Sukuneuvoston kokous AIKA 9.2.2013 klo 13:00 PAIKKA Pekka Marttusen toimitiloissa, Vinssikatu 1, Lahti Läsnä: Lea Pulkkinen, hallituksen puheenjohtaja Mika Marttunen, varapuheenjohtaja; Anssi Hatakka, sihteeri Ahti Peltonen Matias Pusa Pekka Marttunen Olli Hämäläinen Miika Marttunen Raino Marttunen Poissa: Juho Orpana Salli Wahlberg Annikki Kivioja, varajäsen Aliresa Farshid, varajäsen Maila Laine, varajäsen Läsnä kutsuttuna: Tuula Hatakka Matti Mertanen Asialista 1. Kokouksen avaus Sukuseura Marttunen Ry:n puheenjohtaja Lea Pulkkinen avasi kokouksen klo 1310 2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Pöytäkirjan tarkastajien valinta Valittiin Matias Pusa ja Miika Marttunen 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Puheenjohtaja kertasi edellisen kokouksen (7.10.2012) pöytäkirjan.
5. Asialistan hyväksyminen Lisättiin esityslistan kohtaan 10 muut asiat Perikunnan sopimus Hjalmar ja Juulia Marttusen haudan hoidosta. Hyväksyttiin esityslista. 6. Sukuseuran talous Rahastonhoitaja Olli Hämäläinen esitteli sukuseuran taloustilanteen. Tilin saldo 31.12.2012 oli 4985,03 EUR jäsenmaksun vuonna 2012 on maksanut 33 henkilöä Käytiin keskustelu vuosittaisista tilintarkastuksista. Päädyttiin siihen, että sukuseuran sääntöjen mukaan riittää kun tilintarkastus tehdään kolme kuukautta ennen seuraavaa sukukokousta. Käytiin keskustelu jäsenmaksusta, sen suuruudesta sekä jäsenyydestä. Esitetään seuraavalle sukuneuvostolle harkittavaksi sukuseuran jäsenyyden maksamista perhekunnissa ainoastaan sukuun alenevassa polvessa kuuluvasta jäsenestä. Päätettiin muistuttaa jäseniä jäsenmaksun suorittamisesta sukuretken kutsun yhteydessä. 7. Sukuluettelon, sukuarkiston ja kotisivujen kytkennät a. Sukuluettelo Kokoukseen kutsuttuna Matti Mertanen esitteli sähköiseen muotoon laatimaansa sukuluetteloa. Todettiin, että sukuhaarojen yhteyshenkilöt tavoitetaan helpoiten sukuseuran sivuilta o Matti kysyy korjaus- ja lisätiedot suoraan yhteyshenkilöiltä o Lisätään CV tietoja asianomaisten suostumukseen perustuen o Lea antaa lisäohjeita Matias Pusa asentaa Matin toimittaman selainversion sukuseuran sivuille Kysyttäessä Matti ilmoitti olevansa suostuvainen ylläpitämään sähköistä sukuluetteloa myös jatkossa. Päätettiin maksaa Matti Mertaselle laskua vastaan korvaus matka- ja ohjelmistokuluista, enintään 250 EUR. b. Sukuarkisto Kokoukseen kutsuttuna Tuula Hatakka esitteli sukuarkiston nykytilaa. Luettelo sukuseuran arkistossa olevien mappien sisällöstä (Tuulan hallussa) on pöytäkirjan liitteenä 1. Käydyn keskustelun pohjalta sovittiin, että Sukuseuran perustamisen jälkeinen sukuseuran toimintaan liittyvä materiaali säilytetään sukuneuvoston toimenpitein
Vanhempi Kartanon ja suvun toimintaan liittyvä materiaali selvitetään ja toimitetaan aikanaan Maakunta-arkistoon Suvun hallussa olevan materiaalin siirtämisestä sähköiseen muotoon ja tallennettavaksi sukuseuran sivuille jatketaan. Materiaalia pyydetään toimittamaan Matias Pusalle. Sovittiin alustavasti, että Tuula pitää arkiston sisällöstä esitelmän sukupäivillä 2014. c. Kotisivut Kotisivutyöryhmän johtaja Mika Marttunen kertoi työryhmän viettäneen edellisen kokouksen jälkeen hiljaiseloa. Sukuneuvoston jäsenille ja sukuhaarojen yhdyshenkilöille on luotu henkilökohtaiset tunnukset joiden avulla kukin voi omatoimisesti täydentää omalle vastuualueelleen kuuluvaa sisältöä. o Ohje on pöytäkirjan liitteenä 2. Selattiin kotisivuja ja todettiin rakenteen olevan hyvän. 8. Sukuseuran onnittelukortti Salli Wahlberg oli toimittanut sukuneuvostolle mallin kortista kahdella sävyvaihtoehdolla. Malli on pöytäkirjan liitteenä 3. Käydyn keskustelun perusteella todettiin, että Vaaleampi pohjan värisävy miellytti enemmän Kortin halutaan olevan taitettava Tunnustekstiksi Laulavat Marttuset, Sukuseura Marttunen Ry @Salli Parikka Onnitteluteksti vaihtelee tapauskohtaisesti ja kirjoitetaan erikseen. 9. Marttusten vuoden 2013 yhteisen tapahtuman suunnittelu Olli Hämäläinen esitteli vaihtoehtoja vuoden 2013 tapahtumasta. Työryhmän laatima vertailu vaihtoehdoista on pöytäkirjan liitteenä 4. Käydyn keskustelun perusteella sovittiin, että Laivaristeily Vesijärvellä järjestetään yksityistilaisuutena ajankohdaksi päätettiin 15.6.2013 lähetetään jäsenistölle kysely. 10. Muut asiat Käytiin keskustelu perikunnan sopimuksesta Hjalmar ja Juulia Marttusen haudan hoidosta. Aate setä on ollut haudanhoitosopimuksen aikaisempi sopijapuoli. Puheenjohtaja Lea Pulkkinen on tehnyt uuden, 25 vuoden jatkosopimuksen ja toimii perikunnan yhdyshenkilönä 11. Seuraavan kokouksen ajankohta Päätettiin, että seuraavassa sukukokouksessa laaditaan sukutapaamisen 2014 toimintasuunnitelma. Sukuseuran varapuheenjohtaja Mika Marttunen toimii
valmistelutyöryhmän puheenjohtajana ja kutsuu koolle työryhmän. Kyseinen työryhmä kutsutaan kokonaisuudessaan seuraavaan sukuneuvoston kokoukseen: Päivämäärä: Lauantai 25.5.2013 Aika: Klo 1500 Paikka: Saksalan seikkailukeskus, Viilajärventie 199, 18300 HEINOLA. 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 1647. Lea Pulkkinen Puheenjohtaja Anssi Hatakka Sihteeri Matias Pusa Pöytäkirjan tarkastaja Miika Marttunen Pöytäkirjan tarkastaja
Liite1
Liite 2
Liite 3 Laulavat Marttuset, Sukuseura Marttunen Ry @Salli Parikka
Liite 4