1 Opiskelijarekisteri Freemover / Visiting student opinto-oikeuden rekisteröiminen Helsingin yliopistossa halutaan esittää tarkkoja lukuja myös Suomessa opiskelevien ulkomaisten opiskelijoiden määrästä ja tämän vuoksi ulkomaisten opiskelijoiden rekisteröimisestä ooditietokantaan yritetään tehdä mahdollisimman yhdenmukainen ajatellen opiskelijan oikeusturvaa ja yliopistosta ulospäin annettavia tilastotietoja. Uusi Freemover/Visiting oikeus kannattaa viedä Lukukausiilmoittautuminen uuden opiskelijan tietojen käsittely ikkunassa a) Oikeus luodaan Uuden opiskelijan tietojen käsittely -ikkunassa, paina yläreunan +- painikkeesta ja syötä tiedossa oleva henkilötunnus. Jos opiskelija on ollut aikaisemminkin kirjoilla Helsingin yliopistossa, järjestelmä hakee nimi- ja yhteystiedot ikkunaan. Mikäli opiskelijalla on jo opinto-oikeus, valitaan opiskelija ja hyväksytään vihreällä. Tarkastetaan perustietolomakkeesta ja tarvittaessa korjataan opiskelijan tiedot oodiin: nimet, opiskeluoikeus, yhteystiedot, äidinkieli, syntymä- ja asuinkunta, HYY:n jäsenmaksu (läsnäolo), tietojen luovutusehdot ja yhteystiedot.. Muussa tapauksessa kaikki tiedot lisätään käsin. Jos opiskelija on täyttänyt lomakkeeseen loppuosan, jolla ei tietoja kuitenkaan löydy, kannattaa etsiä pelkän nimen avulla. Saattaa olla, että loppuosaa ei ole viety hakijarekisteriin, jolloin se täytyy itse lisätä. Ohjelma kysyy lisäyksen yhteydessä onko kyseessä henkilötunnuksen virallinen vaihto vai korjaus. Valitse vaihto. Jos henkilötunnus on kirjattu aiemmin väärin, valitse korjaus. Jos opiskelija on ulkomaalainen, tarkista ensin perustieto-ikkunassa, ettei opiskelija ole aiemmin ollut kirjoilla Helsingin yliopistossa, jolloin hänelle on jo luotu henkilötunnuksen neljä viimeistä merkkiä
Etsi opiskelijaa nimellä ja/tai syntymäajalla esim. syntymäajalla ja hae F4- painikkeella. Kaikilla ulkomaalaisilla opiskelijoilla ei ole suomalaista henkilöturvatunnuksen loppuosaa, jolloin se on generoitava oodissa. Mikäli opiskelijaa ei löydy, generoi henkilöturvatunnus kenttään syntymäajan lisäksi loppuosan kolme ensimmäistä numeroa seuraavasti: Miehille valitaan pariton luku, naisille parillinen, esim. miehille 951, naisille 952. Ensimmäisen numeron tulee olla 9, muilla ei ole niinkään merkitystä. Tämän jälkeen siirry tabulaattorilla kentästä ja oodi luo itse tunnuksen viimeisen merkin. Jos vastaava henkilöturvatunnus on jo jonkun muun käytössä, oodi tarjoaa tämän tietoja pohjatiedoiksi näytölle. Kieltäydy tarjouksesta ja kokeile toista loppuosaa.
b) Kun olet tarkastanut perustietoikkunassa,ettei opiskelija ole aikaisemmin ollut kirjoilla Helsingin yliopistossa, jolloin hänelle olisi jo luotu henkilötunnuksen loppuosa, opinto-oikeuden lisääminen aloitetaan. HUOM. Älä paina tässä vaiheessa + painikkeesta sillä se lisäisi ylimääräisen opinto-oikeuden opiskelijalle vaan lisää oikeudet seuraavasti: Valitse kattavuus: Määräaikaiset ulkomaalaiset opiskelijat, kattavuuden voimassa-olo on myönnetyn opintooikeuden kesto. Lisää + painikkeesta (oikealla) opintokohde (00916), koulutusohjelma ja pääaine. Pääaineen kohdalle valitaan pääainerasti. Nämä koodit kannattaa hakea etukäteen tietoon tai sitten etsiä hakutoiminnon eli kolmen pisteen kautta. Mikäli lisätään useampia saman opinto-oikeuden saaneita, kannattaa opinto-oikeus, koulutusohjelma ja pääaine lisätä etukäteen oletustiedot painikkeen alla, jolloin lisätyt tiedot tulevat valmiina kaikille lisättäville opiskelijoille, eikä niitä tarvitse lisätä jokaiselle erikseen. Aloituspäiväksi laitetaan opintojen aloituspäivä ja opintojen tarkoituskohtaan haetaan alasvetonuolen kautta erilliset opinnot ulkomaisena vaihto-opiskelijana (yhteistyö ulkomaisen yliopiston kanssa). Yksittäisen opiskelijan tietoja vietäessä, tämä tieto tulee automaattisesti. Halutessa Kotioppilaitos haetaan kolmen pisteen kautta. Jos ei löydy, sen voi kirjoittaa käsin Op.oik.lisät. kenttään. Tämä ei ole pakollinen tieto.
Myöntäjä on tiedekunta, johon opiskelija on valittu, myöntämispäivä päätöksen päivämäärä ja perusteena opinnot ulkomailla. Perustepäivämäärä voi olla esim. dekaanin päätöspäivämäärä, mikäli perusteesta on erillinen päätös tai muu päivämäärä, joka viittaa opinto-oikeuden perusteisiin. Valintatavaksi valitaan muu valintatapa. Nimi lisätään henkilötietojen viennin yhteydessä (s.3). Mikäli kyseessä on muutos, tehdään se opiskelijan perustiedot näytöllä. Jos muutoksen yrittää tehdä kohdassa aakkostusnimi, tieto ei päivity. c) Lisää ja tarkasta opiskelijan yhteystiedot, jos tietoja muutetaan, lisää kohtaan voimassaolo se päivämäärä, milloin tarkastus tai lisäys on tehty. Sähköpostikenttään käy opiskelijan ilmoittama osoite mutta se päivittyy myöhemmin helsinki.fi osoitteeksi. Perustietolomakkeesta lisätään opiskelijan äidinkieli ja asiointikieli. Ulkomaisen opiskelijan syntymä- ja kotikuntaa ei löydy järjestelmästä, joten valitaan 200 = ulkomaat näihin kohtiin. Kansalaisuus ja kotimaa kohtaan haetaan vastaavat maat kolmen pisteen kautta kuten kielitiedoissakin. Järjestelmä generoi opiskelijalle opiskelijanumeron. Matrikkelinumerot viedään aina, kun uuden opiskelijan näyttö avataan esim. 20149999 (ohjelma muuntaa sen muotoon 20149999) ensimmäinen juokseva numero järjestyksessä, kun tietoja viedään oodiin.
Matrikkelinumero kirjataan arkistointia varten lomakkeen oikeaan ylälaitaan sille varattuun paikkaan. Lisää Tulopvm kohtaan opiskelijan kirjoilletulo päivämäärä eli se milloin hän aloitti opinnot. d) Läsnäoloilmoittautuminen Freemoverit / Visiting opiskelijat saavat kuulua ylioppilaskuntaan niin halutessaan perustutkintoopiskelijoina. Jäsenmaksu on maksettava itse. Ilmoittautumistiedot lisätään aloittamalla plussalla, joka tuo ilm.pvm. kenttään tämän päivämäärän, valitse lukukausi ja lisää rasti kohtaan Yo, joka tarkoittaa ylioppilaskunnan jäsenyyttä. Jos ei kuittia, jätä Yo-kohta tyhjäksi. Jatko-opiskelijoiden ei tarvitse maksaa HYY:n jäsenmaksua, jos eivät halua. Tällöin ilmoittautumistietoihin valitaan Läsnäoleva ja jätetään Yo-kohta tyhjäksi. Tietojen luovutus kohdassa kysytään opiskelijan lupa tietojen luovuttamiseen oman alan ammatill00isille järjestöille, kyselytutkimuksiin ja suoramarkkinointiin = kolme ensimmäistä kohtaa sekä alimmat liikunta ja tietojen luovuttamista Helsingin yliopiston kirjastoille, jotka ei näy tässä testioodiversiossa. Oletuksena on, että tietoja saa luovuttaa. Lupa merkitään rastittamalla ko. kohta. Muista lopuksi tallentaa uusi opinto-oikeus. Uusille opiskelijoille tulostetaan ja lähetetään postitse 1. läsnäolotodistus ja 2. uuden opiskelijan kirje ja alkuperäinen maksukuitti.
Tulostaminen tapahtuu Raportointi-valikosta, Raportin käynnistysikkunassa. Aukeavasta ikkunasta valitaan ensin vasemmalta raporttiryhmäksi Lisäraportit ja oikeaan valintakenttään HYläsnäolotodistus. Painamalla rajaustekijää pääsee hakemaan opiskelijan. Rajaustekijöiden jälkeen kannattaa ensin katsoa raportit ja sen jälkeen valita tulosta painike. Todistukset printataan viralliselle paperille.