LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI 1 HALLITUKSEN KOKOUS 1 / 2016 Aika 16.1. klo 14.30-18.00 Paikka: Turun Partiotoimisto PÖYTÄKIRJA 17.12.2015 Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Sanna Ahtiainen kehitysministeri Ida Arminen jäsenhankinta ja markkinointi Maarit Heikkinen alueryhmä Marika Hirvonen ohjelmaryhmä Eeva Kivilä viestintäryhmä Helena Siivonen koulutusryhmä Miikka Sipilä talousryhmä Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 14.30. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista jäsenistä 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen 12.12.2015 pidetyn kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja toimitetaan piirihallitukselle 8.1.2016 ja julkaistaan piirin nettisivuilla. Liite 1. 4. Työjärjestys Hyväksyttiin pöytäkirja. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5. Saapunut posti Käsitellään piirin saapunut posti. Liite 3. Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi ja sovittiin että, Marika Hirvonen edustaa piirihallitusta Mannerheimin muistojuhlassa, Ida Arminen vastaa SAMK:n markkinointikutsuun ja toiminnanjohtaja osallistuu OK-opintokeskuksen koulutukseen.
2(9) 6. SP:n kuulumiset 1 Sovitaan SP:n asioiden mm. Partioneuvoston käsittelystä hallituksessa ja sovitaan varaneuvosten osallistumisesta Partioneuvoston kokouksiin Sovittiin SP:n asioiden käsittelystä piirihallituksessa, että piirihallituksen kokouksessa käsitellään Partioneuvoston oleelliset asiat (esityslista), joihin työvaliokunta mahdollisuuksien mukaan tekee päätösesityksen. Tähän kokoukseen kutsutaan myös kaikki partioneuvokset. piirihallituksen jäsenille toimitetaan sähköpostitse Partioneuvoston muistio kokouksen jälkeen. Päätettiin, että Partioneuvoston kokouksiin vuonna 2016 (PN I/2016 9. 10.4.2016 PN II/2016 26. 27.11.2016) osallistuvat ensisijaisesti partioneuvos/piirinjohtaja Mari Kousa, partioneuvos/varajohtaja Mika Kuusisto ja partioneuvos Pauli Engblom varaneuvosten osallistumisesta kokouksiin sovitaan erikseen, mikäli joku varsinaisista neuvoksista on estynyt kokouksiin osallistuvat ilmoittavat itsensä kokouksiin ja sopivat keskenään matkajärjestelyistä kokouspaikalle. 2 Sovitaan SP:n laajennettujen valiokuntien asioiden käsittelystä piirihallituksessa. (SP:n laajennettujen valiokuntien kokoukset ovat LV I/2016 14. 15.5.2016 ja LV II/2016 22. 23.10.2016) Sovittiin SP:n laajennettujen valiokuntien asioiden käsittelystä piirihallituksessa, että piirihallituksen kokouksessa käsitellään laajennettujen valiokuntien oleelliset asiat, joihin ryhmien puheenjohtajat tekevät päätösesityksen piirihallituksen jäsenille ja piirin vastaavien ryhmien jäsenille toimitetaan sähköpostitse laajennettujen valiokuntien muistio kokouksen jälkeen kokouksiin osallistuvat ilmoittavat itsensä kokouksiin ja sopivat keskenään matkajärjestelyistä kokouspaikalle. 7. Piirinjohtajien työnjako Vahvistetaan piirinjohtajien työnjako. Vahvistettiin piirinjohtajien työnjako siten, että johdon keskenään jaettavista tehtävistä piirinjohtaja Mari Kousa vastaa Partiotoimistosta, yhteyksistä muihin partiopiireihin ja Suomen Partiolaisiin. Lisäksi vahvistettiin, että piirinjohtaja Mari Kousa vastaa tuki-tiimin ja varajohtaja Mika Kuusisto toiminta-tiimin kokonaisuudesta yhdessä tiimin ministerien kanssa.
3(9) 8. Työvaliokunnan jäsenet Valitaan työvaliokunnan jäsenet vuodeksi 2016. Työvaliokunta on pohtinut, että jatkossa työvaliokunnan kokouksiin osallistuisivat tarpeen mukaan tiimien vastaavat toimihenkilöt, sekä tarpeen mukaan ministereitä. Alustavasti osallistumisesta sovittiin seuraavaa: Helmikuu: Tilinpäätös, jäsenmaksu, tapahtumien hinnat, talousministeri Maaliskuu: Budjetointi, projektien tila, yhteiskuntasuhdeasiat, yhteiskuntasuhde- ja kehitysministeri sekä talousministeri Huhtikuu: Markkinointitempaukset, jäsentilanne, jäsenhankinta- ja markkinointiministeri, alueministeri ja viestintäministeri Toukokuu: Vapaaehtoisuus, luottikset, koulutusministeri Kesäkuu: Toiminnansuunnittelu 2017, välitarkastus toimintasuunnitelma 2016, painotukset, isot projektit, yhteiskuntasuhde- ja projektiministeri Elokuu: Avustukset, apurahat, säätiöt, talousministeri ja yhteiskuntasuhde- ja projektiministeri Syyskuu: Toimintasuunnitelma, LPK-päivä Lokakuu: Syyskokous, toimintasuunnitelma, talousarvio, talousministeri Marraskuu: Toimintakilpailu 2017, ohjelmaministeri Joulukuu: Vuosi 2017 lippukunnat, alueministeri Valittiin vuoden 2016 työvaliokunnan jäseniksi piirinjohtaja Mari Kousa, varajohtaja Mika Kuusisto, toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila ja alueministeri Maarit Heikkinen sekä kutsuttuina muita jäseniä tarpeen ja ylläolevan listauksen mukaan. 9. Piirihallituksen pestikeskustelut Piirihallituksen jäsenten pestikeskustelut Päätettiin jäsenten pestikeskustelujen ajankohdat seuraavanlaisesti: Sanna Ahtiainen kehitysministeri 4.2. klo 18.00 Ida Arminen jäsenhankinta ja markkinointi 11.2. klo 16.30 Maarit Heikkinen alueryhmä 11.2. klo 17.30 Marika Hirvonen ohjelmaryhmä 4.2. klo 17.00 Eeva Kivilä viestintäryhmä 11.2. klo 18.30 Helena Siivonen koulutusryhmä 4.2. klo 16.00 Miikka Sipilä talousryhmä 1.2. klo 16.00 10. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat erillisen liitteen mukaisesti. Jokainen ministeri toimittaa toiminnanjohtajalle sähköpostilla luettelon oman toiminnanalan ryhmien jäsenistä sekä jaostojen puheenjohtajista 1. helmikuuta mennessä (helmikuun TVK:n kokous). Nimitykset vahvistetaan helmikuun piirihallituksen kokouksessa.
4(9) 11. Piirin toiminnanalojen kuulumisten raportointi ja toimintatavat Piirihallituksen jäsenet ovat koostaneet keskeiset kuulumiset ennen piirihallituksen kokouksia yhteiseen Google Drivessa olevaan Powerpoint- pohjaan, vähintään kaksi päivää ennen kokousta, jotta muut jäsenet voivat ennakkoon lukea keskeisistä asioista ja kysyä epäselviä asioita. Kokousmateriaalit on postitettu piirihallituksen jäsenille noin viikkoa ennen kokousta. Sovittiin että, toiminnanalojen kuulumisia käsitellään joka kuukausi. Ministerit kirjaavat kuulumiset ja työntekijät täydentävät tarvittaessa. Sovittiin, että kokouskutsut toimitetaan n. viikkoa ennen kokousta sähköpostilla piirihallituksen jäsenille. Sovittiin, että kokousmateriaalit jaetaan Google Driven kautta. Sovittiin, että kukin ministeri toimittaa oman toiminnanalansa päätösesitykset toiminnanjohtajalle työvaliokunnan kokoukseen mennessä. Sovittiin, että piirihallituksen vastuulla olevat tai toiminnanaloilta tulevat päätösasiat otetaan piirihallituksessa lähetekeskusteluun kaksi kokousta ennen varsinaista päätöstä. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi, toimintasuunnitelma, adventtikalenterikampanja, talousarvio, jäsenmaksu, projektisuunnitelmat, lippukuntapäivä jne. Sovittiin piirihallituksen viestinnästä niin, että piirihallituksella on sähköpostilista, Facebookryhmä sekä WhatsApp-ryhmä sisäiseen viestintään. Ulkoiseen viestintään piirihallituksella on FB-sivu, jota käytettään tilanteen ja tarpeen mukaan. Piirihallituksella on myös oma blogi, jonne lisätään piirihallituksen kokouskoosteet. Lisäksi käytiin pohdintaa siitä, mikä on työntekijöiden ja luottamushenkilöiden välinen työnjako. Todettiin, että työnjaosta keskustellaan pestikeskusteluissa. Päätettiin myös, että ryhmien kokousten pöytäkirjat toimitetaan ryhmille viikon sisällä kokouksesta. Päätettiin merkitä muut kuulumiset tiedoksi. 12. Piirin projektit 1 2 Kuullaan Tuleksen valmistelutilanteista. Kehitysministeri Sanna Ahtiainen esittelee. Kuultiin mm. että: ilmoittautuneita on 15.1. mennessä 658, joista koko leirille on ilmoittautunut n. 250 henkilöä. budjettia pitää tarkastaa, Sanna tarkastaa leirinjohdolta tilannetta. rekrytoinnit ok Päätettiin merkitä kuulumiset tiedoksi. Kuullaan Tammileirin valmistelutilanteesta ja päätetään budjetista sekä osallistumismaksuista. Kehitysministeri Sanna Ahtiainen esittelee. Hyväksyttiin Tammileirin budjetti liitteen 4 mukaisesti. Päätettiin Tammileirin osallistumismaksuista, niin, että maksu on 85 /koko leiri sisältäen menokuljetuksen sekä päivämaksun hinnaksi 25 sis. menokuljetuksen jos osallistuja osallistuu ensimmäiseen päivään. Piirihallitus palaa budjettiin helmikuun kokouksessa.
5(9) 3 4 5 Tammileirin projektityöntekijä Päätettiin yksimielisesti palkata Tammileirin projektityöntekijäksi Marianne Sirkiä ja varasijalle Niko Vähäsarjan. Yhteisvastuukeräys, tilannekatsaus Leena Hongell esittelee Yhteisvastuukeräyksen tämän hetkisen tilanteen. Merkittiin tiedoksi raportti yhteisvastuukeräyksen tilasta piirissä. Tammileirin ohjausryhmän puheenjohtaja Olli Koskela on ilmoittanut, piirihallitukselle osoittamassaan sähköpostissa, jäävänsä pois ohjausryhmästä henkilökohtaisista syistä. Myönnettiin ero Olli Koskelalle Tammileirin ohjausryhmästä. Kehitysministeri Sanna Ahtiainen on yhteydessä leiritoimikuntaan ja ohjausryhmään asiasta. 13. Piirin edustajat Lounais-Suomen Partiosäätiön hallituksessa Piiri nimittää Lounais-Suomen Partiosäätiön hallitukseen kaksi jäsentä, jotka ovat erovuorossa vuorovuosina. Piirin nimittämien jäsenten lisäksi piirinjohtajalla on kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. Tänä vuonna piirin nimittämistä jäsenistä erovuorossa on Kalle Virtanen (Seppo Lahtinen vuonna 2017). Piirihallitus nimittää edustajansa hallitukseen helmi- tai maaliskuun kokouksessa, riippuen säätiön kokouksien ajankohdista. : Käytiin keskustelua aiheesta ja päätettiin merkitä asia tiedoksi. Päätettiin valita edustajamme helmi- tai maaliskuun kokouksessa. 14. Piirin kevätkokouksen koollekutsuminen :n kevätkokouksen koolle kutsuminen. Päätettiin kutsua koolle :n kevätkokous 3.4.2016 klo 14 alkaen Eurajoen lukiolle, joka on piirin alueella oleva partiolukio. Kutsu julkaistaan Repolaisessa 1 /2016 (ilm. 5.2.) ja 2/2016 (ilm. 11.3.) sekä valtuutetaan toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila hoitamaan kokoukseen liittyvät käytännön järjestelyt.
6(9) 15. Piirihallituksen ja työvaliokunnan kokousajat Päätetään piirihallituksen ja työvaliokunnan vuoden 2016 kokousajat. Työvaliokunnan esityksen mukaan päätettiin pitää piirihallituksen ja työvaliokunnan kokoukset keväällä 2016 seuraavasti: TVK PH Paikka (PH) 07.01. 16.1. Turku 01.02. 08.02. Turku 17.2. 29.2. Turku 23.03. 02.04. Eurajoki 03.05. 10.05. Turku 26.05. 4.-5.6 Partiomylly (la ilta-su) Päätettiin lisäksi, että työvaliokunnan ja hallituksen kokoukset alkavat kello 17.00 alkaen, jollei muuta ilmoiteta päätöspuheenvuoro ja kokoustarjoilut ovat sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä (esteestä ilmoitettava tvk:hon mennessä). viimeistään kesäkuun kokouksessa päätetään syksyn kokousaikataulu 16. Todetaan piirihallituksen vastuulla vuonna 2016 olevien tilaisuuksien vastuuhenkilöt ja käydään keskustelua tavoitteista/odotuksista 1 Partioparaati järjestetään 24.4.2016 Turussa. Päätetään, juhlapuhuja ja keskustellaan paraatin teemasta. Paraatin komentajana vuonna 2016 toimii Maarit Heikkinen. Päätettiin pyytää tasavallan presidentti Sauli Niinistöä juhlapuhujaksi ja päätettiin vuoden 2016 paraatin teemaksi Hyvää elämää, parempaa maailmaa. 2 3 4 Piirin kevätkokous järjestetään 03.04.2016 Eurajoella ja syyskokous 30.10.2016 Porissa ja tapahtumien johtajina toimivat piirinjohtajat. Keskustellaan kokouksiin liittyvistä järjestelyistä ja tehdään tarvittavia päätöksiä (mm. oheisohjelmat, yhteiskuljetus ja kokoustarjoilut). Päätettiin vuosikokouksista ja palataan muiden kokousten osalta kevään aikana. Lippukuntafoorumi, Lippukunnanjohtaja tapaaminen, Toimisto/PH -tapaamiset ja Lippukuntapäivä sekä Luottisseminaari. Sovittiin tapahtumien vastuuhenkilöiksi piirihallituksen osalta piirinjohtajat. Vierailut piirin tapahtumissa ja lippukuntien juhlissa. Sovitaan periaatteista vierailujen osalta piirin tapahtumissa. Päätettiin, että piirihallituksen jäsen osallistuu lippukuntien juhliin aina, kun se vain suinkin on mahdollista. Palataan asiaan muiden tapahtumien osalta seuraavassa kokouksessa. Miikka Sipilä edustaa piirihallitusta piirin kevätkisoissa Paimiossa 6.2.2016.
7(9) 5 Keskustellaan työntekijöiden osallistumisesta piirin tapahtumiin v 2016 (mm. lippukuntapäivään, luottisiltaan, luottisseminaariin, ohjaajatapaamisiin, paraatiin) Päätettiin että, paraatiin osallistuu kaksi toimihenkilöä ja toiminnanjohtaja. Lippukuntapäivään osallistuu tarvittava määrä toimihenkilöitä toiminnanjohtajan lisäksi, edellyttäen että toimihenkilöillä on tilaisuudessa työtehtäviä kuten järjestelyvastuu tai koulutuksia. Luottisseminaariin osallistuu tarvittava määrä toimihenkilöitä. Ohjaajatapaamisista ministerit ja työntekijät sopivat keskenään. Toiminnanalojen toimihenkilöt osallistuvat omien ryhmien kokouksiin, kokoukset tulee sopia vähintään puolivuosittain kerralla. Piirin vuosikokouksiin osallistuu toiminnanjohtaja. 17. Muistettavia vuonna 2016 Sovitaan toimenpiteistä muistettavien osalta seuraavasti: Jäsenrekisteri Kuksassa oleville 50-, 60-, 70-, 80-, 85-, 90- ja 95- jne. vuotta täyttäville postitetaan piirin merkkipäiväonnittelukortti automaattisesti toimiston toimesta. Lisäksi päätettiin, että piirin tapahtumia järjestävien lippukuntien kiitos-diplomit postitetaan mahdollisimman nopeasti tapahtuman jälkeen. Päätettiin esityksen mukaan ja todetaan, että toimisto hoitaa nämä automaattisesti. 18. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Adventtikalentereita myytiin lippukuntien toimesta; 2015 (52 879 tilitetty / 61315 tilattu verkkokaupasta myyty 84 kpl) 21.12. tilanne 2014 (51 865 (tilitetty) / tilattiin 2013 (48 055 (tilitetty (19.12) / tavoite 46 000 tilattiin 56 000kpl) 2012 (45.985 (til 20.12.) / tavoite 46 000 ja tilattiin 56000 kpl) 2011 (45800 (til 20.12.) / tavoite 43500 ja tilattiin 55000 kpl) 2010 (44413/ tavoite 45000 ja tilattiin 57000 kpl) 2. TEM-hakemus on allekirjoitettu. (ok-opintokeskus) 3. Opetus- ja kulttuuriministeriön avustushakemukseen tuli kieltävä päätös. 4. Pääkaupunkiseudun partiolaiset ry, ja Uudenmaan Partiopiiri ry. ovat sopineet Yhteiset Lapsemme ry:n kanssa keskinäisestä yhteistyöstä kotouttamishankkeessa, jonka tavoitteena on kerhotoiminnan ohjaajakoulutuksen kautta kotouttaa turvapaikan saaneita. Hanke käynnistyy työ- ja elinkeinoministeriön rahoituksen toteutuessa. Yhteiset Lapsemme ry tuo kerhonohjaajille järjestettävään koulutukseen monikulttuurisuuteen ja lasten oikeuksiin liittyvää osaamista. Partiolaisilta hankkeeseen tarvitaan tukea koulutussisältöjen suunnitteluun. Päätettiin merkitä tiedoksi asiat 19. Piirin pankkitilien käyttöoikeudet Vahvistetaan piirin pankkitilien käyttöoikeudet. Todetaan piirin tilien käyttöoikeuksien olevan Mari Kousalla, pääkirjanpitäjä Mira Aarikka - Paavolaisella ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannilalla
8(9) 20. Muut mahdolliset asiat 1 Visuaalisen Viestinnän (ViVi)-jaoston lopettaminen. Viestintäministeri Eeva Kivilä esittelee. 2 3 4 5 Päätetään lopettaa ViVi-jaosto heidän omasta esityksestään. Arkistointi Lounais-Suomen Partiopiirin hallussa on mm. Varsinais-Suomen Partiopiirin sekä Satakunnan Partiolaisten että niiden edeltäjien arkistomateriaaleja hallussaan. Turun toimistolla on tehty arkistointisuunnitelma sekä osa vanhoista, lähinnä V-SP:n materiaaleista on arkistointisuunnitelman mukaisesti arkistoitu piirin tiloihin. Arkistointitilojen ollessa rajalliset on jo arkistoidut asiakirjat mahdollista siirtää Maakunta-arkistoon. Nykyisten asiakirjojen, joita ei ole seulottu, eikä suunnitelman mukaisesti arkistoitu, osalta pitäisi tämä seulonta sekä arkistointi käsiarkistoon toimistolla tehdä. Arkistointi sekä seulonta kestää yhteensä n. 2kk ja maksaa 2500 /kk. Omalla työvoimalla tätä ei voida tehdä. Päätettiin luovuttaa arkistoidut materiaalit maakunta-arkistoon. Arkistoimattoman materiaalin järjestämisen ja arkistoimisen rahoitusta selvitetään. Käydään läpi hankintaohjesääntö läpi Merkitään käyty keskustelu tiedoksi. Piirin järjestämä yhteiskuljetus lippukunnille Roihulle. Lippukunnilta on tullut kyselyjä mahdollisesta yhteiskuljetuksen järjestämisestä Roihulle. Päätettiin että piiri ei järjestä yhteiskuljetusta Roihulle, mutta tuetaan lippukuntia mahdollisuuksien mukaan kuljetusten järjestelyissä. Toimintaohjesäännön päivitys Käydään lähetekeskustelua toimintaohjesäännön päivittämisestä. Sovittiin, että helmikuun kokouksessa käydään läpi päivitys-sekä muutoskohteet ja maaliskuun kokouksessa vahvistetaan toimiston koostama toimintaohjesääntö. Päätettiin toimintaohjesäännön päivityksestä esityksen mukaisesti. 21. Toimintakilpailun tapahtumat Piirin toimintakilpailun pisteytettävät tapahtumat vuodelle 2016 sekä tilannekatsaus vuodelta 2015. Kilpailussa on mukana kaikki lippukunnille avoimet L-SP:n tapahtumat, joihin ilmoittaudutaan partion ilmoittautumisjärjestelmän Kuksan kautta. Näiden tapahtumien lisäksi mukana ovat: Piirin kevätkokous Piirin syyskokous Partioparaati Adventtikalenterikampanja Yhteisvastuukeräys Vuoden 2015 toimintakilpailun tulosten osalta piirinvarajohtaja Mika Kuusisto edistää tuloslaskentaa ja pyrkii saamaan tulokset helmikuun työvaliokunnan kokoukseen.
9(9) 22. Uudet partiojohtajat Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Vahvistettiin liitteen 5 mukaisesti piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat 3 kpl. 23. Seuraavan kokouksen aiheita - päätetään kevätkokoukselle tehtävästä jäsenmaksuesityksestä - päätetään ILMOn tuottamisesta. - valitaan piirilehden päätoimittaja, www-päätoimittaja ja mahdolliset muut päätoimittajat - valitaan ansiomerkkitoimikunnan jäsenet erovuoroisten tilalle - valitaan piirin edustajat Lounais-Suomen Partiosäätiön hallitukseen - saadaan tiedoksi L-S partiosäätiölle ja Satakunnan partiosäätiölle lähetetty piirin kuulumiskirje - päätösvuoro ja kokoustarjoilut Mika Kuusisto 24. Kokouksen päättäminen puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.00 Mari Kousa puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri