Klubin jäsenjohtajan opas Uuden jäsenen rekrytointiopas klubeille 1
Johdanto Klubin jäsenjohtajan virka on tärkeä klubin terveyden ja elinvoiman varmistamiseksi ja palvelukyvyn ylläpitämiseksi paikkakunnalla. Maailmanlaajuisen toimintaryhmän jäsenenä sinä teet yhteistyötä klubisi palvelujohtajan ja johtajakoulutusjohtajan (jonka roolin klubin varapresidentti täyttää automaattisesti) kanssa jäsenkehitykseen, humanitaarisen palvelun tuottamiseen ja johtajien kouluttamiseen tähtäävien aloitteiden toteuttamiseksi Tämä opas auttaa sinua tukemaan jäseniä, niin uusia kuin vanhojakin, jotta heidän kokemuksensa klubissa olisi tarkoituksenmukainen ja palkitseva. Tiesitkö? Voit ladata materiaalit Lionsklubien kansainvälisen järjestön (Lions International) verkkosivulta, lionsclubs.org/ MembershipChair tai voit tehdä tilauksen sähköpostitse osoitteessa membership@ lionsclubs.org.
Virkaan valmistautuminen Ennen kuin aloitat vuoden tehtävät, tutustu perusteellisesti virkaan ja valmistaudu siihen kaikin tavoin. Aika, jonka sijoitat valmistautumiseen on hyvin tärkeää koko virkakaudelle. Lue tämä opas ja sitä tukevat materiaalit. Keskustele klubinne viimeisimmän jäsenjohtajan kanssa klubinne jäsenistä, sekä asioista, jotka toimivat ja jotka eivät toimineet menneisyydessä. Käytä Suunnittelukalenteria tämän oppaan lopussa, koko vuoden tehtävien suunnittelun helpottamiseksi. Ole myös yhteydessä klubinne sihteeriin varmistaaksesi, että sähköpostiosoitteesi klubin tiedoissa on merkitty oikein. Lions International lähettää sinulle sähköpostitse hyödyllisiä tiedotteita kuukausittain. Velvollisuudet Klubin jäsenjohtaja auttaa klubia jäsenkasvun varmistamisessa. Kasvu saavutetaan uusien jäsenten rekrytoinnin ja jäsenten tyytyväisyyden kautta, koska silloin jäsenet pysyvät jäseninä ja palvelevat kauemmin. Tehtävään liittyy seuraavia vastuita: Näin onnistut tehtävässäsi Toimit yhteistyössä klubinne johtajakoulutusjohtajan ja palvelujohtajan, sekä klubipresidentin (klubinne maailmanlaajuisen toimintaryhmän puheenjohtaja) kanssa edistääksesi johtajakoulutuksen ja jäsenkasvun aloitteita ja humanitaarisen palvelutyön tuottamista. Tuet jäsenten säilyttämistä tukemalla sopusointuista ilmapiiriä klubissa. Saat jäsenet tuntemaan olonsa osaksi perhettä samalla kun he palvelevat paikkakunnallaan. Kehität ja johdat jäsentoimikuntaa, joka auttaa jäsenyystavoitteiden laatimisessa toimintasuunnitelmien toteuttamisessa. Motivoit klubijäseniä kutsumaan mukaan uusia jäseniä ja inspiroit positiivisen jäsenyyskokemuksen saavuttamiseksi. Varmistat, että uudet jäsenet perehdytetään tehokkaasti yhdessä klubin johtajakoulutuksesta vastaavan henkilön kanssa (varapresidentti). Teet yhteistyötä klubin palvelujohtajan kanssa jäsenyysmahdollisuuksien mainostamiseksi palveluprojektien aikana. Osallistut alueen, lohkon ja piirin kokouksiin ja tapahtumiin. Vastaat välittömästi potentiaalisten jäsenten lähettämiin yhteydenottoihin. Klubin jäsenjohtajan tärkeimmät pyrkimykset 1. Jäsenkasvusuunnitelman laatiminen 2. Potentiaalisten uusien jäsenten listaaminen ja yhteydenotto varmista, että he saavat kutsut liittyä klubinne jäseniksi. 3. Käytä Kysy pois! -rekrytointiopasta 4. Varmista, että jäsenet saavat riittävän perehdytyksen 5. Pidät yllä positiivista henkeä klubissa 6. Pyydä jäseniltä ideoita potentiaalisista uusista jäsenistä, ja toista sitten kohdat 1-5 7. Mainosta klubia palveluaktiviteeteissa yhteistyössä klubin markkinointiviestinnän johtajan kanssa 8. Osallistu lohkon ja piirin kokouksiin 9. Tee yhteistyötä klubin, lohkon ja piirin tasolla 10. Toimi yhteistyössä markkinointiviestinnän johtajan kanssa klubin verkkosivujen kehittämiseksi - sisällytä sivuille menestystarinoita palveluaktiviteeteista, sekä tietoja klubista, piiristä, kansainvälisestä järjestöstä lionsclubs.org sekä LCIF:stä. Menestyksen mittaaminen Järjestää vähintään yhden jäsenhankintakampanjan enemmän kuin edellisvuonna. Ottaa yhteyttä vähintään kahteen entiseen jäseneen ja pyytää heitä takaisin klubiin. I Kasvattaa klubin jäsenmäärää edellisvuotta suuremmaksi. 100% jäsenistä pysyy klubissa. Uudet jäsenet osallistuvat uusien jäsenten perehdytykseen. Jäsenten tyytyväisyys Laatii suunnitelman jäsenten tyytyväisyyden takaamiseksi ja esittelee sen klubin hallitukselle hyväksyttäväksi ja tuen saamiseksi. Ymmärtää jäsentyytyväisyysohjelmien tärkeyden ja ottaa ne mukaan toimintaan. Uuden jäsenen rekrytointiopas klubeille 3
Avustaa klubivirkailijoita Klubin laatualoitteen toteutuksessa paikkakunnan tarpeiden sekä klubin omien vahvuuksien kartoittamiseksi Pyrkii parantamaan klubijäsenten tyytyväisyyttä toteuttamalla Klubin arvosanat -kyselyn jäsenten keskuudessa. Kertoo jäsenpalkinto-ohjelmista jäsenille ja varmistaa, että jäsenet saavat tunnustusta saavutuksistaan. Jäsenten hankkiminen Perehdy Kysy pois! -oppaaseen, jonka löydät osoitteessa Laatii suunnitelman klubin jäsenkasvulle. Esittelee suunnitelman klubin hallitukselle hyväksyttäväksi ja tuen saamiseksi. Auttaa klubia jäsenhankinnassa määrittelemällä miksi uusia jäseniä tarvitaan ja millaisista jäsenistä klubi hyötyisi eniten. Tuntee järjestön tarjoamat jäsenyystyypit ja ohjelmat, ja päättää, mitkä niistä sopisivat klubille parhaiten. Perehtyy piirin ja moninkertaispiirin jäsenmaksuihin koskien eri jäsenyystyyppejä. Kannustaa uusien jäsenten rekrytoimista ja mainostaa palkinto-ohjelmia klubin kaikille jäsenille. Varmistaa, että uusilla jäsenillä on voimassa olevat sähköpostiosoitteet, jotta he voivat vastaanottaa tiedotteita kansainväliseltä järjestöltä. Käy läpi Uuden jäsenen perehdytyksen järjestää uusille jäsenille tilaisuuksia, jotka täydentävät heidän uusien jäsenten sähköpostitiedotteita. Kannustaa osallistumista lionien mentoriohjelmaan. Kertoo jäsenyydestä palveluaktiviteettien yhteydessä. Hauskat tapahtumat, joihin paikkakuntalaiset haluavat osallistua, ovat erinomainen jäsenhankintatyökalu. Myönteinen jäsenyyskokemus on jäsensäilytyksen perusta. Tee yhteistyötä klubin palvelutoimikunnan kanssa varmistaaksesi, että aktiviteetit ovat tarkoituksenmukaisia ja vastaavat jäsenten kiinnostuksiin ja toiveisiin. Tiesitkö? Alkaen heinäkuusta 2017 uudet jäsenet saavat sähköpostitse kansainväliseltä järjestöltä tiedotteita, joilla pyritään inspiroimaan ja rohkaisemaan palveluaktiviteetteihin osallistumista. Tällä edistetään jäsentensäilyttämistä klubissa. Varmista, että täydennät tätä tiedoitustyötä viesteillä, joissa kerrot, mitä klubi tekee paikallisesti ja miten se tukee järjestön menestymistä maailmanlaajuisesti. Uuden jäsenen rekrytointiopas klubeille 4
Tuki ja opastus Jäsenjohtajana sinulla on monia ihmisiä, jotka voivat auttaa sinua vuoden aikana. Läheinen yhteistyö jäsentoimikunnan ja piirin Maailmanlaajuisen toimintaryhmän kanssa antaa sinulle mahdollisuuden saada tukea ja opastusta, joita tarvitset tehtävän suorittamisessa. Jäsentoimikunta Suosittelemme, että aloitat toimikunnan kokoamisella, jotta varmistat, että sinulla on tiimissä tekijöitä kaikkea tarvittavaa työtä varten. Jäsentoimikunta voidaan muodostaa eri tavoin riippuen klubin tarpeista, mutta Lions International suosittelee jäseniksi seuraavia klubilaisia: Viime vuoden jäsenjohtaja Seuraavan vuoden mahdollinen jäsenjohtaja Kaikki klubin jäsenet, jotka ovat kiinnostuneita uusien jäsenten rekrytoimisesta tai jäsenten tyytyväisyydestä Tämä suositeltu rakenne auttaa klubeja parantamaan jäsenten tyytyväisyyttä ja kasvua, kun yhtenäinen tiimi yhdessä johtaa klubin toimintaa. Koska edellisen vuoden ja tuleva jäsenjohtaja osallistuu toimikuntaan, se varmistaa myös että jäsenyystehtävät etenevät joustavasti ja ilman taukoja vuodesta toiseen ja virassa oleva jäsenjohtaja ymmärtää mikä on toiminut ja mikä ei toimi klubissa. Muut lionsklubit Klubit hyötyvät toisistaan jakamalla tietoa parhaista toimintatavoista. Jäsenjohtajana sinä pystyt helposti kasvattamaan jäsenten tyytyväisyyttä ja saavuttamaan jäsenkasvun tavoitteet käyttämällä olemassa olevia verkostoja. Lions Clubs International Kansainvälinen järjestömme tietää, että jionsklubien jäsenmäärän kasvattaminen on tärkeää, koska uusi jäsen voi tehdä hyvin paljon paikkakunnan eteen. On siis tärkeää, että uusi jäsen on tyytyväinen jäsenyyteensä. Pienellä henkilökohtaisella panostuksella voit saada aikaan paljon, jotta uudet jäsenet tuntevat olevansa osa klubia. Tällöin he ovat valmiita antamaan aikaansa klubille. Olemme rakentamassa parhaiden toimintatapojen tietokantaa, johon keräämme menestystarinoita, joten kerrothan meille mitkä asiat ovat toimineet teidän klubissanne uusien jäsenten tyytyväisyyden kasvattamiseksi, sekä tietenkin myös vanhojen jäsenten muistamisessa ja juhlistamisessa! Maailmanlaajuinen toimintaryhmä Maailmanlaajuisen toimintaryhmän jäsenä sinulla on takanasi piirin Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän (GMT) koordinaattorin ja piirikuvernöörin tuki. Piirikuvernööri toimii Maailmanlaajuisen toimintaryhmän piirin puheenjohtajana. Mikäli sinulla on jäsenhankintaan liittyvieä kysymyksiä ota yhteys näihin tukijoukkoihin, he ovat sinua varten! Uuden jäsenen rekrytointiopas klubeille 5
Jäsenten tyytyväisyys Jotta lionsklubit pysyvät terveinä ja elinvoimaisina, sinun tulee miettiä miten jäsenet kokevat jäsenyyden ja mitä he odottavat jäsenyydeltä. Kun klubin jäsenet tuntevat, että se aika, jonka he käyttävät klubitoiminnalle on tarkoituksenmukaista ja arvonsa väärti, ja kun he alkavat muodostaa ystävyyssuhteita muiden klubilaisten kanssa, on se merkki siitä, että heistä tulee pitkäaikaisia jäseniä. Tämän takia on tärkeää pitää jäsenet aktiivisina ja hyödyntää erilaisia jäsentyytyväisyyteen liittyviä strategioita ja resursseja. Nämä välineet keskittyvät klubin yhteistyöhön, jäsenten kokemaan tunnelmaan ja kokousten parantamiseen, eli asioihin joilla pyritään saamaan jäsenet osallistumaan aktiivisesti. Tiesitkö? Onko verkossa tarjolla resursseja ja työkaluja? Katso täältä: useita työkaluja, joiden avulla voit arvioida jäsenten tyytyväisyyttä ja mitkä asiat sopivat parhaiten omalle klubillesi. Uuden jäsenen tarkistuslista Käytä seuraavaa uuden jäsenen tarkistuslistaa, varmistaaksenne, että jäsenet on toivotettu tervetulleiksi ja tuntevat olonsa mukavaksi: Sainko uuden jäsenen tuntemaan itsensä tervetulleeksi? Ovatko he saaneet vastuuta, joka vastaa heidän omia tavoitteitaan jäseneksiliittymishetkellä? Onko heidän panostaan arvostettu, heidän ideoitaan kunnioitettu? Olemmeko saaneet heidät tuntemaan olonsa osaksi perhettä? Opas jäsenten tyytyväisyyden varmistamiseksi The Jäsentyytyväisyysopas, yhdessä allamainittujen resurssien lisäksi auttaa varmistamaan, että jäsenet saavat sen kokemuksen klubilta, jota he odottavat: Klubin arvosanat Kysely Uuden jäsenen perehdytys Lionien mentoriohjelma Paikkakunnan tarpeiden arviointi Jäsenten tyytyväisyysilmoitus Käyttäkää Jäsenten tyytyväisyysilmoitusta tämän oppaan lopussa, jotta voitte seurata aloitteita, joita olette suorittaneet jäsenten tyytyväisyyden takaamiseksi. Lähetä raportti klubivirkailijoille joka kuukausi, jotta he tietävät mitä klubi pyrkii saavuttamaan. Uuden jäsenen rekrytointiopas klubeille 6
Jäsenten hankkiminen Jokaisessa klubissa tarvitaan uusia jäseniä, jotta klubissa asetetut palvelutavoitteet voidaan saavuttaa. Uudet jäsenet voivat tuoda klubiin tuoreita ideoita, uusia hankkeita ja uusia tapoja vaikuttaa paikkakunnalla. Klubin jäsenjohtajana pystyt organisoimaan jäsenkasvun pyrkimyksiä ja varmistamaan, että tavoitteet saavutetaan. Kysy pois! Uuden jäsenen rekrytointiopas klubeille Tämä hyödyllinen opas, saatavilla osoitteessa lionsclubs.org/ MembershipChair on suunniteltu opastamaan klubia uusien jäsenten rekrytoimisen ja tehokkaan klubin hallinnoimisen aloilla. Parhaimmat ideat ovat yksinkertaisia -- kutsu paikkakunnan asukkaita liittymään mukaan tämä opas auttaa teitä laatimaan tehokkaan suunnitelman jäsenten hankkimiseksi nelivaiheisen prosessin kautta: 1. Klubin valmistaminen 2. Klubin kasvusuunnitelman laatiminen 3. Klubin kasvusuunnitelman toteuttaminen 4. Uusien jäsenten toivottaminen tervetulleiksi Liitännäisklubi Klubinne voi kasvattaa jäsenmääräänsä myös perustamalla liitännäisklubin. Liitännäisklubi on erinomainen tilaisuus saada lisää jäseniä mukaan, ilman, että heidän tarvitsee mukautua klubinne kokousaikatauluun, sijaintiin, tai muuhun osallistumista rajoittavaan tekijään. Toinen syy liitännäisklubin perustamiselle voi olla ryhmän erityinen kiinnostuksenkohde, jonka ympärille he haluavat perustaa oman liitännäisklubinsa. On myös mahdollista perustaa liitännäisklubi niiden klubijäsenten kesken, joille klubin nykyinen kokousaika tai -paikka ei sovi, tai jos osa klubilaisista haluaa kokoontua virtuaalisesti. Tämä on myös tilaisuus saada lisää jäseniä mukaan lionstoimintaan. Liitännäisklubin jäsenet ovat klubinne jäseniä, ja liitännäisklubin aktiviteetit luetaan klubinne aktiviteeteiksi. Lue lisää tästä vaihtoehtoisesta tavasta kasvattaa klubinne jäsenmäärää lionsclubs.org/ MembershipChair. Tiesitkö? On tärkeää valmistella klubianne uusien jäsenten hankintaan. Klubi, joka ei ole varautunut tutustumaan uusiin, mahdollisiin jäseniin, voi vaikuttaa etäiseltä ja epäystävälliseltä uudelle henkilölle, jolloin oma panoksesi uuden jäsenen suhteen voi vesittyä. Varmista aina, että klubisi on valmis vastaanottamaan uusia jäseniä, ennen kun aloitat rekrytoinnin. HyödynnäKysy pois! -opasta tässä prosessissa. Jäsenyyteen liittyviä mahdollisuuksia Kun jäseniä kutsutaan mukaan lionsklubiin, kerro heille kansainvälisestä jäsenmaksusta ja jäsenluokista, jotta he pystyvät valitsemaan mikä sopii heille. Jäsenyysvaihtoehtojen esite kertoo sinulle ja jäsenillenne erilaisista jäsenyysvaihtoehdoista ja kategorioista. Jäsenten rekrytointitilaisuus tai kutsuraportti Käytä Jäsenten rekrytointitilaisuutta tai kutsuraporttia tämän oppaan lopussa. Näin pystyt seuraamaan osallistujien lukumäärää tilaisuuksissa, mahdollisten uusien jäsenten tietoja ja muistiinpanoja tai seurantatietoja. Lähetä raportti klubivirkailijoille joka kuukausi, jotta he tietävät klubin rekrytointipyrkimyksestä ja tuloksista. Uuden jäsenen rekrytointiopas klubeille 7
Palkinnot ja tunnustukset Lions Clubs Internationalilla on erilaisia jäsenpalkinto-ohjelmia, joilla annetaan tunnustusta lioneille ja klubeille näiden saavutuksista. On tärkeää, että jäsenjohtajana kerrot seuraavista mahdollisuuksista saada tunnustusta klubin jäsenille ja kannustat heitä rekrytoimaan uusia jäseniä ja pidät nykyiset jäsenet tyytyväisinä: Kummin todistus: Lionit, jotka sponsoroivat uutta jäsentä vuoden aikana saavat kummin todistuksen, jonka on allekirjoittanut kansainvälinen presidentti. Jäsen-key -palkinnot: Lion voi ansaita ensimmäisen keyjäsenpalkintonsa kutsumalla kaksi uutta jäsentä, ja niitä voi ansaita enintään seitsemäntoista. Jokainen key-palkinto on suunniteltu kuvastamaan hankittujen uusien jäsenten lukumäärää. Jäsenten tyytyväisyyspalkinto: Lionsklubit, jotka säilyttävät 90% heidän jäsenistään tai kääntävät pitkän aikavälin jäsenten menetyksen ympäri saavat Jäsenten tyytyväisyyden lippumerkin. Chevron-palkinnot: Chevronit alkavat 10. vuodesta ja jatkuvat viiden vuoden välein. Tunnustusta annetaan pitkäaikaisesta palvelusta. Lisäksi vuosittain kansainvälinen presidentti palkitsee oman aloitteensa mukaisesti jäseniä. Varmista, että kansainvälisellä järjestöllä on sähköpostiosoitteesi, sillä muutoin et saa tärkeitä tiedotteita koskien palkintoaloitteita. Uuden jäsenen rekrytointiopas klubeille 8
Jäsenjohtajan suunnittelukalenteri HEINÄKUU / ELOKUU / SYYSKUU Laadi jäsenhankintasuunnitelma, johon sisällytät jäsenten säilytyksen ja uusien jäsenten hakkimisen taktiikoita Merkitse kalenterista tärkeimmät klubin tapahtumat joihin voit sisällyttää jäsenten rekrytointia Varmista klubisihteeriltä, että sinulla on tiedossasi jäsenten tärkeimmät merkkipäivät ja virstanpylväät, joita voit juhlistaa yhdessä klubisi kanssa. LOKAKUU / MARRASKUU / JOULUKUU Ota yhteyttä jäseniin, jotka eivät ole viime aikoina osallistuneet kokouksiin tai aktiviteetteihin. Järjestä kysely jäsenten parissa käyttäen Klubin arvosanat -työkalua, tai muuta jäsentyytyväisyyslomaketta. Laadi tuloksista raportti klubillesi sekä toimintasuunnitelma jäsentyytyväisyyden kasvattamiseksi. Varmista klubsihteeriltä, että jäsenlisyta ja jäsenten yhteystiedot ovat ajantasalla. Uuden jäsenen rekrytointiopas klubeille 9
Jäsenjohtajan suunnittelukalenteri TAMMIKUU / HELMIKUU / MAALISKUU Aloita suunnittelu Maailmanlaajuisen jäseneksiottopäivän järjestämiseksi huhtikuussa. Harkitkaa liitännäisklubin perustamista, jonka avulla voitte saada eri tyyppisiä ihmisiä paikkakunnalta kiinnostumaan toiminnastanne. HUHTIKUU / TOUKOKUU / KESÄKUU Toivottakaa uudet jäsenet tervetulleiksi klubiin Maailmanlaajuisena jäseneksiottopäivänä. Juhlikaa menestystänne, ja kirjatkaa ylös taktiikat, joiden havaitsitte toimivan, ja jotka eivät toimineet, jotta voit kertoa niistä seuraavan vuoden jäsenjohtajalle. Varmista klubsihteeriltä, että jäsenlista ja jäsenten yhteystiedot ovat ajantasalla. Uuden jäsenen rekrytointiopas klubeille 10
Jäsenten rekrytointitilaisuus tai kutsuraportti Klubin nimi: Tapahtuman päivämäärä: Tapahtuman tyyppi: Kokous Projekti Varainkeruu Jäsenhankintatilaisuus Jäsenten kutsuminen Muu: Kuvaus: Osallistujat (jos on) Lionien lukumäärä: Ei-lionien lukumäärä: Osallistujat yhteensä: Mahdolliset uudet jäsenet Nimi: Phone: Sähköposti: Muistiinpanot/seuranta: Nimi: Puhelin: Sähköposti: Muistiinpanot/seuranta: Nimi: Puhelin: Sähköposti: Muistiinpanot/seuranta: Kommentit: Uuden jäsenen rekrytointiopas klubeille 11
Klubin jäsenten tyytyväisyysraportti Klubin nimi: Kuukausi: Seuraavat aloitteet on toteutettu jäsenten tyytyväisyyden varmistamiseksi. Luotu, tarkistettu tai muutettu klubin tyytyväisyyssuunnitelmaa. Jäsenten kysely suoritettu. Entisten jäsenten kysely suoritettu. Klubin laatualoitteen mainostaminen. Paikkakunnan tarvearviointi suoritettu. Klubin arvosanat -kysely suoritettu. -kyselyyn. Korjattu syy, miksi jäsenet eroavat. Muu: Kuvaus: Mitä on opittu? Kommentit: Uuden jäsenen rekrytointiopas klubeille 12
Membership Division Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook IL 60523-8842 USA lionsclubs.org Sähköposti: membership@lionsclubs.org Puhelin: +1 630 468 3831 ME44 FI 1/19