EETTINEN OHJEISTO ELÄMME ARVOJEMME MUKAISESTI YMPÄRI MAAILMAN
COLGATE-PALMOLIVEN EETTISEN OHJEISTON HOTLINE 1-800-778-6080 (Pohjois-Amerikka) 001-212-310-2330 (vastapuhelu kaikkialta muualta) ethics@colpal.com 001-212-310-3745 (faksi)
V i e s t i pä ä j o h ta j a lta m m e Olemme kaikki vastuussa siitä, millaisena maailma näkee Colgaten. Sillä, miten kohtelemme toisiamme, miten käyttäydymme asiakkaidemme ja kuluttajien kanssa ja miten osoitamme kunnioituksemme lakeja ja säännöksiä kohtaan, rakennamme Colgaten maineen yrityksenä, joka välittää ja joka toimii rehellisesti. Yhtiömme rehellinen maine on keskeinen kilpailuvaltti, joka perustuu siihen, että Colgaten työntekijät ympäri maailmaa sitoutuvat toimimaan Colgaten eettisen ohjeiston mukaisesti ja noudattamaan kaikkia lakeja. Vuodesta 1987 lähtien eettinen ohjeistomme on ohjannut meitä. Nämä toimintaperiaatteet heijastavat Colgaten arvoja ja vakiintuneita normeja, jotka säätävät eettistä käyttäytymistämme. Colgaten eettistä ohjeistoa päivitetään säännöllisesti, jotta varmistetaan sen kaikenkattavuus. Viimeisen päivityksen jälkeiset yritysmaailman tapahtumat muistuttavat meitä eettisen ja sääntöjä noudattavan liiketoiminnan tärkeydestä. Meidän kaikkien täytyy varmistaa, että käyttäytymisemme ja päätöksemme ovat eettisen ohjeistomme arvojen mukaisia. On tärkeää, että luet, ymmärrät ja noudatat täydellisesti eettisen ohjeistomme sääntöjä. Velvollisuutesi on ilmoittaa esimiehellesi, jos epäilet rikkomusta eettisen ohjelmistomme sääntöjä vastaan. Colgaten maine on meidän jokaisen käsissä. Kiitos, että olet sitoutunut yhteisiin arvoihimme ja eettiseen johtajuuteen, jotka ovat tähdellisiä menestyäksemme yritysmaailmassa tulevaisuudessakin. Ian Cook Pääjohtaja
COLGATE-PALMOLIVEN EETTINEN OHJEISTO SISÄLLYSLUETTELO Eettisestä ohjeistosta.............................................................. 3 Suhteemme toisiimme............................................................ 4 Suhteemme yhtiöön............................................................... 6 Suhteemme yhtiön hallitukseen................................................... 11 Suhteemme muihin yrityksiin...................................................... 12 Suhteemme kuluttajiin........................................................... 14 Suhteemme valtiovaltaan ja lakeihin............................................... 16 Suhteemme yhteiskuntaan........................................................ 20 Suhteemme ympäristöön......................................................... 22 Suhteemme osakkeenomistajiin................................................... 23 Noudattamisvelvollisuus.......................................................... 24 Kysykää neuvoja ja ilmoittakaa rikkomuksista........................................ 25 Asiahakemisto................................................................... 28
Eet tisestä ohjeistosta Colgaten eettisen ohjeiston tarkoitus on ohjata meitä päivittäisessä liiketoiminnassa kuvastaen oikeita käyttäytymistapoja ja yritysarvoja. Eettinen ohjeisto osoittaa, että se, miten saavutamme liiketoimintatulokset, on aivan yhtä tärkeätä kuin niiden saavuttaminen. Colgaten eettinen ohjeisto koskee kaikkia Colgaten ja sen tytäryhtiöiden johtajia, toimihenkilöitä ja muita työntekijöitä ympäri maailmaa. Ohjeisto koskee myös myyjiä ja alihankkijoita, koska ohjeiston noudattaminen on ehtona yhteistyölle Colgate-Palmoliven kanssa. Ennen kaikkea jokainen työntekijä on velvollinen toimimaan rehellisesti ja johtamaan noudattaen eettistä ohjeistoa, maailmanlaajuisia liiketapasäännöksiä (Global Business Practices Guidelines), yrityksen käytäntöjä ja kaikkia soveltuvia lakeja. Toimimalla täysin eettisesti ja rehellisesti kaikissa liikesuhteissamme ja päätöksenteossa osoitamme, että olemme osa kulttuuria, joka toimii korkeimpien eettisten normien pohjalta. On helpointa toimia eettisen ohjeiston mukaisesti, kun käyttää harkintakykyään ja pyytää neuvoja aina tarvittaessa. Ennen kuin toimitte epäselvässä tilanteessa, kysykää itseltänne: Onko minulla valtuudet toimia näin? Kuuluuko näin tehdä? Onko tämä laillista ja eettisen ohjeiston sekä muiden sääntöjen mukaista? Voisinko hyvällä omallatunnolla kertoa tästä jollekulle, jota arvostan? Edistääkö tämä Colgaten mainetta eettisenä yrityksenä? Jos vastaus mihinkään näistä on EI tai jos teillä on kysymyksiä tai ongelmia eettisen ohjeiston tai muun vastaavan Colgaten normin tai menettelytavan tulkinnassa tai soveltamisessa, ottakaa yhteys esimieheenne, henkilöstö- tai lakiosastoon (Legal) tai maailmanlaajuisen eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastoon (Global Ethics and Compliance). Ketään ei rangaista siitä, että hän valittaa tai raportoi mahdollisesta eettiseen ohjeistoon liittyvästä rikkomuksesta, osallistuu siihen liittyvään tutkintaan tai auttaa siinä, ellei todeta, että syytös on tahallisesti tehty väärin perustein tai siitä annetut tiedot ovat tietoisesti valheellisia. Colgate pyrkii pitämään kaikki valitukset luottamuksellisina niin pitkälle kuin vain mahdollista. Eettinen ohjeisto on luettavissa internetissä, ja se on käännetty usealle paikalliselle kielelle. Jos haluatte lisätietoa eettisessä ohjeistossa luetelluista aiheista, lukekaa liiketapasäännökset (Business Practices Guidelines). Niistä löydätte tarkempia tietoja eettisestä ohjeistosta ja sen soveltamisesta. Liiketapasäännökset löydätte osoitteesta OurColgate.com otsikoiden H.R. and You (Henkilöstöosasto ja sinä) ja Ethics and Values (Etiikka ja arvot) alta tai osoitteesta Colgate.com otsikon Governance (Hallinto) alta. Colgate-palmolive company
SUHTEEMME TOISIIMME Kanssakäymisemme tulisi perustua keskinäiseen luottamukseen ja velvollisuuksiemme täyttämiseen. Olemme velvollisia kohtelemaan toinen toistamme kunniallisesti ja arvoa antaen. Pyrimme menestyksellisiin ihmissuhteisiin työpaikalla. Colgatella arvostetaan työntekijöiden voimakasta henkilökohtaista sitoutumista ja niitä ansiokkaita saavutuksia, joita sitoutuminen tuo mukanaan. Tämäntasoinen yhteistyö voidaan saavuttaa vain ilmapiirissä, jossa vallitsee luottamuksellisuus ja kunnioitus ja jossa kommunikaatio on avointa ja vilpitöntä. Kaiken kanssakäymisen työtovereiden, alaisten ja johtoportaan kanssa tulisi perustua kumppanuuteen, jossa jokaisen yksilön käyttäytymistä ohjaa ensisijaisesti sitoutuminen eettiseen käytökseen ja Colgaten menestymiseen. Suhteenne työtovereihinne pitäisi olla kuin voittajajoukkueen jäsenyyden. Tasapainoisesti työskentelevät kollegat, jotka keskittyvät yhteisiin tavoitteisiin, muodostavat liiketoimintaa edistävän voimatekijän. Tämän dynaamisen tiimisuhteen onnistumiseksi jokaisen on täytettävä omat velvollisuutensa ja pystyttävä olemaan varma siitä, että muutkin tekevät niin. Tämä merkitsee sitä, että joka tasolla on annettava tarvittavaa tukea toisille, jotta työ saadaan päätökseen. Kenenkään yksilön tai minkään liiketyöryhmän omia etuja ei saa asettaa yhtiön etujen edelle. Oman suhteenne työtovereihinne tai alaisiinne tulee edistää eettistä toimintaa ja sääntöjen noudattamista olemalla esimerkkinä soveliaisuudesta, reiluudesta ja rehellisyydestä muiden kanssa työskenneltäessä. Johtaja on vastuussa siitä, että työsuoritusten vaatimustaso määritellään tarkasti ja että työpaikalle luodaan ilmapiiri, joka edistää tiimityötä. Edistämme avointa ja vilpitöntä kommunikaatiota. Rohkaiskaa luovaan ja innovatiiviseen ajatteluun, ja kohdelkaa alaisianne yksilöllisesti antaen heille tarvittavan vapauden suorittaa työtehtävänsä. Tehkää ehdotuksia työnteon parantamiseksi. Suhteen esimieheen tulee perustua molemminpuoliseen kunnioitukseen ja luottamukseen. Te ja esimiehenne muodostatte ryhmän, jolla on yhteinen, yhtiön yksiköllenne asettama päämäärä saavutettavana. Olette esimiehenne lailla vastuussa siitä, että kommunikaatio välillänne on avointa ja rehellistä. Tehkää aloitteita niin usein kuin mahdollista. Olkaa innovatiivisia ongelmien ratkaisussa. Yhteistoiminta ja luovuus ovat olennaisia sekä oman yksikön että yhtiön päämäärien tavoittamiseksi. Colgaten henkilöstö on paras voimavaramme. Colgate välittää ihmisistä. Tämä käy työpaikoilla ilmi siitä, että on luotu monenlaisia ohjelmia, joiden tarkoituksena on tukea ja palkita yksilöiden ja ryhmien saavutuksia. Teitä rohkaistaan etenemään niin EETTINEN OHJEISTO
pitkälle kuin pystytte ja takaamaan osaltanne yhtiön menestymisen. Loppujen lopuksi juuri lahjakas ja pätevä henkilöstömme ympäri maailman tekee liiketoimintamme menestymisen mahdolliseksi. Erityisesti henkilöstöasioita koskevan politiikkaamme kuuluu toimia seuraavalla tavalla: Valita ja sijoittaa henkilöstöä sekä maksaa tälle palkkaa työhön tarvittavan pätevyyden perusteella katsomatta rotuun, uskontoon, kansalliseen tai etniseen alkuperään, ihonväriin, sukupuoleen, sukupuoli-identiteettiin, ikään, kansallisuuteen, sukupuoliseen suuntautumiseen, veteraanistatukseen, aviosäätyyn, invaliditeettiin tai mihinkään muuhun, mikä on lailla suojattu. Olla käyttämättä lapsityövoimaa. Lapsityövoimaksi luokitellaan kunkin maan laissa työikäiseksi määriteltyä nuoremman henkilön työllistäminen. Emme kuitenkaan koskaan tietoisesti työllistä alle kuusitoista (16)-vuotiasta henkilöä. Ylläpitää salliva työympäristö ja tavoitella erinomaisuutta pyrkien saamaan yhtiön palvelukseen erilaisen taustan omaavia henkilöitä. Järjestää harjoittelu-, koulutus- ja urallaetenemismahdollisuuksia, jotka mahdollistavat Colgaten henkilöstölle kehityksen ja uran luomisen. Arvioida työsuorituksia antaen puolueetonta ja tarkkaa palautetta. Rohkaista myös työntekijöitä antamaan lausuntoja ja keskustelemaan asioista, ja antaa korkeamman johdon tarkistaa arvioinnit. Maksaa saavutuksista ja antaa tunnustusta sekä palkita esimerkiksi puheenjohtajan You Can Make A Difference -palkinto-ohjelman avulla yksilöitä tai tiimejä näiden ylittäessä normaalit työvelvollisuutensa. Kieltää Colgaten henkilöstön seksuaalinen tai muunlainen ahdistelu työpaikalla tai muualla yhtiön liikeasioiden yhteydessä. Yhtiön politiikan ja menettelytapojen mukaisesti välttää suosikkijärjestelmää tai mitään siihen viittaavaa työpaikalla. Kunnioittaa työntekijöiden intimiteettiä keräämällä, käsittelemällä, käyttämällä ja säilyttämällä henkilökohtaisia tietoja ainoastaan silloin, kun se on välttämätöntä ja kunkin maan lakien mukaista. Tehdä parhaamme mahdollisten riskien poistamiseksi työpaikalta, järjestää turvallinen ja terve työympäristö Colgaten henkilöstölle ja noudattaa kaikkia sovellettavissa olevia työturvallisuutta ja terveyttä koskevia lakeja ja normeja. Varmistaa turvallinen, terveellinen ja tuottava työympäristö kaikille Colgaten työntekijöille ja muille kieltämällä: laittomien huumeiden ja niihin liittyvien tarvikkeiden hallussapito, käyttö, myynti tai kuljetus yhtiön omistamalla alueella tai työaikana yhtiöön liittyvät liiketoimet alkoholin vaikutuksen alaisuudessa aseiden tai ammusten hallussapito tai käyttö yhtiön omistamalla alueella tai yhtiöön liittyvissä liiketoimissa paikallisten lakien mukaisesti. Aseen hallussapito voidaan sallia turvahenkilökunnalle, jos tämä todetaan välttämättömäksi yhtiön henkilökunnan turvallisuuden takaamiseksi. Huumeiden tai alkoholin väärinkäytöstä tai aseiden hallussapidosta täytyy heti ilmoittaa työnjohdolle. Colgate-palmolive company
SUHTEEMME YHTIÖÖN Colgaten edustajina pyrimme noudattamaan Colgaten menettelytapoja ja tekemään parhaamme yhtiön tuloksien parantamiseksi. Tiedämme, että meihin uskotaan ja luotetaan, ja toimimme lahjomattomasti ja rehellisesti kaikissa tilanteissa säilyttääksemme tämän uskon ja luottamuksen. Vältämme eturistiriidat ja muut tilanteet, jotka voisivat olla yhtiölle vahingollisia. Vältämme eturistiriidat. Arviointikykynne on yksi arvokkaimmista ominaisuuksistanne. On parasta yrittää välttää toimintaa ja yhteyksiä, jotka ovat tai vaikuttavat olevan ristiriidassa yhtiön parhaiden etujen kanssa. Ristiriitoja voi syntyä monissa eri tilanteissa. On mahdotonta kartoittaa niitä kaikkia tässä, eikä asianmukaisen ja sopimattoman toiminnan erottaminen toisistaan ole aina helppoa. Kyseenalaisissa tapauksissa on hyvä pohtia asiaa esimiehen tai yksikön lakimiehen kanssa ennen toimintaan ryhtymistä. Seuraavat suuntaviivat soveltuvat useimpiin tavallisiin ristiriitatapauksiin. Sijoitukset Älkää tehkö sellaista sijoitusta, joka saattaisi vaikuttaa liikepäätöksiinne. Yhtiöpolitiikkaan sisältyy kielto, jonka mukaan henkilöstö ei saa omistaa osakkeita tai olla omistuksellisessa hyötysuhteessa yhtiöön, jonka kanssa Colgatella on liikeyhteyksiä tai jonka kanssa se kilpailee. Tämä kielto ei koske tilanteita, joissa omistetaan pieniä määriä pörssinoteeratun yrityksen osakkeita (yleensä alle 1 %) olettaen, että sijoitus ei ole niin huomattava, että se näyttää voivan aiheuttaa eturistiriidan. Jos olette tehneet mahdollisesti kiellettyjä sijoituksia jo ennen Colgateen tuloanne, ilmoittakaa niistä lakiosastolle. Perhe Ilmoittakaa esimiehellenne ja hankkikaa lupa yksikkönne tai liiketoimintaryhmänne johtajalta sekä lakiosastolta ennen kuin ryhdytte liiketoimiin Colgaten nimissä minkään sellaisen yrityksen kanssa, jossa te tai lähisukulaisenne olette osallisia, ja toimistanne tai näiden toimista saattaa olla teille hyötyä. Muut työt Älkää työskennelkö kilpailijan palveluksessa ollessanne Colgatella työssä älkääkä tehkö työtä millekään kolmannelle osapuolelle tai avustako sitä, jos tällä voi olla kielteinen vaikutus työsuorituksiinne tai arvostelukykyynne. Älkää käyttäkö yhtiön aikaa, tiloja tai materiaaleja ulkopuoliseen työhön, jolla ei ole mitään tekemistä Colgate-toimenne kanssa, ilman yksikkönne tai liiketoimintaryhmänne johtajan lupaa. EETTINEN OHJEISTO
Henkilökohtaista Vaikkakin kunnioitamme Colgaten työntekijöiden oikeutta viettää aikaa työympäristössä tapaamiensa ihmisten parissa, meidän täytyy varmistaa, ettei näillä ihmissuhteilla ole negatiivista vaikutusta työsuoritukseen, kykyyn toimia esimiehenä tai työympäristöön. Seurustelusuhteeseen tai ystävyyteen viittaava työpaikkakäyttäytyminen voi olla sopimatonta, mikäli tämä käytös tekee työympäristöstä epämukavan muille ihmisille. Suosikkijärjestelmät sekä liiketoimintaa koskevat päätökset, jotka perustuvat tunteisiin, uskollisuusvelvoitteisiin tai ystävyyteen yhtiön etujen sijasta, ovat kiellettyjä. Henkilöiden, joilla on henkilökohtainen suhde tai ystävyyssuhde, tulee käyttäytyä hienotunteisesti ja ymmärtäväisesti ja käyttää parasta arvostelukykyään. Pitäkää mielessä, että joku taloutenne jäsen voisi harjoittaa sellaista liiketoimintaa, josta voisi syntyä tai näyttää syntyvän eturistiriita. Jos tällainen tilanne syntyy, asiasta on neuvoteltava esimiehen tai yksikön lakimiehen kanssa. Johtokunnat Hankkikaa lupa pääjohtajalta ja yhtiön lakimieheltä ennen kuin suostutte toisen yhtiön tai jonkin hallituselimen hallituksen jäseneksi tai vastaavaan asemaan. Ammatillisen tai työhön liittyvän, voittoa tavoittelemattoman organisaation hallituksen jäsenyyteen vaaditaan yksikön tai liiketoimintaryhmän johtajan hyväksyntä etukäteen. Me suojelemme Colgaten tietoja. Colgaten liikesalaisuudet, muut yksinoikeudelliset tiedot ja suurin osa sen sisäisistä tiedoista ovat arvokasta omaisuutta. Näiden tietojen suojeleminen, mukaan luettuna niiden salaisina säilyttäminen, on tärkeä osa jatkuvaa kasvuamme ja kilpailukykyämme. Liikesalaisuus on tieto, jota Colgate käyttää liiketoiminnassaan ja joka ei ole yleisessä tiedossa tai jota ei helposti saa selville ja jonka salassa pitämisessä on nähty vaivaa. Myös muita yksinoikeudellisia tietoja (esim. know-how) täytyy suojella. Colgaten liikesalaisuudet ja muut yksinoikeudelliset tiedot saattavat käsittää valmistuskaavoja, muotoiluja, kojeita ja tietoja, joita käytetään kaupankäynnissämme ja jotka tarjoavat Colgatelle tilaisuuden päästä kilpailijoiden edelle. Colgaten liikesalaisuudet ja muut yksinoikeudelliset tiedot eivät aina liity tekniikkaan. Niitä saattavat myös olla liiketoimintatutkimukset, uudet tuotesuunnitelmat, strategiset tavoitteet, julkaisemattomat finanssi- ja hintatiedot, työntekijä-, asiakas- ja toimittajalistat sekä tiedot, jotka liittyvät asiakkaiden vaatimuksiin, mieltymyksiin, liiketapoihin ja suunnitelmiin. Vaillinaisenakin luettelo osoittaa laajan määrän erilaisia tietoja, joiden salassapito on turvattava. Liikesalaisuuksien ja muiden yksinoikeudellisten tietojen ei tarvitse olla patentoitavissa, mutta ne eivät voi olla yleisiä ja yleisessä tietoudessa. Teillä on seuraavat velvollisuudet koskien Colgaten liikesalaisuuksia ja muita yksinoikeudellisia tietoja: Näitä tietoja ei saa paljastaa muille Colgaten palveluksessa oleville muulloin kuin silloin, kun kyseisen henkilön täytyy saada tietää tai voida käyttää tietoa. Näitä tietoja ei saa paljastaa Colgaten ulkopuolisille henkilöille. Näitä tietoja ei saa käyttää omaksi hyödykseen tai Colgaten ulkopuolisen henkilön hyväksi. Colgate-palmolive company
Lähtiessänne Colgaten palveluksesta sitoumuksenne suojella Colgaten liikesalaisuuksia ja muita yksinoikeudellisia tietoja jatkuu siihen asti, kunnes tiedot julkistetaan tai kun Colgate ei enää pidä näitä liikesalaisuuksina tai yksinoikeudellisina tietoinaan. On myös muistettava, että kirjeenvaihto, julkaisut, sähköiset ja muut asiakirjat sekä kaikenlaiset arkistotiedot, prosessitiedot, menettelytavat ja Colgaten omat tavat tehdä asioita ovat ne luottamuksellisia tai eivät ovat kaikki yhtiön omaisuutta, ja ne on jätettävä Colgaten haltuun. Tietenkin henkilökohtaisesti työssä opitut tai parannetut taidot ovat palveluksesta lähtevän yksilön henkilökohtaista omaisuutta. Jos olette epätietoinen siitä, onko kyseessä yksityisoikeudellinen tieto tai liikesalaisuus, ottakaa yhteys lakiosastoon. Noudatamme tiettyjä käytäntöjä tiedotusvälineiden suhteen. Median, lehdistön, rahalaitosten tai yleisön rahoitusta ja liikeasioita koskevat tietopyynnöt on ohjattava yhtiön tiedotusosaston (Corporate Communications) tai sijoittajasuhteiden osaston (Investor Relations) varapääjohtajalle. Securities and Exchange Commissionin, New Yorkin pörssin ja muiden valvovien viranomaisten esittämät tieto- ja muut yhteyspyynnöt kaikkialta maailmasta on ohjattava lakiosastolle. On erittäin tärkeää, ettei henkilöstö itse vastaa edellä mainittuihin kysymyksiin tai yhteydenottoihin, koska mikä tahansa sopimaton tai epätarkka vastaus, jopa kieltäytyminen vastaamasta tai tietojen kieltäminen, saattaa johtaa kielteiseen julkisuuteen tai muuten vahingoittaa vakavasti yhtiön oikeudellista asemaa. Tätä politiikkaa ei noudateta, kun kyselyt koskevat jo julkaistuja finanssitietoja, kuten vuosikertomuksia ja osavuosikatsauksia, tai yhtiön myyntiä edistävää, julkista toimintaa. Organisaation tiedotusosaston tai sijoittajasuhteiden osaston varapääjohtajan on etukäteen tarkastettava ja hyväksyttävä pyyntö haastatella yhtiön palveluksessa olevaa henkilöä yhtiötä tai sen liikeasioita koskevista asioista, yhtiön lehdistöjulkaisuista tai lausunnoista. Samoin yhtiön aloituksesta tehtävät haastattelut on etukäteen hyväksyttävä, ennen kuin niistä sovitaan median kanssa. Lisätietoja yhtiön luottamuksellisia tietoja koskevista suuntaviivoista saa julkaisuista Colgate- Palmolive Guidelines on Securities Trading and Confidentiality of Information (Colgate-Palmoliven arvopaperikaupan ja tiedon salassapitovelvollisuuden suuntaviivat) ja Colgate-Palmolive Guidelines on Preserving Company Proprietary Information and Respecting the Proprietary Information of Others (Golgate-Palmoliven yksinoikeudellisten tietojen suojelemisen ja toisten yksinoikeudellisten tietojen kunnioittamisen suuntaviivat), jotka löytyvät yhtiön liiketapasäännöksistä. Pidämme kirjaa ja teemme raportteja. Yhtiön taloudellisesta tilanteesta ja sen liiketoimien tuloksista on pidettävä kirjaa lakisääteisesti ja yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden mukaisesti. Yhtiön menettelytavat sekä laki vaativat, että Colgate pitää kirjaa ja hoitaa arkistoasiakirjoja ja tilikirjanpitoa niin, että ne kuvaavat tarkasti ja rehellisesti liiketoimien laatua ja yhtiön varojen käyttöä. Yhtiön tilinpidon ja varoista pidetyn kirjanpidon rehellisyys perustuu niiden perustietojen tarkkuuteen ja täydellisyyteen, jotka tukevat yhtiön tilikirjoihin tehtyjä merkintöjä. Kaikki näiden tietojen luomisen, käsittelyn ja kirjauksen parissa työskentelevät henkilöt ovat vastuussa tietojen rehellisyydestä. Jokaisen tilityksen ja kirjauksen on tarkoin vastattava sitä tukevaa tietoa. Mitään tietoa ei saa salata yhtiön sisäiseltä tai yksityiseltä tilintarkastajalta tai johdolta (eikä johto saa salata mitään). EETTINEN OHJEISTO
Yhtään maksua yhtiön puolesta ei saa hyväksyä tai suorittaa siinä mielessä tai tiedettäessä, että osa maksusta käytetään muuhun kuin asiakirjoissa mainittuun tarkoitukseen. Yhtiön tilikirjoihin tai asiakirjoihin ei saa mistään syystä merkitä virheellisiä tai harhauttavia merkintöjä, eikä yhtiö saa perustaa, hankkia tai ylläpitää mitään rahastoa, omaisuutta tai tiliä mihinkään tarkoitukseen, ellei rahasto, omaisuus tai tili tule selvästi esiin yhtiön kirjanpidosta ja asiakirjoista. Mitään organisaation rahastoa tai omaisuutta ei pidä käyttää laittomaan tai sopimattomaan tarkoitukseen. Esimiesten ja muiden taloudellisten tietojen valmistelusta vastuussa olevien henkilöiden on varmistettava, että Colgaten koko yrityksen kattavia taloudellisia menetelmiä on noudatettu. Tulot ja menot on selvitettävä täydellisesti ja viipymättä. Varat ja maksuvelvollisuudet on vietävä oikein kirjoihin ja arvioitava asianmukaisesti. Lisäksi henkilöiden, jotka ovat vastuussa tietojen toimittamisesta tai ovat osallisena toimittamassa tietoja Securities and Exchange Commissionille tai muulle paikallisen lain vaatimalle taholle tai ovat muussa kommunikaatiossa liike-elämän tai finanssitahon kanssa, on varmistettava, että kyseiset tiedot ovat täydellisiä, oikeita, täsmällisiä, ajankohtaisia ja ymmärrettäviä. Jos tietoonne tulee mahdollinen laiminlyönti, väärennys tai virheellisyys tilityksessä, kirjauksessa, kirjanpitoa tukevassa perustiedossa, Colgaten Securities and Exchange Commissionille toimittamissa raporteissa tai muussa viestinnässä tai häiriö sisäisessä tarkastuksessa, siitä on välittömästi tiedotettava esimiehelle tai yksikön lakimiehelle. Voitte myös ottaa yhteyttä yhtiön eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastoon anonyymisti ja luottamuksellisesti sivulla 25 annettujen ohjeiden mukaisesti. Me suojelemme Colgaten omaisuutta. Yhtiön omaisuutta, tiloja ja palveluja saa ainoastaan käyttää laillisiin, asianmukaisiin ja hyväksyttyihin tarkoituksiin. Rahojen, omaisuuden tai palvelujen varastaminen on ehdottomasti kiellettyä. Colgaten laitteita, järjestelmiä, tiloja, tavaroita tai yhtiön luottokortteja ei saa käyttää muuhun kuin Colgaten liikeasioiden hoitoon tai johdon myöntämiin tarkoituksiin. Olette velvollinen henkilökohtaisesti suojelemaan Colgaten teille luottamaa omaisuutta ja auttamaan yhtiön omaisuuden suojelussa ylipäänsä. Kiinnittäkää huomiota tilanteisiin ja tapauksiin, jotka saattavat johtaa yhtiön omaisuuden menettämiseen, väärinkäyttöön tai varastamiseen, ja ilmoittakaa tällaisista tilanteista esimiehelle tai yhtiön turvallisuusosastolle (Corporate Security Department) välittömästi. Vain tietyillä toimihenkilöillä ja ylemmän tason henkilöstöllä on lupa tehdä yhtiön omaisuutta koskevia sitoumuksia. Sitoumuksia yhtiön omaisuudesta ei pidä tehdä, ellette ole siihen valtuutettu. Jos teillä on tarve selvittää omaa tai toisen henkilön oikeutta tehdä sitoumuksia yhtiön puolesta, ottakaa yhteyttä yksikkönne tai jaostonne talousjohtajaan. Käytämme IT-resursseja harkitusti. Colgaten IT-resursseja on käytettävä vastuullisesti ja eettisen ohjeiston sekä kaikkien muiden yhtiön ohjesääntöjen mukaisesti, mukaan luettuna ohjesäännöt, jotka koskevat tietokoneteknologiaa, tiedon suojelua, luottamuksellista ja yksinoikeudellista tietoa sekä immateriaalioikeuksia. Colgaten IT-resursseihin kuuluvat kaikki Colgaten omistamat, vuokraamat ja leasing-sopimuksilla käyttöönotetut tietokonelaitteet fyysisestä olinpaikasta riippumatta, mukaan lukien mm. PC:t, kannettavat tietokoneet, palvelimet, internet-yhteys, Colgaten intranet sekä laitteet, joilla voi lukea sähköpostia. Lisäksi niihin sisältyvät ääniviesti- ja muut äänijärjestelmät, faksilaitteet, puhelimet, kämmentietokoneet (esim. Blackberry), pikaviestintä sekä internetistä ja Colgaten intranetistä Colgate-palmolive company
saatu tai ladattu tai niiden kautta levitetty tieto. IT-resursseihin kuuluu lisäksi pääsy Colgaten verkkoon ja sähköpostiin tietokoneelta, joka ei ole Colgaten omistama, liisaama tai vuokraama (esim. kotitietokoneet). Kaikki Colgaten IT-resurssit ovat Colgaten omaisuutta. Siihen sisältyy kaikki Colgaten IT-resurssien avulla luotu, tallennettu tai välitetty tieto. Ainoa tieto, jonka ei katsota olevan yhtiön omaisuutta, on tieto, joka on saatu Colgaten IT-resurssien rajoitetulla henkilökohtaisella käytöllä, tai tieto, joka ei voimassa olevien lakien ja säädösten mukaisesti ole yhtiön omaisuutta. Colgaten IT-resursseja tulee käyttää Colgateen liittyviin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin. Seuraava käyttö on kiellettyä: ahdistelevat, syrjivät, häpäisevät, vilpilliset tai uhkaavat viestit, mukaan lukien rotua, sukupuolta, ikää, seksuaalista suuntautuneisuutta, uskontoa, poliittista mielipidettä, kansallisuutta, invaliditeettia, etnistä alkuperää, veteraanistatusta, sukupuoli-identiteettiä tai jotain muuta soveltuvan lain suojaamaa ominaisuutta koskevat loukkaavat viestit; loukkaavien tai säädyttömien viestien tai materiaalien lähettäminen, katseleminen tai tallentaminen; Colgaten yksinoikeudellisen, luottamuksellisen tai liikesalaisuuksia sisältävän tiedon luvaton levitys; turvallisuusrikkomuksen tai tietoverkon hajottamisen aiheuttaminen tai salliminen, salasanan paljastaminen muille sääntöjenvastaisesti tai salasanan antaminen muiden käyttöön; tekijänoikeudella, liikesalaisuudella, patentilla tai muulla immateriaalioikeudella tai vastaavilla lailla ja säädöksillä suojattujen henkilöiden tai yhtiöiden oikeuksien loukkaaminen; soveltuvien lakien suojaaman yksityisyyden loukkaaminen; houkuttelu johonkin ulkopuoliseen organisaatioon, yritykseen tai hankkeeseen, jolla ei ole mitään tekemistä Colgaten kanssa, esimerkiksi kaupalliseen, uskonnolliseen tai poliittiseen organisaatioon, yritykseen ja hankkeeseen. Soveltuvien lakien asettamien rajoitusten puitteissa Colgate varaa oikeuden tarkkailla laitteita, järjestelmiä ja verkkotoimintaa, mukaan lukien sähköposti, ääniviesti, internetin käyttö ja kaikki tallennettu tieto, tarpeen vaatiessa ja voimassa olevien lakien mukaisesti. Lisäksi toimintojen ylläpitoon, turvallisuuteen, liiketoimintaan, lakiin tai säädöksiin liittyvien vaatimusten mukaisesti valtuutetulla henkilökunnalla ja palveluita tuottavilla kolmansilla osapuolilla voi olla rajoittamaton pääsy Colgaten IT-resurssien sisältämään tietoon lain sallimissa rajoissa. Colgate varaa oikeuden estää käyttäjän pääsyn Colgaten IT-resursseihin milloin tahansa joko ilmoittamalla tai ilmoittamatta siitä etukäteen. Yksityiskohtaista lisätietoa liittyen näihin ja muihin aiheisiin löydätte yhtiön liiketapasäännöksistä. 10 EETTINEN OHJEISTO
SUHTEEMME YHTIÖN HALLITUKSEEN Olemme onnekkaita, koska hallituksessamme istuu merkittäviä yksilöitä, jotka pystyvät neuvomaan, ohjaamaan ja johtamaan yhtiötämme jatkuvaan menestykseen. Hallituksemme kykenee tehokkaasti valvomaan yhtiömme liiketoimintaa, koska sen jäsenillä on kokemusta liiketoiminnasta, koulutuksesta ja julkisista palveluista; heillä on kansainvälistä kokemusta ja koulutusta; heillä on luonnetta toimia moraalisesti ja eettisesti oikein ja he tulevat erilaisista taustoista. Meillä on itsenäinen hallitus. Itsenäisyys edistää rehellisyyttä ja vastuuta. Colgaten politiikan mukaisesti hallitus koostuu pääasiassa ulkopuolisista itsenäisistä johtajista. Johtajat, jotka toimivat tilintarkastusta, palkkioita ja hallintotapaa valvovissa komiteoissa, ovat itsenäisiä. Johtajien toimet eivät ole toisistaan riippuvaisia, ja yhtiön politiikan mukaisesti yksikään itsenäinen johtaja ei saa yhtiöltä konsultin- tai asianajopalkkioita tai mitään muita palkkioita, jotka eivät liity johtajan tehtävään. Edistämme suoraa ja avointa kommunikaatiota hallituksen kanssa. Colgaten hallituksen jäsenet ovat usein suoraan yhteydessä yhtiön johtoon, sekä hallituksen kokoontuessa että muutoinkin. Ylempi johto osallistuu säännöllisesti hallituksen kokouksiin ja epämuodollisiin tapaamisiin ja keskustelee hallituksen kanssa avoimesti monista liiketoimintaan liittyvistä asioista. Hallituksen kokousten välillä hallituksen jäsenet voivat ottaa yhteyttä ylempään johtoon esittääkseen kysymyksiä tai antaakseen ehdotuksia. Avoimuuden ja vilpittömyyden ilmapiiri kuvastaa Colgaten yrityskulttuuria ja auttaa hallitusta yhtiön liiketoimintastrategian aktiivisessa kehityksessä ja ohjauksessa. Olemme sitoutuneet toimivaan omistajavalvontaan. Colgaten hallitus on ollut johtavassa asemassa tukemassa omistajavalvontaan liittyviä aloitteita. Colgate oli vertaistensa joukossa yksi ensimmäisistä, joka otti käyttöön kaikkea liiketoimintaansa koskevan eettisen ohjeiston ja kehitti hallituksen ja komiteoiden perussäännöt. Colgate onkin viimeisten kahdenkymmenen vuoden aikana ottanut käyttöön omistajavalvonnan käytäntöjä, joita jatkuvasti kehitetään ja hienosäädetään. Colgaten hallituksella on kyseisten käytäntöjen osalta keskeinen rooli, ja se uskookin, että omistajavalvonta auttaa yhtiötä menestymään pitkällä aikavälillä. Colgaten omistajavalvontaohjelmasta saa lisätietoja yhtiön kotisivuilta otsikon Colgate-Palmolive Company Board Guidelines on Significant Corporate Governance Issues (Colgate-Palmoliven yhtiön hallituksen merkitseviä omistajavalvonta-asioita koskevat suuntaviivat) alta. Colgate-palmolive company 11
SUHTEEMME MUIHIN YRITYKSIIN Olemme kaikki vastuussa siitä, millaisina hankkijat ja asiakkaat näkevät meidät. Rehellisyyden ja reilun liiketoimen maine näiden ryhmien parissa on olennaisen tärkeää. Kohtelemme tavaroiden toimittajia ja asiakkaita eettisesti oikein. Hankintatoimissa päämäärämme on varmistaa jatkuvat luotettavat hankintalähteet. Sekä asiakkaiden että tavarantoimittajien rehellinen kohtelu on edellytys hyvien ja kestävien suhteiden luomiselle. Pidämmekin hankkijoitamme kumppaneinamme ja oletamme heidän saavan kohtuullisen voiton. Käsittelemme oikein ja yhdenmukaisesti kaikkia mahdollisia hankkijoitamme. Päätökset perustuvat niin objektiivisiin hinta- ja laatuarvioihin kuin myös myyjän luotettavuuteen ja rehellisyyteen. Kaikenlainen välityspalkkioiden, lahjusten tai vastaavien maksujen antaminen ja vastaanotto on kielletty. Emme tee vain tietyille asiakkaille palveluksia hinnanalennusten, myyntiä edistävien hyvitysten, markkinointiavustusten tai vastaavien muodossa, vaan samat liike-ehdot koskevat jokaista asiakastamme. Liikeyhteyksistä asiakkaisiin ja hankkijoihin puhutaan tämän eettisen ohjeiston kilpailu-/antitrustilakien alaisia velvollisuuksia käsittelevässä kappaleessa. Emme anna tai vastaanota sopimattomia lahjoja. Päätöksenteon vaikuttamiseksi tarkoitetun lahjan, maksun tai muun edun antaminen tai vastaanotto on kiellettyä. Jos aiotte antaa tai vastaanottaa lahjan, maksun tai muun edun, jonka arvo on suurempi kuin nimellinen (50 US$), ottakaa yhteyttä lakiosastoon tai eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastoon. On hyvä muistaa, että nimellisen summan arvoisen lahjan saa vastaanottaa kultakin taholta vain kerran kalenterivuodessa. Jos olisi noloa olla vastaanottamatta lahjaa, jonka arvo ylittää nimellisarvon, lahjan hyväksymisestä tulee ilmoittaa lakiosastolle. Lakimies auttaa asian selvittelyssä. Älkää suostuko tai järjestäkö niin, että joku lähisukulainen saa muun kuin nimellisen lahjan, maksun tai muun edun miltään Colgaten liikekumppanilta tai yritykseltä, joka haluaisi solmia liikeyhteyden Colgaten kanssa. On parasta olla ottamatta vastaan lahjaa tai palvelua, jos se saattaa tai voisi saattaa teidät huonoon valoon. Tällaisena ei pidetä satunnaista liikeateriaa, joka voi olla vastavuoroista, tai nimellisarvoista lahjaa. Jokaisen on hyvä tietää, että on olemassa erityiset säännökset oikealle menettelylle, kun ollaan liikeyhteyksissä valtion, kunnan ja ulkomaiden virastoihin, ja nämä eroavat menettelyohjeista, jotka koskevat yksityisiä yrityksiä. Yleensä ei ole lupa tarjota tai toimittaa julkisille viranomaisille mitään lahjoja, palkkiota tai muuta arvokasta, mukaan luettuna ateriat ja matkat, ellei tähän etukäteen ole saatu lupaa lakiosastolta. Colgaten eettinen ohjeisto lähetetään alihankkijoille ja myyjille. Työskennellessään kanssamme heidän on noudatettava ohjeistoa. Muussa tapauksessa liikesuhteemme voi katketa. 12 EETTINEN OHJEISTO
Kunnioitamme toisten liikesalaisuuksia ja luottamuksellisia tietoja. Colgaten politiikan mukaista on, ettemme tieten tahtoen kajoa toisten immateriaalioikeuksiin ja että kunnioitamme muiden liikesalaisuuksia ja muita yksinoikeudellisia tietoja. Tämä on erityisen tärkeätä, jos tiedossanne on entisen työnantajan liikesalaisuuksia tai yksinoikeudellisia tietoja. Jos olette epätietoinen tämän alan asioista, ottakaa yhteyttä lakiosastoon. Jos yhtiön ulkopuolinen henkilö kääntyy puoleenne esitelläkseen keksinnön, havainnon tai idean, on tärkeää suojella yhtiötä tulevilta oikeudenloukkaus- tai taloudellisilta vaatimuksilta erityisesti niissä tapauksissa, jolloin me itse olemme tai konsulttimme ovat aikaisemmin päätyneet samaan keksintöön, havaintoon tai ideaan, jota haluamme soveltaa yhtiömme tuotteeseen. Älkää antako ulkopuolisen paljastaa keksintönsä, havaintonsa tai uuden ideansa yksityiskohtia. Kaikki tiedot, joita ei ole pyydetty, on toimitettava niitä katsomatta toimipaikkanne kuluttaja-asiainosastolle, joka käsittelee ne yhtiön toimintaohjeiden mukaisesti. Lisätietoja toisten tietojen suojelemisesta löytyy yhtiön liiketapasäännöksistä otsikon Colgate- Palmolive Guidelines on Preserving Company Proprietary Information and Respecting the Proprietary Information of Others (Colgate-Palmoliven suuntaviivat koskien yhtiön yksinoikeudellisen tiedon varjelemista ja toisten yksinoikeudellisen tiedon kunnioittamista) alta. Colgate-palmolive company 13
SUHTEEMME KULUTTAJIIN Maineemme perustuu tuotteidemme latuun ja turvallisuuteen. Laadun- ja turvallisuuden takaaminen on edellytys yhtiön jatkuvalle kasvulle ja menestymiselle. Tuotteillemme asetetaan korkeimmat mahdolliset laatuvaatimukset. Olemme sitoutuneet varmistamaan, että asiakkaat voivat luottaa Colgaten tuotteisiin, niiden laatuun ja erinomaiseen tehoon. Meidän on palveltava miljardeja ihmisiä markkinoilla, joilla käymme kauppaa, ja pyrittävä valmistamaan tuotteemme mitä tehokkaimmin, jotta mahdollisimman suurella asiakaskunnalla olisi varaa ostaa niitä. Colgaten myymien tuotteiden ei ainoastaan tarvitse täyttää kaikkia lakisääteisiä turvallisuusnormeja vaan myös yhtiön asettamat, usein näitä korkeammat vaatimukset. Otamme osaa erilaisiin ohjelmiin auttaaksemme välittömästi kuluttajia, jos havaitaan, että tuotteisiimme on kajottu tai niitä on käytetty väärin. Panostamme kuluttajien terveyteen, turvallisuuteen ja hyvinvointiin, ja Colgaten työntekijöillä on velvollisuus ilmoittaa välittömästi liiketyöryhmänsä päällikölle mahdollisista tuotteen laatuun tai turvallisuuteen liittyvistä epäkohdista. Kuuntelemme kuluttajia. Koska kaupankäyntimme perustuu kulutustavaroihin, olemme riippuvaisia kuluttajien tyytyväisyydestä, luottamuksesta ja suopeudesta. Voimme parhaiten saavuttaa tavoitteemme ja tyydyttää kuluttajien tarpeet kommunikoimalla asiakkaidemme kanssa jatkuvasti, reilusti ja ymmärtäväisesti. Myönnämme, että on erittäin tärkeää osata ennakoida ja varmistaa kuluttajien tarpeet ja tuotteidemme suosituimmuus. Uskomme myös, että yhtiön saamat tiedot kuluttajien tuotteitamme koskevista mielipiteistä, ongelmista sekä tiedusteluista ovat tärkeitä tiedonlähteitä. Kuluttajien tarpeet muuttuvat koko ajan, joten meidän on jatkuvasti kuunneltava, mitä ihmiset haluavat, ja käytettävä luovuuttamme tyydyttääksemme nämä muuttuvat tarpeet. Kuluttajan ilmaistessa tyytymättömyytensä paneudumme ongelmaan välittömästi, kohteliaasti ja oikeudenmukaisesti tehden parhaamme palauttaaksemme kuluttajan myönteisen asenteen tuotteitamme kohtaan, niin että hän jatkossakin ostaa Colgaten tuotteita. Mainontamme on rehellistä. Mainonta on yksi tärkeimmistä liiketoimistamme. Mainonnan on oltava luovaa ja kilpailevaa, mutta samalla rehellistä ja virheetöntä, ei harhaanjohtavaa, ja sen täytyy noudattaa soveltuvia lakeja. Mainontamme on myös vältettävä luomasta yksilöistä stereotyyppejä, jotka samaistetaan sellaisiin 14 EETTINEN OHJEISTO
tekijöihin kuten rotu, uskonto, kansallinen tai etninen alkuperä, ihonväri, sukupuoli, sukupuoliidentiteetti, ikä, kansallisuus, sukupuolinen suuntautuminen, veteraanistatus, siviilisääty, invaliditeetti tai mihinkään muuhun, mikä on lailla suojattu. Mainonta saa aikaan enemmänkin kuin tuotteen imagon. Se luo maineemme siitä, kuinka luotettavia ja uskottavia olemme. Valitsemme myös huolellisesti tiedotusvälineet, joissa mainoksemme näytetään. Emme hyväksy, että mainoksiamme näytetään sellaisten televisio-ohjelmien yhteydessä tai muissa vastaavissa tilanteissa, joissa käytetään tarpeetonta ja liiallista väkivaltaa tai seksiä, jotka ovat epäsosiaalisia tai jotka vaikuttavat negatiivisesti yhtiömme maineeseen tai tuotteisiin. Otamme huomioon hyvät kaupalliset mainontatavat laatien, käyttäen ja valiten mainokset, tavaramerkit ja tuotesuunnittelun niin, että tuotteemme menestyvät oman laatunsa ja maineemme voimalla mieluummin kuin että jäljittelemme tai teemme kauppaa kilpailijoiden kustannuksella. Hyvä kauppatapa edellyttää: paikallisen lainsäädännön noudattamista kunnioittaen tavaramerkin koskemattomuutta ja välttäen epäreilua kilpailua tunnettujen monikansallisten yhtiöiden tai alueenne ulkopuolisten alueellisten kilpailijoiden käyttämien tavaramerkkien, iskulauseiden, mainosteemojen ja grafiikan jäljittelyn välttämistä. Yhtiön mainontaohjeita käsitellään yksityiskohtaisemmin yhtiön liiketapasäännöksissä otsikoiden Colgate-Palmolive Advertising Guidelines (Colgate-Palmoliven mainonnan suuntaviivat) ja Colgate- Palmolive Advertising Placement Policy Statement (Tiedonanto Colgate-Palmoliven mainosten sijoittamispolitiikasta) alla. Kunnioitamme kuluttajan yksityisyyttä. Kunnioitamme kuluttajiemme yksityisyyden suojaa. Colgaten politiikan mukaisesti keräämme, käsittelemme, käytämme ja tallennamme kuluttajien henkilötietoja ainoastaan soveltuvien lakien mukaisesti, mukaan lukien lait, jotka rajoittavat alaikäisten lasten henkilökohtaisten tietojen keräämistä ja käyttöä. Teemme kaiken tarvittavan kyseisten tietojen suojaamiseksi. Kuluttajat voivat ilmoittaa yhtiölle tiettyjä henkilötietojaan, kuten nimen, osoitteen ja sähköpostiosoitteen, kun he ovat yhteydessä Colgateen esim. pyytäessään tuotetietoja tai osallistuessaan yhtiön sponsoroimiin kilpailuihin. Käytämme kyseisiä tietoja ainoastaan siihen tarkoitukseen, mihin ne on toimitettu, ellei kuluttaja anna lupaa muuhun käyttöön, sekä tarvittaessa rekisteröintitarkoituksiin. Emme luovuta kuluttajiemme henkilötietoja kolmansille osapuolille, jollei se ole välttämätöntä palvellaksemme kuluttajaa tai jollei se muuten ole sallittua soveltuvien lakien ja säädösten puitteissa. Kuluttajasuojalakeja kehitetään ja muunnetaan jatkuvasti. Olemme sitoutuneet seuraamaan kehittyviä kuluttajasuojalakeja ja standardeja, ja saatamme tarpeen tullen luoda tiettyjä ohjeita niihin liittyen. Colgate-palmolive company 15
SUHTEEMME VALTIOVALTAAN JA LAKEIHIN Noudatamme kaikkia Colgaten liiketoimia koskevia lakeja. Politiikkamme menee jopa lain kirjainta pidemmälle ottaen varteen sen hengen. On hyvä tapa ottaa yhteyttä lakiosastoon kaikissa epäselvissä tapauksissa. Noudatamme kilpailu-/antitrustilakeja. Colgaten politiikan mukaisesti sen työntekijöiden tulee noudattaa kaikkien niiden valtioiden ja paikkojen kilpailulakeja (tunnetaan USA:ssa nimellä antitrustilait), joissa Colgate harjoittaa kauppaa. Kilpailulakien tarkoitus on turvata kilpailuprosessi kuluttajien hyödyksi. Kilpailulait varmistavat, että yritykset kilpailevat asiakkaista tarjoamalla edullisempia hintoja, uudenlaisia tuotteita ja parempaa palvelua eivätkä pyri vaikuttamaan kysynnän ja tarjonnan markkinavoimiin. Kilpailulait suojelevat myös yrityksiä hallitsevien yritysten ahneudelta tai epäoikeudenmukaiselta käytökseltä turvaten kaikille avoimen ja rehellisen kilpailun. Colgate tukee kilpailulakien päämääriä. Uskomme, että yhtiömme toimii parhaiten kilpailukykyisillä markkinoilla. Miltei joka maassa on käytössä kilpailulakeja. Velvollisuutenne on ymmärtää niiden maiden lait, joissa harjoitatte liiketoimia, ja tarvittaessa pyytää apua yksikkönne lakimieheltä tai yhtiön lakiosastolta. On parasta toimia niin soveltuvien lakien kirjaimen kuin hengen mukaan. Ympäri maailman kilpailulait kieltävät sellaiset sopimukset olemassaolevien tai mahdollisten kilpailijoiden välillä, jotka voivat haitata kilpailua. Tärkein tekijä lakien noudattamisen suhteen on riippumattomuus. Colgaten täytyy toimia riippumattomasti liiketoimissaan eli hinnoitellessaan, antaessaan alennuksia, myynninedistämisessään, osto- ja myyntiehdoissaan, valitessaan asiakkaita, jakelijoita tai hankkijoita sekä tuottamiaan tuotteita ja päättäessään, kuinka paljon aikoo myydä. On tärkeätä muistaa, että laittoman sopimuksen ei tarvitse olla virallisessa tai edes kirjoitetussa muodossa. Se voi olla suullinen sopimus tai pääteltävissä liiketavasta tai asiakirjoissa olevista kommenteista. Sopimuksen ei myöskään tarvitse tulla voimaan ollakseen laiton. Kilpailulait asettavat myös tiettyjä rajoituksia suhteille asiakkaiden ja jakelijoiden kanssa. Yritykset rajoittaa asiakkaiden tai jakelijoiden vapautta määrittää hinnat tai myynti- ja kauppaehdot tai pyrkimykset kohtuuttomasti rajoittaa heidän oikeuttaan toimia itsenäisesti rikkovat kilpailulakeja vastaan useimmissa maissa. Kilpailulakien noudattamatta jättämisestä saattaa koitua erittäin vakavia seurauksia Colgatelle ja sen henkilöstölle. Joidenkin kilpailulakien rikkomisesta asiaan sekaantuneet henkilöt voidaan tuomita sakkoihin ja vankeuteen ja yhtiölle voidaan langettaa vielä raskaammat sakot. Myös siviilikanteesta voi koitua huomattavat vahinkojen sekä asianajajakulujen korvaukset. Jos epäilette, että jokin aiottu toiminta saattaa antaa aiheen haasteeseen kilpailulakien mukaisesti, on otettava yhteyttä lakiosastoon. 16 EETTINEN OHJEISTO
Lisätietoja kilpailu-/antitrustiasioista löytyy yhtiön liiketapasäännöksistä otsikon Colgate-Palmolive International Competition Guidelines (Colgate-Palmoliven kansainvälistä kilpailua koskevat suuntaviivat) alta. Noudatamme arvopaperilakeja. Saatatte tietää Colgatesta tai muista pörssinoteeratuista Colgaten kanssa liikeyhteyksissä tai neuvotteluvaiheessa olevista yrityksistä asioita, jotka eivät ole julkisia toisin sanoen eivät ole julkisuuden tiedossa kuten väliaikaisia tuloslukuja, mahdollisia hankintoja tai divestointeja, markkinointisuunnitelmia tai uusia tuote-esittelyjä. Tietoa pidetään ei-julkisena siihen asti, kunnes se on riittävästi julkistettu. Toisin sanoen tiedon on oltava julkisessa tiedossa tarpeeksi pitkän ajan, niin että arvopaperimarkkinat ovat ehtineet harkita sitä. Jos ei-julkinen tieto on materiaalinen ts. jos se saattaisi vaikuttaa järkevän investoijan investointipäätökseen soveltuvien lakien ja yhtiön politiikan mukaisesti: ette saa myydä tai ostaa omalle tilillenne tai toisen henkilön tilille sellaisen yhtiön (Colgaten tai muiden) osakkeita, obligaatioita tai muita arvopapereita, joita tämä materiaalinen julkistamaton tieto koskee ette saa tämän julkaisemattoman tiedon perusteella kannustaa tai houkutella muita ihmisiä käymään kauppaa osakkeilla, obligaatioilla tai muilla arvopapereilla ette saa paljastaa tällaista julkistamatonta tietoa Colgaten ulkopuoliselle henkilölle ette saa tarpeettomasti pohtia Colgaten sisäisten henkilöiden kanssa tällaista julkistamatonta tietoa. Colgaten henkilöstön jäsenien, joilla on hallussaan julkistamatonta tietoa Colgatesta, on käyttäydyttävä äärimäisen huolellisesti pitääkseen tiedon salassa. He eivät saa ostaa tai myydä Colgaten tai jonkin muun asianomaisen yhtiön osakkeita, obligaatioita tai muita arvopapereita, ennen kuin julkistamaton tieto on julkistettu ja sen julkistamisesta on kulunut kohtuullinen aika. Samat säännökset koskevat myös osakeoptioita. Jos lähdette Colgaten palveluksesta, olette velvollisia pitämään julkistamattomat tiedot salassa, kunnes ne on riittävästi julkistettu. Jos olette epätietoisia siitä, onko julkistamaton tieto riittävästi julkistettu, kysykää neuvoa lakiosastolta. Älkää tehkö kauppoja asianomaisilla arvopapereilla älkääkä paljastako tietoa, kunnes teille on ilmoitettu, ettei tieto ole materiaalinen tai että se on julkistettu ja harkinta-aika on ohi. Emme tee poliittisia lahjoituksia. Yhtiön rahastoja tai varoja ei saa lahjoittaa valtiollisella eikä paikallisella tasolla poliittisille puolueille tai ehdokkaille Yhdysvalloissa eikä missään muualla. Poliittinen avustus käsittää sekä suorat lahjoitukset (ts. raha) että luontoissuoritukset. Luontoissuoritukset käsittävät lipunostot varainhankintatilaisuuksiin, tuoteavustukset, Colgate-henkilöstön vapaaehtoistyön normaalina työaikana ja Colgaten tilojen käytön varainhankintaan tai poliittisiin tarkoituksiin. Jos teillä on kysyttävää luontoissuorituksista, ottakaa yhteyttä lakiosastoon. Colgate-palmolive company 17
Yhtiö ei saa suoraan eikä välillisesti missään muodossa korvata tai hyvittää Colgaten henkilöstölle tai henkilölle, jolla on yhteyksiä yhtiöön (ulkopuoliset lobbaajat mukaan luettuna), poliittisia avustuksia, joita tämä henkilö aikoo antaa tai on jo antanut. Colgaten työntekijä voi yksityisenä ihmisenä vapaasti avustaa valitsemaansa ehdokasta tai puoluetta. Henkilökohtainen avustus on henkilön omalla vastuulla. Colgate ei kanna mitään vastuuta eikä tunne velvollisuutta henkilökohtaisten avustusten osalta. Samoin ei pidä antaa henkilökohtaista avustusta tarkoituksenaan avustaa Colgatea tai sen vaikutuspiirissä olevaa yhtiötä liiketoimien saannissa tai ylläpidossa. Kohtelemme hallituselimiä eettisesti oikein. Valtion elinten henkilökunnan arvioihin tai käytökseen ei pidä koettaa vaikuttaa lupaamalla lahjoja tai muita etuja tai muulla laittomalla vaikuttimella. On erittäin tärkeää, ettei kukaan anna lahjoja, huvituksia tai muuta arvokasta valtionjohdon virkailijoille puhumatta asiasta etukäteen lakiosaston kanssa. Lobbauslait voivat edellyttää, että yhtiö tai sen henkilöstö on rekisteröitävä ja raportoitava lobbaajina, jos Colgatea edustava henkilö on yhteydessä hallitusvirkailijaan tarkoituksenaan vaikuttaa lainsäädäntöön tai johonkin muuhun tiettyyn päätökseen. Tämän tapaisesta toiminnasta on ilmoitettava lakiosastolle. Se, että Colgate on luvannut kohdella hallituksia laillisesti ja eettisesti oikein, pätee globaalisesti. Yhtiön politiikka, Yhdysvaltojen ulkomaisia korruptiokäytäntöjä koskeva asetus U.S. Foreign Corrupt Practices Act ja vastaavat lahjontaa vastustavat lait ympäri maailman kieltävät henkilöstöämme ja heidän edustajiaan antamasta tai tarjoamasta rahaa tai muuta arvokasta käteisen muodossa tai muuten, suoraan tai välillisesti toisten kautta millekään ulkomaiselle virkamiehelle (esim. ulkomaiselle hallituksen työntekijälle, ulkomaiselle poliittiselle puolueelle, puolueen jäsenelle tai kandidaatille) suostuttaakseen tätä virkamiestä vaikuttamaan hallituksen toimeen tai päätökseen tai avustaakseen yhtiön liiketoimien saantia tai ylläpitoa. Varmistuaksemme siitä, ettei tätä standardia rikota, yhtiön politiikka on, että lukuun ottamatta laillisesti määrättyjä maksuja (esim. vaadittavat lupa- ja lisenssimaksut) ulkomaisille virkamiehille ei yhtiön toiminnan yhteydessä anneta rahaa tai lahjoja suoraan tai välillisesti, ellei lakiosasto ole sitä etukäteen myöntänyt USA:n ja muiden soveltuvien lakien mukaisena tekona. Valtionhallinnon henkilökunnan kanssa toimiessa tai kommunikoidessa on aina oltava suora ja rehellinen. Mikä tahansa tieten tahtoen tehty tai tahallinen väärä tiedonanto valtionhallinnon henkilökunnalle (suullisesti tai kirjallisesti) ja etenkin jokainen valan alaisena annettu väärä lausunto saattaa merkitä huomattavia rangaistuksia yhtiölle ja sen työntekijöille. Näitä asioita käsitellään yksityiskohtaisemmin yhtiön liiketapasäännöksissä otsikoiden Colgate- Palmolive Guidelines on the U.S. Foreign Corrupt Practices Act (Colgate-Palmoliven suuntaviivat liittyen Yhdysvaltojen ulkomaisia korruptiokäytäntöjä koskevaan asetukseen ) ja Colgate-Palmolive Guidelines on Business Relationships with Government Entities (Colgate-Palmoliven julkishallintoa koskevien liikesuhteiden suuntaviivat) alla. 18 EETTINEN OHJEISTO
Säilytämme tiedot lainmukaisesti. Yhtiötä koskevat tiedot (mukaan lukien kirjalliset dokumentit ja elektroniset tiedot) talletetaan kaikkien lakien ja säännöksien mukaisesti. Julkaisussa The Company s Records Retention Program (Yhtiön asiakirjojen säilyttämisohjelma) kerrotaan yhtiön asiakirjojen säilytystä koskevat menettelytavat, joita koko henkilökunnan on noudatettava. Yhtiön asiakirjojen säilyttämisohjelman voi tilata globaalisesta lakiorganisaatiosta (Global Legal Organization). Lakiosasto tai talousosasto voi antaa tarkempaa tietoa oman yksikkönne asiakirjojen säilyttämisestä. Mikäli saatte tiedon haasteesta, kanteesta tai odotettavissa olevasta hallituksen tekemästä tutkimuksesta, ottakaa välittömästi yhteyttä lakiosastoon. Tällaisessa tapauksessa kaikki asiakirjat, jotka saattavat liittyä haasteeseen, kanteeseen tai tutkimukseen, on säilytettävä huolimatta siitä, mitä Yhtiön asiakirjojen säilyttämisohjelmassa määrätään. Näitä asiakirjoja ei saa tuhota tai muuttaa, sillä sääntöjenvastaisella asiakirjojen tuhoamisella saattaa olla vakavia seurauksia mukaan lukien siviili- tai rikosoikeudelliset seuraamukset sekä yhtiölle että teille henkilökohtaisesti. Ollessanne epätietoinen siitä, liittyykö asiakirja tutkimukseen, kanteeseen tai haasteeseen, kysykää asiaa lakiosastolta ennen kyseisen asiakirjan hävittämistä. Noudatamme kansainvälisiä kaupankäyntilakeja. Hoitaessamme niin kotimaisia kuin ulkomaisia liiketoimintoja yhtiö noudattaa täydellisesti kaikkia soveltuvia lakeja etenkin USA:n lakeja jotka koskevat tuontia, vientiä ja liikemenettelyjä Yhdysvaltojen ulkopuolisissa yhteyksissä. Nämä lait sisältävät rajoituksia tietyntyyppisten tuotteiden maahantuonnille ja niiden tuontitavoille. Niissä kielletään myös vienti määrättyihin maihin ja monet niihin suunnatut liiketoimet samoin kuin yhtyminen tai osallistuminen sellaisten maiden ulkomaiseen boikottiin, joita USA ei boikotoi. Toimiessaan yhtiön nimissä Colgaten henkilökunnan täytyy noudattaa sen maan lainsäädäntöä, missä yritystoimintaa harrastetaan. Joskus tämän maan ja Yhdysvaltojen lakien tai yrityksen politiikan välillä saattaa olla ristiriita. Tällaisessa ristiriitatapauksessa pitää ottaa yhteyttä esimieheen ja lakiosastoon. Lisätietoja näistä laeista ja niitä koskevista maista löytyy yhtiön liiketapasäännöksistä otsikon Colgate-Palmolive International Business Activities Guidelines (Colgate-Palmoliven kansainvälisen kaupankäynnin suuntaviivat) alta. Colgate-palmolive company 19