Logistiikkaprosessiin tehoa ja parempaa palvelua sähköisellä asioinnilla It- ja kehitysjohtaja Mika Kinnunen, Suomen Kaukokiito Oy
Suomen Kaukokiito Oy Suomen Kaukokiito hoitaa Kaukokiito-ketjun markkinoinnin ja myynnin ohella myös hallinnolliset ja ITtoiminnot. Se antaa laadulliset sekä ympäristöön liittyvät arvot, operatiivisen toimintamallin, graafisen ohjeistuksen kentälle ja vastaa Kaukokiito-ketjun ketjuohjauksesta. Toiminnan suunnittelun perustana käytetään ISO 9001- ja ISO 14001 standardeja. Palvelut Kuljetuspalvelut Kaukoliikenne Lähiliikenne Erikoiskuljetukset Terminaalipalvelut Varastointi Sähköisen asioinnin palvelut Mik a Kinnunen Logis tic s 14, W anha Satam a 2
Kaukokiito lukuina Kaukokiito työllistää noin 2.000 henkilöä Järjestelmäämme kuuluu 29 terminaalia eri puolella Suomea Pääterminaaleja on 4 yli 1.200 ajoneuvoyksikköä Operatiiviset tunnusluvut Vuosittain yli 3.500 000 lähetystä Päivittäinen kuljetusmäärä yli 21.000 tonnia 809 päivittäin ajettavaa aikataulutettua reittiä Yli 12.000 päivittäistä käyntiä eri nouto- ja jakeluosoitteissa Mik a Kinnunen Logis tic s 14, W anha Satam a 3
Sähköinen asiointi Kaukokiidossa Mik a Kinnunen Logis tic s 14, W anha Satam a 4
Sähköisen asioinnin tilanne Kaukokiidossa vuonna 2009 Sähköisten tilausten/rahtikirjojen osuus vähemmän kuin 10% kaikista rahtikirjoista. Sähköisen asioinnin palvelukanavat vaatimattomia ja käyttäjämäärät erittäin vähäisiä. Taustajärjestelmät hajonneet useiksi pikku ERP -ratkaisuksi, joilla hallittiin tuotantoa, asiakaspalvelua, myyntiä ja taloushallintoa. Mitä vaikutuksia vallitsevalla tilanteella oli logistiikkaprosessin hallintaan ja tehokkuuteen? Tilausten ja rahtikirjojen käsittelyssä paljon manuaalista työvaiheita. Asiakkaille annettujen palvelulupausten hallinta ja toteuttaminen vaati paljon työvoimaa. Kuljetussuunnittelu haastavaa. Lähetysten rekisteröiminen seurantaan erillinen manuaalinen työvaihe. Asiakaslaskutuksessa virheitä. Mik a Kinnunen Logis tic s 14, W anha Satam a 5
Kohti sähköisempää toiminnanohjausta Pääprosessien läpikäynti Myynti Tuotanto Asiakaspalvelu Taloushallinto Kuvattiin ideaali toimitusketju, josta muodostui tavoitetila kohti parempaa logistiikan hallintaa. Tuotannon kannalta tärkeintä on oikea ja oikea-aikainen tieto siitä, mitä tullaan tekemään ja että tieto on käytettävissä oikeellisena tuotannon eri vaiheissa. Hyvän asiakaspalvelun toteuttamiseksi tarvitaan oikeaa ja reaaliaikaista tietoa. Virheettömän laskutuksen perusta on riittävä ja yksiselitteinen tieto siitä, mistä, minne ja mitä on kuljetettu sekä mitä mahdollisia muita asioita tähän kuljetustapahtumaan on liittynyt. Myynti vastaa asiakkuuksista ja heidän työnsä kannalta tärkeää on, että omat tuotteet toimivat ja annetut palvelulupaukset pystytään pitämään. Mik a Kinnunen Logis tic s 14, W anha Satam a 6
Tiedon merkityksellisyys logistiikkaprosessissa Toimintamalli vuonna 2009 Maanantai: Vakionouto Hyvinkään asiakkaalla Klo 15.00-8 lavaa Ouluun. - 3 lavaa ei mahdu kyytiin. - Uusi auto noutamaan. - Lastaus alkaa klo 16.30 asiakkaalla. Maanantai: Klo 18.30 Vantaan terminaali - Jälkimmäinen noutoauto terminaalissa. - Lajittelu, rekisteröinti ja rahtikirjan skannaus. - Klo 19.00 runkolastaus Oulu auto täynnä 3 viimeistä lavaa eivät mahdu kyytiin. Keskiviikko: Asiakastoimitus: Oulu - Aikataulutettu jakelu tiistai aamulle klo 8.30 ei toteutunut. - Asiakkaan varaamat asentajat eivät päässeet asentamaan ja tulevat seuraavan kerran torstaina katsoman joko tavarat olisivat saapuneet. Toimintamalli vuonna 2014 Maanantai: Maanantai: Maanantai: Tiistai: Klo 12.30 Vantaan terminaali - Hyvinkään asiakkaalta saapuu sähköinen tilaus 8 lavasta Ouluun. - Kuljetussuunnittelija varaa lisäkapasiteettiä Hyvinkäälle ja tarkistaa tämän hetken ennusteen mukaisen kapasiteetin riittävyyden Vantaa Oulu reitillä. Nouto Hyvinkään asiakkaalla Klo 15.00 - Kuljettaja lastaa 8 lavaa ja rekisteröi lastauksen yhteydessä SSCC koodien perusteella lavat vastaanotetuksi. Klo 18.30 Oulun terminaali - Kuljetussuunnistelija aloittaa suunnittelun tänään runkoreitille lastattujen ja Tiistaina jakeluun tulevien lähetysten osalta. - Suunnittelee ajojärjestyksen jakelureitille siten, että Hyvinkään asiakkaalta lähtenyt lähetys pystytään toimittamaan sovittuna ajankohtana klo 8.30 tiistai aamuna. Klo 7.30 toimitus osoitteen asiakas Oulu - Tarkistaa Kaukoputkesta lähetyksen sovitusti lastatuksi jakelun. - Vahvistaa asentajille työn alkavaksi sovitusti klo 9.00. Mik a Kinnunen Logis tic s 14, W anha Satam a 7
Sähköisen asioinnin tilanne Kaukokiidossa vuonna 2014 Sähköiset asiointipalvelut kiinteä osa kuljetuspalveluita ja asiakasratkaisuja. Tilauksista/rahtikirjoista yli 68% sähköisesti. Kuljetusprosessissa olevien lähetysten tiedot, erikoisvaatimukset ja tapahtumat näkyvissä ja käsiteltävissä kuljettajien sekä terminaalien PDA laitteilla. Lähetyspakkauskohtaisessa seurannan mahdollistavat PDA -lukijalaitteet kaikissa autoissa. Oma Kaukoputki asiakasportaali ja alan yhteinen tilausjärjestelmä kuljetustilaus.fi. Kaikkien keskeisten TA -operaattoreiden ratkaisut asiakkaiden käytettävissä. Mik a Kinnunen Logis tic s 14, W anha Satam a 8
Suurimmat haasteet tällä hetkellä Mik a Kinnunen Logis tic s 14, W anha Satam a 9
Edelleen puuttuvat sähköiset tilaukset ja sen vaikutus kuljetusjärjestelmän sekä logistiikkaprosessin toimintaan. Tilauksien lähettämiseen liittyvät ajoitukselliset ongelmat, puuttuvat tai virheelliset lähetyspakkauksien osoitemerkinnät ja SSCC- koodit. Aito yhteistyö ja eri osapuolien tarpeiden ymmärrys kehitysprojekteissa asiakkaiden, logistiikan palvelutarjoajien ja TA -operaattoreiden kesken. Mik a Kinnunen Logis tic s 14, W anha Satam a 10
Logistiikkaprosessin tehostaminen lähtee tiedosta ja tiedon hyödyntämisestä jokaisessa logistiikkaprosessin vaiheessa parhaalla mahdollisella tavalla. Mik a Kinnunen Logis tic s 14, W anha Satam a 11
KIITOS Mik a Kinnunen Logis tic s 14, W anha Satam a 12