15.1.2015 Öljy- ja biopolttoaineala ry:n standardoinnin toimintasäännöt 1 Kansallinen standardointiseurantaryhmä (SR) [2.2.2(4); 1.6.2(1); 1 Kansallisen standardointiseurantaryhmän työn tarkoituksena on vaikuttaa eurooppalaiseen ja kansainväliseen standardointiin painottaen asioita, jotka vaikuttavat Suomen kilpailukykyyn lyhyellä ja pitkällä aikavälillä. Kansallinen standardointiseurantaryhmä on Suomen ylin päättävä elin toimialueensa standardoinnissa. Kansallisen standardointiseurantaryhmän kokoonpanoa tarkastellaan tarvittaessa. Tavoitteena on, että kaikki olennaiset sidosryhmät ovat edustettuina kansallisessa standardointiseurantaryhmässä. Standardointiseurantaryhmän kokouksiin voidaan tarvittaessa pyytää kuultavaksi erityisasiantuntijoita. Öljy- ja biopolttoaineala hoitaa toimialueensa standardointia SFS:n ja Öljy- ja biopolttoainealan väliseen toimialayhteisösopimukseen perustuen. Öljy- ja biopolttoaineala saa toimialayhteisösopimuksen nojalla toimialayhteisöavustusta työ- ja elinkeinoministeriöltä (TEM). Öljy- ja biopolttoaineala voi jakaa standardointivastuun määrätyissä kohteissa muiden SFS:n toimialayhteisöiden kanssa. Yhteistyöstä ja toimialayhteisöiden yhteisten standardointiseurantaryhmien perustamisesta päättää Öljy- ja biopolttoainealan toimitusjohtaja Öljy- ja biopolttoainealan hallitusta informoiden. 2 Kansallisen standardointiseurantaryhmän tehtävät [1.4.2(2)] Öljy- ja biopolttoainealan kansalliset standardointiseurantaryhmät toimivat seuraavien SFS-oppaiden antamien ohjeiden mukaisesti: - SFS-opas 4 Kansallisen SFS-standardin laadinta ja rakenne - SFS-opas 5 Eurooppalaisten ja kansainvälisten standardien sekä muiden julkaisujen kansallinen käsittely Kansallisen standardointiseurantaryhmän ydintehtävät: seuranta ja edunvalvonta standardoinnissa kannanotot standardiehdotuksiin
Suomea edustavien kokousedustajien (CEN ja ISO) nimeäminen Eurooppalaisten ja kansainvälisten standardien käännöstarpeen arviointi ja tarvittaessa käännösten kommentointi päätös työryhmien kokoamisesta kansallisten standardien laatimiseen päätös kansallisten standardien kumoamisesta käsikirjojen ja muiden julkaisujen tarpeen selvittäminen verkostoituminen kotimaisten asiantuntijoiden kanssa tiedottaminen ja standardien käytön edistäminen. 3 Kansallisen standardointiseurantaryhmän jäsenyys [2.1.2(1); 2.1.2(2); 2.2.2.(1); 2.2.2(3); 2.3.2(2); 2.4.2(2); 1.3.2(2)]. Seurantaryhmän jäsenyys on avoin kaikille kansallisten sidosryhmien edustajille. Jäseneksi voi liittyä ottamalla yhteyttä asianomaisen seurantaryhmän vastuuhenkilöön. Jäsenyys on maksutonta lukuun ottamatta erikseen ilmoitettuja standardointiseurantaryhmiä (tällä hetkellä seurantaryhmä 12). Maksullisuudesta ilmoitetaan tapauskohtaisesti ryhmän jäsenille. Jäsenyys jatkuu toistaiseksi, kunnes jäsen ilmoittaa sen päättymisestä erikseen. Öljy- ja biopolttoaineala ylläpitää kansallisten standardointiseurantaryhmien jäsenistä rekisteriä. Muiden maiden jäsenjärjestöillä on oikeus nimetä tarkkailijoita kansallisiin standardointiseurantaryhmiin. 4 Kansallisen standardointiseurantaryhmän organisointi 4.1 Puheenjohtaja Kansallinen standardointiseurantaryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Puheenjohtajuus kestää toistaiseksi. Puheenjohtaja johtaa kokousta, on tasapuolinen ja oikeudenmukainen. Puheenjohtaja valmistelee tarvittaessa kokouksen asialistan yhdessä sihteerin kanssa. 4.2 Sihteeri Kansallisen standardointiseurantaryhmän sihteerinä toimii Öljy- ja biopolttoainealan asiantuntija. Sihteeri koordinoi kansallista standardointiseurantaryhmää ja hallinnoi eurooppalaisten, kansainvälisten ja kansallisten standardiehdotusten valmistelua SFS-oppaiden 4 ja 5 mukaisesti. Sihteeri vastaa asianmukaisista kirjauksista SFS:n FINSTA-järjestelmään. Sihteeri toimittaa tarvittaessa tietoja teknisten komiteoiden työohjelmista.
Sihteeri on puolueeton ja tasapuolinen. 5 Standardointiaineiston jakelu [1.3.2(1); 1.6.2(4); 1.1.2(3); 1.3.2(1); 1.5.2(1, 3, 4); 1.6.2(3); 2.3.2(2) 5.1 Öljy- ja biopolttoainealan seurantaryhmäportaali Jokaisella kansallisella standardointiseurantaryhmällä on oma seurantaryhmäportaali, josta löytyy sen toimialueeseen liittyvä standardointiaineisto, muun muassa: kansallisen standardointiseurantaryhmien kokousten esityslistat ja pöytäkirjat eurooppalaisesta ja kansainvälisestä standardoinnista tullut aineisto (N-dokumentit) standardiehdotukset, ehdotukset teknisiksi spesifikaatioiksi, ehdotukset teknisiksi raporteiksi matkakertomukset. Seurantaryhmäportaalissa oleva eurooppalainen ja kansainvälinen standardointiaineisto on tekijänoikeuslain (404/1961) suojaamaa, eikä sitä saa edelleen jakaa kansallisen standardointiseurantaryhmän ulkopuolelle. Seurantaryhmäportaaliin on pääsy vain kansallisen standardointiseurantaryhmän jäsenillä. Kansallisen standardointiseurantaryhmän kansallinen aineisto arkistoidaan kymmenen vuotta. Eurooppalaisen ja kansainvälisen aineiston arkistointiaika perustuu CENin ja ISOn järjestelmissä olevaan arkistointiaikaan. 5.2 Verkkosivut Öljy- ja biopolttoainealan verkkosivuilla on tiedot kansallisten standardointiseurantaryhmien toimialueista sekä niiden seurantavastuulla olevista eurooppalaisista ja kansainvälisistä teknisistä komiteoista. Öljy- ja biopolttoainealan verkkosivuilta löytyy ajantasaiset tiedot lausunto- ja äänestysvaiheissa olevista standardiehdotuksista, sekä ohjeet kommenttien antamisesta ehdotuksiin. Sivustolta löytyy tieto kuinka pääsee osallistumaan kansallisten standardointiseurantaryhmien työskentelyyn sekä Öljy- ja biopolttoainealan standardoinnista vastaavien henkilöiden (vastuuhenkilöt) yhteystiedot. 6 Kokoukset ja päätöksenteko [2.2.2(4); 2.4.2(3); 3.2.1(2)] Seurantaryhmä päättää itse kuinka usein se kokoontuu ja mitä muita standardointiin liittyviä asioita se haluaa käsitellä CEN-, ISO- ja SFS-standardoinnin lisäksi. Sihteeri pitää seurantaryhmän kokouksista pöytäkirjaa, josta ilmenee kokouksen ajankohta, läsnäolijat, käsitellyt asiat ja päätökset. Jos jäsen ilmoittaa seurantaryhmän sihteerille poissaolostaan,
hän voi samalla ilmoittaa kirjallisesti kantansa etukäteen kysyttyihin asioihin. Vaihtoehtoisesti jäsen voi etukäteen kirjallisesti nimeämällä valtuuttaa toisen seurantaryhmän jäsenen käyttämään äänivaltaansa. Päätöksissä ja kannanotoissa pyritään konsensuspäätöksiin. Mikäli konsensukseen ei päästä, tehdään päätökset enemmistöpäätöksinä, jolloin kullakin jäsenellä on yksi ääni. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee. Kokouksissa lasketaan läsnä olevien äänet sekä poissaolevien jäsenten ilmoittamat äänet, etukäteen kysyttyihin ja kirjallisesti vastattuihin asioihin. 6.1 Lausuntopyyntöjen käsittely Kannanotot standardiehdotuksiin annetaan englanniksi virallisella CEN/ISO-kommenttilomakkeella, joka on saatavilla pyydettäessä seurantaryhmän vastuuhenkilöltä. Kannanoton tulee sisältää muutosehdotuksen. Lausuntopyyntöihin liittyvät lausunnot on lähetettävä sähköpostilla kyseisestä lausuntopyynnöstä vastaavalle asiantuntijalle ja sen on oltava perillä lausuntopyynnön yhteydessä mainittuun päivämäärään mennessä. Lausuntojen perusteella seurantaryhmän sihteeri laatii Suomen kannanotot. Tarvittaessa kannanotot vahvistaa seurantaryhmä. Kannanotot niihin standardiehdotuksiin ja kyselyihin, joiden määräpäivä on ennen seuraavaa sovittua seurantaryhmän kokousta, päätetään sähköpostitse. Ristiriitatilanteet ratkaistaan sähköpostineuvottelulla tai kutsumalla seurantaryhmä koolle. 6.2 Kannan muodostaminen tapauksissa, joissa kansallista standardointiseurantaryhmää ei ole Jos kansallista standardointiseurantaryhmää ei ole, niin kyselyihin vastatessa ei yleensä oteta kantaa. Eurooppalaisiin kyselyihin vastataan pääsääntöisesti "abstain". Jos perusteluja vaaditaan, niin kirjoitetaan esimerkiksi "No national interest". 7 Osallistuminen eurooppalaisiin ja kansainvälisiin standardointikokouksiin Kansallinen standardointiseurantaryhmä päättää eurooppalaisten ja kansainvälisten teknisten komiteoiden ja alakomiteoiden kokouksiin osallistuvista Suomen edustajista. Osallistumistarve arvioidaan tapauskohtaisesti. Öljy- ja biopolttoaineala tukee vuosittain eurooppalaisiin ja kansainvälisiin standardointikokouksiin osallistuvia kansallisten standardointiseurantaryhmän jäseniä. Standardointimatkakorvausten tarkoituksena on tukea standardointiin osallistuvien mahdollisuutta vaikuttaa standardien kehittämiseen. Tämän lisäksi matkakorvausten kohdentamisessa on tarkoitus huomioida
mahdollisimman laaja suomalainen vaikuttaminen eri standardointialueisiin. Matkarahojen käyttö suunnitellaan käyttöä edeltävän vuoden lopussa. Matkakorvauksen saannin ehtoina on, että kokousosallistuja noudattaa Öljy- ja biopolttoainealan matkarahoituspäätöksen mukana tulevia matkustussääntöjä (Liite 1). Mikäli Suomen edustaja ei ole osallistunut standardointikokouksiin, toimittaa hän lyhyen katsauksen ryhmän tilanteesta Öljy- ja biopolttoainealalle vuosittain 1.12. mennessä. Teknisten komiteoiden (TC) ja työryhmien (WG) kokoukseen osallistuvan on laadittava kokouksesta matkaraportti, joka toimitetaan kansallisen standardointiseurantaryhmän sihteerille. Matkaraportti on vapaamuotoinen, mutta siitä on käytävä ilmi komitean tai työryhmän nimi, kokouksen aika ja paikka sekä aihe. Sihteeri tallentaa matkakertomukset seurantaryhmän portaaliin. 8 Toiminnan arviointi [2.4.2(1, 2); 2.3.2(3); 3.2.1(4)] Öljy- ja biopolttoainealan asiantuntijat laativat vuosittain toimialayhteisöavustusta (ns. TEM avustus) varten seuraavaa toimintavuotta koskevan seurantaryhmäkohtaisen toimintasuunnitelman sekä menneestä toimintakaudesta raportin. Suunnitelma ja raportti käydään läpi yhdessä kansallisen standardointiseurantaryhmän puheenjohtajan kanssa. Seurantaryhmäkohtaisessa toiminnan suunnittelussa ja raportoinnissa noudatetaan TEMin antamia ohjeita. Valitusten käsittelyssä noudatetaan SFS:n voimassa olevia ohjeita.