Rahastonhoidon opas on suunnattu joukkueen nimetyille rahastonhoitajille ja joukkueenjohtajille. Opas on myös hyvä tietolähde vanhemmille. Päivitetty 16.9.2015
1. YLEISTÄ 1.1 Kotijoukkue 1.2 NETILMO 1.3 Joukkueen pankkitili 2. RAHASTONHOITAJAN TEHTÄVÄT 2.1 Raportointi seuralle 2.1.1 Talousarvio 2.1.2 Kuukausikirjanpito 2.1.3 Talousraportti 2.2 Joukkueen rahaliikenteen hoitaminen 2.2.1 Joukkueen tulot 2.2.2. Joukkueen menot 2.2.3 NetIlmon saldojen kirjaaminen 2.2.4 Varainhankinta varojen käyttö kotijoukkueessa 3. SIIRTYVÄT/ LOPETTAVAT PELAAJAT 3.1 Pelaajan siirtyminen seuran sisällä 3.1.1 Kotijoukkueen vaihto kesken kauden 3.1.2. Lainapelaajaksi toiseen joukkueeseen 3.2. Pelaajan lopettaminen seurassa 3.3 Joukkue kauden lopussa 4. LIITTEET - budjetti/talousarvio-pohja - talousraportti ja tilityslomakkeet
1. YLEISTÄ Vaasan Sportin Juniorit Ry:n taloushallinto jakautuu kahteen pääosaan. Tässä oppaassa ei käsitellä itse seuran taloushallintoon liittyviä asioita, vaan keskitytään joukkueiden taloushallintoon. Sekä JuniorSportin että joukkueiden taloushallinnon tulee täyttää Suomen kirjanpitolain vaatimukset sekä noudattaa kaikkia voimassaolevia lakeja ja asetuksia. Jokaisen joukkueen on kausittain suoriuduttava kaikista sitoumuksistaan. Joukkueen toimintakauden menot eivät voi olla tuloja suuremmat, kun huomioidaan mahdollinen kauden alkusaldo. Joukkueenjohtajat ja rahastonhoitaja vastaavat seuraan päin budjetoinnista, raportoinnista, kulujen ja tulojen oikeellisuudesta sekä tarvittavasta vanhempien informoinnista. Joukkueiden kulut ja tulot kirjataan myös Juniorsportin kirjanpitoon, jolloin kulujen ja tulojen tositteineen on oltava kunnossa. 1.1. KOTIJOUKKUE Kotijoukkueella tarkoitetaan pelaajan omaa joukkuetta, johon hän on rekisteröityneenä ILMOSSA, ja johon hän suorittaa varainhankinnan ja seuran asettamat velvoitteet. Pelaaja voi harjoitella ja pelata muissa joukkueissa. Kotijoukkue huomioi varainhankinnan edut kaikille pelaajilleen tasapuolisesti, riippumatta siitä missä joukkueessa pelaaja käy harjoittelemassa/ pelaamassa. Pelaajan kotijoukkueen päättää valmennuspäällikkö. 1.2 NETILMO Seurassa on käytössä pelaajarekisterin ylläpitoon nettipohjainen ohjelma NETILMO (www.netilmo.com). Jokainen sarjassa pelaava joukkue käyttää pelaajakohtaista saldojärjestelmää kulujen hallinnassa. Saldojärjestelmän kautta saavutetaan tilanne, jossa jokainen pelaaja vastaa omista kustannuksistaan, kuten ottelumatkoista, ruokailuista jne. Pelaajakohtainen saldojärjestelmä on oltava käytössä jokaisessa joukkueessa ennen kauden aloittamista (harjoitusottelut, turnaukset syksyllä). Seura osoittaa joukkueiden käyttöön järjestelmän sekä antaa koulutuksen käyttöä varten. Saldojärjestelmän ylläpidosta vastaa joukkueen rahastonhoitaja apunaan joukkueenjohtaja. Joukkueenjohtajan/rahastonhoitajan vastuulla on varmistaa, että pelaajan saldo on kunnossa. Miinusmerkkisellä saldolla pelaaja ei ole pelikelpoinen koti- eikä vieraspeleissä, ellei vanhempi ilmoita ennen pelitapahtumaa pitävää maksupäivää.
1.3. JOUKKUEEN PANKKITILI Joukkueilla on erilliset tilit Juniorsportin konsernitilin alapuolella. Tälle tilille joukkueet keräävät pelaajilta tulevat maksut ja varainhankinnan tuotot, tältä tililtä maksetaan joukkueen menot. Joukkueesta nimetty rahastonhoitaja saa tiliin käyttöoikeuden. Rahastonhoitaja saa tunnukset verkkopankkiin, joilla hän voi maksaa laskuja joukkueen tililtä, seurata tilitapahtumia ja pelaajien saldomaksuja sekä tulostaa tiliotteen. Joukkueen tiliä ei saa käyttää käteisnostoihin eikä missään tapauksessa omaan henkilökohtaiseen käyttöön. Joukkueella ei voi olla käytössään muita pankkitilejä kuin seuran osoittama. Rahastonhoitaja/ joukkueenjohtaja ei saa käyttää mitään muuta pankkitiliä joukkueen rahaliikenteeseen hoitamiseen. Joukkueen pankkitilin tilitapahtumia ts. TILIOTETTA ei ole lupa julkaista joukkueelle. Tliote sisältää luottamuksellista tietoa (mm. tilinumeroita), joita ei ole lupa julkaista ilman asianomaisen lupaa. Talousraportti sisältää kaikki tiliotteen tapahtumat, ja summat täsmäävät tarkalleen tiliotteen kanssa. Jos vanhemmat haluavat nähdä tiliotteen, he voivat pyytää rahastonhoitajaa näyttämään sitä. Jos tämä ei riitä, joukkue voi halutessaan asettaa kaksi tilintarkastajaa, jotka käyvät joukkueen kirjanpidon läpi joko kuukausittain tai vuosittain. Vanhemmat ovat valinneet rahastonhoitajan tehtäväänsä, ja rahastonhoitaja nauttii vanhempien luottamuksesta.
2. RAHASTONHOITAJAN TEHTÄVÄT 2.1 RAPORTOINTI SEURALLE 2.1.1 Talousarvio Joukkueen tulee tehdä toimintakaudelle (1.5. 30.4.) toimintasuunnitelma ja talousarvio. Ikäluokkavastaava sekä vastuujoukkueenjohtaja vastaavat toimintasuunnitelman ja talousarvion laadinnasta, mutta talousarvioon tarvitaan rahastonhoitajan tietämystä joukkueen taloudesta. Hyvä tapa tehdä talousarvio on kysyä vanhemmalta ikäluokalta ja vertailla tätä oman ikäluokan edellisen kauden talousraporttiin. Talousarvio laaditaan ikäluokan/ kotijoukkueen pelaajamäärän pohjalta. Sekä toimintasuunnitelma että talousarvio esitetään kauden aloituskokouksessa vanhemmille (aloittava ikäluokka toisessa kokouksessa), jotka hyväksyvät osaltaan sen, ja samalla sitoutuvat meno- / tulobudjetteihin. Aloituspalaverin jälkeen toimintasuunnitelma ja talousarvio toimitaan Juniorsportin toimistoon. Budjetoitaessa on kiinnitettävä erityistä huomiota joukkueen kassavirtaan. Joukkueiden on pyrittävä siihen, että yhteisessä kassassa on aina vähintään 500 euroa. Missään olosuhteissa ei hyväksytä negatiivista kassatilannetta. 2.1.2. Kuukausikirjanpito Seuran kirjanpitoa hoidetaan myös joukkuetasolla kuukausittain. Tämän tehtävän hoitaa rahastonhoitaja. Kaikista joukkueen tuloista ja menoista täytyy olla tosite (lukuunottamatta pelaajan saldomaksut), jotka joukkueenjohtaja hyväksyy allekirjoituksellaan ennen kk-yhteenvedon palautusta toimistoon. Kunkin kuukauden jälkeen verkkopankista tulostetaan edellisen kuukauden tiliote. (Tiliotteet verkkotiliote edellinen kalenterikuukausi avaa tiliote omaan ikkunaan tulosta) Kaikki tiliotteen tapahtumat numeroidaan ykkösestä eteenpäin. Tositteet, kuitit ja laskut laitetaan tiliotteen mukaiseen järjestykseen, ja numeroidaan samalla numerolla kuin tiliotteessa. Kaikki tiliotteen tapahtumat kirjataan talousraporttiin (liitteenä). On tärkeää, että alkusaldo, menot, tulot ja loppusaldo täsmäävät tiliotteen kanssa. Talousraportin tiedot kirjautuvat automaattisesti kuukausittaiseen tilityslomakkeeseen. Tiliote ja tilityslomake kuitteineen ja selvityksineen toimitetaan seuran toimistoon kuukausittain seuraavan kuukauden 15 päivän mennessä.
Mikäli ikäluokalle muodostuu ALVin alaista myyntituloa, tulee siitä raportoida erillisellä talousraportilla seuran toimistolle. Tällaista myyntituloa on ikäluokan ulkopuolisten tahojen /henkilöiden tekemät maksusuoritukset myyntituotteista. 2.1.3 Talousraportti Kauden päätyttyä ikäluokkavastaava ja vastuujoukkueenjohtaja laativat toimintakertomuksen (= vuosikirjan kertomus riittävä) ja talousraportin. Talousraportti saadaan rahastonhoitajalta joukkueen kirjanpidosta, kun se on täytetty kuukausittain samalla, kun on tehty kuukausittainen tilityslomake. 2.2 JOUKKUEEN RAHALIIKENTEEN HOITAMINEN 2.2.1 Joukkueen tulot Joukkueet ovat vastuussa omien kulujensa kattamisesta sekä joukkueen osuudesta JuniorSport ry:n velvoitteista. Varojen hankinta toteutetaan varainhankintatiimin/ joukkueenjohtajan johdolla. Laskutuksen hoitaa rahastonhoitaja. Netilmossa on joukkueelle valmis laskupohja. (Netilmo juti maksut vapaa lasku ) Varainhankinta kokonaisuudessaan (myyntitulot, sponsorirahat, talkoomaksut, turnaustulot yms.) maksetaan joukkueen tilille yhteiseen kassaan. Varainhankinta kohdistuu 100% joukkueen toimintaan, edes tiettyä osaa ei voida osoittaa tulon hankkineen pelaajan saldoon. Rahat ovat joukkueen ja jäävät kokonaisuudessaan varainkeruun suorittaneen joukkueen yhteiseen kassaan, vaikka pelaajan kotijoukkue vaihtuisi toimintakauden aikana. Kuukausimaksut tai muut pelaajilta kerättävät maksut rahastonhoitaja merkitsee pelaajan henkilökohtaiseen saldoon. (Netilmo juti maksut ) Rahastonhoitajalla on velvollisuus seurata joukkueelle tulevien maksujen suorittamista, ja rahastonhoitajan/ joukkueenjohtajan tulee muistuttaa asianomaisia maksuviiveistä. Kaikki joukkueen rahat ja omaisuus, jotka on kerätty tai hankittu eri menetelmillä, on seuran omaisuutta, joka on joukkueen käytössä sen toimintaa varten (pois lukien pelaajan henkilökohtainen saldo).
2.2.2 Joukkueen menot Rahastonhoitaja maksaa joukkueen laskut joukkueen tililtä. Kaikista ostoista tulee olla joukkueenjohtajan hyväksymä kuitti, tosite tai lasku kirjanpitoon toimitettavaksi. Rahastonhoitaja hyväksyy laskun allekirjoituksellaan maksua suorittaessaan. Rahastonhoitaja jakaa kulun kaikille niille pelaajille, jotka olivat mukana kyseisessä tapahtumassa, reissussa tms. josta kulu aiheutui ja miinustaa niiden pelaajien henkilökohtaisesta saldosta kyseisen maksun. ( Netilmo juti maksut saldolasku ) Vanhemmilla on velvollisuus seurata pelaajan saldoa, ja ennakoida menoja, jos pelaaja osallistuu tapahtumiin. Rahastonhoitajalla on oikeus vähentää saldoista kulu heti, kun lasku tapahtumasta on saapunut, vähennyksestä ei tarvitse tehdä erillistä ilmoitusta. Pankkikortteja ei ole joukkueen käytössä. Reissuja suunniteltaessa/ ruokailuja, majoituksia varattaessa kannattaa pyytää laskutusta ja varautua antamaan seuran y-tunnus ja joukkueen tiedot selkeästi. Joukkueelta ei kerätä käteistä rahaa. Jos huoltaja tms. toimihenkilö toimittaa kuitin ostamistaan tarvikkeista, ne hyvitetään henkilön omalle pankkitilille. Niitä ei hyvitetä henkilön lapsen saldoon. Näin saadaan kulu kirjanpitoon. 2.2.3. NetIlmon saldojen kirjaaminen Peliviikonlopun jälkeen alkuviikolla kirjataan saldoihin saapuneet suoritukset ja tehdään pelireissun veloitus. Ilmoitetaan lainapelaajien joukkueiden rahureille, ketkä olivat mukana ja veloitus/pelaaja. Seuraavan viikonlopun pelitapahtuma vanhemmille ilmoitetaan esim: Matkan kustannus noin 70 e (sis. bussimatkan, lounaan ja päivällisen). Summa vähennetään pelitapahtumassa mukana olleiden saldosta. Saldoraja 100 e. Huolehdi, että saldoa on riittävästi! Ennen pelireissua (esim. torstaisin) rahastonhoitaja kirjaa saldoihin saapuneet suoritukset ja tarkistaa, onko pelaajien saldot plussalla. Miinusmerkkisellä saldolla pelaaja ei ole pelikelpoinen koti- eikä vieraspeleissä. Vanhemmalta voi pyytää pitävän maksupäivän, jolloin maksaa saldovelan pois, ilmoituksella pelaaja on pelikelpoinen. Jos maksua ei kuulu sovittuna päivänä, pelaaja on sivussa seuraavista peleistä, kunnes maksu on todella suoritettu.
2.2.4. Varainhankinta - varojen käyttö kotijoukkueessa Kun kotijoukkue on suorittanut varainhankintaa, varoja voidaan käyttää kotijoukkueen sisällä. Päätös varojen käytöstä tehdään vanhempainpalaverissa. Pienet tai joukkueelle tarpeelliset hankinnat (ikäluokan päättäjäiset, huollon tarvikkeet yms.) eivät vaadi vanhempainpalaverin päätöstä. Varojen käytössä tulee huomioida tasapuolisuus kaikkia kotijoukkueen pelaajia kohtaan. Tasapuolisuudella tarkoitetaan sitä, että kaikille kotijoukkueen pelaajlle annetaan mahdollisuus nauttia varoista, eikä varojen käytön päätöksellä voida sulkea pois ketään kotijoukkueen pelaajaa. Yhteisiä varoja voidaan käyttää esimerkiksi joukkueen asuihin, harjoitustilavuokriin tai voidaan kohdentaa esimerkiksi bussimaksuihin. Esimerkiksi jos varoilla päätetään maksaa kotijoukkueen bussikulut, maksetaan myös toiseen joukkueeseen lainapelaajaksi menevän kotipelaajan bussikulut. Toiselta joukkueelta tulee eritelty lasku, jonka bussikulu maksetaan yhteiseltä tililtä ja loput vähennetään pelaajan saldosta. Voidaan päättää, että avustussumma on esim. 50 / pelaaja tai 5 bussimatkaa/ pelaaja/ syksy. Luonnollisesti yhteisten varojen tulee riittää näihin varojenkäyttöpäätöksiin. Siksi rahastonhoitaja tekee budjetin tulevasta pelikaudesta ja esittää sen vanhempainpalaverissa varojen käyttöä suunniteltaessa. Jos kesken kauden näyttää siltä, että varat eivät riitä päätöksen mukaisiin maksuihin, yhteisen tilin maksut keskeytetään, ja reissut vähennetään kokonaisuudessaan kokoonpanossa olevilta pelaajilta. Jos pelaaja loukkaantuu tai sairastuu, hän ei välttämättä pääse nauttimaan yhteisistä varoista samalla tavoin, se riski on vanhempien tiedostettava päätöksiä tehtäessä. Missään tilanteessa yhteisen tilin varoja/ varainhankinnan tuloja EI makseta pelaajan henkilökohtaiseen saldoon.
3. SIIRTYVÄT/ LOPETTAVAT PELAAJAT 3.1. PELAAJAN SIIRTYMINEN SEURAN SISÄLLÄ 3.1.1 Kotijoukkueen vaihto kesken kauden Pelaajan kotijoukkueen vaihtumisesta seuran sisällä päättää ja ilmoittaa valmennuspäällikkö. Rahastonhoitaja maksaa pelaajan henkilökohtaisen saldon suuruisen summan uudelle kotijoukkueelle ja ilmoittaa seuran toimistoon suorittaneensa maksun. Pelaajaa ei missään vaiheessa deaktivoida kotijoukkueen ilmosta eikä saldosummaa nollata. Ilmon ylläpito (= seuran toimisto) vaihtaa pelaajan kotijoukkueen, jolloin pelaajan kaikki tiedot saldosummineen siirtyy uuteen kotijoukkueeseen. Kun pelaaja siirtyy toiseen kotijoukkueeseen, maksut on oltava suoritettuna vanhalle joukkueelle eli saldo on oltava vähintään 0 euroa. Joukkue ei palauta rahaa pelaajille tai heidän vanhemmille joukkueen yhteiseen toimintaan hankituista varoista (talkootyöt, mainostulot, turnaustuotot jne.). Joukkue ei myöskään siirrä pelaajan uuteen kotijoukkueeseen varainhankinnan varoja, vaan ne jäävät kokonaisuudessaan varainhankinnan suorittaneeseen joukkueeseen. Kotijoukkueen vaihtuessa pelaaja siirtyy uuden kotijoukkueen varainhankinnan piiriin ja saa vastaavasti uuden kotijoukkueen varainhankinnan edut tasapuolisesti (ei takautuvasti). 3.1.2 Lainapelaajaksi toiseen joukkueeseen Jos pelaajan kotijoukkue ei vaihdu, mutta hän menee lainapelaajaksi toiseen joukkueeseen (joukkueen oman saldoryhmän ulkopuolelle), toimitaan seuraavasti: Lainaavan joukkueen rahastonhoitaja ilmoittaa pelaajan kotijoukkueen rahastonhoitajalle pelaajan osaksi muodostuneen kustannuksen ja lähettää laskun. Lasku vähennetään lainalla olleen pelaajan saldosta, ellei joukkueessa ole sovittu kotijoukkueen avustuksia (esim. jos pelibussit maksetaan, myös lainapelaajan bussiosuus maksetaan yhteiseltä tililtä ). Lainaavan joukkueen vastuulla on laskuttaa pelaajan kotijoukkuetta mahdollisimman nopeasti tapahtumasta, mielellään seuraavan viikon kuluessa.
3.2 PELAAJAN LOPETTAMINEN SEURASSA Pelaaja ilmoittaa seuralle kirjallisesti lopettamisensa. Tällöin pelaaja palauttaa kaikki seuralta ja joukkueelta saamansa varusteet. Mikäli hän siirtyy toiseen seuraan, kaikki ko. päivämäärään mennessä erääntyneet maksut on oltava suoritettuna seuralle ja joukkueelle siirtopapereiden saamiseksi. Pelaajan henkilökohtainen saldoraha palautetaan pelaajalle. 3.3. JOUKKUE KAUDEN LOPUSSA Jos joukkueelle jää kauden päätteeksi rahaa, niin summa jaetaan seurassa jatkavien pelaajien pääluvun mukaan ja siirretään siinä suhteessa niille seuran kotijoukkueille, joihin pelaajat menevät. Rahat menevät yhteiselle tilille koko joukkueen käytettäväksi, EI pelaajan saldoon. Tämä koskee kaikkia seuran joukkueita. 4. LIITTEET - joukkueen talousraportti - reissulaskuri - budjetti Liitteet löytyvät kotisivujemme www.juniorsport.fi ekstrat materiaalisalkku