VIRTAIN SEURAKUNTA KOKOUSKUTSU KOKOUSAIKA 29.10.2018 klo 17.00 KOKOUSPAIKKA KÄSITELTÄVÄT ASIAT Seurakuntatalo, toimitusten huone 1. Kokouksen avaus ja alkuhartaus 2. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3. Työjärjestyksen hyväksyminen 4. Pöytäkirjan tarkistajien valitseminen 5. Virtain seurakunnan hautausmaiden katselmus 5.9.2018 6. Sisäinen valvonta, kiinteän- ja irtaimen omaisuuden tarkastus 14.8.2018 7. Suorituslisänkäyttöönotto Virtain seurakunnassa 8. Tehtävänkuvien hyväksyminen ja palkkausasiat 9. Leena Ojalan irtisanoutuminen talouspäällikön virasta 1.7.2019 alkaen 10. Talouspäällikön viran auki julistaminen. 11. Talousarvio v.2019, toiminta- ja taloussuunnitelma vv.2020-2021, hautainhoitorahaston talousarviov.2019 12. Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat 13. Toimintatiimien muistiot 14. Tiedotusasiat 15. Muut asiat 16. Kokouksen päättäminen ja muutoksen hakuohjeet ESITYSLISTA NÄHTÄVÄNÄ Kokouksen esityslista pidetään yleisesti nähtävänä 22.10.2018 29.10.2018 viraston ilmoitustaululla PÖYTÄKIRJA NÄHTÄVÄNÄ Kokouksen tarkistettu pöytäkirja, johon on liitetty valitusosoitus on yleisesti nähtävänä taloustoimistossa arkisin ajalla 6.11.2018 19.11.2018 ALLEKIRJOITUKSET Hannu Haukkala Puheenjohtaja
VIRTAIN SEURAKUNTA Sivu 1 KOKOUSAIKA 29.10.2018 klo 17.00-21.45 KOKOUSPAIKKA PAIKALLA OLLET JÄSENET Seurakuntatalo, toimitusten huone Haukkala Hannu, kirkkoherra, puheenjohtaja Asunmaa Matti Ilomäki Teija Kammonen Riitta Koro Markus, varajäsen (poistui klo 21.00, asia 8) Riikonen Maija VuorenmaaTauno POISSA OLLEET JÄSENET MUUT PAIKALLA OLLEET Kalliomäki Eila Tarvainen Harri, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Herranen Reijo, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Ojala Leena, talouspäällikkö, sihteeri PYKÄLÄT 77-92 ALLEKIRJOITUKSET Hannu Haukkala Puheenjohtaja Leena Ojala Sihteeri PÖYTÄKIRJA TARKISTETTU Virrat Virrat Riitta Kammonen Maija Riikonen PÖYTÄKIRJA OLLUT 6.11.208-19.11.2018 taloustoimistossa arkisin klo 9-14 YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Ilmoitustaulun hoitaja
VIRTAIN SEURAKUNTA 29.10.2018 Sivu 2 KOKOUKSEN AVAUS JA ALKUHARTAUS Asia no 1 Puheenjohtaja avasi kokouksen. Pidettiin alkuhartaus. Laulettiin KN 77 virsi 443, 1-2,4 TODETAAN KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Asia no 2 Kirkkolain 7. luvun 4 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Kirkkoneuvoston päätöksen 240195/2 :n mukaan kutsu kirkkoneuvoston kokoukseen on toimitettava viimeistään viittä päivää ennen kokousta ja kutsuun on liitettävä mukaan kokouksen esityslista. KN 78 Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Asia no 3 Ehdotus: Kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan kokouksen työjärjestykseksi. KN 79 Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. Asia no 8 käsiteltiin viimeisenä asiana, Markus Koro poistui esteellisenä. Kokousaikataulut vuodelta 2018 käsiteltiin, kirjattu kohdassa Tiedotusasiat. PÖYTÄKIRJAN TARKISTAJIEN VALITSEMINEN Asia no 4 Kirkkoneuvoston ohjesäännön 11 :n mukaan: Pöytäkirjan tarkistaa kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjan tarkistajaa tai jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Ehdotus: Kirkkoneuvosto valitsee kaksi pöytäkirjantarkistajaa. KN 80 Kokouksen pöytäkirjan tarkistajiksi valittiin Riitta Kammonen ja Maija Riikonen.
VIRTAIN SEURAKUNTA 29.10.2018 Sivu 3 VIRTAIN SEURAKUNNAN HAUTAUSMAIDEN KATSELMUS 5.9.2018 Asia no 5 Kirkkoneuvosto suoritti seurakunnan hautausmaiden katselmuksen 5.9.2018. Liite 1. KN 81 Käsiteltiin muistio hautausmaakatselmuksesta 5.9.2018. Asian käsittelyn yhteydessä keskusteltiin Pääkirkon ulkovalaistuksen lisäämistä koko yön palamaan. Pääkirkon ja pääportin välistä valaistusta parannettava. Vanhalla hautausmaalla todettu isojen puidenkaatamisen jälkeen, että haudoilla joissa pinta murskeella tulee kasvusto nyt nopeammin läpi. Tutkittava murskeen laatua ja lisättävä seurantaa ja hoitoa.
VIRTAIN SEURAKUNTA 29.10.2018 Sivu 4 SISÄINENVALVONTA, KIINTEÄN -JA IRTAIMEN OMAISUUDEN TARKASTUS 14.8.2018 Asia no 6 KN 82 Virtain seurakunnan sisäisen valvonnan ryhmä suoritti kiinteän- ja irtaimen omaisuudentarkastuksen 14.8.2018. Liite2. Käsiteltiin tarkastuksen muistio14.8.2018. Pääkirkon saarnastuolin äänentoiston mikrofoni uusittava ja alttaripöydälle hankittava uusi mikrofoni. Pääkirkon mattojen uusimista varten hinta-arvio. Palohälytysjärjestelmä uusitaan. Kulunvalvonnan tallennusjärjestelmä kirkosta erirakennukseen. Vesikatontervaus tulevien vuosiensuunnitelmaan. Pääkirkon peruskorjaussuunnitelmaan mukaan alttaripöydän lisääminen.
VIRTAIN SEURAKUNTA 29.10.2018 Sivu 5 SUORITUSLISÄN KÄYTTÖÖNOTTO VIRTAIN SEURAKUNNASSA Asia no 7 LO Kirkon virka- ja työehtosopimuksessa 2018-2020 on sovittu, että yleiseen palkkausjärjestelmään kuuluva harkinnanvarainen palkanosa (Hava) poistuu 31.12.2019 ja sen tilalle tulee 1.1.2020 lukien euromääräinen suorituslisä. Suorituslisää koskevat määräykset ovat KirVesTes:n 26 :ssä. Suorituslisää koskevat sopimusmääräykset koskevat yleisen palkkausjärjestelmän piirissä olevia viranhaltijoita/työntekijöitä 1.1.2020 lukien. Suorituslisään on käytettävä vuosittain vähintään 1,1 % yleisen palkkausjärjestelmän piirissä olevan henkilöstön peruspalkkojen yhteismäärästä. Suorituslisää maksetaan niille viranhaltijoille ja työntekijöille, jotka arviointi jakson perusteella täyttävät seurakunnassa vahvistetut suorituslisän maksamisen edellytykset. Virtain seurakunnan valmistelua ja päätöksiä suorituslisänkäyttöön otossa: - työntekijäkokouksessa informoitu 19.9.2018. Valittiin ryhmä valmisteluun. - ryhmän palaveri 8.10. (Esimiehet, luottamusmies, työsuojeluvaltuutettu) - 29.10.2018 kirkkoneuvoston päätöskäyttöönotosta - 31.10.2018 infoa työntekijäkokouksessa - 14-30.11.2018 kehityskeskustelut tavoitteista (esimiehet ja työntekijät) - 11.12.2018 tavoitteet valmiit - 1.1.2019-30.9.2019 arviointi jakso - ensimmäiset suorituslisät maksuun 1.1.2020-31.12.2020-1.11.2020-30.9.2021 uusi arviointi jakso Liite 3. Ehdotus: Kirkkoneuvosto päättää ottaa käyttöön suorituslisän Virtain seurakunnassa 1.1.2020 alkaen. KN 83 Kirkkoneuvosto hyväksyi päätösesityksen.
VIRTAIN SEURAKUNTA 29.10.2018 Sivu 6 TEHTÄVÄNKUVIEN HYVÄKSYMINEN JA PALKKAUSASIAT Asia no 8 Kirkkoneuvosto keskusteli tehtävänkuvauksien käsittelystä ja hyväksymisestä. ---------- Kristiina Koro-Liikalan kanssa on tehty työsopimus lastenohjaajan tehtävien hoitamisesta 8.8.2018-20.6.2019 lastenohjaaja Tiina Kujalan työvapaan ajaksi. Työsopimuksessa palkkaryhmä 403 ja peruspalkka määritelty alhaisemmaksi kuin 403 alaraja koska hän ei ole koulutukseltaan muodollisesti pätevä. Tehty tehtävän kuvaus jonka mukaan palkkaryhmä 402. Peruspalkaksi määritelty 402 alaraja lisättynä vaativuusosalla. Työsopimus korjattu 1.11.2018 alkaen tehtävänkuvauksen ja vaativuusosan mukaiseksi ja Kristiina Koro-Liikalalle maksetaan ajalta 8.8.2018 31.10.2018 näiden kahden työsopimuksen vaatima erotus. Korjaus perustuu kirkon palkkausjärjestelmään tulleeseen muutokseen, nykyään ei ole enää ratkaisevaa se mikä on henkilön koulutus vaan se mitä tehtäviä henkilö hoitaa. --- Kristiina Koro-Liikalan kanssa tehty työsopimus lastenohjaajan tehtävien hoitamisesta 1.9.2017-17.6.2018 lastenohjaaja Satu Kekin työvapaan ajaksi. Työsopimuksessa palkkaryhmä 402 ja peruspalkka määritelty alhaisemmaksi kuin 402 alaraja,koska hän ei ole koulutukseltaan muodollisesti pätevä. Työsopimus korjattu takautuvasti ja palkaksi määritelty 402 alaraja. Maksetaan korjauksen vaatima erotus. Korjaus perustuu kirkon palkkausjärjestelmään tulleeseen muutokseen, nykyään ei ole ratkaisevaa se, mikä on henkilön koulutus vaan se mitä tehtäviä henkilö hoitaa. KN 84 Kirkkoneuvosto merkitsi Kristiina Koro-Liikalan palkkausasian tietoonsa saatetuksi.
VIRTAIN SEURAKUNTA 29.10.2018 Sivu 7 LEENA OJALAN IRTISANOUTUMINEN TALOUSPÄÄLLIKÖN VIRASTA 1.7.2019 ALKAEN Asia no 9 Talouspäällikkö Leena Ojala irtisanoutuu talouspäällikön virasta 1.7.2019 alkaen siirtyäkseen eläkkeelle. Kertyneet vuosilomat hän haluaisi pitää 1.4.2019-30.6.2019. KN 85 Kirkkoneuvosto myönsi Leena Ojalalle eron talouspäällikön virasta 1.7.2019. Kertyneet vuosilomat voi pitää 1.4.2019 30.6.2019. Virtain seurakunta kiittää Leena Ojalaa työstään Virtain seurakunnalle.
VIRTAIN SEURAKUNTA 29.10.2018 Sivu 8 TALOUSPÄÄLLIKÖNVIRAN AUKI JULISTAMINEN Asia no 10 HH Talouspäällikkö Leena Ojala on ilmoittanut siirtyvänsä eläkkeelle 1.7.2019 alkaen. Viran täyttämisen eri vaihtoehdoista on keskusteltu kirkkoneuvoston ja hiippakunnan lainoppineen asessorin tapaamisen 9.8.2018 jälkeen. Vaihtoehtoja ovat olleet viran normaali avoimeksi julistaminen, viran määräaikaisuus (esim. 5 vuotta), talouspäälliköiden yhteistyö seurakuntien kesken tai ns. Isonkyrön malli, jossa yksi talouspäällikkö hoitaa useamman srk:n taloutta ja jossa toimistosihteerille on osoitettu lähiesimiestehtävä. Edellisessä kokouksessa 26.9.2018 kirkkoneuvosto päätti kirkkoherranviraston palvelutasoon liittyen, että ennen keskusrekisteriin liittymistä, pappien ollessa omien töiden takia estyneitä esim. yksittäisenä päivänä, pyritään taloustoimistosta auttamaan päivystyksessä. Tämä edellyttää taloustoimiston töiden jakamista ja etukäteen sopimista talouspäällikön ja toimistosihteerin kanssa. Kirkkoherran saamien tietojen mukaan lähiseurakunnista ei ole ilmaistu halukkuutta kiireellisesti tehdä yhteistyötä. Virtain srk:n talouspäällikön valinta tapahtuu kirkkoneuvostossa, mikäli noudatetaan kirkkovaltuuston 10.12.1992 hyväksymää johtosääntöä. Nykyään on vallalla ajatus, että kirkkovaltuusto valitsee keskeiset viranhaltijat. Tätä määritelmää ei ole tehty, joten tässä vaiheessa valinnan suorittanee kirkkoneuvosto. Seuraava kirkkoneuvoston luonnehdinta on hyvä laittaa avoimet työpaikat-hakupalveluun: Virtain seurakunnassa on haettavana talouspäällikön virka. Talouspäällikön monipuoliseen ja haasteelliseen tehtävään kuuluu vastata taloudesta, kiinteistöistä, hautaustoimesta sekä toimia mm. palkka-asiamiehenä, hallinnon kokousten sihteerinä ja esittelijänä omia alojaan koskien sekä esimiehenä. Talouspäällikkö osallistuu myös lähiseurakuntien taloustoimistojen yhteistyön kehittämiseen sekä toimii yhteistyössä taloustoimiston ja kirkkoherranviraston toimistosihteerien kanssa, mm. viraston sijaistamisessa keskusrekisteriin siirtymiseen saakka ja lomituksissa. Seurakunta arvostaa viranhaltijan hyvää kirjanpito-, metsä- ja kiinteistöasioiden osaamista sekä it-osaamista. Kiinteistöjen hoito ja haudankaivuu on ulkoistettu. Talouspäällikön virkaan vaaditaan soveltuva korkeakoulututkinto (vähintään Tradenomi/ AMK) tai toisen asteen tai vastaavan tasoinen muu tehtävään soveltuva tutkinto ja riittävä perehtyneisyys julkisyhteisön talouteen sekä seurakuntahallinnon tuntemusta ja johtamistaitoa. Lisäksi katsomme eduksi esimieskokemuksen ja riittävän perehtyneisyyden seurakunnan tai julkisyhteisön talouteen ja hallintoon. Virkaan valittavan on oltava Suomen ev.lut. kirkon konfirmoitu jäsen. Valitun tulee esittää ennen viran vastaanottamista hyväksyttävä lääkärintodistus ja rikosrekisteriote. Viran palkkaus on J20 mukainen. Viran täyttämisessä noudatetaan 5 kk:n koeaikaa.
Virkaan valitun toivomme aloittavan perehdytys jaksolla 1.5.-30.6. 2019. Perehdytys jakson palkkauksesta päättää kirkkoneuvosto. Virkaan valittu toimii 1.5.2019 alkaen vs. talouspäällikkönä vakinaisen viranhaltijan vuosiloman aikana. Varsinainen virkasuhde alkaa 1.7.2019. Hakemus ja ansioluettelo todistusjäljennöksineen tulee lähettää osoitteella: Virtain seurakunta, Rantatie 9, 34800 VIRRAT. Kuoreen merkintä "Talouspäällikkö" tai sähköpostiosoitteeseen virtain.seurakunta@evl.fi otsikolla "Talouspäällikkö". Emme palauta kirjeitse lähetettyjä todistusjäljennöksiä. Hakuaika päättyy 21.11.2018 klo 14. Kirkkoneuvosto haastattelee hakijoita 27.11.2018. Lisätietoja antavat mielellään kirkkoherra Hannu Haukkala, puh. 0442751627 ja talouspäällikkö Leena Ojala p. 044-2751624 Ehdotus: 9 KN 77 Kirkkoneuvosto keskusteli ja päätti jättää asian pöydälle. Kirkkoherra kartoittaa naapuriseurakuntien tilannetta ja halukkuutta yhteistyöhön talouspäällikkö asiassa. Pyydetään vastauksia 26.11.2018 mennessä.
VIRTAIN SEURAKUNTA 29.10.2018 Sivu 10 VIRTAIN SEURAKUNNAN TALOUSARVIO v. 2019, TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA vv.2020-2021 SEKÄ HAUTAINHOITORAHASTON TALOUSARVIO v.2019 Asia no 11 Ehdotus: LO Kirkkoneuvosto käsittelee talousarvioesitystävuodelle 2019. KN 87 Jatketaan talousarvion valmistelua.
VIRTAIN SEURAKUNTA 29.10.2018 Sivu 11 VIRANHALTIJOIDEN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT Asia no 12 KN 88 Kirkkoneuvosto käsitteli ja hyväksyi kokoukselle esitetyt viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat: - talouspäällikkö Leena Ojala, 1.10.2018, 5-7 - kirkkoherra Hannu Haukkala, 29.10.2018, 19-24
VIRTAIN SEURAKUNTA 29.10.2018 Sivu 12 TOIMINTATIIMIEN MUISTIOT Asia no 13 Käsiteltiin kokoukselle esitetyt toimintatiimien muistiot. KN 89 - lähetyksen toimintatiimi, 14.9.2018 - varhaisnuorisotyön- ja pyhäkoulutyön toimintatiimi 19.9.2018 - musiikki-ja jumalanpalvelustyön toimintatiimi20.9.2018 - rippikoulutyön toimintatiimi 26.9.2018 - päivä-ja perhekerhotyön toimintatiimi27.9.2018
VIRTAIN SEURAKUNTA 29.10.2018 Sivu 13 TIEDOTUSASIAT Asia no 14 KN 90 - Kirkkoherra Haukkalan tiedotus lastenohjaajien lomautuskäytännöstä. Lomautukset tehdään virka-ja työehtosopimuksen mukaisesti - Seuraava kirkkoneuvoston kokous 27.11.2018,kirkkovaltuusto 13.11.2018, kirkkoneuvosto 10.12.2018, kirkkovaltuusto 10.12.2018 - S-Marketiin myyntiin tulevat adressit haetaan seurakunnalta - Seurakuntalon äänentoisto tarkistettava induktiosilmukan osalta
VIRTAIN SEURAKUNTA 29.10.2018 Sivu 14 MUUT ASIAT Asia no 15 - KN 91
VIRTAIN SEURAKUNTA 29.10.2018 Sivu 15 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN JA MUUTOKSEN HAKUOHJEET Asia no 16 KN 92 Puheenjohtaja päättikokouksenklo21.45.annettiin muutoksen hakuohjeet