SUOMEN PANKKIYHDISTYS

Transkriptio

1 Soveltamisohje Versio 1.2/

2 Soveltamisohje Versio 1.2 Muutoksia versioon 1.2 Lisätty uusia kenttiä (Uudet kentät merkitty punaisella erilliseen Excel-pohjaiseen tietoluetteloon, def12.xls)

3 2 SISÄLLYSLUETTELO - i - 1 Pankkiyhdistyksen suosituksen mukaisen verkkolaskun yleisperiaatteet Taustaa Mikä on Finvoice Yleiskuvaus verkkolaskupalvelusta Finvoice-verkkolaskun perusrakenne ja käyttösuositukset Finvoice-verkkolaskun käyttösuositukset Laskutason ja rivitason käyttö Välisumman käyttö riveillä Tiliöintiehdotusten käyttö ja tiliöintien automatisointi Arvonlisäverottomien laskujen perusteet Tietoelementtien käyttö SellerOrganisationUnitNumber SellerInformationDetails InvoiceRecipientPartyDetails InvoiceRecipientOrganisationUnitNumber BuyerPartyDetails BuyerOrganisationUnitNumber DeliveryPartyDetails DeliveryOrganisationUnitNumber DeliveryDetails InvoiceDetails PaymentTermsDetails PaymentStatus VirtualBankBarcode InvoiceRow SubInvoiceRow SubRowDeliveryDetails InvoiceUrl SpecificationDetails epidetails Laskun laskentasäännöt Turvalinkin käyttö Finvoice-verkkolaskussa (esimerkki tekniikasta)...13

4 Turvalinkin käyttö Finvoice-verkkolaskussa (esimerkki tekniikasta) Kehyksen kuvaus Yleistä Pankkiyhteysohjelman käyttö Pankkiin lähetettävän tiedoston rakenne Allekirjoitus Testaus Sanoman rakenne Esimerkki kehyksestä ja laskusta (alku) Esimerkin osat ja selitykset From- ja To-elementtien käyttö pankkien välisessä liikenteessä Asiakkaat yhteydessä pankkiin Asiakkaan valtuuttama aineiston hoitaja yhteydessä pankkiin Vahvistussanoma Vahvistussanoman osat Vahvistussanoman DTD-tiedosto Vahvistussanoman ulkoasu selaimella (XSL) Mallit Malli kehystetystä laskusta (Perustiedot) Malli laskusta (Laajat tiedot) Tietojen esitys selaimella (xsl-tiedosto) Tietoelementtien sijoittelu laskulomakkeella Malli selaimella esitetystä laskusta Malli selaimella avatusta laskusta (laaja) Finvoicen tekninen kuvaus Tekniset määritykset Soveltamisohjeessa käytetyt attribuutit Tietoluettelon tietojen selitykset Tietoluettelo Finvoicen rakenne InvoiceDetailsin rakenne InvoiceRow:n rakenne RowDeliveryDetails rakenne SubInvoiceRow rakenne EpiDetails rakenne Finvoicen elementtien schemakuvaus...54

5 4 1 PANKKIYHDISTYKSEN SUOSITUKSEN MUKAISEN VERKKOLASKUN YLEISPERIAATTEET 1.1 Taustaa Suomalaisilla pankeilla on ollut merkittävä rooli yritysten taloushallinnon prosessien automatisoinnissa. Suomen Pankkiyhdistyksen standardoima Tiliote tositteena -palvelu poisti käytännössä paperitositteet ja suurelta osin myös paperitiliotteet. Laskujen maksupalvelu ja siihen kiinteästi liittyvä Saapuvat viitemaksut -palvelu ovat oleellinen osa automaattisesti hoidettua yritysten taloushallintoa. Asiakkaille ja pankeille syntyneet kustannussäästöt eivät ole vähäiset. Suomen Pankkiyhdistys julkaisi asiakkaiden toivomuksesta aikoinaan tilisiirto-oppaan yhteydessä paperisen laskusuosituksen, johon oli liitetty yksiosainen tilisiirtolomake. Kuitattu lasku toimi samalla maksajan tositteena. Laskusuositus on edelleen laajassa käytössä, ja se on saanut jonkinlaisen suomalaisen peruslaskun aseman. Finvoice, pankkien suosittelema verkkolaskun standardi on luonteva jatko kehitykselle, joka johtaa kohti automatisoitua laskujen käsittelyä, ostajan ja myyjän reskontrien hoitoa ja kirjanpitoa. Ketjun oleellinen osa on automatisoitu maksaminen. Finvoice-verkkolaskuun liittyy kansainväliseen maksujenvälitykseen soveltuva Euroopan pankkijärjestöjen yhteistyössä kehittämä maksuosa, epi (electronic Payment Initiator). Laskun automaattinen tiliöinti on mahdollista perustililuettelon mukaisen tililöintiehdotuksen avulla tai osapuolten keskenään sopimalla tiliöintitiedolla. Finvoice-lasku mahdollistaa täysin automaattisen käsittelyn, koska laskun tiedot ovat rakenteellisessa muodossa. Laskun mukana ei välitetä erillistä laskun kuvaa eikä erillisiä liitteitä. Finvoice-sanomasta voidaan muodostaa tarvittaessa kuva tyylitiedoston avulla. Finvoice-mallissa ei tarvita perinteistä koontilaskukäsittelyä, koska laskun tiedot voidaan ryhmitellä laskun riveille. Automaattisessa laskujen käsittelyssä ei käytetä koontilaskumallia. 1.2 Mikä on Finvoice Finvoice on pankkien suosittelema standardi verkkolaskulle. Se soveltuu sekä suurten että keskikokoisten ja pienten yritysten väliseen laskutukseen. Finvoice on määritelty käyttäen xml-syntaksia. Xml mahdollistaa laskun esittämisen sekä sovelluksen ymmärtämässä muodossa että selaimella paperilaskua vastaavassa muodossa. Selaimella esitetty lasku voidaan tulostaa paperilaskuksi ja käsitellä perinteisellä tavalla. Soveltamisohjeeseen sisältyy kuvaus verkkolaskun rakenteesta ja tietosisällöstä, joka kattaa kaikki laskutustarpeet dtd-kuvaus eli laskun konekielinen kuvaus xsl-kuvaus, joka mahdollistaa laskun esittämisen selaimella ja tulostamisen paperille xsd-kuvaus (Schema), jota voidaan käyttää Finvoicen testausvaiheessa mallilaskut laajasta ja suppeasta verkkolaskusta ebxml-siirtokehysrakenne (SOAP), joka mahdollistaa laskun välittämisen suoraan myyjältä ostajalle tai laskun välittämisen kolmannen osapuolen kautta.

6 5 Siirtokehys mahdollistaa laskun reitittämisen yksiselitteisesti laskun lähettäjältä laskun vastaanottajalle tai laskun välittämisen kolmannen osapuolen kautta laskun vastaanottajalle. From- ja To-elementtien roolit kertovat osapuolen luonteen laskun välittämisketjussa. Sender on laskun alkuperäinen lähettäjä ja Receiver on laskun lopullinen vastaanottaja. Intermediator on edellä mainittujen osapuolten laskujen välittäjätaho. Siirtokehys on kuvattu tarkemmin soveltamisohjeen kohdassa Kehyksen kuvaus. XML-SIIRTOKEHYS From Sender From Intermediator (Sender) To Receiver To Intermediator (Receiver) 1.3 Yleiskuvaus verkkolaskupalvelusta Finvoice-verkkolaskun soveltamisohje sekä laskun muodollisessa tarkastuksessa tarvittavat dtd-, xsd- ja xsl-tiedostot ovat vapaasti noudettavissa Suomen Pankkiyhdistyksen verkkosivuilta osoitteesta Myyjä luo kuvauksen mukaisen laskun siirtokehyksineen ja lähettää sen ostajalle käyttäen välittäjänä pankkia tai laskuoperaattoria. Ostaja siirtää laskun tiedot omiin järjestelmiinsä tai katsoo laskua selaimella. Laskun voi tulostaa selaimelta paperille ja käsitellä sitä perinteisellä tavalla. Verkkolaskuja vastaanottavat ja lähettävät asiakkaat voivat hakea toistensa osoitetietoja Tieken ylläpitämästä verkkolaskuosoitepalvelusta. Sivuilla on mainittu yrityksen nimi, tunnustiedot, välittäjän tunnukset. w w w.tie ke.fi/verkkolaskuosoitteisto -Lähettäjät - Vastaanottajat MYYJÄ Apuohjelmat: -Layout (XSL) -Arkistointiohj. OSTAJA TALOUS- HALLINTO (MYYNTI- RESKONTRA) OHJELMA Laskun tiedot Lasku- tai laskurivikohtainen tiliöintiehdotus(perustililuettelo) Maksun tiedot (epi) MYYJÄN PANKKI OSTAJAN PANKKI OHJELMA PANKKIYHTEYS- PANKKIYHTEYS- TALOUS- HALLINTO (O ST O - RESKONTRA) Tilausviite =>automaattinen tilauksen tarkistus P erustililuettelo =>automaattinen tiliöin ti Maksun tiedot => automaattinen maksaminen

7 6 2 -VERKKOLASKUN PERUSRAKENNE JA KÄYTTÖSUOSITUKSET Lasku sisältää minimissään pakolliset tiedot: Myyjän tiedot Ostajan tiedot Laskun tiedot Laskurivin Myyjän antamat tiedot maksutoimeksiantoa varten (epi) Laskua voidaan laajentaa tarpeen mukaan ottamalla käyttöön valinnaisia tietoja. Toimialakohtaiset erittelytiedot voidaan antaa SpecificationDetails-aggregaatissa. Erittelytiedot voidaan antaa määrämuotoisina tai vapaamuotoisina muotoiltuina riveinä Specification- FreeText-elementissä. Tiedot tulisi antaa sekä vapaamuotoisina että määrämuotoisina, jotta vastaanottaja voi katsoa niitä laskulla tai käsitellä tietoja automaattisesti. Toimiala ylläpitää itse määrämuotoista kuvausta. Finvoicen 1.x-versiot ovat alaspäin yhteensopivia. 2.1 Finvoice-verkkolaskun käyttösuositukset Finvoice-verkkolaskun tietosisältö on määritelty siten, että laskua voidaan käyttää mahdollisimman monissa tilanteissa. Tästä johtuen monet tiedot ovat sekä lasku- että rivitasolla. Vaikka tavoitteena on laskun automaattinen käsittely ostajan järjestelmissä, tietosisältö on määritelty siten, että myös manuaalikäsittelyssä tarvittavat tiedot, kuten osoite-, yhteyshenkilö-, footer-tiedot ovat käytettävissä Laskutason ja rivitason käyttö Laskussa on esim. DeliveryDetails-kenttä laskutasoinen ja samat tiedot myös rivikohtaisesti. Esimerkiksi laskutusjakso voidaan esittää laskukohtaisesti DeliveryDetailsin StartDate- ja EndDate-kentissä ja laskuriveillä voi olla esim. Freetext-kentässä laskuun liittyvää tietoa tai laskutusjakso voidaan esittää laskurivikohtaisesti. Suositus on käyttää laskurivikohtaista käsittelyä Välisumman käyttö riveillä SubRow:lle voidaan laskea rivien yhteenvetotietoja esim. välisummia. Välisumman avulla laskurivit voidaan ryhmitellä esim. osastoittain, tuoteryhmittäin, tilauksittain Tiliöintiehdotusten käyttö ja tiliöintien automatisointi Verkkolaskun tiliöinnillä tarkoitetaan ostajan kirjanpitoa varten valmiiksi verkkolaskulle tehtyä tiliöintiehdotusta. Tiliöintiehdotuksen avulla ostaja voi laatia omat kirjanpitomerkintänsä. Tiliöintiehdotuksen tekeminen verkkolaskulle ei ole pakollista, mutta ehdotuksen tekeminen on suositeltavaa, koska se mahdollistaa ostajan kirjanpidon automatisoinnin myös ostotapahtumien osalta. Verkkolaskun tiliöintiehdotuksen tavoitteena on mahdollistaa yksinkertainen ja toimiva malli ostolaskujen ja maksutapahtumien automaattiseksi tiliöinniksi. Kirjanpitovelvollisen kirjan-

8 7 pidossa saattaa olla tarpeellista käyttää erilaisia tai monipuolisempia kirjausmenettelyjä, mikä on mahdollista rakentamalla verkkolaskusta saatavien tietojen avulla kirjanpitovelvolliskohtaisesti räätälöidyt kirjausmenettelyt. Nämä muunnelmat tehdään ostajan kirjanpidossa, koska ne muutoin tekisivät verkkolaskun tiliöintien hallinnasta monimutkaisen. Finvoicessa on mahdollisuus käyttää sekä lasku- että rivikohtaista tililöintiehdotusta. Rivikohtainen tiliöintiehdotus mahdollistaa sen, että samalla laskulla voi olla sekä kulu- että tavarakauppaan liittyvää laskutusta. Jotta tiliöinti voidaan toteuttaa, on myyjän tiedettävä laskua luotaessa ostetaanko tavara jälleenmyyntiin vai itselle. Tieto kannattaa lisätä ostajan perustietoihin. 1. Kululaskujen tiliöinti Kululaskuissa käytetään perustililuettelon mukaista tiliöintiehdotusta. 2. Tavarakauppaa koskevien laskujen tiliöinti (Ostolaskut) Tiliöinti ehdotus 4000 (Normal) ja 400 (Short). Kunnille tiliöintiehdotus sijoitetaan Dimensionelementtiin. 3. Tavarakaupan tarkempi tiliöinti Jos kohdassa 2 mainittu tiliöinnin tarkkuus ei riitä, voidaan käyttää apuna: Myyjän tunnistetiedot esim. Y-tunnus (SellerPartyIdentifier, OrganisationUnitNumber jne) Tuotekoodi esim. ArticleIdentifier tai BuyerArticleIdentifier. Finvoice ratkaisussa suositellaan EAN-koodien käyttämistä sekä ostajan että myyjän järjestelmissä. Tieto annetaan ArticleIdentifier-elementissä. Tilausviitettä, jolloin ostaja antaa tilauksen yhteydessä myyjälle lasku- tai rivikohtaisen tilausviitteen. Samassa yhteydessä ostaja voi "ennakkotiliöidä" tilauksen. Myyjä ilmoittaa tilausviitteen laskussa, jonka perusteella ostaja täsmäyttää laskun tilaukseen ja hyödyntää "ennakkotiliöintejä". Rivikohtainen tiliöinti tai tilausviite voidaan lähettää jo tilauksen yhteydessä myyjälle, joka välittää sen suoraan laskulle. RowAccountDimensionText on tarkoitettu keskenään sovittujen tiliöintitietojen välittämiseen. Kenttää voidaan myös käyttää rakenteellisesti, jolloin ostaja voi lukea seurantakohteet eli kustannuspaikkojen arvot ko. kentästä. Tiliöinnin rakenteen eri seurantakohteiden arvot voivat olla tällöin esim. puolipisteellä eroteltuina, esimerkiksi "456;;Uusikaupunki 2;43". Tiliöinnin seurantakohteet täytetään rakenteen mukaisessa järjestyksessä Arvonlisäverottomien laskujen perusteet Verohallinnon ohjeessa 1731/40/2003 kappaleessa 5 kohdassa 11 mainitut verottomuuden perusteet ilmoitetaan VatFreeText tai RowFreeText-elementeissä.

9 3 TIETOELEMENTTIEN KÄYTTÖ 8 Tässä kohdassa on lueteltu vain tiettyjen elementtien käyttöön liittyvät tarkennukset. Kaikki tietoelementit ja niiden pituus, esiintyminen ja käyttö on kuvattu soveltamisohjeen tietoluettelossa. 3.1 SellerOrganisationUnitNumber Osapuolen organisaatioyksikkö, joka on SFS-standardin mukainen ovt-tunnus. Tietoa voidaan käyttää esim. ostajan järjestelmissä myyjän tunnistamiseen. SFS-standardin mukainen ovt-tunnus on muodoltaan seuraavan esimerkin kaltainen: Suomen maakoodi Y-tunnus ilman väliviivaa Valinnainen tarkenne organisaatioyksikköä varten 3.2 SellerInformationDetails Yleiset myyjän yhteystiedot, jotka voidaan päivittää myyjärekisteriin. Suositellaan käytettäväksi laskukohtaisesti vain kun laskut pelkästään tulostetaan paperille. 3.3 InvoiceRecipientPartyDetails Laskun vastaanottaja -tietoryhmää käytetään, kun laskun vastaanottaja on muu kuin ostaja, esimerkiksi tilitoimisto tai muu ostajan puolesta toimiva asioimisto. Tietoryhmässä voidaan myös toistaa ostajan tiedot. InvoiceRecipientSellerOrganisationName-elementti voi toistua usean kerran. Elementeissä annetaan samaan organisaatioon liittyvät nimet ja yksiköt. 3.4 InvoiceRecipientOrganisationUnitNumber Osapuolen organisaatioyksikkö, joka voi olla viisinumeroinen organisaatiotarkenne (ovt:n loppuosa) tai koko SFS-standardin mukainen ovt-tunnus. SFS-standardin mukainen ovt-tunnus on muodoltaan seuraavan esimerkin kaltainen: Suomen maakoodi Y-tunnus ilman väliviivaa Valinnainen tarkenne organisaatioyksikköä varten 3.5 BuyerPartyDetails Ostajan arvolisäverotunniste (VatNumber) on merkittävä BuyerOrganisationTaxCode-elementtiin, jos ostaja on verovelvollinen käännetyn verovelvollisuuden perusteella tai kysymys on yh-

10 9 teisömyynnistä. Lisäksi VatFreeTextiin lisätään maininta mahdollisesta verottomuuden perusteesta. Rivitasolla käytetään RowFreeTextiä. BuyerSellerOrganisationName-elementti voi toistua usean kerran. Elementeissä annetaan samaan organisaation liittyvät nimet ja yksiköt. 3.6 BuyerOrganisationUnitNumber Osapuolen organisaatioyksikkö, joka voi olla viisinumeroinen organisaatiotarkenne (ovt:n loppuosa) tai koko SFS-standardin mukainen ovt-tunnus. SFS-standardin mukainen ovt-tunnus on muodoltaan seuraavan esimerkin kaltainen: Suomen maakoodi Y-tunnus ilman väliviivaa Valinnainen tarkenne organisaatioyksikköä varten 3.7 DeliveryPartyDetails Toimitusosapuolen tietoja käytetään silloin, kun laskutettava toimitus on osoitettu muulle kuin ostajalle. DeliveryOrganisationName-elementti voi toistua usean kerran. Elementeissä annetaan samaan organisaatioon liittyvät nimet ja yksiköt. 3.8 DeliveryOrganisationUnitNumber Osapuolen organisaatioyksikkö, joka voi olla viisinumeroinen organisaatiotarkenne (ovt:n loppuosa) tai koko SFS-standardin mukainen ovt-tunnus. SFS-standardin mukainen ovt-tunnus on muodoltaan seuraavan esimerkin kaltainen: Suomen maakoodi Y-tunnus ilman väliviivaa Valinnainen tarkenne organisaatioyksikköä varten 3.9 DeliveryDetails Toimitusta koskevat tiedot. Jos toimitus koskee tiettyä ajanjaksoa, esimerkiksi energiaa tietylle kaudelle, ilmoitetaan toimitus periodina alku- ja loppupäivineen InvoiceDetails Laskun tiedoista on aina ilmoitettava pakolliset tiedot. Maksuehtoa käytetään silloin, kun myyjä on laskenut laskulle alennuksen tai viivästyksen. Tiliöintitiedoissa suositellaan annettavaksi vähintäänkin perustililuettelon mukainen tiliöinti.

11 Invoice type codes and texts: 10 InvoiceTypeCode InvoiceTypeText Description REQ01 TARJOUSPYYNTÖ Request of Quotation QUO01 TARJOUS Quotation ORD01 TILAUS Order ORD02 TILAUSVAHVISTUS Order Confirmation DEV01 TOIMITUSILMOITUS Delivery Note eg kuormakirja INV01 LASKU Commercial Invoice INV02 HYVITYSLASKU Credit Note, See also Notes below INV03 KORKOLASKU INV04 SISÄINEN LASKU INV05 PERINTÄLASKU INV06 PROFORMALASKU TES01 TESTILASKU Test Invoice PRI01 HINNASTO Price List INF01 TIEDOTE Tiedot voidaan antaa laskun minimitiedoilla. Viesti on kirjoitettu riveillä RowFreeText-elementissä InvoiceTypeCode ja InvoiceTypeText voivat olla toimialakohtaisia, jolloin ko. toimiala julkaisee ja ylläpitää käytettävät arvot. Huom! InvoiceTypeCode ja InvoiceTypeText ohjaavat vain laskun esittämistä selaimella. Laskun loppusumma muodostuu laskuriveistä, jotka voivat olla positiivisia tai negatiivisia. Laskun loppusumma on rivien summa ja voi siksi olla positiivinen tai negatiivinen. Jos laskun määrä on negatiivinen, voidaan laskusta käyttää nimitystä hyvityslasku. Jos käytetään hyvityslaskun koodia INV02, on laskun loppusumman oltava negatiivinen; muutoin lasku on hylättävä, koska sen merkitys on epäselvä. Koodilla INV01-esitetyn laskun loppusumma voi olla positiivinen tai negatiivinen. OriginalInvoiceNumber-elementin käyttö hyvitys- ja korkolaskuissa: Elementissä annetaan alkuperäisen laskun tunniste. Mikäli hyvitys- tai korkolaskuihin liittyy useita eri laskuja, annetaan alkuperäisten laskujen tunnistetiedot rivitasolla elementissä OrginalInvoiceNumber PaymentTermsDetails Jos laskulla on ehdollinen alennus, esimerkiksi kassa-alennus tai käteisalennus, pitää verottajan ohjeen mukaan laskea valmiiksi eri eräpäivien maksettavat summat tai vähintäänkin tällaisen ehdollisen alennuksen verollinen arvo. Alennuksen verollinen määrä annetaan elementissä CashDiscountAmount PaymentStatus Maksun tila ilmoittaa, onko lasku jo maksettu. Maksetusta laskusta on ilmoitettava maksutapa. Laskun osamaksu ja osamaksuerät ilmoitetaan PartialPayment-osassa. Suoraveloitettavan, kortilla tai käteisellä maksetun laskun PaymentStatusCode on PAID ja rahamäärä Epin EpiIntsructedAmount-elementissä pitää olla 0,00.

12 3.13 VirtualBankBarcode 11 Viivakoodin käyttö on suositeltavaa varsinkin verkkolaskun alkuvaiheessa. Kun vastaanottaja avaa laskun selaimella, voidaan virtuaaliviivakoodi siirtää Internet pankkipalveluun tai pankkiyhteysohjelmaan Copy/Pastella. Koodia ei käytetä automaattisessa käsittelyssä InvoiceRow Yksikköhinta on tuotteen tai palvelun veroton hinta, joka kerrotaan laskutusjärjestelmästä tai myyjän ja ostajan välisestä sopimuksesta riippuen joko DeliveredQuantity tai Confirmed- Quantity-elementin arvolla. ConfirmedQuantityä käytetään, jos koko vahvistettu tilaus laskutetaan yhdessä erässä vaikka tavara toimitetaan erissä. OrderedQuantity-elementissä voi ilmoittaa tilatun määrän SubInvoiceRow SubInvoiceRow-aggregaatti on tarkoitettu laskuriveistä muodostettujen yhteenvetorivien esittämiseen. Verkkolaskuina välitettävistä laskuista ei muodosteta koontilaskuja. SubInvoice- Row:n avulla voidaan helpottaa laskun tarkastamiskäsittelyä laskun visualisoinnin yhteydessä. SubRowAmount-elementtiin tulee edeltävien RowAmount-elementtien yhteenlaskettu summa. Laskun layoutissa (XSL) rivit tulostuvat tummennettuna tekstinä. Laskun loppusummien ja alv-yhteenvetojen laskemiseen käytetään InvoiceRow-aggregaatin tietoja. SubRow-elementtien tietoja ei käytetä laskun loppusumman laskentaan, koska siitä saattaa aiheutua pyöristyseroja eikä se tue automaattista käsittelyä. SubInvoiceRow on InvoiceRow:n ala-aggregaatti. InvoiceRow sisältää tällöin vain SubInvoice- Row:n. SubInvoiceRow:ta voidaan käyttää yksikertaisimmillaan niin, että SubArticleName-elementtiin kirjoitetaan yhteenvetoa kuvaava teksti ja SubRowAmountiin edellä olevien rivien yhteismäärä. SubRow:lla voidaan antaa viite, jolloin annetulla viitteellä SubInvoiceRow voidaan kohdistaa tiettyihin InvoiceRow-aggregaatteihin SubRowDeliveryDetails Elementeissä esitetään rivikohtaisesti toimitukseen liittyvät tiedot. RowQuotationIdentifier-elementissä voidaan antaa tarjouksen viite InvoiceUrl Laskussa voidaan antaa myös linkki esim. laskuoperaattorin tarjoamiin visualisointipalveluihin, myyjän tarjouksiin, laskun liitteisiin. Urlia vastaava teksti kirjoitetaan InvoiceUrlText-elementtiin SpecificationDetails Toimialakohtaiset erittelytiedot voidaan antaa tämän aggregaatin sisällä esim. sähkölaskun erittelytiedot jne. Toimiala ylläpitää itse tietosisältöä ja kuvausta. Elementti voi sisältää esim. linkin erittelytietoihin tai kaikki erittelytiedot elementteineen. Lisäksi ulkoasun esittämistä varten

13 12 tarvitaan toimialakohtainen xsl-tiedosto. Varsinaisen laskun käsittelyyn erittelytiedot eivät vaikuta. Erittelyt voidaan esittää myös muotoiltuna SpecificationFreeText-elementissä, jolloin Pankkiyhdistyksen vakio xsl:llä tiedot voidaan esittää maksajalle. Jos toimijalle on määritelty SpecificationDetailsiin rakenteellinen kuvaus, kannattaa tiedot antaa sekä muotoiltuna vapaana tekstinä, että rakenteellisena. Rakenteellista osuutta voi tällöin käyttää hyödyksi taloushallinnon järjestelmissä. Esimerkki: <SpecificationDetails> <SpecificationFreeText>LASKUN VAPAAMUOTOISET ERITTELYTIEDOT: </SpecificationFreeText> <SpecificationFreeText>Sarake-1 Sarake-2 Sarake-3</SpecificationFreeText> <SpecificationFreeText> </SpecificationFreeText> <SpecificationFreeText>1.sarakkeen tieto 2.sarakkeen tieto 10,00</SpecificationFreeText> <SpecificationFreeText>Toinen rivi Toinen rivi 1 000,00</SpecificationFreeText> <SpecificationFreeText>Kolmas rivi 3/2 1,00</SpecificationFreeText> < </SpecificationDetails> 3.19 epidetails Epi sisältää pankille toimitettavan maksutoimeksiannon tekemiseen tarvittavat tiedot, jotka maksaja on antanut. Epi on tarkoitettu sekä kotimaisen että kansainvälisen maksutoimeksiannon välittämiseen. Epi mahdollistaa automaattisen käsittelyn maksajalta saajalle pankkien kautta. EpiInstructedAmount-elementtiin tulee laskuttajan maksettavaksi määrittelemä määrä. EpiRemittanceInfoIdentifier elementtiin tulee Suomessa aina pankkistandardin mukainen viitenumero ilman välilyöntejä etunollatäytöllä. Attribuutti SPY-kuvaa Suomen Pankkiyhdistyksen viitenumerostandardia. EpiAccountID-elementtiin tulee maksun saajan tilinumero joko IBAN- tai BBAN-muodossa. Tilinumero annetaan konekielisessä muodossa kunkin maan antamien ohjeiden mukaan, esim. Suomessa BBAN on 14 numeroa ja IBAN 18 merkkiä. Epi on kuvattu ECBS:n standardi numero EBS 602. Koska ECBS:n Epi-standardiin ei vielä sisälly xml-mallia, esitetään seuraavassa sen suomalainen soveltamisohje. Osa pakollisiksi merkityistä elementeistä ei ole käytössä sovellettaessa Suomessa. Käytätettävät koodit ja koodiluettelojen ylläpitäjät julkaistaan myöhemmin Laskun laskentasäännöt Laskun loppusumma lasketaan laskuttajan laskutustavasta riippuen joko toimitetun, tilatun tai vahvistetun määrän mukaisesti. InvoiceTotalVatIncludedAmount Saadaan laskemalla yhteen InvoiceRow:lta RowAmount-elementit. InvoiceTotalVatExcludedAmount Saadaan laskemalla yhteen InvoiceRow:lta RowVatExcludedAmount-elementit. InvoiceTotalVatAmount Saadaan laskemalla yhteen InvoiceRow:lta RowVatAmount-elementit.

14 13 InvoiceVatSpecificationDetails-aggregaatin tiedot VatBaseAmount Alv-luokittain RowVatExcludedAmount-elementtien yhteismäärä. VatRateAmount Alv-luokittain RowVatAmount-elementtien yhteismäärä. Yhteismäärä on laskettava rivitasolta alkaen, koska muuten Vat-määrä ei täsmää rivitason tietoihin. EpiInstructedAmount Laskuttajan maksettavaksi määrittelemä määrä Turvalinkin käyttö Finvoice-verkkolaskussa (esimerkki tekniikasta) Finvoice-verkkolaskussa voidaan käyttää linkkejä yleisiin tuotetietoihin esim. tuotteen kuviin, jotka voivat sijaita laskuttajan järjestelmissä. Lisäksi laskussa voi olla linkkejä esim. laskun vastaanottajan sopimustietoihin tai alkuperäiseen tilaukseen tai muihin vain laskun vastaanottajalle tarkoitettuihin tietoihin. Jotta linkin käyttö olisi turvallista, linkki voidaan suojata turvalinkillä. Linkki on kaikkien niiden käytettävissä, jotka pystyvät katsomaan laskua. Laskuttaja voi itse päättää turvalinkin käytöstä ja siinä käytettävästä tekniikasta. Alla on esitetty yksi malli turvalinkin käytöstä. Turvalinkkiä käytetään seuraavasti: 1. Laskuttaja luo laskulle linkin johon on liitetty laskuttajan avaimelle (numerosarja) laskettu avain. 2. Laskun vastaanottaja katsoo laskua ja klikkaa linkkiä. 3. Linkki ohjautuu laskuttajan serverille, jossa laskuttaja tarkistaa lasketun linkin oikeellisuuden vertaamalla linkissä saatua Mac-tulosta serverin laskemaan tulokseen. 4. Jos tulos on sama, laskun vastaanottajalle esitetään ko. dokumentti. Linkissä olevan Macin laskenta: Linkissä olevista tiedoista lasketaan kentän Mac. Merkkijono, josta Mac-lasketaan muodostuu kenttien sisällöstä ja &-merkeistä. Merkkijonon loppuun liitetään salainen avaintieto ja &- merkki. Merkkijono ei sisällä tyhjä-merkkiä. Merkkijonolle lasketaan MD5-tarkenne, joka sijoitetaan näkyvässä muodossa ascii-merk-keinä parametrikentän MAC arvoksi. Linkin rakenne: Linkin parametriarvot voi laskuttaja päättää itse. Pääasia on, että laskuttaja voi tietojen perustella esittää oikean dokumentin laskun vastaanottajan katsottavaksi. Huom! Laskuttaja itse luo linkin ja tarkistaa linkin oikeellisuuden. Esimerkissä on käytetty seuraavia tietoja: BuyerPartyIdentifier (ostajan y-tunnus) SellerReferenceIdentifier (Myyjän viite) InvoiceDate (Laskun päiväys) OrderIdentifier (Tilausviite)

15 Esimerkki: & Linkki sijoitetaan esim. Finvoicen OrderIdentifierUrlText-elementtiin sellaisenaan. 4 KEHYKSEN KUVAUS 4.1 Yleistä Kehys pohjautuu ebxml-hankkeen suositukseen, jossa sanoma välitetään SOAP-enveloperakennetta hyväksi käyttäen. Kehysten käyttö Finvoicen välityksessä poikkeaa ebxml 2.0 suosituksesta To- ja From-elementtien käytön osalta, koska ratkaisu on tehty ennen ebxmlsuosi-tuksen virallista hyväksymistä. Tässä ohjeessa kuvattu malli mahdollistaa laskusanoman välittämisen suoraan kauppakumppaneiden välillä tai käyttäen hyväksi välittäjänä toimivaa kolmatta osapuolta (Intermediator) esimerkiksi pankkia tai laskuoperaattoria. Kehys on suunniteltu erityisesti koneiden väliseen liikennöintiin. Sanoman lähettämiseen ja vastaanottamiseen voidaan käyttää samaa turvatekniikkaa ja välityskanavaa kuin muussakin sanomavälityksessä kyseisen osapuolen kanssa. Yhteen kehykseen liittyy aina yksi ja vain yksi lasku Pankkiyhteysohjelman käyttö Finvoice-verkkolaskut voidaan noutaa ja lähettää pankkiyhteysohjelmalla. Finvoice-verkkolaskuja välitetään myös pankkien välillä. Tiedoston lähetys pankkiyhteysohjelmalla pankkiin tapahtuu samoilla periaatteilla kuin muidenkin aineistojen esim. LMP-aineiston lähetys. Pankki reitittää Finvoicen vastaanottajalle kehyksessä olevan vastaanottajan tunnuksen ja intermediator-tunnuksen perusteella. Suomalaisten pankkien sanomaliikenteessä käytetään Patusuojausta ja VPN-salausta osapuolten keskenään sopimalla tavalla. Patu-sanomat ja suojaustietueet tulevat laskusanoman kehysten ulkopuolella. Pankkiyhteysohjelmassa käytetään ISO merkistöä Pankkiin lähetettävän tiedoston rakenne Pankkiin lähetettävä tiedosto voi sisältää useita laskuja. Jokaisessa laskussa on oltava siirtokehys (SOAP), jossa kerrotaan lähettäjän ja vastaanottajan tiedot sekä välittäjien tiedot. Pankki reitittää laskun vastaanottajalle kehyksen tietojen perusteella. Lasku-tiedoston rivi alkaa aina alkutagillä ja päättyy lopputagiin. Sama koskee siirtokehystä. Yhdellä rivillä voi olla vain yksi elementti alku- ja lopputageineen. Esimerkki: <SellerOrganisationName>Pullin Musiikki Oy</SellerOrganisationName>

16 15 Jos laskuaineisto lähetetään sisennyksiä käyttäen, sisennysmerkkinä sallitaan vain tyhjä merkki eli välilyönti, ei tabulaattoria Allekirjoitus Testaus Kehysrakenne mahdollistaa sähköisen allekirjoituksen käyttämisen tarvittaessa, kun se tulevaisuudessa otetaan käyttöön. Lasku-sanoman muodostuksen testaus tehdään aina schema-tiedoston avulla. Mallitiedostoissa viittaus schema-tarkistukseen on kommenteissa. Viittauksia tarvitaan vain testausvaiheessa. Pankit tarjoavat omissa palveluissaan mahdollisuuden testata lähettämistä ja vastaanottamista.

17 16 5 SANOMAN RAKENNE Sanoman rakenne sisältää Mime-multipart-rakenteen, jossa SOAPille, ebxml-headerille ja Finvoicelle on oma osansa. Pankkien kautta laskuja välitettäessä ei Mime-multipart-rakennetta käytetä. Varsinainen lasku tulee kehyksen ulkopuolella. Rakenne antaa mahdollisuuden kaikkien osien omaan toisistaan riippumattomaan versiointiin. Kuvassa on esitetty sanoman rakenne. Header-osassa kerrotaan lähettäjän/lähettäjien ja vastaanottajan tunnistetiedot. Varsinainen xml-sanoman viittaus on SOAP-ENV:bodyssa. Kehys on yhteensopiva SOAP 1.1.:n kanssa. SOAP 1.2:ssa on nimiavaruuden oltava: ja mustunderstand="true", mutta muuta muutoksia ei ole tarpeen tedä. Communication Protocol Envelope (HTTP,SMTP etc) SOAP with attachments MIME Envelope MIME Part SOAP-ENV:Envelope SOAP-ENV:Header Message Package Header Container eb:messageheader eb:to role: eb:from role: SOAP-ENV:Body Eb:Manifest MIME Part Finvoice Payload Container(s) Kehykseen voidaan myöhemmin lisätä myös laskun allekirjoitukseen liittyvät elementit. 5.1 Esimerkki kehyksestä ja laskusta (alku) Tiedosto alkaa <SOAP-ENV:..-elementistä. <SOAP-ENV:Envelope xmlns:soap-env=" xmlns:xlink=" 1999/xlink" xmlns:eb=" <SOAP-ENV:Header> <eb:messageheader xmlns:eb="

18 SOAP-ENV:mustUnderstand="1" eb:id=" "> <eb:from> <eb:partyid> </eb:partyid> <eb:role>sender</eb:role> </eb:from> <eb:from> <eb:partyid>ndeafihh</eb:partyid> <eb:role>intermediator</eb:role> </eb:from> 17 <eb:to> <eb:partyid>fi </eb:partyid> <eb:role>receiver</eb:role> </eb:to> <eb:to> <eb:partyid>okoyfihh</eb:partyid> <eb:role>intermediator</eb:role> </eb:to> <eb:cpaid>yoursandmycpa</eb:cpaid> <eb:conversationid>nnnnn </eb:conversationid> <eb:service>routing</eb:service> <eb:action>processinvoice</eb:action> <eb:messagedata> <eb:messageid> </eb:messageid> <eb:timestamp> t11:12:12+02</eb:timestamp><eb:reftomessageid/> </eb:messagedata> </eb:messageheader> </SOAP-ENV:Header> <SOAP-ENV:Body> <eb:manifest eb:id="manifest" eb:version="2.0"> <eb:reference eb:id="finvoice" xlink:href=" "> <eb:schema eb:location=" eb:version="2.0"/> </eb:reference> </eb:manifest> </SOAP-ENV:Body> </SOAP-ENV:Envelope> <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <!DOCTYPE Finvoice SYSTEM "Finvoice.dtd"> <?xml-stylesheet type="text/xsl" href="finvoice.xsl"?> <Finvoice version="1.0"> <SellerPartyDetails> <SellerPartyIdentifier> </SellerPartyIdentifier> <SellerOrganisationName>Pullin Kala Oy</SellerOrganisationName> <SellerOrganisationTaxCode> </SellerOrganisationTaxCode> <SellerPostalAddressDetails> <SellerStreetName>Haapatie 7</SellerStreetName> <SellerTownName>Helsinki</SellerTownName> <SellerPostCodeIdentifier>00100</SellerPostCodeIdentifier> <CountryCode>FI</CountryCode> <CountryName>FINLAND</CountryName> <SellerPostOfficeBoxIdentifier>PL 302</SellerPostOfficeBoxIdentifier> </SellerPostalAddressDetails> </SellerPartyDetails> jne

19 5.1.1 Esimerkin osat ja selitykset 18 <SOAP-ENV:Envelope xmlns:soap-env=" xmlns:xlink=" xmlns:eb=" <SOAP-ENV:Header> <eb:messageheader xmlns:eb=" 2_0.xsd" SOAP-ENV:mustUnderstand="1" eb:version="2.0" eb:id=" "> Kehyksessä käytetään SOAP-standardin envelopea ja ebxml:n headeria kuljetusmäärityksissä osoitetulla tavalla (Transport, Routing and Packaging Specification 2.0 osoitteessa eb:id="nnnn-kenttä ei ole pakollinen. Kenttää käytetään allekirjoitetun laskun yhteydessä. <eb:from> </eb:from> <eb:from> </eb:from> <eb:to> </eb:to> <eb:to> </eb:to> <eb:partyid> </eb:partyid> <eb:role>sender</eb:role> <eb:partyid>ndeafihh</eb:partyid> <eb:role>intermediator</eb:role> <eb:partyid>fi </eb:partyid> <eb:role>receiver</eb:role> <eb:partyid>okoyfihh</eb:partyid> <eb:role>intermediator</eb:role> From- ja To-tagien yhteyteen liittyy aina eb:role-tagi, jolla ilmaistaan lähettäjän/vastaanottajan rooli. Käytännössä laskun vastaanottaja ilmoittaa laskuttajalle oman tunnuksensa roolissa receiver ja mahdollisen Intermediatorin eli välittäjän tunnuksen roolissa inter-mediator. Jos lasku lähetetään suoraan vastaanottajalle, ei vastaanottajan välittäjää välttämättä tarvita tai se voidaan jättää huomiotta. Intermediatoritt käyttävät alla mainitussa taulukossa kerrottuja tunnisteita. eb:role:na on Intermediator. Tunnus on esim. OKOYFIHH (Osuuspankit), NDEAFIHH (Nordea) jne. From- ja To-osapuolet voivat käyttää joko Intermediatorin kanssa sovittuja tunnisteita tai keskenään sovittuja tunnisteita. Tunniste voi olla esim. OVT, IBAN tai Laskuoperaattorin eli Intermediatorin antama oma tunnus. Mikäli asiakas käyttää laskuoperaattoria, sopii asiakas oman operaattorin kanssa käytettävästä osoitteesta. Osapuolten tiedot pitää antaa seuraavassa järjestyksessä: Sender Intermediator (sender) Receiver Intermediator (receiver) Verkkolaskua käyttävien osapuolten tunnukset löytyvät TIEKEn verkkolaskuosoitteistosta. Eri toimijoiden tunnukset vaikuttavat SOAP reititykseen. SOAP kulkee aina askeleen kerrallaan määränpäähän. eb:from ja eb:to ilmoittavat alkuperäisen lähettäjän ja vastaanottajan,

20 19 mutta kummallakin voi olla myös intermediatorin roolissa toimiva avustaja, jolle sanoma ensin lähetetään ja joka toimittaa sen edelleen lopulliselle vastaanottajalle, vrt seuraavaa kuvaa. Pankkien käyttämät intermediator-tunnukset: Intermediatorit OKOYFIHH NDEAFIHH PSPBFIHH HELSFIHH Nimi Osuuspankit (OP-Banks) Nordea Sampo Aktia (Centralbank of Savings banks and Local co-operative banks) Pankkien käyttämät intermediator-tunnukset ovat samat kuin BIC/SWIFT-tunnukset. Muiden verkkolaskuoperaattoreiden käyttämät tunnukset löytyvät Tieken sivuilta. Lähettäjän ja vastaanottajan tiedot: From ovt ly IBAN nn. To ovt ly IBAN nn. Selitys Suomalainen OVT-tunnus maatunnus+y-tunnus+ tarkenne esim Yritystunnus (Y-tunnus) Tilinumero kansainvälisessä muodossa (IBAN) Välittäjän (Intermediator) ja asiakkaan välillä sovittu tunnus Selitys Suomalainen OVT-tunnus maatunnus+y-tunnus+ tarkenne esim Yritystunnus (Y-tunnus) Tilinumero kansainvälisessä muodossa (IBAN) Välittäjän (Intermediator) ja asiakkaan välillä sovittu tunnus Esimerkki From- ja To-elementtien käytöstä A B OSTAJA <eb:from>a <eb:role>sender <eb:from>x <eb:role>intermediator <eb:to>b <eb:role>receiver <eb:to>y <eb:role>intermediator <eb:from>a <eb:role>sender <eb:from>x <eb:role>intermediator <eb:to>b <eb:role>receiver <eb:to>y <eb:role>intermediator X= laskuttajan pankki Y= laskun vastaanottajan pankki X <eb:from>a <eb:role>sender <eb:from> X <eb:role>intermediator <eb:to>b <eb:role>receiver <eb:to>y <eb:role>intermediator Y