Tarjous 1/9 Sampo Perttula Kaupunkikehitys Järvenpään kaupunki Seutulantie 12, Järvenpää Viite: Sähköposti Sari Piela/Tero Rahkonen 22.5.2018 sekä tehtävänmäärittelykokous 31.5.2018 Järvenpää, Järvenpään kaupunki / Sitowise Oy Väliaikaisten koulureittien turvallisuusratkaisut Tehtävä Kiitämme mahdollisuudesta tarjota työtä ja olemme erittäin kiinnostuneita tehtävästä. Järvenpäässä on käynnissä Kinnarin yhtenäiskoulun rakentaminen sekä kaavoitetaan myös uutta Järvenpään yhtenäiskoulua (JYK). Kinnarin koulun 3.-6.-luokkalaiset ovat jo muuttaneet vanhaan Järvenpään yhteiskouluun ja viereisiin väistötiloihin rakentamisen ajaksi. Kinnarin koulun pienimmät 1.-2.- luokkalaiset muuttavat rakennettaviin väistötiloihin syksyllä 2018. Kinnarin koululaisten koulureitit muuttuvat väliaikaisesti ennen kuin uusi koulu valmistuu. Alueella tulee liikkumaan paljon koululaisia, sillä siellä ovat ennestään jo koululaiset JYK:istä ja Juholan erityiskoulusta. Muuttuvien koulureittien turvallisuus huolettaa kovasti vanhempia ja muuttuville reiteille on vaadittu liikenneturvallisuustoimenpiteitä kuten liikennevalo-ohjauksen lisäämistä Mannilantien suojatielle. Liikenneympäristön ratkaisuiden lisäksi merkittävässä asemassa on muuttuneista reiteistä tiedottaminen ja asenteisiin vaikuttaminen poikkeustilanteessa. Tiedottamisella voidaan vaikutta myös ratkaisuiden hyväksyttävyyteen. Hankkeessa luodaan Järvenpäälle toimenpideohjelma Kinnarin koululaisten väliaikaisten koulureittien turvallisuuden parantamiseksi, toteutetaan tehostettua viestintää liikenneturvallisuuden parantamiseksi hyödyntäen eri sidosryhmiä (iäkkäät, MLL, vanhempaintoimikunta) sekä erityisesti luodaan toimintamallit hyödynnettäviksi muissakin kunnissa väliaikaisten koulureittien liikenneturvallisuustoimenpiteiden ja -viestinnän toteuttamisesta. Työlle haetaan Trafin liikenneturvallisuuden hankeavustusta. Hankkeen osa-alueet 1-3 toteutetaan kesä-elokuussa 2018 myös ilman hankeavustuksen saamista. Kokonaisuus Toimintamallin luominen on OPTIO, joka toteutetaan helmikuun loppuun 2019 mennessä, mikäli hankeavustusta myönnetään. Työ toteuttaa Järvenpään liikenneturvallisuussuunnitelman seuraavia painopistealueita: Yhteistyön kautta toiminta aktiiviseksi ja näkyväksi Elinikäisellä liikennekasvatuksella ihmisille luodaan perusvalmiudet tiedot, taidot ja motiivit huolehtia omasta ja muiden turvallisuudesta sekä tehdä vastuullisia liikkumisvalintoja. Viisasta liikkumista pienestä pitäen Turvallisesti tien yli
Tarjous 2/9 Tieliikenteen turvallisuustoiminnan edistämisen valtionavustusta haetaan teemaan koulumatkojen turvallisuus. Työ tehdään yhteistyössä Järvenpään kaupunkikehityksen ja koulutoimen kanssa. Työn edistymistä seurataan Järvenpään kaupungin liikenneturvallisuusryhmässä. Hankkeeseen osallistuu myös Järvenpään eläkeläisneuvosto.
Tarjous 3/9 Työn sisältö 1. Lähtötiedot ja nykytilakartoitus a. Koulureittitarkastelut paikkatiedolla. Väistötiloissa olevien ja sinne syksyllä 2018 muuttavien oppilaiden koulureitit analysoidaan paikkatietotarkastelulla. Oppilaiden osoitetietojen ja koulun sijainnin perusteella tunnistetaan käytetyimmät koulureitit, joiden turvallisuuteen täytyy erityisesti kiinnittää huomiota. Tarkastelussa tuotettua karttamateriaalia voidaan hyödyntää viestinnässä ja ratkaisuiden perusteluissa. b. Mannilantien suojatien ja Urheilukadun liikenneympäristön turvallisuus Mannilantien suojatien ja Urheilukadun nykytilanne käydään tarkistamassa maastossa. Kohteista on tullut paljon liikenneturvallisuuspalautetta, jotka käydään myös nykytilanteen hahmottamiseksi läpi. c. Koulutoimen haastattelut Haastatellaan Kinnarin koulun ja JYK:in rehtoreita koulureittien vaaranpaikoista ja vanhempien suurimmista huolenaiheista. Tiedustellaan myös liikennekasvatuksen nykykäytäntöjä. 2. Liikenneympäristön toimenpide-ehdotukset Koulureittitarkastelujen perusteella arvioidaan, ovatko analyysin perusteella käytetyimmät koulureitit turvallisia. Määritetään turvallisimmat reitit, joita koululaisia suositellaan käyttämään. Määritetään Mannilantien koulureitin varrelle sijoittuvien suojateiden liikenneturvallisuutta parantavat toimenpiteet lyhyellä ja pidemmällä aikavälillä. Pikaisesti jo elokuussa 2018 toteutettavat toimenpiteet sisältävät ainakin nopeusnäyttötaulujen ja Lapsia -liikennemerkkien sijaintien määrittämisen sekä nopeusrajoitustarkastelut Mannilantiellä. Pienempien toimenpiteiden lisäksi suunnitellaan Mannilantien suojatien tavoitetila. Toimenpiteenä voi tulla kysymykseen esimerkiksi keskisaareke, hidasteet/korotettu suojatie tai ajoradan kavennukset. Työ sisältää myös ratkaisuehdotuksen suunnitelmakuvan (1 kpl) laatimisen yleissuunnitelmatarkkuudella. Urheilukadun osalta määritetään liikenneympäristön pienet parantamistoimenpiteet, joiden tavoiteaikataulu on tammikuussa 2019. Toimenpiteiksi ideoidaan esimerkiksi valaistuksen uusia ratkaisuja mutta ne voivat koskea myös rakenteellisia ratkaisuja. Ratkaisuehdotuksesta laaditaan suunnitelmakuva yleissuunnitelmatarkkuudella (1 kpl).
Tarjous 4/9 Kuva 1 Mannilantien suojatie 3. Viestintä On tärkeää muistaa, että liikenneturvallisuussuunnittelu ja -työ on paljon muutakin kuin liikenneympäristön parantamistoimia. Liikenneturvallisuussuunnittelu sisältää oleellisena osana myös asenteisiin, tietoihin ja taitoihin vaikuttamista. Pienten koululaisten ollessa kyseessä kohderyhmänä ovat itse koululaisten lisäksi heidän vanhempansa, opettajat sekä ympäröivässä liikenneympäristössä toimivat ja liikkuvat tien käyttäjät kuten lähiympäristön asukkaat ja yritykset sekä työmatkalaiset. Työssä viestitään kaikille näille ryhmille. Viestintä toteutetaan kesä-elokuussa 2018 ja se sisältää seuraavat kokonaisuudet: a. Tiedote vanhemmille turvallisen koulumatkan edellytyksistä. Sisältää sekä kasvatuksen näkökulmaa, että tietoa liikenneympäristölle toteutettavista ratkaisuista ja suunnitelmista. Tiedotteeseen merkitään suositellut koulureitit kartalle ja kerrotaan syksyllä järjestettävistä liikenneturvallisuustempauksista. Konsultti valmistelee tiedotteen, jonka koulutoimi jakaa. b. Tiedote lähialueen yrityksille ja asukkaille muuttuvista koulureiteistä ja alueella liikkuvista lapsista. Koulureitit havainnollistetaan tiedotteessa myös kartalla. Konsultti valmistelee tiedotteen, jonka kaupunkikehitys/koulutoimi jakaa. c. Tiedote medialle koulureiteille toteutettavista turvallisuustoimenpiteistä elokuussa 2018 ja jatkosuunnitelmista. Tiedotteessa kerrotaan käynnistyneestä turvallisuushankkeesta sekä muistutetaan kaikkia huomioimaan pienet koulualiset liikenteessä. d. Koulun järjestämässä vanhempainillassa kerrotaan vanhemmille liikennekasvatuksen näkökulmista uusien reittien opettelemiseksi sekä liikenneympäristön ratkaisuiden suunnitelmista. Konsultti valmistelee aineiston tilaisuuteen, mutta tilaisuuden toteuttamisen hoitaa koulutoimi ja kaupunkikehitys-yksikkö. e. Kunnan internet ja Facebook -sivuilla tiedotetaan pienistä koululaisista liikenteestä. Painotetaan varsinkin uusia, muuttuneita reittejä. Konsultti laatii tiedotteen. Lisäksi MLL toteuttaa suojatiepäivystyksiä ensimmäisellä kouluviikolla.
Tarjous 5/9 Toimintamallin luominen OPTIO Osio toteutetaan, mikäli hanke saa Trafin hankeavustusta Nykytila ja lähtötiedot a. Toteutetaan kohdennettu verkkokysely (esim. Surveypal) vanhemmille ja/tai opettajille siitä, miten onnistuttiin koulujen alkaessa informoinnissa ja liikenneturvallisuustoimenpiteissä. Lisäksi tiedustellaan, miten kulkeminen väistötiloihin on sujunut ja pyritään selvittämään kehittämistarpeita liittyen liikkumisasioista viestimiseen ja toimenpiteiden suunnitteluun. b. Kaupungin koulutoimen ja kaupunkikehityksen avainhenkilöiden haastattelut väistötilojen liikkumiseen liittyvistä ongelmista ja nykykäytännöistä. Selvitetään, miten koulureitit huomioidaan väistötiloja valittaessa, ja miten liikenneturvallisuutta voitaisiin huomioida paremmin väliaikaisessa kulkemisessa. Selvitetään, toteutetaanko ratkaisuja tehtäessä tarpeeksi yhteistyötä kaupungin eri hallinnon alojen kesken. Liikenneympäristön toimenpide-ehdotukset a. Koulureittitarkastelujen perusteella tutkitaan laajemmin poikkeustilanteessa käytetyimpien koulureittien liikenneympäristön turvallisuus ja laaditaan toimenpide-ehdotukset sen parantamiseksi. Erityishuomio tarkasteluissa on Mannilantien, Helsingintie, Sibeliuksenväylän ja Sipoontien suojateillä, joissa on jo tunnistettu liikenneturvallisuusongelmia. Oleellisimmat kohteet käydään tarkistamassa maastossa. b. Tarkistetaan liikkumisen turvallisuus koulun eri yksiköiden välillä ja laaditaan toimenpideehdotukset. c. Tarkistetaan väliaikaisten saattoliikenneratkaisuiden turvallisuus ja toimivuus sekä laaditaan toimenpide-ehdotukset. d. Arvioidaan suunniteltujen liikenneturvallisuustoimenpiteiden kustannuksia ja vaikutuksia TARVA-ohjelmalla. e. Arvioidaan väliaikaisissa liikenneturvallisuustoimenpiteissä käytettyjen materiaalien ja laitteiden uusiokäyttöä vastaavissa väistökohteissa tai pysyvissä ratkaisuissa. Tavoitteena on hahmottaa, onko kannattavaa investoida toimenpiteisiin, sillä ne ovat väliaikaisia. Viestintä a. Järjestetään liikenteessä näkymiseen liittyvä kampanja pimeän aikaan esim tammikuussa koulujen alettua taas loman jälkeen. Tempaus sijoittuu erityisesti Urheilutien sekä Mannilantien läheisyyteen mutta työn aikana voidaan tunnistaa myös muita oleellisia kohteita. Kampanjaan osallistuvat eläkeläisjärjestön vapaaehtoiset, joilta on saatu jo alustava sitoutuminen hankkeeseen. Konsultti suunnittelee ja organisoi tempauksen ja osallistuu itse myös tempauksen toteuttamiseen. b. Heijastimen käytöstä ja liikenneturvallisuudesta muistutetaan vanhempia ja oppilaita myös tiedotteella loka-marraskuussa. Turvallisista reiteistä on tiedotettu jo elokuussa koulujen alkaessa, mutta pimeän tullen on otollinen aika muistuttaa asiasta. c. Medianäkyvyys. Hankkeelle halutaan näkyvyyttä paikallismediassa, jotta tavoitetaan mahdollisimman kattavasti koulureiteillä liikkuvia osapuolia. Medialle lähetetään kutsut järjestettäviin tempauksin ja kerrotaan käynnissä olevasta hankkeesta.
Tarjous 6/9 Kokoukset Toimintamalli a. Liikenneympäristön toimenpiteet väliaikaisilla koulureiteillä Laaditaan malli siitä, millaisia ratkaisuja väliaikaisten koulureittien turvallisuuden parantamiseksi kannattaa tehdä huomioiden sekä kustannukset että hyöty. Otetaan kantaa siihen, ovatko laitteet ja materiaalit hyödynnettävissä muualla. Osioon kootaan myös kyselyiden ja haastatteluiden kautta saadut opit vastaavissa tilanteissa toimimiseen. Raportoidaan myös kokemukset Järvenpään osalta. b. Toimintamallit väliaikaisten reittien viestintään Laaditaan toimenpidevalikoima siitä, millaisia viestintätoimenpiteitä voidaan toteuttaa uusista ja väliaikaisista reiteistä viestiessä. Toimintamallin määrittämisessä hyödynnetään kyselyiden ja haastatteluiden tuloksia. Toimenpiteille määritetään kohderyhmä, suositeltava aikataulu sekä vastuutahot. Raportoidaan kokemukset Järvenpään osalta. c. Toimintamallit koulureittien huomioimiseksi jo väistötilaratkaisuissa. Toimintamallin määrittämisessä hyödynnetään kyselyiden ja haastatteluiden tuloksia. Laaditaan toimintamalli siitä, miten yhteistyötä kaupungin eri hallinnon alojen kesken tulisi tehdä, ja mitä tekijöitä liikkumiseen liittyen tulee huomioida. Vaikutusten arviointi Työllä pyritään vaikuttamaan turvallisiin koulumatkoihin väliaikaisilla koulureiteillä. Vaikuttavuutta saadaan erityisesti viestinnällä mutta myös kriittisimpiin liikenneympäristön kohteisiin esitetään toimenpide-ehdotukset. Työn tuloksena syntyvistä viestintätoimenpidepaletista sekä liikenneympäristön toimenpide-ehdotuksista on jatkossa hyötyä myös muille kunnille, joissa koululaisten koulureitit muuttuvat väliaikaisesti. Työn tuloksia voidaan myös käyttää hyväksi ennakoivasti väistötilojen sijaintipäätöstä puntaroitaessa. Hankkeen vaikuttavuutta työn aikana voidaan arvioida seuraavilla mittareilla: Vanhemmille ja/tai rehtoreille suunnatun kyselyn vastausprosentti Tempauksilla tavoitettu määrä Vaikutus vanhemmilta saatuun liikenneturvallisuuspalautteen määrään Hankkeen näkyvyys mediassa Työn etenemistä seurataan myös Järvenpään kaupungin liikenneturvallisuusryhmässä. Työssä järjestetään lähtökohtaisesti 2 kokousta (kesä- ja syyskuu), jotka pyritään yhdistämään samanaikaisesti käynnissä olevan JYK:in kaavoituksen liikenneselvitys -hankkeen kokouksien kanssa tai maastokäyntien ja tempauksien yhteyteen. Laajemman työn toteutuessa (optio) järjestetään kaksi (2) ylimääräistä kokousta, joiden alustava aikataulu on lokakuu ja tammikuu. Konsultti vastaa kokouksissa ja muussa viestinnässä käytettävien materiaalien laatimisesta.
Tarjous 7/9 Työn tulokset ja aineistot Valmiudet Aikataulu Työn merkittävin tulos on toteuttaa onnistuneesti viestintää eri osapuolille ja siten parantaa liikenneturvallisuutta. Raportointiaineisto koostuu viestintämateriaalista sekä tiiviistä ppt-muotoisesta raportista. Raportti sisältää nykytilanteen sekä toimenpide-ehdotukset ja suunnitelmakuvat (1-3 kpl). Mikäli hankeavustusta myönnetään, raportoidaan Option mukainen kokonaisuus. Konsultti hoitaa myös Trafin edellyttämän hankkeen loppuraportoinnin, jonka tilaaja toimittaa eteenpäin. Olemme ymmärtäneet tehtävän vaativuuden ja siksi koonneet siihen työryhmän, jonka asiantuntemus ja osaaminen riittävät tehtävän toteuttamiseen. Konsultin työryhmän muodostavat seuraavat avainhenkilöt: DI Laura Mansikkamäki (03), projektipäällikkö, liikenneturvallisuus, vuorovaikutus DI Janne Tuominen (04), koulureittien turvallisuus, vuorovaikutus Ins (AMK), Huk Jussi Lassila (04), liikenneympäristö, CAD-suunnittelu, TARVA-laskennat DI Tero Rahkonen (02), laadunvarmistus Työryhmän henkilöt ja heidän referenssinsä esitetään tarkemmin erikseen pyydettäessä. Työn osa-alueet 1-3 toteutetaan kesä-syyskuun 2018 aikana. Option aikataulu riippuu Trafin hankehakupäätöksestä. Työ alkaa myönteisen päätöksen tultua arviolta syyskuussa 2018 ja kestää noin helmikuun 2019 loppuun. Tarkempi aikataulu sovitaan tarvittaessa työn aikana yhdessä tilaajan kanssa. Työryhmä ja kokoukset Sopimusehdot Työtä ohjaa tilaajan nimeämä ohjausryhmä, minkä toimintaan konsultti osallistuu (tilaaja puheenjohtaja, konsultti sihteeri). Konsultin työmääräarvioon sisältyy kaksi (2) (optiossa + 2) ohjausryhmäkokousta Järvenpäässä. Toimeksiannossa noudatetaan Järvenpään kaupungin ja Sito Oy:n välisessä puitesopimuksessa (Yhdyskuntatekniikan suunnittelupalveluiden puitesopimus 2014-2016 + optiovuosi 2017 ja 2018) määriteltyjä sopimusasiakirjoja. Sopimusehtoina noudatetaan Konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 2013 (RT 13 11143).
Tarjous 8/9 Tarjous Tarjouksemme tehtävän tekemiseksi on henkilötyön osalta 11 155 euroa (alv 0%). Kuluarvio on 500 euroa (alv 0%). Työn veloitusperusteena on aikapalkkio henkilöryhmittäin. Työ laskutetaan toteuman mukaan kuukausittain, ellei toisin tilaajan kanssa sovita. Työmääräarviota ei ylitetä ilman tilaajan suostumusta. SKOL e/h Hallinto ja kokoukset (2 kpl) Nykytila Toimenpide-ehdotukset (sis 2 suunnitelmakuvaa) Vuorovaikutus ja viestintä Raportointi Laadunvarmistus Tunnit yhteensä Euroa yhteensä Laura Mansikkamäki 03 75 15 7 5 20 10 57 4 275 35 % Janne Tuominen 04 65 15 20 8 12 10 65 4 225 40 % Jussi Lassila 04 65 35 35 2 275 22 % Tero Rahkonen 02 95 4 4 380 2 % Tunnit yhteensä 30 27 48 32 20 4 161 Euroa yhteensä 2 100 1 825 3 170 2 280 1 400 380 11 155 Osuus tunneista 19 % 17 % 30 % 20 % 12 % 2 % 100 % Osuus tunneista OPTIO toteutetaan, mikäli Trafin hankehausta saadaan myönteinen avustuspäätös. Option osalta tarjous työn tekemiseksi on henkilötyön osalta 14 355 euroa (alv 0%). Kuluarvio on 500 euroa. Työn veloitusperusteena on aikapalkkio henkilöryhmittäin. Työ laskutetaan toteuman mukaan kuukausittain, ellei toisin tilaajan kanssa sovita. Työmääräarviota ei ylitetä ilman tilaajan suostumusta.
Tarjous 9/9 Laadunvarmistus Velvoitteet Tarjotun työn laadunvarmistuksessa noudatetaan Sitowisen laatujärjestelmää, jolla on voimassa oleva RALA sertifikaatti. Suunnittelu- ja rakennuttamisyritysten RALA-sertifioinnin taustalla on järjestöjen RAKLI, SKOL ja ATL kehittämä laatujärjestelmän arviointimenettely, joka siirrettiin järjestöjen 14.2.2011 päätöksellä RALA:n palveluksi. Vastuullisen laadunvarmistajana työssä toimii DI Tero Rahkonen (02). Ilmoitamme, että olemme tarjousta laatiessamme ottaneet huomioon verotusta, ympäristönsuojelua, työsuojelua, työoloja ja työehtoja koskevat velvoitteet. Tarjouksen voimassaolo Lisätiedot Tarjouksemme on voimassa 30.9.2018 asti. Tarjouksesta antaa lisätietoja Laura Mansikkamäki, puh 050 537 7424, sähköposti: laura.mansikkamaki@sitowise.com. Toivomme tarjouksemme vastaavan tavoitteitanne ja johtavan sopimuskatselmukseen työn käynnistämisestä! Sitowise Oy Laura Mansikkamäki projektipäällikkö Tero Rahkonen ryhmäpäällikkö Liitteet Ei liitteitä.