HALLITUKSEN KOKOUS 7/2014 PÖYTÄKIRJA Aika: 10.2.2014 klo 16.00 Paikka: Huone 116, Vanha mikroluokka Caloniankuja 3 20014 Turun yliopisto Läsnä: Jussi Raitanen Jenni Jalonen Noora Hyvönen Antti Malmberg President Secretary General Vice President for Marketing Treasurer Tuomas Dahlström Director for ELSA News Lauri Havia Director for Fundraising Markus Högström Director for Marketing / IT Laura Sainio Director for Student Trainee Exchange Programme Elina Stenroth Director for Study Visits Perttu Tuuppa Director for ELSA Spirit * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 1 Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen 16.02. 2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Edellisten kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen Hyväksyttiin kokousten 5/2014 ja 6/2014 pöytäkirjat yksimielisesti. 4 Esityslistan hyväksyminen ja mahdolliset muutokset Lisättiin kohdaksi 14 ELSA News ja kohdaksi 7 Tilinkäyttöoikeudet. Hyväksyttiin muutokset esityslistaan yksimielisesti. 5 Ilmoitusasiat
Yhteistyö lääketieteen opiskelijoiden kanssa. Raitanen kertoi saaneensa vastauksen FiMSIC:n Piia Gyntheriltä ja sopivansa tapaamista tämän kanssa. Lexin vuosijuhlat, lahja. Raitanen kertoi ilmoittaneensa vuosijuhliin ELSA:a edustamaan Raitasen ja Lukkarisen sekä Malmbergin, Mäkitalon ja Hyvösen aveceineen. Raitanen kehotti pohtimaan sopivaa lahjaa vietäväksi Lex ry:lle. Lexin Muusiainen. Raitanen on ilmoittanut ELSA:n rastin vastuuhenkilöksi Tuupan. Myös Stenroth osallistuu rastin pitämiseen. Karonkka. Karonkkaa vietettiin 8.-9.2. hauskoissa merkeissä. ICM. Hakuaikaa ICM Maltalle on pidennetty 11.2. asti. Malmberg on ilmoittautunut tapahtumaan. Raitanen ja Lukkarinen on hyväksytty Suomen delegaation jäseniksi. Pöytäkirjojen esillepano. Raitanen kehotti Högströmiä poistamaan nettisivuilla julkaistavista pöytäkirjoista henkilötunnukset yms. tiedot. Täydelliset versiot pöytäkirjoista ovat luettavissa toimistolla. Nimenkirjoitusoikeudet. Patentti- ja rekisterihallitukselta on saatu 3.2. päätös, jonka mukaan Raitanen, Malmberg ja Jalonen ovat saaneet oikeuden kirjoittaa yhdistyksen nimi erikseen. Jalonen arkistoi päätöksen. 6 Jäsenrekisteri Päätettiin yksimielisesti poistaa jäsenrekisteristä Taika Pöntinen ja Helena Taimi. Yhdistyksen uusiksi jäseniksi hyväksyttiin yksimielisesti Elina Stenroth (liittynyt 9.10.2013) ja Tuomas Dahlström (liittynyt 6.11.2013). 7 Tilinkäyttöoikeudet Päätettiin yksimielisesti myöntää Jussi Raitaselle ja Antti Malmbergille laajat käyttöoikeudet ELSA Turun tilille FI25 8200 2710 0193 88. Tämä pöytäkirjan kohta tarkastettiin ja hyväksyttiin välittömästi. Perttu Tuuppa saapui kokoukseen. 8 Opetussuunnitelma Tiedekunta laatii opetussuunnitelmaa kahdelle seuraavalle lukuvuodelle. Ehdotukset suunnitelmaan tulee esittää maaliskuun loppuun mennessä. Mahdollinen IV-matka olisi hyvä ehdottaa sisällytettäväksi valinnaisiin kursseihin, vaikka matkaa ei tänä vuonna järjestetäkään. Oikeustapauskilpailut ovat ELSA Finlandin järjestämiä, joten Raitanen
tiedustelee Finlandilta, hoitavatko he itse yhteydenpidon tiedekuntaan tältä osin. Oikeustapauskilpailut on toteutettu yhteistyössä Jukka Mähösen kanssa ja IV-matka Outi Korhosen sekä Janne Salmisen kanssa. Dahlström ilmoitti, että peruskoulutustoimikunnan varajäsenenä hän saa ajankohtaista tietoa asian käsittelystä ja pystyy tarvittaessa välittämään ELSA:n toiveita toimikunnalle. Sovitiin, että Raitanen tiedustelee Meyeriltä, olisiko mahdollista toteuttaa valinnaista kurssia Study Visit Bonnin yhteydessä. 9 National Council Meeting Rovaniemi Raitasen mukaan järkevin vaihtoehto olisi lähteä Rovaniemelle torstaina kello 20.05 lähtevällä junalla, joka on perillä perjantaiaamuna 7.50 ja palata takaisin Turkuun sunnuntaina 21.19 lähtevällä junalla, joka on perillä 7.50. 7 hengen ryhmälippu istumapaikoilla maksaa 600 euroa. Hallituksen jäsenten ja direktorien tulee ilmoittaa osallistumisestaan seuraavaan kokoukseen mennessä, mikäli he haluavat saada osallistumistukea. Tuen määrä riippuu halukkaiden lähtijöiden lukumäärästä. Vuoden 2014 budjetissa 1300 euroa on varattu NCM-matkoja varten (Rovaniemi + Helsinki). Jalosen mukaan toistaiseksi tapahtumaan on ilmoittautunut 2 henkilöä Turusta. NCM Working Materialeja ei ole vielä saatu. 10 Academic Activities Lukkarinen ei ollut paikalla, koska hänellä oli tapaaminen ESN:n tapahtumavastaavan kanssa. Lawyers@Work-excu Danske Bankin Yliopistonkadun konttoriin järjestetään 27.3. kello 15 16.30. Paikkoja on enintään 20 henkilölle. ELSA Staff -merkkien lisätilauksen suhteen ei ole saatu uutta tietoa. 11 Seminars&Conferences Study Visit Bonniin. Stenrothin mukaan Saksasta on saatu viesti, jonka mukaan saksalaisia olisi tulossa Suomeen vain 10 15 henkilöä. ELSA Day. 5.3. järjestettävään seminaariin on saatu kolme puhujaa. Hyvösen mukaan tapahtuman markkinointi on kunnossa. Hyvönen on pyytänyt Lexin tiedottajaa, Seppää, tiedottamaan tapahtumasta myös Lexinfossa. Poikkitieteellisesti tapahtumaa ei ole toistaiseksi markkinoitu. 12 Student Trainee Exchange Programme Ei tiedotettavaa. 13 Markkinointi
Hyvönen ei ole ottanut yhteyttä ELSA Finlandiin tiedonkulussa havaittujen puutteiden johdosta. Hyvönen aikoo keskustella asiasta NCM:ssä. Kuvat on otettu hallitusjulistetta varten, joten se valmistuu pian. 14 Talous Hyväksyttiin yksimielisesti seuraava kuitti: PERUSTE SUMMA HYVÄKSYTTÄJÄ PRH, käsittelymaksu 20 e Jussi Raitanen 15 ELSA News Dahlström esitteli itsensä ja kertoi kirjoittaneensa aiemmin useisiin eri julkaisuihin. Dahlström ilmoitti tapaavansa edeltäjänsä, Kiira Pääkkösen, 12.2. Dahlström pyrkii kasaamaan toimituskunnan ELSA News:ille. Lehdessä on paljon kehitettävää. Uutta ilmettä, kuten uusia palstoja, saattaa esiintyä jo ensimmäisessä lehdessä. Tarkoituksena on houkutella mukaan enemmän mainostajia ja laajentaa jakelualuetta. Lehti sisältää laadukkaita juttuja, mutta ongelmana on, ettei sen olemassaolosta tiedetä. Lehteä pitää mainostaa paremmin. Tulevaisuudessa saatetaan julkaista värillistä ELSA News:iä. Dahlström ehdotti, että Hyvönen voisi jatkossa tehdä uuden numeron ilmestymisestä julisteita. Pohdittiin myös mahdollisuutta julkaista Internetissä, minkä Högström uskoo onnistuvan. Lehteä jaetaan jatkossakin Lexin ja Stadgan toimistoille. Dahlström tiedusteli onko täksi vuodeksi solmittu painosopimusta. Hallituksella ei ole tietoa asiasta. Dahlström kertoi ajatuksestaan EU:sta jälkimmäisen numeron teemana vaalien lähestyessä. 16 Contact & Career -messut Hyvönen ei ole toistaiseksi ottanut yhteyttä Sarkkiin ja Lemposeen. Mikäli direktoria ei saada, Havia arvioi voivansa ottaa vastuun messujärjestelyistä. 17 Ulkosuhteet Raitanen ottaa yhteyttä Turun Seudun Osuuspankkiin ja Turun alueen LähiTapiolan toimitusjohtajaan. Pyritään myös saamaan yhteistyökumppaniksi paikallinen AA-toimisto. 18 OYOP (One Year Operational Plan) Todettiin laatimisen olevan käynnissä. Osiokohtaisten pohdintojen tulee olla valmiita 23.2. mennessä. 19 META (muut esille tulevat asiat)
Study Visit Umeå. Uumajaan ei anneta mukaan käteiskassaa. Lähtijöille suositellaan korttimaksua, jotta valuutanvaihdosta ei aiheutuisi ongelmia. Vaatimukset käsitellään matkan jälkeen tositteiden perusteella. The European Youth Event. Euroopan Parlamentin tapahtuma järjestetään 9.-11.5. Strasbourgissa. Raitasen mukaan tapahtumaan voi edelleen ilmoittautua. Hyvönen ja Jalonen ilmoittivat osallistuvansa. Haalarimerkit. Malmbergin mukaan jäsenille myytäviä ELSA-merkkejä on edelleen runsaasti jäljellä. STAFF-merkkien lisähankinnasta huolehtii Lukkarinen. Malmberg selvittää, missä Contact & Career -messujen jatkoille osallistuneille luvatut haalarimerkit ovat. Tulevat fuksit ja tutor-toiminta. Raitanen kannusti hakemaan tutoriksi. Hakuaika päättyy 28.2. Dahlström ilmoitti aikovansa hakea tiedekunnan tutoriksi. Fuksien innostamiseksi mukaan toimintaan tarvitaan uusia keinoja. Fuksiviikon maanantaina on tarkoitus järjestää jatkot. Selvitetään mahdollisuutta antaa myös ensi syksynä fuksipassiin leima ELSA:an liittymisestä. Hyvönen ja Dahlström suunnittelevat yhdessä vuoden tärkeintä ELSA News:iä, fuksinumeroa. Tulevat illanviettotilaisuudet. Raitanen ehdotti, että jatkossa hallitus voisi kokoontua epävirallisesti noin kerran kuukaudessa. Ajatuksia ensimmäisestä kuukaudesta. Todettiin hallituksen toimineen alkuvuonna aktiivisesti, sillä kokouksia on järjestetty kuukauden sisällä 7. Todettiin, että transition kanssa on ollut ongelmia. Ensi vuonna asiat pyritään hoitamaan paremmin. Lex Curling. ELSA pyrkii kasaamaan oman joukkueen/omia joukkueita 27.2. järjestettävään Lex Curling -tapahtumaan. Vappusoudut. Raitanen tiedustelee, onko ELSA:n mahdollista ilmoittaa joukkuetta tapahtumaan. 20 Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraava kokous järjestetään 19.2. kello 14.15. Jalonen ilmoitti olevansa estynyt saapumaan paikalle. 21 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen 17.09.
Pöytäkirjan vakuudeksi Turussa 26.2.2014 Jussi Raitanen President Jenni Jalonen Secretary General