LAUKAAN KUNTA TIETOJÄRJESTELMÄSELOSTE Tietojärjestelmän nimi Tietojärjestelmän vastuutaho Tietojärjestelmän vastuuyksikkö ja henkilö Lomituksen atk-järjestelmä Laukaan kunta PL 6 41341 Laukaa Lomatoimisto Virpi Kotka Tietojärjestelmän käyttötarkoitus Tietolähteet Lomituspalvelujen paikallinen hallinnointityö Mela, työselosteet, suullinen tieto, kirjalliset hakemukset, kuten vuosilomahakemus, sijaisapuhakemus, itse järjestetyn lomituksen korvaushakemus, työsopimukset Tiedot ovat vuosilta / alkaen vuodesta Tietojen päivitystiheys Tietojen julkisuus / salassa pidettävyys Tietojärjestelmän julkinen osoite (internet-osoite) Vuodesta 1996, osa tiedoista kuluvalta sekä edeltävältä vuodelta Jatkuva, Melasta päivitettävät tiedot päivitetään kerran kuussa. Tiedot ovat pääasiassa julkisia, mutta sisältävät salassa pidettävää tietoa. Kaikki tiedot ovat asianosaisjulkisia. Ei ole Julkiset ja salaiset tiedot osasovelluksittain Järjestelmän eri sovelluksissa on nähtävissä ja käytetään samoja tietoja käyttötarkoituksen mukaan. Tässä selosteessa on mainittu yleisesti tiedot vain kertaalleen sen mukaisesti, mihin sovelluksiin kyseiset tiedot tallennetaan/näytetään. Yrittäjien tiedot (MJYRITT) Julkista Salaista Lomituspalveluita hakeneiden maatalousyrittäjien perustietorekisteri Nimi, osoite, kieli, kansalaisuus, asiakasnumero, puhelinnumerot Henkilötunnus Pankkitili Yrittäjän maatilat, tilatunnus, vakuutusnumero Tilan verotusmuoto, kotieläinyksiköiden määrä, laskennallinen työaika MYEL-vakuutuksen voimassaolo, MYEL-työtulo, sijaisapumaksun tuntihinta, työkyvyttömyyseläkkeen tai kuntoutustuen mahdollinen voimassaolo Ns. inaktiivikannassa on paikallisyksikön kaikkien lakisääteisen MYEL:n piirissä olevien yrittäjien henkilötiedot
Maatilojen tiedot (MJMAAT JA MJMITOIT) Julkista Salaista Maatalousyritysten perustietorekisteri sekä maatilojen keskimääräisen lomitettavan työajan laskeminen Lomitustapa (kunnallinen lomitus vai itse järjestetty) Maidontuottajanumero Muut tilalla työskentelevät ja heidän tehtäväosuutensa Karjataloustyön kellonajat ja maidonnoutoaika Kotieläinten määrä ja laatu sekä työmenetelmät, joilla niitä hoidetaan Tilan ja yrittäjien laskennallinen karjataloustyöaika Viimeinen tilalle tehty tilakäynti ja siinä havaitut arviot tilan työturvallisuuden puutteista ja tasosta Kuuluuko tila työterveyshuollon piiriin Vuosilomahakemusten käsittely (MJLOMAP) Julkista Salaista Maatalousyrittäjien vuosilomahakemusten kirjaaminen ja päätösten teko Vuosilomaa hakenut yrittäjä, hakuajankohta, vuosi, jolle lomaa on haettu, diarionumero Päätökset hakemukseen, onko myönteinen vai kielteinen, päätösnumero, postituspäivä Mahdollinen valitus päätöksestä Tallennetaan tieto yrittäjän päätoimisuudesta sekä siitä, saako hän työttömyyspäivärahaa tai työmarkkinatukea, MYEL-vakuutuksen vireilläolo. onko vakuutusvelvollisuus alkanut ennen lomavuotta, eivätkö luopujat ole käyttäneet koko lomaoikeuttaan, mahdollinen MYEL-eläke muusta laitoksesta Myönnettyjen vuosilomapäivien lukumäärä, tieto siitä, kuinka monta pyhää näihin päiviin saa sisältyä sekä siitä, pitääkö tilan yrittäjien pitää osa vuosilomistaan yhtäaikaisesti Mahdollinen hylkäysperuste Onko päätökseen valitusoikeutta vai ei Sijaisapuhakemusten käsittely (MJSIJAP) Julkista Salaista Maatalousyrittäjien sijaisapuhakemusten kirjaaminen ja päätösten teko Sijaisapua hakenut yrittäjä, hakupäivä, diarionumero, tieto, onko hakemus tehty suullisesti vai kirjallisesti Päätökset hakemukseen, onko myöntö vai hylky, postituspäivämäärä Mahdollinen valitus Sijaisavun syy Onko lääkärintodistusta (sovellukseen ei talleteta muuta tietoa lääkärintodistukselta) Aikaväli, jolle sijaisapua on haettu/annettu Sijaisavun tarve (päivää/viikko) Onko ratkaisu myöntö vai hylky Mahdollinen hylkäysperuste Lomituspäivän laskennallinen kesto sekä sovittu sijaisapupäivän pituus Sijaisapumaksun tuntihinta sekä mahdollinen alennettu tai korotettu hinta Tallennetaan tieto sijaisavun tarpeesta, siitä että yrittäjä vastaa tilan töistä merkittävällä työpanoksella sekä siitä, saako hän työttömyyspäivärahaa tai työmarkkinatukea, onko MYEL-vakuutus vireillä, mahdollinen MYEL-eläke muusta laitoksesta Onko päätökseen valitusoikeus vai ei Lomittajien tiedot (MJPLOMIT) Julkista Salaista Maatalouslomittajien perustietorekisteri Lomittajan nimi ja yhteystiedot Henkilötunnus Mahdollinen LY-tunnus Työntekijänumero Sukupuoli, kansalaisuus, kieli, asuinkunta Lomittajan työsuhteen tyyppi Kuuluuko lomittaja renkaaseen tai onko lomituspalveluyrityksen tai meijerin lomittaja Kuuluuko lomittaja johonkin lomittajaryhmään (Paikallishallinto-sovelluksessa perustettu) Lomittajan peruskoulutustiedot sekä osaamisalueet Kulkuneuvo, ajokortti Lomittajan veronpidätysohje Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä Onko palvelussuhde määräaikainen vai toistaiseksi solmittu Onko kyseessä täyttä työaikaa tekevä vai osa-aikainen lomittaja
Vuosilomapäivien lukumäärä Onko lomittajalla oman auton käyttöoikeus Työaikatiedot Palkkatiedot Pankkiyhteys Lomittajan käymät koulutukset ja kurssit Lomittajalle annetut työvarusteet Työsopimukset (MJTYOSOP) Julkista Salaista Työsopimusten teko tilakohtaisesti määräaikaisille lomittajille Työsopimuksen numero, ja päivämäärä Työsopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä Lomitettavan tilan ja yrittäjän nimi Onko kyseessä vuosiloma- vai sijaisapulomitus Työaika tilalla (karjatalouskellonajat, mitoitettu ja sovittu työaika) Tehtävät sijaisapulomituksessa Lomitusten suunnittelu (MJKALENT) Julkista Salaista Maatalousyrittäjien lomavarausten kirjaaminen sekä lomittajien työaikasuunnittelu. Sovelluksesta voi tulostaa myös työmääräyksen, jolle tulostuu järjestelmästä lomittajan ja lomitettavien henkilöiden sekä lomitusjakson tiedot. Lomittaja merkitsee selosteeseen toteutuneet työtunnit ja matkakulut, yrittäjä allekirjoittaa selosteen ja vahvistaa siten lomituksen toteutuneen ilmoituksen mukaisesti. Tämän selosteen tietoja käytetään Toteutuneet lomitukset sovelluksessa. Yrittäjien vuosilomavaraukset, sijaisapuvaraukset ja maksullisen lomituksen varaukset päivämääräväleinä Lomittajille suunnitellut lomitusvaraukset kellonaikatarkkuudella ja tieto siitä, millä tilalla lomitus tapahtuu ja ketä yrittäjää lomittaja lomittaa Tieto siitä, onko lomitusjakson toteutumisesta ilmoitettu yrittäjälle ja lomittajalle Lomittajan vapaapäivät Tasoittumisjakson tarkastelunäytöllä näkyy tiedot valitun tasoittumisjakson laskennallisesta työajasta, vapaapäivistä, poissaoloista, jaksoon sisältyvistä arki- ja pyhäpäivistä, lauantaista ja aatoista Työvuorotaulukolla näkyy lomittajalle suunnitellut lomitukset ja poissaolot kellonaikatarkkuudella sekä lomitettavan tilan ja yrittäjän tiedot Toteutuneet lomitukset (MJTOTKAL) Julkista Salaista Maatalousyrittäjien pidettyjen lomien ja lomittajien toteutuneiden lomitusten sekä matkakulujen kirjaaminen (tiedot edellä mainitulta työselosteelta tai Lomitusten suunnittelu -sovelluksesta tai Lomittajan poissaolotiedot -sovelluksesta) Lomittajien tehdyt työtunnit tilakohtaisesti kellonaikatarkkuudella Tilalla toteutuneiden lomitusten erittely yrittäjäkohtaisesti siten, että lomitetun yrittäjän vuosilomasaldo päivittyy tai hänelle muodostuu laskua maksullisesta lomituksesta tai sijaisavusta. Lomittajan toteutuneet poissaolot kellonaikatarkkuudella Lomittajan korvattavat matkat: kilometrit sekä kulkuneuvo ja muut korvattavat matkakulut Itse järjestetty ja ostopalvelulomitus (MJOSTOP) Julkista Salaista Itse järjestettyjen lomitusten kirjaaminen, päätökset ja maksumääräykset niiden korvaamisesta sekä ostopalveluna järjestettyjen lomitusten kirjaaminen Itse järjestetty lomitus Itse järjestetyn lomituksen valinneiden maatalousyrittäjien lomitusjaksot: ketä on lomitettu, lomitustyyppi, päivämääräväli, päivien lukumäärä Kesto tunteina Lomituksen suorittaneen lomittajan nimi, lomittajatyyppi, lomittajan suorittamien työpäivien määrä Tehtyjen työtuntien määrä Sijaisaputapauksissa sijaisavun tuntihinta sekä siitä laskettu sijaisapumaksu, joka loppusummassa on vähennetty korvattavasta summasta Korvauspäätöksen numero ja päiväys Ostopalvelulomitus Maatalousyrittäjien ostopalveluna hoidetut lomitusjaksot: ketä on lomitettu, lomitustyyppi, päivämääräväli, päivien lukumäärä sekä mahdollisesti niihin sisältyvien pyhien lukumäärä Tuntien yhteistuntimäärä Lomituksen suorittaneen lomittajan nimi, lomittajatyyppi, tehtyjen työpäivien lukumäärä
Kesto tunteina Sijaisaputapauksessa sijaisavun tuntihinta sekä siitä laskettu sijaisapumaksu Kirjauspäivämäärä Laskutusperusteet (MJLASKUT) Julkista Salaista Maatalousyrittäjien lomitusten laskutustietojen käsittely, laskujen teko Yrittäjiltä laskutettavat sijaisaputunnit, subventoidut maksulliset tunnit (=ns. 100 h maksulliset) sekä täysin maksulliset lomitustunnit, lomitustyön tapahtumapäivämäärät sekä kellonajat Sijaisapumaksu sekä päiväkohtaisesti että lasku yhteensä 100 tunnin maksullisen maksu yhteensä sekä päiväkohtaisesti että lomitusjakso yhteensä Täysin maksullisen lomituksen tuntihinta, maksu yhteensä sekä päiväkohtaisesti että lomitusjakso yhteensä Laskutuspäivämäärä, laskun eräpäivä, laskunumero, viivästyskorko Yrittäjän lomaseuranta (MJYRLOMA) Julkista Salaista Maatalousyrittäjien lomaseuranta sekä lomasaldon korjaus ja lomien siirto vuodelta toiselle Yrittäjän pitämät lomat valitulla aikajaksolla, lomitustyyppi, päivämääräväli, päivien lukumäärä Kesto tunteina Yrittäjällä jäljellä olevien vuosilomapäivien määrä sekä montako pyhää niihin saa sisältyä Tieto siitä, montako vuosilomapäivää yrittäjän on vielä pidettävä samanaikaisesti tilan muiden yrittäjien kanssa Yrittäjän jäljellä oleva 100 h maksullisen lomituksen saldo Yrittäjälle suunniteltujen lomien määrä Lomitusten suunnittelu sovelluksesta Yrittäjän vuodelta toiselle siirretyt vuosilomapäivät sekä tieto siitä, kuinka monta pyhää niihin sisältyy/saa sisältyä. Yrittäjän lomasaldon korjaukset, korjauspäivämäärä ja käsittelijä Lomittajien loma- ja poissaolotiedot (MJPOLO) Julkista Salaista Lomittajien poissaolojen kirjaaminen Lomittajan poissaolon syy, päivämääräväli, kellonaikaväli sekä tieto siitä, onko mahdollisen sairasloman yhteydessä esitetty lääkärintodistus Palkkaperusteet (MJPAPE) Julkista Salaista Lomittajien palkanmaksun valmistelu Lomittajan tehdyt työpäivät ja tunnit, lomitustyyppi sekä matkakulut päiväkohtaisesti Lomittajan työtuntien erittely perustunteihin, iltatyötunteihin, yötyö- lauantai- sunnuntai- arkipyhä- aattoja lisätyötunteihin sekä lisätyötunnit, varallaolo, viikkolepo, vuorokautinen ja viikoittainen ylityö sekä matkakulut eriteltyinä eri korvausluokkiin Lomittajan lomakorvausperuste Lomitusrenkaan tiedot (MJRENGAS) Julkista Salaista Rekisteri paikallisyksikön sekä meijereiden lomitusrenkaista. Renkaaseen liitetään lomittaja(/t) sekä tilat, joita kyseinen lomittaja pääasiassa lomittaa Renkaan numero ja nimi sekä rengastyyppi (kunnan, meijerin vai muu yksityinen) Renkaan lomittaja/lomittajat Renkaaseen kuuluvat yrittäjät Renkaan yhteyshenkilönä toimivan yrittäjän yhteystiedot Yrittäjä sovelluksesta Lomituspalveluyrityksen ja meijerin tiedot (MJMEIJER) Julkista Salaista Rekisteri lomituspalveluja tarjoavista lomituspalveluyrityksistä ja meijereistä ja yksityisistä lomituspalveluyrittäjistä Yrityksen/ammatinharjoittajan nimi Meijerinumero, yrityksen LY-tunnus tai henkilötunnus Yhteystiedot Pankkiyhteys Yhteyshenkilön nimi
Paikallishallinnon tiedot (MJPAIKAL) Julkista Salaista Paikallisyksikön yksilölliset ja vaihtuvat parametritiedot Paikallisyksikön numero, nimi, LY-tunnus, puhelinnumero, telefaxnumero, osoitetiedot Paikallisyksikön pankkiyhteystiedot 100 h maksullisen tuntihinta sekä mahdollinen kunnan maksama osuus siitä Tilinumero, jolle Mela maksaa kunnan ennakot sekä tili, jolle maksetaan loppuerät Lomituspalvelujen vastuuhenkilön nimi ja virkanimike Hallinto-oikeuden yhteystiedot Itse järjestetyn lomituksen tuntihinnat Valinta, käyttääkö paikallisyksikkö hakemusten automaattista diariointia vai ei Tieto, halutaanko laskulle tulostuvaksi viitenumero vai ei Käytettävä laskulomake Laskun viivästyskorkoteksti Lomakorvauskerroin ja lomakorvausprosentti Viimeisin käytetty laskunumero Mahdollisesti käytössä oleva suorasiirtoyhteys paikallisyksikön reskontraohjelmaan ja/tai palkkaohjelmistoon sekä kyseisten tiedonsiirto-ohjelmien vaatimia parametritietoja Tiliöintinumero Tiliöinti vastaviennille Melan palvelimen käyttäjätunnus ja salasana tiedonsiirtoa varten Kirjanpitotilit ja koodit Paikallisyksikön käytössä olevat lomittajien työajantasoittumisjaksot Lomittajaryhmät (vapaasti ryhmiteltävissä) Kustannusselvitys ( MJKUSTAN) Julkista Salaista Paikallisyksikön lomitustoimintaan kohdistuneiden menojen ja tulojen kirjaaminen ja kustannusselvityksen sekä valtionkorvausselvityksen teko Melalle Kirjanpidon mukaiset lomitukseen kohdistetut palkat, sosiaalivakuutusmaksut ja muut henkilöstömenot, asiakaspalveluiden ostot, aineet, tarvikkeet ja tavarat, avustukset ja muut menot sekä vastaavat valtionkorvaukseen oikeuttavat menot Kirjanpidon mukaiset lomitukseen kohdistuvat myyntitulot, sijaisapumaksut, 100 h maksullisen lomittaja-avun maksut, täysin maksullisen lomituksen maksut ja muut tulot sekä vastaavat valtiolle palautettaviksi kuuluvat tulot Menojen ja tulojen erotus, sekä Melalta ennakkoina saatu korvaus Melan kunnalle korvattava loppuerä tai paikallisyksikön Melalle palautettava summa Vastaavat luvut mahdollisesti myös kuukausitasolla Tulosteet (MJTULOST) Julkista Salaista Tulosteet massatulostuksena (osa samoista tulosteista voidaan tulostaa myös sovellusten kautta) sekä paikallisyksikkökohtaisia tilastoja. Joitain tilastoja saa myös kuntakohtaisesti. Lomitusalueen lomittajat Lomittajien koulutustilaisuudet Lomittajien poissaoloseuranta Lomittajien osoitetarrat Lomittajien toteutuneet lomitukset tiloittain Lomittajien toteutunut työaika Lomitusrenkaan yrittäjien lomaseuranta Yrittäjien pidetyt ja pitämättömät lomat Yrittäjien osoitetarrat Lomitusvaraus (ei lomittajaa) Yrittäjälista Tilalista Tilan lomaseuranta Tilan karjatiedot Peruslaskelma Tilannelaskelma Peruslaskennan lista Tilannelaskennan lista Vuosilomahakemus Sijaisapupäätös Vuosilomapäätös Lomituskorvauspäätös ja maksumääräys Päätösluettelot Avoin työmääräys Työvuorotaulukko Lomittajan suunniteltu työaika
Lomituspalvelua hakeneiden henkilöiden ja hakemusten määrä Vuosilomaan oikeutettujen tilojen ja henkilöiden lukumäärä Vuosilomapäätösten lukumäärä hylkäyssyittäin Sijaisapupäätösten lukumäärä hylkäyssyittäin Tilojen ja yrittäjien määrä lomitustavan mukaan Lomituspalveluja käyttäneiden yrittäjien ja päivien määrä Vuosiloma- ja sijaisapulomituksen käyttö Maksullisen lomittaja-avun käyttö Lomittajien työpäivät ja tunnit lomitustyypeittäin Sijaisapupäätösten, -päivien ja tuntien lukumäärä sijaisapusyyn mukaan Edelliseltä vuodelta siirretyt vuosilomapäivät Kunnallisten lomittajien lomituspäivien ja tuntien määrä Itse järjestetyssä lomituksessa lomituspäivien ja tuntien määrä Lomittajan työpäivien ja tuntien jakautuminen kuukausipalkkaisten ja tuntipalkkaisten lomittajien kesken Lisäksi eri sovelluksista saa tulostettua seuraavia tulosteita Tilatietolomake Kustannusselvitys Valtionkorvausselvitys Laskuerittely Lasku Laskutuksen tarkistuslista Laskutuspäiväkirja Lomittajan palkkaerittelyt Lomittajien palkkaperusteiden tarkistuslista Lomittajan suunnitellut lomitukset tiloittain Työmääräys Työsopimus Yrittäjän lomaseuranta Järjestelmän avaus ja hallinta (MJYLEIS) Julkista Salaista Järjestelmän tietoliikenneosa. Sisältää myös käyttöoikeuksien hallinnan ja sovellusten versiotiedot sekä varmistusten ottamisen. Paikallisyksikkö voi hakea Melan vakuutusrekistereistä päivitetyt maatalousyrittäjien tiedot: henkilö- työtulo- ja vakuutustapahtumatiedot, eläketapahtumatiedot sekä sijaisapumaksun tuntihinnat Paikallisyksikkö siirtää koko tietokantansa Melaan pyydettäessä tilastointia ja valtionhallinnolle raportointia varten Kunnan tietokanta Uudet ohjelmaversiot voi hakea ja päivittää Ohjelmaversiot Tietojärjestelmä on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Paikallisyksikön administraattorin käyttäjätunnukset omistava henkilö voi luoda uusia käyttäjätunnuksia, joille muodostuu kertakäyttöinen salasana, jonka kyseinen henkilö muuttaa vain hänen tiedossaan olevaksi ensimmäisellä sisäänkirjoittautumiskerralla. Administraattorin tunnuksilla voi myös poistaa käyttöoikeudet. Käyttäjätunnukset Salasanat Tietoliikenneyhteys Melan palvelimelle on myös suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Melan ja paikallisyksikön välillä tieto siirtyy salattuna Tietoliikenteen käyttäjätunnus Tietoliikenteen salasana Eri sovellusten versiotiedot Tietojärjestelmä tekee varmistukset tietokannasta automaattisesti kerran vuorokaudessa, mutta varmistukset voi myös ottaa erikseen halutessaan valitsemaansa kohteeseen. Varmistukset