1 PELKOSENNIEMEN KUNTA VUODEN 2018 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET Kunnanhallitus 13.2.2018 29 LIITE 2 1. Yleistä Kunnanvaltuusto on kokouksessaan 20.12.2017 114 hyväksynyt vuoden 2018 talousarvion. Kunnanhallitus ja lautakunnat vahvistavat helmikuun loppuun mennessä kukin omalle toiminnalleen talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat, joita on noudatettava. Talousarviovuoden aikana muutokset talousarvioon hyväksyy valtuusto ja muutokset käyttösuunnitelmiin hyväksyy toimielimet. Kaikessa toiminnassa on noudatettava taloudellisuutta ja tehokkuutta. Palvelujen tuottamisessa ja hallintokuntien kaikessa muussakin toiminnassa tulee noudattaa tiukkaa budjettikuria ja tarkkaa seurantaa sekä mahdollisista tulojen vähentymisistä, riippumatta suunniteltujen nettomenojen ylitystä, on pyrittävä välttämään. Käyttötalouden toimintoihin ja investointeihin saadut budjetoimattomat avustukset ja niitä vastaavat perustellut lisämenot on käsiteltävä käyttösuunnitelmassa taikka kesken talousarviovuoden saatuina ja saatettava toimielimen kautta hallitukseen ja valtuustoon hyväksyttäväksi talousarvion muutoksina. Käyttötaloutta ja investointeja koskevat hanketuki- ja avustuspäätökset sekä niitä koskevat maksatushakemuspäätökset sekä sopimukset, joissa Pelkosenniemen kunta on sopijana, on myös toimitettava sähköisesti keskushallintoon tiedoksi. Tilastokeskuksen 30.6.2014 dokumentissa kuntien ja kuntayhtymien tiedonkeruun sisällöstä tilastovuodesta 2015 alkaen määritellään, että kunnan tai kuntayhtymän lautakuntien (pl. tarkastus- ja keskusvaalilautakunnat), jaostojen, neuvostojen ja johtokuntien menot tulee kohdentaa suoraan oikeille tehtäville niiden luonteen mukaisesti aiheuttamisperiaatteella. Virastojen ja laitosten kulut sekä yksiköiden sisäisen hallinnon kulut pitää kohdentaa tai jakaa suoraan samoihin tehtäviin kuin sen varsinainen toiminta. 2. Talousarvion sitovuus ja määrärahan käyttö Talousarvion määrärahat ja tuloarviot käyttötaloudessa, sisäiset erät mukaan lukien, ovat valtuustoon nähden sitovia tehtävittäin nettomääräisinä. Investointien määrärahat ovat valtuustoon nähden sitovia hankeryhmittäin nettomääräi-
sinä. Tulos- ja rahoitusosan ulkoiset määrärahat ovat sitovia bruttomääräisinä. Projekteja sitovat rahoituspäätöksen mukaiset määrärahat ja ohjeet. Talousarviossa valtionosuuteen oikeuttavana vahvistetun hankkeen toteuttaminen on käsiteltävä ao. päätöksentekoelimessä uudelleen silloin, kun päätöstä valtionosuudesta ei saada kuluvalle vuodelle. Mikäli talousarviossa tehtävään tai hankkeeseen varattu nettomääräraha osoittautuu riittämättömäksi, on ensisijaisesti pyrittävä täyttämään vaje hallintokunnan sisältä ja näin katettu perusteltu ylitystarve on esitettävä kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksella on oikeus hyväksyä tehtävä- tai hankekohtainen määrärahan ylitys kunhan hallintokunnan nettomenot eivät kokonaisuutena ylity siitä, mitä kunnanvaltuusto on päättänyt. Nettomäärärahan muutospäätös on tehtävä riippumatta siitä, aiheutuuko poikkeama arvioitua suuremmista bruttomenoista vai arvioitua pienemmistä bruttotuloista. Mikäli investoinnille on talousarviossa merkitty valtionosuutta, on toteuttamisen ehtona sen saaminen. Mikäli valtionosuus jää budjetoitua alhaisemmaksi, on toteuttamisen ehtona se, etteivät kokonaisnettoinvestoinnit hankeryhmässä ylity. Hyväksyttäessä niitä tehtävä- ja hankekohtaisia määrärahojen ylityksiä, joita ei pystytä hallintokunnan sisältä kattamaan, on esitettävä millä ylitys katetaan. Hankkeiden seurannasta ja tilityksistä määräaikoina vastaavat hallintokunnat itse. Tarvittavat liitteet on pyydettävä hyvissä ajoin kirjanpidosta. 2 3. Talouden seuranta ja maksuliikenne Kunnanvaltuustolle, kunnanhallitukselle ja lautakunnille on raportoitava toiminnan ja talouden kehittymisestä hallintosäännön 65 mukaan neljännesvuosittain seuraavasti: kuukaudet 1 3: raportoidaan viimeistään toukokuussa, kuukaudet 1 6: raportoidaan viimeistään elokuussa, kuukaudet 1 9: raportoidaan viimeistään marraskuussa ja koko vuoden toteuma: tilinpäätöksen yhteydessä Kunkin toimielimen ja viranhaltijan tulee omalta osaltaan seurata asetettujen tavoitteiden ja talousarvion toteutumista ja tehdä viivyttelemättä valtuustolle esitykset merkittävistä muutoksista talousarvioon. Menojen lisäksi on erityistä huomiota kiinnitettävä myös tulopuolen toteutumiseen. Hallintokuntien tulee seurata talousarvion kulujen ja tuottojen toteutumista säännöllisesti. Hallinto-osasto toimittaa toimialajohtajille kuukausittain seurannassa tarvittavan toteutumisvertailun ja muun materiaalin. Maksuliikenteen suunnittelun kannalta on tärkeää, että tiedossa olevista suurista meno- tai tuloeristä ilmoitetaan hyvissä ajoin hallinto-osastolle. Suurten hankintojen osalta hallinto-osastolle toimitetaan maksuaikataulut aina uuden hankkeen alkaessa. Tulot on laskutettava ajallaan ja perinnästä on huolehdittava. Hallintokunnat tiedottavat saatavat ja niiden perintätilanteen kunnanhallitukselle puolivuosit-
tain. Mikäli taloudellisesti merkittävän hankkeen toteuttaminen viivästyy, on siitä hyvissä ajoin annettava tieto kunnanhallitukselle ja -valtuustolle. 3 4. Muut talousarvion toimeenpanoon liittyvät sitovat linjaukset 1. Vakinaisten ja yli kolme kuukautta kestävien määräaikaisten virkojen ja toimien täyttäminen ja palkkaaminen tuodaan kunnanhallitukselle tiedoksi. 2. Viranhaltijoiden otto-oikeudelliset päätökset toimitetaan kunnanhallituksen puheenjohtajalle sähköisesti. Otto-oikeus on sähköisen ilmoituksen tekemisen jälkeen 14 päivää. 1.3.2018 alkaen viranhaltijapäätökset julkaistaan kunnan nettisivuilla ja päätöksiä ei sähköisesti lähetetä. 2. Käyttötalouteen osoitetuilla määrärahoilla ei saa tehdä kirjanpidossa investoinneiksi määriteltäviä hankintoja. 3. Virka-, viranhoito- ja työnsuorittamismatkoilla on hyödynnettävä yhteiskyytejä. Lisäksi naapurikuntien yhteiskyydit on pyrittävä selvittämää, kun kyseessä on kuntien yhteiseen tilaisuuteen tms. liittyvä matka. Matkustettaessa esim. Helsinkiin, on käytettävä edullisinta ja tarkoituksenmukaisinta matkustustapaa (juna/lentokone-vaihtoehdot). 4. Luottamushenkilöiden oman auton käyttöön luottamustehtävien hoitamisessa hyödynnetään yhteiskyytejä. Jos on erikseen järjestetty yhteiskuljetus esim. koulutukseen tai muuhun tilaisuuteen, kilometrikorvauksia ei makseta. 5. Kunnanvirasto pidetään pääsääntöisesti suljettuna ajalla 2.7. - 22.7.2018. Tekninen toimisto on auki kesäaikana, vakituiset viranhaltijat vuorottelevat kesäloman ajan. 5. Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet Kunnanvaltuusto on asettanut tehtävittäin toiminnallisia tavoitteita. Näiden toteuttamista varten hallintokunnat asettavat omissa käyttösuunnitelmissaan tarkennetut osatavoitteet, jotka tukevat sitovien tavoitteiden saavuttamista. 6. Menotositteiden käsittely ja laskujen hyväksyminen Tililuettelomallina noudatetaan JHS Kuntien tililuettelomallin mukaisia tilien sisältömäärittelyjä. Uusia tunnisteita ja kustannuspaikkoja avataan tarpeen mukaan. Näistä tarpeista tulee ilmoittaa taloushallintoon. Ostolaskut pyritään tilaamaan e-laskuina. Saapuvat laskut siirretään Rondolaskujenkiertojärjestelmään. Sähköisen tarkastus- ja hyväksyntämenettelyn aikana laskun oikeellisuus tarkistetaan, tiliöidään, merkitään oikea alv-kanta sekä merkitään kustannuspaikka, jonka määrärahoista lasku maksetaan. On tärkeää, että tilausta/ostoja tehtäessä laskuun pyydetään merkitsemään selvästi se, mitä yksikköä lasku koskee. Näin lasku lähtee oikealle tarkastajalle kiertoon. Alv-merkinnät ovat tärkeä osa laskujen käsittelyä. Epäselvissä tilanteissa hallinto-osasto ohjeistaa niissä. Laskut on ennen suorittamistaan tarkastettava, todettava asianmukaisiksi ja hyväksyttävä. Laskulle tarvitaan kaksi käsittelijää: asiatarkastaja ja hyväksyjä.
Tämän kierroksen jälkeen laskut tulevat ns. maksumääräykseen hallintoosastolle. Asiatarkastajan tehtävänä on tarkastaa laskun asiallinen ja numerollinen oikeellisuus, mikä käytännössä tarkoittaa sen tarkastamista, että lasku vastaa tilausta, sopimusta ja/tai päätöstä. Lisäksi asiatarkastaja varmistaa, että tavara tai palvelu on toimitettu. Osastonjohtaja hyväksyy laskut ja tositteet tai päättää siirretystä toimivallasta hallintosäännön 31 mukaisesti. Laskun hyväksyjä vastaa määrärahojen riittävyydestä, hyväksyy rahan käytön sekä vastaa siitä, että lasku on tarkastettu ja että se kohdistetaan kirjanpitoon oikein. Laskut tulee hyväksyä viivytyksettä, jotta ne voidaan suorittaa ajallaan ilman viivästysseuraamuksia. Myöhästymisillä joudumme maksamaan korkoa, joka on turhaa menoa. Käsittelethän ostolaskut ripeästi, sillä se helpottaa ja sujuvoittaa kunnan maksuvalmiuden seurantaa. Huolehdithan, että laitat Rondoon lomien ym. poissaolojen ajaksi sijaisen, jotta laskut eivät jää turhaan odottamaan. 4 7. Matkalaskut Virka- ja työmatkoihin sovelletaan KVTES:iä sekä korvauksiin liitettä 16 matkakustannusten korvaukset. Matkustamisessa noudatetaan henkilöstöohjeistuksessa kuvattua matkustusohjesääntöä. Vuonna 2018 päivärahan määrä on osapäiväraha 19 euroa kokopäiväraha 42 euroa ulkomaan päivärahojen määrät löytyvät esim. vero.fi -sivustolta ateriakorvaus 10,50 euroa. Päiväraha on korvausta tavallista suuremmista ruokailukuluista. Jos työmatkaan sisältyy ilmainen tai työnantajan kustantama ruokailu (kokopäiväraha/kaksi ateriaa, osapäiväraha/yksi ateria), päiväraha on puolet edellä mainituista määristä. Kilometrikorvaus oman auton käytöstä työmatkalla on muuttunut 1.1.2018 alkaen ja se on 0,42 /km. Matkalaskut on esitettävä välittömästi, kuitenkin viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. 8. Sisäisten erien kustannusten kohdentaminen Sisäiset erät tulee kohdentaa hyvän kirjanpitotavan aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Esimerkiksi sisäiset vuokrat tulee kohdentaa tilojen käytön perusteella.
9. Hankinnat Kunta on hankintalain mukainen hankintayksikkö, jonka tulee noudattaa hankinnoissaan lakeja julkisista hankinnoista. Hankintalakia sovelletaan vain EUkynnysarvot ja kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin. kynnysarvojen alle jääviin ns. pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Kynnysarvot löydät täältä: http://www.hankinnat.fi/fi/mika-julkinen-hankinta/kynnysarvot. Hankinnoissa tulee noudattaa taloudellisuuden, tarkoituksenmukaisuuden ja laillisuuden perusteita ja niiden tulee perustua suunnitelmallisuuteen ja ennakoitavuuteen. Kaikessa hankinnassa tulee noudattaa hankintalain velvoitteita. Kansallisten kynnysarvojen alittaviin hankintoihin eli ns. pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö niitä tulisi kilpailuttaa. Pienhankinnoissa tulee mahdollisuuksien mukaan hyödyntää markkinoita ja toimia yleisten hyvien hankintaperiaatteiden mukaisesti. 5 10. Sisäinen valvonta ja riskien hallinta Kuntalaki edellyttää tilikaudelta lähtien kunnan toimintakertomukseen tietoja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä tietoa keskeisistä johtopäätöksistä. Osastonjohtajat ja esimiehet vastaavat jatkuvasta valvonnasta omissa toimintaprosesseissaan hallintosäännön 84 mukaisesti. Voimassa olevaa sisäisen valvonnan ohjetta tulee toiminnassa noudattaa. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja.