1 KAJR 4 / 2019 Aika: 24.4.2019 klo 9.00 Paikka: Mestaritoiminta, kokoushuone Tahto KAJR jäsenet: Olli Naukkarinen Olli Keto-Tokoi, jäsen (saapui 9.30) Marju Taurula, jäsen Kirsi Rinne, jäsen (poissa) Veikko Simunaniemi, jäsen Nina Silvonen, jäsen, (poissa) Kutsutut asiantuntijat: Antti Nikkanen Merja Soosalu (poissa) Sampo Perttula (poissa) Mestaritoiminta Oy Mestaritoiminta Oy Mestaritoiminta Oy Kiinteistöallianssin vuosikello
2 1 PUHEENJOHTAJAN VALINTA JA KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtajaksi valittiin Olli Naukkarinen. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja toivotti läsnäolijat tervetulleiksi. 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. n kokous on päätösvaltainen, kun vähintään yksi jokaisen sopimusosapuolen nimittämistä jäsenistä on kokouksessa läsnä. Valitaan Antti Nikkanen kiinteistöallianssin jäseneksi Nina Silvosen tilalle. Esityksen mukaan. 3 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja. Esityksen mukaan. 4 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Esityksen mukaan. 5 TILANNEKATSAUS Kiinteistöallianssin johtoryhmän kokouksissa käsitellään kiinteistöallianssin toiminnan yleistilanne ja tavoitteiden täyttyminen katsauksena 4 kk, 8 kk ja 12 kk tilanteista toimitusjohtaja Veikko Simunaniemen johdolla. Tarkoituksena on varmistaa, että kiinteistöallianssin osapuolilla on sama käsitys eri toimintojen aikataulusta, laadusta ja budjetista. Katsauksessa kiinnitetään erityistä huomiota poikkeamiin, kuten reklamaatioihin, tapaturmiin tai budjetin ylityksiin. Tilannekatsaus / 31.12.2018: Allianssisopimuksen mukaan palvelut tuotetaan vuonna 2018 suunnitelman mukaan noin 0,8 miljoonaa euroa edullisemmin vuoteen 2014 verrattuna, jolloin tuotti palvelut. Tämä tavoite on saavutettu.
3 Vuoden 2018 alusta alkaen siivouspalvelut (sopimuslaskutus 2017 oli 2,78 miljoonaa ) siirtyivät Jatsi Oy:lle. Palvelutuotanto yhteensä Sopimuslaskutus ilman siivouspalveluita oli vuonna 2018 oli 3,3 miljoonaa euroa, kun se oli vuonna 2014 4,6 miljoonaa euroa (1,5%/v indeksitarkistettuna). Sopimuslaskutus 2018 Bud. 2018 Tot. 2017 Tot. 1) 2014 Budj. 1) Kiinteistöjohtaminen 776 894 776 007 805 657 1 588 011 Ylläpitotoiminta 2 552 834 2 541 205 2 650 023 3 033 176 3 329 728 3 317 212 3 455 680 4 621 188 Indeksikorjattu 1,5 % / vuosi 1) Tavoitellut säästötavoitteet on toteutettu Mestaritoiminta Oy:n johdolla kiinteistöallianssissa yhdessä osapuolten kanssa. Toiminnallinen ja taloudellinen vastuu kiinteistöpalveluista on Mestaritoiminta Oy:llä. Kiinteistöpalvelut on toteutettu kaupungin ja tilojen käyttäjien kanssa sovitun mukaisesti ja palveluihin on yleisesti oltu tyytyväisiä. Investoinnit Investointeihin budjetoitiin 6,0 miljoonaa euroa, joka toteutui 5,26 miljoonalla eurolla. Muihin investointeihin (pääosin kouluverkon hankkeita) käytettiin 2,48 miljoonaa euroa. Talouden toteutuminen Taloudellinen tulos 136 tuhatta euroa jäi alle 228 tuhannen tavoitteen. Tulokseen vaikutti pääosin kiinteistöjohtamisen 30 tuhannen euron tappiollinen tulos.
4 Toiminto Aikataulu Talous Laatu Kiinteistöjohto Ylläpito Ei havaittuja poikkeamia Tuotot eivät riitä kattamaan kuluja. Jonkin verran käyttäjiltä saatu kehityspalautetta tiedottamisesta ja tiedon kulusta. Investoinnit Ei havaittuja poikkeamia. Tulos jäi alle tavoitteen. Käyttäjäpalautteen perusteella laatu ja työpyyntöjen reagointiaika on hyvällä tasolla. Kiinteistöallianssi yhteensä: Osa vuoden 2018 hankkeista jatkuu vuonna 2019. Kokonaisuutena lähes suunnitelman mukainen. Kustannukset alittuivat 6 milj :n budjettiin, mutta muita investointeja tehtiin 2,48 milj lla. Tulostavoitteet saavutettiin. Kokonaistulos jäi alle tavoitteen. Sisäympäristöön liittyviä korjauksia tehdään useissa kohteissa. MT on lisännyt resursseja projektinjohtoon ja valvontaan. Toiminnan laatu on hyväksyttävällä tasolla. Merkitään tiedoksi. Esityksen mukaan. Lisäksi päätettiin, että tehdään allianssin onnistumisesta mediacase. MT laatii esityksen Heli Vastamäen kanssa. 6 KÄSITELTÄVÄT ASIAT 6.1 Kohdekohtaiset laskutusmuutokset Tässä pykälässä käsitellään, joka kuukausi muutokset Mestaritoiminnan kuukausilaskutuksessa. Laskutusmuutokset (lisäykset ja vähennykset) hyväksytetään aina KAJR:ssä.
5 Ei käsiteltäviä laskutusmuutoksia. 6.2 Investoinnit 2019 Investointilistat liitteenä. Erillisenä toiminnalliset sekä tekniset investoinnit. Juholan kentän huoltorakennus on uudisrakennus, jonka budjettiarvo on noin 700 tuhatta euroa. Toiminnallisten investointien budjettiin ei kuulu uudishankkeet ja budjetti on täynnä. Kinnarin uuden koulun hankkeen kustannukset ovat alittamassa budjetoidun. Ehdotetaan, että Juholan kentän huoltorakennukset kustannetaan talonrakennusohjelman sisällä Kinnarin koulun säästöillä. Ehdotuksen mukaan. 6.3 Keittiöinvestoinnit KAJR 1/2019 päätettiin, että Jari Toivon (JATSI Oy) esittämä Saircon Oy keittiöverkkoselvitys 24.1.2019 viedään kaupungin joryn linjattavaksi. Kohteita joihin investointeja kohdennetaan omistaa, Mestaritoiminta Oy (MT) ja JUST. MT:n ja JUSTin investointeihin ei olla varauduttu. MT:n omistamiin kohteisiin tulisi tehdä seuraavat investoinnit. Ylläolevan mukaisesti kohteet olisivat seuraavat: Päiväkoti Polle Padan poisto, lattian korjaus 1000 Uusi liesi, uuneja 3500 Erä 1 2019 Närekadun päiväkoti Padan poisto, lattian korjaus 1000 Induktioliesi, uuni, kylmähuone 24500 Erä 1 2019 VE 1: Kaupunki kustantaa suoraan MT investoinnit VE 2: MT kustantaa investoinnit ja tarkistaa vuokrahintaa Samalla tavalla voitaisiin hoitaa myös JUSTin investoinnit. Kiinteistöallianssin investointiohjelman keittiöinvestoinnit 2019 ja Sairconin Oy keittiöverkkoesityksessä on jonkin verran eroavaisuutta.
6 Vuoden 2019 investointiohjelmassa on seuraavat varaukset keittiöille: Kinnarin päiväkoti Keittiön lattia 30.000 Nummenkylän pk Keittiön lattia 30.000 Kuumennus ja säilytystilan lisäys 40.000 Päiväkoti Satusauna Kuumennus ja säilytystilan lisäys 40.000 Päiväkoti Pesäpuu Koivusaaren koulu Juholan koulu Kylmälaitteiden uusiminen 40.000 Kylmiöiden uusimien 35.000 Keittiön säilytystilojen parantaminen 30.000 245.000 Päätetään etenemispolku VE 1 tai VE 2. Valittiin VE2 MT:n päiväkotien osalta. JUST tarkistetaan erikseen. Kustannukset tarkistetaan vuoden 2020 vuokraan. MT tarkistaa yleisen käytännön kunnissa keittiöinvestointien toteuttamiseksi ja siihen liittyvän irtaimiston hankkimiseksi kiinteistöomistajan ja tuottajan välillä. 6.4 Talvikunnossapidon kustannusten nousu Kiinteistöallianssin kokouksessa 2/2019 Veikko toi huomiona esille alkutalven erittäin runsaan lumitöiden määrän ja tästä johtuvat merkittävät lisäkustannukset. Asia päätettiin tuoda seuraavaan kokoukseen käsiteltäväksi. Kiinteistöallianssisopimuksen mukaan sopijapuolten tulee tuoda esiin kaikki tiedossa olevat riskit, toimimaan läpinäkyvästi sekä suunnittelemaan ja raportoimaan allianssin toteuttamiseen liittyvän taloustiedon ja maksuliikenteen avoimin kirjoin (open book). Lumi- ja liukkaudentorjuntatyöt kuuluvat kiinteistöallianssisopimuksen mukaan kiinteään kuukausilaskutushintaa. Suuren lumimäärän takia myös katoilta on jouduttu pudottamaan runsaasti lunta ja kuljetettu pois kiinteistöjen alueelta. Mestaritoiminta Oy:n kirjanpidon mukaan lumityö- ja liukkaudentorjuntakustannukset ostopalveluina olivat vuosien 2015 2018 sekä alkuvuoden 2019 osalta seuraavat:
7 2015 114 114,61 tarkistettuna 1,5 % indeksillä vuoteen 2019 121 117,10 2016 144 246,77 tarkistettuna 1,5 % indeksillä vuoteen 2019 150 835,74 2017 204 333,10 tarkistettuna 1,5 % indeksillä vuoteen 2019 210 509,08 2018 213981,36 tarkistettuna 1,5 % indeksillä vuoteen 2019 217 191,09 Yhteensä 699 653,01 Keskiarvo 174 913,25 2019 (tähän asti) 311 933,72 Kustannuksissa ei ole mukana Mestaritoiminnan omien työntekijöiden (kuuluvat allianssin kuukausilaskutushintaan) lumi- ja liukkaudentorjunnan aiheuttamia lisäkustannuksia. Todetaan, että: - viimeiset kovalumiset talvikaudet ovat aiheuttaneet Mestaritoiminnalle huomattavia lisäkustannuksia lumi- ja liukkaudentorjuntatöistä sekä kattolumien poiskuljetuksista - vuosien 2015 2018 (1,5 % indeksitarkistus 2019 tasolle) kustannusten keskiarvo oli 174 913,25 Vaihtoehtoja lisäkustannusten säästämiseksi: 1. Säästäminen huoltotöiden lykkäämisellä seuraavalle vuodelle (ei suositeltava ratkaisu, koska rakennusten korjausvelkaa ei voida nykyisestä yhtään kasvattaa) 2. Kiinteistöjohtamiskustannusten karsiminen esim. tiedottamisen ja erillisselvitysten osalta (ei suositeltava ratkaisu, koska tiedottaminen ja investointien valmistelu ovat kriittisiä vaiheita) 3. Energiakustannusten säästäminen esim. säästökampanjalla (pienehkössä mittapuussa mahdollinen ratkaisu, mutta toteutuminen epävarma) 4. Energia ym. käyttökustannusten pienentäminen kilpailutuksilla (ei liene mahdollinen muun kuin sähkön osalta). Todetaan, että sähköenergian kilpailutus on käynnissä. Päätetään, että tilaajana Järvenpään maksaa Mestaritoiminta Oy:lle lisämaksuna vuoden 2019 osalta vuosien 2015-2018 lumi- ja liukkaudentorjuntatöiden ostopalveluiden kustannusten keskiarvon ylittävän osan. - alkutalven 2019 osalta lisämaksu Mestaritoiminta Oy:lle on 311 933,72-174 913,25 137 020,47 - koko vuoden 2019 osalta lopullinen tasauslaskelma ja maksatus tehdään tammikuun puoleen väliin 2020 mennessä Esityksen mukaan. Investointien valmisteluryhmä selvittää mistä lisämäärärahat katetaan.
8 6.5 Tukiasema-asiat Toni Pallaspuro ja Antti Nikkanen esittelee. Aiemmin kaupungin tilakeskus (lopetettu 2014) hoiti tukiasemien ja radiomastojen sijoitusten luvitukset ja sopimukset. Aiemmin operaattorien kanssa on tehty (vuokra) sopimukset tukiasemien ja mastojen asennuksista ja käytöstä sekä niihin liittyvien kustannusten laskutuksesta. Toiminta on siirtynyt Mestaritoiminnalle, mutta virallista päätöstä tehtävän hoidon siirrosta ei ole tehty. Siirron jälkeen tapausten käsittelylle ei ole ollut selkeää toimintamallia. Liitteenä on tarkempi kuvaus prosessista ja Mestaritoiminnalle siirtyvän tehtävän kuvaus. Esitetään, että luovuttaa vastuun prosessista, pääsystä rakennuksiin ja työn valvonnasta Mestaritoiminnan vastuulle seuraavin lisäyksin. 1. Kaupunki nimeää prosessiin yhteyshenkilön, joka käy tarvittavat sisäiset keskustelut organisaatiossa ja varmistaa, että sijoitus on kaupungin tarpeiden mukaista, ja että sijoituksessa huomioidaan kaupungin edut laajasti. Yhteyshenkilö hyväksyy omalta osaltaan Mestaritoiminnan laatiman vuokrasopimuksen/sijoitussopimuksen ennen kuin Mestaritoiminta allekirjoittaa sopimuksen. Yhteyshenkilö tekee tarvittavat sijoitukseen liittyvät viranhaltijapäätökset tai varmistaa, että viranhaltijapäätökset tehdään organisaatiossa. 2. Mestaritoiminta esittelee ja hyväksyy maankäytön osalta sijoitushankkeet kaupunginkehityksen kiinteistöryhmässä ennen sopimuksen allekirjoitusta. Pikaisissa sijoitustapauksissa hyväksyntä haetaan kehityksen erikseen nimeämältä henkilöltä. Esityksen mukaan. 6.6 Kinnarin ylläpidon järjestäytyminen Veikko ja Jani esittelee. Merkitään tiedoksi. Mestaritoiminta vastaa konsernin edunvalvonnasta ylläpitoallianssissa. Ylläpito järjestäytyy esitetyn yksinkertaisen prosessimallin mukaisesti. Tilapäällikkö lisätään ylläpitoryhmän kokoonpanoon käynnistysvaiheen ajaksi. Toiminnan tavoiteaika on kaksi vuotta, jonka jälkeen arvioidaan ylläpitoallianssiryhmän toiminnan jatkuminen. MT valmistelee kiinteistöryhmille toimivan mallin ydinkiinteistöjen elinkaariylläpidon
9 varmistamiseksi käyttäjän, tilaajan ja ylläpitäjän välillä. Tutkitaan ulkopuolisen tekemän kiinteistökannan vuotuisen auditoinnin mahdollisuutta. 7 SISÄILMA-ASIAT Sisäilmakohteiden tilanne Sisäilmakohteiden katsaus tuodaan seuraavaan kokoukseen. 8 TIEDOKSI MERKITTÄVÄT ASIAT Kaupunki nimittää 1.8.2019 31.7.2022 väliseksi määräajaksi tilasuunnitteluun pedagogisen erityisasiantuntijan koulu- ja päiväkotien tilamuutos- ja uudisrakennushankkeisiin. Hankkeiden tilaajan / käyttäjän budjetteihin varataan pedagogisen erityisasiantuntijan kustannukset. Kustannukset huomioidaan hankkeiden investointibudjeteissa. Väistötila Setlementti Louhela ry:n tytäryhtiö Louhelan juhla- ja pitopalvelu oy etsii väistötilaa oman keittiömme remontin takia ja toivoo, että saisivat nykyisen toimitilan lähellä olevan koulun keittiön käyttöönsä koulun kesäloman aikana kohtuullista korvausta vastaan. Keittiössä työskentelevät ovat alan ammattilaisia ja osaavat pitää laitteet ja paikat kunnossa. He tekevät arkisin lounaan päiväkotimme lapsille ja henkilöstölle sekä pienelle joukolle vanhuksia ja lisäksi he järjestävät pitoja (häitä, hautajaisia, syntymäpäiviä, rippijuhlia, ristiäisiä yms.) Tiloihin pitäisi näin ollen olla pääsy sekä arkena, että viikonloppuisin. Yhteyshenkilönä toimii Synnöve Sternberg, toiminnanjohtaja Marju hoitaa asian. 9 VIESTINTÄ laaditaan pöytäkirjan liitteeksi. Pöytäkirja liitteineen jaetaan KAJR lisäksi seuraaville: Tuija Heinonen, Topi Luostarinen, Timo Väisänen, Kimi Alifrosti, Marketta Niemi, Tuula Alkula ja Heli Vastamäki. Tiivistelmä julkaistaan Mestaritoiminta Oy:n verkkosivuilla. 10 MUUT ASIAT Keskusteluasioita: Kaupungin talonrakennusohjelma Mestaritoiminta on toimittanut kaupungille luonnoksen Talonrakennusohjelmasta 2020-2031 10 vuoden investointisuunnitelman laatimista varten. Talonrakennusohjelman hankkeet perustuvat
10 palveluverkkosuunnitelmaan ja rakennusten PTS:n edellyttämiin elinkaariinvestointeihin. Seuraavassa vaiheessa talonrakennusohjelman kehittämistä ja yhteensovittamista jatketaan yhdessä käyttäjien ja talouspalveluiden kanssa. Luonnos Talonrakennusohjelma on liitteenä. Kiinteistöallianssin kehittäminen Mestaritoiminta ja ovat ryhtynyt kehittämään kiinteistöallianssin toimintaa ja investointien johtamista sekä yhteensovittamista. Johtamismallista on laadittu prosessikuvaus. Kehittäminen jatkuu. Seuraavat kokoukset 21.5.2019 klo 9.00-11.00 Tässä kokouksessa valmistellaan investointien valmistelun työkokouksen ohjelmaa kesäkuun kokousta varten sekä irtaimiston kierrättämisen järjestelyt 18.6.2019 klo 9-15 pidetään investointien valmistelun työkokous allianssijohtoryhmän sijaan.