BUSINESS ONLINE TRADE FINANCE KOTI- JA ULKOMAISET PANKKITAKAUKSET Danske Bank Trade Finance Danske Bank Oyj Rekisteröity kotipaikka ja osoite Helsinki, Hiililaiturinkuja 2, 00075 DANSKE BANK. Y-tunnus 1730744-7
SISÄLLYSLUETTELO PANKKITAKAUKSET 3 PANKKITAKAUSTOIMEKSIANNON TÄYTTÄMINEN 3 UUSI VASTAPUOLI 5 KOTIMAINEN TAKAUSTOIMEKSIANTO 7 ULKOMAINEN TAKAUSTOIMEKSIANTO 10 BUSINESS ONLINEEN SAAPUVAT VIESTIT 15 PANKKITAKAUKSEN MUUTOS 18 MUUTOSTOIMEKSIANTO 19 PANKKITAKAUSVASTUUT 20 TAKAUKSEN LINKITTÄMINEN VASTAPUOLEEN KYSELYISTÄ 21 2
Pankkitakaukset Pankkitakaustoimeksiannon täyttäminen Pankkitakaustoimeksiannon tekeminen aloitetaan valitsemalla ylävalikosta Trade Finance ja Uusi toimeksianto ja sen jälkeen valitaan Uusi takaus. 3
Toimeksiannon täyttämisen voit aloittaa usealla eri tavalla: täyttämällä tyhjän toimeksiantopohjan kopioimalla tekemäsi viimeisimmän toimeksiannon vastapuolen mukaan kopioimalla joko oman tai pankin viitteen (takausnumero) mukaan valitun aikaisemman toimeksiannon Valitse joko kotimainen tai ulkomainen takaus ja takauslaji alasvetovalikoista. Ennen kuin voit aloittaa takaustoimeksiannon täyttämisen, tulee varmistaa, että toimittaja/asiakas/ostaja löytyy vastapuolirekisteristä. Seuraavassa ovat ohjeet uuden vastapuolen luomiseksi. 4
Uusi vastapuoli Valitse Trade Finance -päävalikolta Vastapuolet ja saat listattuna kaikki jo tallennetut vastapuolet (esim. omat toimittajat/ ostajat/ asiakkaat). Napsauttamalla Uusi vastapuoli, pääset luomaan uuden vastapuolen. 5
Uutta vastapuolta luotaessa pakollisia kenttiä ovat kolme ensimmäistä: Vastapuolen lyhytnimi, Nimi-, osoite- ja maatiedot sekä Maa, joka valitaan pudotusvalikosta. Käytä isoja kirjaimia. Uuden vastapuolen voit luoda myös valitsemalla Uusi vastapuoli takaushakemuslomakkeelta. Huomaa, että vastapuolitietoihin rekisteröidyt yhteyshenkilö- ja huomautustiedot eivät välity pankkiin takaushakemuksen mukana. Jos siis esim. takauksen toimitusosoite on eri kuin vastapuolen virallinen osoite (edunsaajana asunto-osakeyhtiö, ja takaus lähetetään isännöitsijälle jne), voit joko rekisteröidä toimitusosoitteen suoraan vastapuolen osoitteeksi tai antaa oikean toimitusosoitteen takaushakemuksen Kirjeenvaihtoa -kohdassa. Kun vastapuoli on luotu, voit jatkaa toimeksiannon täyttämistä. Jos olet luonut vastapuolen lomakkeelta, palauttaa järjestelmä sinut takaisin lomakkeelle. 6
Kotimainen takaustoimeksianto Tähän voi laittaa oman viitteen, joka näkyy takaustiedoissa ja tiliotteella. Valitse Takauksen luonne, joko vaadittaessa maksettava tai omavelkainen. Danske Bank laatii takaustekstin Pankki postittaa takauksen joko yrityksellenne, takauksen edunsaajalle tai kolmannelle osapuolelle sen mukaan minkä valitsette. 7
Ei käytössä. Tähän kenttään voi kopioida oman tekstin tai lähettää tekstin liitetiedostona. Ks. alla *)Tilinumero Kirjoita tähän omat yhteystietosi. *)Valitse tilinumero pudotusvalikolta tai kirjoita tilinumero IBAN- muotoisena joko muodossa FI32 8000 1212 3456 78 tai yhteen kirjoitettuna FI3280001212345678 (18 merkkiä) Muu tili -kenttään. Kirjeenvaihto -kenttään voit laittaa lisätietoja toimeksiannon käsittelijöille. Voit liittää toimeksiantoosi enintään 5 liitetiedostoa esim. takaustekstin. Valitse ensin Dokumenttityyppi ja sen jälkeen Valitse näppäimellä tiedosto omasta hakemistostasi. Sallitut tiedostomuodot ovat doc, docx, pdf, xls ja xlsx. Valittavanasi on kolme tallennus/hyväksymisvaihtoehtoa: Tallenna luonnoksena: Jos toimeksiannon täyttäminen jää kesken, voit tallentaa sen luonnoksena ja jatkaa tekemistä myöhemmin. Talletettu luonnos löytyy valitsemalla Viestit ja luonnokset ja sen jälkeen Luonnokset. Voit tallentaa luonnoksena myös toimeksiantopohjan, johon olet täydentänyt esim. tietyn asiakkaan takauksissa toistuvat tiedot ja käyttää sitä kopioimalla Luonnoksista seuraavaa toimeksiantoa tehtäessä. Toimeksiantosi tallentuu automaattisesti Luonnoksiin, jos toimeksiantoon ei kosketa puoleen tuntiin esimerkiksi keskeytyksen takia. Ruudulle tulee 25 minuutin kuluttua seuraavanlainen varoitus, jonka hyväksymällä istunto ei katkea 8
Hyväksy nyt: Jos sinulla on oikeudet tehdä toimeksiantoja yksin, lähtee toimeksianto pankkiin, kun valitset Hyväksy nyt ja annat nelinumeroisen salasanasi. Jos sinulla on oikeudet tehdä toimeksiantoja yhdessä kollegasi kanssa, tallentuu toimeksianto Hyväksy nyt kohdasta tilaan 1. Hyväksyjä Viestit ja luonnokset/hyväksymistä odottavat otsakkeen alle kollegasi hyväksyntää odottamaan. Hyväksy myöhemmin: Jos haluat hyväksyä valmiin toimeksiantosi myöhempänä ajankohtana, tallenna toimeksianto Hyväksy myöhemmin kohdasta. Löydät toimeksiantosi Viestit ja luonnokset/hyväksymistä odottavat otsakkeen alta tilasta Käsittelyssä ja voit hyväksyä sen Hyväksy painikkeella ja antamalla nelinumeroisen salasanasi. 9
Ulkomainen takaustoimeksianto Tähän voi laittaa oman viitteen, joka näkyy takaustiedoissa ja tiliotteella. Valitse valuuttalaji valikosta. 10
Valitse Takauksen luonne, joko vaadittaessa maksettava tai omavelkainen. Pääsopimuksen kohde ja pääsopimuksen tiedot ovat pakolliset Pankki postittaa takauksen edunsaajalle tai kolmannelle osapuolelle sen mukaan minkä valitsette. Vaihtoehdossa Danske Bank, suora takaus, takauksen antaa Danske Bank Danske Bank, välitettynä ulkomaisen kirjeenvaihtajapankkimme kautta, takauksen antaa Danske Bank ulkomaisen kirjeenvaihtajapankkinsa kautta SWIFT -sanomana (MT760). (nk. välitetty takaus) Mikä tahansa ulkomainen pankki tai alla mainittu pankki, takauksen antaa Danske Bankin kirjeenvaihtajapankki Danske Bankin vastatakauksella (nk. toimeksiantotakaus). Pankin SWIFT -osoitteen voi kirjoittaa SWIFT address kenttään tai hakea kirjeenvaihtajapankkirekisteristä Hae-toiminnolla tai vaihtoehtoisesti pankin nimen ja osoitteen voi kirjoittaa Ulkomainen pankki kenttään. 11
Danske Bank laatii takaustekstin Ei käytössä. Tähän voi kopioida oman tekstin tai lähettää tekstin liitetiedostona mieluiten Wordmuodossa.. Ks. alla Takausmallin kieli, ei käytössä käytössä. *)Tilinumero Kirjoita tähän omat yhteystietosi. 12
*)Valitse tilinumero pudotusvalikolta tai kirjoita tilinumero IBAN- muotoisena joko muodossa FI32 8000 1212 3456 78 tai yhteen kirjoitettuna FI3280001212345678(18 merkkiä Muut tili -kenttään. Kirjeenvaihto -kenttään voit laittaa lisätietoja toimeksiannon käsittelijöille. Voit liittää toimeksiantoosi enintään 5 liitetiedostoa esim. takaustekstin. Valitse ensin Dokumenttityyppi ja sen jälkeen Valitse näppäimellä tiedosto omasta hakemistostasi. Sallitut tiedostomuodot ovat doc, docx, pdf, xls ja xlsx. Valittavanasi on kolme tallennus/hyväksymisvaihtoehtoa: Tallenna luonnoksena: Jos toimeksiannon täyttäminen jää kesken, voit tallentaa sen luonnoksena ja jatkaa tekemistä myöhemmin. Talletettu luonnos löytyy valitsemalla Viestit ja luonnokset ja sen jälkeen Luonnokset. Voit tallentaa luonnoksena myös toimeksiantopohjan, johon olet täydentänyt esim. tietyn asiakkaan takauksissa toistuvat tiedot ja käyttää sitä kopioimalla Luonnoksista seuraavaa toimeksiantoa tehtäessä. Toimeksiantosi tallentuu automaattisesti Luonnoksiin, jos toimeksiantoon ei kosketa puoleen tuntiin esimerkiksi keskeytyksen takia. Ruudulle tulee 25 minuutin kuluttua seuraavanlainen varoitus, jonka hyväksymällä istunto ei katkea Hyväksy nyt: Jos sinulla on oikeudet tehdä toimeksiantoja yksin, lähtee toimeksianto pankkiin, kun valitset Hyväksy nyt ja annat nelinumeroisen salasanasi. Jos sinulla on oikeudet tehdä toimeksiantoja yhdessä kollegasi kanssa, tallentuu toimeksianto Hyväksy nyt kohdasta tilaan 1. Hyväksyjä Viestit ja luonnokset/hyväksymistä odottavat otsakkeen alle kollegasi hyväksyntää odottamaan. Hyväksy myöhemmin: Jos haluat hyväksyä valmiin toimeksiantosi myöhempänä ajankohtana, tallenna toimeksianto Hyväksy myöhemmin kohdasta. Löydät toimeksiantosi Viestit ja luonnokset/hyväksymistä odottavat otsakkeen alta tilasta Käsittelyssä ja voit hyväksyä sen Hyväksy painikkeella ja antamalla nelinumeroisen salasanasi. Ota huomioon myös, että voit käyttää vain SWIFTin sallimia merkkejä. Kielletyt merkit ovat: å ä ö % & \ [ ] @ ; * á è ë ô ~ <> # $ = _ sekä - (väliviiva ) rivin alussa Jos jokin pakollinen kenttä on jäänyt täyttämättä tai on käytetty kiellettyä merkkiä, ilmoittaa järjestelmä siitä hyväksyttäessä/tallennettaessa luonnoksena vasemmassa yläkulmassa sekä alareunassa näkyvänä tekstinä Virhe. Sen lisäksi näkyy punaisella selitys virheestä siinä kohdassa lomaketta missä virhe esiintyy. 13
14
Business Onlineen saapuvat viestit Lähettämäsi toimeksianto löytyy valitsemalla Viestit ja luonnokset ja sen jälkeen Lähetetyt nimellä Takauspyyntö. Huom! Jos lähetyksen jälkeen huomaat, että takauspyyntöön tuli virhe, et voi lähettää korjausviestiä Business Onlinen kautta. Soita välittömästi pankkitakauksiin, jotta virhe ehditään korjata ennen takauspyynnön käsittelyä. Puh. 010 546 8030 ja 050 423 4500. Jos pankki haluaa yrityksesi vahvistavan toimeksiannolle tehdyn muutoksen, palautuu se Viestit ja luonnokset/saapuva posti -laatikkoon otsikolla Takauspyyntö (tila Hyväksyttäväksi). Napsauta sinisellä olevaa Takauspyyntö -linkkiä, niin näet mitä muutoksia toimeksiannolle on tehty. Voit myös itse tehdä toimeksiantoon haluamasi muutokset. Kun muutokset on tehty ja olet hyväksynyt toimeksiannon, palautuu se pankkiin käsiteltäväksi. Kun pankki on käsitellyt toimeksiannon, tulee takauksesta kopio Viestit ja luonnokset/saapuneet - otsikon alle nimellä Takuu kirjeet. 15
Toimeksiantoosi tallentuu hyväksyjien nimet ja ajankohdat. Napsauta Takuu kirjeet ja näet PDF -kopion takauksesta. 16
17
Pankkitakauksen muutos Jo olemassa olevaan takaukseen voit tehdä muutospyynnön valitsemalla Uusi toimeksianto ja Muutos. Muutoksen voit tehdä takaukseen, jonka Trade Finance yksikkö on jo käsitellyt. Huom! Jos lähetyksen jälkeen huomaat, että muutospyyntöön tuli virhe, et voi lähettää korjausviestiä Business Onlinen kautta. Soita välittömästi pankkitakauksiin, jotta virhe ehditään korjata ennen muutospyynnön käsittelyä. Puh. 010 546 8030 ja 050 423 4500. Muutospyyntöä tehdessäsi voit hakea toimeksiantopohjan joko pankin viitteellä (takausnumero) tai omalla viitteelläsi. 18
Muutostoimeksianto 19
Pankkitakausvastuut Voit tarkistaa yrityksen takausvastuut Business Onlinesta koska tahansa haluamaltasi päivältä. Valitse valikosta Raportit ja sen jälkeen Takausvastuut. Anna päivämäärä Vastuupäivämäärä kenttään ja napsauta Hae -painiketta. Listalla näkyvät vain voimassaolevat takaukset, ei päättyneitä. Saat siirrettyä listauksen tiedot helposti Excel taulukkoon napsauttamalla Siirrä laskentataulukkoon linkkiä. Tulosta linkistä saat tulostettua PDF -muotoisen listauksen. Listauksen Vastapuoli-kohdassa näkyy vastapuolirekisteristä haettu vastapuolen lyhytnimi. Mikäli takauspyyntöä ei ole tehty Business Onlinen kautta (esimerkiksi jos yritykselläsi on voimassaolevia takauksia kun aloitatte Business Onlinen käytön), on Vastapuoli-kohta tyhjä. Pääset linkittämään vastapuolet takauksille seuraavan ohjeistuksen mukaisesti. 20
Takauksen linkittäminen vastapuoleen Kyselyistä Hae aktiiviset takausvastuut Kyselyt -välilehdellä ja valitse takaus kerrallaan takausnumerolinkistä 21
Valitse Liitä vastapuoli Tämän jälkeen voit joko valita vastapuolen olemassa olevien vastapuolten listalta tai siirtyä lisäämään uuden vastapuolen. 22