1/2006 FAILI Liikearkistoyhdistys ry Laadukasta asiakirjahallintoa yrityksille Yritysarkkitehtuuri ja asiakirjahallinnon arkkitehtuuri Organisaation tietopääoma haltuun katsaus sisällön hallinnan kehitystrendeihin Dokumenttien hallinta osana IT-arkkitehtuuria
FAILI 1/2006 Toimitus Päätoimittaja Pentti Latva-Koivisto, Eläketurvakeskus, Helsinki pentti.latva-koivisto@etk.fi Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Helsinki Tuija Lax, Schering Oy, Turku Sari Mäkinen, Merivoimien Esikunta, Turku Leena Paananen, UPM-Kymmene Oyj, Valkeakoski Abstracts Pia Koivunen, opiskelija (HumK), Tampereen Yliopisto Kansi Katri Saarteinen Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50 euroa. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL 271 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 050 550 6093 Faksi (09) 325 6093 Talle ry www.talle.fi Tilaukset Carl-Magnus.Roos@ liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 543 4201 Ilmoitushinnat 1/1 takakansi, 4-väri 1050, mv 500 1/1 muut sivut, 4-väri 900, mv 400 1/2 4 väri 700, mv 200 Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Väri mustavalkoinen, IV-kanteen lisävärimahdollisuus (sama väri kuin I kannessa). Kuvaresoluutio 300 dpi, tiedostomuodot painettava pdf, tiff, eps, FreeHand, QuarkXPress, fontit konvertoituina, järjestelmä Macintosh. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Painotuote Roulamoon. Aineiston toimitusosoite Asemantie 4, 37630 Valkeakoski, puh. (03) 584 5583, faksi (03) 584 2444 material@roulamo.fi Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Sisältö Pääkirjoitus 3 Pentti Latva-Koivisto Yritysarkkitehtuuri ja asiakirjahallinnon arkkitehtuuri 4 Pasi Tyrväinen Organisaation tietopääoma haltuun - katsaus sisällön hallinnan kehitystrendeihin 8 Tuomo Peltola Sanastotyö asiakirjahallinnon kehittämisessä 12 Peter Lindström Dokumenttien hallinta osana IT-arkkitehtuuria 16 Juha Anttila YLE:n digitaalinen ääniarkisto 20 Lasse Vihonen Ulkoistettu asiakirjahallinta - ei mikään mörkö 24 Pekka Räsänen Sähköinen dokumenttien hallinta tuo kustannussäästöjä 26 Tiina Liikamaa Enssi Proveni 29 Katariina Parhi Tullaan tutuiksi 30 Tuija Lax Henkilöuutisia 33 Tuija Lax Tapahtumakalenteri 34 Abstracts 35 Pia Koivunen 2 Faili
P ä ä k i r j o i t u s Klubiaskin kanteen! Lehden teemana on asiakirjahallinnon arkkitehtuuri. Sanan arkkitehtuuri kaikki varmaankin ymmärtävät omalla tavallaan. Ensimmäisenä tulee mieleen arkkitehti, joka suunnittelee esim. talon. Miten tämä arkkitehtuuri sitten liittyy asiakirjahallintoon? Taloakaan ei enää voi suunnitella kuin 50 vuotta sitten, Klubiaskin kanteen. Sähköistä asiakirjahallintoahan ei useinkaan ole mietitty kokonaisarkkitehtuurin kautta, vaan pääsääntöisesti ostamalla jotain tarkoitusta varten kaiken ratkaiseva ohjelma tai tietojärjestelmä. Vuosien mittaan erilaisten asiakirjahallintaan vaikuttavien ohjelmien ja järjestelmien kirjo on sitten kasvanut. Vielä 1980-luvulla oli selkeät asiakirjojen luontistandardit ja luokitteluperiaatteet, joita organisaatiot noudattivat kuitenkin vaihtelevasti. Sitten tulivat mikrot ja hajautetut tietojärjestelmät, eikä oikein kukaan enää hallinnut kokonaisuutta. Nyt sitten on uudelleen nostettu esiin standardit, luokittelut ja sanastotyö. Hyvä olisi olla myös kokonaisnäkemys siitä, mitä sisäistä tietoa organisaatio omistaa ja missä varastoissa. Arkkitehtuurin eräs määritelmä on seuraavanlainen; toiminnan pääperiaatteista lähtevä kokonaisuus, joka muodostuu järjestelmän osista (rakenteista), osien keskinäisistä suhteista sekä järjestelmän suunnittelusta ja kehittämistä ohjaavista periaatteista ja toteutusohjeista. Jyväskylän yliopiston digitaalisen median professori Pasi Tyrväinen pohtii artikkelissaan, Mikä on yritysarkkitehtuuriin (enterprise architecture) asiakirjahallinnon arkkitehtuuriin tai yleisemmin sisällönhallinnan arkkitehtuuriin suhde vai onko sitä? Ja mitä hyötyä näistä arkkitehtuureista on? Asia katsotaan keskeisten sovellusten ja muiden yleisesti yritysarkkitehtuurivalintoihin vaikuttavien tekijöiden näkökulmasta. Johtava konsultti Tuomo Peltola arvioi, että ammattialueemme selkeänä kehityssuuntana on kokonaisvaltainen tiedonhallinta eli siirtyminen tiedon saarekkeista yhteismitalliseen ja organisaation laajuiseen sisällönhallintaan. Käyttökelpoisina työkaluina voidaan käyttää informaatiostrategiaa ja informaatioarkkitehtuuria, jonka voidaan käsittää määrittelevän kokonaisvaltaisesti organisaation tietopääoman organisoimista, luokittelemista ja rakenteistamista. Informaatikko Peter Lindström toteaa, että sähköisen tiedon hallinnan yleistyminen on tuonut mukanaan paljon sellaisia mahdollisuuksia, joiden hyödyntäminen edellyttää organisaation käyttämien käsitteiden määrittelyä ja luokittelua. Asiakirjahallinnon piirissä on jatkossa panostettava enemmän sanastotyöhön. Siirryttäessä asiakirjojen hallinnasta kokonaisvaltaiseen sisällön hallintaan organisaation käsitteistön, metatietosanaston ja tiedon esittämistapojen yhteispeli on ehdottomasti varmistettava. Dipl.ins. Juha Anttila näkee, että useissa yrityksissä ja julkishallinnon organisaatioissa on jo siirrytty tai ollaan siirtymässä dokumenttien hallinnan toiseen vaiheeseen. Toteutuksissa tavoitellaan tyypillisesti toimintokohtaisten siilojen asemasta keskitettyä ratkaisua dokumenttien hallinnalle. Tämän lisäksi pohdinnoissa on usein sähköisen arkistoinnin toteuttaminen. Mielenkiintoinen näkökulma teemaan on YLE:n radioarkiston arkistopäällikkö Lasse Vihosen. Hän on rohkeasti tuonut esiin niitä käytännön kokemuksia, joita on esiintynyt digitaalisen äänitearkiston toteutusvaiheessa ja järjestelmän käyttöönotossa. Toivottavasti kokemuksista on hyötyä myös vastaavanlaatuisissa hankkeissa, joita mahdollisesti käynnistellään myös LAY:een kuuluvissa jäsenyrityksissä. F Pentti Latva-Koivisto Päätoimittaja Faili 3
Tullaan tutuiksi Fortumin Loviisan voimalaitoksella työskentelevä Aino Karvonen on pitkän linjan arkistonhoitaja, jolla on näkemystä ja kokemusta suuren konsernin asiakirjahallinnon kehittämisestä. 1. Miten päädyit arkisto- ja asiakirjahallinnon alalle ja kuinka kauan olet alalla työskennellyt? Hakeuduin iltalukion jälkeen aikuisopiskelijana opiskelemaan humanistisia aineita yliopistoon. Tuolloin 1970 ja -80-luvun taitteessa oli hyvin huono työllisyystilanne varsinkin vastavalmistuneilla humanisteilla. Eräs opiskelukaverini kertoi suorittavansa arkistonhoitotutkintoa ja siitä sain idean omiin lisäopintoihini, eli suoritin alemman arkistonhoitotutkinnon Valtionarkistoon. Elämä kuitenkin kuljetti niin, että opiskelukaverini ei sittemmin hakeutunut arkistoalan töihin. Olen ollut alalla noin 23 vuotta, josta hieman alle 17 vuotta nykyisen työnantajani palveluksessa Fortum Power and Heat Oy Loviisan voimalaitoksella (ent. Imatran Voima Oy). 2. Mikä on työssäsi mielenkiintoisinta tai antoisinta? Mielenkiintoisinta on ollut hahmotella arkistonmuodostussuunnitelman raamit, saada suunnitelma valmiiksi sekä toteuttaa se käytäntöön. Antoisaa on puolestaan löytää asiakirja, jota asiakas ei usko löytyvän. Mielenkiintoista on myös kutsuttuna osallistua koko konsernin yhteisiin asiakirja- ja dokumenttihallinnan ohjeita laativiin työryhmiin, joiden työn tuloksena on tuotettu konsernin yleiset dokumenttihallintaohjeet sovellettavaksi yksiköissä. Viimeksi pari vuotta sitten kuuluin pannordic -työryhmään. Monta muutakin mielenkiintoista asiaa on ollut, mm. näyttelyn rakentamiset. 3. Kerro tyypillisestä työpäivästäsi ja erikoisimmasta tehtävästä, joka on vastaasi tullut. Päivä alkaa arkistojen avaamisella; osa arkistoista toimii itsepalveluperiaatteella. Organisaatiouudistusten myötä suurin osa päivästä tällä hetkellä menee seurustellen dokumenttihallintatietokannan kanssa päätteen välityksellä. Väliin saattaa tulla asiakirjojen valmistelua ja kuntoon saattamista lähetettäväksi viranomaiskäsittelyyn ja/tai viranomaispäätösten ja muiden asiakirjojen skannausta tietokantaan. Kun tulin nykyiseen työpaikkaani, oli juuri alkamassa vuosittainen laitoksen huoltoseisokki ja noin runsaan vuoden päästä oli tulossa laitoksen ensimmäinen kansainvälinen tarkastus. Eräs tarkastuksen painopistealueista oli asiakirjahallinta. Ilmassa oli sähköä muuallakin kuin valtakunnan verkossa. Kaikki olivat kiireisiä ja siinä harkitsi useaan kertaan, voiko uutena tulokkaana esittää näkemyksiään jo muotoutuneisiin käytäntöihin. Ensimmäisen vuoden aikana sain moneen kertaan selittää, että arkistotilat eivät ole tarkoitettu varastointitiloiksi, kun kaikkea mahdollista tarjottiin arkistoon pois tarkastuksen jaloista. 4. Arkistoista on löytynyt mielenkiintoisten asiakirjojen lisäksi myös mitä yllättävämpiä esineitä, mm. vappuhattu ja kultasormus. Mikä on sinun kummallisin löytösi arkistosta? Vastaani ei ole tullut mitään noin erikoista, mutta urani alussa henkilöarkistoja järjestäessä ja luetteloidessa löytyi mm. tulitikkurasia ja piippu. Merkittäviä asioita, joita juuri henkilöarkistossa saattaa löytyä, ovat esimerkiksi kyseisen henkilön tai hänen perheensä laskut sekä pienet muistilaput ja -liput elämän varrelta. Nämä löydöt kertovat joskus enemmän asioita kuin kirjoitettu elämäkerta. 5. Mitkä asiat ovat työssäsi haastavimpia? Entä mitkä asiat tällä hetkellä työllistävät eniten? Tällä hetkellä on meneillään johtopaikoilla työskennelleiden siirtymävaihe vapaalle ja henkilökoh- 30 Faili
Dokumenttien hallinnan palvelut uudenaikaisimmat ratkaisut dokumenttien koko elinkaaren hallintaan, käsittelyyn, saatavuuteen ja välitykseen. Menestyjä ei ole välttämättä se, joka keksii jotain uutta, vaan se joka ymmärtää yhdistellä olemassa olevaa uudella tavalla. Mieti voisiko sinun yrityksessäsi olla hyötyä siitä, että annat meidän hoitaa puolestasi asiakirjojen skannauksen ja arkistoinnin tai tutkimusten ja kyselyiden käsittelyn. Ostolaskujen skannauspalvelu säästää yrityksesi omaa työtä merkittävästi. Halutessasi voit arkistoida esimerkiksi laskut, palkkalaskelmat ja tiliotteet automaattisesti osana niiden lähetystä. Muutamme tarvittaessa myös nykyisen paperiarkistosi sähköiseen muotoon, ja varastoimme paperit puolestasi. Skannaus- ja arkistointipalvelumme avulla voit siirtyä yrityksessäsi sähköiseen dokumenttien käsittelyyn jo tänään. Tutustu ratkaisuihimme www.itella.fi tai kysy lisää myynti@itella.com.
H e n k i l ö u u t i s i a Asiakirjahallinnon tutkinto 2005 Asiakirjahallinnon tutkinnon suorittajat kokoontuivat todistustenjakotilaisuuteen Helsinkiin Ravintola Savoyhin 16.2.2006. Tutkinnon suorittivat Anita ErvastiTeliaSonera Finlandista, Jaana Jääskeläinen SOK- Hallintopalveluista, Kalervo Karppinen Yleisradion Kehitystoiminnasta, Tea Lattu Imatran Seudun Sähköstä, Ritva Lehto ja Leena Paananen UPM-Kymmenestä, Merja Pernu ja Anne Viiala Fortum Generation Loviisan voimalaitokselta sekä Jari Suutari Kansanterveyslaitoksen kirjasto ja tietopalvelusta. Päivällistilaisuuden isäntinä toimivat Liikearkistoyhdistyksen hallituksen ja työryhmien jäseniä: Matti Happonen Kansaneläkelaitokselta, Pentti Latva- Koivisto Eläketurvakeskuksesta, Ritva Toivonen Domasoftilta, Carl-Magnus Roos Helsingin kaupunginarkistosta ja Marjorita Valtonen Tampereen Yliopistosta. Nimitysuutisia Puolustusvoimat ovat vahvistaneet arkistonhoitajajoukkojaan: Puolustusvoimien kuvakeskukseen Santahaminaan on nimitetty valokuva-arkistonhoitajaksi 16.1.2006 alkaen Maret Helena Vehmaa. Keski-Suomen sairaanhoitopiirin keskussairaalaan Jyväskylään on arkistopäällikön virkaan valittu Mikko Punkki. Mikko aloitti tehtävässään 1.3.2006. Tuusulan kunnan uudeksi arkistosihteeriksi on valittu Aino Ollilainen Vantaalta. Virassa aloittamisen päivämäärää ei vielä oltu vahvistettu Failin mennessä painoon. Kaikille paljon onnea! Tuija Lax Päivällistilaisuuden osanottajat yhteiskuvassa, vasemmalta Leena Paananen, Kalervo Karppinen, Anita Ervasti, Marjorita Valtonen, Ritva Lehto, Ritva Toivonen, Jari Suutari, Carl-Magnus Roos ja Matti Happonen. Kameran toisella puolella Pentti Latva-Koivisto. Faili 33
T a p a h t u m a k a l e n t e r i Liikearkistoyhdistys tulee järjestämään yhteistyössä Rastor Oy:n kanssa huhtikuussa ja toukokuussa 2006 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN AMMATTITUTKINTOON valmistavaa koulutusta. Koulutus aloitetaan, kun Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon näyttöoikeuksien myöntämistä asetettu tutkintotoimikunta hyväksyy Rastorin/Liikearkistoyhdistyksen anomuksen. Lähempiä tietoja tulee yhdistyksen kotisivuille ja jäsentiedotteena maalis-huhtikuussa 2006. Liikearkistoyhdistys ry:n kevätkokous Helsinki huhtikuu 2006 Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto 25 v. Mikkeli 4.5.2006 Elka viettää 25 v. juhlansa 4.5.2006 juhlaseminaarilla konsertti- ja kongressitalossa Mikaelissa, Mikkelissä. Asiakirjojen hallinta kurssi Helsinki 10.-11.5.2006 Asiahallinnan ja arkistotoimen peruskurssi Radisson SAS Royal hotellissa, Runeberginkatu 2, Helsinki. Suomen arkistopäivät Helsinki Finlandia-talo 23.-24.5.2006 Kansallinen kaikille tarkoitettu ammattikokous. Viimeisin pidettiin Mikkelissä 2002. Lähempiä tietoja http://www.congrex.fi/arkisto2006/ Liikearkistoyhdistys ry:n kevätretki touko-kesäkuu 2006 Puolipäiväinen retki Itä-Uudellemaalle. XXI pohjoismaiset arkistopäivät Uppsala 23.-25.8.2006 Pohjoismaiset arkistopäivät, lähinnä julkishallinnolle tarkoitettu kokous. Ohjelman teemoina ovat sähköinen pitkäaikaissäilytys, historiankäyttö, riskien hallinta ja turvallisuus sekä arkistojen ulkopuoliset suhteet. Lähempiä tietoja http://www-conference.slu.se/arkivdagar2006/index.htm Liikearkistoyhdistys ry:n syysmatka Pietariin syys-lokakuu 2006 Suomen XII Liikearkistopäivät elo-syyskuu 2007 Korkeatasoinen, kaksipäiväinen seminaari. Edelliset päivät pidettiin Turussa 2003. 34 Faili
Abstracts In his article, Pasi Tyrväinen, professor of computer sciences at the University of Jyväskylä, deals with enterprise architecture and records management architecture. He asks, what kind of relation enterprise architecture and records management architecture do have, or do they have a relation of any kind. Tyrväinen also asks, what use these two architectures mentioned has. The main questions of enterprise architecture are examined from the point of view of practical examples and applications. Leading consult Tuomo Peltola s article Organisaation tietopääoma haltuun represents new trends of content management. He writes that currently the main trend of this field is information integrated management, which means a development from separate information units to commensurable and organisation wide content management. From the point of view of a developer, this change requires deep understanding of the whole system of content management and its meaning in relation with organisation and organisational environment. The most challenging steps will be, according to Peltola, changes concerning data content. In the future, information and data will be closer and closer to processes and they will be usable despite physical location, saving format or structure. Information architecture works as a useful instrument for controlling this significant change, defining thoroughly the content of intellectual capital, categories of data and semantics of information. Information officer of the Finnish Centre for Pension, Peter Lindström writes in his contribution Sanastotyö asiakirjahallinnon kehittämisessä about records management from the communicational viewpoint. According to Lindström communicational dimensions have so far been ignored. Situation is, however, quickly changing. Electrical data management has become more widespread and that has brought a lot of new possibilities requiring definitions and categories for terms used in organisations. One of the main concerns in the future in terms of document management has to be working with vocabulary, says Lindström. Managing director of Industrial ITC Oy, Juha Anttila describes in his contribution document management as a part of IT-architecture. Anttila says that many organisations have moved to a second level in the process of developing document management, which means that organisations try to find more thorough solutions instead of separate solutions for different situations. According to Anttila, the significance of full architecture and possibilities for applications with other parts of information technology is important. Anttila has happily noticed that in numerable cases both people in charge of managing and IT-personnel as well as workers of archival field are together developing document management and he finds this a good base for building second level document management. Archives manager of Finnish broadcasting company YLE, Lasse Vihonen examines in his article, the history of digital archives of YLE. He also writes about the structure of the digital archive system and its functions. The project of digital archive was started in 1997 with planning of digital archives. After two years of building, the digital archive was phased in. In addition to history of this project, Vihonen describes the experiences of three years of using the system that might be useful for other business archives of Finnish Business Archives Association planning to transfer they materials into digital form. In his article, Country manager of Recall Finland Oy, Pekka Räsänen argues that externalised document management is not a ghost. He thinks that successful archiving is precise, reliable, fast and logical. Recall is a company offering archival services and electrical document management. Recall s services are new solutions making archiving more efficient, and Finnish professionals carry them out. Tiina Liikamaa, product manager of Itella Suomi Oy, believes that electrical document management will cut costs. Companies are externalising the processes that are far from their main functions, for example, archiving paper documents, more and more. Itella is a market leader of document management field in Finland. Demand of these services if growing, says Liikamaa. F Pia Koivunen Faili 35