HÄMEENLINNAN KAUPUNGIN SÄÄDÖSKOKOELMA

HÄMEENLINNAN KAUPUNGIN SÄÄDÖSKOKOELMA HÄMEENLINNAN KAUPUNGIN LINNAN TILAPALVELUT -LIIKELAITOKSEN TOIMINTASÄÄNTÖ Säännön nimi TiIajk 19.02.2009 Linnan Tilapalvelut -liikelaitoksen toimintasääntö tilajk 27.1.2010, 6. Muutos voimaan heti. tilajk 26.1.2011 5. Muutos voimaan heti. tilajk 25.1.2012, 5. Muutos voimaan heti. tilajk 16.1.2013, 13. Muutos voimaan heti. tilajk 18.9.2013, 53. Muutos voimaan heti. tilajk 12.3.2014, 20. Muutos voimaan heti. tilajk 28.1.2015, 5. Muutos voimaan heti.

HÄMEENLINNAN KAUPUNGIN LINNAN TILAPALVELIJT LIIKELAITOS 1. TEHTÄVÄTJATOIMJNTA-AUJE 1 2. ORGANISAATIO 1 3. LIIKELAITOKSEN JOHTAMINEN 2 4. TOIMITUSJOHTAJAN TEHTÄVÄT JA RATKAISU VALTA 4 5. PALVELUALUEIDEN PÄÄLLIKÖIDEN TEHTÄVÄT JA RATKAISU VALTA 4 6. PALVELUALUEETJA NIIDEN TEHTÄVÄT 6.1 RAKENNUSSUUNNrfTELIJ 6.1.1 Suunnittelupäällikkö 5 6.2 RAKENNUTTAMINEN 6.2.1 Rakennuttajapäällikkö 5 6.3 KIINTEISTÖ- JA TI LAPALVELUT (ISÄN NÖINTI) 6.3.1 Kiinteistöpäällikkö 6 6.3.2 Rakennustekninen asiantuntija 6 6.4 HALLINTO- TALOUS- JA TOIMISTOPALVELIJT 7 7. TOIMINTASÄÄNNÖNTARKASTAMINEN 7

1 HÄMEENLINNAN KAUPUNGIN LINNAN TILAPALVELUT - LIIKELAITOKSEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Tehtävät ja toiminta-alue Linnan Tilapalvelut -liikelaitos (jäljempänä liikelaitos) on kaupungin toimitilahallinnosta, tilojen suunnittelusta ja rakennuttamisesta sekä isännöinnistä ja kiinteistöpalveluiden järjestämisestä vastaava yksikkö. Se vuokraa toimitilat ensisijaisesti kaupungin omille hallinto- ja palveluyksiköille ja hankkii niihin käyttäjän tarvitsemat kiinteistöpalvelut. Liikelaitos on omistajan asiantuntijaorganisaatio, joka huolehtii kaupungin omistaman kiinteistö- ja tilaomaisuuden arvosta, tuottavu udesta, tehokkaasta käytöstä ja kehittämisestä omistajan linjaamien strategisten tavoitteiden ja niiden toteuttamiseen kohdennettujen resurssien mukaisesti. Liikelaitos valmistelee omistajalle kiinteistöstrategian ja vastaa sen käytännön toteuttamisesta, mm. kiinteistöjen käyttötarkoitusten muutoksista, kiinteistö- ja tilaomaisuuden myynneistä ja puruista. Liikelaitos vastaa kaupungin omistajastrategiassa sen vastuulle määriteltyjen kiinteistöyhtiöiden toiminnan seurannasta ja valvoo niissä kaupungin etua. 2 Organisaatio Liikelaitos toimii johtokunnan ja toimitusjohtajan alaisuudessa ja tuottaa palveluita neljällä palvelualueella: rakennuttaminen rakennussuunnittelu kiinteistö- ja tilapalvelut (isännöinti) hallinto-, talous- ja toimistopalvelut Liikelaitoksen toiminnan tarkemmasta organisoinnista vastaa toimitusjohtaja.

2 ORGAN ISAATIOKAAVIO Yhteiset hallinto-, talous- ja toimistopalvelut 5 3 Liikelaitoksen johtaminen Liikelaitoksen johtamisessa noudatetaan Hämeenlinnan kaupungin strategian mukaista elämänkaariajattelua ja tilaajatuottaja toimintatapaa hyödyntävän toim intamallln periaatteita. Liikelaitoksilla on yhteinen johtosääntö ja sen mukaiset määräykset. Liikelaitoksilla on toiminnan johtamista varten kaupunginhallituksen alainen johtokunta. Kaupunginvaltuusto valitsee johtokuntaan 5-7 jäsentä ja yhtä monta henkilökohtaista varajäsentä. Kaupunginvaltuusto valitsee yhden (1) johtokunnan jäsenistä puheenjohtajaksi ja yhden (1) varapuheenjohtajaksi. Johtokunta ohjaa ja valvoo liikelaitoksen toimintaa. Johtokunta

3 vastaa liikelaitoksen talouden, hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä. Johtokunta päättää kaupunginvaltuuston investointiohjelmassa perusparannushankkeisiin myöntämän määrärahan käytöstä ja hyväksyy ohjeellisena noudatettavaksi vuotuisen kunnossapitotyöohjelman Johtokunnan tehtävät ja ratkaisuvalta määritetään tarkemmin johtosäännön 5. pykälässä. Liikelaitoksen johtajana toimii toimitusjohtaja. Toimitusjohtajan sijaisena tämän estyneenä tai poissa ollessa toimii rakennuttajapäällikkö. Palvelualueiden tehtävistä vastaavat toimitusjohtajan alaisuudessa palvelualueiden päälliköt. Liikelaitoksen operatiivista johtamista tukee johtotiimityöskentely. Johtotiimi tukee liikelaitoksen sisäisen yhteistyön toimivuutta, viestintää ja raportointia. Lisäksi johtotiimi valmistelee koko liikelaitoksen toiminnan kehittämiseen liittyviä asioita. Johtotiimi käsittelee esimerkiksi johtokuntaan meneviä asioita, liikelaitoksen yhteiset hankinnat, projektit ja niiden aikataulut, toiminnan kannalta tärkeät yhteiset menettelytavat sekä säännönmukaiset talouden ja toiminnan seurannan raportit. Johtotiimiin kuuluvat toimitusjohtaja ja palvelualueiden päälliköt sekä tarvittaessa kutsuttuina muita asiantuntijoita. Johtotiimin kokousmuistio jaetaan koko liikelaitoksen henkilökunnalle. Liikelaitoksen koko henkilökunnan yhteisiä toimistokokouksia pidetään tarpeen mukaisesti noin 2 kertaa vuodessa. Rakennushankkeita koskevat viranomaislupahakemukset, mm. rakennuslupahakemukset, allekirjoittaa omistajan valtuuttamana toimitusjohtaja, rakennuttajapäällikkö tai suunnittelupäällikkö. Talonrakennushankkeet suunnitellaan ja toteutetaan erillisen kaupunginhallituksen hyväksymän hankeohjeen mukaisesti. Hankintatoimivallasta on säännökset hallintosäännön 7. luvussa (kaupungin talous) ja 12 luvun (liikelaitoksen johtosääntö) 7 :ssä. Laskujen hyväksymisoikeudesta on säädetty hallintosäännön 7 luvun 5 :ssä. Sen mukaan toimitusjohtaja määrää vuosittain henkilöt, jotka tilaavat tavaroita ja palveluita sekä hyväksyvät laskut.

4 4 Toimitusjohtajan tehtävät ja ratkaisuvalta Johtosäännön mukaan toimitusjohtaja johtaa ja kehittää johtokunnan alaisena liikelaitoksen toimintaa, huolehtii liikelaitoksen hallinnosta sekä taloudenhoidon ja sisäisen valvonnan järjestämisestä. Toimitusjohtajan henkilöstöhallinnollisena esimiehenä toimii apulaiskaupunginjohtaja. Toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä viranhaltija esittelee asiat liikelaitoksen johtokunnalle. Toimitusjohtajan on huolehdittava johtokunnan päätösten täytäntöönpanosta ja annettava johtokunnalle tieto liikelaitoksen toiminnan kannalta merkittävistä toimenpiteistä ja tapahtumista. Toimitusjohtajan on raportoitava päätösvaltaansa kuuluvista liiketoiminnan kannalta merkittävistä asioista etukäteen johtokunnalle ja apulaiskaupunginjohtajalle tai kiireellisissä tapauksissa puheenjohtajalle tai puheenjohtajan estyneenä ollessa varapuheenjohtajalle. Toimitusjohtajalla on oikeus käyttää puhevaltaa johtokunnan puolesta. Toimitusjohtaja päättää vahingonkorvauksista ja irtaimen omaisuuden myynneistä 10 000 euroon saakka. Toimitusjohtaja päättää kaupunginhallituksen ja -valtuuston hyväksymän kohdekohtaisen kiinteistöstrategian toteuttamiseksi tehtävistä osake-, rakennus- ja kiinteistökaupoista, mikäli kohteen myyntihinta on alle 150 000. Tätä suuremmista kaupoista päättää kaupunginhallitus ja/tai -valtuusto. Toimitusjohtajan tehtävistä ja ratkaisuvallasta on määrätty tarkemmin hallintosäännön 12 luvun (liikelaitoksenjohtosääntö) 7 :ssä. 5 Palvelualueiden päälliköiden tehtävät ja ratkaisuvalta Palvelualueiden päälliköiden tehtävänä on: 1) johtaa ja kehittää yksikkönsä toimintaa, 2) vastata liiketoiminta-alueelle asetettujen tulostavoitteiden toteutumisesta sekä valvoa talousarvion toteutumista, 3) huolehtia osaltaan siitä, että liikelaitoksen talousarviota, käyttösuunnitelmaa ja muuta suunnittelua sekä tilinpäätöstä ja toimintakertomusta koskevat esitykset valmistellaan asianmukaisesti,

5 4) huolehtia osaltaan toiminnallisesti ja taloudellisesti tarkoituksenmukaisesta yhteistyöstä liikelaitoksen muiden palvelualueiden kanssa, 5) huolehtia yksikön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien kehittämisestä ja ylläpidosta, 6) vastata yksikön toimialaan kuuluvista johtokunnan ja toimitus~ johtajan päätettävien asioiden ja sopimusten valmistelusta ja täytäntöönpanosta sekä 7) suorittaa muut toimitusjohtajan määräämät tehtävät Palvelualueen päällikkö toimii työnfohdollisena esimiehenä palvelualueen henkilöstölle ja käy alaistensa kanssa asiaan kuuluvat kehityskeskustelut. Palvelualueen päällikkö myös informoi toimitusjohtajalle ja alaisilleen palvelualueella tapahtuvista merkittävistä asioista. Palvelupäälliköiden hankintatoimivallasta on toimitusjohtajan päätös, joka otetaan tämän toimintasäännön liitteeksi. 6 Palvelualueet ja niiden tehtävät Rakennussuunnittelu Suunnittelupäällikkö Rakennussuunnittelu-palvelualue, Suunnittelutiimi, vastaa kaupungin talonrakennushankkeiden suunnittelusta. Tiimi hankkii uudisrakennusten, peruskorjausten ja vuosikorjausten suunnittelijat sekä ohjaa ja valvoo suunnittelutyötä. Tiimi tekee resurssiensa salliman määrän rakennussuunnittelusta omana työnä. Valtaosa rakennussuunnittelusta ja kaikki erityissuunnittelu kilpailutetaan ja hankitaan konsulteilta. Suunnittelu tapahtuu yhteistyössä tilaajaorganisaation ja rakennuksen käyttäjien kanssa. Tavoitteena ovat käyttökelpoiset, kauniit ja viihtyisät toimitilat eri tarpeisiin. Sekä uud israkentamisessa että peruskorjauksessa korostuvat elinkaariajattelu ja tilojen monikäyttöisyys. Rakennussuunnittelu-palvelualue osallistuu rakennushankkeiden tarveselvitysten ja hankesuunnitelmien valmisteluun. Suunnittelupäällikkö kokoaa tilaajalautakuntien ja -johtajien esityksistä vuotuisen rakennusinvestointiohjelman. Rakennuttaminen Rakennuttajapäällikkö Hankkeiden rakennuttajakonsulttina toimii rakennuttaminen - palvelualue vastaten hankeohjeen mukaisesti investointihank

6 keiden toteutuksesta: suu nnittel utyön yhteensovittam isesta, kustann usiaskennasta, rakennusvaiheen rakennuttajatehtävistä ja työmaan valvonnasta. Rakennuttajapäällikkö toimii toimitusjohtajan sijaisena tämän estyneenä tai poissa ollessa. Kiinteistö- ja tilapalvelut (isännöinti) Kiinteistöpäälilkkö Kiinteistö- ja tilapaivelut hankkii ja vuokraa toimitilat ensisijaisesti kaupungin omalle peruspalvelutuotannolle sekä hankkii tiloihin käyttäjien tarvitsemat kiinteistö- ja kunnossapitopalvelut. Kiinteistö- ja tilapalvelut kilpailuttaa tai neuvottelee Tekme Oy:n kanssa sen tuottamien kiinteistö- ja kunnossapitopalveluiden hankinnoista konserniohjeen mukaisesti ja valvoo niistä laadittujen sopimusten noudattamista. Kiinteistöpäällikkö hakee ja allekirjoittaa omistajan edustajana kiinteistökohtaisen toimenpideohjelman edellyttämät viranomaisluvat talousaivion puitteissa. Kjjnteistöpäällikkö tekee purkamispäätöksen ja hakee purkamisluvan sellaisten kohteiden osalta, joiden arvo ei yhtä 10 000 Kiinteistöpäällikkö laatu kiinteistöjen vuotuisen kunnossapitotyö ohjelman. Kunnossapitotyöohjelman hyväksyy ohjeellisena noudatettavaksi johtokunta. Tilapalvelut laatu vuosittain esityksen johtokunnalle perusparan nushankkeisiin varatun määrärahan käytöstä ja vastaa hankkeiden toteuttamisesta kokonaismäärärahan puitteissa. Ulkoa vuokraukseen tulee saada apulaiskaupunginjohtajan suostumus hallintosäännön 7 luvun 12 :n mukaisesti. Kiinteistöpäällikkö neuvottelee ja allekirjoittaa ko. suostumuksen jälkeen vuokrasopimukset sekä toisaalta vuokraa ulkopuolisille markkinavuokran periaatteita ja hinnoittelua noudattaen niitä tiloja, joita kaupungin oma palvelutuotanto ei tarvitse. Ulosvuokratta vien tilojen vuokrasopimukset tekee kiinteistöpäällikkö. Rakennustekninen asiantuntija Rakennusteknjnen asiantuntija vastaa Linnan Tilapalvelut - hiikelaitoksen omjstamjen rakennuksjen kuntotutkimuksista, rakennusten sisäilmaongelmien selvityksistä, tutkjmusten

7 tilaamisesta, tiedottamisesta sekä korjaustöicfen ohleistamisesta ja valvonnasta. Rakennustekninen asiantuntija toimii kiinteistöpäällikön sijaisena tämän estyneenä tai poissa ollessa. Hallinto-, talous- ja toim istopalvelut Talouspäällikön alaisuudessa toimiva tiimi tuottaa liikelaitoksen yhteisiä palveluita, joita ovat mm. - johtokunnan esityslistat ja pöytäkirjat, virkamiespäätökset - diaari, postitus ja arkistointi - ostolaskujen käsittely - avainhallinta - kiinteistötietojärjestelmän ylläpito - palkanlaskennan yhteydenpito - yleislaskutus - sisäinen ja ulkoinen vuokralaskutus - sisäisten vuokrien määritys - talousarvion laadinta - tilinpäätöksen valmistelu - raportointi - yhteiset toimistopalvelut Talouspäällikkö toimii johtokunnan kokouksessa p~y(äkirjanpitäjänä. 7 Toimintasäännön tarkastaminen Toimintasäännön muutoksista päättää liikelaitoksen johtokunta. Johtosääntöä tarkistetaan aina taivittaessa ja se toimitetaan hyväksymisen jälkeen hallintopäälilkölle.