MUISTIO 1 Maakunnallinen yhteisjärjestelmä -kokous 4/2010 AIKA: PAIKKA: LÄSNÄ: Keskiviikkona 8.9.2010 klo 12 15 Porin kaupunginkirjasto Satakunnan maakuntakirjasto, kirjaston kokoustila Asko Hursti (Pori), Paula Kauppila (Pori), Leena Palonen (Pori), Leena Purhonen (Nakkila), Aini Lähteenmäki (Kankaanpää), Katri-Helena Saarinen-Holappa (Siikainen), Anja Hakaoja (Kokemäki), Olli Luoma (Kiikoinen), Tarja Jansson (Lavia), Minna Hautaluoma (Honkajoki), Katariina Leppinen (Karvia), Aira Pietilä (Jämijärvi), Jouko Ilvonen (Merikarvia), Sari Pajunen (Pori), Helena Kankaanpää (Luvia), Helena Viljanen (Harjavalta), Elena Iso-Oja (Pomarkku), Karri Hara (Rauma), Satu Mäenpää (Eura), Marjut Tiisala (Huittinen), Marketta Pennanen-Virhiä (Pori), Marianne Helander (Pori), Elise Nuotio (Pori), Vesa Taimi (Pori) Kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti toivotti kaikki paikalla olijat tervetulleiksi yhteisjärjestelmäkokoukseen. 1. KOLMANNEN HUOMAUTUKSEN ONGELMA Kokouksessa keskusteltiin kolmannen huomautuksen ongelmasta. Osalla Satakirjastoja on käytössään kolme huomautusta ja osalla kaksi huomautusta. Seutulainoissa tästä aiheutuu sellainen ongelma, että jos kolme huomautusta lähettävän kirjaston aineistoa on lainattu kaksi huomautusta lähettävästä kirjastosta, kolme huomautusta lähettävä kirjasto eli aineiston omistava kirjasto ei pysty lähettämään tästä laskua, sillä se odottaa omien asetustensa mukaisesti kolmannen huomautuksen lähettämistä. Kokouskutsun liitteenä on lähetetty kirjastoille yhteenveto ongelmasta. Kokouksessa todettiin, että ongelmaan on kaksi ratkaisua: huomautuskirjeiden lähettämiskäytäntöjen yhtenäistäminen tai Axiellin ratkaisu, että kolmannet huomautukset lähetettäisiin laskujen tavoin kotipisteen mukaan. Pohdittiin, menevätkö maksut oikein, jos kolmannet huomautukset muutetaan lähteviksi kotipisteen mukaan, mutta ensimmäiset ja toiset huomautukset lähtevät edelleen sovitunlaisesti lainauspisteen mukaan. Kokouksessa todettiin, että mitä yhtenäisemmät ovat käytännöt, sen parempi. Kolme huomautusta lähettävät kirjastot voivat hakea Origosta näitä myöhässä olevia aineistojaan, joista ei pysty lähettämään laskua. Haku tapahtuu niin, että Origossa valitaan Kotipisteryhmään oma kirjasto, Sijaintipisteryhmään yksi kerrallaan jokainen kaksi huomautusta lähettävä kirjasto (Honkajoki, Kankaanpää, Pori, Rauma, Siikainen ja Ulvila) ja Hae vain teokset joilla on ainakin yksi nide -kohtaan rasti Huomautettu (2.). Hakemisesta lähetetään kirjastoille vielä ohje. www.pori.fi/kirjasto kirjasto@pori.fi puh. 02 621 5800 faksi 02 633 2582 Postiosoite: PL 200 28101 Pori Porin kaupunki Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto Gallen-Kallelankatu 12
2 2. TUPLALASKUTUSONGELMA Kokouksessa päätettiin, että ensi vuoden alusta kaikilta Satakirjastoilta lähtee kaksi huomautuskirjettä. Kokouksessa pohdittiin myös maksujen yhtenäistämistä tässä yhteydessä ja että maksukäytäntöjen yhtenäistämistä miettivä työryhmä voisi laatia asiasta esityksen seuraavaan kokoukseen. Kokouksessa keskusteltiin tuplalaskutusongelmasta. Raumalla oli tulostunut laskuun asiakkaan kaikki huomautusmaksut eli myös asiakkaalle aiemmin toisesta kirjastosta ja niteestä tulleet huomautusmaksut. Kokouksessa tuli esille, että vastaavasti Huittisten tulostamassa laskussa ovat vain laskussa oleviin niteisiin liittyvät huomautusmaksut, eivät siis kaikki asiakkaan huomautusmaksut, vaikka Rauman ja Huittisten Adminin asetukset ovat samalla tavalla. Porissa asetukset ovat niin, että ensimmäistä ja toista huomautusta ei lasketa laskussa suoraan yhteen, vaan laskutuslisä sisältää molemmat huomautusmaksut. Karri Hara totesi, että ensi vuoden alusta laskutuslisä joka tapauksessa nousee Raumalla, joten tässä yhteydessä Rauma voisi siirtyä samanlaiseen käytäntöön kuin Porissa. Todettiin, että tarkkaillaan tilannetta näiden huomautusmaksujen osalta. 3. KIRJASTOJEN OMIIN KOKOELMIIN LAINAAMINEN 4. KIRJASTOKORTTI Kokouksessa keskusteltiin kirjastojen omiin kokoelmiin lainaamisen käytännöistä esim. kirjojen lainaamisesta kirjaston kortilla toisesta kirjastosta. Kokouksessa pohdittiin, mihin tarkoituksiin kirjaston korttia tarvitaan, kun varaukset tehdään Satakirjastoissa suoraan asiakkaiden nimiin. Kokouksessa todettiin, että esim. kirjavinkkausta, näyttelyä tai kirjailijavierasta varten saatetaan tarvita kirjoja toisesta kirjastosta, mutta tällaisissa tapauksissa olisi parempi käyttää siirtolainausta. Asianomaiseen kirjastoon olisi myös hyvä lähettää sähköpostia asiasta. Jos käytetään Näyttelyssä-tilaa toisesta kirjastosta lainassa olevaan kirjaan, niin kirjaan tehty varaus näkyy kyseisen kirjaston hyllyvarauksissa, jolloin kirja osataan lähettää varauksen tehneelle asiakkaalle. Kokouksessa keskusteltiin Satakirjastot-kirjastokortista ja korttitilauksesta. Kirjastoilta saatujen vastausten perusteella kirjastokortteja tilataan n. 40 000 kappaletta. Asko Hursti oli kysynyt Aventralta tarjousta 40 000 kirjastokortista ja tämän tarjouksen mukaan kirjastokortin hinnaksi tulisi 14,9 senttiä/kpl. Sovittiin, että kirjastot ilmoittavat Leena Paloselle tilattavien kirjastokorttiensa numerosarjat. Asko Hursti tilaa ensimmäisen korttierän, mutta jatkossa kirjastot voivat itse tilata kortit Aventralta. Helena Kankaanpää ilmoitti Luvian olevan kiinnostunut rfid-kirjastokortista ja Asko Hursti lupasi tiedustella sen hintaa. Kokouksessa keskusteltiin kirjastokortin kääntöpuolelle tulevasta tekstistä. Viivakoodin alkuun tulee kuntatunnus, mutta muualle korttiin ei tule kunnan tunnuksia. Päätettiin, että kirjastokortin kääntöpuolelle tulee seuraava teksti:
3 5. SATAKIRJASTOJEN LAAJENEMINEN Sitoudun noudattamaan kirjaston sääntöjä Vastaan kaikesta kortilla lainatusta aineistosta Ilmoitan asiakastietojen muutoksista Ilmoitan kortin katoamisesta Lisäksi kortin alaosaan tulevat www.satakirjastot.fi-osoite, kortin haltijan allekirjoitus ja viivakoodi. Kokouksessa keskusteltiin Satakirjastojen laajenemisesta. Syyskuussa pidetään kokous Säkylän, Köyliön ja Eurajoen kanssa Satakirjastojen laajenemisesta. Mukaan kokoukseen tulee myös Axiell, jolta saadaan tietoa yhdistämiseen varattavasta ajasta ja aikataulusta. Asko Hursti arvioi, että tietokantojen yhdistämiseen menisi noin kaksi päivää. Tarkoituksena on, että yhdistäminen tehtäisiin viikonloppuna. 6. VARAUSMAKSUJEN VAIKUTUS LAINAUSKIELTOON 7. MUUT ASIAT - LUVIAN YHTEYSONGELMAT - YHTEISÖJEN LAINAT Edellisessä yhteisjärjestelmäkokouksessa päätettiin, että syyskuun alusta alkaen myös varausmaksut alkavat vaikuttamaan asiakkaan lainauskieltomaksukertymään. Axiellilta on tiedusteltu mahdollisuutta poistaa tietokannasta kolme vuotta vanhemmat varausmaksut, mutta tiedusteluun ei ole vielä saatu vastausta. Sovittiin, että kyseinen muutos tulee voimaan 13.9., vaikkei Axiellista olisikaan siihen mennessä saatu vastausta. Porissa tehdään kaikille Satakirjastoille tämä varausmaksuun liittyvä muutos Adminiin. Helena Kankaanpää kertoi Luvialla edelleen ilmenevistä yhteysongelmista. Yhteys katkeaa kymmeniä kertoja päivässä ja saattaa esim. kesken lainauksen katketa. Helena Kankaanpää oli aiemmin tiedustellut muiden Satakirjastojen käyttämiä operaattoreita. Kenelläkään muulla Satakirjastolla kuin Luvialla ei ole käytössään Elisan liittymää. Jari Koskelainen oli luvannut vaatia Elisalta selvyyttä yhteysongelmiin. Myös Laviassa ja Kankaanpäässä oli ollut ongelmia, mm. Origon hidastelua ja jumiutumista. Kokouksessa oli puhetta myös Digitan valtakunnallisen 450- laajakaistaverkon loppumisesta, joka vaikuttaisi myös kirjastoautojen toimintaan. Digita on luvannut, että 450-laajakaistaverkko toimii ensi kevääseen asti. Tilanne verkon suhteen on vielä auki ja mm. valtiovallan taholta on esitetty painostusta verkon säilyttämisestä. Kokouksessa keskusteltiin yhteisöistä, jotka lainaavat kirjastoista suuria määriä kirjoja. Raumalla on asiakkaana toisessa kunnassa sijaitseva koulu, jolla on jatkuvasti yli 250 lainaa ympäri vuoden mm. kokonaisia lastenkirjasarjoja. Suuret lainausmäärät näkyvät tyhjinä hyllyinä lastenosastolla. Karri Hara kertoi kokouksessa, että kyseinen ongelma on nyt ratkaistu.
4 Asiakas oli luvannut lainata kirjoja jatkossa useammasta kirjastosta, jolloin myös lainausmäärät jakaantuvat useamman kirjaston kesken. Tässä yhteydessä keskusteltiin myös siitä, pitäisikö CD-äänikirjoilla olla lainamäärärajoitus esim. kymmenen CD-äänikirjaa/asiakas. Satakirjastojen käyttösäännöissä on lueteltu eri aineistojen lainamäärärajoitukset, joten CDäänikirjoihin tehtävä lainamäärärajoitus pitäisi kaikilla Satakirjastoilla viedä lautakunnan käsittelyyn. Kokouksessa todettiin, että käyttösääntöjä uudistetaan Satakirjastojen laajenemisen yhteydessä ja tällöin voitaisiin muuttaa myös lainamäärärajoituksia. Pohdittiin, pitääkö käyttösäännöissä olla tarkkaan lueteltuna kunkin aineiston lainamäärärajoitukset vai voisiko lainamäärärajoitukset ilmaista käyttösäännöissä yleisemmällä tasolla. - TAPAHTUMAT Asko Hursti muistutti Porissa pidettävistä Kirjastonjohtajien neuvottelupäivistä. Kirjastonjohtajien kahdennetkymmenennet neuvottelupäivät järjestetään 23. 24.9. Porin yliopistokeskuksessa. Huittisten kirjasto täyttää tänä vuonna 150 vuotta. Tähän liittyen Huittisissa järjestetään 10.9. KirjastoYö. Myös Kokemäen kaupunginkirjasto täyttää tänä vuonna 150 vuotta ja kirjastossa on juhlavuoteen liittyvä näyttely. - LUETTELOINTITYÖRYHMÄN JÄSENEN MUUTOS - KIRJASTOJÄRJESTELMIEN UUSIMINEN Kokouksessa tiedotettiin luettelointityöryhmän kokoonpanon muutoksesta. Marja-Liisa Lehdon tilalle luettelointityöryhmään tulee Tea Aula Kankaanpäästä. Eläköityneen Anja Mikolan tilalle Porin luettelointi- ja hankintaosaston osastonjohtajaksi on valittu Sari Pajunen. Luettelointityöryhmän puheenjohtaja Sari Pajunen kertoi dvd:den ja musiikkiaineistojen siivoamisesta. Sekä dvd:den että musiikkiaineistojen osalta tietojen täydentäminen on vielä kesken ja kirjastojen toivotaan edelleen jatkavan tätä täydentämistyötä. Pienempi kolmen hengen ryhmä ryhtyy tekemään dvd:den järjestelmällistä yhdistämistä. Myös musiikin puolella pienempi ryhmä ryhtyy yhdistämään järjestelmällisesti klassista musiikkia. Sari Pajunen tiedotti Porissa 19.10. pidettävästä Satakirjastojen hankinnan ja luetteloinnin koulutuksesta, josta on tulossa lisätietoa lähiaikoina. Porissa järjestetään myös 30.9. MARC 21 -koulutus kouluttajana Ulla Ikäheimo Kansalliskirjastosta. Kokouksessa keskusteltiin verkkokirjaston ja varsinaisen kirjastojärjestelmän uusimisesta. Hämeenlinna ja Piki-kirjastot ovat hankkineet Arenan, muut kirjastot ovat vielä odottavalla kannalla. Satakirjastoille on esitetty, että kaikki kirjastot varaisivat vuoden 2012 budjettiesitykseen rahan verkkokirjaston ja varsinaisen kirjastojärjestelmän uusimista varten. Asko Hurstin mukaan Pori tulee myös maakuntakirjastona hakemaan Opetus- ja kulttuuriministeriöstä rahoitusta kirjastojärjestelmien uusimiseen.
5 8. SEURAAVA KOKOUS Kokouksessa sovittiin, että seuraava Satakirjastojen johtoryhmän kokous pidetään tiistaina 2.11. klo 12 15. MUISTION LAATIJA: Leena Palonen JAKELU: Läsnäolleet, Satakunnan kirjastot