Kela, IT-osasto, KanTa-palvelut Toimintakertomus 2011
KanTa-palvelut Kelassa Kansallinen Terveysarkisto (KanTa) on yhteinen nimitys terveydenhuollon, apteekkien ja kansalaisten käyttöön tuleville valtakunnallisille tietojärjestelmäpalveluille, joita ovat sähköinen resepti (eresepti), kansallinen Lääketietokanta, sähköinen potilastiedon arkisto ja tiedonhallintapalvelu (earkisto) ja kansalaisten Omien tietojen katselu verkossa. Sähköistä lääkemääräystä koskevan lain mukaan apteekit ottavat ereseptin käyttöön 1.4.2012 mennessä ja julkinen terveydenhuolto vuotta myöhemmin. Yksityisen sektorin on määrä ottaa eresepti käyttöön 1.4.2014 mennessä. Omien tietojen katselu kansalaisille etenee vastaavassa aikataulussa. Muut sähköiset potilastiedot siirtyvät sähköiseen arkistoon vähitellen ja vaiheittain, kun palvelu otetaan valtakunnalliseen käyttöön 1.9.2016 mennessä. Kelan tehtäviin kuuluu KanTa-palvelujen tekninen tuottaminen ja toimittaminen asiakkaille, palvelujen käyttöön liittyviä tuki- ja valvontatehtäviä sekä viranomaistehtäviä. Kelan IT-osaston KanTa-palveluryhmän vastaa Reseptikeskuksen, Lääketietokannan, earkiston ja kansalaisten Omien tietojen katselun sekä näihin liittyvien tuki- ja testauspalvelujen tuottamisesta, ylläpidosta, palvelujen käytön valvonnasta, käytöönottojen tuesta, teknisestä ohjeistuksesta ja tarvittavista kehittämistehtävistä. Lisäksi Kela huolehtii kansallisen koodistopalvelimen teknisestä ylläpidosta. Kela on Reseptikeskuksen, Reseptiarkiston ja potilaan tiedonhallintapalvelun rekisterinpitäjä ja vastaa kansalaisille suunnatun viestinnän koordinoinnista ja toimeenpanosta yhteistyössä sidosryhmien kanssa.
Sisällys Sisällysluettelo Yleiskatsaus 4 KanTa-palvelut 6 Talous ja henkilöstö 11 3
Yleiskatsaus Vuosi 2011 oli merkittävä ja työntäyteinen Kelan tuottamien KanTa-palvelujen lyhyessä historiassa. Palvelujen rakentaminen käynnistyi vuonna 2007, kun 1.4.2007 tuli voimaan laki sähköisestä lääkemääräyksestä ja 1.7.2007 tuli voimaan laki sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisten asiakastietojen käsittelystä. Terveydenhuollossa Lääketietokannan ja ereseptin tuotannollinen käyttö laajeni huhtikuusta alkaen Turun pilotista ensin Kotkaan ja sen jälkeen viidelletoista alueelle eri puolille Suomea. Joulukuun lopussa jo yli 600 apteekilla on valmius ereseptien toimittamiseen. Vastaavasti Omien tietojen katselupalvelun käyttö laajeni ja oli yli 100 000 kansalaisen käytettävissä. Vuoden 2011 lopulla sähköisen potilastiedon arkisto saatiin ensimmäiseen pilottiin Kuopiossa. eresepti-palvelun käyttöönotto merkitsee palvelun käyttöönottavalle organisaatiolle merkittävää ja ainutlaatuista tapahtumaa. Valtakunnalliseen palveluun liittyminen edellyttää asioiden suunnittelua ja tarkastelua omaa organisaatiota laajemmin. Käyttöönottoa edeltää vaativa valmistautumisjakso, johon sisältyy lukuisia tehtäviä: toimintamallien läpikäyntiä ja uudistamista, koodistojen käyttöönottoja, tietoturvan kehittämistä ja varmistamista, testausta, henkilöstön koulutusta ja viestinnän suunnittelua ja toteutusta. Myös järjestelmätoimittajille ja palveluntuottajille haaste on suuri, vaikka käyttöönottojen myötä kokemus kasvaa. Kun käyttöönottojen ttojen ja tuotantotoiminnan lisäksi KanTa-palveluryhmä on ollut mukana toteuttamassa useita merkittäviä kehittämisprojekteja mm. lainmuutosten seurauksena, niin tehtävää on riittänyt yllin kyllin. Koko KanTa-palvelujen toimittamisessa mukana olevalta joukolta on vaadittu erityistä venymistä ja hyvää yhteistyökykyä, jotta haasteista on selvitty. Jo vuodessa monet ereseptin käyttöönottojen tehtävät ovat hioutuneet. KanTa-asiakkaat ovat huomanneet, miten tärkeää on miettiä valmiiksi menettelyt, joiden mukaan toimitaan, kun eresepti on vakiintuneessa käytössä. Kelan palvelukäytännöt hioutuvat vastaavasti kokemusten ja palautteiden myötä. KanTa-palveluihin liittyvien asioiden lisäksi muutostilanteessa nousee esille sellaisiakin asioita, jotka ovat olleet kehittämistarpeina aiemminkin esillä. Esimerkiksi eri organisaatioiden välisten prosessien rajapintojen kehittäminen ja järjestelmien käytettävyys nousevat keskusteluun. Ne kertovat siitä, että uusien tietojärjestelmien tarjoamat mahdollisuudet ovat käynnistämässä monenlaisia uudistamisen prosesseja, kuten tarkoitus onkin. Tuotantotoiminnan alkuvaiheessa on esiintynyt joitakin harmillisia häiriötilanteita, joissa kaikki ei ole mennyt ennakkosuunnitelman mukaisesti. Niistäkin tilanteista on selvitty ja otettu opiksi. Jokaisen häiriötilanteen jälkeen on tehty arvio korjaavista toimenpiteistä, jotta vastaava tilanne voidaan jatkossa ehkäistä ennakolta. Täyttä vauhtia eteenpäin KanTa-palvelujen vaiheittainen käyttöönotto merkitsee sitä, että joka viikko tulee mukaan uusia asiakasorganisaatioita ja kansalaisia, joille palvelun käytön aloittaminen on ainutkertaista ja uutta. Tulemme siis elämään vielä pitkään tilanteessa, jossa asioita tehdään ensimmäistä kertaa. Tämän asian huomioiminen kaikessa toiminnassa on erittäin tärkeää. Yhtä tärkeää on myös jatkuvasti kehittää kansallisia toimintamalleja niin, että palvelujen sujuvuus ja jatkuvakäyttöisyys voidaan turvata monenlaisissa tilanteissa kaikkien toimijoiden kannalta. Kelan näkökulmasta on tärkeää, että voimme palvella asiakkaitamme hyvin. Siksi kaikkien toimijoiden kesken on tärkeää, että pääsemme sopimukseen yhteisistä toimintamalleista ja käytännöistä. Tämän yhteistyön kehittäminen on yksi alkaneen vuoden keskeisistä haasteista. Jatketaan yhteistyössä haasteiden ratkomista ja palvelutoiminnan rakentamista kansalaisille ja ammattilaisille! Kokemus karttuu Marina Lindgren suunnittelupäällikkö Kela, KanTa-palvelut 4 KanTan vuosikertomus 2011
Yleiskatsaus KanTan vuosikertomus 2011 5
KanTa-palvelut Toimintaympäristössä paljon muutoksia KanTa-palvelut rakentaa yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa valtakunnalliset KanTa-tietojärjestelmäpalvelut. Ne on tarkoitettu terveydenhuollolle, apteekeille ja kansalaisille, ja ne tulevat käyttöön vaiheittain. Tietojärjestelmien rakentaminen perustuu vuonna 2007 voimaan tulleeseen lainsäädäntöön. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) ja laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) määrittelevät Kelan tehtävät terveydenhuollon ja apteekkien tietojärjestelmäkokonaisuuden toteutuksessa. 1.1.2011 voimaan tulleilla lainmuutoksilla Kelalle on annettu uusia tehtäviä, kuten potilaan tiedonhallintapalvelun toteuttaminen ja KanTa-palveluista tiedottaminen väestölle. Samalla palvelujen käyttöönotolle säädetyt määräajat on siirretty vuosille 2012 2015. Sähköisen potilastiedon arkiston (earkisto) kehittäminen jatkui vuonna 2011. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annettuun lakiin sisältyviä suostumuksenhallinnan menettelyjä on uudistettu 1.1.2011 voimaan tulleilla säännöksillä. Samalla lisättiin myös uusia toiminnallisuuksia earkistoon. Sen tuotantopilotti käynnistyi Kuopiossa 15.11.2011. Operatiivinen ohjaus Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle 1.1.2011 lukien sosiaali- ja terveydenhuollon sähköiseen tiedonhallintaan liittyvä operatiivinen ohjaus siirtyi sosiaalija terveysministeriöltä Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle, OPER-yksikkö ryhtyi käynnistämään toimintaansa vuoden alussa. Ministeriö vastaa edelleen toiminnan strategisesta ohjauksesta ja päättää merkittävien hankkeiden toteutuksesta. Muita keskeisiä kansallisia toimijoita ovat olleet Kuntaliiton hanketoimisto, Valvira sekä Väestörekisterikeskus, joka 1.12.2010 lukien on toiminut terveydenhuollon varmentajana. Kuntaliiton KunTo-hanketoimiston tehtävät siirrettiin loppuvuonna 2011 Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen OPER-yksikköön. ta. KanTa-tietojärjestelmäpalvelujen tuottaminen, ylläpito ja kehittäminen sekä palveluihin liittyvät muut lakisääteiset tehtävät kuuluvat Kelassa KanTa-palveluryhmän tehtäviin. KanTa-palvelujen rahoittamiseksi 1.1.2012 lukien tulee käyttöön uusi rahasto (palvelurahasto), jonka kautta rahoitetaan terveydenhuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja sähköisen lääkemääräyksen toteutus ja ylläpito. Valtio rahoittaa palveluja valtion talousarviossa tähän osoitettavalla määrärahalla, joka saadaan Kelan käyttöön THL:n kanssa tehtävin rahoitussopimuksin. Ylläpidosta ja käytöstä aiheutuvat vuosittaiset kustannukset rahoitetaan jatkossa käyttömaksuilla, jotka peritään palveluja käyttäviltä terveydenhuollon palvelujen antajilta ja apteekeilta. Maksut otetaan käyttöön vaiheittain vuosien 2012 2015 aikana. Siirtymäkauden aikana valtio rahoittaa ylläpidon aiheuttamista kustannuksista sen osan, jota käyttäjämaksut eivät kata. ereseptin piloteista tuotantoon Vuonna 2011 erityisesti apteekkien liittymistä vauhditti valtakunnallisen liittymisaikataulun julkaiseminen helmikuussa sekä Elsa-hanke, jonka avulla Apteekkariliitto koordinoi apteekkien ereseptin käyttöönottoja. Vuoden loppuun mennessä eresepti-valmiudessa oli kaikkiaan 614 apteekkia. ereseptejä kirjoitettiin 17 terveydenhuollon yksikössä seitsemän sairaanhoitopiirin alueella. Lääketietokannan uusi versio julkaistiin kaksi kertaa kuukaudessa siten, että se oli päivitettävissä vissä potilas- ja apteekkijärjestelmiin kunkin kuukauden 1. ja 15. päivä. Vuoden lopussa Kelalla oli sopimus kuuden eri toimijan kanssa Lääketietokannan tietojen välittämisestä terveydenhuollon organisaatioiden ja apteekkien käyttöön. Kelassa KanTa-palveluryhmä huoleti järjestelmien yhteistestauksesta, liittymishakemusten käsittelystä, käyttöönottokokeiden ohjauksesta ja arvioinnista, liittyjien hyväksymisestä eresepti-palvelun käyttäjiksi sekä muusta tarvittavasta yhteydenpidosta asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöihin. Apteekkien ja terveydenhuollon palautteet ereseptistä ovat olleet pääsääntöisesti positiivisia. Terveydenhuollon toimintayksiköt, apteekit ja tietojärjestelmien toimittajat vastaavat omalta osaltaan lainsäädännön edellyttämän toiminnan käynnistämisestä ja ylläpidos- 6 KanTan vuosikertomus 2011
KanTa-palvelut ereseptin tunnusluvut 2011 Lääkemääräyksiä: 344 043 kpl Lääketoimituksia: 349 501 kpl ereseptin saaneita henkilöitä: n. 99 500. Palvelukutsut kuvaavat apteekki- ja potilastietojärjestelmien yhteydenottoja Reseptikeskukseen. Ajanjaksolla 1.1. 31.12.2011 niitä tehtiin yli 2 miljoonaa (kts. ao. taulukko). Vasteaikojen keskiarvoa ja mediaania seurattiin tiiviisti, ja ne olivat alle 0,85 sekunnin koko vuoden ajan. Kela koordinoi ereseptin yhteistestausta Yhteistestauksen tavoitteena on todeta, että tietojärjestelmät pystyvät tuottamaan sähköisen lääkemääräyksen määritysten mukaisia sanomia ja että nämä sanomat ovat tulkittavissa kaikissa yhteistestaukseen osallistuvissa järjestelmissä teknisesti ja sisällöltään samanlaisina. Yhteistestaus on osa potilas- ja apteekkijärjestel- mien auditointia, jonka läpäiseminen on edellytys järjestelmien tuotantokäytön aloitukselle. Lisäksi sosiaali- ja terveysministeriön toimeksiannosta auditoinnin asiantuntijat auditoivat tietojärjestelmät ennen tuotantokäyttöä. Yhteistestaus on vaihe tietojärjestelmien KanTavalmiuden aikaansaamisessa. Yhteistestauksen ovat suorittaneet hyväksytysti seuraavat potilastieto- ja apteekkijärjestelmät: Pegasos (Logica Oy) 18.05.2010 Effica (Tieto Oy) 24.03.2011 Uranus (Logica Oy) 08.04.2011 GFS (Logica Oy) 22.11.2011 Mediatri (Mediconsult Oy) 22.11.2011 Linnea (Receptum Oy) 18.05.2010 Salix (Pharmadata Oy) 23.03.2011 Maxx (Receptum Oy) 19.04.2011 Abilita Terveydenhuolto (Abilita Oy) aloitti ereseptin yhteistestauksen toukokuussa 2011. Reseptikeskuksen palvelukutsujen kehitys kuukausittain 2011 Palvelukutsujen lukumäärä Kuukausi Reseptikeskuksen palvelukutsujen kehitys vuonna 2011. KanTan vuosikertomus 2011 7
Omien tietojen katselu toiminut moitteettomasti Omien tietojen katselu on kansalaisille toukokuussa 2010 avattu internet-palvelu, jossa kansalainen voi tutkia omia sähköisiä reseptejään ja jatkossa myös potilastietojaan sekä tulostaa yhteenvedon sähköisistä resepteistään. Omien tietojen katseluun tunnistaudutaan joko omilla pankkitunnuksilla tai sähköisellä henkilökortilla. Palvelu on toiminut koko vuoden ilman vakavia häiriöitä. Palvelun tietosisältö ja käyttö laajenee vaiheittain eikä palvelu toistaiseksi ole herättänyt paljon kyselyitä. Käytettävyystestauksen ja saadun kansalaispalautteen pohjalta palvelua kehitetään edelleen. Sähköisen potilastiedon arkistoa (earkisto) hyödyntävä palvelun osa otettiin pilottikäyttöön marraskuussa 2011 Kuopiossa, kun tietyissä palveluyksiköissä asioineille kansalaisille tuli mahdolliseksi selata omia sähköiseen potilastiedon arkistoon tallennettuja käyntejä ja hoitojaksoja, diagnooseja, potilaskertomustekstejä, tutkimuksia (röntgenlausunnot ja laboratoriotulokset) ja henkilötietoja. Omien tietojen katselun käyttäjämäärät Alla olevassa kaaviossa on esitetty palvelun käytön kehitys vuonna 2011. 400000 350000 Omien tietojen katselun käyttäjämäärien kehitys 2011 12.1.2012 355787 358844 300000 285149 275440 250000 218276 200000 150000 100000 50000 0 18949 15228 26289 21954 35143 30748 46024 41242 61278 55648 77425 72244 94354 92067 122435 119931 164802 158948 208645 tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo syys loka marras joulu Kirjoitetut reseptit terveydenhuollossa Lääketoimitukset apteekeista Omien tietojen katselun käyttäjämäärien kehitys vuonna 2011. 8 KanTan vuosikertomus 2011
KanTa-palvelut earkiston ensimmäinen pilotti käynnistettiin Kuopiossa Sähköinen potilastiedon arkisto (earkisto) mahdollistaa tulevaisuudessa potilaan hoitotietojen saatavuuden potilaalle ja terveydenhuollon ammattihenkilöille yli terveydenhuollon organisaatiorajojen potilaan suostumuksella. Samalla se toimii sähköisten potilastietojen arkistona. Kansallisesti käyttöön otettavien standardien myötä potilastiedot arkistoidaan teknisesti yhtenevässä muodossa, mikä mahdollistaa tietojen siirtämisen järjestelmästä toiseen ja parantaa tietojen saatavuutta potilaan hoitoon osallistuvissa terveydenhuollon yksiköissä. Kela on koordinoinut earkiston testausta, jossa on todennettu terveydenhuollon organisaation tuottamien potilasasiakirjojen arkistointi earkistoon ja niiden haku takaisin paikalliseen potilastietojärjestelmään. Lisäksi testattiin arkistoitujen asiakirjojen näkyminen Omien tietojen katselussa. Testauksessa yhdistyivät potilaan hoitoprosessi ja järjestelmän vaatimusmäärittelyt. Ensimmäinen earkiston tuotantopilotti käynnistyi 15.11.2011, jolloin Kuopion kaupungin perusturvan ja terveydenhuollon palvelualueiden viisi toimintayksikköä alkoivat arkistoida hoitotietoja kansalliseen earkistopalveluun. Kelan KanTa-arkisto on toteutettu Kansallisarkiston vaa- timusten mukaisesti. KanTa-arkistossa olevat asiakirjat täyttävät siten pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset ensimmäisenä Arkistolaitoksen ulkopuolisena palveluntuottajana Suomessa. Tiedonhallintapalvelu osaksi earkistoa Vuoden 2011 alussa käynnistyi Tiedonhallintapalvelun toteuttaminen earkiston osaksi. Palveluun tallennetaan tieto potilaan informoinnista, potilaiden antamat suostumukset ja kiellot tietojensa käyttöön liittyen sekä muut tahdonilmaisut. Lisäksi palvelussa näytetään myös keskeisten terveystietojen kooste ja välitetään yhteisesti ylläpidettävät asiakirjat potilastietojärjestelmille. Tiedonhallintapalvelun käyttöönotto tapahtuu Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa säädettävällä aikataululla. Tietosuoja ja -turva keskeisiä Tietoturvallisuuden ja henkilötietojen suojan turvaaminen on ratkaisevassa asemassa KanTa-palveluja koskevassa lainsäädännössä. Siksi niillä on keskeinen merkitys käyttöönottojen valmistelussa. Kaikilta palveluja käyttäviltä organisaatioilta edellytetään tietoturvaperiaatteiden dokumentointia. Kela on koonnut KanTa-palvelujen tietoturvallisuuden periaatteet KanTa-palvelujen tietoturvapolitiikkaan. Säännöllisesti kokoontuva KanTa-palvelujen tietosuojaryhmä koordinoi ja kehittää KanTa-palvelujen tietosuoja- ja tietoturvallisuusasioiden hoitoa Kelassa. Kelaan on nimetty myös tietosuojavastaava, joka laatii tarvittavia ohjeita, valvoo tietojen käsittelyn lainmukaisuutta ja antaa tietosuojaan liittyvää neuvontaa. Vastuu tietosuojasta kaikilla ketjun toimijoilla KanTa-palvelujen käyttöönottoa edeltää tietojärjestelmien ja organisaatioiden auditointi. Jokaisen organisaation tulee huolehtia henkilöstönsä osaamisesta tietojen käsittelyssä ja valvoa tietojen käsittelyn lainmukaisuutta. Myös potilaalla on mahdollisuus vaikuttaa tietojensa käsittelyyn ja valvoa käsittelyn asianmukaisuutta. Potilaalla on oikeus tarkastaa omat tietonsa ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Potilaalla on myös oikeus saada resepti- ja potilastietojensa käsittelyyn liittyvät lokitiedot nähtäväkseen. Kela huolehtii Reseptikeskuksen rekisterinpitäjänä potilaan tiedonsaanti- ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta reseptitietojen osalta, terveydenhuollon organisaatiot potilastietojen osalta. Vuoden 2011 aikana tietosuojan toteuttamista on edistetty mm. tarkentamalla menettelyitä ja ohjeita, valvomalla säännöllisesti tietojen käsittelyä ja kilpailuttamalla uusi KanTan vuosikertomus 2011 9
raportointijärjestelmä. Lisäksi terveydenhuollon ja apteekkien lokivalvonnan edellytysten parantamiseksi on käynnistetty toimenpiteitä. KanTa-arkkitehtuuri luo edellytykset palvelujen jatkuvalle käytölle Arkkitehtuurikuvausten avulla voidaan hahmottaa, miten ja millä periaatteilla KanTa-palvelut, eli niitä kuvaavat prosessit, ihmiset, tiedot, tietojärjestelmät sekä laitteet toimivat yhteen. Vuoden 2011 aikana kokonaisarkkitehtuurityö kansallisella tasolla on hakenut muotoaan. KanTa-palveluissa arkkitehtirooleissa työskentelevät henkilöt ovat osallistuneet useisiin earkiston, ereseptin ja Omien tietojen katselun kehittämisprojekteihin ja kansallista arkkitehtuuria kehittäviin ryhmiin. Kelan KanTa-arkkitehtuurin kehittämistä on jatkettu tietohallintolain (634/2011) linjausten mukaisesti. KanTa-palveluryhmän asiantuntijat ovat osallistuneet mm. terveydenhuollon alueellisen ja paikallisen arkkitehtuurin määrittelyprojektiin (Tapas) ja HL7-yhdistyksen toimintaan aktiivisesti. Uutta kansainvälistä näkökulmaa työhön on tuonut osallistuminen eurooppalaiseen lääkemääräys- ja potilasyhteenvetoprojektiin (epsos). Kela tulee toteuttamaan sen kansallisen yhteyspisteen. Koodistojen ja teknisten sanomamäärittelyjen kehittäminen on jatkunut. KanTa-palvelujen ylläpitotehtäviin osallistuu laaja joukko Kelan IT-osaston asiantuntijoita. Vuoden aikana päivittäisen käyttöpalvelutoiminnan lisäksi uusittiin laitteistoja, korotettiin varusohjelmistojen ja sovellusten versioita ja otettiin käyttöön earkiston tuotantoympäristö. Myös palvelinvirtualisoinnin suunnittelu käynnistettiin. KanTa-tuki arjen apuna Tekninen KanTa-tuki tarjosi asiakasorganisaatioiden tietohallinnon asiantuntijoille tukea ja neuvontaa.yksittäisten liittyjien tai kansalaisten yhteydenotot liittyivät yleisimmin Omien tietojen katseluun, KanTa-Ekstranetin ja ereseptin yleiseen toimintaan ja KanTa-palveluihin liittymiseen. Suunnitellut huoltotyöt toteutettiin klo 23 07 välisenä aikana niin, että KanTa-palveluihin ei aiheutunut käyttökatkoja. KanTa-tuki sai kokemusta myös kriittisistä eresepti-järjestelmän häiriötilanteista, joita oli vuoden aikana yhteensä kuusi. Jokaisesta häiriöstä tuotettiin selvitys häiriön teknisestä aiheuttajasta. Kelan KanTa-tuen toimintaa, tavoitettavuutta, häiriönhallinnan ja -viestinnän prosesseja kehitettiin häiriötilanteista saatujen kokemusten perusteella. KanTa-häiriönhallintaa käsiteltiin KanTapalveluihin tuottamiseen ja käyttämiseen liittyvien osapuolten eli Kelan, järjestelmätoimittajien, liittyjäorganisaatioiden sekä -alueiden keskinäisissä tapaamisissa häiriönhallinnan toiminnan varmistamiseksi yli organisaatiorajojen. Muutosten hallinta keskeistä Muutoksenhallintaprosessissa huolehditaan siitä, että teknisiin järjestelmiin muutokset tehdään vakioitujen prosessien, toimintatapojen ja työvälineiden avulla. Näin varmistetaan, että muutokset toteutuvat virheettömästi, oikea-aikaisesti ja täsmällisesti ja myös dokumentoidaan sovitusti. KanTa-palveluryhmässä prosessien tunnistamisja kuvaamistyötä jatkettiin edellisenä vuonna valmistuneen prosessikartan pohjalta. KanTa Katu 1 ja 2 projekteissa kartoitettiin ja suunniteltiin KanTa-palvelujen käytönaikaisen tuen toteuttamista. Kan- Ta Katu 1 -projektin ehdotuksiin pohjautuen on laadittu toimintamalli Kelan ja muiden palvelujen tarjoajien välisestä häiriönhallinnasta ja häiriöviestinnästä. Myös muutoshallinnan ja kokoonpanon hallintaprosessien ja muutoshallintaryhmien perustamista on edistetty. Vuonna 2010 ja 2011 valmistuneiden KanTa Katu 1- ja KanTa Katu 2 -projektien esittämiä toimintamalliehdotuksia on pidetty esillä eri yhteyksissä mietittäessä KanTapalvelujen edellyttämiä käytännön toimia. 10 KanTan vuosikertomus 2011
Talous ja henkilöstö Talous ja henkilöstö KanTa-palvelujen talous Tilinpäätös, KanTa-palvelut 1.1. 31.12.2011 Vuonna 2011 Kelassa käytettiin KanTa-palvelujen henkilötyöhön noin 2,8 miljoonaa euroa, investointeja tehtiin noin 2 miljoonaa. Palvelujen toteuttamisen ja ylläpidon rahoitus tuli kokonaisuudessaan valtion budjetista. Vuoden aikana sosiaali- ja terveysministeriön ja Kelan välille neuvoteltiin kolme rahoitussopimusta toimintamenojen kattamiseksi. STM:n johdolla sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen tiedonhallinnan neuvottelukunnan mak- 29 % sujaosto valmisteli ensimmäisen STM:n ereseptin maksuasetuksen, jonka nojalla ereseptin käyttömaksun periminen apteekeilta käynnistetään vuonna 2012 ja julkiselta terveydenhuollolta vuonna 2013. 6 % KanTa-palvelujen kulut yhteensä kulut 6.8 miljoonaa KanTa-palvelujen kulut 12 % KanTa-palvelujen kulut 0 % 29 % 6 % 12 % 12 % 0 % 41 % 12 % 41 % palkat ja palkkiot palkat ja palkkiot palveluhankinnat palveluhankinnat matkakulut matkakulut muut kulut muut kulut alv. kulutalv. kulut poistot KanTa-palvelujen kulujen prosentuaalinen jakauma poistot KanTan vuosikertomus 2011 11
KanTa-palvelujen henkilöstö Vuonna 2011 KanTa-palveluihin käytettiin yhteensä 37,2 henkilötyövuotta Kelassa. Vuoden aikana käynnistettiin yhteensä 23 kehitysprojektia, ja niihin käytettiin yhteen- sä 17,6 henkilötyövuotta. Kehitysprojektit liittyivät sekä lainmuutoksiin että palvelutoiminnan kehittämiseen käyttöönottojen myötä. KanTa-palvelujen ylläpitotehtäviin käytettiin yhteensä 19,6 henkilötyövuotta, mikä on noin kolmasosa koko tarvitusta henkilötyöstä. Myös ereseptin käyttöönottojen vaatimat tehtävät ja tuki sisältyvät tähän. KanTa-palveluryhmässä monipuolista osaamista KanTa-palveluryhmä toimii Kelan IT-osastolla. Ryhmä vastasi tietojärjestelmäpalvelujen tuottamisesta ja toimittamisesta asiakkaille yhteistyössä Kelan muiden yksiköiden kanssa. KanTa-palvelujen rakentamiseen ja ylläpitoon sisältyi muitakin kuin IT-tehtäviä. Mm. KanTa-budjetin ja laskutuksen valmistelu, muut taloushallinnon tehtävät, projektisalkun hallinta, asiakaspalvelu ja -palautteiden käsittely, KanTa-palveluihin liittyvän laisäädännön ja ohjeiden valmistelu ja sopimusten hallinta olivat osa ryhmän arkea. KanTa-palveluihin liittyi myös viestintää ä ja tietosuojaan liittyvää ä tukea, mm. lakisääteinen tietojen luovuttaminen viranomaisille ja kansalaisille. Työtä leimasi tiivis yhteistyö erilaisten sidosryhmien, kuten sosiaali- ja terveysministeriön, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen, Kuntaliiton KunTo-hanketoimiston, Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston (Valvira), Väestörekisterikeskuksen (VRK), ja ohjelmistotoimittajien kanssa. KanTa-palveluryhmän asiantuntijat työskentelevät Helsingissä, Jyväskylässä ja Turussa. Asiantuntemusta löytyy farmasiasta tietokantoihin ja tietoliikenteestä teknisten määrittelyjen tuottamiseen. Vuoden 2011 lopussa ryhmässä työskenteli 38 henkilöä. Kelan KanTa-henkilötyön jakauma v. 2011 A. Lainmuutokset B. Palvelutoiminnan kehittäminen C. Teknien infrastruktuurin ylläpito D. KanTa-palvelujen ylläpito E. Kansainvälinen yhteistyö KanTa-henkilötyön jakauma vuonna 2011. 12 KanTan vuosikertomus 2011
Talous ja henkilöstö KanTa-palvelujen viestinnän vuosi 2011 Kansalaisviestintä on osa Kelan lakisääteistä tehtävää Kelalle kuuluu lain mukaan KanTa-palvelujen rakentamisen kansalaisviestintä. Kansalaisviestinnän suunnittelu ja toteutus käynnistyi toimintavuoden ensimmäisen neljänneksen aikana KanTa-palveluryhmässä työskentelevien suunnittelijoiden toimesta. earkiston käyttöönoton tueksi tehtiin Kuopioon viestintämateriaalia Sähköisen potilastiedon arkiston (earkisto) käytön kokeilu aloitettiin Suomessa Kuopion kaupungin perusturvan ja terveydenhuollon palvelualueilla. Kansalaisille jaettava esite Potilastiedot sähköiseen arkistoon ja Kuopiossa kokeillaan uutta earkistoa toteutettiin pilottia varten. Kaikessa KanTa-palvelujen viestinnässä tuotiin vahvasti esiin myös Omien tietojen katselu. Monenlaista tukea ereseptin käyttöönottojen viestintään eresepti otettiin käyttöön vuoden 2011 aikana Kotkassa ja Pellossa sekä Länsi-Pohjan, Itä-Savon, Päijät-Hämeen ja Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirien alueilla. Näissä kaikissa hankkeissa KanTa-palveluryhmä tarjosi tukea alueelliseen kansalaisviestintään. Lisäksi järjestettiin viestinnän koulutus- ja konsultointitilaisuuksia alueellisille toimijoille. Toimintavuonna toteutettiin selkokielisenä Näin käytät ereseptiä -esite, jota jaetaan sekä terveydenhuollon yksiköissä että apteekeissa. Esite ja Ota eresepti käyttöön -juliste ovat veloituksetta tilattavissa painettuina versioina suomen- ja ruotsinkielisinä. Esite on käännetty myös venäjän, englannin, inarinsaamen, kolttasaamen, tunturisaamen, viron, somalin, arabian ja kurdien soranin kielille. Kieliversiot löytyvät www.kanta.fi-sivuilta. Vuoden 2011 keväällä valmistui n. kahden minuutin kansalaisvideo, jota tarjotaan esitettäväksi terveydenhuollon yksiköiden ja apteekkien vastaanottotiloihin. ereseptin käyttöönotoista tiedotettiin kansalaisille alueellisesti paikallisissa medioissa ja käyttöönottojen lehdistötilaisuuksissa. Valtakunnallinen kansalaisviestintä käynnistyi lokakuussa Helsingin messukeskuksessa järjestetyillä Terveysmessuilla ja niiden yhteydessä pidetyllä lehdistötilaisuudella. Sähköinen viestintä ereseptin käyttöönoton laajentumisen ja earkiston pilotin vuoksi kanta.fi-sivuston sisältö laajeni vuoden 2011 aikana. Myös palvelujen häiriötilanteiden vaatima viestintä kanta.fi-sivuilla käynnistettiin. Yhteistyössä Kuntaliiton KunTo-toimiston kanssa toteutettiin ereseptin verkkokoulu, joka on terveydenhuollon ja apteekkien henkilöstön käytettävissä kanta.fi-sivustolta ympäri vuorokauden. Uutena toimintona otettiin käyttöön myös KanTa-uutiset, joita toimitettiin yhteistyössä THL:n, Kuntaliiton KunTo-toimiston ja Suomen Apteekkariliiton kanssa. Uutiskirje ilmestyi seitsemän kertaa. Loppuvuonna avautui kanta.fi:n Ekstranet. Palvelu on tarkoitettu KanTa-palvelujen asiakkaille sähköiseen asiointiin. Kansallisista toimijoista koostuva viestintäverkosto kokoontui seitsemän kertaa. Työyhteisöviestinnästä Työyhteisöviestinnässä kulunut vuosi oli kehittämisen vuosi. ereseptin käytön laajentuessa asiakaspalvelukanavissa työskenteleviä varten on Kelan intranetin oppimisympäristöön laadittiin Kelan henkilöstölle tietopaketti KanTa-palveluista Kelan koulutusyksikön kanssa. Myös sisäinen viestintä erityistilanteissa oli kehittämisen kohteena. Näissä tilanteissa on hyödynnetty kanta.fi:tä ja Kelanettiä. KanTa-palvelujen toiminnasta kerrottiin säännöllisesti kaikille 6 000 kelalaiselle intranetissä ja henkilöstöleh-ölehdessä. KanTan vuosikertomus 2011 13
14 KanTan vuosikertomus 2011
KanTa-historia lyhyesti Vuonna 2005 Kela ilmoitti valmiutensa olla KanTa-hankkeen kansallinen toimija. Tietoyhteiskuntaohjelman ministeriryhmä päätti maaliskuussa 2006 antaa tämän tehtävän Kelan hoitoon. 2007 säädettiin lait ereseptistä ja earkistosta. Fujitsu Services Oy:n johtama konsortio valittiin Kelan järjestämän tarjouskilpailun perusteella Reseptikeskuksen ja sähköisen potilastiedonarkiston toteuttajaksi keväällä 2007. Kansallisen koodistopalvelun tekniset käyttöpalvelut siirrettiin Kelan tehtäväksi v. 2008. Reseptikeskus valmistui testausta varten 2008. ereseptin ensimmäinen tekninen testaus alkoi elokuussa 2008. Varsinainen yhteistestaus käynnistyi elokuussa 2009. Kansallinen Lääketietokanta otettiin tuotantokäyttöön tammikuussa 2009. www.kanta.fi-internetsivut avattiin kansalaisille, medialle, terveydenhuollolle, apteekeille ja järjestelmätoimittajille 2009. Kelan IT-osastolle perustettiin KanTa-palveluryhmä 1.4.2009. eresepti ja Omien tietojen katselu otettiin ensimmäisenä käyttöön Turussa 20.5.2010. 1.12.2011 Väestörekisterikeskus (VRK) vaihtui terveydenhuollon ja apteekkien varmentajaksi. 1.1.2011 OPER-yksikkö perustettiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitokseen. 1.1.2011 voimaan tulleilla lainmuutoksilla Kelalle annettiin uusia tehtäviä, kuten tiedonhallintapalvelun toteuttaminen ja KanTa-palveluista tiedottaminen väestölle. earkiston pilotti käynnistyi Kuopiossa 15.11.2011. KunTo-hanketoimisto lopetti toimintansa 31.12.2011 ja sen toiminnot siirrettiin THL:n OPER-yksikköön. KanTan vuosikertomus 2011 15
Yhteystiedot Kela, KanTa-palvelut PL 78 00381 Helsinki puh. vaihde: 020 634 11 Jyväskylä Turku etunimi.sukunimi@kela.fi www.kanta.fi Asiakasyhteydenotot Yleiset asiat > kanta@kanta.fi Tekniset asiat > KanTa-tuki: puh. 020 63 47787, tekninentuki@kanta.fi Helsinki 2011, Kela. KanTa-palvelut