Vanhojen potilastietojen arkistointi palvelu 9.4.2018
Sisältö Palvelu yleisesti Palvelun käyttöönotto Katselimen käyttöönotto Toiminta tuotannossa 2
Palvelu yleisesti 3
Vanhojen potilastietojen arkistointi - palvelu Vanhojen potilastietojen arkistointi on osa palvelukokonaisuutta, jossa Kela tekee asiakkaan vanhojen asiakirjojen massalatauksen Potilastiedon arkistoon, minkä jälkeen asiakas voi hakea asiakirjoja ja asiakirjojen kuvailutietoja Arkistonhoitajan käyttöliittymässä tai palvelurajapinnan kautta (katselimella) mitätöidä yksittäisen virheellisen asiakirjan Arkistohoitajan käyttöliittymässä (tallennetaan tehtyjen toimintojen lokitiedot) korvata tai mitätöidä virheellisen asiakirjan palvelurajapinnan kautta (katselimella) tehdä pienten aineistomäärien arkistointia palvelurajapinnan kautta varsinaisen massalatauksen jälkeen. 4
Tekniset määrittelyt Mustaa kuvatekstiä käytetään vaaleissa kuvissa Arial Regular 5
Palvelun tekniset ja toiminnalliset määrittelyt Ennen palvelun käyttöönottoa tulee kanta.fi-sivuilta aina tarkistaa viimeisimmät toiminnalliset määrittelyt Käyttötapaukset - Potilastietojärjestelmä tietosisältömäärittelyt Potilastiedon arkiston asiakirjojen kuvailutiedot tekniset ohjeet mm. Siirtotiedoston rakenne asiakirjojen massalatauksessa Kanta Potilaskertomuksen PDF-arkistointi 6
Mitä teknisistä määrittelyistä selviää? Teknisissä määrittelyissä kerrotaan mm. asiakirjojen kuvailutiedot pakollisuudet, korvaussäännöt asiakirjojen allekirjoittaminen SHA-2-algoritmi hakemistorakenteet enintään 100 hakemistoa/taso, yhdessä hakemistossa enintään 15 000 tiedostoa (palvelutapahtuma- tai hoitoasiakirjaa) yksittäisen asiakirjan maksimikoko 1 Mt CDA R2 -asiakirjan keskimääräinen koko n. 25 kt tallennettavien asiakirjojen sallitut tiedostomuodot PDF/A, CDA R2, text/plain tai XHTML Huom! Asiakirjojen tallennukseen liittyviä linjauksia voidaan kiinnittää myöhemmin. 7
Palvelun käyttöönotto 8
Käyttöönottoon liittyvä materiaali Huom! Sivulla olevaa materiaalia ja ohjeistusta ollaan päivittämässä Mustaa kuvatekstiä käytetään vaaleissa kuvissa Arial Regular 9
Palvelun käyttöönotossa tarvittava materiaali Ennen palvelun käyttöönottoa tulee aina tarkistaa viimeisimmät dokumentit kanta.fi-sivuilta Ohje palvelun käyttöönottajalle Palvelukuvauksen hyväksyntä -lomake (Ekstranet*) Turvaluokitellun tietoaineiston siirtäminen (Ekstranet*) Käyttöönottosuunnitelma ja raportti Testitapaus Tekniset tiedot *Ekstranet > Materiaalipankki > Lomakkeet > Käyttöönotto 10
Vanhojen potilastietojen arkistointi - palvelun käyttöönotto Palvelukuvauksen hyväksyntä Tekniset tiedot Testiaineiston toimittaminen Omatoiminen testaaminen Testauksen raportointi Organisaatio on liittynyt Potilastiedon arkistoon ja Kanta-asiakastestipalveluun Käyttöönottosuunnitelma Tuotantoaineiston toimittaminen 11
Organisaation tehtäviä ennen testausta Lähettää Palvelukuvauksen hyväksyntä -lomake postitse Kelaan paperilomake, joka allekirjoitetaan ja postitetaan Kelaan viimeistään kaksi viikkoa ennen suunniteltua testausvaihetta julkinen sektori toimittaa myös asiakirjan josta selviää allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeus, kuten voimassa oleva hallintosääntö tai lautakunnan päätös Lähettää käyttöönottosuunnitelman sähköpostilla Word-tiedostona Kelaan Tarkistaa Kanta Ekstranetissä ilmoitetut yhteystiedot, erityisesti hallinnollisen yhteyshenkilön ja Kanta-arkistonhoitajan tiedot 12
Aineiston testaaminen Käyttöönotto suunnitelma 1. Aineiston poiminta Tekniset tiedot 6. Omatoiminen testaus Asiakastestiympäristössä 2. Aineiston omatoiminen validointi 5. Kela tallentaa aineiston 3. Aineiston anonymisointi 4. Testiaineiston toimittaminen Kelaan Käyttöönotto raportti 13
Organisaation tehtäviä testausvaiheessa Lähettää Tekniset tiedot lomakkeen Kelaan Poimii testiaineiston ja tekee sille omatoimisen testaamisen vanhojen potilastietojen validoinnin testaustyökalulla testauksessa suositellaan käytettäväksi lähdeaineistossa jo olevia testipotilaita, joiden henkilötunnus vaihdetaan Kelan ilmoittamaksi testitunnukseksi lähtökohtaisesti testiaineisto ei saa sisältää aitoja potilastietoja Lähettää testiaineiston sähköpostilla Kelaan yksittäisen aineiston koko enintään 30 Mt Tekee testitapauksessa kuvatut tehtävät, kun testiaineisto on ladattu asiakastestiympäristöön Raportoi testausvaiheen Kelalle Käyttöönottosuunnitelma ja raportti -lomakkeella 14
Vanhojen potilastietojen validoinnin testaustyökalu Testaustyökalu on tietojärjestelmätoimittajille tarkoitettu apuväline, josta tarkemmin tietoa kanta.fi-sivulla Vanhojen potilastietojen testaustyökalun asennusohje Vanhojen potilastietojen validoinnin testaustyökalu Työkalulla tarkastetaan ennen testiaineiston toimittamista Kelalle, että lähdejärjestelmistä poimittu aineisto on arkistointikelpoista 15
Testauksen hyväksyminen Hyväksymisen edellytyksiä ovat: asiakas on toimittanut testiaineiston Kelalle ja Kela on ladannut aineiston onnistuneesti asiakastestiympäristöön Kela ei ole havainnut ladatussa aineistossa virheitä ts. aineisto on läpäissyt asiakastestiympäristön tekniset tarkistukset ja asiakirjojen arkistointi asiakirjalaturilla on onnistunut asiakas on tehnyt tarvittavat testitapaukset ja lähettänyt Kelalle testausvaiheen raportin 16
Tuotantoaineiston toimittaminen 1. Aineiston poiminta 6. Tietosisällön tarkistaminen organisaatiossa 2. Aineiston validointi 5. Tarvittaessa virheellisten asiakirjojen korjaaminen 3. Tuotantoaineiston toimittaminen Kelaan 4. Kela tallentaa aineiston 17
Organisaation tehtäviä tuotantoaineistoa toimitettaessa Poimii tuotantoaineiston lähdejärjestelmistä Huolehtii siitä, että aineisto vastaa vanhoille asiakirjoille asetettuja tietosisältömäärittelyjä ja teknisiä vaatimuksia, tarkistamalla tuotantoaineiston arkistointikelpoisuu testaustyökalulla Toimittaa tuotantoaineiston SFTP-palvelimelle tallennettuna (suositus) tai Kelan levylaitteella Ilmoittaa Kelalle, kun aineisto on lähetetty/noudettavissa Korjaa virheelliset asiakirjat, kunnes kaikki Potilastiedon arkistoon arkistoitavat asiakirjat ovat lataus- ja virheraporttien perusteella teknisesti virheettömiä 18
Katselin 19
Vanhojen potilastietojen hyödyntäminen Vanhoja potilastietoja voi tarkastella 1. Arkistonhoitajan käyttöliittymällä, johon käyttäjäoikeudet on vain organisaation ns. Kanta-arkistonhoitajilla Sisältyy Vanhojen potilastietojen arkistointi palveluun 2. Vanhojen potilastietojen katselimella, joka voidaan toteuttaa omaan potilastietojärjestelmään tai erillisellä sovelluksella Ei sisälly Vanhojen potilastietojen arkistointi -palveluun 20
Katselimen testaus ja hyväksyminen Vanhojen potilastietojen haku - toiminnallisuuden toteutus omaan järjestelmään ja sen testaus Muutosilmoituksen toimitus Kelaan Järjestelmätoimittajan oma testaus Kelan ATympäristössä ja testauksen raportointi Kela hyväksyy testauksen perusteella muutoksen tuotantokäyttöön 21
Katselimen testaus ja hyväksyminen Vanhojen potilastietojen arkistointi palvelun rajapinnan käyttöönotto tietojärjestelmissä aikaisemmin Kanta-sertifioidulta järjestelmältä vaaditaan muutosilmoitus, kun otetaan käyttöön katselimen vaatima palvelurajapinta (PP36/PP37) testauksen osapuolina ovat järjestelmätoimittaja ja Kela katselimen tuotantokäyttö järjestelmää käyttäville asiakasorganisaatioille on mahdollista hyväksytyn testauksen jälkeen muutosilmoituslomake löytyy kanta.fi-sivuilta 22
Toiminta tuotannossa 23
Rekisterinpitäjä vastaa Arkistoitavien (myös testausvaiheen) potilastietojen poiminnasta lähdejärjestelmistä ja toimittamisesta Kelalle tietoturvavaatimusten mukaisesti oikeellisuudesta ja käytettävyydestä määrityksien mukaisuudesta pakollisuuksien ja sisällön tarkastamisesta Virheellisten asiakirjojen korjaamisesta ja täydentämisestä Käytettävä katselin on testattu (PP36/PP37) Lähdejärjestelmän toimintaan liittyvien virhetilanteiden selvittämisestä Potilastiedon arkistoon arkistoitujen asiakirjojen tarkistamisesta Käyttöönoton suorittamisesta Kelan antamien ohjeiden mukaisesti 24
Tuotantokäytön aikainen toiminta häiriötilanteissa Loppukäyttäjän tukipiste Kanta-palveluita koskien on organisaation pääkäyttäjä, lähituki, keskitetty palvelupiste tai järjestelmätoimittajan tuki Kanta-palvelujen häiriönhallintaan sovelletaan olemassa olevia kanavia ja tukipalvelumalleja Jokainen toimija vastaa osaltaan tuottamiensa palveluiden toiminnasta, käytönaikaisen tuen järjestämisestä sekä häiriöviestinnästä Ks. kanta.fi > Ammattilaisille > Palvelut > Häiriötilanneohje > Häiriöilmoituslomake 25
Kiitos Tuotannonaikainen tukipalvelu tekninentuki@kanta.fi p. 020 63 47787 Kanta-palvelujen käyttöönotto ja yleiset asiat kanta@kanta.fi Toteutusvaiheen tuki, esimerkiksi määrittelyihin liittyvät kysymykset kantakehitys@kanta.fi Terveydenhuollon toiminta- ja liittymismallit sekä koodistot kantapalvelut@thl.fi 26