JHS XXX: KUNTIEN TILILUETTELO Hankesuunnitelma v.1.2 Vesa Lappalainen, VM Hankesuunnitelma v.1.2 12.09.2013 1(12)
Sisällysluettelo 1. Hankkeen lähtökohdat... 4 1.1 Hankkeen perustamisen tausta... 4 1.2 Hankkeen tavoitteet... 4 1.3 Hankkeen sidosryhmät... 5 1.4 Hankkeen edellytykset... 6 2. Hankkeen kuvaus... 6 2.1 Suosituksen aihe... 6 2.2 Soveltamisala... 6 2.3 Suhde muihin suosituksiin... 6 2.4 Avoimuusperusteet... 6 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset... 6 2.6 Hankkeen lopputulokset... 7 2.6.1 Dokumentit ja materiaalit... 7 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät... 7 3. Hankkeen organisaatio... 7 3.1 Hankkeen koordinointi... 7 3.2 JHS-työryhmä... 8 4. Työsuunnitelma ja työmäärät... 8 5. Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt... 12 6. Hyväksymismenettely... 12 Versionhallinta Versio Laatimispäivä Muutokset Tekijä Tila Hyväksymispäivä 0.1 24.1.2013 Ensimmäinen versio IR luonnos 0.15 25.1.2013 Tarkennettu suosituksen tavoitteita TO 0.16 1.2.2013 Ensi kommentit Tilastokeskuksesta OS 0.2 8.2.2013 Tarkennettu suunnitelmaan IR, TO 0.21 23.4.2013 Aikataulujen päivitys TO 0.22 28.5.2013 Osallistujien päivitys TO 0.23 30.5.2013 Stilistisiä korjauksia pen luonnos luonnos luonnos luonnos luonnos luonnos 1.0 30.5.2013 Hyväksytty JHS-jaoston sähköisessä käsittelyssä AT hyväksytty 05.06.2013 1.1 9.9.2013 Korjattu työryhmän jäsenten tietoja AT 1.2 12.9.2013 Korjattu työryhmän jäsenten tietoja AT 2(12)
3(12)
1. Hankkeen lähtökohdat JHS-suositusten tavoitteena on edistää sähköistä asiointia sekä tietojen ja rekistereiden yhteiskäyttöä julkishallinnossa. JHS-suosituksen kohteena on yleensä koko julkinen hallinto. 1.1 Hankkeen perustamisen tausta Kuntien toimintaympäristössä on tapahtunut viime vuosina merkittäviä muutoksia, jotka ovat luoneet kehittämistarpeita kuntatilastoinnille ja yleensä kuntien tietohuollolle. Muutokset koskevat muun muassa kunta- ja palvelurakenteita, palveluiden uusia tuottamis- ja organisointitapoja, kansallista ja kansainvälistä tilastointia koskevaa sääntelyä sekä muuta lainsäädäntöä erityisesti palveluiden näkökulmasta. Myös pääministeri Jyrki Kataisen hallitusohjelmassa on linjauksia ja asiakohtia, jotka liittyvät kuntatilastoinnin kehittämiseen, kuntien kustannuslaskennan sekä palveluiden kustannusten ja laadun vertailuun ja läpinäkyvyyden edistämiseen. Kuntien johtamisen lisäksi kuntien taloutta ja toimintaa kuvaavia tietoja tarvitaan laajasti eri tarkoituksiin. Ministeriöiden tarpeet kohdistuvat pääasiassa oman hallinnonalansa toimintaan. Tilastoinnin, tutkimuksen ja peruspalvelujen arvioinnin ja palvelujärjestelmän rakenneanalyysin tarpeet ovat osin päällekkäisiä kunkin hallinnonalan tarpeiden kanssa. Kaikissa edellä kuvatuissa kehittämisvaihtoehdoissa talous- ja toimintatietojen tulee olla yhdistettävissä. Tavoitteiden toteuttaminen vaatii vahvaa tietojen standardointia sekä standardien käytön yhtenäistämistä. Standardoimalla ja yhdenmukaisesti standardeja noudattamalla tietojen laatua, vertailukelpoisuutta ja tietotuotannon nopeutta voidaan merkittävästi kohentaa. Kuntien tililuettelo on yksi keskeisistä paremman vakioinnin vaatimista tiedoista. Kuntien tililuettelon standardoinnilla ja luettelon käytön yhteisellä ohjeistuksella osan julkisen hallinnon suositusjärjestelmää tuetaan kansallista vuonna 2012 käynnistynyttä Kuntien talous- ja toimintatietojen, tilastoinnin ja tietohuollon kehittämisohjelmaa ja siinä asetettua tavoitetta vakioida yhdistettävällä tavalla keskeisimpiä kuntien taloutta ja toimintaa kuvaavia tietoja (kuntien tililuettelo, kuntien tehtäväluokitus, kuntien palveluluokitus sekä toimipaikkatieto). Kuntalain 67 :n mukaan kunnan kirjanpidossa noudatetaan kirjanpitolakia (1336/1997) soveltuvin osin. Kirjanpitolain 2:2.2 :n mukaan kirjanpitovelvollisella tulee olla kultakin tilikaudelta kirjanpitotileistä selkeä ja riittävästi eritelty luettelo, joka selittää tilien sisällön (tililuettelo).nykyisen kirjanpitojärjestelmän aikana kuntajaosto antoi tilikarttamallin kunnille ja kuntayhtymille 1997. Sen jälkeen vuodesta 2000 alkaen tätä on päivitetty lakimuutosten ja tilastointitarpeiden vaatimalla tavalla Kuntaliiton suosituksena. Kuntien tililuettelon suositushankkeen tarkoituksena on nostaa suositus julkisen hallinnon suosituksen tasolle ja suositusjärjestelmän ylläpitoon. 1.2 Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena on tuottaa julkisen hallinnon suositus kuntien ja kuntayhtymien käyttämästä tililuettelomallista sekä mallin ylläpidosta. Tarkoituksena on, että suosituksen kautta muodostuisi mahdollisimman pitkälle yhtenäinen luokitusmalli kuntien ja kuntayhtymien ulkoiseen kirjanpitoon. Yleisenä tavoitteena on se, että suositus määritellään riittävän kattavasti sen käytettävyyden ja suosituksen avulla saatavan vaikuttavuuden varmistamiseksi. Käsitteet määritellään tasolle, jolla manuaaliset työvaiheet tietotuotannossa voidaan minimoida tietotekniikkaa hyödyntäen. Suosituksessa tulee ottaa huomioon myös muut standardoitavat tietomääritykset eli kuntien tehtäväja palveluluokitus sekä toimipaikkatieto, jotta pystytään yhdenmukaistamaan ja yhdistämään taloutta ja toimintaa kuvaavat tiedot. Laadukkaampi ja vertailukelpoisempi tieto helpottaa päätöksentekoa, jolloin yhteiskunnan resursseja pystytään allokoimaan tehokkaammin sekä kunta- että valtiotasolla. 4(12)
Tililuettelomallin uudistus/tarkistus toteutetaan projektina ja työssä otetaan huomioon ulkoisen kirjanpidon lisäksi taloustilastoinnin vaatimukset, tilastoinnin vaatimat meno- ja tulolajit. Samanaikaisesti huomioidaan miten kunnat ja kuntayhtymät voivat tarkentaa tililuetteloaan omia johtamisen, toiminnan arvioinnin sekä muita tietotarpeita varten. Suositustyön yhteydessä määritetään, miten jatkossa kuntien ja kuntayhtymien tililuettelomallia ylläpidetään, kuka toimii ylläpitäjänä ja sovitaan päivitysrytmi (tarpeen mukaan tai annetaan vuosittain). Tililuettelomallin tarkistukset on suositeltavinta olla kuntien ja kuntayhtymien käytössä ennen tilivuoden alkua, jotta mahdolliset muutokset ehditään ottaa kirjanpitoon. Tililuettelosuosituksen lisäksi hankkeessa toteutetaan luokituskäsikirja kunnille ja kuntayhtymille tililuettelon hyödyntämiseksi yhdenmukaisella tavalla. Luokituskäsikirjassa huomioidaan tarkemmin kirjanpitolautakunnan kuntajaoston ohjeet ja taloustilaston luokitukset sekä tilastoinnissa tarvittavat meno- ja tulolajien erittelytarpeet. Jotta tililuettelomalli juurtuisi luonnolliseksi osaksi kuntien ja kuntayhtymien ulkoista kirjanpitoa, tulee hankkeessa ottaa huomioon kuntarakenneuudistus sekä kuntalain kokonaisuudistus. Tämän vuoksi hankkeen tulee olla valmis vuoden 2013 loppuun mennessä. 1.3 Hankkeen sidosryhmät JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Neuvottelukunta toimii valtiovarainministeriön yhteydessä ja sen toimialana on valtion ja kuntien tietohallintoyhteistyön suunnittelu ja tietohallintoyhteistyöhön liittyvien periaatteellisesti tärkeiden kysymysten käsittely. JUHTA luo yhtenäisiä valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietotekniikan, tietohallinnon ja sähköisten asiointipalvelujen kehittämislinjoja. JUHTAn tehtäviin edelleen kuuluu julkisen hallinnon tietotekniikan edistäminen ja sen käyttöä koskevien standardien ja hallinnollisten periaatteiden määrittelyä. Tätä tarkoitusta varten on perustettu JHS-järjestelmä. JUHTA vahvistaa JHS-suositukset. JHS-jaosto JUHTAn alaisuudessa toimiva, JHS-työtä ohjaava ryhmä. Jaosto käsittelee aloitteet JHS-työn käynnistämiseksi, varmistaa, että kaikki intressitahot tulevat kuulluiksi JHS-työn aikana ja tekee aloitteita sekä asettaa työryhmiä myös itse. JHS-jaosto käsittelee kaikki JHS-suositukset ennen kuin ne viedään JUHTAn hyväksyttäväksi. Lisäksi jaosto ohjaa JHS-valmistelutyötä ja seuraa hankkeiden etenemistä. Jaoston sihteeri ja jäsenet voivat myös osallistua suositustyöryhmiin. JHS-työryhmä JHS-työryhmän jäsenet yhteystietoineen on kuvattu kappaleessa 3.2 JHS-työryhmä. Muut sidosryhmät Työ- ja elinkeinoministeriön kirjanpitolautakunnan kuntajaosto tulee olemaan päävastuussa tililuettelomallin laatimisessa. Valtiovarainministeriö vastaa koko kuntien talous- ja toimintatietojen, tilastoinnin ja tietohuollon - kehittämisohjelman toteuttamisesta. Lisäksi VM hyödyntää syntyviä tietomäärityksiä. Kunnat ja kuntayhtymät sekä kuntien palveluntarjoajat ovat tililuettelomallin konkreettisia käyttäjiä. Lisäksi kunnat ja kuntayhtymät sekä palveluntarjoajat osallistuvat hankkeen toteutukseen. Kuntaliitto toimii tiedon hyödyntäjänä ja osallistuu hankkeen toteutukseen Tilastokeskus hyödyntää tililuetteloa kuntien talous- ja toimintatilaston toteutuksessa ja osallistuu 5(12)
hankkeen toteutukseen. Tutkimuslaitokset ja muu tutkimustoiminta ovat tiedon hyödyntäjiä. 1.4 Hankkeen edellytykset Hankkeen edellytyksenä on, että kaikki työryhmän jäsenet ovat käytettävissä sovitun ajanjakson ja osallistuvat aktiivisesti JHS-työryhmätyöhön. 2. Hankkeen kuvaus 2.1 Suosituksen aihe Suosituksen aiheena on kuntien ja kuntayhtymien tililuettelomalli sekä sen ylläpito. Lisäksi määritellään luokituskäsikirja kunnille ja kuntayhtymille tililuettelon hyödyntämiseksi yhdenmukaisella tavalla. Tililuettelomalli on tarkoitettu auttamaan esim. tuloslaskelman tilien ja tasetilien nimeämisessä ja numeroinnissa. Kyseessä on työ- ja elinkeinoministeriön kirjanpitolautakunnan kuntajaoston laatiman tililuettelon ja sen käyttöön liittyvien ohjeiden uudistaminen, jossa huomioidaan kuntien talous- ja toimintatietojen yhdistämisen tarpeet. 2.2 Soveltamisala Suositusta sovelletaan kuntien ja kuntayhtymien ulkoisen kirjanpidon järjestämiseen. Suosituksen kohderyhmiä ovat: kunnat ja kuntayhtymät kuntien palveluntarjoajat 2.3 Suhde muihin suosituksiin Suositus korvaa Kuntaliiton laatiman suosituksen tililuettelomallista. Suosituksessa tulee huomioida kuntien tehtäväluokitus ja palveluluokitus sekä standardoitu toimipaikkatieto. Lisäksi tulee huomioida kuntalain kokonaisuudistus sekä kunta- ja palvelurakenteessa tapahtuvat muutokset. 2.4 Avoimuusperusteet Työ on julkista ja siitä tiedotetaan aktiivisesti JHS-järjestelmän viestintäkanavia käyttäen. 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset Hankkeeseen sisältyy JHS-suositusta varten tehtävä dokumentointi, työryhmän kokous- ja työpöytätyöskentely sekä teknisen kirjoittajan/editorin työtehtävät. 6(12)
2.6 Hankkeen lopputulokset 2.6.1 Dokumentit ja materiaalit Hankkeen tuotoksena syntyvät seuraavat dokumentit: Hankesuunnitelma o sisältää JHS-suositushankkeen työsuunnitelman, resurssit ja aikataulun JHS-suositus o o tililuettelomalli luokituskäsikirja Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma o o o kuvaus suosituksesta esitys käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvistä toimenpiteistä kuvaus valmistelusta (palautekierros, jäsenet, mahdolliset keskustelutilaisuudet) Palautelomake Palauteyhteenveto Työryhmän muistiot Lisäksi kullekin JHS-suositukselle luodaan oma internet-sivu, jonka ylläpidosta vastaa JHS-hankekoordinaattori. 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät JHS-työryhmän käyttöön avataan tarvittaessa oma työtila. Kaikki JHS-suositusluonnosta varten kerätty materiaali ja dokumentin eri versiot säilytetään ja jaetaan kyseisen työtilan kautta. JHS-suosituksen valmistelun aikana luonnoksen tilasta ja aikatauluista kerrotaan hankkeen omilla sivuilla (www.jhs-suositukset.fi). Palautekierros toteutetaan sähköisesti. Kootut palautteet käsitellään työryhmässä. 3. Hankkeen organisaatio 3.1 Hankkeen koordinointi JHS-sihteeri: JHS-hankekoordinaattori: Pekka Niemi, pekka.niemi(at)vm.fi Anna Tuominen, anna.tuominen(at)netum.fi 7(12)
3.2 JHS-työryhmä Työryhmän vetäjä: Työryhmän editori: Työryhmän jäsenet: Vesa Lappalainen, vesa.lappalainen(at)vm.fi Anna Tuominen, anna.tuominen(at)netum.fi Atte Virtanen, atte.virtanen(at)stat.fi Pirkko Kosonen, pirkko.kosonen(at)saita.fi Tuula Hämäläinen, tuula.hamalainen(at)taitoa.fi Asta Tolonen, asta.tolonen(at)suomussalmi.fi Petri Matveinen, petri.matveinen(at)thl.fi Marja-Liisa Ylitalo, marja-liisa.ylitalo(at)kuntaliitto.fi Varajäsenet: Riitta Piela, riitta.piela(at)stat.fi Olli Seppänen, olli.seppanen(at)stat.fi Olli Ainasvuori, olli.ainasvuori(at)taitoa.fi 4. Työsuunnitelma ja työmäärät Alla olevassa taulukossa on kuvattu hankkeen vaiheet, arvioitu aikataulu ja vaiheiden vastuuhenkilöt. Harmaalla merkittyihin kohtiin ei välttämättä tarvita aikataulutusta. Vaihe Tehtävät Alkaa Päättyy Vastuu 1.1 Hankesuunnitelman laatiminen. 7.1.2013 31.1.2013 Työryhmän vetäjä, editori ja JHShankekoordinaattori 1. Hankesuunnitelman laadinta ja työryhmän kokoaminen 1.2 Hankesuunnitelman tarkastaminen ja työryhmän kokoamisen hyväksyminen. 2/2013 2/2013 JHS-sihteeri 1.3 Hankesuunnitelman julkaiseminen verkkosivuilla ja tiedottami- 2/2013 2/2013 JHS-hankekoordinaattori, 8(12)
nen. JHS-sihteeri 2. Hankkeen käynnistämisen hyväksyminen 2.1 Hankesuunnitelman esittely ja hyväksyminen JHS-jaostossa. 5/2013 5/2013 Työryhmän vetäjä, editori tai työryhmän jäsen 3.1 JHS-suositusluonnoksen laatiminen työryhmätyöskentelynä. Kyseessä on iteratiivinen prosessi. Työryhmä 3. Luonnoksen valmistelu Tuloksena on - suositusluonnos tehtäväluokituksesta kunnille ja kuntayhtymille; - suositusluonnos tehtäväluokituksen ylläpidosta; - tehtäväluokituksen käsikirjaluonnos määritelmineen. 5/2013 11/2013 3.2 Työryhmän kokousmuistioiden julkaiseminen verkkosivuilla. 5/2013 - JHS-hankekoordinaattori 3.3 Keskustelutilaisuuden järjestäminen (tarvittaessa). 9/2013 9/2013 Työryhmän vetäjä, editori, JHS-sihteeri ja JHS-hankekoordinaattori 4.1 Julkisen palautekierroksen järjestäminen. 11/2013 12/2013 Työryhmän vetäjä, editori, JHS-sihteeri ja JHS-hankekoordinaattori 4.2 Palauteyhteenvedon ja ensimmäisen vaiheen vastineen laatiminen. 12/2013 1/2014 Työryhmä 4. Palautekierros 4.3 Palauteyhteenvedon julkaiseminen ja palautekierroksen toisen vaiheen järjestäminen. 1/2014 1/2014 JHS-hankekoordinaattori, JHS-sihteeri 4.4 Palauteyhteenvedon päivittäminen ja luonnoksen viimeistely. 1/2014 2/2014 Työryhmä 4.5 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman laatiminen. 11/2013 2/2014 Työryhmän vetäjä ja editori 4.6 Luonnoksen viimeistely (oikoluku, tyylipohja yms.) JHSjaoston käsittelyä varten ja palauteyhteenvedon julkaiseminen verkkosivuilla. 1/2014 2/2014 JHS-hankekoordinaattori, JHS-sihteeri 9(12)
5. Luonnoksen käsittely JHSjaostossa 5.1 Suositusluonnoksen, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman käsittely JHSjaoston kokouksessa. 2/2014 2/2014 Työryhmän vetäjä tai editori 6. Luonnoksen käsittely JUHTAssa 6.1 Lopullisen luonnosversion, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman esittely JUHTAn kokouksessa. 2/2014 2/2014 JHS-sihteeri valmistelee, JHSjaosto päättää esittelijästä 7. Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 7.1 Hyväksytyn suosituksen oikoluku ja tarkastaminen (tarvittaessa), julkaiseminen verkkosivuilla sekä käännättäminen. 7.2 Tiedottaminen verkkosivuilla. JHS-uutiskirjeen lähettäminen. Palautteenantajille tieto julkaisemisesta. 2/2014 3/2014 3/2014 3/2014 JHS-hankekoordinaattori, JHS-sihteeri JHS-sihteeri ja JHS-hankekoordinaattori Alla olevassa taulukossa on kuvattu suosituksen laatimisen arvioitu työmäärä konsulttityön osalta. Työryhmän jäsenten ja asiantuntijoiden työmääriä ei erikseen ole arvioitu. Vaihe Tehtävät Työmääräarvio 1. Hankesuunnitelman laadinta ja työryhmän kokoaminen 1.1 Hankesuunnitelman laatiminen. 1.2 Hankesuunnitelman tarkastaminen ja työryhmän kokoamisen hyväksyminen. Asiantuntijakonsultti 2 htp 1.3 Hankesuunnitelman julkaiseminen verkkosivuilla ja tiedottaminen. 2. Hankkeen käynnistämisen hyväksyminen 2.1 Hankesuunnitelman esittely ja hyväksyminen JHS-jaostossa. - 3. Luonnoksen valmistelu 3.1 JHS-suositusluonnoksen laatiminen työryhmätyöskentelynä. Kyseessä on iteratiivinen prosessi. Tuloksena on - suositusluonnos tehtäväluokituksesta kunnille ja kuntayhtymille; Asiantuntijakonsultti 25-30 htp 10(12)
- suositusluonnos tehtäväluokituksen ylläpidosta; - tehtäväluokituksen käsikirjaluonnos määritelmineen. 3.2 Työryhmän kokousmuistioiden julkaiseminen verkkosivuilla. JHS-hankekoordinaattori 2,0 htp 3.3 Keskustelutilaisuuden järjestäminen (tarvittaessa). 4.1 Julkisen palautekierroksen järjestäminen. JHS-hankekoordinaattori 2,0 htp 4.2 Palauteyhteenvedon ja ensimmäisen vaiheen vastineen laatiminen. Asiantuntijakonsultti 2 htp 4.3 Palauteyhteenvedon julkaiseminen, palautekierroksen toisen vaiheen käynnistäminen. JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp 4. Palautekierros 4.4 Palauteyhteenvedon päivittäminen ja luonnoksen viimeistely, joka sisältää kaikkien suositukseen kuuluvien tuotosten viimeistelyn (tehtäväluokitus, ylläpitosuunnitelma, tehtäväluokituksen käsikirja sekä suunnitelma vastaavan tehtäväluokituksen laajentamiseksi koko julkista hallintoa vastaavaksi). Asiantuntijakonsultti 3 htp JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp 4.5 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman viimeistely. JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp 4.6 Luonnoksen viimeistely sisältää myös (oikoluku, tyylipohja yms.) JHS-jaoston käsittelyä varten ja palauteyhteenvedon julkaiseminen verkkosivuilla. JHS-hankekoordinaattori 0,5 5. Luonnoksen käsittely JHS-jaostossa 5.1 Suositusluonnoksen, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman käsittely JHS-jaoston kokouksessa. - 6. Luonnoksen käsittely JUHTAssa 6.1 Lopullisen luonnosversion, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman esittely JUHTAn kokouksessa. - 7. Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 7.1 Hyväksytyn suosituksen oikoluku ja tarkastaminen (tarvittaessa), julkaiseminen verkkosivuilla sekä käännättäminen. 11(12)
7.2 Tiedottaminen verkkosivuilla. JHSuutiskirjeen lähettäminen. Palautteenantajille tieto julkaisemisesta. YHTEENSÄ Asiantuntijakonsultti 32 37 htp JHS-hankekoordinaattori 8,3 htp 5. Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt Hankkeessa noudatettavat käytännöt on kuvattu JHS-suosituksen valmisteluoppaassa. 6. Hyväksymismenettely JHS-suosituksen hyväksymismenettely (palautekierros, suositusluonnoksen käsittely) on kuvattu suosituksessa JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä. Tiivis työohje löytyy myös JHS-suosituksen valmisteluoppaasta. 12(12)