Tarkastuslautakunta 08.05.2017 1 Aika 08.05.2017 kello 16:00-20:54 Paikka Kaupunginhallituksen kokoushuone Läsnä Nousiainen Markku puheenjohtaja Käyhkö Anne saapui klo 16.25 Laurio Jukka Piironen Juha Pulkkinen Timo Rusanen Maija Turunen Pekka Vuorinen Eeva Itkonen Laura Pirjo Toropaisen vara Kurki-Norrena Ulla Tanja Taupilan vara Hämäläinen Elina tilintarkastaja Leinonen Soili pöytäkirjanpitäjä Poissa Loikkanen Tuomas varapuheenjohtaja Taupila Tanja Toropainen Pirjo Käsitellyt asiat: 57-62 Allekirjoitukset: Markku Nousiainen puheenjohtaja Soili Leinonen pöytäkirjanpitäjä Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja todenneet sen oikeaksi, Savonlinnassa 8.5.2017 Jukka Laurio Juha Piironen Pöytäkirja on tarkastettu ja pidetty yleisesti nähtävänä siitä edeltäpäin ilmoitettua 10.5.2017 sisäisen tarkastajan työhuoneessa virastoaikana. Soili Leinonen sisäinen tarkastaja
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 2 Sisällysluettelo Pykälä Sivu 57 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 58 Pöytäkirjantarkastajat 4 59 Asioiden käsittelyjärjestys 5 60 Arviointikertomuksen luovutus- ja lehdistötilaisuus 6 61 Tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevat hallintosäännön määräykset 8 62 Vuoden 2016 arviointikertomuksen laatiminen 12
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 3 Tarkastuslautakunta 57 08.05.2017 Laillisuus ja päätösvaltaisuus TARLA 57 Hallintosäännön 12 :n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohta ja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään ille ja niille, joilla on oikeus ja velvollisuus läsnäoloon toimielimen päättämällä tavalla. Hallintosäännön 33 :n mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kuntalain 58 :n mukaan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet istä on läsnä. Tarkastuslautakunta on kokouk sessaan 21.2.2013 8 päättänyt, että esityslista/kokouskut su lähe tetään ille ja varaille luottamushenkilöportaaliin vähintään viisi päivää ennen kokousta. Esityslista/kokouskutsu on ollut luettavissa luottamushenkilöportaalissa 3.5.2017 alkaen. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 4 Tarkastuslautakunta 58 08.05.2017 Pöytäkirjantarkastajat TARLA 58 Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 21.2.2013 3 päättänyt, että tarkastuslautakunnan pöytäkirja tarkastetaan kussakin kokouksessa valitun kahden pöytäkirjantarkastajan toimesta seuraavan kokouksen yhteydessä, ellei lautakunta jonkin asian kohdalla toisin päätä. Pöytäkirjantarkastajille valitaan kaksi varapöytäkirjantarkastajaa. Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 10.12.2014 100 päättänyt, että 1.1.2015 alkaen tarkastuslautakunnan pöytäkirja laaditaan ja tarkastetaan pääsääntöisesti heti kokouksen yhteydessä. Esitys: Tarkastusvuorossa ovat et Anne Käyhkö ja Jukka Laurio, varalla Juha Piironen ja Timo Pulkkinen. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Jukka Laurio ja Juha Piironen, varalle Timo Pulkkinen ja Maija Rusanen.
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 5 Tarkastuslautakunta 59 08.05.2017 Asioiden käsittelyjärjestys TARLA 59 Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 5 luku 17 :n (kokouksen pitäminen) mukaan asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi ottaa käsiteltäväkseen sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Puheenjohtaja totesi, että asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä.
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 6 Tarkastuslautakunta 60 08.05.2017 Arviointikertomuksen luovutus- ja lehdistötilaisuus TARLA 60 Kuntalain (410/2015) 121 mukaisesti tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 40 :n mukaan lautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Kuntalain 123 mukaisesti tilintarkastajan on viimeistään toukokuun loppuun mennessä tarkastettava kunkin tilikauden eli edellisen kalenterivuoden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. Tilinpäätös on saatettava valtuuston käsiteltäväksi kesäkuun loppuun mennessä. Samassa yhteydessä käsitellään tilintarkastuskertomus ja vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille.tilinpäätöksen valmistelu kuuluu kunnanhallitukselle. Tilintarkastuskertomuksen ja vastuuvapausasian valmistelu valtuuston päätöksentekoa varten on tarkastuslautakunnan tehtävä. Valtuuston kokous on suunniteltu pidettäväksi 5.6.2017. Tarkastuslautakunta päätti 24.4.2017, että vuoden 2016 arviointikertomuksen luovutus- ja lehdistötilaisuus järjestetään kaupunginhallituksen kokoushuoneessa 26.5.2016 klo 12.00 ja lehdistötilaisuus klo 13.00. Esitys: Tarkastuslautakunta päättää kutsujen lähettämisestä ja tarkastuslautakunnan ten osallistumisesta vuoden 2016 arviointikertomuksen luovutus- ja lehdistötilaisuuksiin. Tarkastuslautakunta päätti, että arviointikertomuksen luovutustilaisuuteen 26.5.2017 klo 12.00 kutsutaan
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 7 kaupunginvaltuuston puheenjohtajajisto, kaupunginjohtaja ja talousjohtaja ja klo 13.00 alkavaan lehdistötilaisuuteen sanomalehti Itä-Savon, aluelehti Savonmaan, Puruvesi-lehden ja Etelä-Savon radion edustajat. Tilintarkastaja kutsutaan molempiin tilaisuuksiin. Tarkastuslautakunnan et osallistuvat molempiin tilaisuuksiin. Toimenpiteet: kutsut/sisäinen tarkastaja
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 8 Tarkastuslautakunta 21 22.02.2017 Tarkastuslautakunta 61 08.05.2017 Tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevat hallintosäännön määräykset 40/01.010/2015 TARLA 21 Uuden Kuntalain (410/2015) mukaan kunnissa ja kuntayhtymissä on 1.6.2017 alkaen oltava hyväksyttynä kuntalain 90 :n mukainen hallintosääntö. Hallintosääntö on kunnan ja kuntayhtymän hallinnon ja toiminnan sekä toimielinten kokousmenettelyjen keskeinen ohjausväline. Kunnallisessa päätöksenteossa on noudatettava lakien lisäksi hallintosäännön määräyksiä. Uuden Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi. Kokousmateriaalina on Kuntaliiton hallintosäännönmalliin pohjautuva luonnos tarkastuslautakunnan tehtäviä koskeviksi määräyksiksi. Tarkastuslautakunnan esitys viedään kaupunginhallitukselle muun hallintosääntökäsittelyn yhteydessä. Esitys: Tarkastuslautakunta käy keskustelun tehtäviään koskevista hallintosäännön määräyksistä ja päättää kaupunginhallitukselle esitettävistä 1.6.2017 voimaan tulevan hallintosäännön tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevista määräyksistä. Tarkastuslautakunta päätti esittää kaupunginhallitukselle, että Savonlinnan kaupungin 1.6.2017 voimaan tulevan hallintosäännön tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevat määräykset ovat pöytäkirjaliitteen A mukaiset. Toimenpiteet: Kaupunginhallitus TARLA 21 Uuden Kuntalain (410/2015) mukaan kunnissa ja kuntayhtymissä on 1.6.2017 alkaen oltava hyväksyttynä kuntalain 90 :n mukainen
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 9 hallintosääntö. Hallintosääntö on kunnan ja kuntayhtymän hallinnon ja toiminnan sekä toimielinten kokousmenettelyjen keskeinen ohjausväline. Kunnallisessa päätöksenteossa on noudatettava lakien lisäksi hallintosäännön määräyksiä. Uuden Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi. Kokousmateriaalina on Kuntaliiton hallintosäännönmalliin pohjautuva luonnos tarkastuslautakunnan tehtäviä koskeviksi määräyksiksi. Tarkastuslautakunnan esitys viedään kaupunginhallitukselle muun hallintosääntökäsittelyn yhteydessä. Esitys: Tarkastuslautakunta käy keskustelun tehtäviään koskevista hallintosäännön määräyksistä ja päättää kaupunginhallitukselle esitettävistä 1.6.2017 voimaan tulevan hallintosäännön tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevista määräyksistä. Tarkastuslautakunta päätti esittää kaupunginhallitukselle, että Savonlinnan kaupungin 1.6.2017 voimaan tulevan hallintosäännön tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevat määräykset ovat pöytäkirjaliitteen A mukaiset. Toimenpiteet: Kaupunginhallitus TARLA 61 Tarkastuslautakunta on käsitellyt tehtäviään koskevat hallintosäännön määräykset 22.2.2017 21 ja ne on viety kaupunginhallituksen kautta hyväksyttäviksi kaupunginvaltuustoon 27.3.2017 123. Kaupunginvaltuusto jätti hallintosäännön päivittämisen kokonaisuudessaan pöydälle. Kuntalain 84 mukaisesti tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden tulee ilmoittaa sidonnaisuuksistaan tarkastuslautakunnalle 1.6.2017 alkaen. Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunnan tulee valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi.
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 10 Tarkastuslautakunta on 22.2.2017 20 merkinnyt tiedoksi kaupunginjohtajan johtoryhmän 23.1.2017 21 sidonnaisuusrekisterin pitämistä koskevan käsittelyn, jonka mukaan Hallintopalvelut toimii rekisterin vastuuyksikkönä ja päättää toteutusmallista sen käyttöönotossa. Tarkastuslautakunta on 22.2.2017 21 päättänyt esittää kaupunginvaltuustolle, että hallintosäännön kohta, joka koskee sidonnaisuusilmoituksiin liittyviä tehtäviä, kuuluu seuraavasti: Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Henkilötietojen käsittely hoidetaan hallintopalvelujen toimesta. Huhtikuussa sidonnaisuusilmoituksiin liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarkoitetut verkkopalvelut on päätetty kilpailutuksen jälkeen hankkia Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy:ltä. Käytännön tehtävien osalta on kaupunginjohtajan johtoryhmän 23.1.2017 käsittelystä poiketen sovittu, että sidonnaisuusilmoituksiin liittyviä tehtäviä ja sidonnaisuusrekisteriä hoitaa ja verkkopalvelun pääkäyttäjänä toimii tarkastuslautakunnan sihteeri, varahenkilönä kaupunginlakimies. Kaupunginvaltuuston käsittelyyn 15.5.2017 menevän hallintosäännön kohtaa, joka koskee sidonnaisuusilmoituksiin liittyviä tehtäviä, tulee muuttaa niin, että käytännön tehtävien hoitamista koskeva lause henkilötietojen käsittelystä hallintopalvelujen toimesta poistetaan. Tämän jälkeen hallintosäännön ko. kohta kuuluu seuraavasti: Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Koska muutos sidonnaisuusilmoitusten käsittelyyn liittyvien tehtävien hoitamisen käytännön järjestelyihin on tehty vasta huhtikuussa ja koska hallintosääntökäsittely on jo ollut
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 11 kaupunginvaltuustossa ja jätetty pöydälle, esitys hallintosääntöön tehtävästä muutoksesta voidaan tehdä vain kaupunginvaltuuston kokouksessa. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja voivat kokouksessa esittää valtuustolle edellä mainitun hallintosäännön sidonnaisuuksia koskevan kohdan muuttamista ja hyväksymistä. Esitys: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy:ltä sidonnaisuusrekisterin hoitamiseksi tarkoitetun verkkopalvelun hankinnan ja sovitut käytännöt sidonnaisuusilmoituksiin ja -rekisteriin liittyvien tehtävien hoitamiseksi. Tarkastuslautakunta päättää, että valtuuston kokouksessa 15.5.2017 hallintosäännön sidonnaisuusilmoituksia koskeva kohta esitetään kuulumaan seuraavasti: Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Esitys hyväksyttiin.
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 12 Tarkastuslautakunta 37 22.03.2017 Tarkastuslautakunta 43 05.04.2017 Tarkastuslautakunta 55 24.04.2017 Tarkastuslautakunta 62 08.05.2017 Vuoden 2016 arviointikertomuksen laatiminen TARLA 37 Kuntalain (410/2015) 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää, tarkastuslautakunnan on arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä. Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunta antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 40 :n mukaan lautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Tarkastuslautakuntien käytännön arviointityö muodostuu kunnan organisaatioon ja sääntöihin tutustumisesta, arviointisuunnitelman laatimisesta valtuustokaudelle, arviointimenetelmän valitsemisesta, perehtymisestä esiselvityksenä saatuun materiaaliin, tarkentavien kysymysten laatimisesta arviointikäynneille, tarkentavasta arviointikäynnistä arviointikohteessa, viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden kuulemisista kokouksissa, esityslistojen ja pöytäkirjojen lukemisesta sekä olennaisten johtopäätösten tekemisestä. Ensisijaisesti arviointi suoritetaan arvioitavan vuoden tilinpäätöksen toimintakertomuksen/tasekirjan perusteella. Toimintasuunnitelma toimintakaudelle 2013-2016 on hyväksytty kokouksessa 13.6.2013 54. Kokouksessa 8.12.2015 99 on hyväksytty vuodelle 2016 alustava toimintaohjelma, jota on täydennetty vuoden 2016 aikana. 14.12.2016 110 on vielä laadittu arviointisuunnitelma kevätkaudelle 2017 vuoden 2016 arviointia varten. Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 14.9.2016 73 päättänyt,
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 13 että vuoden 2016 arviointikertomuksen pohjana käytetään alustavasti vuoden 2015 arviointikertomuksen runkoa. Tarkastuslautakunta on vuoden 2016 arviointia varten kuullut kokouksissaan ja järjestämänsä arviointi- ja strategiapäivän aikana mm. kaupungin ylintä johtoa, pääluottamusmiehiä, työsuojeluvaltuutettuja, kaupunginjohtajaa sekä talousjohtajaa. Vuotta 2016 koskevat havainnot ja johtopäätökset tarkastuslautakunta on kirjannut 14.9.2016 hyväksyttyyn arviointikertomusrunkoon sitä mukaa kun niitä vuoden aikana on tehty. Toimintakauden 2013-2016 toimintasuunnitelman mukaisesti tavoitteena on, että edellisen vuoden arviointi valmistuu seuraavana vuonna 31.5. mennessä. Esitys: Tarkastuslautakunta käy keskustelun toiminta- ja työskentelytavoistaan vuoden 2016 arviointikertomuksen valmistamista varten sekä päättää arviointikertomuksen laatimisen aloitusajankohdasta, arviointikertomuksen kokoamisesta ja teknisen osuuden valmistelusta. Tarkastuslautakunta keskusteli toiminta- ja työskentelytavoistaan vuoden 2016 arviointikertomuksen valmistamista varten ja päätti aloittaa arviointikertomuksen laatimisen kokouksessaan 5.4.2017. TARLA 43 Tarkastuslautakunta päätti 22.3.2017 37 aloittaa arviointikertomuksen laatimisen 5.4.2017. Esitys: Tarkastuslautakunta aloittaa tässä kokouksessa arviointikertomuksen laatimisen. Esitys hyväksyttiin. TARLA 55 Esitys: Tarkastuslautakunta päätti 22.3.2017 37 aloittaa arviointikertomuksen laatimisen. Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen laatimista.
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 14 Esitys hyväksyttiin. TARLA 62 Esitys: Tarkastuslautakunta päätti 22.3.2017 37 aloittaa arviointikertomuksen laatimisen. Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen laatimista. Esitys hyväksyttiin.
Tarkastuslautakunta 08.05.2017 15 OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kuntalain 91 :n mukaan seuraavista päätöksistä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta ei kä kunnallisvalitusta, koska päätökset koskevat vain valmistelua sekä täytäntöönpa noa: :t 57-62 Kuntalain 89 :n 1 momentin mukaan kunnallisvalitusta ei saa tehdä päätöksestä, johon voidaan hakea muutosta oikaisuvaatimuksin. Luettelo näistä päätöksistä sisäl tyy kohtaan oikaisuvaatimusohjeet. OIKAISUVAATIMUSOHJEET Päätökseen tyytymätön kunnan ja se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa, voi tehdä seuraavien päätösten osalta kirjallisen oikaisuvaatimuksen :t Oikaisuvaatimus tulee osoittaa tarkastuslautakunnalle osoitteella Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna, sähköposti;tarkastustoimi@savonlinna.fi, 14 päivän kuluessa pää tök sen tie dok si saan nis ta. Oi kai su vaa ti muksesta on käytävä ilmi vaatimus perus tei neen ja se on te kijän alle kir joi tet ta va. VALITUSOSOITUS Kunnallisvalitus Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kunnallisvalituksin: :t - Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös oikaisuvaatimuk sen johdosta on muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan. Valitus osoitetaan Itä-Suomen hallinto-oikeudelle ja toimitetaan hallinto-oikeuden kir jaamoon osoitteella PL 1744, 70101 Kuopio, käyntiosoite Minna Canthin katu 64, säh kö posti ita-suomi.hao@oikeus.fi. Vali tus ai ka on 30 päi vää päätöksen tiedoksisaan nis ta. Pöytäkirja on tarkastettu ja pidetty yleisesti nähtävänä siitä edeltäpäin ilmoitettua 10.5.2017 sisäisen tarkastajan työhuoneessa virastoaikana. Soili Leinonen, sisäinen tarkastaja