KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/2010 1(9) SEURAKUNTANEUVOSTON KOKOUS Aika Tiistai klo 17.00 Paikka Seurakuntakeskus, Savonkatu 40, kirkkoneuvoston sali Jäsenet Gärdström Keijo pj. Aaltonen Pirjo jäsen Ainali Päivi Hartikainen Toivo Hirvisuo Erkki Hirvonen Eino Korpela Risto Lehtinen Veikko Sahamies Arto jäsen, vpj. Soininen Kari Takkinen Päivi Toikka Raija Vainio Vesa jäsen, saapui kokoukseen klo 17.37 Vuolasto Anna jäsen Esittelijät Gärdström Keijo kirkkoherra Muut Myller Henna sihteeri Poissa Kaskiaho Keijo jäsen Salminen Kimmo Viinikainen Sakari 124 Kokouksen avaus Alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 125 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus on kuuluu puheenjohtajan lisäksi kuusitoista jäsentä ja se on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esityslista on lähetetty seurakuntaneuvoston jäsenille 1.12.2010. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/2010 2(9) 126 Kokouksen pöytäkirjan tarkastajien valinta Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Vallitsevan käytännön mukaan tarkastusvuorossa ovat Vesa Vainio ja Sakari Viinikainen. Pöytäkirjan tarkastusajankohdaksi esitetään tiistai heti kokouksen jälkeen, Seurakuntakeskus, sihteerin työhuone. 127 Kokouksen työjärjestys Vesa Vainion saapuessa kokoukseen klo 17.37, valittiin hänen tilalleen Anna Vuolasto ja Sakari Viinikaisen ollessa estynyt saapumaan kokoukseen, valittiin hänen tilalleen Pirjo Aaltonen. Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi. Hyväksyttiin esityslista työjärjestykseksi. 128 Lausunto talousarviosta Jokaista varainhoitovuotta varten on seurakunnalle viimeistään edellisen vuoden joulu-kuussa hyväksyttävä talousarvio. Varainhoitovuosi on kalenterivuosi (KJ 15:1). Talousarvion hyväksymisen yhteydessä on hyväksyttävä myös vähintään kolmea vuotta koskeva toiminta- ja taloussuunnitelma. Talousarviovuosi on toiminta- ja taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Talousarviossa ja toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään seurakunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Talousarvio ja toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset seurakunnan tehtävien hoitamiseen turvataan (KJ 15:2). Yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan 25.11.2010, 199, hyväksynyt kirkkojärjestyksen ja taloussäännön mukaisesti Kouvolan seurakuntayhtymän talousarvion vuodelle 2011 sekä toiminta- ja taloussuunnitelman kaudelle 2012 2013 ja lähettänyt sen seurakuntaneuvostoille lausuntoa varten, liite 1. hyväksyy Kouvolan seurakunnan osalta liitteen 1 mukaisen talousarvion vuodelle 2011 sekä toiminta- ja taloussuunnitelman kaudelle 2012 2013 ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi.
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/2010 3(9) 129 Kouvolan seurakuntien ja seurakuntayhtymän strategia 2011 2020 130 Lapsityön muutosorganisaation luominen Yhteinen kirkkoneuvosto päätti 11.6.2009, 103, perustaa seurakuntasuunnittelutoimikunnan. Seurakuntasuunnittelutoimikunnan tehtävänä oli luoda valmistelussa kokonaisstrategiapohja Kouvolan seurakunnille ja seurakuntayhtymälle. Strategiapohja luo mahdollisuuden yhteiseen strategiseen suunnitteluun ja suunnittelukehikkoon, jonka mukaan seurakunnat ja seurakuntayhtymän eri yksiköt rakentavat toisiinsa liittyvät ja yhteensopivat strategiansa. Seurakuntasuunnittelutoimikunta loi perusmission eli miksi Kouvolan seurakunnat ja seurakuntayhtymä ovat olemassa, mitkä ovat toimintaa ohjaavat arvot, mikä on se visio eli kehittymisnäkökulma, johon kokonaisuus tähtää ja tavoittelee sekä mikä on yhteinen suunnittelumalli. Suunnittelumalliksi valittiin ns. tasapainoinen suunnittelumalli. Seurakuntasuunnittelutoimikunta loi valmisteluprosessinsa kautta vuosikohtaiset painopisteet. Lisäksi otettiin esille kirkon strategisista suuntaviivoista 2015 jatkuvat toimintaa kehittävät ja suuntaavat asiat: 1. Hengellinen elämä vahvistuu, 2. Huolehdimme heikommista ja kannamme maailmanlaajaa vastuuta, 3. Vahvistamme kirkon jäsenyyden merkitystä, 4. Viemme viestiä, 5. Rakenteet palvelevat toimintaa, 6. Kirkon uudistuminen jatkuu. Edellä mainituista painopisteitä huomioiden työalat ja yksiköt rakentavat alastrategiansa miettien, kuinka painotukset tulevat esille toiminnassa. Yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan 25.11.2010, 197, käsitellyt Kouvolan seurakuntien ja seurakuntayhtymän strategiaa vuosille 2011 2020 ja lähettänyt sen seurakuntaneuvostoille hyväksyttäväksi, liite 2. hyväksyy liitteen 2 mukaisen Kouvolan seurakuntien ja seurakuntayhtymän strategian vuosille 2011 2020 ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan 25.11.2010, 198, käsitellyt lapsityön organisaatiomuutosta ja ehdottaa seurakuntaneuvostoille, että ne perustavat lapsityölle 1.1.2011 alkaen yhteisen muutosorganisaation, joka johtaa yhteistä toimintaa. Muutosorganisaation yhteistä toimintaa kehittää lapsityön johtoryhmä, johon kuuluvat Anjalankosken seurakunnasta Anna-Maija Nikkilä, Elimäen seurakunnasta Arja Mäkelin, Kouvolan seurakunnasta Eila Katajisto (koollekutsujana ja puheenjohtajana), Kuusankosken seurakunnasta Marjo-Riitta
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/2010 4(9) 131 Johtokuntien johtosääntö Peiponen ja Valkealasta Helena Kokkonen-Nurmela sekä yksi luottamushenkilö kustakin seurakunnasta. Muutosorganisaatio alkuvaiheessa jäsentyy Kouvolan seurakunnan yhteyteen. Toimintaa ohjaa Kouvolan seurakunnan lapsityön johtokunta. Työntekijät säilyvät muutosorganisaation ensi vaiheessa seurakuntiensa työntekijöinä. Muutosorganisaatio pyrkii vastaamaan valmistelussa esiin nostettuihin seurakuntien kysymyksiin ja ratkaisemaan ne. Muutosorganisaation tavoitetilana on lapsityön työryhmän esittämä ns. yhtymämalli, johon siirrytään 30.9.2011 mennessä, jolloin muutosorganisaatio ja kaikki lastenohjaajat siirtyvät seurakuntayhtymän työntekijöiksi. Yhtymän organisaatioon luodaan yhteinen lapsityönjohtokunta, johon valitaan edustajat kaikista seurakunnista. hyväksyy yhteisen kirkkoneuvoston esityksen ja valitsee luottamushenkilön Kouvolan seurakunnan edustajaksi lapsityön johtoryhmään. Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösehdotus siten, että luottamushenkilönä Kouvolan seurakunnan edustajaksi lapsityön johtoryhmään valittiin Weronica Käki ja varalle Arto Sahamies. on kokouksessaan 8.9.2009, 103, perustanut työryhmän tarkastelemaan johtokuntien, työalajohtajien ja viranhaltijoiden johtosääntöjä. Työryhmä esittää, puheenjohtajana ja työryhmän koollekutsujana toimineen pastori Mikko Wirtasen johdolla, että seurakuntaneuvosto hyväksyy liitteenä 3 olevan esityksen Kouvolan seurakunnan johtokuntien johtosäännöksi. Lisäksi työryhmä esittää, että työalajohtajien ja viranhaltijoiden johtosääntöjä koskeva esitys siirtyy uuden, vuoden 2011 alussa aloittavan, seurakuntaneuvoston hyväksyttäväksi. hyväksyy liitteenä 3 olevan esityksen Kouvolan seurakunnan johtokuntien johtosäännöksi. Lisäksi työalajohtajien ja viranhaltijoiden johtosääntöjä koskeva esitys siirtyy uuden seurakuntaneuvoston hyväksyttäväksi.
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/2010 5(9) 132 Kouvolan seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien yhteinen arkistosääntö ja Kouvolan seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelma 133 Vuoden 2011 kirkkokolehdit Kirkkohallitus on v. 2000 hyväksynyt seurakunnille tehtäväpohjaiset mallit arkistonmuodostussuunnitelmaksi ja arkistosäännöksi. Malleja on tarkennettu 15.11.2007, jolloin kirkkohallitus hyväksyi seurakuntien arkistosääntömallin ja arkistonmuodostussuunnitelman uudet päivitykset ja laatimisohjeet. Mikäli seurakunnassa on tapahtunut muutoksia tehtävissä tai kertyvissä asiakirjoissa, arkistonmuodostus-suunnitelmaa on syytä päivittää. Arkistosääntö ja sen liitteenä oleva arkistonmuodostussuunnitelma on laadittu Kirkkohallituksen vuoden 2007 mallien mukaisesti. Arkistosääntö sisältää kirjalliset ohjeet seurakunnan asiakirjahallinnosta ja arkistoinnista. Arkistosäännön liitteenä on arkistonmuodostussuunnitelma. Arkistosäännön liitteineen hyväksyy seurakuntaneuvosto. Arkistosäännön päivitys on aina hyväksyttävä seurakuntaneuvostossa, mutta arkistonmuodostus-suunnitelmaa päivitetään vuosittain uusien säännösten ja tarpeen mukaan. Päivitettyä arkistonmuodostussuunnitelmaa käytetään takautuvasti vuoden 2009 alusta alkaen. Kouvolan seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien yhteinen arkistosääntö on liitteenä 4. Arkistonmuodostussuunnitelma muodostuu seuraavista osista: 0. Yleishallinto 1. Henkilöstöhallinto 2. Taloushallinto 3. (Kirkonkirjat vanha päättyy 31.12.2008) 4. (Hautaustoimi vanha päättyy 31.12.2008) 5. Yleinen seurakuntatyö ja sielunhoito 6. Kristillinen kasvatus ja opetus 7. Diakonia- ja lähetystyö Kouvolan seurakunnan seurakuntaneuvosto hyväksyy arkistosäännön ja sen liitteenä olevan päivitetyn Kouvolan seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelman käyttöön ja sitä noudatetaan takautuvasti vuoden 2009 alusta lukien. Uusi arkistosääntö kumoaa Kouvolan seurakunnan kirkkoneuvoston hyväksymän arkistosäännön liitteineen 29.12.2004 227. Kirkkohallitus on määrännyt vuoden 2011 kirkkokolehdit kannettavaksi Kirkkohallituksen yleiskirjeen 37/2010 mukaan ja jota täydentämään on
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/2010 6(9) 134 Oikaisuvaatimus päätökseen 135 Lastenohjaaja Kristiina Mattilan irtisanoutuminen 136 Diakoni Raija Suorannan irtisanoutuminen seurakunnan laadittava suunnitelma vuoden aikana kannettavista kolehdeista, liite 5. Hyväksytään liitteen 5 mukainen suunnitelma vuoden 2011 kirkkokolehdeista. Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösehdotus (KL 4:2). Lähetyssihteeri Sakari Seppälä on tehnyt oikaisuvaatimuksen, liite 6, koskien seurakuntaneuvoston kokouksessaan 9.11.2010, 116, tekemää päätöstä. Seurakunta työnantajana ja työyhteisönä ymmärtää oikaisuvaatimukseen sisältyvän inhimillisen tilanteen, mutta edelleen seurakunnan virkavapauslinjauksen mukaisesti voidaan virkavapautta myöntää korkeintaan kolme vuotta. Näin ollen seurakuntaneuvosto ei hyväksy Sakari Seppälän liitteen 6 mukaista oikaisuvaatimusta ja hänen anomaa virkavapausjaksoa ajalle.1.7.2011 30.6.2013. Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösehdotus yksimielisesti. Lastenohjaaja Kristiina Mattila irtisanoutuu lastenohjaajan toimesta 31.12.2010 alkaen eläkkeelle siirtymisen vuoksi. Lastenohjaaja Kristiina Mattilalle myönnetään ero lastenohjaajan toimesta 31.12.2010 alkaen ja vapautuva toimi hoidetaan toistaiseksi sijaisjärjestelyin. Diakoni Raija Suoranta irtisanoutuu diakonin virastaan 1.10.2010 alkaen eläkkeelle siirtymisen vuoksi.
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/2010 7(9) 137 Seurakuntavaalien tulos Diakoni Raija Suorannalle myönnetään ero diakonin virasta 1.10.2010 alkaen ja vapautuva virka hoidetaan toistaiseksi sijaisjärjestelyin. Kouvolan seurakunnassa 14. 15.11.2010 toimitetuissa seurakuntavaaleissa on Kouvolan seurakunnan seurakuntaneuvostoon toimikaudeksi 2011 2014 valittu varsinaiset jäsenet liitteen 7 mukaisesti. Varsinaisen jäsenen ilmoittaessa esteestä hänen tilalleen kutsutaan kokoukseen varajäsen vastaavalta ehdokaslistalta vertausluvun mukaisessa järjestyksessä. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 138 n kevään 2011 kokouspäivät Esitän seurakuntaneuvoston kevään 2011 kokouspäiviksi seuraavia tiistaipäiviä: 11.1. (Kirkkoneuvoston sali) 8.2. (Kirkkoneuvoston sali) 8.3. (Kirkkoneuvoston sali) 12.4. (Kirkkoneuvoston sali) 10.5. (Kirkkoneuvoston sali) Kokoukset alkavat klo 17.00. Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösehdotus siten, että 8.2.2011 ja 8.3.2011 strategiatyöskentelyä käsittelevät kokoukset alkavat Maria-salissa klo 12. 139 Saapuneet julkaisut - Reseptio 2/10, LML:n 11. yleiskokous Stuttgartissa 20 27.7.2010
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/2010 8(9) 140 Kirkkoherran päätösluettelo - Kristuksesta osalliset, Suomen evankelis-luterilaisen kirkon, Suomen metodistikirkon ja Finlands svenska metodistkyrkan oppikeskustelut Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. lle saatetaan tiedoksi kirkkoherran päätösluetteloasioiden otsikot ajalta 29.10 23.11.2010, liite 8. a) kirkkojärjestyksen 6 luvun 12 :n 1 momentin tarkoittamien päätösten osalta merkitään tiedoksi b) muiden esiteltyjen viranhaltijapäätösten osalta, ettei seurakuntaneuvosto käytä kirkkolain 10 luvun 5 :ssä tarkoitettua siirtämisvaltaa 141 Ilmoitusasiat 142 Muut asiat Ilmoitusasioita ei ollut. Puheenjohtaja kiitti luottamushenkilöitä menneestä seurakuntaneuvoston kaudesta ja toivotti kaikille rauhallista joulunaikaa ja Jumalan siunausta alkavalle vuodelle. 143 Muutoksenhakuohjeet kokouksen päätöksiin Muutoksenhakuohjeet ovat pöytäkirjan liitteenä 9. 144 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17.42. Keijo Gärdström puheenjohtaja Henna Myller sihteeri
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8/2010 9(9) Pöytäkirjan tarkastus Kouvola..2010 Kouvola..2010 Anna Vuolasto Pirjo Aaltonen Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä seurakuntaneuvoston sihteerin työhuoneessa 8. 22.12.2010. Asiasta on ilmoitettu seurakuntakeskuksen ilmoitustaululla. Keijo Gärdström kirkkoherra