2018 VALTIMON KUNNAN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET Kunnanhallitus 13.08.2018 96 Valtuusto 17.09.2018 38 Arja Tervonen
1 Sisällysluettelo 1. Riskienhallinnan tavoitteet ja periaatteet... 2 2. Riskienhallinnan käsitteitä... 3 3. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vastuut... 3 3.1. Valtimon kunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen... 3 4. Riskien luokittelu... 4 5. Riskien tunnistaminen sekä niiden arviointi ja käsittely... 6 5.1. Riskit käsitellään seuraavasti... 6 6. Riskienhallintakeinoja... 6 6.1. Riskin poistaminen... 6 6.2. Riskien pienentäminen... 7 6.3. Riskin siirtäminen... 7 6.4. Riskin pitäminen omalla vastuulla... 7 6.5. Riskit hallitaan seuraavasti... 7 7. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan raportointi ja seuranta... 7
2 1. Riskienhallinnan tavoitteet ja periaatteet Sisäisen valvonnan tarkoituksena on edistää kunnan toiminnan laadukasta johtamista, riskien ennaltaehkäisyä ja hallintaa, mahdollisuuksien ja vahvuuksien hyödyntämistä, toiminnan jatkuvaa kehittämistä ja tuloksellisuuden arviointia. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan yleisesti kaikkia niitä toiminta- ja menettelytapoja, joilla tilivelvolliset toimielimet, viranhaltijat ja muut esimiehet pyrkivät varmistamaan, että kunnan toiminta on taloudellista ja tuloksellista päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan omaisuus ja voimavarat turvataan. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen perustuu kunnan perustehtävään, toimintaympäristön analysointiin, kuntastrategiaan sekä toiminnan ja talouden tavoitteisiin. Riskienhallinta sisältää kunnan tavoitteita uhkaavien riskien tunnistamisen, arvioinnin ja priorisoinnin sekä tuloksellisen hallinnan. Valtuuston hyväksymien tavoitteiden saavuttamiseksi sekä hyvän hallintotavan toteutumiseksi riskien tunnistamisen, hallinnan sekä sisäisen valvonnan toimintatavat tulee sisällyttää mm. johtamis- ja päätöksentekoprosesseihin toiminnan ja talouden sekä investointien riski- ja lisäarvoperustaiseen suunnitteluun toiminnan (ml. tietojärjestelmät), omaisuuden hallinnan, hallinnon ja taloudenhoidon menettelytapoihin. Johdon vastuulla oleva riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa, ja sen tavoitteena on saada kohtuullinen varmuus kunnan strategisten, toiminnan ja talouden tavoitteiden saavuttamisesta sekä toiminnan jatkuvuudesta ja häiriöttömyydestä. Riskienhallinnalla ennaltaehkäistään toiminnan jatkuvuutta ja häiriöttömyyttä uhkaavia tapahtumia perustuen ydintoimintojen ja järjestelmien tunnistamiseen, hyväksyttävän riskitason määrittelyyn sekä riittävien riskien hallinnan menetelmien toimeenpanoon. Riskienhallintaprosessi kattaa toimintaympäristön analysoinnin uhkien ja mahdollisuuksien riittävän kokonaisvaltaisen tunnistamisen ja kuvaamisen uhkien ja mahdollisuuksien toteutumisen todennäköisyyden ja seurauksen analysoinnin riskien hallinnan menettelyiden ja mahdollisuuksien hyödyntämisen määrittelyn sekä toimeenpanon valvonnan ja tuloksellisuuden raportoinnin sekä arvioinnin. Kuntastrategian, toiminnan ja talouden sekä sisäisen valvonnan ja kokonaisvaltaisen riskienhallinnan tavoitteet tulisi yhdistää, jotta sisäinen valvonta ja riskienhallinta eivät muodostu erillisiksi toiminnoiksi. Tuloksellinen riskienhallinta on olennainen osa läpinäkyvää, laadukasta ja vastuullista päätöksentekoprosessia, jolloin se pitää sisällään riittävät vaikutusten arvioinnit ja perustuu tosiseikkoihin. Omistajaohjauksen näkökulmasta konserniyhtiöiden laadukasta päätöksentekoa ja riskienhallintaa edistetään konserniohjeen määräyksillä, asiantuntevilla hallituksen jäsenillä, sekä velvollisuudella hankkia kunnan kanta konserniohjeessa määritellyissä merkittävissä asiakokonaisuuksissa ennen päätöksentekoa. Valtuusto määrittelee tällä asiakirjalla Valtimon kunnan riskienhallinnan periaatteet, toimintatavat, vastuut ja päämäärät. Tavoitteena on varmistaa, että hallitaan Valtimon kunnan toiminnassa ilmenevät olennaiset riskit, jotka vaikuttavat ennen kaikkea taloudellisiin menetyksiin, tavoitteiden saavuttamiseen tai lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseen. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet koskevat koko Valtimon kuntakonsernia.
3 2. Riskienhallinnan käsitteitä Riski Riski on mahdollinen tapahtuma tai tekijä, joka haitallisesti vaikuttaa tavoitteiden saavuttamiseen. Toteutuessaan riski voi aiheuttaa mm. taloudellisia menetyksiä, henkilövahinkoja ja häiriöitä Valtimon kunnan toiminnan jatkuvuuteen. Mahdollisuus Mahdollisuus on myönteinen tapahtuma, jota tulee aktiivisesti hyödyntää johtamisessa. Riskienhallinta Riskienhallinta on tietoista, suunnitelmallista ja jatkuvaa työtä uhkaavien riskien tunnistamiseksi, arvioimiseksi ja hallitsemiseksi. Riskienhallintaprosessi Riskienhallintaprosessin tarkoituksena on tunnistaa, arvioida, hallita ja valvoa olennaisia riskejä toiminnassa. 3. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vastuut Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto on vuonna 2017 antanut yleisohjeen, joka koskee kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista. Yleisohjeen mukaan kunnanhallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä selkoa siitä, miten sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on kunnassa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Tätä tarkoitusta varten kunnanhallituksen tulee esittää toimintakertomuksessa selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä vastaa kunnanhallitus. Lisäksi kaikki ne toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivaltaa kunnan varojen käytössä ja jotka toimivat viranomaisina, vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta omilla vastuualueillaan. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee toteutua kunnan johtamis-, suunnittelu- ja ohjauskäytännöissä. Kaikilla kunnan työntekijöillä tulee olla riittävät tiedot riskienhallinnasta. Tästä vastaavat kaikki esimiehet ja johtovastuussa olevat. Kaikista omassa työssä ja kunnan toiminnassa havaituista riskeistä tulee ilmoittaa esimiehelle. 3.1. Valtimon kunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen Valtuusto hyväksyy sisäisen valvonnan ja riskienhallintapolitiikan perusteet Kunnanhallitus vastaa koko kuntakonsernia koskevan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä raportoi vuosittain sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta toimintakertomuksen yhteydessä
4 Kunnanjohtaja vastaa kunnan ylimpänä viranhaltijana siitä, että toimialajohtajat ovat omilla vastuualueillaan järjestäneet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesti ja valtuuston sekä kunnanhallituksen päätösten ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden mukaisesti raportoi kunnanhallitukselle sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä asioista Tarkastuslautakunta arvioi Valtimon kunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilaa Tilintarkastaja tarkastaa kuntalain mukaisesti, onko kunnan sisäinen valvonta ja konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti Kunnan johtoryhmä toimii sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan johtoryhmänä vastaa kunnanhallituksen päätösten mukaisesti sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvien toimenpiteiden toteuttamisesta johtaa, valvoo ja kehittää koko kunnan riskienhallintatyötä Toimialajohtajat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä omilla toimialoillaan raportoivat kunnanjohtajalle ja kunnanhallitukselle riskienhallintaan liittyvistä asioista Tulosaluejohtajat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä omilla tulosalueillaan tiedottavat, valvovat ja tarpeen mukaan ohjeistavat sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä asioista vastuualueillaan raportoivat omalle toimialajohtajalleen sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä asioista Työntekijät kaikkien kunnan työntekijöiden tulee ilmoittaa omille esimiehilleen riskeistä, jotka liittyvät omaan työhön tai kunnan toimintaan 4. Riskien luokittelu Valtimon kunnan toiminnalle olennaisimmat riskit jaetaan viiteen kategoriaan: A Suunnittelu- ja seurantajärjestelmän riskeihin - Suunnittelu- ja seurantajärjestelmän riskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Valtimon kunnan strategisia toimintaedellytyksiä.
5 B Johtamisjärjestelmän riskeihin - Johtamisjärjestelmän riskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Valtimon kunnan toiminnan tuloksellisuutta. C Ydin- ja tukitoimintojen riskeihin - Ydin- ja tukitoiminnan riskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Valtimon kunnan toiminnan tuloskehitystä, maksuvalmiutta ja kassavirtoja. D Omaisuusriskeihin ja E Henkilöriskeihin - Omaisuusriskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Valtimon kunnan toiminnan jatkuvuutta sekä omaisuuden turvaamista. - Henkilöriskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Valtimon henkilökunnan työturvallisuutta. SUUNNITTELU- JA SEURANTAJÄRJESTELMÄN RISKIT -infra ja rakennusten kunto -budjetoinnin realistisuus/arvio yleisesti sekä realistisuus -toiminnan ja talouden raportointi ja toteutumisen reaaliaikainen seuraaminen -raportoinnin riskit JOHTAMISJÄRJESTELMÄN RISKIT -konsernivalvonnassa havaitut puutteet -sisäisen valvonnan ohjeistus -päätöksenteon oikeellisuus ja päätösten dokumentointi -hallintosäännön ja muiden sääntöjen selkeys, kattavuus ja sääntöjen tunteminen YDIN- JA TUKITOIMINTOJEN RISKIT -sopimusten olemassaolo ja kattavuus sekä sopimuksiin sisältyvät riskit -pääasialliset ydintoiminnat ja tukitoiminnat (kaavoitus, infrajärjestelmät, ruokahuolto, vesihuoltolaitos, kaukolämpölaitos) -käynnissä olevat ulkopuolisella rahoituksella(osittain/kokonaan) toimivat projektit ja niihin sisältyvät riskit -hankintamenettelyjen oikeellisuus (hankintalain ja asetuksen noudattaminen) -maksettujen palkkojen oikeellisuus ja sen varmentaminen tietojärjestelmien hyödyntäminen -asiahallintajärjestelmien toimivuus OMAISUUSRISKIT -annetut takaukset konserniyhteisöille/konsernin ulkopuolisille -maaomaisuuden lainhuudot ja niihin liittyvät rasitukset -rakennusurakoiden vakuudet ja vakuutukset
6 HENKILÖRISKIT -työnjaon toimivuus -ammattitaitoisen henkilökunnan sitouttaminen/rekrytointi -henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen 5. Riskien tunnistaminen sekä niiden arviointi ja käsittely Riskit voivat olla kunnan sisäisiä tai kunnan ulkopuolelta tulevia. Tunnistettujen riskien suuruus arvioidaan riskien toteutumisen todennäköisyyden ja niiden vaikutusten perusteella. 5.1. Riskit käsitellään seuraavasti Vähäinen riski Riskiä seurataan. Toimenpiteisiin ryhdytään lähivuosina. Tavanomainen riski Riskiä seurataan. Toimenpiteisiin ryhdytään vuoden sisällä. Kohtalainen riski Riskin pienentäminen on välttämätöntä. Toimenpiteisiin ryhdytään, jos riskiin liittyy erittäin haitallisia seurauksia, kuten esimerkiksi henkilövahinkoja. Tuntuva riski Riskin pienentäminen on välttämätöntä. Toimenpiteisiin ryhdytään mahdollisimman pian. Merkittävä riski Toimenpiteisiin ryhdytään heti. Sietämätön riski Toimenpiteisiin ryhdytään välittömästi kustannuksista riippumatta. 6. Riskienhallintakeinoja Riskienhallintaan liittyvien toimenpiteiden tarve riippuu riskin olennaisuudesta. Mitä olennaisempi riski, sitä tärkeämpää on suunnitella riskienhallintakeinoja mahdollisimman pian ja tehokkaasti. 6.1. Riskin poistaminen Riskien poistaminen kokonaan ei käytännössä aina ole mahdollista. Jos pyritään välttämään toimintaan liittyvät riskit kokonaan, voivat tavoitteet jäädä saavuttamatta. Riski voidaan poistaa lopettamalla kokonaan riskialtis toiminta, jota ei nähdä tarpeelliseksi. Esimerkkejä:
7 rikkinäisen oven tai ikkunan poistaminen henkilövahinkojen välttämiseksi vaarallisen työn välitön lopettaminen uhkaavasti käyttäytyvän henkilön poistaminen paikalta 6.2. Riskien pienentäminen Riskienhallinnan olennainen osa on riskin pienentäminen. Toiminnassa pitää tiedostaa riskin toteutumisen todennäköisyys ja riskin vaikutus, jos riski toteutuu. Toiminta pitää järjestää niin, että riski toteutuu niin harvoin kuin mahdollista eli niin, että riskin todennäköisyys on mahdollisimman pieni. Esimerkkejä: työturvallisuusohjeiden noudattaminen varmuuskopioiden ottaminen varahenkilön nimeäminen ja perehdyttäminen henkilöstön osaamisesta huolehtiminen koneiden ja laitteiden huolto palohälyttimien tai alkusammutuskaluston käyttöönotto 6.3. Riskin siirtäminen Riskejä voi siirtää toiselle osapuolelle kannettavaksi sopimusten kautta. Yleisesti käytetty riskin siirtämismenetelmä on vakuuttaminen. Riskialttiita töitä voidaan teettää alihankkijoilla ja täten siirtää työhön liittyvä riski pois Valtimon kunnan toiminnasta. Esimerkkeinä voi mainita räjäytys- ja asbestityöt. 6.4. Riskin pitäminen omalla vastuulla Kaikkia riskejä ei voi siirtää ulkopuolisille tahoille tai vakuuttaa. Esimerkiksi talouteen liittyvät riskit ja tietyt omaisuuteen liittyvät riskit pidetään yleensä omalla vastuulla. Riskin pitäminen omalla vastuulla tarkoittaa myös kyseisen riskin tiedostamista ja hyväksymistä sekä tehokasta riskienhallintatyötä. Tietyntyyppisiin vahinkoriskeihin varaudutaan esimerkiksi vahinkorahaston avulla. 6.5. Riskit hallitaan seuraavasti Riskejä pyritään ensisijaisesti pienentämään. Kunnanhallitus, kunnanjohtaja, toimialajohtajat ja tulosaluejohtajat määrittävät kukin riskien luonteen perusteella tarkoituksenmukaisimmat ja tehokkaimmat riskienhallinnan menettelytavat. 7. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan raportointi ja seuranta Tilivelvolliset viranhaltijat raportoivat riskeistä, jotka vaativat välittömiä toimenpiteitä. Toimialajohtajat raportoivat omien toimialojensa olennaisimmista sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä asioista kunnanhallitukselle vuosittain tammikuun loppuun mennessä.