FAILI. Asiakirjat hallintaan helposti 2/2006. Asiakirjahallinnon markkinointi. Arkistojen käytettävyys. Suomen 7. arkistopäivät

Transkriptio

1 2/2006 FAILI Liikearkistoyhdistys ry Laadukasta asiakirjahallintoa yrityksille HALLINTAMARKKINAT Asiakirjat hallintaan helposti Asiakirjahallinnon markkinointi Arkistojen käytettävyys Suomen 7. arkistopäivät

2 FAILI 2/2006 Toimitus Päätoimittaja Pentti Latva-Koivisto, Eläketurvakeskus, Helsinki Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Helsinki Tuija Lax, Schering Oy, Turku Sari Mäkinen, Merivoimien Esikunta, Turku Leena Paananen, UPM-Kymmene Oyj, Valkeakoski Abstracts Pia Koivunen, FM, Tampereen Yliopisto Kansi Katri Saarteinen Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50 euroa. ISSN Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL HELSINKI Puh Faksi (09) Talle ry Tilaukset liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat 1/1 takakansi, 4-väri 1050, mv 500 1/1 muut sivut, 4-väri 900, mv 400 1/2 4 väri 700, mv 200 Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Väri mustavalkoinen, IV-kanteen lisävärimahdollisuus (sama väri kuin I kannessa). Kuvaresoluutio 300 dpi, tiedostomuodot painettava pdf, tiff, eps, FreeHand, QuarkXPress, fontit konvertoituina, järjestelmä Macintosh. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Painotuote Roulamoon. Aineiston toimitusosoite Asemantie 4, Valkeakoski, puh. (03) , faksi (03) material@roulamo.fi Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Sisältö Pääkirjoitus 3 Pentti Latva-Koivisto Dokumenttia hallintajärjestelmän käytettävyyden kehittäminen ja käyttöönoton sisäinen markkinointi näihin panostettiin Tiehallinnossa 5 Maaria Toikka Portaaliratkaisulla lisäarvoa dokumentinhallintaan 9 Marja Kamrat Tiedottamisen ja markkinoinnin keinot: Jotain uutta, jotain vanhaa, jotain lainattua ja jotain värikästä 12 Sannamari Haikonen Opiskelijat arkistoon! 14 Katariina Parhi Sopimukset hallintaan sähköisesti Tehokkaan sopimustenhallinnan merkitys yrityksissä 17 Marita Willman Arkistolaitoksen kansainvälinen arviointi 20 Matti Lakio Arkistopäivillä Helsingissä 22 Tuija Lax, Tapio Bragge, Sari Mäkinen, Leena Paananen Arkistojen päivä 27 Pekka Anttonen Elka toiminut 25 vuotta 28 Jarmo Luoma-aho ElkaD-projekti paikkaa historian tulevia aukkoja 31 Talle ry Tukholman keväässä 32 Eino Parviainen Tullaan tutuiksi 34 Tuija Lax Efeko Oy järjesti ensimmäiset asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon näytöt 37 Enssi Proveni 38 Abstracts 39 Pia Koivunen 2 Faili

3 P ä ä k i r j o i t u s Vanha suomalainen sanonta on, että kyllä työ tekijäänsä kiittää. Näinhän me asiakirjahallinnon ja arkistoinnin alalla työskentelevät olemme aina ajatelleet. Kunhan tekee työnsä hyvin niin kyllä siitä sitten saa työnantajalta korvauksen ja muutkin ammattikunnat meitä arvostavat. Valitettavasti asia ei nykyään enää täysin toimi tällä tavoin. Paljon on erilaisia ammattikuntia suuna päänä huutamassa turuilla ja toreilla. Toinen sanontahan on, että ihmisen pitää pärjätä omillaan. Asiakirjahallinnon ammattilaiset puhuvat viisaita toisilleen ja käyttävät samaan tapaan kapulakieltä kuin aikoinaan parjatut atk-ammattilaiset. Vai mitä olette mieltä seuraavista termeistä; arkistonmuodostaja, arkistonmuodostussuunnitelma, asiakirjatyyppi, asiakirjan elinkaari, metatieto? Moniko satunnaisesti valittu suomalainen osaa määritellä nämä meidän itsestään selväksi pitämämme käsitteet? Olen työskennellyt asiakirjahallinnon ja arkistoalalla jo yli kaksikymmentä vuotta ja olen todella ilolla huomannut, että alan arvostus on noussut viime vuosien aikana. Alalle on tullut muidenkin alojen kuin humanististen taitajia. Tämä on tietty vahvuus koko ammattialalle. Merkittävä syy on varmaankin alan muuttuminen yhä sähköisemmäksi. Enää eivät riitä pelkät historiantutkimuksen metodit. Arkistonhoitaja on aina osannut luokitella, luetteloida ja hierarkisoida asiakirjoja erilaisiin ryhmiin. Tämä on meidän vahvuus, jota monet dokumenttien hallinnan taitajat eivät aina hallitse. Suomalaista sanontaa käyttääkseni, kuka sen kissan hännän nostaa ellei kissa itse. Me tarvitsemme alalle yhä enemmän myös markkinointi ja myyntitaitoisia henkilöitä. Samoin kuin niitä, jotka osaavat viestittää asiakirjahallinnon puisevista asioista selkokielellä asiakkaille. Periaatteessahan kaikki organisaation työntekijät ovat jollain tavalla tekemisissä asiakirjahallinnon kanssa. Miten viesti viedään perille? Viestinnän keinot on otettava käyttöön ja viestintä on annettava alan ammattilaisten tehtäväksi. He osaavat yksinkertaistaa ja kiteyttää asioita. Naurulla on terapeuttinen vaikutus. Hollantilainen filosofi Baruch Spinoza kehitteli oman ilon filosofiansa. Hänen mielestään ilo, nauru ja huumori lisäävät elämisen voimaa. Voisiko asiakirjahallinnon ja arkistoinnin asioita avata ilon, naurun ja huumorin avulla? Kunhan vain ei käy niin, että se parhaiten nauraa, joka viimeiseksi nauraa. Huumorin avulla on helpompi avata asioita, valitettavasti vain huumorin taju on ihmisillä erilainen. Pohjalaisen huumori (joidenkin mielestä sitä ei kuulemma ole lainkaan, vrt Antti Tuurin kirjat) on erilaista kuin savolaisten ja entä karjalaisten? Millainen huumorikulttuuri sinun organisaatiossasi on? Ei kait vain tällainen; Asiakirjahallinnon taitajan pitää olla hymyilevä ja huumorintajuinen, mutta ei mikään turhan nauraja. Ja ei varsinkaan näin; Mies tulee räkänokastakin, muttei turhan naurajasta. Olen ollut parissa tilaisuudessa, missä on esitetty arkistointiin liittyviä arki(sto)viisuja. Sekä Elkan 25 -vuotisseminaarissa että ETK:n asiakirjahallinnon infotilaisuudessa oli trubaduuri, joka esitti alaan liittyviä laulelmia. Molemmissa tapauksissa viesti meni hauskasti perille laulun muodossa. F Pentti Latva-Koivisto Päätoimittaja Faili 3

4 Löytyvätkö sähköpostit ja yrityksen eri järjestelmissä oleva tieto silloin kun niitä tarvitaan? Canonin ADOS dokumentinhallinta ja -arkistointijärjestelmän avulla arkistoit sähköpostit automaattisesti viranomaissäännösten mukaan. ADOS:issa on valmismoduulit yleisimpiin käytössä oleviin sähköpostija muihin järjestelmiin, muun muassa: Microsoft Exchange ja Lotus Notes sekä SAP. Paperidokumenttien digitoimiseen Canon tarjoaa älykkään ja pitkälle viedyn automatisoinnin yleisimpiin dokumentinhallinta- ja arkistointija muihin keskeisiin järjestelmiin, joita on jo 45, muun muassa ADOS, Documentum, Hummingbird, SAP, Lotus Notes, MS Exchange ja MS SharePoint. Ota yhteyttä ja pyydä esittely. Näet käytännössä, sovellus toimii! 4 Faili

5 Abstracts Maaria Toikka, worked as an information system specialist in the edoku-project of the Finnish Road Administration from 2004 to 2006, writes on the development of usability of records management system and introduces how the system is taken into use in the Finnish Road administration. During the edoku-project electrical records management has been developed thoroughly by describing and forming handling processes of documents, producing model forms for documentation and by taking into use management system Doku Office with its integrations. One of the key things in carrying out these changes, according to Maaria Toikka, is the support and participation of the management level in the project. Marja Kamrat, Business Are Manager of Helsingin Sähköinen Toimisto Ldt., tells in her article how a portal solution can help to gain extra value in records management. Developed tools of electrical communication have started a new era in managing organizational information storages, Kamrat says. The key things in records management: availability, distribution, user rights, versioning, archiving, up-to-dateness and publishing are possible to put into practice trough a centralized channel. Helsingin sähköinen toimisto Ldt. in co-operation with Domasoft has developed an information portal solution called Kasper, which serves all the stakeholders of the organization and easily links together channels of internal and external communication, or intranet, extranet and web pages, as well as document management and publishing. In her contribution, communications specialist Sannamari Haikonen of Finnish Centre for Pensions, working in development of records management, ponders what would be the best ways to deliver information on development of records management. From time to time it is necessary to report how a project is progressing, says Haikonen, and adds that for this purpose intranet with personal web sites, staff papers, and marketing events are the best channels. Haikonen thinks that qualified communication has always something new, something old, something borrowed and something colourful. And most of all, everything starts from careful planning. Katariina Parhi s article Opiskelijat arkistoon! tries to find ways to get archives closer to students. Parhi believes that better outlook and usability of web sites and interactive services would inspire young people to visit the sites. The more the site can offer, the more it will have visitors, says Parhi. Well prepared web site, in addition to its own services, offers links to other archives and libraries and their collections, as well as forums, web blogs, literature reviews and other kinds of interactive actions in web. Managing consult of Contractia Ldt., Marita Willman states that almost all communication between companies is based on contracts. Thus, it does matter how a company archives and preserves its contracts and how ready their materials are to be used. Electrical contract management gives a new tool, which can be used in archiving and managing electrical contracts. Centralized and efficient electrical archival tool motivates personnel to take contracts to be archived and the centralized system makes it easy to find the contracts needed, says Willman. The main features of electrical contract management are confidentiality of contract information, user rights, alarms and contract reporting. Director of Finnish Business Archives Matti Lakio reports on international evaluation of Finnish National Archive Service in autumn Evaluation was ordered by the Finnish Ministry of Education. According to Lakio, new and neutral expert knowledge is now available on the state of Finnish archives. To compare, such knowledge does not exist in Sweden and in many other European countries. The seventh Archive day was held in Helsinki in the end of May. Old friends met each other in friendly atmosphere. Director general Jussi Nuorteva of Finnish National Archive Service led the audience into the theme of the day by asking what will be the future of archives. The Archival field is facing inevitable changes. It is getting more and more international character, which means faster and more flexible mobility of people and services. The current year is the 25th anniversary of Finnish business archives an archive that was founded because of the need to preserve documents of companies and business organizations for researches. Finnish Business archives have proved its usefulness. During the last 25 years more than 19 kilometres of shelves from about 3000 companies and organizations has been handed in for preservation. According to special researcher Jarmo Luoma-Aho, Finnish Business archives have become an information bank of business life that thousands of customers use to gather information for variable needs. F Pia Koivunen Faili 39

6