Outlook ja vahva tunnistautuminen Android-laitteelle

Outlook ja vahva tunnistautuminen Android-laitteelle

Sisältö Secure hubiin kirjautuminen... 2 Vanhan sähköpostitilin poisto... 4 Vahva tunnistautuminen Office 365-palveluihin... 6 Vahvan tunnistautumisen määrittely... 6 Tekstiviestikoodi... 7 Authenticator-sovellus... 9 Ensisijaisen tunnistautumistavan muuttaminen... 14 Laitteen rekisteröinti Authenticatoriin... 15 Outlookin ja Yritysportaalin käyttöönotto... 17 Outlook... 19 Hyvä ottaa huomioon asennuksen jälkeen.... 22 1

Secure hubiin kirjautuminen Mikäli Secure Hub ei ole puhelimessasi aktiivisena, se kysyy avautuessaan kirjautumistietoja. Pääset kirjautumaan sinne seuraavasti 1. Avaa Secure Hub sovellus. 2. Kirjoita sähköpostiosoitteesi, klikkaa Next ja vastaa ruutuun tulleeseen kyselyyn Yes, enroll 3. Tämän jälkeen kirjoita avautuneeseen näkymään käyttäjätunnuksesi ja salasanasi ja klikkaa Next. 2

4. Secure Hub pyytää seuraavaksi muutaman luvan laitteesi käyttöä varten, jotta se voi toimia oikein. Klikkaa OK ja Salli sen jälkeen seuraavat kolme lupakyselyä. Jos luvat on annettu jo joskus aikaisemmin, tätä vaihetta ei tule uudelleen. 5. Puhelin kysyy vielä lupaa aktivoida laitteehallintasovellus, Secure Hub. Klikkaa Aktivoi laitteenhallintasovellus. 3

Vanhan sähköpostitilin poisto Ennen Outlook-sovelluksen ja sähköpostitilin lisäämistä puhelimesta on poistettava vanha Exchangesähköpostitili. Tämä on hyvä tehdä sen vuoksi, ettei vanha tili aiheuta ongelmia tai ylimääräisiä herjoja myöhemmässä vaiheessa. 1. Avaa aloitusnäytön alasvetovalikosta Asetukset. 2. Valitse sen jälkeen Pilvi ja tilit 4

3. Valitse tämän jälkeen Tilit ja omalla nimelläsi oleva Microsoft Exchange Activesync tili. 4. Valitse tämän jälkeen vielä Poista tili ja vahvista valinta. 5

Vahva tunnistautuminen Office 365-palveluihin Oulun kaupungin Office 365 (O365) -palveluissa käytetään tietoturvasyistä vahvaa tunnistautumista. Suojauksen lisätarkistus (MFA) vaikeuttaa muiden kirjautumista Microsoft-tiliisi. Vahvassa tunnistautumiseessa käytetään kahta eri henkilöllisyyden tunnistustapaa: salasanaa ja suojauksen lisätarkistusta puhelimella (MFA). Vaikka joku saisi selville salasanasi, hän ei pääse kirjautumaan tilillesi. Vahvaan tunnistautumiseen käytetään todennussovellusta, varmistuskoodia (tekstiviesti) tai varmistussoittoa puhelimeen. On myös tärkeää, että käytät eri salasanoja kaikilla tileilläsi. Vahvan tunnistautumisen määrittely Tarvitset määrittelyä varten sekä puhelimesi että tietokoneen. Ohjeessa neuvotaan kaksi erillistä vahvan tunnistautumisen tapaa. Tunnistautumismenetelmiä olisi hyvä olla käytössä enemmän kuin yksi siltä varalta, että ensisijainen tunnistautumismenetelmä ei olisikaan jostain syystä käytössäsi (esim tilanne, jossa työpuhelin ei olekaan käden ulottuvilla). Ensimmäisenä ohjeistetaan vahvan tunnistautumisen määrittely puhelinnumeroa ja tekstiviestikoodia käyttäen. Sen jälkeen ohje jatkuu Authenticator-sovelluksen määrittelyllä. Authenticator-sovellus helpottaa vahvaa tunnistautumista siten, että se lähettää Hyväksy/Hylkää valinnat numerokoodien sijaan. Jos sinulla ei ole käytössäsi ns. älylaitetta, johon voisi ladata sovelluksia (älypuhelin, tabletti), voit ohittaa Authenticatorin määrityksen. 1. Mene tietokoneesi nettiselaimella osoitteeseen https://aka.ms/setupsecurityinfo 2. Ensimmäisellä kerralla sivusto pyytää sinulta kirjautumistiedot. Anna sähköpostiosoitteesi ja klikkaa Seuraava-painiketta. 6

Avautuva sivu näyttää tältä Tekstiviestikoodi 3. Valitse Security Info välilehdeltä Add method painike 4. Valitse alasvetovalikosta Phone määritelläksesi puhelinnumerosi vahvaa tunnistautumista varten ja klikkaa Add-painiketta. 7

5. Valitse alasvetovalikosta Finland (+358) ja syötä puhelinnumerosi jättäen ensimmäinen nolla pois, Klikkaa Next-painiketta. 6. Seuraavaksi saat puhelimeesi tekstiviestinä 6-numeroisen koodin. Syötä se tietokoneen kuvaruudussa näkyvään kenttään. Klikkaa Next-painiketta. 8

7. Saat tietokoneen kuvaruudulle ilmoituksen onnistumisesta. Klikkaa Done-painiketta. Puhelinumerosi on nyt määritelty vahvaa tunnistautumista varten. Jos sinulla ei ole älylaitetta (älypuhelin, tabletti), olet tehnyt kaikki tarvittavat määrittelyt ja voit jättää lopun ohjeen huomioimatta. Mikäli et halua ottaa Authenticator-sovellusta käyttöön, voit hypätä suoraan ohjeen sivulle 17 Outlookin ja Yritysportaalin käyttöönotto Authenticator-sovellus Näet nyt Security Info välilehdellä aiemmin lisäämäsi puhelinnumeron. 1. Valitse Add method painike. 9

2. Valitse alasvetovalikosta Authenticator app määritelläksesi sovelluksen vahvaa tunnistautumista varten. Klikkaa Add-painiketta. 3. Määritys pyytää sinua hankkimaan sovelluksen ja määrittelemään tilin. Sovellus löytyy jo puhelimestasi, joten klikkaan Next-painiketta. 4. Avaa nyt Authenticator-sovellus puhelimestasi. 10

6. Lisää tili klikkaamalla ruudun keskellä olevaa + -painiketta. 7. Valitse tämän jälkeen Työ- tai koulutili. Puhelimeesi avautuu QR-koodin lukija. Jätä se auki ja palaa tietokoneelle. 11

8. Tietokoneesi kuvaruudulla pitäisi olla kuva, jossa pyydetään määrittelemään tili. Klikkaa Next-paiketta. 9. Kuvaruutuun tulee QR-koodi, joka täytyy nyt skannata puhelimeen hetki sitten avautuneella QRkoodinlukijalla. Tämä tapahtuu siten, että kohdistat puhelimen tietokoneen näyttöä kohti niin kuin olisit ottamassa siitä valokuvan. Lukija skannaa QR-koodin automaattisesti. Puhelimeesi tulee seuraavan laiset näkymät. Voit klikata Selvä juttu painiketta ja jättää puhelimen odottamaan seuraavaa vaihetta. 12

10. Palaa takaisin tietokoneen kuvaruudulle ja klikkaa Next-painiketta. 11. Määritys testaa Authenticatoria lähettämällä hyväksymispyynnön puhelimeesi. Klikkaa puhelimen näytölle tulleesta ilmoituksesta Hyväksy-painiketta. 12. Tietokoneen kuvaruudulle tulee ilmoitus hyväksynnän onnistumisesta. Klikkaa Done-painiketta. Authenticator-sovellus on nyt määritelty vahvaa tunnistautumista varten. 13

Ensisijaisen tunnistautumistavan muuttaminen Olet nyt määritellyt käyttöösi sekä tekstiviestikoodin että Authenticator-sovelluksen vahvaa tunnistautumista varten. Mikäli haluat vastaanottaa vahvan tunnistautumisen kyselyt Authenticatorsovelluksella, täytyy ensisijainen tunnistautumismenetelmä vielä vaihtaa. 1. Security Info välilehdellä näkyy Default sing-in-method: Phone text. Klikkaa sen perässä olevaa Change-linkkiä. 2. Valitse alasvetovalikosta Microsoft Authenticator notification ja klikkaa Confirm-painiketta. 14

Nyt Security Info välilehdellä pitäisi näkyä ensisijaisena menetelmänä Authenticator-sovellus. Laitteen rekisteröinti Authenticatoriin Laite täytyy vielä rekisteröidä puhelimen Authenticator-sovelluksen kautta. 1. Avaa Authenticator-sovellus puhelimestasi 2. Avaa valikko oikealta yläreunasta kolmesta pisteestä ja klikkaa Asetukset. 15

3. Valitse Laitteen rekisteröinti 4. Kirjoita sähköpostiosoitteese ja klikkaa Rekisteröi-painiketta. 5. Kun laite ilmoittaa rekisteröinnin onnistumisesta, voit sulkea sovelluksen. 16

Outlookin ja Yritysportaalin käyttöönotto Jos Outlook-sovellusta ja Yritysportaalia ei vielä ole työpuhelimessasi, voit ladata ne puhelimesi Secure Hubin kautta. Jos sovellukset löytyvät puhelimestasi, hyppää suoraan sivulle 19 - Outlook 13. Avaa Secure Hub sovellus. 14. Valitse avautuneesta ikkunasta vasemmassa ylänurkassa olevat kolme viivaa 15. Valitse Store 16. Etsi avautuneesta sovellusvalikosta Company Portal ja klikkaa sitä. 17

17. Asenna Company Portal klikkaamalla Add-painiketta ja hyväksy asennus. ÄLÄ kirjaudu tai rekisteröidy Yritysportaaliin tämän jälkeen. Riittää, että se on puhelimessa. 18. Mene takaisin sovellusvalikkoon, etsi Outlook ja klikkaa sitä. 19. Asenna Outlook klikkaamalla Add-painiketta ja hyväksy asennus. 20. Odota, että sovellus asentuu puhelimeesi. Sovellukset voi ladata myös Google Play kaupasta, jos kyseessä on siviilipuhelimesi. 18

Outlook 1. Avaa Outlook-sovellus. Kuvake näyttää tältä 2. Valitse Aloita käyttö painike 19

3. Jos valmista tiliä ei havaita, saat seuraavanlaisen näkymän. Valitse Ohita. 4. Sovellus pyytää sinua nyt lisäämään tilin. Kirjoita oma sähköpostiosoitteesi ja valitse Jatka. 20

5. Sovellus kysyy Haluatko lisätä toisen tilin nyt?. Voit klikata Ohita. 6. Puhelin ilmoittaa seuraavaa. Klikkaa OK 7. Tämän jälkeen Outlook avautuu esittely-ikkunaan. Voit joko katsoa esittelyn läpi tai klikata Ohita. Anna Outlookille hetki aikaa päivittyä, jotta sähköpostit ehtivät latautua kansioihin. 21

Hyvä ottaa huomioon asennuksen jälkeen. A. Outlookin kalenterin sijainti. Kalenteri ei ole enää erillinen sovellus, vaan se löytyy sovelluksen alareunassa sijaitsevan kuvakkeen takaa. Outlookin Kalenteri 22

B. Yhteystietojen synkronointi Kaikissa puhelimissa Outlookin yhteystietojen synkronointi ei ole automaattisesti päällä. Saat sen päälle asetuksista seuraavasti. 1. Valitse vasemmasta ylänurkasta kolme viivaa. 2. Valitse sitten vasemmasta alanurkasta Rattaan kuva. 3. Valitse Asetuksista Tilien kohdalta oma sähköpostitilisi 23

4. Laita yhteystietojen synkronointi päälle ja anna Outlookille lupa tarkastella yhteystietojasi. 5. Nyt yhteystietojen synkronointi on päällä. Anna yhteystiedoille aikaa synkronoitua. 24

C. Outlook lajittelee oletuksena Saapuneet-kansion. Lajittelun ollessa päällä, kaikki viestit eivät välttämättä näy Outlookin etusivulla. Lajittelun saa pois päältä menemällä takaisin Asetuksiin. Ota asetuksista pois päältä Lajiteltu Saapuneet-kansio 25