet julkishallinnossa Valtionhallinnon sähköpostien käsittelyohje, VAHTI 2/2005) Tunnistaminen julkishallinnon verkkopalveluissa, VAHTI 12/2006 2.4 Muutokset aiempaan versioon verrattuna Suositusta uudistettaessa on suunniteltu noudatettavan seuraavia periaatteita:: Suosituksen rakenne jakautuu selkeästi suositus-osaan ja opastavaan osaan. Suositukset ovat selkeitä. Suosituksen johdanto-osassa on nykytilan ja tavoitetilan kuvaus o Nykytilassa otetaan huomioon eri viranomaisorganisaatioiden erilainen lähtötaso. o Tavoitetilassa otetaan huomioon suunnitelmat yhteisistä palveluista ja järjestelmistä. o Suositukset ohjaavat organisaatioita erilaisista nykytiloista kohti yhteistä tavoitetilaa. Tarkastelumallina seuraavan kuvan mukainen yleinen taso 17.11.2008 5/19

Näkökulmana viranomaisorganisaatio Organisaation tiedonhallinnalle asetettavat vaatimukset kootaan mallin mukaisesti. Esimerkkejä vaatimuksista ovat esimerkiksi o Asiointi kansalaisen kanssa Kansalaisen oikeus seurata käsittelyn tilan edistymistä asettaa vaatimuksia tietojärjestelmien kuvailutiedoille ja toiminnallisuuksille. o Sähköpostin asema. Sähköpostin rooli. Mikäli lähetään henkilökohtaiseen osoitteeseen, ei aina muodosta asiakirjaa, siksi pitäisi olla rooliosoitteita. o Viranomaisten väliset prosessit o Tietojen siirtäminen toisen viranomaisen tietojärjestelmään asettaa vaatimuksia siirrettävän tiedon tietomuodolle ja kuvailutiedoille. Pysyväissäilytys Tietojen siirtäminen pysyväissäilytettäväksi asettaa vaatimuksia asiakirjan kuvailutiedoille ja tietomuodolle. Mallin pohjalta kiinnitetään suosituksia järjestelmätasolle, esimerkiksi: o Tunnettujen vaatimusten huomioiminen suunnitteluvaiheessa. o Järjestelmän migraatiotarpeiden huomioiminen hankintavaiheessa. 2.5 Avoimuusperusteet Työ on julkista ja siitä tiedotetaan aktiivisesti JHS-järjestelmän viestintäkanavia käyttäen. 2.6 Hankkeen sisältö ja rajaukset Hankkeeseen sisältyy JHS suositusta varten tehtävä dokumentointi sekä työryhmän työskentely. 2.7 Hankkeen lopputulokset Hankkeen lopputuloksena syntyy JHS-suositus ja siihen liittyvä dokumentaatio. 17.11.2008 6/19

2.7.1 Dokumentit ja materiaalit Hankkeen tuotoksena syntyvät seuraavat dokumentit: Dokumentit ja materiaalit Dokumentin tarkoitus 1 Hankkeenhallinta 1.1 Hankesuunnitelma Hankesuunnitelma sisältää JHS-suositushankkeen aikataulun ja työsuunnitelman. Liitteenä ovat viestintäsuunnitelma ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma 1.2 Hankehallintaan liittyvien projektikokousten muistiot Hankehallinnan projektikokouksista työryhmän vetäjän ja hankekoordinaattorin (ja JHS sihteerin) välillä pidetään muistioita tarpeen mukaan. 2 Palaute uudistamisesta 2.1 Palautelomake Uudistamista varten kerätään palautetta web-lomakkeella, Webropol sovelluksen avulla. 3 JHS -työ 3.1 JHS -suositus JHS suositusdokumentti. Palaute käsitellään hankkeen ohjausryhmässä eikä siitä muodosteta erillistä yhteenvetoraporttia. 3.2 Työryhmän muistiot Muistiot sisältävät mm. työryhmän kokouksissa käsitellyt ja päätetyt asiat sekä raportoinnin hankkeen etenemisestä. 3.3 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma Sisältää mm. tiedon tarvittavista käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvistä vastuutahoista. 4 Palautekierros 4.1 Palautelomake JHS-dokumentista annetaan palautetta annetaan weblomakkeella, Webropol sovelluksen avulla. 4.2 Palauteyhteenveto Palauteyhteenveto dokumentti sisältää palautteena saadut kommentit yhteen dokumenttiin koottuna. 5 Viestintä ja tiedotus 5.1 Viestintäsuunnitelma Viestintäsuunnitelma sisältää tiedot viestinnän aikatauluista, vastuista ja käytettävistä välineistä (wwwsivut, uutiskirje, tiedote jne.) 5.2 JHS suosituksen omat sivut Kullekin JHS-suositus -hankkeelle luodaan omat sivut JHSsuositukset sivustolle. 5.3 Tiedotteet JHS-hankkeen tilanteesta ja aikataulusta tehtävä tiedote joka julkaistaan joko hankkeen omilla sivuilla tai etusivulla. 5.4 JHS -uutiskirjeet Mm. julkaistuista ja tekeillä olevista JHS-suosituksista tehty uutiskirje, joka lähetetään sähköpostilla jakelulistalla oleviin osoitteisiin. Kaikki voivat liittyä jakelulistalle. 17.11.2008 7/19

2.7.2 Työvälineet ja -menetelmät JHS-työryhmän käyttöön avataan oma työtila KuntaIT:n Wiki-sivustoilla (http://wiki.kuntait.fi). Työryhmän jäsenille luodaan tunnukset työtilaan. Kaikki JHS-suositusta varten kerätty materiaali ja dokumentin eri versiot säilytetään ja jaetaan kyseisen työtilan kautta. JHS -suosituksen kokoamistyön aikana suosituksen tilasta ja aikatauluista kerrotaan suosituksen omilla sivuilla (www.jhs-suositukset.fi) Palautekierros toteutetaan Webropol palvelun avulla. Kootut palautteet käsitellään työryhmässä. 3 Hankkeen organisaatio 3.1 Hankkeen koordinointi Hankkeen koordinointi JHS-sihteeri Tommi Karttaavi JHS-koordinaattori Suvi Pietikäinen tommi.karttaavi(at)vm.fi suvi.pietikainen(at)netum.fi 3.2 JHS -työryhmä JHS-työryhmä Työryhmän vetäjä Päivi Happonen Kansallisarkisto, paivi.happonen(at)narc.fi Työryhmän jäsenet Mikael Himanka Editori/tekninen kirjoittaja, Avain Technologies Oy, 0405248344, mikael.himanka(at)avaintec.com Toini Salmenkivi Maaret Botska Juho Rännäli Tomi Voutilainen Asiantuntijat Valtionkonttori, Toini.Salmenkivi(at)vm.fi Kuntaliitto, Maaret.Botska(at)kuntaliitto.fi Tullilaitos, Juho.Rannali(at)tulli.fi Valtiontalouden tarkastusvirasto, tomi.voutilainen(at)vtv.fi (osallistuminen ei vielä varmaa) 17.11.2008 8/19

4 Työsuunnitelma ja työmäärät Alla olevassa taulukossa on kuvattu hankkeen vaiheet, vastuut, työmäärät ja aikataulu. No Vaihe Tehtävät Alkaa Päättyy Vastuu Työmäärä 1 Hankkeen aloitus syyskuu 2008 TK Netum 9,5 htp 1.1 Hankkeen aloituskokous 5.9.2008 TK 0,5 htp editori 1.2 Sidosryhmien haastattelut MH 4 htp editori 1.3 Materiaaliin perehtyminen MH 4 htp editori 1.4 Hankesuunnitelma 14.11.2008 SP, TK, MH 0,5 htp hankek/editori 2 JHS työ 20-30 htp 2.1 Palautelomake uudistamisesta joulukuu 2008 Työryhmän kokoukset (8 kpl) joulukuu 2008 2.2 JHS dokumentin laatiminen tammikuu 2009 2.3 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma syyskuu 2009 syyskuu 2009 syyskuu 2009 PH,MH PH,MH PH,MH 2 htp editori 4 htp editori 14-24 htp editori 3 Viestintä ja tiedotus 1 htp 3.1 3.2 3.3 3.4 Viestintäsuunnitelma JHS suosituksen omat sivut Tiedotteet JHS uutiskirjeet marraskuu 2008 marraskuu 2008 tarvittaessa tarvittaessa SP, TK 0,5 htp/hankek. SP, TK TK TK 0,5 htp/hankek. - - Työmäärä VM Työmäärä yhteensä 17.11.2008 9/19

No Vaihe Tehtävät Alkaa Päättyy Vastuu Työmäärä 4 Palautekierros Netum Palautelomake joulukuu TK - Palauteyhteenveto joulukuu TK - 5 Hankkeen päättäminen 0,5 htp 5.1 Päätöskokous joulukuu PH,MH 0,5 htp/editori 5.2 JHS:n julkaisu tammikuu 2009 TK - n. 29-39 htp Työmäärä VM Työmäärä yhteensä TK= Tommi Karttaavi, VM SP= Suvi Pietikäinen, Netum MH=Mikael Himanka, Avain Technologies PH=Päivi Happonen, 17.11.2008 10/19

5 Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt Hankesuunnitelmaan tehdyt muutokset kirjataan aina hankesuunnitelman muutoshistoriaan. Hankkeen seuranta- ja hallinnolliset asiat käsitellään säännöllisissä kokouksissa hankekoordinaattorin ja JHS-sihteerin välillä. Hankkeen edistymisen pohjana on tämä suunnitelma. Suunnitelmaa päivitetään ja muutetaan, kun hankkeessa on muutoksista yhteisesti sovittu. Hankekoordinaattori päivittää hankesuunnitelman. Hankkeen toteutuksesta vastaa JHS-työryhmä. 17.11.2008 11/19

5.1 Vastuut ja valtuudet Rooli JHS-sihteeri Tehtävät ja vastuut Nimetä hankkeelle vetäjä hankekoordinaattorin ehdotusten perusteella. Raportoida kuukausitasolla JHS-jaostolle ja JUHTAlle hankkeiden toteutuneista työmääristä, kustannuksista sekä tilanteesta. Huolehtia suositusta koskevasta tiedotuksesta ja julkaisemisesta JHS koordinaattorin kanssa. Järjestää toimipisteestään tai muualta neuvottelutilat yhteistilaisuuksille yhdessä JHS-koordinaattorin kanssa Organisoida ja ohjata JHS -työryhmän yhteistyötä hankkeen vetäjän ja JHS-koordinaattorin kanssa. Hankesuunnitelman tarkistaminen ja hyväksyminen yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti. Mahdollisten kolmansien osapuolien resursointi ja hallinta. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Hankekoordinaattori Tehtävät ja vastuut Etsiä ja varata alustavasti tarvittavat tekniset kirjoittajat ja itsenäiset asiantuntijat ja sopia kirjoittajasta tai asiantuntijasta JHS -sihteerin kanssa. Raportoida kuukausitasolla JHS-sihteerille hankkeen toteutuneista työmääristä, kustannuksista sekä tilanteesta. Huolehtia suositusta koskevasta tiedotuksesta ja julkaisemisesta JHS - sihteerin ohjauksessa Organisoida ja ohjata JHS -työryhmän yhteistyötä hankkeen vetäjän ja JHS-sihteerin kanssa. Raivata tarvittaessa aikaa asiantuntijoiden kalenterista, jotta hanke voidaan viedä läpi sovitussa aikataulussa. Järjestää toimipisteestään tai muualta neuvottelutilat yhteistilaisuuksille JHS-sihteerin apuna. Mahdollisten kolmansien osapuolien resursointi ja hallinta. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. 17.11.2008 12/19

Rooli Työryhmän vetäjä Tehtävät ja vastuut Organisoida ja ohjata yhteistyötä JHS-työryhmässä Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Toteuttaa sovitun mukaisesti työpajoissa sovitut kotiläksyt (esim. tiedon keruu tms.). Dokumenttien tarkistaminen ja hyväksyminen yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Työryhmän jäsen Tehtävät ja vastuut Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Toteuttaa sovitun mukaisesti työpajoissa sovitut kotiläksyt (esim. tiedon keruu tms.). Avoimuus ja kommunikointi tarvittavien henkilöiden kanssa. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Tekninen kirjoittaja/ editori Tehtävät ja vastuut Tuottaa sovittu JHS-dokumentaatio sekä muut JHS:n laatimiseen liittyvät dokumentit yhteistyössä muiden työryhmän jäsenten kanssa. Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Raportoida kuukausitasolla hankekoordinaattorille hankkeen tilanteesta ja aikataulusta sekä työmääristä. Avoimuus ja kommunikointi tarvittavien henkilöiden kanssa. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. 17.11.2008 13/19

5.2 Seuranta ja raportointi Hankkeen toteutuneita työmääriä ja kustannuksia sekä hankkeen etenemistä seurataan kuukausitasolla. JHS työryhmän vetäjä raportoi JHS hankekoordinaattorille hankkeen etenemisestä jokaisen kuukauden viimeiseen päivään mennessä (kts. liite 2 Hankeraportointi pohja). o Työryhmän kokousten lukumäärä, kokouksiin käytetty aika, osallistujat o Hankkeen tilannekatsaus JHS hankekoordinaattori koostaa kaikista hankkeista yhteisen raportin JHS sihteerille jokaisen kuukauden viidenteen päivään mennessä. Tekninen kirjoittaja/editori laatii kokousmuistion viiden arkipäivän kuluessa kokouksesta. Kokouksen puheenjohtaja tarkistaa muistion, jonka jälkeen se toimitetaan työryhmälle, JHS-sihteerille ja hankekoordinaattorille. Muistiot julkaistaan myös hankkeen verkkosivulla. Hankekoordinaattori pitää yllä hankkeen verkkosivua. 5.3 Muutosmenettely Tässä hankkeessa tuotettavaan JHS dokumenttiin tehtävät muutokset tehdään palautekierroksen jälkeen JHS työryhmässä (kts kohta 6.1.1 Palautteen kerääminen ja huomioiminen). 6 Hyväksymismenettely JHS-suosituksen hyväksymismenettely (palautekierros, suositusluonnoksen käsittely) on kuvattu JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä suosituksessa. Seuraavissa kappaleissa lyhyt yhteenveto menettelytavoista. 6.1 Työryhmän päätöksenteko Työryhmän päätöksenteko perustuu konsensukseen, jolla tarkoitetaan sitä, että merkittävä osa työryhmän jäsenistä tukee päätöstä. 6.1.1 Palautteen kerääminen ja huomioiminen JHS-jaosto sopii suositusta laativan JHS työryhmän/yksittäisen asiantuntijan kanssa palautteen keräämisestä. Palautetta pyydetään ministeriöiltä, keskeisiltä valtion virastoilta ja laitoksilta, Kuntaliitolta ja tapauskohtaisesti valituilta palautteenantajilta. Palautepyynnöt julkaistaan myös JHS -järjestelmän www-sivuilla ja suositusluonnokset ovat vapaasti kaikkien kommentoitavissa. Palautteen perusteella päivitetty suositusluonnos ja palauteyhteenveto toimitetaan JHS-jaostolle jatkokäsittelyä varten. 6.1.2 Suosituksen hyväksyminen Suositusluonnos, palauteyhteenveto ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma käsitellään JHSjaostossa. JHS-jaosto päättää suositusluonnoksen käsittelyn jatkotoimenpiteistä. JHS-jaosto toimittaa suositusluonnoksen JUHTAlle hyväksyttäväksi ja tekee JUHTAlle myös esityksen suosituksen voimassaoloajasta. JHS-sihteeri huolehtii siitä, että JHS-ehdotus on valmis vietäväksi JUHTAn käsittelyyn. JUHTAlle toimitetaan lopullinen versio suosituksesta ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma. JUHTA hyväksyy suosituksen sellaisenaan, tai palauttaa sen JHS-jaostolle. 17.11.2008 14/19

6.1.3 Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen Hyväksytylle suositukselle annetaan JHS-numero ja se julkaistaan JHS-järjestelmän www-sivuilla, josta suosituksen teksti on vapaasti haettavissa. Suosituksia ei julkaista paperimuodossa. Julkaisemisesta tiedotetaan eri tiedotuskanavia käyttäen. Tärkeimmät tiedotuskanavat ovat JHSjärjestelmän verkkosivut, joilla julkaistaan kaikki suositukset ja tietoa meneillään olevista hankkeista sekä JHS-jakelulista. 7 Hankkeen riskit No Riskin kuvaus Vastuuhenkilö Toimenpide Sija 1 Henkilöiden tavoitettavuus ja osallistuminen työryhmän kokouksiin työryhmän vetäjä, editori Kokoukset sovitaan kaikkien ollessa paikalla ja kaikille sopiviksi ajankohdiksi. 2 Avainhenkilöiden sairastuminen työryhmän jäsenet Varahenkilöiden käyttö. Riskien seuranta perustuu viikoittaiseen hankkeen tilannearviointiin siitä, onko edetty suunnitellun aikataulun mukaisesti ja saavutettu asetetut tavoitteet. Hankkeen vaikeudet ilmenevät suunniteltujen töiden myöhästymisenä sovituista aikatauluista. JHS-sihteeri ja JHS-koordinaattori käyvät läpi vähintään kerran kuukaudessa projektin eri osien valmistumisasteen ja pyrkivät havaitsemaan ongelmakohdat mahdollisimman nopeasti.** 8 Laadunvalvonta Alla on taulukoituna hankkeen laatukriteerit. Taulukossa on myös mainittu laatukriteeriin liittyvä todentamistapa. Prioriteetti Kriteeri Mittari Tavoite Perustelut 1 Hankkeen tehtävät saadaan tehtyä ajoissa 1 Dokumentointi katselmoidaan 1 Työmäärä -arvioissa pysyminen Ovatko tehtävät valmiita ajoissa? Tarkistettujen dokumenttien osuus. Tehdyt/suunnitellut tunnit Kaikki palautettavat dokumentit ovat valmiita katselmointiin vähintään kaksi päivää ennen sovittua päivää. Muiden dokumenttien tulee valmistua ajoissa. Työryhmäläiset lukevat ja kommentoivat palautettavat dokumentit Ylityksiä vain muutamissa kohteissa. Kokonaisarvio ei saa ylittyä yli 10% 17.11.2008 15/19

9 Liitteet Liite 1 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma Liite 2 Viestintäsuunnitelma Liite 3 Hankeraportti 17.11.2008 16/19

LIITE 1 Käyttöönotto ja ylläpitosuunnitelma Suosituksen rooli organisaatiossa Tämä suositus määrittelee Suositus on tarkoitettu Suosituksen käyttöönoton edistämiseen liittyvät toimenpiteet Suosituksen suhde olemassa oleviin suosituksiin ja standardeihin Lausuntojen huomiointi suosituksen laadinnassa Lausuntokierros järjestettiin.. Lausuntoja saatiin yhteensä x kappaletta, joista x:ssä esitettiin hyväksymistä ilman muutosehdotuksia, x:ssä hyväksymistä muutosehdotuksilla ja x:ssä ei otettu kantaa. Suositusluonnokseen tehtiin/ei tehty muokkauksia lausuntojen pohjalta. Suosituksen ylläpito Suosituksen ylläpidosta vastaa Jatkotoimenpide-ehdotukset Voimassaoloaika Suosituksen voimassaoloajaksi esitetään xx.xx.xxxx asti. Työryhmä Työryhmän nimi 17.11.2008 17/19

LIITE 2 Viestintäsuunnitelma Aihe Kohderyhmä/sidosryhmä Ajankohta Kanava ja välineet Vastuuhenkilö Hankkeen aloitus Tiedote hankkeen aloituksesta JHS-työ JHS-uutisryhmän jäsenet tarvittaessa JHS-suositukset pääsivu JHS-uutiskirje s- postijakelu Tommi Karttaavi JHS-suosituksen oma sivu Väliaikatiedot hankkeesta Palautekierros työryhmän jäsenet, muut JHS-suosituksia käyttävät tahot työryhmän jäsenet, muut JHS-suosituksia käyttävät tahot 21.11.2008 JHSjaoston käsittelyn jälkeen JHS-suositukset sivustolle Suvi Pietikäinen tarvittaessa JHS:n omat sivut Suvi Pietikäinen Ilmoitus palautekierroksen aloittamisesta Hankkeen päättäminen JHS-suosituksia käyttävät tahot joulukuu 2008 ja elokuu 2009 JHS-suositukset sivustolle Webropol-sovellus JHS:n julkaisu syyskuu 2009 JHS-suositukset sivustolle JHS:n julkaisusta ilmoittaminen Tommi Karttaavi, Suvi Pietikäinen Tommi Karttaavi, Suvi Pietikäinen syyskuu 2009 JHS-suositukset uutiset Tommi Karttaavi, Suvi Pietikäinen 17.11.2008 18/19

LIITE 3 Hankeraportti Hankkeen nimi Hankeraportti ajalta Hankkeen nimi xx.xx.2008 xx.xx.2008 Tilannekatsaus Työmäärät Nimi (ja yritys) Tehtävä Päivämäärä Työmääräarvio Tehty työ (tuntia) esim työryhmän kokous aiheena xx esim muistion tekeminen xx.xx.2008 Kukin konsultti täyttää omat työmääränsä yllä olevaan taulukkoon. Muuta 17.11.2008 19/19