PÖYTÄKIRJA OHJAUSRYHMÄN 3. KOKOUS Aika: 21.10.2013 klo 10.00-12:30 Paikka: kokoustila Otso, Haltia - Suomen luontokeskus, Nuuksiontie 84, 02820 Espoo Paikalla: Poissa: Tuulikki Becker, Helsingin Matkailu Oy Vesa Gran, Culminatum Innovatio Oy Ltd Terhi Hakkarainen, Minna Halmetoja, Haaga-Helia AMK Tarja Hartikainen, Uudenmaan liitto Eva Holmberg, Haaga-Helia AMK Terhi Hook, MEK Otto Härkönen, Vihdin kunta Marika Karhula, Järvenpään kaupunki Karoliina Korpela, (sihteeri) Virpi Martikainen, Heli Mende, Finpro Jukka Punamäki, Kirsti Simola, Lahti Region Oy Juha Sorjonen, Imatran seudun kehitysyhtiö Oy Jaana Tuomi, Espoon Matkailu Oy (puheenjohtaja) Petri Veijalainen, Päijät-Hämeen liitto Ari Vilkki, Hanasaari ruotsalais-suomalainen kulttuurikeskus Saija Äikäs, Helsingin seudun kauppakamari Nina Vesterinen, TEM 27. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja Jaana Tuomi avasi kokouksen ja läsnäolijat todettiin. 28. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu on lähetetty ohjausryhmän jäsenille 8.10.2013 ja kokousmateriaalit 10.10.2013 on lähetetty sähköpostilla. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 29. Työjärjestyksen hyväksyminen Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan.
30. Ohjausryhmän 1. kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Edellisen kokouksen pöytäkirja on lähetetty sähköpostitse 9.8.2013 tarkistettavaksi. Muutosehdotukset on vastaanotettu 19.8.2013 mennessä ja muutokset on tehty pöytäkirjaan. Korjattu pöytäkirja on lähetetty ohjausryhmän jäsenille 19.8.2013. Puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittivat pöytäkirjan. 31. TouNet hankkeen seurantatiedot ja maksatushakemus 30.6.2013 (liite 1. TouNet, Turku ja TINNOesitys) Hankkeen seurantatiedot ja maksatushakemus on toimitettu ohjausryhmän jäsenille kokousmateriaalin mukana 10.10.2013. Projektipäällikkö Karoliina Korpela esitteli koko hankkeen yhteiset seurantatiedot ja taloudellisen tilanteen 30.6.2013. (Tinno 164/41) Ohjausryhmässä käytiin keskustelua hankkeen viestinnästä ja ohjausryhmä muistutti viestinnän tärkeydestä. Erityisesti toivottiin että hankkeiden tuloksista ja hyödystä yrittäjille viestittäisiin enemmän. 32. (jatkossa Culminatum) tilanteen vaikutus hankkeeseen Tiedote Culminatumin tilanteesta on lähetetty ohjausryhmän jäsenille 26.8.2013. Culminatumin hallitus on päättänyt että kansallisen osaamiskeskusohjelman päättyessä organisaation toiminta päätetään nykymuodossaan 30.6.2014 mennessä. TouNet -hankkeessa tullaan toteuttamaan suuria hankintoja, jonka vuoksi hankkeen loppuun vieminen Culminatumissa on hankalaa. TouNet hankkeelle on myönnetty rahoitus 30.6.2014 saakka, jonka jälkeen on vielä raportoinnit ja maksatushakemusten tekemiset. Osahankkeiden tulee jättää seurantatiedot ja loppuraportit (ajalta 1.1.-30.6.2014) hallinnoijalle 11.8.2014 mennessä ja hallinnoija kokoaa ja toimittaa hankkeen yhteiset seurantatiedot rahoittajalle 31.8.2014 mennessä. Osahankkeiden tulee toimittaa hallinnoijalle 15.8.2014 mennessä viimeisen maksatushakemuksen, jonka hallinnoija kokoaa ja toimittaa rahoittajalle 30.9.2014 mennessä. Hankkeelle tarvitaan hallinnoija myös 30.6.2014 jälkeen. Hankkeen toteuttamisen turvaamiseksi ja raportoinnin mahdollistamiseksi, on alustavia neuvotteluja hankkeen siirtämiseksi käyty Uudenmaan liiton kanssa. Mahdollinen siirto tapahtuisi alustavien suunnitelmien mukaan 1.1.2014. Mahdollisen siirron tarkemmat yksityiskohdat ovat vielä avoinna. Ohjausryhmän jäseniä tiedotetaan asian etenemisestä. Petri Veijalainen kertoi, että Päijät-Hämeen liitto on alustavasti keskustellut Culminatumin kanssa hankkeista ja TouNetin osalta siirto näyttäisi onnistuvan. Hankeen siirto Uudenmaan liittoon olisi luonnollisinta tehdä vuoden vaihteessa, jolloin maksatuskausikin vaihtuu. Culminatum tulee muuttamaan TDC -taloon 1.1.2014 alkaen. Muutto konkretisoituu joulukuun 2013 puolivälissä. Culminatumin taloudellinen tilanne ja muutosprosessi on vaikuttanut ja vaikuttaa konkreettisesti hankkeen toimintaan. 1. taloudellinen tilanne ja syksyn hankintakielto, 2. henkilöstön jatkuvuus, 3. toiminnan suunnittelu, selvitysten, siirtodokumenttien ja budjettien laatiminen, 4. fyysinen muutto uusiin tiloihin ja mahdollisen uuden organisaation
toimintatapoihin perehtyminen. Toimenpiteiden suorittamiseksi ja loppuun viemiseksi Korpela tulee ehdottamaan budjettimuutoksessa kulusiirtoja henkilöstökustannuksiin. 33. Sustainability in Tourism osahankkeen taloudellinen tilanne (liite 1. TouNet, Turku ja TINNOesitys) Turku Touringista ei kukaan päässyt paikalle, joten Korpela esitteli Turun puolesta heidän maksatushakemuksensa. Sustainability in Tourism osahankkeessa ei ole sisällöllisiä tapahtumia v. 2013 lainkaan vaan kaikki toimenpiteet on jo suoritettu. Osahankkeeseen ei ole tulossa enää lisäkustannuksia. Kustannuksia on 30 057 (budjetoitu 33 150 ). Osahanke on aikataulussa ja toimenpiteet on toteutettu. 34. Matkailuinnovaatiot Etelä-Suomessa (MINNO) osahankkeen tilanne (liite 2. MINNO -esitys) maksatushakemus, tehdyt toimenpiteet, tulevat tapahtumat ja toimenpiteet Lehtorit Leena Grönroos ja Eva Holmberg esittelevät MINNO -osahankkeen taloudellisen ja sisällöllisen tilanteen. Grönroos kertoi osiosta Matkailuinnovaatiot Etelä-Suomen kolmen maakunnan (Häme, Päijät-Häme, Uusimaa) alueella. Haaga-Helia toteutti kevään 2013 aikana matkailutoimijoiden haastattelun opiskelijayhteisprojektina kolmen maakunnan alueella. Sen lisäksi toteutettiin kysely, jota myös matkailun alueorganisaatiot ja kunnalliset matkailuorganisaatiot välittivät. Kevään 2013 aikana järjestettiin Helsingissä myös työpajoja yhteistyön lisäämiseksi alueen kansainvälisessä markkinointityössä. Haastatteluiden, kyselyjen ja työpajojen pohjalta on koottu Etelä-Suomen matkailun teemapohja, jonka Grönroos esitti ohjausryhmälle. Ohjausryhmän kommentteja teemapohjasta: - Teemapohja paketoi koko Etelä-Suomen teemat. Kuvaan on helppo sijoittaa yrityksiä. - Vastuullisuuden voisi vielä lisätä läpileikkaavana tekijänä kaikkeen tekemiseen. - Suomessa yritykset ajattelevat olevansa vastuullisia, mutta tosiasiassa vastuullisuus ei ole monellekaan yritykselle itsestäänselvyys. - Teemat keskittyvät vapaa-ajanmatkailuun; teemojen ulkopuolelle jäävät kokonaan työmatkailu, kongressit jne. - Matkailussa on hyvä huomioida kuinka muut toimialat saadaan mukaan edistämään matkailua. - Teemapohja sopii myös modernit humanistit -kohderyhmälle. Kaikki kuvassa esitetyt teemat ovat alueen vahvuuksia, joista kaiken tekemisen tulisi lähteä kohderyhmien määrittelyn lisäksi. Painotuksia voi hakea maakohtaisten kiinnostusten mukaankin. - Toimialarajojen ylittäminen on kansallisella tasolla myös tärkeä asia. On hyvä kuitenkin muistaa, ettei asiakasta tule lähestyä yksittäisillä teemoilla, vaan täytyy pystyä paketoimaan erilaisia kokonaisuuksia.
Uudenmaan matkailun tulo- ja työllisyystutkimus Tavoitteena tutkimuksessa on arvioida matkailun vaikutuksia Uudellamaalla sekä maakunnan eri osissa. 4000 haastattelua tehty on eri puolilla maakuntaa kevään ja kesän 2013 aikana. Raportin ensimmäinen versio valmistuu 20.12.2013 ja se on suunnitelmien mukaan julkaistavissa 14.2.2014. Tutkimuksessa näkyy kulutuskohtaisesti mihin matkailijat ovat alueella käyttäneet rahaa. Ohjausryhmä kysyi onko tutkimus vertailukelpoinen muiden alueiden tulo- ja työllisyystutkimusten kanssa. - Matkailun tulo- ja työllisyystutkimuksen vertailukelpoisuutta on edistetty TEM:n Nina Vesterisen johdolla, joka kokosi alueiden edustajat yhteen ja sovittiin yhteiset toimintatavat tutkimuksen toteuttamisessa. - Lapissa tutkimuksissa on tähän asti tehty rajahaastattelututkimusten avulla joissa huomioitu ainoastaan kansainväliset matkustajat, joka ei anna kokonaiskuvaa matkailusta. Eteläisen Suomen tutkimusta tullaan vertailemaan Lapissa tehdyn tutkimuksen kanssa. - Eva kertoi että Lapin ja Etelä-Suomen välisiä tulo- ja työllisyyslukuja voidaan vertailla keskenään. - Gran kertoi OSKEssa tehdystä matkailun infograafista jossa keskeisiä alan lukuja. MINNOssa tullaan tekemään budjettimuutosehdotus kustannusten siirtämisestä matkakustannuksista henkilöstökustannuksiin. - Veijalainen: Muutosesityksen voi ajoittaa vuoden vaihteeseen, sillä muillakin osahankkeilla on budjettimuutoksia ja budjettimuutokset voidaan hyväksyttää kerralla. Haaga-Helia ollut asiasta jo yhteydessä Päijät-Hämeen liittoon ja muutos on periaatteessa hyväksytty. 35. Venäjän markkinoille etabloituminen osahankkeen tilanne (liite 3. Lahti Regionin esitys) maksatushakemus, tehdyt toimenpiteet, tulevat tapahtumat ja toimenpiteet Markkinointi päällikkö Kirsti Simola esitteli Lahden osahankkeen taloudellisen ja sisällöllisen tilanteen. Osahanke ja toimenpiteet alkoivat heti vuoden 2013 alusta. Osahankkeessa ollut mukana n. 40 matkailun- ja kaupan alan yritystä sekä tapahtumaa ja tuotteet on viety jälleenmyyntikanaviin teemoilla. Lisäksi on osallistuttu myynti- ja verkostoitumistilaisuuksiin sekä toteutettu seitsemän tutustumismatkaa Lahden seudulle. Osahankkeessa on viety alueen yrityksiä konkreettisesti Venäjän markkinoille. Hanke on ollut käytännössä viestintää ja markkinointia. Sähköisen viestinnän osalta on tehty: - nettisivu-uudistus - asiakasrekisterin kasvattaminen - sähköiset uutiskirjeet, joiden lukuprosentti (25-37%)
- Sosiaalinen media: VK.comiin on avattu oma ryhmä, jossa kerrotaan uutisia Lahden seudulta. Jäsenmäärää kasvatetaan kampanjoiden avulla (tällä hetkellä ryhmässä 2300 jäsentä) - hyödynnetty bloggareita - Ville Haapasalo toimii Lahden Seudun kasvona tämän vuoden loppuun. - Hyviksi yhteistyökumppaneiksi Simola kertoi Zeelandin ja Circes Oy:n. Alkuvuonna 2013 venäläisten hotelliyöpymiset nousivat +28% Päijät-Hämeessä. Loppuvuonna 2013 jopa nykyisen tason ylläpitäminen on haasteellista. Taloudellinen tilanne näkyy myös Pietarissa. Simola kertoi Lahti Regionin myynnin olevan yli 2 miljoonaa euroa. Rahoittaja kysyi mitä konkreettista hyötyä tutustumismatkoista on ollut. Simolan mukaan matkoista on tuloksena näkyvyyttä; kirjallista materiaalia, blogitekstejä jne. jotka ovat arkistoituna. Aktiivisimmat yritykset ovat hyödyntäneet itsekin paikallisia matkanjärjestäjiä. Osahanke on siirtänyt muista kustannuslajeista ostopalveluihin niin paljon kuin mahdollista, jotta on pystytty panostamaan konkreettisiin toimenpiteisiin venäjän markkinoilla. Tavoitteena on saada vuoden 2013 aikana tehtyä kaikki toimenpiteet. 36. Tourism Networks (TINNO) osahankkeen tilanne (liite 1. TouNet, Turku ja TINNO esitys) maksatushakemus, tehdyt toimenpiteet, tulevat tapahtumat ja toimenpiteet Karoliina Korpela esitteli osahankkeen taloudellisen tilanteen (30.6.2013), tehdyt toimenpiteet ja tulevat tapahtumat. Toteutetut toimenpiteet: - Smart Tourism -teemaan liittyvä osasto, ohjelma ja kutsuvierastilaisuus matkamessuilla ja neljä aamiaistilaisuutta keväällä 2013 - Venäjän valmennukset kevät 2013 - Kiina valmennukset syksy 2013 - Etelä-Suomen Tourism Roundtable Matkailun tilanne ja tulospohjainen kumppanuusmalli - markkinoinnin toteuttaminen teemojen kautta, kuntarajat unohtaen - alueelle verkkokauppa - markkinointiyhteistyö tulospohjaisesti Veijalainen kertoi, että verkkokaupasta ja sen ostamisesta on ollut viestintää Culminatumin kanssa, eikä näe estettä järjestelmän hankkimiselle. Toiminnan pitäisi olla pysyvää, eli järjestelmällä ei saa tehdä bisnestä jonka jälkeen järjestelmä myytäisiin jollekin toiselle organisaatiolle. Järjestelmästä täytyykin koitua hyötyä yrityksille, muttei yksittäiselle yritykselle. Veijalainen antoi luvan jatkaa verkkokaupan suunnittelua ja miettimään kuka ottaisi järjestelmän hallinnan.
Jaana Tuomi kertoi, että hankkeesta on ajateltu saatavan pesämuna verkkokaupalle. Verkkokauppa on saatava alueelle, sillä olemme jäljessä muihin Euroopan suuriin metropoleihin verrattuna. Tuomi näki hyväksi asiaksi, että toimenpiteessä etenemiselle saatiin selkeys ja sitä voidaan työstää eteenpäin. Veijalainen täydensi, että hallinnoivan tahon tulee olla pysyvä organisaatio, joka hallinnoi ratkaisua pidempään. Päijät-Hämeen liitto on pyrkinyt tulkitsemaan joustavasti artikloita; esim. hankerahoilla kehitetyn ratkaisun päälle voi myöhemmin rakentaa uutta. Tulevia toimenpiteitä: - Matkailun rahoittaja-yrittäjätilaisuudet - Tulevaisuuden neuvontapalvelut - kv. matkailuinnovaatiokilpailu - verkkokauppa -toimenpiteen eteenpäin vieminen rahoittajalta saatujen kommenttien perusteella Korpela kävi läpi osahankkeen taloudellisen tilanteen. Veijalainen pyysi tarkastelemaan kriittisesti, saadaanko koko budjetti käytettyä. Mikäli rahaa on jäämässä yli, voi Päijät-Hämeen liitto hyödyttää rahalla muita sitä tarvitsevia tahoja. Grönroos muistutti huomioimaan ja hyödyntämään Haaga-Helian tekemän teemapohjan TINNOn toimenpiteissä. 37. Seuraavan kokousajankohdan päättäminen Seuraava kokous sovittiin pidettävän to 13.3.2014 klo 10:00-12:00 Lahdessa Lahti Regionin toimistolla osoitteessa Askonkatu 4F. Kokouksen jälkeen on mahdollisuus lounaaseen ja tutustumiseen Lahti Regionin toimintaan. Mahdollinen kesäkuun tapaaminen sovitaan myöhemmin. 38. Muut esille tulevat asiat Veijalainen kertoi että TouNet hankkeen molemmat maksatushakemukset on vastaanotettu hyväksytysti. Veijalainen toivoo, että tulevan kauden sähköiset kanavat helpottavat ja nopeuttavat maksatusten käsittelyaikoja. Gran kertoi, että matkailun OSKE perintö siirretään ohjelmakauden loputtua hyödynnettäväksi keskeiseen paikkaan. 39. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.15