REKISTERISELOSTEET Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 11.4.2011, päivityspvm: 17.4.2015 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteiden tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL 24 ). 1. APTEEKKI Nimi Joensuun Keskusapteekki Katuosoite Kauppakatu 29 Postitoimipaikka 80100 Joensuu 2. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ Nimi Eija Inola Tehtävä Apteekkari Puhelin 010 4237723 3. REKISTERIEN NIMET LÄÄKEMÄÄRÄYSREKISTERI, KANTA-ASIAKASREKISTERI, TILIASIAKASREKISTERI, ANNOSJAKELUASIAKASREKISTERI 4. REKISTERIEN KÄYTTÖTARKOITUS Lääkemääräysrekisteri sisältää tiedot apteekista toimitetuista lääkemääräyksistä sekä tiedot sellaisista ostokerroista, joista asiakas on saanut lääkekorvauksen apteekin kautta apteekkien ja Kansaneläkelaitoksen välisen suorakorvaussopimuksen perusteella. Kanta-asiakasrekisteri sisältää asiakkaiden henkilö- ja osoitetiedot sekä Kelan myöntämät sairausnumerot. Rekisteriä käytetään apuna reseptien toimittamisessa. Tiliasiakasrekisteri sisältää asiakkaiden ja/tai edunvalvojien henkilö- ja osoitetiedot sekä tarvittaessa suoraveloitustiedot. Rekisteriä käytetään apuna lääkkeiden ja muiden apteekkituotteiden toimitusta varten sekä laskutuksessa. Annosjakeluasiakasrekisteriä käytetään apuna lääkkeiden annosjakelua varten. Rekisterien ylläpitäminen perustuu seuraaviin lakeihin ja asetuksiin: Lääkelaki 395/1987, 57 Sairausvakuutuslaki 1224/2004, 15 luku 9 Sairausvakuutuslaki 1224/2004, 19 luku 1 Henkilötietolaki (523/99) 10
5. REKISTEREIHIN TALLETETUT TIEDOT Lääkemääräysrekisteriin talletetaan seuraavat tiedot apteekissa toimitetuista lääkemääräyksistä: Asiakkaan nimi, henkilötunnus tai syntymäaika (tai mikäli kyseessä on alle 6 kk vanha lapsi, jolla ei ole vielä omaa Kela-korttia, voidaan käyttää jommankumman vanhemman henkilötunnusta), korvaukseen oikeuttavat sairausnumerot, työpaikkakassan jäsenyys, veteraanimerkintä. Lääkärin määräämän lääkkeen nimi, toimitettu lääke, vahvuus, pakkauskoko, tuotenumero tai apteekissa valmistetun lääkkeen koostumus, tieto lääkevaihdosta poikkeamisesta, lääkkeen kokonaismäärä reseptissä, toimitettu määrä, hinta, lääkekorvauslaji, erityiskorvattavista sekä erityisperustein korvattavista lääkkeistä edellisen toimituksen päivämäärä ja toimitettu lääkemäärä, korvauksen perusteena oleva lääkärin reseptiin kirjaama lisäselvitys, käyttöohje. Lääkärin nimi ja SV-numero Reseptin päiväys ja laatu Tieto maksajasta, jos muu kuin potilas (esim. vakuutusyhtiö) Lääkärinpalkkio Ostokertaa koskevat Kelalle tai vakuutusyhtiöille välitettävät lisätiedot, kokonaishinta ja korvattu hinta Kanta-asiakasrekisteriin tallennetaan asiakkaan henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, postinumero ja toimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite). Rekisterissä on myös asiakkaan kela-korttitiedot (erityiskorvattavien sairauksien numerot ja voimassaoloajat), tieto siitä kuuluuko asiakas työpaikkakassaan ja mahdolliset lääkeaineallergiatiedot. Tiliasiakasrekisteriin tallennetaan asiakkaan henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, postinumero ja toimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite). Rekisterissä on myös asiakkaan erityiskorvausnumerot ja voimassaoloajat, lääkeaineallergiat, tieto palvelukodista, hoitoyksiköstä ja asiakaan mahdollisesta edunvalvojasta. Tieto saako lääkkeitä vaihtaa edullisempiin vastaaviin valmisteisiin. Laskutustiedot (pankki, tilinumero ja laskutusosoite). Tieto haluaako suoraveloitukseen. Annosjakeluasiakasrekisterissä tallennetaan asiakkaan henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, puhelinnumero ja osoite). Rekisterissä on myös asiakkaan kela-korttitiedot (erityiskorvaus numerot). Tarvittaessa myös yhteyshenkilön nimi, osoite ja puhelinnumero. Tiedot hoitoyksiköstä ( puhelinnumero, lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka). Laskutustiedot (pankki, tilinumero, laskutusosoite). 5.1. Säännönmukaiset tietolähteet Lääkemääräysrekisterissä asiakkaan lääkemääräykset ja Kela-kortti. Kanta-asiakasrekisterissä asiakkaan ilmoittamat tiedot. Tiliasiakasrekisterissä asiakkaan tai hänen edunvalvojansa tai hoitokodin ilmoittamat tiedot. Annosjakeluasiakasrekisterissä asiakkaan tai hänen edunvalvojansa tai hoitokodin ilmoittamat tiedot. 5.2. Tietojen säilyttäminen Lääkemääräysrekisteri: Apteekit voivat säilyttää lääkemääräysrekisterin tietoja aktiivirekisterissä reseptin voimassaoloajan (13 kk). Tämän ajan puitteissa apteekki voi käyttää tietoja lääkkeiden käytön ohjaukseen ja muuhun toiminnalliseen tarkoitukseen ilman erillistä, asiakkaan antamaa lupaa.
Tätä vanhempia tietoja ei ilman asiakkaan lupaa saa käyttää muuhun kuin valvontaviranomaisten edellyttämiin tarkoituksiin. Valvontatoiminnassa tarvittavia tietoja voidaan säilyttää 5 vuoden ajan. (Tietosuojavaltuutetun kannanotto Dnro 793/41/97, 21.10.1999). Kanta-asiakasrekisteri: Apteekki säilyttää tietoja niin pitkään kunnes saa ilmoituksen kantaasiakkuuden loppumisesta. Tiliasiakasrekisteri: Apteekki säilyttää tietoja niin pitkään kunnes saa ilmoituksen tiliasiakkuuden loppumisesta ja asiakas on tilisopimukseen perustuen maksanut kaikki laskut. Annosjakelurekisteri: Apteekki säilyttää tietoja niin pitkään kunnes saa ilmoituksen annosjakelun loppumisesta. 5.3. Tietojen hävittäminen Tiedot hävitetään niiden määritellyn säilytysajan päätyttyä niin, etteivät ne joudu ulkopuolisten saataville. 6. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN Lääkemääräysrekisterin tietoja luovutetaan seuraavasti: Kansaneläkelaitos: asiakkaan henkilötunnus, lääkärin sv-numero, lääkkeen nimi ja tuotenumero, lääkeseoksen koostumus, lääkkeen kokonaismäärä ja toimitettu määrä, erityiskorvattavista lääkkeistä edellisen toimituksen päivämäärä ja toimitettu määrä, lääkemääräyksen laatu, lääkemääräyksen päiväys, lääkkeen hinta, ostokerran kokonaishinta, lääkekorvaukset lajeittain ja omavastuuosuus, ostokertaa koskevat lisätiedot. Peruste: Lääkkeiden suorakorvausmenettelyn toteuttaminen (sairausvakuutuslaki 1224/2004, 19 luku 1 ). Toimitustapa: Tiedot toimitetaan viikottain paperitulosteena, teknisenä tallenteena tai suojattuna tiedonsiirtona. Työpaikkakassoja ja vakuutusyhtiöitä laskutettaessa toimitetaan vastaavat tiedot teknisenä tallenteena tai suojattuna tiedonsiirtona sekä tarvittaessa paperitulosteena. Fimea: asiakkaan nimi ja henkilötunnus/syntymäaika, lääkärin/hammaslääkärin nimi ja sv-numero, tieto valmisteen vaikuttavasta aineesta, valmisteen tuotenumero, lääkkeen kokonaismäärä reseptissä, toimitettujen pakkausten lukumäärä, määräämisvuosi, kuukausi ja -päivä, toimituspäivämäärä sekä tieto osatoimituksesta Peruste: Huumausaineseuranta (Huumausainelaki 373/2008, 32). Toimitustapa: Tiedot toimitetaan kerran kuukaudessa paperitulosteena. Sosiaali- ja terveydenhuollon lupa- ja valvontavirastolle (Valvira) ja lääninhallituksille toimitetaan pyynnöstä tarvittavat tiedot Peruste: Terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammatinharjoittamisen valvonta (Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 559/1994, 40 ). Toimitustapa: Tiedot toimitetaan paperitulosteena. Muihin tarkoituksiin tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan asiakkaan kirjallisella suostumuksella. Jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13, muut. 653/2000).
Kanta-asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta muualle. Tiliasiakasrekisterin tietoja ei luovuteta muualle. Annosjakelurekisterin tietoja voidaan luovuttaa seuraavasti: Annosjakeluyksikölle, hoitavalle lääkärille ja asiakkaan lääkitysasioita hoitavalle yhteyshenkilölle. 7. REKISTERITIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET Rekisteritietojen suojaaminen ja säilyttämistapa: x rekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn (ATK) avulla tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä rekisteritietojen käyttöä valvotaan rekisteriin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä x rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä muulla tavoin, miten? 8. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS Tarkastusoikeuden sisältö: Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot (HeTiL 26 ). Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä siten, että asiakas sopii apteekkarin tai rekisterin vastuuhenkilön kanssa tarkastuksen suorittamisesta. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna TARKASTUSOIKEUDEN TOTEUTTAMINEN JA ORGANISOINTI Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan: Tarkastuksesta päättää: Joensuun Keskusapteekin henkilökunnalle Joensuun Keskusapteekin henkilökunta Asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tiedot antaa apteekkarin määräämä apteekin henkilökuntaan kuuluva farmaseutti tai proviisori. Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat rekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena.
9. TIEDON KORJAAMINEN Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (rekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Korjauspyyntö tehdään apteekissa tai kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan. Korjauksen tekee henkilö, jolla on rekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus. Korjauspyyntö osoitetaan: Joensuun Keskusapteekin henkilökunnalle Korjauksesta päättää: Joensuun Keskusapteekin henkilökunta