SEURAKUNTAVAALIT 2018 VIESTINTÄSUUNNITELMA

SEURAKUNTAVAALIT 2018 VIESTINTÄSUUNNITELMA Hanna Piira 16.2.2018 Sisällys 1. VAALIVIESTINNÄN TARKOITUS... 2 2. SEURAKUNTAVAALIEN AIKATAULU... 2 3. VIESTINNÄN TAVOITTEET JA ERITYISPAINOTUKSET... 3 4. VALTAKUNNALLINEN VIESTINTÄKAMPANJA... 4 5. VAALIT PAIKALLISESTI... 5 6. SISÄINEN VIESTINTÄ... 6 7. EHDOKASREKRYTOINTI... 7 8. VAALIT VERKOSSA JA SOSIAALISEN MEDIAN KAMPANJASUUNNITELMA... 8 9. ENNAKKOÄÄNESTYS... 9 10. VAALIKIRJE... 9 11. VAALIOHJEVIDEOT... 9 12. VAALIEN TULOSPALVELU... 9 13. MITEN HUOMIOIMME NUORET?...10 14. KIITOKSET JA LOPPUARVIOINTI...10 15. TOTEUTTAJAT...10 16. VIESTINTÄAIKATAULU SEURAKUNTIEN AVUKSI...12

1. VAALIVIESTINNÄN TARKOITUS Vuoden 2018 seurakuntavaaleissa halutaan tuoda näkyväksi kirkon moniäänisyyttä. Vaalien viestintäkampanjan tunnuksena on Minun kirkkoni. Kirkko on yhteisö, jossa eri ihmiset pitävät tärkeinä eri asioita. Seurakuntavaalikampanjan tarkoituksena on yhteistyössä seurakuntien kanssa viestiä seurakuntalaisten osallisuudesta: äänestämällä vaikutetaan kirkon tulevaisuuden suuntaan. Vaaliviestinnällä kerrotaan myös, mitä seurakunnan jäsen kirkollisverovaroilla saa ja mihin kirkollisverovaroja käytetään. Minun kirkkoni -tunnuksen alla valtakunnallisessa kampanjassa viestitään viidellä pääteemalla: Minun kirkkoni uskoo Minun kirkkoni toivoo Minun kirkkoni rakastaa Minun kirkkoni uudistuu Minun kirkkoni on lähellä. Näiden lisäksi toivotaan, että konsepti elää paikallisesti seurakunnissa. Vaaliviestinnän tavoitteena on, että seurakuntalaiset kiinnostuvat vaaleista, osallistuvat keskusteluun vaaliteemoista ja äänestävät joko vaalipäivänä tai ennakkoon. Seurakuntavaaleissa on kyse seurakunnan jäsenten demokraattisesta vallasta ja siitä, mitä seurakunnan jäsenyys merkitsee. Vaaleissa äänioikeutettuja ovat nyt kolmatta kertaa kirkon 16-vuotiaat jäsenet. Keskeistä on viestiä, mihin seurakuntavaaleissa äänestämällä voi vaikuttaa. Kerrotaan avoimesti, mistä asioista vaaleilla valitut luottamushenkilöt päättävät seurakunnissa: toiminnan painotukset, henkilövalinnat, kiinteistöjen ylläpito, yhteinen ympäristö. Päätöksillä on vaikutusta koko paikkakunnan elämään. Seurakuntavaalit ovat myös arvovaalit. Valitut luottamushenkilöt valitsevat kirkolliskokouksen maallikkojäsenet, jotka päättävät kirkon uskoon ja oppiin liittyvistä asioista. Seurakuntavaalit käytiin edellisen kerran vuonna 2014. Kampanjan kautta nostettiin esille kirkon tekemää hyvää työtä sekä kannustettiin ihmisiä ehdokkaiksi ja äänestämään. Vaalien yhteydessä käytiin keskustelua myös seurakuntien hallinnosta, taloudesta sekä seurakuntarakenteen muutoksista. Seurakuntavaaleissa valittiin 8 524 päättäjää 411 seurakuntaan. Valituista luottamushenkilöistä yli puolet on uusia (51 %) ja enemmistö on naisia (54 %). Valittujen luottamushenkilöiden keski-ikä on 54 vuotta. Nuorten alle 30-vuotiaiden luottamushenkilöiden määrä laski 8,7:stä 6,1:een prosenttiin. Seurakuntavaalien valtakunnallinen äänestysprosentti vuonna 2014 oli 15,5. 2. SEURAKUNTAVAALIEN AIKATAULU Seurakuntavaalit järjestetään marraskuun kolmantena sunnuntaina 18.11.2018. Ennakkoäänestys toimitetaan viisipäiväisenä ennen tätä, tiistaista lauantaihin 6. 10.11. Vaalien ehdokasasettelu päättyy 17.9.2018. Kevät, kesä ja alkusyksy 2018 ovat ehdokashankinnan aikaa. Yhteiset valtakunnalliset ehdokasrekrytoinnin ajankohdat ovat keväällä 1.3. 31.5. sekä syksyllä ennen ehdokasasettelun päättymistä.

3. VIESTINNÄN TAVOITTEET JA ERITYISPAINOTUKSET VIESTINNÄN TAVOITTEET SEURAKUNNAN KANNALTA Kirkon yhteinen tavoite on, että valtakunnallinen äänestysprosentti kasvaa. Viime vaaleissa äänestysprosentti laski hieman. Valtakunnallisen kampanjan kohderyhmänä ovat erityisesti 30 55-vuotiaat, kirkkoon myönteisesti suhtautuvat jäsenet, joita tavoitellaan ehdokkaiksi aiempaa enemmän. Yhteinen viestinnällinen tavoite on, että valtuustojen keski-ikä alenee enemmän kuin neljä vuotta. Seurakuntalainen tiedostaa, että on vaalit ja tietää miksi kannattaa äänestää missä ja milloin äänestetään kuka saa äänestää. Kirkkoon saadaan lisää sitoutuneita ehdokkaita. Seurakuntalaiset tietävät kuka voi asettua ehdolle miten ja missä voi asettua ehdolle miten ja mihin luottamushenkilönä voi vaikuttaa. Vaalilistat ovat entistä avoimempia. Ehdokaslistat esittelevät tavoitteensa seurakuntavaalit.fi -sivulla ja aktiivisesti omassa viestinnässään. Valtakunnallinen tulospalvelujärjestelmä ja vaalikone tukevat tehokkaasti vaaleja. Vaalikone on käytössä kaikissa seurakunnissa, joissa vaali järjestetään. Vaalitulosten laskenta on tehokasta ja viestintä nopeaa. Kirkon vaaliviestintä on yhtenäistä. Valtakunnallisen kampanjan ilme ja tunnus on käytössä kaikissa seurakunnissa. Kampanjan materiaalit ovat helposti saatavilla ja yksinkertaisesti hyödynnettävissä. Seurakuntavaalien järjestämisellä on myös pitkän aikavälin hyötyjä. Vaalit on luonteva tapa pitää seurakuntaa ja laajemminkin kirkkoa näkyvillä paikkakunnalla, verkottua uusien toimijoiden kanssa ja tavoittaa uusia ihmisiä. VIESTINNÄN ERITYISPAINOTUKSET VAALEISSA 2018 KIRKKOON MYÖNTEISESTI SUHTAUTUVAT, 30 55-vuotiaat Vuoden 2018 vaaleissa tavoitellaan ehdokkaiksi ja äänestäjiksi erityisesti heitä, jotka eivät aktiivisesti ole mukana kirkon toiminnassa, vaikka suhtautuvat siihen myönteisesti. He ehkä miettivät, mitä hyötyä heille on kirkon jäsenyydestä ja mitä heidän maksamillaan kirkollisverovaroilla tehdään. Ehdokasrekrytointivaihe keväällä 2018 alkaen on erityisen merkittävä vaihe vaaliviestinnän onnistumisen kannalta. Kirkko tarvitsee sitoutuneita päättäjiä, jotka ovat eri-ikäisiä ja tulevat erilaista taustoista. Ehdokasasettelu on yksi valtakunnallisen kampanjan painopisteistä. Vaalien viestinnän tavoitteeksi on asetettu valtuustojen keski-ikä alenee enemmän kuin neljä vuotta. Paikallisessa vaaliviestinnässä on erityisen tärkeää motivoida nuorempia kirkon jäseniä ehdokkaaksi ja äänestämään. Kirkolliskokouksen vuoden 2006 päätöksen mukaan 16 vuotta täyttäneet ovat äänioikeutettuja seurakuntavaaleissa. Tulevat vaalit tarjoavat nuorille äänestäjille jälleen mahdollisuuden vaikuttaa valtakunnallisissa vaaleissa. On tärkeää aktivoida nuoret äänestämään ja huolehtia ennakkoäänestyspaikkoja oppilaitoksiin. Kirkko on äänioikeuden alentamisessa edelläkävijä. Asiaa valmistellaan myös valtiollisia vaaleja ajatellen ja

nuorten vaikuttamismahdollisuuksista kirkossa ollaan kiinnostuneita ja nuorten osallistumista seurataan. Kirkko tarvitsee kipeästi nuorten näkökulmaa ja nuoria päättäjiä. KIRKON STRATEGIA Kirkolla on strategia, jonka mukaisesti viestintää tulee painottaa ja toteuttaa. Kohtaamisen kirkko ohjaa myös vaaliviestintää. Strategian mukaisesti kirkon arvot ovat usko, toivo ja rakkaus, jotka ovat vaaliviestintäkampanjan valtakunnallisia pääteemoja. Seurakuntavaalien tarkoituksena on korostaa niitä asioita, jotka ihmiset kokevat kirkon vahvuuksiksi. Kampanjan teema nousee kristillisen uskon ytimestä: usko Jumalaan eletään todeksi suhteessa toisiin ihmisiin. VERKKOVIESTINTÄ JA SOSIAALINEN MEDIA Vaalien 2018 valtakunnallinen kampanja keskittyy verkkoon, koska siellä valittu kohderyhmä tavoitetaan parhaiten. Vuoden 2018 vaalien viestintäkampanjalle varattu resurssi on kirkolliskokouksen päätöksellä jaettu aiemman, yhteen vaalikampanjaan keskittymisen sijaan neljälle vuodelle 2016-2019. Pitkäjänteistä näkyvyystyötä on jo tehty eri kohderyhmille mm. Suuremman suojassa- ja #Valoa -kampanjoilla. Vaalien valtakunnallinen viestintäkampanja jatkaa tätä työtä. Vaalisivusto, seurakuntavaalit.fi, on tiivis tietopaketti ehdokkaille ja äänestäjille. Vaalikone palvelee oman ehdokkaan löytämisessä. Tulospalvelutiedot julkaistaan vaalisivustolla. Sosiaalinen media on sekä paikallisesti että valtakunnallisesti keskeisessä roolissa vaaleissa sekä ehdokasrekrytointi- että äänestysvaiheessa. ENNAKKOÄÄNESTYSPAIKAT Ihmiset äänestävät, jos äänestyspaikat ovat siellä, missä he luontevasti liikkuvat. Ennakkoäänestyspaikat tulee viedä lähelle äänestäjiä. Äänestyspaikat on tärkeää varata hyvissä ajoin. Hyviä ennakkoäänestyspaikkoja ovat torit, oppilaitokset, kauppakeskukset, suuret marketit, kirjastot, asemat ym. julkiset keskeiset paikat. Esteettömyys tulee huomioida kaikkialla ennakkoäänestyspaikkoja suunniteltaessa. Myös ikäihmisten äänestämisen mahdollistaminen on tärkeää. Ennakkoäänestyspäivät ovat aiemmista vaaleista poiketen tällä kertaa tiistaista lauantaihin. Lauantaipäivän merkitys ihmisten arjessa on hyvä ottaa huomioon suunniteltaessa ennakkoäänestyspaikkojen toteuttamista. Harvaan asutuilla seuduilla kiertävä ennakkoäänestysauto tai vastaava tuo vaalit lähemmäs ihmisiä. 4. VALTAKUNNALLINEN VIESTINTÄKAMPANJA Valtakunnallisen kampanjan aineisto toteutetaan siten, että se on mahdollisimman helposti ja toimivasti hyödynnettävissä paikallisesti. Jokainen seurakunta voi valita kampanjan ilmeestä omaan vaaliviestintäänsä parhaiten sopivat osat. Yhteisen tunnuksen alla seurakunta voi nostaa esiin itselleen merkityksellisiä teemoja. Valtakunnallisen kampanjan tehtävänä on aktivoida ehdokkaaksi ja äänestämään tavoittaa erityisesti 30 55-vuotiaiden ikäryhmästä kirkkoon myönteisesti suhtautuvat jäsenet verkon kautta viestiä kirkon olemuksesta ja toiminnasta strategian mukaisesti. KONSEPTI Minun kirkkoni -teemaa viestitään valtakunnallisesti viidellä pääteemalla: Minun kirkkoni uskoo, minun kirkkoni toivoo, minun kirkkoni rakastaa, minun kirkkoni uudistuu ja minun kirkkoni on lähellä. Kirkossa jokainen pitää tärkeänä hieman eri asioita. Konsepti mahdollistaa erilaisten näkökulmien esiin tuomisen. Vaihtoehtojen joukosta jäsenet valitsevat äänillään päättäjiä, jotka ohjaavat kirkon tulevaisuuden suuntaa. Avoimuus kuuluu kirkon viestintään.

Ehdolle asettuvia pyydetään kertomaan, mitä asioita he pitävät kirkossa ja sen työssä itselleen tärkeimpinä. Haastetaan seurakuntalaisia, ehdokkaita, luottamushenkilöitä ja työntekijöitä kertomaan, mitä kirkko heille merkitsee tämän päivän Suomessa. Minkä asioiden puolesta he haluaisivat kirkon tekevän työtä? Konseptin tunnuksessa on mukana risti sekä yhteisöllisyyttä kuvaava punos. Kaikissa kolmessa värivaihtoehdossa on mukana myös kaksi muuta väriä minun kirkkoni ei ole yksiulotteinen, vaan yhteisö, jossa muidenkin sävyt vaikuttavat. Vaalien viestintäkampanja on kaksivaiheinen. Vaalit näkyvät ehdokasrekrytointi- ja äänestysvaiheissa valtakunnallisesti verkossa erityisesti sosiaalisessa mediassa ja kohdennettuna mainontana. Lisäksi toivotaan, että seurakunnat ja seurakuntayhtymät tekevät arvionsa mukaisesti mediakampanjaa ulkomainontana tai paikallismedioissa, mm. lehdissä, radiossa ja ulkomainontana. Valtakunnalli nen ja paikalliset kampanjat tukevat toisiaan. Kampanjamateriaali tuotetaan suomen ja ruotsin kielellä. KAMPANJAN TARJOAMAT MAHDOLLISUUDET SEURAKUNNILLE Vaalien verkkosivut: www.seurakuntavaalit.fi ja www.församlingsvalet.fi ehdokkaille ja äänestäjille, aukeaa 1.3.2018 Englanninkielistä materiaalia vaaleista tuotetaan evl.fi/english-sivustolle. Vaalitietoa tuotetaan myös viittomakielellä (viittomakieli.evl.fi) sekä selkokielellä (selko.evl.fi). Vaalien Facebook-tapahtuma 18.11.2018 sekä Twitter-tili @minunkirkkoni sekä sosiaalisen median muut sovellukset Vaalikone Sisäiseen viestintään info.seurakuntavaalit.fi Viestintämateriaalit Materiaalit tulevat ladattaviksi vaalien sisäisille verkkosivuille info.seurakuntavaalit.fi sitä mukaa kuin ne valmistuvat. Seurakunnat huolehtivat painotyöstä itse omalla kustannuksellaan. Vaaliviesti-uutiskirje Kirkon viestintä toteuttaa seurakuntavaaleille kaksikielisen uutiskirjeen. Ensimmäinen uutiskirje on lähetetty marraskuussa 2017. Uutiskirje lähetetään kirkon viestijöille, hallinnon työntekijöille kirkkoherroille ja seurakuntasihteereille. Uutiskirjeen voi tilata myös kuka tahansa vaaleista kiinnostunut. Uutiskirjeessä kerrotaan ajankohtaisista asioista, vaalityön etenemisestä sekä tuetaan seurakuntia vaalityössä. 5. VAALIT PAIKALLISESTI Seurakuntavaalit ovat aina paikalliset vaalit. Siksi keskeisimmässä asemassa vaalien viestinnän onnistumisessa ovat seurakunnat. Paikallinen näkyvyys ehdokasrekrytoinnissa, ennen vaaleja, ennakkoäänestyksen aikaan, vaalipäivänä sekä tehokas vaalin tuloksesta kertominen ovat tärkeitä tekijöitä osana kokonaisvaikutelmaa seurakunnasta. Vaalien näkyminen seurakunnan ajantasaisilla verkkosivuilla sekä kausiesitteissä jne on tärkeä osa vaaliviestintää. Vaalikone on hyvä keino tehdä ehdokkaita tutuiksi äänestäjille. Sosiaalisen median tarjoamat mahdollisuudet nostaa vaaleja esille seurakunnan kanavissa kannattaa hyödyntää. Videohaastattelut, juttusarjat ja vastaavat minun kirkostani ovat helppo tapa pitää vaaleja esillä. Kotiin kannettava vaalikirje muistuttaa konkreettisesti lähestyvistä vaaleista. Julisteet ja muu ulkomainonta sekä jutut paikallisissa lehdissä ja seurakuntalehdessä tuovat vaalit lähelle seurakuntalaisen elämää.

On hyvin tärkeää myös viedä viestiä seurakuntalaisille kasvokkain seurakunnan omissa tilaisuuksissa kaikilla työaloilla. Myös toimitusten yhteydessä on sopivaa mainita tulevista seurakuntavaaleista. Vaaliviestinnän tulee selventää seurakuntalaisille, kuka voi asettua ehdolle, miksi ehdokkaaksi kannattaa lähteä, kuka saa äänestää, missä saa äänestää ja ennen kaikkea miksi tulisi äänestää. Alle on koottu vaaliviestinnästä vastaavalle muistilista keskeisistä asioista. Seurakuntien kannattaa nimetä vaalivastaava, joka huolehtii vaalien koordinaatiosta seurakunnassa. Onnistunut vaaliviestintä vahvistaa kirkon jäsenyyttä ja tuo sille merkityksen. Seurakuntavaalien viestintäkampanjan tavoitteena on tehdä kirkkoa, seurakuntaa ja sen toimintaa näkyväksi myös muuten kuin vaalien osalta. Vaalien yhteydessä on luontevaa herätellä keskustelua kirkon roolista ja merkityksestä yhteiskunnassa. VAALIVIESTIJÄN MUISTILISTA Laadi seurakunnalle vaaliviestintäsuunnitelma, josta käyvät ilmi viestinnän tavoitteet, keskeinen sisältö, keinot ja kanavat, viestintätoimet ja -aikataulu sekä vastuuhenkilöt. Pohtikaa työyhteisössä yhdessä sitä, miten Minun kirkkoni -teemaa voi pitää esillä koko vaalivuoden: mm. juttuaiheet lehtiin ja someen, tapahtumat ja tärkeät verkostot. Info.seurakuntavaalit.fi kokoaa seurakunnille suunnatun vaalimateriaalin. Pidä tiiviisti yhteyttä vaalien hallinnoinnista vastaaviin työyhteisön jäseniin. Sisäinen viestintä on kaiken perusta. Tee suunnitelma ehdokasrekrytoinnin esillä pitämisestä: missä, milloin, miten. Huomioi olemassa olevat sidosryhmät. Auta ja kannusta työntekijöitä pitämään vaaleja esillä. Heidän vastuullaan on kertoa siitä, miten kirkossa voi vaikuttaa. Tee suunnitelma ennakkoäänestysviikosta yhteistyössä muiden vaaleista vastaavien kanssa. Missä ennakkoäänestyspaikat ovat ja keitä äänestäjät siellä tapaavat? Millainen ennakkoäänestyspaikan ulkonäkö on? Granon verkkokauppa auttaa tarvittaessa kevään aikana. Aktivoi paikallisviestimet ja olemassa olevat valitsijayhdistykset järjestämällä vaali-info. Käytä hyödyksesi seurakunnan omat verkkosivut. Kokoa tietoa ehdokkaista ja linkitä sivut valtakunnallisiin vaalisivuihin: www.seurakuntavaalit.fi. UUTTA! Kontaktoi tiedossasi olevat e hdokaslistoja kokoavat henkilöt ja pyydä heitä kirjoittamaan listansa tavoitteista esittely seurakuntavaalit.fi-sivulle. Tavoitteena on saada mahdollisimman monen listan esittely ja yhteystieto verkkoon. Hyödynnä seurakunnan oma lehti, ulkomainostuspaikat, paikallislehdet, paikallisradiokanavat sekä sosiaalisen median kanavat. Varaa maksulliset mainostuspaikat hyvissä ajoin. Varaa riittävästi aikaa ja resursseja ehdokkaiden tukemiselle vaalikoneen vastausten annossa. Esimerkiksi pari iltaa, jolloin ehdokkaat voivat tuetusti täyttää tietojaan vaalikoneeseen tai kuvata vaalikoneeseen liitettävää esittäytymisvideotaan, auttavat merkittävästi. Arvioi työvoiman riittävä tarve kiireisenä vaaliaikana. Huomioi niin ikään vaalitulosillan tehokas organisointi. Huolehdi jo hyvissä ajoin suunnitellen vaalien tulosten nopeasta tiedonkulusta. Tee vaalin jälkeen raportti ja arviointi kokonaisuudesta. Lähetä palaute eteenpäin niiltä osin kuin se voi auttaa muitakin. 6. SISÄINEN VIESTINTÄ Vaalia järjestävien sisäinen viestintätuki toteutetaan info.seurakuntavaalit.fi-sivuston ja esimerkiksi uutiskirjeen kautta. Seurakuntavaalien projektipäälliköt ovat seurakunnan viestijöiden tukena koko projektin ajan. Seurakuntien oma väki, työntekijät, luottamushenkilöt ja aktiivit vapaaehtoiset on tärkeää innostaa mukaan vaalityöhön. Nykyisiä luottamushenkilöitä on tärkeää kiittää tähänastisesta työstä kirkon ja oman kotiseurakunnan eteen sekä kutsua mukaan vaikuttamaan kirkossa myös tulevaisuudessa. Kirkkohallitus tuottaa kiitoskirjepohjan. Kirkkohallitus tuo seurakuntavaalit näkyväksi vuoden 2018 aikana muun muassa työntekijöiden neuvottelupäivillä sekä hiippakuntien viestintäpäivillä.

Kaikki materiaali löytyy osoitteesta info.seurakuntavaalit.fi. Seurakuntalehtien ja kristillisten julkaisujen merkitys vaaliviestin eteenpäin viemisessä jo ehdokasrekrytoinnin aikana on merkittävä. On tärkeää, että seurakunnat ovat vaalien tuloksen selviämisen jälkeen yhteydessä myös niihin ehdokkaisiin, jotka eivät tulleet valituiksi luottamuselimiin ja kutsuvat heitä muulla tavalla vastuunkantajiksi. Kaikkia ehdolla olleita voi kutsua myös esimerkiksi yhteiseen messuun vaikkapa vaalikauden puolivälissä ja ilmaista näin arvostavansa ehdolla olleiden kiinnostusta kirkkoa ja sen työtä kohtaan. Uusien luottamushenkilöiden perehdyttäminen tehtävään on tärkeää, jotta luottamushenk ilöt kokevat tehtävänsä hallittavaksi ja mielekkääksi. Perehdyttämistä voi järjestää esimerkiksi yhdessä lähiseurakuntien kanssa. 7. EHDOKASREKRYTOINTI Seurakuntien toimiva yhteistyö valitsijayhdistysten kanssa on avainasemassa ehdokasrekrytoinnissa. Se on ratkaisevaa vaalien kiinnostavuuden kannalta. Vaaliviestinnän kannalta on tärkeää, että ehdokaslistojen tausta kerrotaan avoimesti. Se helpottaa äänestäjiä, ehdokkaiden rekrytointia ja luo avoimuutta seurakuntavaaleihin. Vuoden 2014 vaaleissa oli noin 19 300 ehdokasta, joista valittiin 8524 päättäjää 411 seurakuntaan. Tälläkin kertaa yhteisenä tavoitteena on saada ehdokkaiksi niin uusia ja raikkaita kasvoja kuin kokeneita vaikuttajia ja pitkän linjan luottamushenkilöitä. Ehdokkaiden joukkoon toivotaan monen ikäisiä ja eri elämänvaiheissa olevia seurakuntalaisia. Ehdokkaiden hankinta aloitetaan keväällä 2018. Ehdokkaaksi lähteminen on tärkeää tehdä mahdollisimman helpoksi. Vuoden 2018 seurakuntavaaleissa panostetaan valitsijayhdistysten avoimuuteen. Seurakuntavaalit.fi-sivun yhteyteen toteutetaan tila, jossa valitsijayhdistyksiä pyydetään esittäytymään. Näin seurakunnassaan vaikuttamisesta kiinnostunut, kirkosta etäämmällä oleva henkilö voi saada tietoa omassa seurakunnassaan toimivista valitsijayhdistyksistä, näiden kokoamista ehdokaslistoista ja voi olla yhteydessä itseään kiinnostavien listojen asiamiehiin jo harkitessaan ehdokkuutta keväällä 2018. Jotta tietoja valitsijayhdistyksistä saadaan verkkosivuille, seurakuntien tulee kontaktoida aiemmin mukana olleiden valitsijayhdistysten asiamiehet ja pyytää heitä jättämään tietonsa sivulle. Tiedot toivotaan täytettävän sivulle maaliskuun aikana, jolloin ne ovat mahdollisimman kattavasti ehdokkuutta harkitsevien uusien henkilöiden saatavilla koko ehdokasasetteluvaiheen ajan. Kirkon viestinnän verkkoviestintäyksikön toteuttama valtakunnallinen journalistinen kokonaisuus nostaa seurakuntavaalien teemoja esille eri medioissa (podcast, artikkelit) maalis-toukokuussa 2018 ja kannustaa keskusteluun sekä pohtimaan ehdolle asettumista. Kokonaisuus on valtakunnallisen kampanjan ehdokasrekrytointivaiheen sisältöä ja seurakuntien kannattaa nostaa näitä sisältöjä omassa viestinnässään ja jakaa omissa kanavissaan. Seurakuntien viestinnästä vastaavat voivat tukea ehdokkaita monin tavoin. Tietopaketit seurakunnan hallinnosta ja sen toiminnasta, oman seurakunnan elämästä ja tilasta sekä keskeisistä kehittämisen kohteista ovat tärkeitä asiastaan innostuneille ehdokkaille. On myös hyvä kiinnittää huomiota siihen, että kaikkia ehdokkaita kohdellaan tasapuolisesti. MITEN TUKEA EHDOKASREKRYTOINTIA? Pidä vaaleja esillä seurakuntasi viestinnässä jo keväästä 2018 alkaen: omilla verkkosivuilla, lehdessä, somessa jne. Pyydä työtovereitasi pitämään kaikkien työmuotojen tilaisuuksissa esillä vaaleja ja muistuttamaan ehdokasasettelun alkamisesta. Ota käyttöön Kirkon viestinnän valmistama esite ehdokkaaksi aikovalle ja huolehdi sen jaosta s eurakunnan tiloihin ja tilaisuuksiin (info.seurakuntavaalit.fi). Pidä esillä ehdokasrekrytoinnin tueksi tehtyä verkkosivustoa seurakuntavaalit.fi. Hyödynnä Nuoren kirkon tuottamaa materiaalia nuorille ehdokkaille. Liity mukaan some-kampanjaan #minunkirkkoni. Järjestä infotilaisuuksia valitsijayhdistysten ehdokashankinnasta vastaaville. Ehdota paikalliselle medialle juttuideaa nykyisistä luottamushenkilöistä / juttusarjaa Minun kirkkoni teemalla.

Kerää ehdokkaiden avuksi faktatietoa seurakunnan päätöksenteosta ja toiminnasta. Järjestä yhteinen kuvaustilanne, jossa kaikki ehdokkaat kuvataan ehdokaslistoja ja esitteitä varten. Auta ehdolle asettuvia vaalikoneen käyttöönotossa. 8. VAALIT VERKOSSA JA SOSIAALISEN MEDIAN KAMPAN- JASUUNNITELMA INFO.SEURAKUNTAVAALIT.FI Jo avatulle sivustolle info.seurakuntavaalit.fi päivitetään materiaaleja ja vaali-infoa seurakuntien käyttöön. SEURAKUNTAVAALIT.FI Seurakuntavaalien valtakunnalliset verkkosivut, seurakuntavaalit.fi avautuvat maaliskuun alussa. Englanninkielistä tietoa vaaleista tuotetaan evl.fi/english-sivustolle, viittomakielistä tietoa viittomakieli.evl.fi-sivustolle ja selkokielistä selko.evl.fi-sivustolle. Seurakuntavaalit.fi-sivun aineistoa täydennetään vaiheittain. Ensimmäinen vaihe koskee ehdokasrekrytointia ja toinen äänestämistä. Myös vaalien tulostiedot tulevat sivuille vaalien jälkeen. VAALIKONE Kaikkien seurakuntien käyttöön tulee vaalikone, jonka toteuttaa Sangre. Seurakuntien tehtävänä on avustaa ehdokkaita vaalikoneen täytössä ja kannustaa heitä tuomaan näkemyksiään julki verkossa vaalikoneen avulla. Vaalikone vahvistaa vaalien kiinnostavuutta ja toisaalta myös rohkaisee ehdokkaita avoimeen mielipideilmastoon ja oleellisten vaalikysymysten pohdintaan. Äänestäjät eivät enää välttämättä tunne ehdokkaita henkilökohtaisesti ja siksi vaalikone on tärkeä mahdollistaja äänestämiselle. Vaalikoneessa on paikka myös muutamalle omaa seurakuntaa koskevalle kysymykselle. Kysymysten laatimiseen kannattaa paneutua huolella, jotta ne ovat kiinnostavia ja relevantteja. Vaalikoneeseen pääsee vastaamaan vasta ehdokasasettelun varmistuttua. Vaalikoneeseen tulee valtakunnallisten kysymysten lisäksi myös mahdollisuus muutamaan paikalliseen kysymykseen. Varsinaista vastausaikaa on vaalin aikataulusta johtuen vähän, vain kaksi viikkoa. Vaalikone pyritään avaamaan äänestäjille lokakuun puolessa välissä. Vaalikoneeseen on mahdollista liittää myös esittäytymisvideo. Videoesittely on tärkeä osa nykyaikaista vaalityötä. Videot ladataan Youtubeen ja linkitetään sieltä vaalikoneeseen ehdokkaan sivulle. Monet ehdokkaat saattavat arastella itsensä esittelyä videon avulla ja kaipaavat tähän tukea. Jos mahdollista, seurakunnat voivat järjestää ehdokkaille yhteisiä tilaisuuksia, joissa ratkotaan vaalikoneeseen vastaamisen ja videoesittelyn toteuttamisen teknisiä haasteita. SOSIAALINEN MEDIA Sosiaalisella medialla on suuri merkitys vaaleissa. Seurakuntavaalit toteutetaan valtakunnallisesti Facebooktapahtumana, ei siis ryhmänä tai sivuna. Tapahtuma kokoaa vaaleihin liittyviä uutisia, blogeja sekä tuottaa materiaalia, kuten kuvia ja videoita, joita seurakunnat voivat jakaa omilla Facebook -sivuillaan joko sellaisenaan tai tuunattuna paikallisesti. Tapahtumasta nostetaan materiaalia myös Kirkko Suomessa -Facebooksivulle. Kampanjalle on avattu myös Twitter-tili @minunkirkkoni. Vaaliviestimisessä hashtageina käytetään #minunkirkkoni, #seurakuntavaalit, #seurakuntavaalit2018 sekä muita ajankohtaisia hashtageja, joihin toivoo viestinsä liittyvän. Hashtageilla voi osallistua vaaliviestimiseen myös Instagramissa. Ajankohtaisista toteutuksista viestitään seurakuntiin vaalien uutiskirjeen kautta. SEURAKUNTIEN OMAT SIVUT Vaalien näkyvyyteen seurakuntien omilla verkkosivuilla kannattaa panostaa. Etusivun bannerilinkit kiinnittävät huomion seurakuntavaaleihin. Niitä on helppo pienenkin seurakunnan hyödyntää ja samalla ohjata kävijä valtakunnallisille seurakuntavaalisivuille. Ehdokasrekrytoinnin on tärkeää näkyä seurakuntien omilla sivuilla. Vaalien aikataulu ja tieto äänestyspaikoista ovat välttämättömiä viestejä äänestämään aikovalle.

Kaikilla äänestäjillä ei ole mahdollisuutta päästä verkkoon seurakuntien ehdokasesittelysivuille tai vaalikoneeseen. On tärkeää, että ehdokaslistat ja ehdokasesittelyt on mahdollista saada myös tulostettavas sa muodossa esimerkiksi vankiloissa äänestäville. VAALIT LUKKARISSA Vaalit näkyvät Lukkarin yhteisissä sisällöissä maaliskuusta alkaen, ja Lukkaria käyttävät seurakunnat voivat ottaa ne helposti käyttöönsä. 9. ENNAKKOÄÄNESTYS Äänestyspaikkojen sijainti on merkittävin asia äänestysprosentin kannalta. Ennakkoäänestyksen suosio on ollut nousussa useammissa viime vaaleissa. Vuoden 2014 vaaleissa jo 59,9% kaikista äänestäneistä äänesti ennakkoon. Seurakunnan on hyvä mennä sinne, missä ihmiset ovat. Kirkkoherranvirasto ei ole enää pakollinen ennakkoäänestyspaikka. Äänestämisen ei tarvitse olla pelkkä hallinnollinen toimenpide, vaan hetki tarjoaa erinomaisen tilaisuuden kohdata ihminen arkensa keskellä. Kauppakeskuksessa, marketissa, asemalla, torilla, kirjastossa tai oppilaitoksen tiloissa järjestetty ennakkoäänestys tuo taatusti uusia ihmisiä äänestäjiksi. Ennakkoäänestyspaikkojen sijoittamisesta päättää vaalilautakunta. Viestijöiden vastuulle jää äänestyspa ikan ulkoasusta huolehtiminen. Granon verkkokaupasta on kevään 2018 aikana mahdollista tilata tuotteita, joilla ennakkoäänestyspaikkaa voi somistaa Minun kirkkoni ilmeen mukaiseksi. Paikallisen seurakunnan vaaleista vastaavat tahot voivat yhdessä miettiä, miten ennakkoäänestys tapahtumana rakennetaan. Ketkä ovat vaalitoimitsijoita? Voivatko seurakunnan työntekijät olla tavattavissa vaalipaikalla? Voisiko ennakkoäänestyspaikalla jakaa seurakunnan toiminnasta tietoa vaikkapa esitteillä? Voisiko äänestäjä saada käynnistään kiitokseksi jotakin? On tärkeää, että seurakunnan työntekijät ja vapaaehtoiset ovat tavattavissa ennakkoäänestyksen yhteydessä ja äänestyspäivänä ja tuovat näin kirkkoa esiin omilla kasvoillaan. 10. VAALIKIRJE Aiempaan tapaan Kirkkohallitus laatii vuoden 2018 vaaleissa puites opimuksen vaalikirjeen postitus- ja tulostuspalvelusta. Vaalikirjeen postitus jokaiselle äänioikeutetulle seurakunnan jäsenelle on pakollista äänestysalueisiin jakautuneille seurakunnille, muille vapaaehtoista, mutta varsin suositeltavaa. Kotiin kannettava vaalikirje muistuttaa seurakuntalaista paitsi vaaleista ja äänestämisestä, myös seurakunnasta ja sen toiminnasta ylipäänsä. Perusmuotoinen vaalikirje sisältää markkinointikirjeen ja ilmoituskortin lisäksi ehdokaslistat. Vaalikirjeeseen on mahdollista laatia seurakunnan oma tervehdys sille varattuun kenttään. Vaalikirjeen kustannukset on tärkeää huomioida vaalibudjetissa. Kustannus per seurakunnan jäsen selviää kevään 2018 aikana. 11. VAALIOHJEVIDEOT Aiempina vuosina toteutetut hiippakunnalliset vaalineuvontatilaisuudet on päätetty korvata vaaliohjevideoilla, joilla kerrotaan hallinnon ohjeista vaalien toimittamiseksi. Videoiden käyttöön siirtymistä puoltaa paitsi säästösyyt, myös ajatus siitä, että näin materiaali on katsottavissa ajankohdasta riippumatta ja kuinka monta kertaa tahansa. Vaaliohjevideot tulevat katsottaviksi info.seurakuntavaalit.fi sivulle kevään 2018 aikana sitä mukaa kun ne valmistuvat. 12. VAALIEN TULOSPALVELU Seurakuntavaalien alustavat tulokset pitää antaa julkis uuteen mahdollisimman nopeasti. Tulokset kiinnostavat sekä valtakunnallisesti että paikallisesti. Tulosten julkistuksessa vaalilautakunnan ja viestijöiden toimiva yhteistyö on korvaamattoman tärkeää.

Viestinnällisesti on hyvin tärkeää, että vaalitulos olisi median ja kiinnostuneiden saatavilla jo 18.11. On hyvä huomioida etukäteen, että riittävästi osaavia ihmisiä äänten laskemiseen ja tulostietojen julkaisemis een on resursoitu vaali-iltaan. Tieto- ja tulospalvelujärjestelmässä on vaalituloksen laskentaosuus seurakuntien käy ttöön. Tulospalvelusta käyvät ilmi muun muassa seuraavat asiat: Äänestysaktiivisuuden ja läpi päässeiden osalta perinteisen äänestysprosentin lisäksi top ten -listoja (esim. ääniharavat seurakunnittain ja koko maassa). Ehdokkaista lisää tilastotietoa viestinnän käyttöön, esim. missä seurakunnassa eniten nuoria ehdokkaita. Kirkon tutkimuskeskus tekee vaalien jälkeen tarkempaa analyysiä uusista toimielimistä. Esim. valittujen taustaryhmät (puolue, herätysliike jne.) kiinnostavat mediaa. Tällainen analyys i on mahdollista ja nopeampaa, jos keskitettyyn järjestelmään talletetaan valitsijayhdistysten taustatiedot jo yhdistysten perustamisvaiheessa. 13. MITEN HUOMIOIMME NUORET? 16 vuotta täyttäneet saavat äänestää seurakuntavaaleissa. 16-17-vuotiaat pääsevät vaaliuurnille nyt kolmatta kertaa. On tärkeää kannustaa nuoria osallistumaan seurakunnan päätöksentekoon siinä vaiheessa kun he ovat muutenkin aktiivisia seurakuntatoiminnassaan. Nuoret tarvitsevat työntekijöiden innostamista ja demokratiakasvatusta löytääkseen tiensä vaikuttamisen polulle. Nuoren kirkon yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa toteuttamalla nuoriin ja nuoriin aikuisiin kohdistuvalla kampanjalla halutaan innostaa ja rohkaista nuoria asettumaan ehdolle ja tarjota nuorille, ehdokkaille ja muill e asiasta kiinnostuneille vaalifaktaa, kampanjointi-ideoita sekä kokemuksia luottamustehtävissä toimineilta nuorilta. Materiaalia jaetaan www.seurakuntavaalit.fi sivuston kautta, mutta myös suoraan nuorille sekä kampanjan tarpeiden perusteella laadittujen sivustojen kautta. NAVI-ryhmän verkkosivut on hyvä osoite. Kohderyhmä tavoitetaan toimimalla heille tutuissa ympäristöissä, sähköisessä mediassa, oppilaitoksissa, rippikoulujen sekä isoskoulutusten yhteydessä sekä seurakuntien tilaisuuksissa. 14. KIITOKSET JA LOPPUARVIOINTI Vaalien jälkeen on aika esittää kiitokset äänestäjille, vaalityötä tehneille ehdokkaille sekä vaalien järjestämiseen osallistuneille vapaaehtoisille ja luonnollisesti seurakunnan omille työntekijöille. Palautetilaisuus vaalityöhön osallistuneille on paikallaan. Vaalien jälkeisiin töihin kuuluu myös lopputuloksen ja siihen johtaneen työn arviointi. Koottu raportti vaaliviestinnästä on hyvä työkalu seuraavien vaalien suunnitteluun. Valtakunnallisen tason toteutuksen toiveet on tärkeää välittää eteenpäin Kirkkohallitukseen. Uusien luottamushenkilöiden perehdytys auttaa heitä pääsemään helposti kiinni tehtävään ja kokemaan sen mielekkääksi. Perehdytystä voi järjestää myös yhteistyössä lähiseurakuntien kanssa, mikäli seurakunnan omat resurssit eivät riitä tai uusia luottamushenkilöitä on vähän. On tärkeää huomioida kaikki ehdolla olleet seurakuntalaiset. Ehdokkaaksi lähteminen on kiinnostuksen ilmaisu kirkkoa ja sen työtä kohtaan. Vaikka kaikista ei tule päättäjiä kirkkoon, heitä voi kutsua vaikuttamaan seurakunnan elämään monin eri tavoin. Heihin kannattaa pitää yhteyttä myös koko vaalikauden ajan. 15. TOTEUTTAJAT

Seurakuntavaalien toimeenpanoa varten on asetettu työryhmät vaalien hallintoa ja viestintää varten. Keskeiset linjat ja päätökset tehdään hallintotyöryhmässä sekä vaaliviestintätyöryhmässä. VAALIVIESTINTÄTYÖRYHMÄ Vaaliviestintätyöryhmä huolehtii omalta osaltaan vaalien valtakunnallisesta viestinnästä ja tukee seurakuntia viestintäkysymyksissä. Vaaliviestintätyöryhmä linjaa vaalien valtakunnallisen viestintäkampanjan suuntaviivat. VAALIVIESTINTÄTYÖRYHMÄN JÄSENET:Tuomo Pesonen, viestintäjohtaja, (puheenjohtaja) Kirkon viestintä Sami Kallioinen, viestintäjohtaja, Tampereen seurakuntayhtymä Antti Siukonen, kehittämispäällikkö, Suomen Pipliaseura Karita Linden-Lemmetti, tapahtumatuottaja, Kirkon ulkomaanapu Mari Leppänen, piispan erityisavustaja, Turun tuomiokapituli Erja Piipponen, tiedottaja, Helsingin seurakuntayhtymä Satu Saarinen, tuomiorovasti, Oulun tuomiokirkkoseurakunta Toivo Loikkanen, rovasti, aluekappalainen, Savonlinnan seurakunta Heikki Sariola, kirkkoherra, Kurikan seurakunta Tuomo Törmänen, kirkkoherra, Taivalkosken seurakunta Pysyvinä asiantuntijoina ryhmässä työskentelevät: Hanna Piira, kampanjapäällikkö, Kirkon viestintä Lari Lohikoski, verkkoviestintäpäällikkö, Kirkon viestintä Eeva-Kaisa Heikura, viestintäpäällikkö, Kirkon viestintä Kimmo Saares, ohjelmapäällikkö, Kirkon viestintä Lucas Snellman, johtava asiantuntija, KCSA HALLINTOTYÖRYHMÄ Hallintotyöryhmä laatii hallinnolliset ohjeet vaaleja varten sekä huolehtii vaaliasiakirjojen hankinnasta valtakunnallisesti. Edelleen työryhmän tehtävänä on laatia hallinnollinen aikataulu vaalien toimittamiseksi sekä miettiä vaaliin liittyvää koulutusta ja neuvontatarvetta yleensä. HALLINTOTYÖRYHMÄN JÄSENET Pirjo Pihlaja, kirkkoneuvos, Kirkkohallitus Mats Lindgård, tuomiorovasti, ruotsalainen tuomiokirkkoseurakunta, Porvoo Heikki Pelkonen, kirkkoherra, Launeen seurakunta Ulla Rosenqvist, kirkkoherra, Tuusulan seurakunta Hanna Ylä-Jussila, projektisihteeri, Helsingin seurakuntayhtymä Birgitta Hämäläinen, lakimies, Kirkkohallitus SEURAKUNTAVAALIEN PROJEKTIPÄÄLLIKÖT JA VAALITIIMIT Seurakuntavaalien viestinnästä vastaa kampanjapäällikkö Hanna Piira. Vaalien teknisistä järjestelmistä vastaa projektipäällikkö Teija Kaltio-Rein.

Projektipäällikköjen tukena vaalityössä on Kirkon viestinnän vaalitiimi. Valtakunnallinen sometiimi toimii Tampereen seurakuntayhtymän viestintäjohtaja Sami Kallioisen johdolla. VIESTINTÄAIKATAULU SEURAKUNTIEN AVUKSI KKH:n vaaliprojektien yhteinen aikataulu päivittyy osoitteessa http://kirkkowp.fi/aikajana/ MITÄ KOSKA MISSÄ KUKA Seurakuntavaalit.fi avautuu Englanninkielinen seurakuntavaali-info julkaistaan evl.fi/english-sivustolla Kiitoskirje luottamushenkilöille tästä toimikaudesta Yhteinen valtakunnallinen ehdokasrekrytointikampanja 1/2 Huolehdi, että esite ehdokkaaksi aikovalle on jaossa nettisivuilla ja eri toimipisteissä. Kontaktoi aiemmin mukana olleiden valitsijayhdistysten asiamiehet ja pyydä heitä jättämään tietonsa seurakuntavaalit.fi-sivulle Vaalien hallinnolliset ohjeet ja ohjevideot katsottavissa Kirkon viestinnän journalistinen podcast- ja artikkelisarja ilmestyy ehdokasrekrytoinnin tueksi. Jaa omissa kanavissa. Tilaa Granosta tuotteet ennakkoäänestyspaikan sisustamiseksi sekä markkinointimateriaalit Vaalikirjeet tilattava viimeistään Yhteinen vaalien viestintäkampanja, ehdokasasetteluvaihe Vaalien ehdokasasettelu päättyy Järjestä tilaisuus, jossa ehdokkaat kuvataan ehdokaslistoja ja esitteitä varten,tukea vaalikoneen käyttöön ja esittäytymisvideon kuvaamiseen 1.3. seurakuntavaalit.fi Kirkon viestintä maaliskuu evl.fi/english Kirkon viestintä Kevätkauden aikana 1.3.-31.5 kevät Kirjepohja info.seurakuntavaalit.fi Seurakunta Seurakunta 31.3. mennessä Seurakunta maaliskuu maalis-toukokuussa 2018 viimeistään 20.6. Tarkentuu; kevät 2018 1.-16.9. 17.9.2018 info.seurakuntavaalit.fi Kirkon viestintä Seurakunta Seurakunnan viestintävastaava Seurakunta 17.9. jälkeen Seurakunta

Ennakkoäänestys 6.-10.11. Vaalipäivä 18.11. Tulostiedot VALAS-järjestelmään Seurakunta