MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ YLEISKIRJE Nro 133/00 Dnro 4468/01/2000

Transkriptio

1 MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ YLEISKIRJE Nro 133/00 Dnro 4468/01/2000 Voimassaolo alkaen toistaiseksi Työvoima- ja elinkeinokeskusten maaseutuosastot Ahvenanmaan lääninhallitus Valtuutussäännökset Laki työvoima-ja elinkeinokeskuksista (23/1997), 2 Laki Euroopan yhteisön yhteisen maatalouspolitiikan täytäntöönpanosta (1100/1994), 3 ja 11 MAASEUTUELINKEINOJEN HALLINNOSTA KUNNISSA (1558/1991) ANNETUN LAIN 5 :N NOJALLA SUORITETTAVAT KUNTATARKASTUKSET 1. SOVELTAMISALA JA TARKOITUS Tätä yleiskirjettä sovelletaan maaseutuelinkeinojen hallinnosta kunnissa (1558/1991) annetun lain 5 :ssä säädettyjen kuntatarkastusten suorittamisessa, joka mainitussa laissa on annettu maaseutupiirien eli nykyisten työvoima- ja elinkeinokeskusten maaseutuosastojen (jäljempänä maaseutuosastot) tehtäväksi (laki työvoima- ja elinkeinokeskuksista (23/1997) 10 ). Yleiskirjeen tarkoituksena on antaa määräyksiä ja suosituksia mainittujen kuntatarkastusten suorittamiseksi. 2. YLEISTÄ Kuntatarkastusten tarkoituksena on valvoa, että kunnat suorittavat maaseutuelinkeinojen hallinnosta kunnissa (1558/1991) annetun lain 1 :ssä säädetyt ja niille Euroopan yhteisön yhteisen maatalouspolitiikan täytäntöönpanosta (1100/1994) annetun lain 2 :n sekä maaseutuelinkeinojen tukitehtäviä hoidettavien noudattamisesta menettelystä annetun lain (1336/1992) nojalla annetut tehtävät. Kuntatarkastuksilla varmennetaan EMOTR:n tukiosastosta neuvoston asetuksen (EY) N:o 1258/ artiklan 1 kohdan tarkoittamalle maksajavirastolle, että komission asetuksen (EY) N:o 1663/95 liitteen kohdassa 4 mainitut kunnille siirretyt tehtävät on suoritettu.

2 2 3. TARKASTUSTEN KOHTEEN VALINTA 3.1. Tarkastettavien kuntien valinta Maaseutuosaston on tarkastettava 25 % toimialueensa kunnista, kuitenkin siten että jokainen kunta tarkastetaan vähintään joka viides vuosi. Maaseutuosaston toimialueen kunnista tarkastetaan vähintään kuusi (6) kuntaa, enintään kuitenkin puolet kunnista. Valvontayksikkö valitsee keskitetysti tarkastettavat kunnat vuoden 2000 hakemustietoihin perustuvien kuntatarkastusten osalta. Valvontayksikkö ilmoittaa valitut kunnat sähköpostitse mennessä maaseutuosastoille. Maaseutuosaston toimialueen kuntien määrä lasketaan vallitsevan tilanteen mukaisesti (liitteessä 1 on laskettu valmiiksi tarkastettavien kuntien määrä kunkin maaseutuosaston osalta). Jos maaseutuosasto katsoo tarpeelliseksi, se voi myös valvoa suuremman määrän kuntia. Maaseutuosaston on valittava itse kohdassa 4.1. tarkoitetut kaksi joulu- ja tammikuussa tarkastettavaa kuntaa valvontyksikön keskitetystä kuntaotannasta Tarkastettavien tukihakemusten valinta Tarkastettavilla tukihakemuksilla tarkoitetaan kaikkia samalla tilatunnuksella tehtyjä hakemuksia, jotka on jätetty sinä vuonna, johon kuntatarkastus kohdistuu. Valvontayksikkö valitsee keskitetysti ja tilakohtaisesti kaikki tarkastettavat tukihakemukset, joista ilmoitetaan mennessä Tarkastusten laajentaminen Systemaattisten puutteiden tai virheiden löytyessä tarkastusta on laajennettava, jotta voidaan korjata nämä virheet ja puutteet. Systemaattiset virheet voivat paljastua mm. yksittäisiä hakemuksia selailemalla tai kuntaohjelman raporteista Maksulupalomakkeiden tarkastaminen Maaseutuosaston on tarkastettava tarkastuksen kohteena olevan kunnan toimittamat lupapyynnöt, joiden perusteella maataloustukien maksatus maksulupien sulkemisen jälkeen on tapahtunut (ks. yleiskirjeen nro 118/99 kohta sekä liite, s. 32). Valvontayksikkö toimittaa tarkastettavat maksulupapyynnöt maaseutuosastoille postitse.

3 3 Tarkastus tehdään kunnan vuonna 2000 tukipolitiikkayksikköön toimittamien maksatuspyyntöjen perusteella riippumatta siitä, minkä vuoden maksatuksiin lupapyyntö perustuu. Lupapyyntöjä ja niissä annettuja perusteluita on verrattava ao. alkuperäisiin tukihakemuksiin ja kunnan tekemiin tuen myöntämistä koskeviin päätöksiin. Maksulupien tarkastamisen yhteydessä on syytä erityisesti kiinnittää huomiota oikaistaville määrille maksettavien korkojen määriin ja perusteisiin. Tapaukseen liittyvien asiakirjojen tietoja verrataan IACS-kuntaohjelman tietoihin ja mainittuun maksulupaan. Tällä perusteella tarkastaja pystyy havaitsemaan mahdolliset virheet ja puutteet. 4. KUNTATARKASTUKSEN SUORITTAMINEN 4.1. Kuntatarkastuksen ajankohta Maaseutuosaston on tarkastettava kaksi (2) kuntaa joulu- ja tammikuussa. Näiden kuntien tarkastusraporttien tulee olla valvontayksikön käytettävissä viimeistään Valvontayksikön valitsemat kunnat tarkastetaan siten, että maaseutuosaston on toimitettava niitä koskevat tarkastusraportit valvontayksikköön mennessä Tarkastettavat asiat Tukihakemusten tarkastuksessa on todettava ainakin: 1) hakemuslomakkeen, kylvöilmoituksen ja valvontapöytäkirjan tietojen ja tallennettujen tietojen yhtäläisyys; 2) hakemuslomakkeisiin tehtyjen muutosten osalta niiden oikeellisuus ja perusteet, muutosten teon ajankohta sekä muutosten tekijä; 3) hakemukseen vaadittujen liitteiden (esim. nautaeläinluettelo, liitekartta) olemassaolon tarkastaminen ja tarkastus ; 4) tukipäätösten oikeellisuus niiden ehtojen osalta, joita ohjelma ei päätä (esimerkiksi hakijan ikä, asuminen ja tukiin vaikuttavat voimassaolevat sopimukset); 5) kasvulohkojen CAP-, kesanto-, LFA- ja ympäristötukikelpoisuus; 6) ristiintarkistuksissa hylättyjen eläinten huomioon ottaminen niissä tukimuodoissa, joihin ko. eläimet liittyvät;

4 4 7) onko yleiskirjeen 66/00 liitteenä olevien 66/I, 66/III, 66/IV, 66/V, 66/VI ja 66/VII tarkastusluetteloiden kohdat kunnan osalta suoritettu; 8) maksatussanomien oikeellisuus vertaamalla kuntaohjelmasta ja keskusrekisteristä saatavia tilakohtaisia maksatustietoja; 9) hakijalle maksamatta, perimättä ja ulosmittaamatta olevat tuet (RAP00301) vuosien osalta, sekä 10) maksatuslupapyyntöjen osalta se, että maksatuslupapyynnön syy on hyväksyttävä ja että siitä on tehty tarvittavat merkinnät tukihakemuksiin ja päätöksiin. Maksulupien tarkastamisen yhteydessä on syytä erityisesti kiinnittää huomiota oikaistaville määrille maksettavien korkojen määriin ja perusteisiin. Ohje Yksittäisten tukihakemusten lisäksi kuntatarkastuksen aikana kiinnitetään huomiota: - tukien yleiseen käsittelyyn, - kuntaohjelman toimivuuteen, - tietosuojan järjestämiseen kunnassa, ja - esteellisyysasioiden noudattamiseen. Tukien yleisellä käsittelyllä tarkoitetaan esimerkiksi muutosmerkintöjen puutteellisuutta tukihakemuksissa sekä eri tukien käsittelyssä havaittuja systemaattisia virheitä (esim. ympäristötuen perustuen kasvipeitteisyys useassa hakemuksessa tallentamatta). Kunnan tietosuojaan liittyviä kysymyksiä ovat mm. yleiskirjeen 44/99 kohdat 3.4. ja 18 tietoturvasta, atk-laitteistojen turvaamisesta, asiakirjojen yms. tietojen turvaamisesta käyttöoikeuksista ja salasanoista kuntaohjelmaan, varmuuskopioiden otosta ja säilytyksestä sekä tukihakemusten arkistointimenetelmistä. Maaseutuosaston on tarkastettava, että kuntaohjelman käyttäjillä on kullakin oma salasana, että esteellisyyssääntöjä on noudatettu sekä että tietoturvaan, hakemusten diariointiin ja hakemusten säilyttämiseen liittyviä yleiskirjeen 44/99 kohtia on noudatettu Tarkastusten toimeenpano Ohje Ohje Kuntatarkastus on suoritettava joko kokonaan tai osittain kunnassa. Kuntatarkastusta varten on otettava varmuuskopio kuntaohjelmasta ja tarkastus on suoritettava varmuuskopiota käyttäen. Kuntatarkastuksen jälkeen varmuuskopio on tuhottava ja huolehdittava tietosuojan säilymisestä. Kuntatarkastuksessa käytetään kannettavaa tietokonetta, kun tarkastus suoritetaan kunnassa. Kuntaohjelman valmiita tarkistusajoja ja raportteja käytetään hyödyksi kuntatarkastuksessa. Yksityiskohtaiset raporttien ja niiden hakuehtojen kuvaukset löytyvät

5 5 kuntaohjelman käyttöohjeesta. Kuntaohjelman valmiiksi tehtyjä raportteja käyttäen tarkastetaan mm.: 1) tarkistusajon virhelista (saadaan mm. lista tallennusvirheistä ja muista virheistä, joista tukilaskenta ei huolehdi); 2) laskelman virheet ja huomautukset viljelijöittäin ja tukityypeittäin; 3) maatilan tiedot (kokonaislistaus; saadaan tulostettua suurin osa maatilaa ja sen hakemuksia koskevista kuntaohjelmaan tallennetuista tiedoista); 4) hakijan tukihakemukset (erittely ja maksatus); 5) maksukiellossa olevat tukihakemukset; 6) tukihakemusten päätöstilanne/tuen laskenta (voidaan tulostaa esim. hakemukset, joissa tukea on leikattu tai hylätyt hakemukset) sekä 7) hakijalle maksamatta, perimättä ja ulosmittaamatta olevat tuet (RAP00301) vuosien osalta. 5. TARKASTUSPÖYTÄKIRJA Tarkastuksista on laadittava liitteen 2 mukainen pöytäkirja, josta on käytävä ilmi seuraavat seikat: 1) tarkastettujen tukihakemusten otantamenettely sekä tarkastusmenetelmien lyhyt kuvaus; 2) yleiset havainnot eri tukien käsittelystä kunnassa; 3) kunnan tietosuojassa tai kuntaohjelmassa havaitut puutteet; 4) kaikki tarkastetut tilat ja tuet (tilatunnus) sekä kaikki tarkastetut maksatuslupapyynnöt; 5) havaittujen puutteiden korjaamiseksi pyydetyt toimenpiteet sekä päivämäärä mihin mennessä kunnan tulisi ne suorittaa; 6) kunnalle osoitettu vastinepyyntö valvontapöytäkirjaan; sekä 7) tarkastuksen suorittaja, allekirjoitus ja tarkastuspäivämäärä. Pöytäkirjaan on liitettävä luettelo, johon kirjataan puutteet ja virheet, jotka hakemuksissa on todettu sekä toimenpiteet, joihin näiden vuoksi on ryhdyttävä (ks. liite 2).

6 6 Maaseutuosaston kuntatarkastuksesta esimiesvastuussa olevan henkilön on varmennettava tarkastuspöytäkirja. Kopiot tarkastuspöytäkirjoista liitteineen on annettava tiedoksi valvontayksikköön ja ao. kunnan maaseutuelinkeinoviranomaiselle. Maaseutuosaston on arkistoitava asianmukaisesti tarkastuspöytäkirjojen alkuperäiset kappaleet. Valvontayksikköön on toimitettava yhteenveto kaikista maaseutuosaston suorittamista kuntatarkastuksista excel-tiedostona edellä kohdassa 4.1. määrättyyn määräpäivään mennessä. Kyseiseen tiedostoon on kerättävä kaikki huomautukset, jotka liittyvät tarkastettuihin tukihakemuksiin. Tiedoston avulla helpotetaan valtakunnallisen yhteenvedon tekemistä. 6. TARKASTUSTEN JÄLKEINEN SEURANTA Maaseutuosaston on seurattava, mihin toimenpiteisiin kunta on ryhtynyt sitä koskevan tarkastuskertomuksen perusteella. Maaseutuosaston on huolehdittava siitä, että kunnilta on saatu vastine valvontapöytäkirjaan määräaikaan mennessä. Kopiot kunnan vastineesta on toimitettava valvontayksikköön. Maaseutuosaston on raportoitava kirjallisesti valvontayksikölle mennessä, mikäli kunta on jättänyt täytäntöönpanematta tarkastuskertomuksessa edellytetyt toimenpiteet. 7. VOIMAANTULO- JA SIIRTYMÄSÄÄNNÖS Tämä yleiskirje tulee voimaan 15 päivänä joulukuuta Ennen yleiskirjeen voimaantuloa voidaan ryhtyä sen täytäntöönpanon edellyttämiin toimenpiteisiin. Maa- ja metsätalousministeri Kalevi Hemilä Ylitarkastaja Mikael Karell LIITTEET Tarkastettavien kuntien määrä LIITE 1 Pöytäkirja kuntatarkastuksesta LIITE 2 Vuoden 2000 kuntatarkastusten huomautukset ja koodit (excel-tiedostot) LIITE 3 Maaseutosaston kuntatarkastuksien seurantalomake (excel-tiedostot) LIITE 4

7 7 Kuntatarkastusten 2000 huomautukset (excel-tiedostot) LIITE 5 TIEDOKSI Kuntien maaseutuelinkeinoviranomaiset Maa- ja metsätalousministeriön maatalousosaston tukipolitiikkayksikkö Maa- ja metsätalousministeriön maatalousosaston puutarhayksikkö Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskus Maa- ja metsätalousministeriön sisäisen tarkastuksen yksikkö