TYVI-tiedonsiirtomallin kehittäminen TYVI2 kehittämistyöryhmän ehdotukset

Valtiovarainministeriön työryhmämuistioita 17/2001 ISSN: 0788-6322 ISBN: 951-804-229-2 TYVI-tiedonsiirtomallin kehittäminen TYVI2 kehittämistyöryhmän ehdotukset Valtiovarainministeriö Hallinnon kehittämisosasto Helsinki 2001

Julkaisija: VALTIOVARAINMINISTERIÖ KUVAILULEHTI Tekijät (toimielimessä: toimielimen nimi, puheenjohtaja): TYVI2 kehittämistyöryhmä: Seppo Kurkinen, valtiovarainministeriö (pj.) Kalevi Heiliö, Verohallitus; Juha Junnelin, Keskinäinen Eläkevauutusyhtiö Ilmarinen; Anna Lunden, Suomen Yrittäjät; Leena Meisalo, Suomen Kuntaliitto; Timo Neuvonen, Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliitto; Markku Saijets, Tilastokeskus; Ulla-Maija Sarkkinen, Patentti- ja rekisterihallitus; Kari Suvila Tullihallitus Julkaisun nimi (myös ruotsinkielinen): TYVI-tiedonsiirtomallin kehittäminen Julkaisun laji: Työryhmämuistio Toimeksiantaja: Valtiovarainministeriö Toimielimen asettamispäivä: 5.5.2000 Julkaisun osat: Tiivistelmä: TYVI-tiedonsiirtomallin (Tietovirrat Yritysten ja VIranomaisten välillä) kehittäminen alkoi vuonna 1996 valtionvarainministeriön käynnistämänä hankkeena, jonka tavoitteena oli kehittää hallinnollisten tietojen siirtoa ja raportointia yrityksiltä ja yhteisöiltä viranomaisille sekä lakisääteisiä tehtäviä hoitaville tahoille, esimerkiksi vakuutusyhtiöille. Pilottihankkeen päätyttyä kesällä 1997 valtiovarainministeriö solmi yhteistyösopimuksen viiden TYVI-tietoa välittävän operaattorin kanssa, minkä jälkeen varsinainen TYVItoiminta alkoi. Valtiovarainministeriö asetti 5.5.2000 TYVI2 kehittämistyöryhmän, jonka tehtävänä oli kehittää sähköistä tiedonkeruuta ja raportointia TYVI-mallin pohjalta. Työryhmä arvioi TYVI-tiedonsiirtomallia ja laati kehittämisehdotukset toimintamallin kehittämiseksi. Perusratkaisultaan TYVI-tiedonsiirtomalli arvioitiin toimivaksi ja edelleen kehittämisen hyväksi lähtökohdaksi. Suurimmat puutteet TYVI-toiminnassa koskivat: toiminnan puutteellista koordinointia, viranomaisten välisen yhteistyön puutetta, pelisäännöissä olevia epäselvyyksiä, operaattorien keskinäisen ilmoitusvälityksen puuttumista, TYVI-toimintamallin heikkoa tunnettavuutta sekä valmisohjelmistoista puuttuvia TYVI-liittymiä. Mainittujen toiminnallisten puutteiden korjaamiseksi ehdotettiin: valtiovarainministeriön vahvistavan omaa korrdinoivaa rooliaan, TYVI-ohjausryhmän perustamista tukemaan TYVI:n koordinointia ja edelleenkehittämistä, TYVI Internet-sivujen perustamista, TYVI-tiedotuskampanjan toteuttamista ja TYVI-pelisääntöjen kirjaamista. TYVI:n teknillistä toteutusta koskevat kehittämisehdotukset koskivat: tiedostomuotojen kuvausten saamista keskitettyyn tietokantaan, XML:n pilotointia sanomakuvauksissa ja tiedonsiirrossa, TYVI-tiedoissa olevien virheiden korjaamista, sähköpostin kokeilua tiedonsiirtokanavana, tietoturvapolitiikan ja tietoturvallisuussuositusten laatimista, käyttäjätunnusten ja salasanojen hallintaa. Avainsanat: TYVI, tiedonkeruu, viranomaisilmoitukset, sähköinen ilmoittaminen, sähköinen tiedonkeruu, tiedonkeruun vähentäminen, tiedonkeruun rationalisointi, tietoverkot Muut tiedot: Sarjan nimi ja numero: Valtiovarainministeriön työryhmämuistioita 17/2001 Kokonaissivumäärä: 24 Kieli: Suomi Jakaja: Valtiovarainministeriö, Hallinnon kehittämisosasto ISSN: 0788-6322 Hinta: - ISBN: 951-804-229-2 Luottamuksellisuus: Julkinen Kustantaja: Valtiovarainministeriö, Hallinnon kehittämisosasto

8 SISÄLLYS 1 KEHITTÄMISEN TAUSTA... 7 1.1 Kehittämisryhmän tehtävä... 7 1.2 Kehittämisryhmän toiminta... 8 2 TYVI:N NYKYTILA... 9 2.1 TYVI:n tarkoitus... 9 2.2 TYVI-mallin keskeiset tavoitteet... 9 2.3 TYVI:n toimintamalli... 9 2.4 TYVI:n tekninen toteutus... 11 2.5 TYVI:n nykyinen kattavuus... 11 2.6 TYVI:in tulossa olevat uudet ilmoitukset... 12 3 ONGELMIEN ANALYSOINTI JA KEHITTÄMISEHDOTUKSET... 13 3.1 Toiminnalliset ongelmat... 13 3.1.1 Puutteellinen koordinointi... 13 3.1.2 Sopimusmallit... 14 3.1.3 Pelisäännöt epäselvät... 14 3.1.4 Operaattorien välinen yhteistyö... 15 3.1.5 Ansaintalogiikka... 15 3.1.6 Tilitoimistojen asema... 16 3.1.7 Viranomaisten välinen yhteistyö... 17 3.1.8 Taloushallinnon ja palkanlaskennan ohjelmistoista puuttuu TYVIliittymiä... 17 3.1.9 TYVI perusmallin muuttaminen... 18 3.1.10 Yritysten lisäksi otettava huomioon muut sidosryhmät... 19 3.2 Teknilliset ongelmat... 20 3.2.1 Sanomakuvaukset keskitettyyn tietokantaan.... 20 3.2.2 Eri operaattoreilla on tarjolla yhteyksiä eri viranomaisiin... 20 3.2.3 XML:n käyttöönotto... 21 3.2.4 Viranomaisille saapuvissa TYVI-tiedoissa olevat virheet... 21 3.2.5 Tiedonsiirron 2-suuntaisuus... 22 3.2.6 Sähköpostin ja muidenkin tietoliikennetekniikoiden käyttäminen tiedonsiirtokanavana... 22 3.2.7 Tietoturvallisuussuositukset ja tietoturvallisuuspolitiikka... 23 3.2.8 Käyttäjätunnukset ja salasanat... 23 3.2.9 Etukäteishyväksyntä... 23 4 KEHITTÄMISEHDOTUSTEN TOTEUTTAMINEN... 24

7 1 KEHITTÄMISEN TAUSTA 1.1 Kehittämisryhmän tehtävä Valtiovarainministeriö asetti 5.5.2000 TYVI2 kehittämistyöryhmän, jonka tehtävänä oli kehittää sähköistä tiedonkeruuta ja raportointia TYVI-mallin pohjalta. Kehittämisryhmän tehtävänä oli muun muassa arvioida tiedonsiirtomallin toimivuus ja kehittää mallia ja toimintatapoja lisätä sähköistä tiedonkeruuta koskevaa tietoisuutta ja palvelujen käyttöä tarkentaa tiedonsiirtoa koskevat mallisopimukset suunnitella vakiosanomien ylläpito ja jakelu tehdä kehittämisehdotuksia koskien ainakin o raportoivien yritysten tunnistusta (yksi tunnus, sähköisten autentikointimenetelmien käyttö) o sanomakuvauksia (esimerkiksi XML:n käyttö), ohjeistusta ja tiedon tarkastusmenetelmiä. Kehittämisryhmän puheenjohtajaksi nimitettiin neuvotteleva virkamies Seppo Kurkinen valtiovarainministeriöstä ja jäseniksi apulaisjohtaja Ulla-Maija Sarkkinen, Patentti- ja rekisterihallituksesta tietotekniikkajohtaja Markku Saijets, Tilastokeskuksesta toimistopäällikkö Juha Junnelin, Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarisesta tietohuoltopäällikkö Leena Meisalo, Suomen Kuntaliitosta apulaisjohtaja Kalevi Heiliö Verohallituksesta lainopillinen asiamies Anna Lunden, Suomen Yrittäjistä tietohallintopäällikkö Kari Suvila, Tullihallituksesta asiamies Timo Neuvonen, Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliitosta. Varajäseniksi nimitettiin apulaisjohtaja Sakari Kauppinen, Patentti- ja rekisterihallituksesta vanhempi suunnittelija Hannele Seitsamo, Tilastokeskuksesta palvelupäällikkö Tuula Lehtonen, Varma-Sammosta kehittämispäällikkö Erkki Karimaa, Suomen Kuntaliitosta ylitarkastaja Marja-Liisa Manner, Verohallituksesta päätoimittaja Jouko Lantto, Suomen Yrittäjistä ylitarkastajapekka Tanhua, Tullihallituksesta asiamies Sirkka Kauppinen, Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliitosta. Kehittämisryhmän toimikausi oli 5.5.2000-31.12.2000.

8 1.2 Kehittämisryhmän toiminta TYVI2-kehittämisryhmää on avustanut konsulttina HM&V Research Oy, joka on valmistellut selvityksen TYVI-hankkeen nykytilasta (9.6.2000) analyysin TYVI:n toiminnallisuuteen liittyvistä ongelmakohdista (17.8.2000) sekä analyysin TYVI:n kehittämisen teknisistä näkökohdista (6.9.2000). HM&V Researchin selvityksiä ja analyysejä on hyödynnetty TYVI2-kehittämistyössä TYVItiedonsiirtomallin kehittämisehdotuksia laadittaessa. TYVI2-kehittämisryhmän alaisuuteen perustettiin kolme työryhmää: toiminnallinen työryhmä, teknillinen työryhmä sekä markkinointityöryhmä. Toiminnallisen työryhmän kokouksissa on valmisteltu TYVI:n toiminnallisia kehittämisehdotuksia ja on tuotettu TYVI-pelisäännöt. Teknillisen työryhmän kokouksissa on valmisteltu TYVI:n teknisiä kehittämisehdotuksia ja on konsultin avustamana tuotettu TYVI:n tietoturvallisuuspolitiikka ja TYVI:n tietoturvallisuusohjeet. Markkinointiryhmä kokoontui kerran viime syksyn aikana, mutta on jatkanut toimintaansa tämän kevään aikana. TYVI-tiedotusta varten on tarjouskilpailun perusteella valittu AC Tiedotus Oy suunnittelemaan ja toteuttamaan TYVI-tiedotuskampanja, jonka suunnittelussa ja toteuttamisessa markkinointiryhmä avustaa ministeriötä. Viime syksyn aikana valtiovarainministeriö piti TYVI-operaattorien kanssa kokouksen, jonka aiheena oli operaattorien välinen yhdysliikenne ilmoitusten välittämisessä. Ongelmana on, että operaattorit eivät välitä ilmoituksia keskenään, vaikka tarvetta tähän olisi (ks. luku 3.1.4). Kokouksessa keskusteltiin ilmoitusten välittämiseen liittyvistä ansaintakysymyksistä: pitäisikö välittävän operaattorin maksaa ilmoitusten välittämisestä asiakasoperaattorille. Päätettiin yrittää kysymyksen ratkaisemista konkreettisen tilanteen avulla, koska keskusteluissa ei saavutettu yksimielisyyttä. Syksyn aikana käytiin Elisa Communications Oyj:n ja NovoGroupin Oyj:n kanssa neuvotteluja operaattoritoiminnan käynnistämisestä. Valtiovarainministeriö on valmistellut NovoGroupin kanssa yhteistyösopimusta TYVI-tiedonsiirtomallin mukaisen tiedonsiirron aloittamisesta. Vakuutusvalvontavirasto on ollut yhteydessä valtiovarainministeriöön valvontatietojensa sähköisen tiedonkeruun aloittamisesta. Kehittämisryhmälle asetettujen tehtävien toteutuminen: arvioida tiedonsiirtomallin toimivuus ja kehittää mallia ja toimintatapoja o kehittämisehdotukset koskevat juuri tiedonsiirtomallin kehittämistä lisätä sähköistä tiedonkeruuta koskevaa tietoisuutta ja palvelujen käyttöä o palvelujen käyttöä ja TYVI-tietoisuutta lisätään alkamassa olevalla tiedotuskampanjalla tarkentaa tiedonsiirtoa koskevat mallisopimukset o mallisopimusten kehittämistarvetta ei ole ilmennyt suunnitella vakiosanomien ylläpito ja jakelu o toteutuu keskitetyn TYVI-tietopalvelun avulla tehdä kehittämisehdotuksia koskien raportoivien yritysten tunnistusta o on laadittu tietoturvallisuuspolitiikka ja tietoturvallisuusohjeet, joissa on otettu kantaa uusiin varmennusmahdollisuuksiin tehdä kehittämisehdotuksia koskien sanomakuvauksia o sanomakuvausten hallinta toteutuu keskitetyn TYVI-tietopalvelun kautta.

9 2 TYVI:N NYKYTILA 2.1 TYVI:n tarkoitus TYVI-tiedonsiirtomallin (Tietovirrat Yritysten ja VIranomaisten välillä) kehittäminen alkoi vuonna 1996 valtionvarainministeriön käynnistämänä hankkeena, jonka tavoitteena oli kehittää hallinnollisten tietojen siirtoa ja raportointia yrityksiltä ja yhteisöiltä viranomaisille sekä lakisääteisiä tehtäviä hoitaville tahoille, esimerkiksi vakuutusyhtiöille. Aiemmin samat tiedot lähetettiin erikseen usealle viranomaiselle tai muulle toimijalle perinteisillä lomakkeilla postitse tai esimerkiksi faxilla. Tästä aiheutui paljon päällekkäistä työtä, virheiden mahdollisuus oli suuri ja kustannukset kasvoivat aina kun lainsäädäntöä muutettiin ja tiedonantovelvollisuuksia laajennettiin. Pilottihankkeen päätyttyä kesällä 1997 valtiovarainministeriö solmi yhteistyösopimuksen viiden TYVI-tietoa välittävän operaattorin kanssa, minkä jälkeen varsinainen TYVI-toiminta alkoi. Kun raportointia pyritään TYVI-tiedonsiirtomallin mukaan siirtämään konekieliseen muotoon ja automatisoimaan, parannetaan kokonaisprosessin tehokkuutta ja tietojen laatua. Hallinnon tiedonsiirron volyymien kasvaessa voidaan alentaa huomattavasti sekä yritysten että viranomaisten tapahtumakohtaisia kustannuksia. Ilmoitukset voidaan myös jättää paikasta, kellonajasta tai viikonpäivästä riippumatta, mikä lisää toimintamallin yleistä joustavuutta. TYVI ei rajoitu pelkästään tietojen siirtoon yrityksiltä viranomaisille, vaan tietoja keräävät muutkin tahot. Tietojen ilmoittajat eivät myöskään ole pelkästään yrityksiä, vaan esimerkiksi valtion laitokset ja kunnat ovat ilmoitusvelvollisia esimerkiksi henkilöverotukseen liittyvissä asioissa. 2.2 TYVI-mallin keskeiset tavoitteet TYVI-malli tarjoaa yrityksille ja muille tietojen ilmoittajille yhden pisteen tietojen ilmoittamisessa: yhden operaattorin välityksellä tulee voida ilmoittaa kaikki viranomaisilmoitukset. TYVI-malli tarjoaa viranomaisille mahdollisuuden ulkoistaa tiedon keruun ja asiakasyhteyksien hoidon TYVI-operaattoreille. TYVI-malli tarjoaa viranomaisille mahdollisuuden integroida tiedonkeruutarpeitaan siten, että eri tarpeita voidaan palvella yhdellä tai useammalla yhdistetyllä ilmoituksella. Tiedonkeruutarpeiden integrointi vähentää samalla yritysten tiedonkeruutyötä. Mahdollisimman suuri osa viranomaisten tarvitsemista tiedoista pyritään keräämään suoraan yritysten käyttämistä valmisohjelmistoista. Viranomaisten tiedonkeruulle TYVI tarjoaa vakiintuneet tekniset menetelmät, yhteiset pelisäännöt ja yhteisesti hyväksytyn tietoturvallisuuden tason. 2.3 TYVI:n toimintamalli Yritysten raportointi viranomaisille hoidetaan niin sanottujen TYVI-operaattorien välityksellä. Yritys tai yhteisö voi hoitaa tiedonvälityksen operaattorin kautta viranomaisille joko itse tai valtuuttaa tilitoimistonsa siirtämään TYVI-tiedot puolestaan. Yritykset tai niiden kirjanpitoa hoitavat tilitoimistot liittyvät TYVI:in tekemällä palvelusopimuksen jonkin TYVI-operattorin kanssa.

10 Kuva 1. TYVI-toimintamalli Ilmoittajat Yritys A Yritys B Välittäjät TYVI - operaattori A Tietojen kerääjät Verohallitus Tullihallitus Asiamies TYVI - operaattori B TYVI - operaattori C Tilastokeskus Työeläkevakuutusyhtiöt LEL työeläkekassa Työntekijäjärjestöt Palvelusopimuksen yhteydessä yritys tai tilitoimisto saa operaattorilta käyttöönsä joko yksittäistunnukset tai asiamiestunnukset tarpeesta riippuen. Eri operaattorien palveluissa, hinnoissa ja sopimusehdoissa on eroja. Palvelusopimuksen jälkeen TYVI:n piirissä oleva viranomaisraportointi toimitetaan valitulle operaattorille, joka puolestaan hoitaa raportoinnin viranomaisille. TYVI-palveluita tarjoavat tällä hetkellä ELMA Oy Sonera Oyj Suomen Posti Oy ja TietoEnator Oyj.

11 2.4 TYVI:n tekninen toteutus Viranomaisille siirrettävät tiedot, ilmoitukset, saadaan joko suoraan yrityksen tietojärjestelmistä tiedostosiirtona tai yritys kirjoittaa tiedot sähköiselle lomakkeelle, jonka yritys saa käyttöönsä TYVI-operaattorin palveluna. Operaattorin palveluun ollaan yleensä yhteydessä Internetselaimella. Tavoitteena on, että mahdollisimman moneen palkanlaskenta- ja taloushallinnon valmisohjelmistoon rakennetaan TYVI-liittymiä ts. että ohjelmisto tuottaa halutun TYVI-ilmoituksen vakio-ominaisuutena. Kuva 2. TYVI:n tekninen toteutus Yritys, tiedon ilmoittaja Välittäjä, TYVI operaattori Tiedonkerääjä, viranomainen www-lomake tiedostosiirto Räätälöitysovellus html in-house tiedostot, ftp, upload TYVI -palvelu Viranomaisen tietojärjestelmä Valmisohjelmisto Välivarasto Yritys siirtää ilmoitustiedot operaattorille, joka välivarastoi tiedot. Vastaanottajan järjestelmä noutaa TYVI-operaattorin keräämät ilmoitustiedot omassa tahdissaan. Ilmoitukset pyritään kuvaamaan standardisanomina, mutta käytännössä yleisin tiedostomuoto on ns. in-house muoto. Maksullisina lisäpalveluina operaattorit tarjoavat muun muassa Help-Desk -tukea, tietojen arkistointia, tietojen tarkistusta, liittymien toteutusta sekä muita erityispalveluita. 2.5 TYVI:n nykyinen kattavuus Verohallinnolle välitettäviä tietoja ovat arvonlisäveron ja työnantajasuoritusten valvontailmoitukset (kuukausittain) EU:n alueella tapahtuvaa tavarakauppaa koskevat arvonlisäveron yhteenvetoilmoitukset (vuosineljänneksittäin) työnantajien vuosi-ilmoitukset sekä palkansaajakohtaisten vuosierittely verokorttien suorasiirtopyyntö ja vastaus yhteenvetotiedot eläkkeistä ja etuuksista. Tilastokeskuksen välitettäviä tietoja ovat suhdanne- ja rakennetilastoilmoitukset yritysten myynnistä (kuukausittain) oppilaitostilastointi peruskouluista (vuosittain) kuntien tilinpäätöstiedot (vuosittain). LEL-työeläkekassaan voi ilmoittaa LEL-eläkevakuutusmaksutilityksen TaEL-eläkevakuutusmaksutilityksen.

12 TYVI:ssä mukana oleville TEL-kassoille voi tehdä TEL-työsuhde- ja vuosi-ilmoitukset. Tullihallitukselle voi ilmoittaa Intrastat-tuonti- ja vienti-ilmoituksen. Palvelun käytön nykytilannetta ja kasvulukuja kuvaa esimerkiksi se, että kun vuonna 1998 verottajan kuukausi- ja neljännesvuosi-ilmoituksen tehneitä yrityksiä oli noin 2 000, oli määrä kasvanut vuonna 1999 jo vajaaseen 9 000 yritykseen. Vuoden 2000 aikana verottajalle raportoivien yritysten ja kuukausi-ilmoitusten määrän arvioidaan edelleen kolminkertaistuvan 25 000 yritykseen. Silti Suomessa edelleen valtaosa yrityksistä toimittaa verotietonsa perinteisin keinoin. 2.6 TYVI:in tulossa olevat uudet ilmoitukset Uusia ilmoituksia on tulossa TYVI:in sekä lyhyellä että pitkällä tähtäimellä. Verohallitus on aloittamassa tänä vuonna elinkeinotoiminnan (verolomake 6B), kiinteistöyhteisöjen (4) ja yhdistysten sekä säätiöiden (6) veroilmoitusten jättämisen tietoverkkojen kautta. Yritysten tilinpäätöstietojen sähköistä keruuta ovat Tilastokeskus ja Verohallitus myös aloittamassa koordinoidusti. Yritysten tilinpäätöstietoja kerää myös Patentti- ja rekisterihallitus. Uuden yritystietojärjestelmän käyttöönoton myötä avautuu mahdollisuuksia integroida yritysten perustamiseen ja yritysten elinkaaren muihin vaiheisiin liittyvien ilmoitusten keruuta.

13 3 ONGELMIEN ANALYSOINTI JA KEHITTÄMISEHDOTUKSET TYVI:n ongelmat on kirjattu TYVI-hankkeen nykytilasta (9.6.2000) tehtyyn raporttiin ja niitä on edelleen analysoitu TYVI2-kehittämishankkeen työryhmissä. 3.1 Toiminnalliset ongelmat 3.1.1 Puutteellinen koordinointi Ongelman ilmeneminen ja merkitys TYVI-operaattorit ovat erityisesti kokeneet TYVI-tiedonsiirron puutteellisen koordinoinnin ongelmalliseksi, mutta myös monet tietojen kerääjistä kokivat tilanteen hankalaksi. Tietojen luovuttajat eivät nähneet asiaa varsinaisesti ongelmana, vaikka he olivat havainneet puutteellisesta koordinoinnista aiheutuneina ongelmia. Koordinaattorina toiminut valtiovarainministeriö on käynnistysvaiheen jälkeen madaltanut profiiliaan siinä määrin, että toimijoille on jäänyt epäselväksi miten TYVI:n kehittämistä käytännössä ohjataan vai ohjataanko ollenkaan. Koordinaattorin rooli TYVI:n kaltaisessa monesta varsin itsenäisestä toimijasta ja toimijaryhmästä koostuvassa järjestelmässä on haastava. On löydettävä tasapaino aktiivisen ohjaamisen ja antaamennä tyyppisen toiminnan välillä. TYVI on toiminut kohtalaisen hyvin nykyisellä varsin vähäisellä ohjauksella. Vaikuttaa siltä, että toimijat ovat pystyneet hoitamaan asiat etupäässä kahdenvälisillä neuvotteluilla ja sopimuksilla. Tämä tapa on ensisijainen ongelmien ratkaisutapa, myös silloin, kun TYVI:llä on vahva, aktiivinen koordinaattori. Aktiivista toiminnan ohjaajaa tarvitaan etenkin kahdessa tapauksessa: ongelmatapauksissa ja kehityslinjauksissa. Puolueetonta välimiestä tarvitaan, kun kahden tai useamman TYVI- toimijan välille on muodostunut tai on muodostumassa ongelmia, joiden ratkaisu kahdenvälisillä neuvotteluilla on hankalaa. Aktiivinen koordinaattori voi jo olemassaolollaan kannustaa osapuolia neuvotteluihin asian ratkaisemiseksi, sekä ohjata ongelmien ratkaisua siten, että se on TYVI-kokonaisuuden kannalta edullista. 1) TYVI:n koordinointivastuu osoitetaan selkeästi yhdelle taholle, valtiovarainministeriölle. Valtiovarainministeriön tehtävänä on vastata TYVI-tiedonsiirtomallin kehittämisestä, ylläpidosta ja koordinoinnista. 2) Valtiovarainministeriön tueksi TYVI-yhteistyön kehittämistä, ongelman ratkaisua ja kehittämislinjojen vetämistä varten perustetaan TYVI-ohjausryhmä, johon nimeävät edustajansa kaikki tietoa keräävät tahot (myös kuntien edustaja, esimerkiksi Kuntaliitto) TYVI operaattorit sekä joku ilmoittajia edustava etujärjestö.

14 3) Perustetaan TYVI -tietopalvelusivut, josta sähköistä ilmoittamista harkitseva saa keskistetysti tiedot ainakin TYVI-tiedonsiirtomallista TYVI-pelisäännöistä TYVI-operaattoreista TYVI-ilmoituksista. TYVI-sopimusmalleista. Lisäksi valmisohjelmistoja tuottava ohjelmistotoimittaja saa tiedot sanomakuvauksista ja niihin suunnitelluista muutoksista. 3.1.2 Sopimusmallit Laadittuja sopimusmalleja käytetään sekä operaattorien ja tiedonkerääjien välisessä sopimisessa että tiedon luovuttajien ja operaattorien välisessä sopimisessa. Sopimusmalleihin ollaan yleensä melko tyytyväisiä. Myös operaattorien välisestä yhteistyöstä on laadittu sopimusmalli, jota ei ole toistaiseksi käytetty. Sopimusmalleja ei tässä vaiheessa uusita lukuunottamatta operaattorien välistä yhteistyötä koskevaa sopimusta. 3.1.3 Pelisäännöt epäselvät Ongelman ilmeneminen ja merkitys Pelisääntöjen epäselvyys liittyy läheisesti koordinoinnin puutteellisuuteen. Koordinointi on toimintaa ja toiminta edellyttää toimijaa. Pelisäännöt ovat puolestaan joko kirjoitetut tai kirjoittamattomat säännöt, jotka ohjaavat toimintaa. Hyvät säännöt vähentävät koordinoinnin tarvetta ja koordinoinnin tuloksena syntyy pelisääntöjä. Sääntöjä kaivataan yleisiin kysymyksiin esimerkiksi siitä, mikä on operaattorin vastuu, mikäli määräajassa annettava ilmoitus viivästyy operaattorin toimien takia. Joillain operaattoreilla on vastattu muun muassa tähän kysymykseen operaattorin TYVI-kotisivuilla. Asiakkaan kannalta ei ole selvää, onko kyseessä yleinen pelisääntö vain kyseisen operaattorin omasta toiminnastaan antama lupaus eli koskeeko asia myös muita operaattoreita. TYVI-toimijoiden kokemaa pelisääntöjen epäselvyyttä voidaan helpottaa kolmella tavalla: parantamalla koordinointia, kirjoittamalla ohjeita ja suosituksia sekä julkaisemalla näitä esimerkiksi TYVI:n tulevilla kotisivuilla. TYVI-toimintamallin pelisäännöt on jo melko hyvin kirjattu sopimusmalleihin ja näiden liitteisiin. Kootaan TYVI-pelisäännöt tiiviiseen muotoon lähtien TYVI-mallin toiminnasta ja eri osapuolten roolista tässä mallissa. Haastatellaan TYVI-operaattoreita ja tietojen kerääjiä pelisääntöepäselvyyksien identifioimiseksi.

15 3.1.4 Operaattorien välinen yhteistyö Ongelman ilmeneminen ja merkitys Operaattorien välistä yhteistyötä tarvitaan silloin, kun yrityksen oma operaattori (operaattori A) ei voi välittää kaikkia yrityksen ilmoittamia tietoja viranomaisille sen johdosta, että omalla operaattorilla (operaattori A) ei ole sopimusta ko. viranomaisen kanssa. Tällöin operaattorin tulisi voida välittää tiedot toiselle operaattorille (operaattori B), jolla on sopimus ko. viranomaisen kanssa. Ongelman havainnollistus: Yritykset Välittäjät Tietojen kerääjät Operaattori A Operaattori B Nykytilanne johtaa siihen, että yrityksen tulee tehdä sopimus molempien operaattorien kanssa voidakseen välittää haluamansa viranomaisilmoitukset. Tällöin yhden osoitteen tavoite yrityksen näkökulmasta ei toteudu. Operaattorien välisen yhteistyön puuttuminen haittaa keskeisesti TYVItiedonsiirtomallin toimintaa ja epämotivoi yrityksiä lähtemään mukaan TYVI-ilmoittajaksi. Ratkaisuvaihtoehtoja: 1) Viranomaisilla on sopimukset kaikkien operaattorien kanssa. Tämä on kallista viranomaisten näkökulmasta. 2) Operaattorien välinen yhteistyö saadaan toimimaan. Operaattorien välinen yhteistyö tulee saada toimimaan ilmoitusten välittämisessä. Operaattorien välinen sopimus määrittää veloitukset tietojen välittämisestä operaattorien kesken. 3.1.5 Ansaintalogiikka Ongelman ilmeneminen ja merkitys Nykyisessä TYVI-mallissa on kolme tapaa, joilla operaattori voi ansaita rahaa. Operaattorit neuvottelevat tietojen kerääjien (viranomaisten) kanssa palvelun perustamisesta. Sopimus käsittää tyypillisesti kaksi rahavirtaa. Operaattorille maksetaan palvelun perustamisesta sekä jokaisesta ilmoituksesta, joka operaattorin kautta välitetään tietojen kerääjälle. Kolmas tulonlähde operaattoreille on lisäpalveluista yrityksiltä perittävät maksut. Tällaiset lisäpalvelut liittyvät suoraan TYVI:in tai ovat varsinaiseen TYVI:in kuulumattomia, mutta samoja tavoitteita edistäviä (esimerkiksi Linkkiohjelmisto). Operaattorille on kannusteita markkinoida TYVI:ä omille asiakkailleen, sillä jokaisesta TYVI:n kautta siirretystä ilmoituksesta saadaan tietty määrä rahaa. Myös tietojen kerääjän intresseissä on saada mahdollisimman paljon ilmoituksia TYVI:n välityksellä.

16 Ongelmana on kuitenkin se, että tietojen luovuttajalla ei aina ole riittävää hyötyä siirtymisestä TYVI:n käyttäjäksi. Tämä pätee etenkin verkkolomakkeisiin, joiden käyttäminen ei usein ole olennaisesti helpompaa, edullisempaa tai nopeampaa kuin perinteisten paperilomakkeiden. Käyttäjien kannustimet siirtyä TYVI:n käyttöön ovat etupäässä luonteeltaan pehmeitä. TYVI on joustava, vaivaton ja virheitä tulee aiempaa vähemmän. Kovempia kannustimia edustavat kustannussäästöt, sekä arkistointi- ja raportointimahdollisuudet. Kustannussäästöjä syntyy lähinnä silloin, kun tiedon voi siirtää suoraan tietojärjestelmästä TYVI:in. Jotta tietojen luovuttajat saataisiin käyttämään TYVI:ä, on vakavasti harkittava uuden rahavirran mukaan ottamista TYVI-malliin. Tietojen kerääjät voisivat maksaa korvauksen siitä, että tietoja luovutetaan sähköisessä muodossa. Tämä malli soveltuu käytettäväksi silloin, kun tietojen luovuttaja ei pysty vaikuttamaan antamiensa ilmoitusten määrään. Muussa tapauksessa on mahdollista, että syntyy ilmoitustentekobusinestä. Yksi vaihtoehto on tarjota muita etuja tietojen luovuttajille. Ilmoitusten jättöpäivää voitaisiin esimerkiksi siirtää myöhäisemmäksi niille, jotka jättävät ilmoituksena sähköisesti, verrattuna niihin, jotka jättävät ilmoituksen perinteisellä tavalla. Tämä vaihtoehto herättää väistämättä kysymyksen yritysten tasa-arvoisuudesta suhteessa viranomaiseen. Yleisin maailmalla käytetty kannuste on se, että viranomaisen palaute yritykselle tulee nopeammin siinä tapauksessa, että yritys on käyttänyt sähköistä ilmoitustapaa. Keskustelujen jälkeen päätettiin, että ei ehdoteta mitään parannuksia nykyiseen ansaintalogiikkaan. Sen sijaan tietojen luovuttajien motivoimiseksi käyttämään sähköisiä ilmoitustapoja suositellaan, että viranomaiset käsittelisivät ilmoitukset siinä tahdissa kuin nämä saadaan käsiteltävään muotoon, jolloin seurauksena on sähköisten ilmoitusten nopeampi käsittely ja nopeampi palaute ilmoittajalle. Lisäksi kerättyjen tietojen perusteella tuotetut lisäpalveluja kannustavat ilmoittajia. 3.1.6 Tilitoimistojen asema Ongelman ilmeneminen ja merkitys Tilitoimistot voidaan TYVI:n kannalta jakaa kahtia suuriin ja pieniin. Pieniä ovat toimistot, jotka työllistävät vähemmän kuin kaksi henkilöä kokopäivätoimisesti. Huomattava osa näistä on sellaisia yrityksiä, jotka työllistävät alle yhden ihmisen eli yritystä hoidetaan sivutoimena. Näiden kahden ryhmän tarpeet poikkeavat suuresti toisistaan. Pienten kirjanpitotoimistojen kannalta paras tapa tehdä TYVI-ilmoitukset on verkkolomake. Nykyisiä lomakkeita pidetään varsin hyvinä ja onnistuneina. Useat kirjanpitoa sivutoimenaan tekevät henkilöt eivät ole erityisen kiinnostuneita Internetistä, minkä vuoksi he eivät tee viranomaisilmoituksia TYVI:n verkkolomakkeilla. Suurille kirjanpitotoimistoille ei verkkolomakkeen täyttäminen ole järkevin tapa tietojen siirtoon. Heille on usein edullisempaa siirtää tiedot sellaisista taloushallinnon ohjelmistoista, joihin on rakennettu TYVI-liittymä. Tilitoimistojen asemaan liittyy myös kysymys yritysten käyttäjätunnusten hallinnasta. Yritys, joka haluaa ilmoittaa esimerkiksi sekä verottajalle että Tullihallitukselle, joutuu ensin anomaan kummaltakin taholta erikseen luvan sähköiseen ilmoitusmenettelyyn siirtymiseen. Luvan yhteydessä Verohallitus antaa yritykselle käyttäjätunnuksen ja salasanan käytettäväksi operaattoripalvelun yhteydessä. Samalla tavalla Tullihallitus antaa yritykselle oman käyttäjätunnuksen ja salasanan

17 käytettäväksi operaattoripalvelun yhteydessä ilmoittaessaan heidän ilmoituksiaan. Tällä tavalla yrityksellä on eri käyttäjätunnukset käytettäväksi eri ilmoitusten yhteydessä. Ongelma kertautuu tilitoimistojen kohdalla, joiden täytyy hallita kaikki tunnukset. Useissa operaattorien palveluissa tilitoimisto voi käyttää omia tunnuksiaan ja järjestelmä muistaa yritysten tunnukset. 1) Otetaan tilitoimistot huomioon yhtenä markkinoinnin kohderyhmänä 2) TYVI liittymien rakentamista taloushallinnon ohjelmistoihin edistetään 3) Käyttäjätunnusten jakaminen siirretään tiedonkerääjiltä TYVI-operaattoreille, jolloin TYVI-operaattorit voivat koordinoida tunnusten jakamista ja hallintaa siten, että yritys voi tarvittaessa käyttää yhtä ja samaa tunnusta kaikkien ilmoitusten kohdalla 4) Tavoitteena on ottaa käyttöön konseptuaalinen digitaalinen valtuutus. 3.1.7 Viranomaisten välinen yhteistyö Ongelman ilmeneminen ja merkitys Viranomaisten välisen yhteistyön puutteesta kärsivät kaikki TYVI:n osapuolet. Jopa viranomaiset itse ovat tietoisia asiasta ja myöntävät paremman koordinoinnin tarpeellisuuden. Puutteellinen yhteistyö ilmenee etupäässä kahdella tavalla. Ensinäkin, viranomaiset kehittävät ja markkinoivat TYVI-palveluita kukin erikseen omista lähtökohdistaan. Toiseksi, eri viranomaiset kysyvät eri yhteyksissä samaa tai lähes samaa tietoa tietojen luovuttajalta, joka kokee tekevänsä turhaa työtä. Ensin mainittu kohta kytkeytyy puutteelliseen markkinointiin. Jälkimmäinen puolestaan on mutkikkaampi ongelma, eikä sen ratkaisu TYVI:ssä ole mahdollista ilman laajempaa viranomaisten tiedonkeruuseen liittyvää yhteistä kehittämistoimintaa. Kukin tietojen kerääjä on kohdistanut markkinointia omiin asiakkaisiinsa omilla tavoillaan. Asiakaslehdissä, joukkokirjeissä ja henkilökohtaisissa käynneissä on edistetty TYVI:n käyttöä. Yhteismarkkinointia ei ole ollut, mikä on paitsi laskenut markkinoinnin tehoa, saattanut jossain määrin hämmentää asiakkaita. Viranomaisten välisen yhteistyön parantaminen jakaantuu kolmeen osaan: 1) TYVI-järjestelmän koordinointia parannetaan kohdassa 1 esitetyllä tavalla 2) TYVI-järjestelmän tunnettuuden lisäämiseksi ja sähköisten ilmoitusten lisäämiseksi laaditaan keskitetysti ja yhteistyössä TYVI2 kehittämistahojen kanssa tiedotus- ja markkinointisuunnitelma 3) Kun kehitetään uusia TYVI-ilmoituksia, ne kehitetään yhteistyössä niiden viranomaisten kesken, jotka keräävät samoja tietoja samoilta tiedon luovuttajilta. 3.1.8 Taloushallinnon ja palkanlaskennan ohjelmistoista puuttuu TYVI-liittymiä Ongelman ilmeneminen ja merkitys Monista taloushallinnon ja palkanlaskennan ohjelmistoista puutuu TYVI-liittymä. Osaan tämä on tulossa vuoden 2000 loppupuolella tai vuoden 2001 aikana. Kiinnostus TYVI:in on kuitenkin lisääntymässä ja merkittävä osa niistä ohjelmistotaloista, joiden tuotteissa ei ole liittymää, ilmoitti olevansa kiinnostunut sen tekemiseen.

18 Syitä, jonka vuoksi TYVI-liittymää ei vielä ole rakennettu ovat muun muassa operaattorikentän epäselvyys. Ei ole yhtä operaattoria, jolle voitaisiin välittää kaikki TYVI:in kuuluvat ilmoitukset. Operaattorien välistä tietojen siirto ei ole. Toiminnan kannattamattomuus on syynä siihen, että operaattorit eivät ole tarjonneet asiakkailleen mahdollisuutta luovuttaa tietoja niillekin tietojen kerääjille, joiden kanssa heillä ei ole sopimusta ohjelmiston käyttäjäkunnalla ei ole tarvetta tietojen suorasiirtoon. Pienet yritykset voivat hyödyntää verkkolomakkeita, joita monet haastatelluista ohjelmistojen edustajista piti hyvin suunniteltuina ja toteutettuina asiakaskunnalta puuttuu tekniset valmiuden tietojen suorasiirtoon. Tarvittavaa yhteyttä Internetiin ei ole. Tätä esiintyy etenkin pienissä yrityksissä tieto TYVI:stä on vajavaista. Useat ohjelmistotalot osoittivat kiinnostusta TYVI-liittymiin, kun heille oli kerrottu, mikä TYVI on ja mistä tietoa voi saada. TYVI:n yhteisten verkkosivujen puuttuessa, tietoa saa operaattorien sivuilta asiakkaat eivät ole vaatineet TYVI-liittymää. Tämä heijastaa sitä, että talous- ja henkilöstöhallinnon päättäjät eivät tiedä TYVIstä. Ohjelmistoliittymien määrän lisäämiseksi paras vaikutuskeino lienee kysyntään vaikuttaminen. Ohjelmistotalot modifioivat ohjelmiaan mielellään asiakkaiden tarpeiden mukaisesti, mutta asiakkaiden suunnalta on kyselyjä saatava aikaan. Toinen vaikutuskeino, jota on vakavasti harkittava, on suoramarkkinointi taloushallinnon ja palkanlaskennan ohjelmistojen myynti- ja tuotepäälliköille. Vaikka taloushallinnon ohjelmistoja onkin käytössä melko runsaasti useita kymmeniä on markkinoinnin kohdejoukko kuitenkin pieni, ehkä noin 100 henkeä. 1) Ohjelmistotalot otetaan huomioon tiedotus- ja markkinointisuunnitelmassa 2) TYVI-liittymien rakentamista ja ylläpitoa helpotetaan tuomalla TYVI-sivuille tieto sanomakuvauksista sekä ennakkotieto kuvauksiin tulevista muutoksista 3) Operaattorien välistä yhteistyötä kehitetään. 3.1.9 TYVI perusmallin muuttaminen 3.1.9.1 Tarve tosiaikaiselle tapahtumapohjaiselle tiedonsiirrolle Ongelman ilmeneminen ja merkitys Nykyisessä TYVI-mallissa tietojen luovuttajien tiedot ovat operaattorin hallussa kunnes tiedonkerääjä siirtää tiedot edelleen itselleen. Tietojen vastaanottamisen ja niiden luovuttamisen väli saattaa olla viikko, mikä hidastaa prosessin läpimenoa. Tämän vaikutus kokonaisprosessin läpimenoon ei ole kuitenkaan suuri, etenkin jos pääosa ilmoituksista tehdään perinteisillä lomakkeilla. Tosiaikaisen tai tihentyneen tiedonsiirron vaikutus on pienempi niissä ilmoituksissa jotka on tehtävä kalenteripohjaisesti, tiettyinä määräpäivinä (esimerkiksi työnantajailmoitukset) kuin niissä, jotka tehdään tapahtumakohtaisesti (esimerkiksi tullin ilmoitukset). Tosiaikainen tiedonsiirto asettaisi lisävaatimuksia operaattoreille. Kun ilmoitus siirtyy suoraa putkea pitkin tietojen kerääjälle, lisääntyy operaattorin tosiasiallinen vastuu tietojensiirron kokonaisuuden toiminnasta. Eräpohjaisessa siirrossa tietojen luovuttajat eivät välttämättä edes tiedä, mikäli operaattorilla on teknisiä ongelmia tietojen siirrossa tietojen kerääjälle. Tosiaikaisessa tieto-

19 jen siirrossa operaattorin on kyettävä vastaamaan, asiakkaiden kyselyihin siinäkin tapauksessa, että tiedonsiirron ongelmat johtuvat tiedonkerääjästä. Juuri ongelmatilanteiden käsittely asettaa lisävaatimuksia operaattorin ja tiedonkerääjän yhteystyölle. Jo nykyisellään operaattorien ja tiedonkerääjien välisessä rajapinnassa on ongelmia, jotka olisi kyettävä ratkaisemaan ennen kuin tosiaikaista tiedonsiirtoa aletaan ottaa käyttöön laajassa mittakaavassa. Tosiaikaisuus tietojen tarkistamisessa on hyvä asia. Tämän tyyppinen tosiaikaisuus toteutuu jo sähköisillä lomakkeilla. TYVI-malli tulee perustumaan edelleen pääsääntöisesti eräpohjaiseen tiedonsiirtoon, kun otetaan huomioon koko tiedonsiirron putki tiedon luovuttajalta TYVI-operaattorille ja edelleen TYVIoperaattorilta tiedonkerääjälle. Tiedon luovuttajien ja TYVI-operaattorien välinen liikenne onkin jo useimmiten tosiaikaista ja on hyvä, jos tosiaikaisuutta voidaan edelleen lisätä tietojen tarkistuksessa. Tiedonkerääjät voivat tarvittaessa siirtää tietoja TYVI-operaattoreilta eräpohjaisesti itselleen useammin. 3.1.9.2 Keskitetty kilpailuttaminen Tällä hetkellä jokainen tiedonkerääjä on itse ja yksin vastuussa oman TYVI-operaattorin valinnasta ja sopimuksesta tämän kanssa. Ansaintalogiikan mukaan tiedonkerääjä maksaa operaattorille jokaisesta välitetystä ilmoituksesta. Useampaa kuin yhtä operaattoria käyttää tällä hetkellä vain Verohallitus. Vaihtoehtoinen malli olisi kilpailuttaa operaattoritoiminta keskitetysti vaikka kahden vuoden välein ja tehdä yksi sopimus kaikkien tiedonkerääjien puolesta yhden operaattorin kanssa. Mallin puolesta puhuvat kilpailun lisääminen sekä hallinnoinnin helppous. Mallin epäkohtia olisivat kilpailun hävinneiden operaattoreiden todennäköinen katoaminen TYVI-operaattorimarkkinoilta sekä tiedon luovuttajille aiheutettu hankaluus siirtyä uuden operaattorin asiakkaaksi. Keskitetyn kilpailuttamisen eräs muoto olisi tehdä kuitenkin sopimus useamman operaattorin kanssa mutta kilpailutetuilla hinnoilla. Tämän mallin etuna olisi hallinnollinen helppous ja edellä todettujen haittavaikutusten poistuminen. Säilytetään nykyinen hajautettu malli, jossa jokainen tiedonkerääjä kilpailuttaa oman operaattorinsa. 3.1.10 Yritysten lisäksi otettava huomioon muut sidosryhmät Yritysten lisäksi kunnat, yhdistykset ja järjestöt sekä valtion viranomaiset ovat velvollisia ilmoittamaan verottajalle maksetuista palkoista eli tekemään osan niistä ilmoituksista, jotka voi jo ilmoittaa TYVI-järjestelmän kautta. TYVI-markkinoinnissa tulee ottaa huomioon myös kunnat, valtion laitokset ja yhdistykset.

20 3.2 Teknilliset ongelmat 3.2.1 Sanomakuvaukset keskitettyyn tietokantaan. Ongelma 1 Tällä hetkellä millään taholla ei ole selkää kuvaa TYVI:n piirissä olevien sanomien kuvauksista, mistä seuraa, että tieto on haalittava kaikilta tiedon kerääjiltä erikseen. Sanomakuvaukset on saatava keskitetysti saataville. Ratkaisuehdotus 1 Sanomakuvausten keskittäminen onnistuu parhaiten kokoamalla TYVI:n www-sivuille linkit kunkin tiedonkerääjän sivuille. Jos tiedonkerääjällä ei ole linkkiä sanomakuvauksiin, voidaan itse kuvaus laittaa suoraan TYVI:n www-sivuille. Ongelma 2 Tiedon välittäminen sanomakuvausten muutoksista. Ratkaisuehdotus 2 Kun sanomakuvausten tietoihin tulee muutoksia tai lisäyksiä, on tieto muutoksista pystyttävä välittämään mahdollisimman sujuvasti kaikille tietoa tarvitseville, joita ovat ainakin TYVI-operaattorit sekä ohjelmistotalot. Ratkaisuehdotuksena on, että TYVI:n www-sivuilla kiinnostunut taho voi rekisteröityä sähköpostilistalle, jonka kautta tieto kaikista tiedon muodon muutoksista ja lisäyksistä välitetään 3.2.2 Eri operaattoreilla on tarjolla yhteyksiä eri viranomaisiin Ongelma Kukin tiedonkerääjä valitsee oman TYVI-operaattorin. Tästä valinnasta seuraa tällä hetkellä, että ko. tiedonkerääjälle eli viranomaiselle voi jättää ilmoituksia vain yhden operaattorin välityksellä. Tosin esimerkiksi Verohallitus on tehnyt sopimuksen kaikkien TYVI-operaattorien kanssa. Yritykselle eli tiedon luovuttajalle tämä merkitsee sitä, että kaikkia ilmoituksia ei voi jättää yhden operaattorin kautta, vaan tarvitaan esimerkiksi kahden operaattorin palveluksia. Jokainen TYVIoperaattori on sitoutunut välittämään ilmoituksia toisilleen em. ongelman välttämiseksi mutta käytännössä ilmoitustietoja ei ole siirretty operaattoreiden välillä. Lisäksi operaattoreilla voi olla rajoitetusti käytössään eri viranomaisten sähköisiä lomakkeita, mikä edelleen rajoittaa ko. operaattorin mahdollisuuksia ottaa vastaan ja välittää kaikkia mahdollisia ilmoituksia. Ratkaisuehdotus 1. Operaattoreiden kesken on saatava aikaan toimiva malli tiedon välittämisestä operaattorilta toiselle. Nykyisessä TYVI-mallissa operaattori saa tuloja tiedon toimittamisesta tiedonkerääjälle. Koska yritykseltä eli tiedon luovuttajalta tietoa vastaanottava operaattori ei saa korvausta tiedon keräämisestä, ei sillä ole mielenkiintoa rakentaa tiedon vastaanottopalvelua sellaiselle tiedolle, jota se ei itse voi toimittaa viranomaiselle. Luomalla sopiva rahavirran jakosuhde tie-

21 don vastaanottavan ja viranomaiselle toimittavan tahon kesken voidaan kannustaa kaikkia operaattoreita tarjoamaan asiakkailleen kaikki TYVI-palvelut. 2. Kun on olemassa keskitetyt TYVI:n www-sivut, yritykset näkevät, mitä kaikkia TYVIpalveluita on olemassa. Siten yritykset voivat ruveta vaatimaan operaattoriltaan puuttuvia palveluja. 3.2.3 XML:n käyttöönotto Ongelma Nykyisin jokainen viranomainen on laatinut omat sanomakuvauksensa omalla tavallaan, joten erilaisia kuvauksia on paljon. Näistä kuvauksista on hankala päätellä, onko jokin eri tiedostoissa oleva tieto sama. Siirtymällä yhtenäiseen kuvaustapaan ja tiedostorakenteeseen voidaan parantaa tietojen käytettävyyttä. Ratkaisuehdotus 1. XML vaikuttaa varteenotettavalta tiedostomuodolta. Ei kuitenkaan liene mielekästä muuttaa nykyisiä sanomakuvauksia XML-muotoisiksi, mutta uusien kuvausten osalta suositellaan XML:n käyttöä. Tehokas XML:n käyttö edellyttää koordinointia koko valtionhallinnossa. Tällaista koordinoivaa elintä ei kuitenkaan ole olemassa. Samalla kun valtiovarainministeriön rajapintasuositus ajantasaistetaan, olisi siinä hyvä ottaa kantaa koordinointitapaan. 2. Tehdään kokeilu XML:n käyttämisestä jossakin palvelussa. Suurin hyöty saataisiin sellaisessa palvelussa, jossa tietosisältö voitaisiin toimittaa useille eri viranomaisille. 3.2.4 Viranomaisille saapuvissa TYVI-tiedoissa olevat virheet Ongelma Viranomaisen vastaanottamissa tietoaineistoissa esiintyy virheitä, jotka paljastuvat viranomaisen suorittamissa tarkastusajoissa. Virheen paljastuttua alkaa korjausmenettely, joka edellyttää yhteydenottoa tiedon tuottajaan, mikä on kokonaisuutena varsin hidas ja työläs prosessi. Osa virheistä johtuu usein muuttuvista koodistoista, joiden ylläpitäminen käyttäjille on hyvin vaikeaa. Joissakin koodistoissa on jopa 15 000 koodia. Ratkaisuehdotus 1. Kunkin tiedonkerääjän on tehtävä tarkastusohjelma, joka olisi ajettavissa mahdollisimman lähellä tiedon syntypaikkaa, mieluiten jo jokaisessa yrityksessä. Koska operaattorit ottavat tietoa vastaan erätiedostojen lisäksi myös www-lomakkeilla, on tarkistusajo voitava suorittaa myös operaattorin luona. 2. Jotta tarkistusajo olisi mahdollista suorittaa useissa erilaisissa ympäristöissä, on Javaohjelma varteenotettava ratkaisu. Ohjelman jakelu tapahtuisi TYVI-sivuston kautta ja tiedonkerääjän velvollisuutena olisi ylläpitää tarkastusohjelma ja välittää tieto sen muutoksista.

22 3. Olisi tutkittava mahdollisuuksia virheellisen datan aiheuttamista sanktioista operaattorille. Ilmeisesti operaattorien katteet ovat kuitenkin niin pienet, että sanktiot eivät saisi operaattorien hyväksyntää. Siksi tarkistusten suorittaminen on tehtävä niin yrityksille kuin operaattoreillekin mahdollisimman helpoksi. 4. Koodistojen jakelu ja ylläpito tulee hoitaa yhtä hyvin kuin tarkistusohjelmien jakelu ja ylläpito. Pienet koodistot voidaan upottaa tarkistusohjelmaan, mutta suuret koodistot tulee jaella erikseen esimerkiksi keskitetyn TYVI:n www-sivuston välityksellä. 3.2.5 Tiedonsiirron 2-suuntaisuus Ongelma Nykyisin tieto siirretään yrityksiltä operaattoreiden kautta viranomaisille. Jos tiedoissa on virheitä tai muuta huomautettavaa, pitäisi viranomaisen pystyä keskustelemaan tiedon lähettäjän kanssa mahdollisimman helposti. Myös laki sähköisestä asioinnista edellyttää kuittausta tiedon lähettäjälle. Ratkaisuehdotus 1. Operaattori velvoitetaan ylläpitämään asiakasyrityksiensä yhteyshenkilötietoja. Useilla yrityksillä on sama yhteyshenkilö, mikäli käytetään tilitoimistoa. 2. Käytetään tiedon lähettämiseen sähköpostia, jolloin ilmoituksen lähettäjän yhteystiedot kulkevat tiedon mukana. 3.2.6 Sähköpostin ja muidenkin tietoliikennetekniikoiden käyttäminen tiedonsiirtokanavana Ongelma Nykyisin tieto siirretään yrityksiltä operaattoreille FTP-eräsiirtona tai www-istunnon yhteydessä. Tämä edellyttää käyttäjäsopimusta yrityksen ja operaattorin kesken. Kuitenkin monille asiakkaille voisi olla helpompaa siirtää tiedot esimerkiksi sähköpostin liitetiedostona kuin erillistä FTPyhteyttä pitkin. Ratkaisuehdotus 1. Tarvitaan suojattu sähköposti, jotta luottamuksellisia tietoja voidaan lähettää. Mahdollisia tekniikoita ovat PGP ja S/MIME- mutta ongelmana on eri varmentajat ja niiden luotettavuus. HST:n jatkokehitys tuonee ratkaisuja näihin ongelmiin, mutta ei aivan lähitulevaisuudessa. 2. Sähköpostin käyttäminen toisi ratkaisun myös ongelmaan, jossa virhetarkistuksessa ilmenneiden virheiden vuoksi joudutaan ottamaan yhteyttä tiedon alkuperäiseen tuottajaan. Tuottajan yhteystiedot olisi aina saatavissa sähköpostisanomasta. 3. Sähköpostin avulla tiedot voitaisiin lähettää eri operaattoreille. Tässä olisi etua, mikäli operaattoreiden välistä yhdysliikennettä ei saada toimivaksi.

23 3.2.7 Tietoturvallisuussuositukset ja tietoturvallisuuspolitiikka Ongelma TYVI-toiminnan turvallisuus on tähän asti määritelty yrityksen ja TYVI-operaattorin välisessä sopimuksessa, samoin kuin TYVI-operaattorin ja viranomaisen välisessä sopimuksessa. Kukin operaattori ja viranomainen toimivat lisäksi omien turvallisuusnormiensa mukaisesti. Kaikki potentiaaliset asiakkaat eivät ole vakuuttuneita toiminnan turvallisuudesta. Ratkaisuehdotus 1. Laaditaan yhteinen tietoturvallisuuspolitiikka, jossa määritellään TYVI-toiminnan turvallisuuden minimivaatimukset ja vastuunjako. 2. Laaditaan turvallisuussuositukset, joita operaattoreiden edellytetään käyttävän omassa toiminnassaan ja ottaessaan tietoja vastaan asiakkailta. 3.2.8 Käyttäjätunnukset ja salasanat Ongelma Yrityksillä on useissa tapauksissa eri käyttäjätunnukset ja salasanat eri viranomaisten TYVIpalveluihin. Ratkaisuehdotus: 1. Otetaan PKI -pohjainen (PKI= Public Key Infrastructure) tunnistus yhdeksi tunnistamistavaksi. PKI:n käyttö ei vielä pitkään aikaan pysty korvaamaan muita tunnistamismenettelyjä vaan on täydentävä tapa. Silloin kun etukäteistunnistamista ei tarvita, voidaan sähköisen allekirjoituksen perusteella vakuuttua ilmoittajan identiteetistä. 2. Käyttäjän tunnistaminen on operaattorin ja asiakkaan välinen asia. Tietoturvallisuussuosituksissa voidaan vain ottaa kantaa, että käyttäjätunnistus on tehtävä riittävän luotettavasti ja käyttäjälle helpolla tavalla. 3.2.9 Etukäteishyväksyntä Ongelma Viranomaiset haluavat etukäteen tarkistaa, että yritys, joka haluaa aloittaa sähköisen ilmoitusten jätön, on velvollinen jättämään ko. ilmoituksen ja on heidän rekisterissään oleva yksikkö. Tällaisia viranomaisia ovat Verohallitus, Tullihallitus ja työeläkevakuutusyhtiöt. Ongelmana on, että yritys jättää jokaiselle viranomaiselle erillisen hakemuksen ja saa hyväksynnän tuloksena jokaiselta erillisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Pyritään yhdenmukaistamaan ja integroimaan viranomaisten etukäteishyväksyntämenettelyä.