Printed matter

C i v i l E n g i n e e r i n g U nderstanding the types of p eople and the effects of g roup composition in c ollective development p roject workshops in real e state and construction sector Marika Latvala D O C T O R A L D I S S E R T A T I O N S

series publication University Aalto DISSERTATIONS OCTORAL D 8 9 / 2019 and people of types nderstanding the U group composition in of effects he t project development ollective c and estate in real orkshops w construction sector Latvala Marika of Doctor of degree the for completed dissertation doctoral A the of permission the with defended, be to (Technology) cience S held examination public a at Engineering, of School University Aalto 12. at 2019 June 7th on school the of M1 hall lecture the at University Aalto Engineering of School Engineering Civil

Supervising professor Assistant Professor, PhD Vishal Singh, Aalto University, Finland Preliminary examiners Professor, PhD Kalle Kähkönen, Tampere University, Finland Professor, PhD Patricia Tzortzopoulos Fazenda, University of Huddersfield, United Kingdom Opponent Professor, PhD Kalle Kähkönen, Tampere University, Finland Aalto University publication series D OCTORAL DISSERTATIONS 98/ 2019 2019 Marika Latvala ISBN 978-952-60-8567-8 (printed) ISBN 978-952-60-8568-5 (pdf) ISSN 1799-4934 (printed) ISSN 1799-4942 (pdf) h ttp://urn.fi/urn:isbn: 978-952-60-8568-5 Unigrafia Oy H elsinki 2019 Finland NORDIC SWAN ECOLABEL Printed matter 4041-0619

A alto University, P.O. Box 11000, FI-00076 Aalto Abstract www.aalto.fi Author Marika Latvala Name of the doctoral dissertation Understanding the types of people and the effects of group composition in collective development project workshops in real estate and construction sector P ublisher U nit Series F ield School of Engineering Civil Engineering A alto University publication series D OCTORAL DISSERTATIONS 98/ 2019 of research M anuscript P ermission Monograph submitted Civil Engineering, ENG030Z 2 May 2019 for public defence granted (date) A rticle dissertation 24 April 2019 Date of the defence 7 June 2019 Language English Essay dissertation Abstract T his research began with the understanding that the desired change in common practices of the s takeholders is challenging to execute in the real estate and construction sector in Finland. The p remise is that the desired change through collective development projects that aim to develop c ommon practices can happen when we have the right kind of group and support structures. T herefore, this research aims to address the following questions: 1) How do the participants in a c ollective development project behave during group work? And, what are the types of people p articipating? 2) What is a productive small group composition, where a productive group is a g roup which gets the work done, and has results to share? 3) Do support structures such as trust, commitment, control, communication and cooperation facilitate these projects? T his research was done as a qualitative study. Data was collected using observations and i nterviews from four different projects (between years 2015-2017) of one case organization, which f acilitates collective development project. The research was done as action research. The researcher w as part of the facilitator's crew in these projects, and developed the process in other cases based on the results of the first case. Folk psychology was used as the analytical framework. T o identify the types of participants, the data was analyzed using a coding, that was developed a s a part of this research, based on the behavioral attributes found in the literature. Short t ranscripts from audio- and videotapes were used to analyze the groups, and short transcripts from t he interviews were used to describe support structures. Several ways, such as a colleague's o bservations, two questionnaires, and interviews in Australia, were used to validate the results of the research. A s a result, the participants of the projects can be clustered into different types: 1) Opinionated S peakers, 2) Empathetic Leaders, 3) Active Respondents, 4) Passive Respondents, and 5) Listeners. A productive group has at least one leader and one or more active respondent to support a balanced d iscussion. Support structures such as mentioned above (Q3) will facilitate the collective development project. A theoretical contribution of the study is the extension of the theories of types of people, group d ynamics and group formation, and make them more understandable and acceptable for people w ho do not have a background in psychology by using elements and aspects of folk psychology. In a ddition, this research extends these theories into collective development projects. Practical c ontributions for the real estate and construction sector are: 1) Behavioral attributes with e xplanations tool for clustering group members into types, 2) Recommendations for facilitators o n how to use different types of people to form groups, 3) Recommendations for facilitators to invite participants for a project, 4) Improved process of collective development projects. K eywords I SBN (printed) I SSN (printed) L ocation P ages 150 types, group formation, change, collective development projects 978-952-60-8567-8 1799-4934 of publisher H elsinki L ocation I SBN (pdf) I SSN (pdf) of printing 978-952-60-8568-5 1799-4942 H elsinki Y ear 2019 u rn h ttp://urn.fi/urn:isbn: 978-952-60-8568-5

A alto-yliopisto, PL 11000, 00076 Aalto Tiivistelmä www.aalto.fi Tekijä Marika Latvala Väitöskirjan nimi I hmisten tyyppien ja ryhmän kokoonpanon vaikutuksen ymmärtäminen yhteisten kehityshankkeiden työpajoissa kiinteistö- ja rakennusalalla J ulkaisija Y ksikkö Sarja Insinööritieteiden korkeakoulu Rakennustekniikan osasto A alto University publication series D OCTORAL DISSERTATIONS 98/ 2019 T utkimusala K äsikirjoituksen V äittelyluvan Monografia Rakennustekniikka, ENG030Z pvm 02.05.2019 myöntämispäivä 24.04.2019 Artikkeliväitöskirja Väitöspäivä 07.06.2019 Kieli Englanti Esseeväitöskirja Tiivistelmä T ämä tutkimus sai alkunsa ymmärryksestä, että haluttu muutos sidosryhmien yhteisissä toimintatavoissa on haasteellista toteuttaa kiinteistöyhteisiä toimintatapoja kautta ja rakennusalalla Suomessa. Oletus on, että h aluttu muutos yhteisten kehityshankkeiden, jotka kehittävät t apahtuu, kun ryhmä ja tukirakenteet valitaan oikein. Siksi tämän tutkimuksen tavoitteena on v astata seuraaviin kysymyksiin: 1) Kuinka yhteisten kehityshankkeiden osallistujat käyttäytyvät r yhmätöiden aikana? Mitkä ovat osallistujien tyypit?, 2) Millainen on tuottelias pienryhmä, kun t uottelias ryhmä on ryhmä joka saa aikaan yhteisesti jaettavia tuloksia, ja 3) Fasilitoivatko t ukirakenteet kuten luottamus, sitoutuminen, kontrollointi, kommunikointi ja yhteistyö näitä yhteisiä kehityshankkeita? T yö on tehty laadullisena tutkimuksena. Työn aineisto kerättiin yhden case organisaation, joka f asilitoi yhteishankkeita neljästä eri hankkeesta vuosina 2015-2017. Tutkija oli osana tutkittavia hankkeita, ja kehitti muiden hankkeiden prosessia perustuen ensimmäisestä hankkeesta saatuihin tuloksiin. Kansanpsykologia valittiin työn analyyttiseksi raamiksi. T yyppien selvittämiseksi aineisto analysoitiin tässä työssä kehitetyllä erilaisiin kirjallisuudesta l öytyneisiin käyttäytymisattribuutteihin perustuvalla koodauksella. Ryhmien analysoimiseksi k äytettiin video- ja nauhoitusaineistosta lyhyitä pätkiä ilmiötä selittämään. Haastatteluista k oostettuja lyhyitä lainauksia käytettiin tukirakenteiden määrittämiseen. Useaa eri tapaa, kuten k ollegan tekemää havainnointia, kahta kyselyä, sekä haastatteluita Australiasta käytettiin tutkimustulosten validointiin. Tuloksena saatiin, että työpajojen osallistujat voidaan jakaa eri tyyppeihin: 1) Vahvat mielipiteet omaavat puhujat, 2) Empaattiset johtajat, 3) Aktiiviset osallistujat, 4) Passiiviset osallistujat, ja 5) K uuntelijat. Tuotteliaassa ryhmässä on vähintään yksi johtaja, ja yksi tai useampi aktiivinen o sallistuja, joka tukee tasapainoista keskustelua. Lisäksi, tukirakenteet kuten luottamus, sitoutuminen, kontrollointi, kommunikointi ja yhteistyö fasilitoivat yhteisiä kehityshankkeita, sekä tukevat tulosten jalkauttamisessa. T utkimuksen teoreettinen kontribuutio on laajentaa tyyppien ja tuotteliaiden ryhmien koostamisen teoriaa kansanpsykologiaa hyödyntäen koskemaan yhteisiä kehityshankkeita. Lisäksi, t arkoitus on tehdä näitä teorioita hyväksyttävämmäksi ei-psykologiataustaisille. Käytännön kontribuutiot kiinteistö- ja rakennusalalle ovat: 1) Käyttäytymisattribuutit selityksineen työkalu tyyppien ja työryhmien määrittämiseen, 2) Suositukset fasilitaattoreille ryhmien muodostamiseen, 3 ) Suositukset fasilitaattoreille osallistujien kokoamiseen, 4) Parannettu yhteisten kehityshankkeiden prosessi. A vainsanat I SBN (painettu) I SSN (painettu) J ulkaisupaikka S ivumäärä tyypit, ryhmän muodostus, muutos, yhteinen kehityshanke 150 978-952-60-8567-8 1799-4934 H elsinki P ainopaikka I SBN (pdf) I SSN (pdf) H elsinki 978-952-60-8568-5 1799-4942 Vuosi 2019 u rn h ttp://urn.fi/urn:isbn: 978-952-60-8568-5

Acknowledgements

Contents

Introduction

Author s Contribution

List of key terms

1. Introduction

Introduction

2. Background 2.1 Real estate and construction sector in Finland

2.2 Big picture and frame

Background

2.3 Types of people, group dynamics and support structures

Background

3. Research method 3.1 Research questions

3.2 Research design and methods

Research method

4. Analysis and results 4.1 Types of people

Analysis and results

Analysis and results 4.2 Group dynamics and a productive group

4.3 Support structures

Analysis and results 4.4 Validation

5. Discussion 5.1 Types of people, productive group and support structures

Discussion

5.2 Contributions

Discussion

Discussion 5.3 Validation, reliability and limitations

6. Conclusions

Conclusions

References

Appendixes

Appendix 1 Profiles of the participants

Appendixes Appendix 2 Interview questions

Appendix 3 Interview questions for colleague

Appendixes Appendix 4 Questionnaire 2

Appendixes Appendix 5 Questionnaire 1

Appendix 6 Extra interview questions

Appendixes Appendix 7 Hackathon questionnaire and observation sheet

V a r i o u s c o l l e c t i v e d e v e l o p m e n t p r o j e c t s a r e u ndertaken by Finnish industry a s s o c i a t i o n s, t o g e t h e r with the i n d u s t r y s t a k e h o l d e r s, t o t a r g e t c h a n g e s i n t h e c o m m o n p r a c t i c e s i n t h e c onstruction and real e s t a t e s e c t o r. H o w e v e r, n o t m a n y o f t h e s e p r o j e c t s a c h i e v e t h e d esired change. S o w h o d o w e b l a m e in such p r o j e c t s, e s p e c i a l l y when the r e s p o n s i b i l i t y i s c o l l e c t i v e a n d n o s i n g l e e n t i t y i s a c c o u n t a b l e? I n d u s t r y r e p r e s e n t a t i v e s p a r t i c i p a t e r e g u l a r l y i n such projects, b u t t h e r e h a s been no f ocused effort in assessing who the p a r t i c i p a n t s a r e, h o w d o t h e y i n t e r a c t, a n d h o w t h e group composition in the p r o j e c t w o r k s h o p s d e t e r m i n e t h e o u t c o m e s? W h i l e d eep knowledge o f p s y c h o l o g y c a n h e l p i n m a n a g i n g such groups, t h e s e p r o j e c t s r a r e l y i n v o l v e p s y c h o l o g i s t and nor i s t h e r e p r e - p l a n n i n g o p p o r t u n i t y t o u s e p s y c h o l o g y - b ased tools. T h e r e f o r e, t h i s r e s e a r c h a d d r e s s e s t h e s e q u e s t i o n s f r o m a F o l k - P s y c h o l o g y p e r s p e c t i v e, d e v e l o p i n g t o o l s t h a t a r e e a s i e r t o u s e b y c o n s t r u c t i o n p r o f e s s i o n a l s and managers. A a l t o - D D 9 8 / 2 0 1 9 9 H S T F M G * a i f g h i + I S B N 9 7 8-9 5 2-6 0-8 5 6 7-8 ( p r i n t e d ) I S B N 9 7 8-9 5 2-6 0-8 5 6 8-5 ( p d f ) I S S N 1 7 9 9-4 9 3 4 ( p r i n t e d ) I S S N 1 7 9 9-4 9 4 2 ( p d f ) A a l t o U n i v e r s i t y S c h o o l o f E n g i n e e r i n g C i v i l E n g i n e e r i n g w w w. a a l t o. f i B U S I N E S S + E C O N O M Y A R T + DESIGN + A R C H I T E C T U R E S C I E N C E + T E C H N O L O G Y C R O S S O V E R D O C T O R A L D I S S E R T A T I O N S