LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI 1(6) HALLITUKSEN KOKOUS 13/ 2014 PÖYTÄKIRJA Aika 05.10.2014 klo 14.00 9.12.2014 Paikka Turku, Partiotoimisto Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja, saapui 3 aikana Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Jussi Elo viestintäryhmä Maarit Heikkinen alueryhmä Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä Anna Nyrhinen talousryhmä Sakari Warro projektitoiminta Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Poissa Laura Kajala koulutusryhmä 1. Kokouksen avaus Varapuheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin hallituksen 18.9.2014 ja 29.9. pidetyn kokouksen pöytäkirjat. Pöytäkirjat on toimitettu hallituksen jäsenille kokouskutsun liitteenä. 4. Työjärjestys Hyväksyttiin kokousten 11 ja 12/2014 pöytäkirjat. Varapuheenjohtaja esitteli kokouksen työjärjestyksen ja esityslistan. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi niin, että lisätään kohtaan muut asiat asia 2. 5. Saapunut posti Käsitellään esityslistan liitteenä ollut saapunut posti. Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. 6. Talousasiat 1 Kiinteistökatsaus. Talousryhmän jäsenet Mika Koutu ja Tommi Tähtinen esittelevät Merkittiin kiinteistökatsaus tiedoksi ja päätetään mahdollisista toimenpiteistä. Sovittiin, että TVK valmistelee talousryhmän kanssa suunnitelman jatkotoimista ja asiaan palataan joulukuun kokouksessa.
2(6) 7. Piirin projektit 1 Piiru14-piirileirin loppuraportti 2 3 Piiru 14-piirileirin loppuraportti ei ole vielä valmistunut. Kuultiin projektin (staabi, ohjausryhmä, projektityöntekijä) projektipalaute, projektiministerin esittelemänä. Merkittiin raportti tiedoksi. Päätettiin, että projektiministeri valmistelee kyselyn piirihallitukselle ja toimistolle em. projektin toteutuksesta. HuHu 2015 ohjausryhmän toimeksianto Projektitoiminnasta vastaava Sakari Warro esittelee. Hyväksyttiin liitteenä oleva HuHu 2015 leirin ohjausryhmän toimeksianto. Louna-Jukola -yhteistyö Päätettiin yhteistyöstä piirin ja Louna-Jukolan kesken, niin että neuvotellaan yhdessä Louna- Jukolan kanssa lasten tapahtuman järjestämisestä sekä päätettiin piirin viestintäkanavien käytöstä Louna-Jukolan talkoolaisten rekrytoinnista. 8. Piirin toiminnanalojen nosto Todetaan piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset. Päätettiin merkitä toiminnanalojen nostot tiedoksi. Joista tärkeimpinä: Alue Vahvistetaanko AO-pestit PH:ssa (vrt. muut ohjaajapestit, vaikka AO ei meillä ryhmätason pesti)? -> kyllä vahvistetaan. Pohjois- ja Etelä-Turku aluejakoa tullaan jatkamaan, mikään lippukunta ei ollut ehdottomasti sitä vastaan ja suurin osa ihan suhteellisen tyytyväisiä nykyiseen malliin. Lippukunnanjohtajille lähtee piirin joulukortit. Ohjelma Vuodelle 2015 rekrytointitarve: Ohjaajia 2-4, puheenjohtajia kolme, jaostolaisia olisi hyvä tulla jatkuvasti. Akuutteja ovat sisujaosto, vaeltajajaosto, KV- ja aatejaosto. Piirin vanha Anne-nukke on kärsinyt Piirulla vesivahingon, joka huomattiin vasta viikkoja leirin jälkeen. Nukke oli homeessa ja se on pakko viedä kaatopaikalle. Kukaan ei tiedä miten nukke on päätynyt leirille ja missä sitä on käytetty. Turvallisuusjaosto esittää, että piirin EA-nukkeja ei enää lainata mihinkään muuhun käyttöön kuin Ensiapukurssien koulutuksiin. Talous Onko Kuksa-koulutusta mahdollisuus järjestää alueella (tapahtumatarjottimen tapaan), vai onko seuraava oppimismahdollisuus Kuksa nurin -koulutuksessa alkuvuodesta? Kuksa koulutuksia 1-2 Jäsenrekisterihoitajille sekä alueille tarpeen mukaan. TeleFinland on tarjonnut mahdollisuutta lippukunnille varainhankintaan, talousryhmä valmistelee asiaa. Viestintä Instagram-kilpailu lippukuntapäivässä oli onnistunut, kilpailuun saatiin yhteensä 70 kuvaa. Pestejä auki: Vivi-jaoston puheenjohtaja, Vivi-jaostoon tuottaja/projektivastaava, Aukeamassa Repolaisen päätoimittajan pesti.
3(6) Projektit Kasvu Suunniteltu jäsenhankinta- ja jäsenhankinta-ministerin toimia vuosille 2015-2016 Syksyllä liittyneille kyselyn toteutusta on mietitty Aikuisrekrykoulutukset HuHu 2015 HuHu näkyy syyskokouksessa Ohjausryhmän toimeksianto: o PH:n hyväksyttävänä, o Vuoden vaihteessa S. Warron tilanne arvioitava erikseen, o Uusi projekteista vastaava ministeri mukaan ohjausryhmään Talvileiri2016 Pestausta jatketaan, ei vielä tullut hakemuksia. Zoonoosi Toiset lakikommentit tulleet o Pääsisältö: Punkki ja sen aiheuttamat taudit ovat yleisesti tiedetty ja olemassa oleva riski, jota partiotoiminnan järjestäminen ei aiheuta järjestäjällä ei juridista vastuuta osallistujista sen suhteen o Hyvien tapojen mukaista on tietenkin asiasta informoida ja antaa suosituksia (rokote, pukeutuminen, leirimaaston valinta jne.) Lääketieteelliset kommentit (lopulliset) vielä tulematta o Sisältö tulee olemaan melko ympäripyöreää, koska tilanne tulee tilastojen valossa lähivuosina muuttumaan radikaalisti o Puutiaisaivokuumetapauksia tehdään jo toistuvasti käytännössä linjan Vaasa- Lappeenranta eteläpuolella. Louna-Jukola Yhteistyöllä (kunhan se on merkittävää) saavutettaisiin paljon näkyvyyttä (vrt. K-P:n esittely viime kokouksessa). Suoraan Jukola-tapahtumasta ei varmasti jäseniä paljoa tule, potentiaalia aikuisrekryyn tosin on 1. Emme lähde mukaan yhteistyöhön 2. Järjestämme lastenmaailma-alueen Vaatii henkilöresursseja varmasti vähintään muutamia kymmeniä koko viikonlopuksi Rakenteluporukka 3. Osallistumme talkootyöläisinä Jotta voidaan puhua yhteistyöstä vaatii >100 talkoolaista Mahdollista rekrytoida osa myös partiolaissuunnistajista (jukolat venlojen aikana ja toisin päin) Ei tarvitse itse valmistella mitään (vrt. lastenmaailma) 4. Tehdään sekä lastenmaailma että talkootyövoima Vaatii paljon sitoutuneita ja ennakkotyötä
4(6) Piirinjohtajat On kutsuttu koolle Tammikuun markkinointikamppiksen suunnitteluryhmä. Dokumentti Toiminnan suuntaviivoja on lähetetty painoon, kiitos valmisteluun osallistuneille! Vetovoimakoulutukseen on toimitettu tieto Resursointi-projektistamme. Satakunnan nuorisopoliittinen foorumi: Kiusaamisen ehkäisy o Paljon tilastoja V-S ja Satakunta www.satamittari.fi, findikaattori.fi, hyvinvointikompassi, ympäristö.fi, Tulevaisuusseminaari. Materiaalit on luvattu toimittaa meille. o Tulevaisuus- Petri Rajaniemi ja menneisyys/marko Paavilainen aspektia o Työstöjä o Rahoituslähteet Pijot esimiehinä/pata pohdintoja pijojen kesken Tulevaisuusseminaarissa Suomi Areenan palaute- ja suunnittelutapaaminen. o Mari laatii muistion kokouksesta ja toimittaa tiedoksi PH:lle. o Ollaan mukana 2015. L-S Säätiön kokous. o Juhlaseminaari siirtyy alkuvuoteen 2015 o Hallintoneuvostolle lähetetään adventtikalenteritervehdykset ja kehotus lähettää myös tervehdykset adventtikalentereina (Samuli S.) Y-toimikunta o Katsomista vuoteen 2015 Loppukeskustelu Minna Walleniuksen kanssa työsuhteen päättyessä o kehitysideoita/palautetta paljon arvokasta tulevaa varten LPK- päivä o Huikea onnistuminen, kiitos o Palautetta kerätään viikolla 41-43 o Ulkopuoliset kouluttajat on lisätty piirin 2014 joulukorttilistalle Ansiomerkkitoimikunta o Louhisudensoljen kriteerien muutos on mennyt läpi SP:ssä. Voidaan jatkossa myöntää myös seikkailijajoukkueen johtajalle Jäsenkokousdelegaation on tullut hakemuksia mukavasti Partioneuvos Vaalitilanne huolestuttaa Muuta: o Piirin kunniajäsen pohdintaa? o Turpan kanssa tapahtumakalenteri säätöä Resursointikysely on lähtenyt 3.10. työntekijöille ja piirihallitukselle DL 17.10. Toiminnanjohtaja Toiminnanjohtaja osallistui SP:n tulevaisuus seminaariin Kiljavalla 20.-21.9 Lippukuntapäivässä oli koko henkilökunta paikalla, hyvää palautetta. On myös pohdittu ensi vuoden osalta kaikkien toimihenkilöiden osallistumisen merkitystä. Talousarvio on valmiina Syyskokouksen postitus on tiistaina 7.10. Seuraava toimistopalaveri 10.10 Porissa - samalla vietetään Minnan läksiäisiä.
5(6) 9. Syyskokous 2014 Esitysten hyväksyminen ja vastuiden kertaus Hyväksyttiin esitykset ja päätettiin piirihallituksen jäsenten vastuista syyskokouksessa. 10. Uudet partiojohtajat Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Vahvistettiin piirinjohtajan myöntämät 11 partiojohtajavaltakirjat. 11. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat. Nimitettiin ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat seuraavasti: Vuosikirjan päätoimittaja Niko Sjöholm TuMe Vuosikirjatoimikunnan jäsen Minttu Aaltonen HEK ja Elli-Mari Huhtanen, PPP Viestintäryhmän jäsen Sanna Ahtiainen Vaakun Vartijat ja Anniina Palola Henrikin Tapulitytöt Aluejaoston puheenjohtaja Kris Loimaala Maarian Tähkät 12. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Adventtikalenterit 2. Vetovoima valmennuksen raportti on toimitettu sparraajalle 3. Resurssikyselyn aikataulu lähti toimistolle ja piirihallitukselle 3.10. vastaukset toimitetaan 17.10. mennessä 4. Liedon Eränkävijät 40 v. 8.11.2014, Pattinkikisa 2014, lähetetään onnittelukortti 5. SP:n talousvaliokunnan jäsen Saara Tamminen tekee SP:stä ja piireistä varainhankinnan strategian tekemisen pohjaksi talouden rakenneanalyysiä. Analyysin tulokset esitellään laajennetuissa valiokunnissa 25.10. SP:n talousjohtaja Panu Räsänen on pyytänyt piireiltä sähköisenä 10 viimeisen vuoden tilinpäätökset pe 3.10. mennessä. Mikäli kukaan taho ei kiellä erikseen, SP jakaa selvityksen piireille sen valmistuttua. Olemme lähettäneet viimeisen viiden vuoden tilinpäätökset (=L-SP:n ajalta) em. tarkoitusta varten SP:lle. 6. Turun VaPePan 60 vuotistapahtumaan osallistui Sakari Warro 4.10. Päätettiin merkitä tiedoksi asiat. 13. Tapahtuneet -luettelo Piirin Tapahtuneet luettelon hyväksyminen 1.1.-31.8.2014 väliseltä ajalta. Hyväksyttiin tapahtuneet luettelo. 14. Viestintästrategia Lounais-Suomen Partiopiirin viestintästrategia Viestintäministeri Jussi Elo esittelee Hyväksyttiin Lounais-Suomen Partiopiirin liitteenä oleva viestintästrategia. 15. Vuosiselostekysymykset Lippukunnille toimitettavan vuosiselosteen piirikohtaiset kysymykset Merkittiin tiedoksi tämänhetkinen tilanne, jatketaan valmistelua 26.10. saakka.
6(6) 16. Muut mahdolliset asiat 1 Toimintakilpailun väliaikatilanne 2 Siirrettiin asia seuraavaan kokouksen Webropol -kysely ikäkausien osallistumisesta piirileirille Hyväksyttiin kysely liittyen piirin tuleviin leireihin, piirin varajohtaja toteuttaa kyselyn lippukunnille. 17. Seuraavan kokouksen aiheita Laajennettujen valiokuntien asiat. 18. Seuraava kokous Piirihallituksen seuraava kokous on 23.10. (Webex) aiheena laajennettujen asiat. 18.11. sitä seuraava kokous. esitys Päätetään kokouksen valmistelusta 19. Kokouksen päättäminen Inka Lähteenmäki päättää kokouksen ja hoitaa tarjoilut. Pöytäkirjan vakuudeksi Mari Kousa Puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila Sihteeri