Muutto-ohje: aineistojen arkistointi ja digitointi I YLEISTÄ Laitoksen aineistot ovat julkisin varoin hankittuja ja tuotettuja, ja siksi muuton yhteydessä tulee arvioida aineistojen elinkaari ja säilytystarve jatkokäyttöä varten sekä huomioida opetuksen ja tutkimuksen historian säilyminen tuleville polville. Aineistoja valikoimalla ja turhaa hävittämällä säästetään tilaa sekä tuodaan esiin ne dokumentit, joilla on todellista säilytysarvoa. Jokaisen laitoksen henkilökuntaan kuuluvan tulee huolellisesti käydä läpi työpisteensä aineistot alla olevien ohjeiden mukaisesti. Omalla toiminnallaan aineistojen seulojat joko avartavat tai rajaavat omia sekä tulevaisuuden tutkijoiden toimintamahdollisuuksia. Laitoksen velvollisuus on tiedottaa tästä ohjeesta myös opiskelijoitaan /ainejärjestöä ja muita mahdollisia oheistoimijoitaan. Laitoksen/yksikön henkilökunnan toivotaan kysyvän missä tahansa aineistoihin ja niiden valintaan sekä arvottamiseen liittyvässä kysymyksessä lisätietoja joko tiedemuseon amanuenssi Marja-Liisa Hyvöseltä / intendentti Pirjo Vuoriselta, arkiston arkistoasiantuntija Jani Hartoselta / kirjaaja Marja Lehto tai yliopiston digitointihankkeen projektitutkija Saana Tammistolta. Laitoksen/yksikön tulisi nimetä muuttoa varten vähintään yksi aineistoyhdyshenkilö, joka toimii linkkinä laitoksen/yksikön työntekijöiden ja aineistoihin liittyvien tahojen välillä. Suuremmilla laitoksilla on tarkoituksenmukaista valita esimerkiksi oppiainekohtaiset aineistoyhdyshenkilöt. Uusiin tiloihin saa viedä vain puhdistettuja kovia materiaaleja. Ohjeita on ehdottomasti noudatettava. 1
II AINEISTON LAJITTELU 1 SÄILYTETTÄVÄ AINEISTO 1.1 Säilytettävät aineistotyypit Opetuksen ja tutkimuksen historiaan liittyvä materiaali Aineistoja läpikäydessä tulee huomioida opetuksen ja tutkimuksen historiaan aineisto (oppihistoria, tieteenalan historia, henkilöhistoria) liittyvä aineisto, joka talletetaan yliopiston tiedemuseoon. Aineistojen valintaan ja arvottamiseen tulee pyytää lisäohjeita tiedemuseon amanuenssi Marja-Liisa Hyvöseltä tai intendentti Pirjo Vuoriselta. Laitoksen henkilökunnan tulee varautua siihen, että se järjestää ja alustavasti pakkaa historiallisen aineistonsa tiedemuseon ohjeiden mukaan. Aineistoon tulee liittää myös riittävät kontekstitiedot: kenen aineisto, mitä ja milloin käytetty sekä mihin tarkemmin liittyy laitoksen historian kannalta Esimerkkejä talteen otettavista aineistoista: tutkimusprojekteissa tuotettu oppihistoriallisesti merkittävä materiaali professorien ja lehtoreiden aineistoista esim. luentomateriaalit ja kirjeenvaihto tieteen- ja henkilöhistoriaan liittyvät seikat, kuten kirjojen omistuskirjoitukset, exlibrikset, runsaat reunamerkinnät, voivat tehdä muutoin yleisestä tai tavallisesta kirjasta säilyttämisen arvoisen esitelmät, tenttivastaukset tai kurssiaineistot eivät sinänsä ole pysyvästi säilytettävää materiaalia; mutta seuloessa tulee huomioida kuitenkin tulevaisuudessa laitoksen vaiheita tutkivien tutkijoiden tarpeet, jolloin saattaa olla hyödyllistä tallettaa tiedemuseoon esimerkiksi jonkin keskeisen kurssin aineistot tenttivastauksineen joltakin vuodelta. kongressien ja seminaarien järjestelysuunnitelmat, osallistujalistat ja abstraktit museo ottaa vastaan kaikkea Jyväskylän yliopistoon tai sen edeltäjiin liittyvää alkuperäistä ja laitoksen toiminnan kannalta ainutlaatuista aineistoa, jota ei ole muualta saatavissa. muista myös vanhat valokuvat, AV-aineistot (ääni- ja kuvatallenteet) sekä laitteet. Muuten pitkäaikaisesti säilytettävät aineistot (ks. arkistonmuodostussuunnitelma) voidaan yleensä sijoittaa yliopiston arkistoon. 2
Tutkimusaineistot ja virallista säilyttämistä edellyttävät hankkeet Arvioi aineiston jatkokäyttömahdollisuudet ja aineistojen käyttöön liittyvät sopimukset. Monia aineistoja on mahdollista hyödyntää esimerkiksi anonymisoituina, vaikka niiden käyttö sellaisenaan ei olisikaan mahdollista. Kirjaamon sivulta löytyvät ohjeet arkistoon tallennettavan tutkimusaineiston dokumentointiin: https://www.jyu.fi/yliopistopalvelut/kirjaamo/ohjeet Tutkimushankkeen hallinnointiin liittyvien asiakirjojen arkistoinnin muistilista (nimi, vastuuhenkilöhenkilö, kuvaus tutkimuksen sisällöstä) Kaikki hankkeisiin liittyvä aineisto voidaan ottaa säilytettäväksi yliopiston arkistoon. Esimerkkinä ohjelmakauden 2000-2006 ESR-projektien asiakirjojen säilytys Arkisto tarjoaa tutkimusaineistoille säilytystilat, digitointihanke kartoittaa aineiston digitointimahdollisuuksia ja neuvoo digitointiin liittyvissä kysymyksissä. Tutkimusaineistojen osalta yhteyshenkilöinä ovat arkistoasiantuntija Jani Hartoseen (arkisto/kirjaamo) ja Saana Tammisto (yliopiston digitointihanke) Myös näiden aineistojen pakkausohjeet ja kansio-/laatikkomallit saa arkistolta / nettisivuosoite. Opinnäytteet Laki edellyttää pro gradu -tutkielmien pysyvää säilyttämistä ja vastuu säilyttämisestä on yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaan asianosaisella yksiköllä / kirjastolla. Myös kandidaatintutkielmat / proseminaarityöt suositellaan säilytettäväksi sisältönsä tai tieteenalan perusteella laitoksen harkinnan mukaan. Huomioikaa aineistoja seuloessanne myös väitöskirjat ja lisensiaatintyöt, joista ainakin vanhimmat ovat ainutkertaisia kappaleita ja ne tulisi säilyttää pysyvästi arkistossa tai tiedemuseossa. Varastossa olevista graduista on tietoa kirjaston sivulla: Opinnäytteet ja väitöskirjat: https://kirjasto.jyu.fi/kokoelmat/opinnaytehaku Määräajan säilytettävät aineistot (ks. arkistonmuodostussuunnitelma ja vrt. kohta 2.1) aineistot pakataan laatikoihin laatikkoon kiinnitetään näkyvälle paikalle PÄÄTEARKISTO-tarra ja sisällöstä kertova lomake. lomakkeeseen merkitään selvästi oma nimi, laitos, laatikon sisältö ja säilytysaika. Esim. Onerva Opettaja, Kielten laitos, Suomen kielen tenttivastauksia, voidaan hävittää 11/2015 laatikot jätetään vanhaan työhuoneeseen muutettaessa Nämä aineistot sijoitetaan yliopiston arkistoon, josta ne määräajan jälkeen hävitetään asianmukaisesti. 3
1.2 Säilytettävän aineiston sijoituspaikat (säilytystilat) Kanavuoressa sijaitsee useita erilaisia, yliopiston eri yksiköiden hallinnoimia tiloja: tiedemuseon säilytystilat, arkiston tilat (päätearkisto) ja yliopiston yhteiset väliaikaiset säilytystilat. o yliopiston tiedemuseo: Ota museoon sijoitettavista aineistoista etukäteen yhteyttä yliopiston tiedemuseoon (Marja-Liisa Hyvönen/Pirjo Vuorinen). Laatikoihin kirjoitetaan tiedemuseo/aineiston luovuttajan nimi, yhteystiedot ja lyhyt kuvaus aineistosta ja sen tieteen- ja/tai opetuksenhistoriallisesta merkityksestä o yliopiston arkisto: Ota arkistoitavista aineistoista etukäteen yhteyttä yliopiston arkistoon (Jani Hartonen/MarjaLehto). Arkistoon menevä aineisto merkitään muuttolaatikkoon: Arkisto/Kanavuori. o Kanavuoren väliaikaiset säilytystilat: o kovat materiaalit, jotka voidaan väistön jälkeen palauttaa takaisin laitokselle. o huokoisista materiaaleista vain sellaiset aineistot, jotka ovat opetuksen tai tutkimuksen kannalta ehdottomasti säilytettävä alkuperäisessä muodossaan. o yliopiston kirjasto: kirjasto ei ota automaattisesti vastaan mitään kirjallisuutta. Laitosten kirja-aineistojen sijoittamisesta on neuvoteltava aina tapauskohtaisesti. 1.3 Säilytettävän aineiston digitointi Digitoitava materiaalia ovat sellaiset seulonnassa säilytettäväksi valitut aineistot, joita tarvitaan laitoksen hallinnossa, opetuksessa ja tutkimuksessa. Muuton yhteydessä digitoidaan ensisijaisesti sisäilmaongelmien tai formaattinsa vuoksi tuhoutumisvaarassa olevia säilytettäväksi valittuja aineistoja. Aineistojen digitointikustannukset jaetaan lähtökohtaisesti yliopiston ja muuttavan yksikön kesken siten, että yksikön osuus kustannuksista on 30 prosenttia. Erityistapauksissa kustannuksen jakautumisesta voidaan neuvotella erikseen. Yliopistopainon digitointikeskukseen skannattavaksi lähetettävä materiaali (ks. tarkemmin kohta III Digitoitavien aineistojen käsittely) lähes kaikki digitoitava paperimateriaali kaikki digitoitavat kirjat o Selvitä ensin löytyykö kirjaa JYKDOKista /kirjaston kokoelmista o Selvitä myös, onko kirjaa saatavilla muualta. Ensisijaisesti sisäilmavaurioitunut kirja korvataan e-kirjalla. Jos ko. teosta ei ole saatavilla e-kirjana, hankitaan paperiversio. Jos paperistakaan ei ole saatavilla, skannataan vaurioitunut kirja. o näköispainoksena skannattavat, alkuperäinen kirja säilytetään (kallis, vain erityistapauksissa) o irtolehtinä skannattavat, alkuperäinen kirja voidaan hävittää (edullisempi) 4
Kirjoja koskevissa kysymyksissä voitte ottaa yhteyttä kirjaston kokoelmapäällikkö Kaisa Saikkoseen. Skannaus itse monitoimilaitteella vain yksittäiset dokumentit /aineistot, joita ei ole saatavilla muualta ja työntekijä uskoo tarvitsevansa niitä välittömästi muuton jälkeen skannatut tiedostot tallentuvat Scanjobs-kansioon, josta ne on siirrettävä välittömästi omaan tai edustamasi ryhmän kansioon verkkolevylle (S-asema) monitoimilaitteen ohje, jossa skannauksesta s. 12 ->: https://www.jyu.fi/palvelut/yopaino/ajankohtaista/kayttoohje pikaohje skannaukseen https://www.jyu.fi/hum/pake/pikaohjeet/omatoimiskannaus mikäli rakennuksessa on todettu sisäilmaongelmia, omatoimiskannausta EI työturvallisuussyistä SAA TEHDÄ. Sisäilmaongelmaiset materiaalit lähetetään AINA skannattavaksi Yliopistopainon digitointikeskukseen. Muista merkitä aineisto SIS-tarralla! AV-aineistojen digitointi itsepalvelupisteellä VHS-kasettien (mahdollisesti myös C-kasetit) digitoinnin itsepalvelupiste sijaitsee paikassa x. varaa aika ajanvaraussivulta Korpista tilaan x henkilökunta neuvoo laitteen käytössä ja datan tallentamisessa Itsepalvelupisteen sijoituspaikka on työn alla, laitteisto toimintaa varten on olemassa. Piste mahtuisi nyt Savelaan, mutta mikäli Digitointikeskus muuttaa jo kesällä Cygnaeuksenkadulle, ei sinne enää mahdu. Tällä hetkellä tilapalveluiden kanssa on suunniteltu pistettä A-rakennukseen, jolloin IT-palveluiden AV-miehet voisivat vastata itsepalvelupisteen neuvonnasta. Asiasta on keskusteltu myös ITpalveluiden kanssa. 2 HÄVITETTÄVÄ AINEISTO 2.1 Hävitettävät aineistotyypit aikakauslehdet taloushallinnon paperit, mikäli ne ovat kopioita kirjat, jotka löytyvät muualta ja joilla ei ole opetus- tai tutkimushistoriallista arvoa Opetukseen liittyvä materiaalit iän mukaan: o yli 10 v vanhat kurssien ja opetustilaisuuksien osallistujaluettelot kurssien ja opetustilaisuuksien arvioinnit ja loppuraportit vierailuluentoja ja luennoitsijavieraita koskevat asiakirjat ota huomioon opetuksen ja tutkimuksen historiaan liittyvä aineisto o yli 5 v vanhat maturiteetit o yli 2 v vanhat seminaariesitelmät, harjoitusaineet 5
opetus- ja kurssiaineistot: ota huomioon opetuksen ja tutkimuksen historiaan liittyvä aineisto kandidaattitutkielmat: ota huomioon opetuksen ja tutkimuksen historiaan liittyvä aineisto o yli 1 v vanhat tenttivastaukset (huom. salassa pidettäviä, vietävä salasuloon) o HUOM! Ennen hävittämistä huomioi tiedemuseoon talletettava opetuksen ja tutkimuksen historiaan liittyvä aineisto 2.2 Hävitettävän aineiston sijoituspaikat a) hävitettävä aineisto oikein lajiteltuna jäteastioihin (suloihin) b) hävitettävät tietosuoja-aineistot: Hävitettävä luottamuksellinen aineisto salasuloon eli tuhottavan paperin astiaan. Salaiseksi luokiteltavat aineistot tuhotaan silppurilla, joka ristiinleikkaa aineiston suikalekokoon 3,9 x 30 mm. Ohjeet tietosuoja-aineistojen luokitteluun löytyvät Jyväskylän yliopiston salassa pidettävän tiedon luokittelu- ja käsittelyohjeesta (hallintojohtajan päätös 29.1.2014). Esimerkkejä tietosuoja-aineistoista: henkilötunnuksia sisältävä materiaali (esim. opintosuoritusotteet), yli vuotta vanhemmat tenttivastaukset, opetukseen ja tutkimukseen liittyvä tietosuojamateriaali c) Henkilökohtaiset työvälineet, kuten tyhjät mapit ja muut toimistotarvikkeet, sekä hävitettävät kirjat toimitetaan niitä varten järjestettäviin keräyspisteisiin muuttokohtaisen ohjeistuksen mukaan. Tutustu myös hallintojohtajan ohjeistukseen materiaalien uudelleenkäytön prosessista. Suloja ja salasuloja saa lisää tilaamalla vahtimestareilta. 6
III DIGITOITAVIEN AINEISTOJEN KÄSITTELY Digitoitavaksi lähetettävä materiaali aineiston tulee olla läpikäyty ja esipuhdistettu esim. niiteistä, klemmareista, kirjanmerkeistä, post-it -lapuista, kuiteista, ynnä muista ylimääräisestä. paperit lajitellaan muovitaskuihin (yksi muovitasku/tiedosto). Mikäli tiedosto halutaan nimettävän tietyllä nimellä, kirjoitetaan muovitaskun päälle tiedoston nimi selkeästi tikkukirjaimin. Luottamuksellinen ja salassa pidettävä materiaali tulee merkitä punaisilla TT (tietosuoja) -tarroilla, jotka kiinnitetään pakkauslaatikon päätyihin ja kanteen. Mikäli materiaali on sisäilmavaurioitunutta, merkitään pakkauslaatikot lisäksi keltaisilla SIS (sisäilmavaurioitunut) tarroilla Merkintätarroja saa Yliopistopainosta: paino@jyu.fi ja vahtimestareilta Tilauslomake Tilauslomake tulee löytyä jokaisesta lähetettävästä pakkauslaatikosta Tilaajan tiedot: Nimi, laitos, yhteystiedot Aikataulu: Milloin oltava valmis/onko kiireellinen Mihin muotoon: Oletuksena PDF Tiedostojen nimeäminen: tiedostot voidaan nimetä haluamallasi tavalla (ks. kohta Digitoitavaksi lähetettävä materiaali) Mitä tehdään originaaleille: Oletuksena hävitetään (erityistapauksissa säilytetään) HUOM! Rastittamalla tämän kohdan annat luvan hävittämiselle. Erikoistoiveet: voit esittää erikoistoiveita skannauksen suhteen Käyttäjätunnus: merkitse lomakkeeseen myös käyttäjätunnus (Huom. käyttäjän nimi ei riitä), jolle annetaan oikeus siirtää valmiit digitoidut materiaalit Digijobs-kansiosta. Muista täyttää myös Digitoinnin peruste -kohta! Skannaukseen toimitettavista laatikoista/paketeista tulee päällepäin (vähintään kannessa) olla luettavissa: lähettäjän nimi ja laitos sisällön koko ja tyyppi (esim. kirjoja tai A4/A5 monisteita) montako laatikkoa tilaus sisältää yhteensä ja monesko laatikko on kyseessä (esim. 1/3, ensimmäinen laatikko kolme laatikkoa käsittävästä tilauksesta). MUISTA: Kirjoista tulee etukäteen selvittää, onko kirjaa saatavilla muualta, jolloin skannausta ei tarvita. 7
Miten ja mihin osoitteeseen skannattava materiaali lähetetään? materiaali lähetetään pakattuina esimerkiksi muuttolaatikoihin (tai pienempiin laatikoihin). Kussakin laatikossa/paketissa on vain yhden henkilön aineistoja muovitaskuissaan. Materiaalit lähetetään yliopistopainoon sisäisessä postissa osoitteella: Yo-paino / digitointikeskus. Jos lähetettäviä laatikoita on enemmän tai ne ovat suurikokoisia, voi soittaa numeroon 7037, josta tavoittaa kuljetusmiehen pakettiautoineen hakemaan kerralla suuremmat erät. mukaan liitetään tilauslomake, joka tulee löytyä jokaisesta laatikosta. Mistä löydän skannatun materiaalin? Skannatut materiaalit tallennetaan verkkolevylle Digijobs-kansioihin. Saat yliopistopainolta sähköpostitse tiedon omien aineistojesi sijainnista. (Huom! tätä varten tilauslomakkeeseen on ehdottomasti merkittävä yliopiston käyttäjätunnus, jonka haltijalle annetaan oikeudet aineistoihin) Siirrä valmiit aineistot pois Digijobs-kansiosta joko omaan tai edustamasi ryhmän kansioon verkkolevylle (S-asema), aineiston ainoaksi säilytyspaikaksi EI sovellu USBtikku, CD-levy tai muu vastaava siirrettävä tallennusväline. Suorita siirto x (sovitaan painon kanssa) viikon kuluessa aineistojen valmistumisesta, kansiot tyhjennetään uusien aineistojen tieltä määräajoin. Mihin alkuperäiset materiaalit menevät? Skannauksen jälkeen yliopistopaino huolehtii niiden asianmukaisesta hävittämisestä, mikäli tilauslomakkeeseen on valittu jälkitoimenpiteeksi Hävitetään. o Tietosuoja-aineistot on muistettava merkitä punaisilla tarroilla Mikäli aineisto erityistapauksissa palautetaan tilaajalle, on tilaajan huolehdittava, että aineistot eivät myöhemminkään missään vaiheessa päädy uusiin työtiloihin. 8
IV MITÄ TARVITSET JA MISTÄ SAAT TARVIKKEET muuttolaatikot tulevat keskitetysti tilapalveluilta, niitä saat tarvittaessa lisää pyytämällä virastomestareilta pahviset arkistokansiot löydät laitoksesi/yksikkösi toimistotarvikevarastosta muovitaskuja löydät laitoksesi/yksikkösi toimistotarvikevarastosta SIS-, TT-, TIEDEMUSEO- ja PÄÄTEARKISTO-tarroja saat yliopistopainosta ja virastomestareilta SIS- ja TT tarroilla merkitset sisäilmaongelmaisen ja tietoturvamateriaalin digitointikeskusta, tiedemuseota tai arkistoa varten TIEDEMUSEO- JA PÄÄTEARKISTO -tarroilla merkitset aineiston sijoituspaikan suojavarusteita sisäilmaongelmaisen aineiston käsittelyyn on saatavilla seulontaa varten erikseen varatussa tilassa tai virastomestareilta kuljetus/pakettiauto (digitointiin lähetettävät suuremmat aineistoerät), lyhytnumero 7037 9
V LISÄTIETOJA Jokaisen on syytä tutustua arkistoinnin pikaohjeeseen humanistisen tiedekunnan palvelukeskuksen sivuilla https://www.jyu.fi/hum/pake/pikaohjeet/arkistointi. Jos kaipaat lisätietoa, voit tutustua yliopiston tiedekunta- ja laitostason arkistonmuodostussuunnitelmaan (luvut 4 Opiskelu ja 5 Tutkimus). Ota yhteyttä: Digitointihanke Saana Tammisto: saana.tammisto@jyu.fi, puh. 040 805 3549, lyhytnumero 3549 IT-palvelut Juha Alioravainen: juha.n.alioravainen@jyu.fi, puh. 050 4280 816, lyhytnumero 3506 Kirjaamo / arkisto Jani Hartonen: jani.hartonen@jyu.fi, puh. 040 805 3474, lyhytnumero 7025 Marja Lehto: marja.lehto@jyu.fi, puh.040 805 4615, lyhytnumero 4615 Kirjasto Pekka Olsbo: pekka.olsbo@jyu.fi, puh. 050 5818 355, lyhytnumero 3388 Kaisa Saikkonen: kaisa.saikkonen@jyu.fi, puh. 050 376 1187, lyhytnumero 3422 Tiedemuseo Marja-Liisa Hyvönen: marja-liisa.hyvonen@jyu.fi, puh. 040 5272 802, lyhytnumero 3809 Pirjo Vuorinen: pirjo.vuorinen@jyu.fi, puh. 040 550 6099 Tilapalvelut Timo Piispanen: timo.e.piispanen@jyu.fi, puh. 040 805 4998, lyhytnumero 4112 Heli Vertamo: heli.vertamo@jyu.fi, puh. 040 805 4463, lyhytnumero 4463 Yliopistopaino digitointipalvelu : puh. 040 805 4360, lyhytnumero 4360 Tämän ohjeen laadintaan osallistuivat: digitointihanke, kielten laitos, kirjaamo/arkisto, kirjasto, tiedemuseo, tilapalvelut, yliopistopaino 10